CONTRALORÍA GENERAL DE
LA REPÚBLICA
(NOTA DE SIN
ALEVI: mediante
resolución No. R-CO-9 del
26 de enero de 2009 se emiten las "Normas de
control interno para el Sector Público". El artículo 4° de dicha
resolución, deroga esta Resolución. No obstante, el artículo 6 indica que
la Administración
activa contará con un período máximo improrrogable de un año a partir de la
entrada en vigencia de dicha normativa para realizar los ajustes necesarios a fin de
incorporarla en su gestión, por lo que en el transitorio I de la misma
establece que durante ese período se mantendrá la aplicación de esta resolución).
Despacho del Contralor
General, a las 10:00 horas del 2 de diciembre de dos mil tres.
Considerando:
1º-Que los artículos 183 y
184 de la
Constitución Política de
la República de Costa Rica
establecen a la
Contraloría General de
la República como
institución auxiliar de
la Asamblea Legislativa en la vigilancia de
la Hacienda Pública,
y el artículo 12 de su Ley Orgánica N° 7428, la designa como órgano rector del
Sistema de Control y Fiscalización Superiores de
la Hacienda Pública.
2º-Que según lo establecido
en el artículo 11 de la Ley N°
7428, los fines primordiales de dicho Sistema son garantizar la legalidad y
eficiencia de los controles internos y del manejo de los fondos públicos.
3º-Que en
La Gaceta N° 107 del
5 de junio de 2002 fue publicado el "Manual de normas generales de control
interno para la
Contraloría General de
la República y las
entidades y órganos sujetos a su fiscalización" y que en
La Gaceta N° 169 del 4 de setiembre de 2002 fue publicada
la Ley General de Control
Interno, N° 8292.
4º-Que de conformidad con
la rectoría asignada, los artículos 12 y 24 de
la Ley N° 7428 y los artículos
3º, 4º y 20 de la Ley N°
8292 confieren a la
Contraloría General facultades para emitir disposiciones,
normas, políticas y directrices que coadyuven con
la Administración Pública
en el fortalecimiento de los sistemas de control interno.
5º-Que según se indicó en
la "Presentación" del referido Manual, tal normativa técnica estará
sujeta a un proceso periódico de revisión y ajuste a la evolución legal y técnica en materia de control interno. Por tanto:
RESUELVE:
1º-Emitir las siguientes
modificaciones a los párrafos, enunciados, declaraciones interpretativas y
definiciones del "Manual de normas generales de control interno para
la Contraloría General
de la República
y las entidades y órganos sujetos a su fiscalización", las cuales (en aras
de un efecto visual que facilite la comprensión del cambio), presentan el
párrafo original sobre el cual se realizan las tachaduras de las palabras o
frases eliminadas, y destacan las adiciones mediante el uso de la cursiva y la
negrita:
Considerando:
[...]
2º-Que en virtud de tal
condición, los artículos 12 y 24 y 60, siguientes y concordantes de esa Ley,
de la Ley N°
7428, y los artículos 3, 4 y 20 de
la Ley General de Control Interno, N° 8292,
publicada en La Gaceta N°
169 del 4 de setiembre de 2002, confieren a
la Contraloría General
facultades para emitir disposiciones, normas, políticas y directrices que
coadyuven con la
Administración Pública en el logro del objetivo del Sistema
en cuestión, establecido en el artículo 11 de ese mismo cuerpo normativo
la Ley Nº
7428 como garantizar la legalidad y eficiencia de los controles internos y
del manejo de los fondos públicos.
3º-Que de conformidad con el
artículo 60 mencionado los artículos 2º y 10 de
la Ley N° 8292, el jerarca
[...]
[...]
PRESENTACIÓN
[...]
El reto de
la Administración Pública
ante los cambios
[...]
Considerando, entre otras,
la obligación legal que sobre el control interno dictan los artículos 60 de
la Ley Orgánica de
la Contraloría General
de la República
2º y 10 de la Ley
General de Control Interno, N° 8292 y el 18 de la actual
Ley de Administración Financiera de
la República y Presupuestos Públicos, N° 8131
publicada en La Gaceta N°
198 del 16 de octubre de 2001, es claro que
la Administración Pública
[...].
[...]
Estructura de las normas
La presente normativa...(ambiente de control, evaluación de riesgos valoración
del riesgo, actividades de control, información y comunicación
sistemas de información y monitoreo seguimiento1) [...].
(1 Se utiliza la
denominación de los elementos del control interno según
la Ley General de Control
Interno, N° 8292.).
PREÁMBULO
[...]
Quién es responsable por
el control interno
...-principio recogido en el
artículo 60 de la Ley
Orgánica de
la Contraloría General de
la República los
artículos 2 y 10 de la Ley
General de Control Interno, en el artículo 18 de la
actual Ley de Administración Financiera y Presupuestos Públicos y en otra
normativa aplicable. En efecto ese sentido, dado que no existe
[...].
[...]
Unidad de auditoría
Interna
Finalmente, ... el artículo 61 de
la Ley Orgánica de
la Contraloría General
de la República
27 de la Ley General
de Control Interno. No obstante,
[...].
En todo caso, la administración
debe estar atenta a los requisitos y plazos que para el trámite de los
"informes de auditoría"; disponen los artículos 36, 37 y 38 de
la Ley General de Control
Interno, teniendo presente las eventuales responsabilidades por incumplimientos
y las consecuentes sanciones previstas por el ordenamiento jurídico.
CAPÍTULO I
Normas generales relativas al concepto de control interno
[...]
1.1 Definición del
control interno
El control interno4 (4
Según Ley Nº 7428 del 7 de setiembre de 1994,
"sistemas de control interno" o "sistema de control
interno".) comprende
será definido como [...]
b) Exigir confiabilidad
y oportunidad de la información;
c) Garantizar eficiencia
y eficacia [...].
Declaración interpretativa
[...] En efecto, los cinco
componentes del marco integrado de control interno que se identifican en este
manual-a saber, (1) el ambiente de control, (2) la evaluación de riesgos
valoración del riesgo, (3) las actividades de control, (4) la
información y comunicación los sistemas de información, y (5) el
monitoreo el seguimiento, sobre los cuales se diseñará la normativa
general de control interno aplicable al Sector Público Costarricense-están
interrelacionados y se integran al proceso de gestión institucional
[...]
[...]
1.3 Componentes del
control interno
Los componentes del son
control interno funcionales y orgánicos. Los componentes funcionales son el
ambiente de control, la evaluación valoración del riesgo, la información y
la comunicación los sistemas de información, las actividades de control y
el seguimiento. Los componentes orgánicos son
la Administración Activa
y la Auditoría
Interna.
[...]
La Valoración de riesgos Valoración del riesgo
[..]
La información y la
comunicación Los
sistemas de información
El monitoreo seguimiento
1.4. Responsabilidad por
el control interno
[...]
Declaración interpretativa
Esta norma es congruente
con el artículo 60 de la
Ley Orgánica de
la Contraloría General
de la República
10 de la Ley General
de Control Interno, con el artículo 18 de
la Ley de
la Administración Financiera
de la República
y Presupuestos Públicos y con otra normativa aplicable [...].
CAPÍTULO II
Normas generales relativas al ambiente de control
[...]
2.11. Auditoría Interna
[...]
[...]
2.11. Unidad de
Auditoría Interna
Con las salvedades que
procedan, cada La institución debe contar con una unidad de auditoría interna adecuadamente
organizada, que disponga de la independencia, el apoyo superior y los recursos
necesarios para que pueda brindar una asesoría oportuna y profesional en el
ámbito de su competencia y, de este modo, agregar valor a la gestión
institucional y una garantía razonable de que la actuación del jerarca y demás
funcionarios se realiza con apego a la legalidad y sanas prácticas. El jerarca
y los titulares subordinados, por su parte, deberán fortalecer la auditoría
interna y procurar la implementación de las medidas necesarias para solventar
las situaciones señaladas por ella, de conformidad con la normativa jurídica,
técnica y de otra naturaleza que resulte aplicable.
Declaración interpretativa
De conformidad con el
artículo 61 de la Ley
Orgánica de
la Contraloría General de
la República (Nro. 7428 del 7 de setiembre de
1997), toda institución componente de
la Hacienda Pública
debe contar con una unidad de auditoría interna, que cuente con los recursos
necesarios para llevar a cabo una óptima fiscalización. Para ello, también es
requisito la independencia funcional y de criterio que se garantiza mediante el
artículo 62 de esa misma ley. Con las excepciones previstas por la ley, toda
institución componente de
la Hacienda Pública debe tener una auditoría interna5(5 Ley
General de Control Interno, artículo 20) que se organice y funcione conforme
lo disponga el auditor interno y en congruencia con la normativa aplicable,
particularmente con las disposiciones, normas, políticas y directrices que
emita la
Contraloría General de
la República6. (6 Ley
General de Control Interno, artículo 23) Por su parte, la administración
activa debe brindar su apoyo a dicha auditoría y dotarla de los recursos
necesarios para que pueda llevar a cabo su gestión de fiscalización7 (7 Ley
General de Control Interno, artículo 27) con ese propósito, también es
requisito la independencia funcional y de criterio que establece el
ordenamiento jurídico8.(8
Ley General de Control Interno, artículo 25)
La unidad de
auditoría interna es necesaria porque actúa como un control de controles
respecto del sistema de control interno, y mediante su acción agrega valor a
los procesos organizacionales como un apoyo a la administración. Además, el
resultado de la fiscalización que lleva a cabo debe constituirse, para la
ciudadanía, en una garantía razonable de que la actuación del jerarca y del
resto del personal se realiza con apego a la legalidad y sanas prácticas.
Conviene señalar que [...]
Por lo demás, el
artículo 66 de la Ley
mencionada. En
concordancia con lo anterior, la normativa jurídica y técnica identifica a
la administración activa como responsable de ejecutar, en los plazos
definidos por esa misma normativa9(9 Ley General de Control Interno,
artículos 36 a
38), las recomendaciones contenidas en los informes de auditoría de la
auditoría internal10(10 Ley General de Control Interno, artículo 12) en sus
informes sin perjuicio de la eventual pero la misma normativa
jurídica y técnica que así lo dispone deja abierto el camino hacia la
discusión de las tales recomendaciones ofrecidas por esa unidad de
asesoría y aseguramiento, y a ni de que la misma administración
proponga soluciones alternativas para los problemas identificados en el
ejercicio de la función de auditoría. Por lo demás, el desacato y la falta
de atención oportuna de los acuerdos en que el jerarca ordene la ejecución de
las recomendaciones de la auditoría interna a otras medidas tendentes a mejorar
el sistema de control interno, acarrearán al infractor las responsabilidades
tipificadas en el ordenamiento jurídico y, en consecuencia, las sanciones
aplicables11. (11 Ley General de Control Interno, Capítulo 5)
El resultado de la
fiscalización que lleva a cabo la auditoría interna debe constituirse, para la
ciudadanía, en una garantía razonable de que la actuación del jerarca y del
resto del personal se realiza con apego a la legalidad y sanas prácticas.
Respecto de la auditoría
interna existe una normativa específica emitida por
la Contraloría General,
contemplada fundamentalmente en el "Manual para el Ejercicio de
la Auditoría Interna",
según dispone el mencionado artículo 62 de su Ley Orgánica, en complemento
con lo que al respecto dispone el artículo 23 de
la Ley General de Control
Interno.
CAPÍTULO III
Normas generales relativas a la evaluación de riesgos
valoración del riesgo
[...]
CAPÍTULO IV
Normas generales relativas a las actividades de control
[...]
4.5. Instrucciones por
escrito
Las instrucciones de
alcance general que se impartan a todos y cada uno de los funcionarios de la
institución deben darse por escrito y mantenerse en un compendio ordenado,
actualizado y de fácil acceso que sea de conocimiento de todos y cada uno de
los funcionarios de la institución general. De igual manera, las órdenes
e instrucciones más específicas y relacionadas con asuntos particulares de
especial relevancia deben emitirse mediante nota o memorando a los funcionarios
responsables de su cumplimiento.
Declaración interpretativa
Es necesario que las
instrucciones sean emitidas Las instrucciones que deban ser observadas por todos los
funcionarios de la institución deben ser emitidas de manera clara, concisa
y por escrito, independientemente de que ello se haga utilizando
comunicaciones impresas o se encuentren impresas o disponibles en
medios electrónicos. Lo anterior conlleva la necesidad de que se utilice un
estilo de redacción que las haga fácilmente comprensibles con el fin de evitar
que las disposiciones internas para la ejecución de las labores sean olvidadas
o se presten a interpretaciones erróneas, lo que a su vez podría conducir a
resultados insatisfactorios o adversos.
Tales Las instrucciones escritas....
Por otra parte, las
instrucciones dirigidas a uno o varios funcionarios, que tengan especial
importancia en virtud de su efecto sobre las operaciones, las actividades o los
procesos, o de su impacto sobre los puestos respectivos también deberán darse
por escrito, como medida de protección tanto para la institución como para los
servidores. Ejemplos de tales instrucciones son la asignación de nuevas
funciones, la solicitud de reportes especiales y la designación para participar
en comisiones o en grupos de trabajo con un fin específico.
[...]
CAPÍTULO V
Normas generales relativas a información y comunicación
sistemas de información
[...]
CAPÍTULO VI
Normas generales relativas al monitoreo seguimiento
6.1. Monitoreo Seguimiento
del control interno en operación.
6.2. Monitoreo Seguimiento
de las actividades.
6.3. Monitoreo Seguimiento
constante del ambiente.
[...]
6.8. Asesoría externa para monitoreo
seguimiento del control interno.
6.9. Acatamiento de la
normativa en auditorías externas.
6.1. Monitoreo
Seguimiento del control interno en operación. [...]
[...]
6.2. Monitoreo
Seguimiento de las actividades [...].
[...]
6.3. Monitoreo
Seguimiento constante del ambiente[...]
[...]
6.8. Asesoría externa
para monitoreo seguimiento del control [...]
[...]
6.9 Acatamiento de la
normativa en auditorías externas
Cuando se empleen los
servicios de auditores externos, el jerarca deberá tomar las previsiones y
velar porque, en los contratos respectivos, se contemple la obligación de que
dichos auditores, en lo correspondiente verifiquen el cumplimiento, por parte
de la entidad u órgano, de las normas jurídicas y técnicas de control interno.
De igual modo, la administración debe garantizar que en esos contratos se
incluya como obligación para los contratados, en lo pertinente, el cumplir con
la normativa de auditoría vigente para el Sector Público.
Declaración
interpretativa
Los contratos en los que
se estipulen los servicios que brindarán los auditores externos deberán indicar
la obligación que tendrán éstos por cumplir la normativa en materia de
auditoría que les resulte aplicable; como parte de ella, deberá considerarse la
emitida por la
Contraloría General de
la República y la que
provenga de otros órganos y entidades con potestad para la promulgación de
normativa en áreas específicas, de conformidad con los asuntos que vayan a ser
cubiertos por los servicios de los auditores externos. Igualmente, deberá
preverse la verificación, por parte de esos auditores, de que la institución
haya observado las normas y disposiciones provenientes de
la Contraloría General,
de los órganos de control y de otras instancias facultadas para normar, regular
o fiscalizar la gestión organizacional respectiva. En el caso particular de los
Despachos o auditores externos que vayan a ser contratados por la
administración, deberán demostrar niveles satisfactorios en términos de
cantidad y calidad del personal y otros recursos para brindar los servicios
requeridos
[...]
GLOSARIO
[...]
Información y
Comunicación
Sistemas de información
Uno de los cinco componentes
funcionales [...] para otras instancias interesadas. (Véase Artículo
16 de la Ley General
de Control Interno.)
[..]
Monitoreo Seguimiento
Uno de los cinco
componentes funcionales [...] y, más específicamente, la evolución del riesgo.
Asimismo, para asegurar que los hallazgos de la auditoría y los resultados de
otras revisiones se atiendan con prontitud.
[..]
2º-...
3º-La presente normativa es
de acatamiento obligatorio para
la Contraloría General
de la República
y las instituciones y órganos sujetos a su fiscalización y prevalecerá sobre
cualquier disposición en contrario que emita
la Administración. Su
incumplimiento injustificado acarreará al infractor, las responsabilidades y
sanciones previstas en el capítulo V de
la Ley General de Control
Interno, N° 8292 publicada en La
Gaceta del 4 de setiembre
de 2002.