C-099-92

24 de junio de 1992

Señora

Melania Ortiz Volio

Directora General

Museo Nacional de Costa Rica

Presente

Estimada señora:

   Con la aprobación del señor Procurador General de la República, me refiero a su oficio No.D.G. 199-92 del 19 de mayo último. En el mismo nos consulta, si debe consignarse en actas la participación  de esa Dirección en las deliberaciones de la Junta Administrativa, o puede dicho órgano colegiado obviar dicha participación no haciendo inclusión de la misma en la respectiva acta.

   Adjunta oficio No.A.L. 001-92 del 18 de mayo anterior, con la opinión de su asesor legal, según el cual la participación de esa Dirección debe consignarse en actas. Menciona que dicha participación puede ser el fundamento de las deliberaciones y acuerdos de la Junta, luego la falta de ella dificulta la ejecución de estos. Además, esa participación responde a la razonabilidad y racionalidad.

   Se fundamenta dicha opinión en los artículos 54,2 y 56,1 de la Ley General de la Administración Pública (LGAP). El primer numeral porque da derecho de voz a los representantes ejecutivos en las deliberaciones del Órgano Colegiado. Empero, este numeral establece también que ese derecho puede ser limitado por este último Órgano. Respecto del segundo numeral dicha opinión no precisa su aplicación.

   Al respecto, hemos examinado el Reglamento del Museo Nacional (decreto No.11496-C de 14 de mayo de 1980) en el cual no encontramos norma alguna que regule la cuestión planteada. Pero si regula las funciones del Director del Museo, como: convocar a sesiones extraordinarias a la Junta; representar y ejercer las funciones del Presidente de la Junta por delegación de éste. (arts. 2 y 4)

   Además de las anteriores funciones, el Director del Museo tiene las siguientes: rendir conjuntamente con el tesorero de la Junta el informe financiero mensual y anual; elaborar conjuntamente con la Junta los programas técnicos de la institución; representar a la Junta en las funciones que lo requieran y ejecutor de los acuerdos de la Junta. (artículos 7, 8 inciso 6) y 13 y 15 del Reglamento)

   Por otra parte, son funciones también de la Dirección del Museo: nombrar conjuntamente con la Junta a los asesores y convocarlos a sus funciones; dirigir la marcha técnica y administrativa del Museo, velar por el buen uso de los fondos y patrimonio de aquel y participar en la elaboración del presupuesto que será conocido por la Junta. (artículos 13,15,17 y 18 del Reglamento)

   Conforme lo expuesto, hay una estrecha relación entre las funciones del Director del Museo y su Junta Directiva. En algunos casos, el Director es delegado del Presidente de la Junta, en otros debe participar conjuntamente con ella, como ejecutor y director del Museo. Por todo ello, para el mejor servicio público, en principio, es conveniente su participación en las sesiones de Junta. (art.4 y 16,1 LGAP)

   Pues bien, no hay disposición especial respecto a lo que debe consignarse en las actas de las sesiones de la Junta Directiva del Museo. Por tanto, habrá que remitirse a la Ley General de la Administración Pública, en el capítulo de los Órganos Colegiados, que sí regula al respecto. (art.2; se revisó las actas legislativas, pero no hay discusión alguna sobre el punto consultado)

   La Ley General de cita resulta aplicable a ese Museo no solo en virtud del servicio público que presta, sino por ser una dependencia adscrita al Ministerio de Cultura, Juventud y Deportes y como tal se ubica dentro del concepto de Administración Pública. (Ley No.1542 del 7 de marzo de 1953, art.2; modificada por Ley No.4788 del 5 de julio de 1971, art. 1 y 2)

   En primer término, el numeral 56,2 de dicha Ley General, en lo que aquí interesa, prevé que las actas deben contener mención expresa de las personas asistentes y de los puntos principales de las deliberaciones. (Una aplicación literal de ese numeral puede verse en los dictámenes de esta Procuraduría General Nos.C-202-82 del 24 de agosto de 1982 y C-201-84 del 30 de mayo de 1984).

   Las sesiones del órgano colegiado se regulan por normas que condicionan su validez, e indirectamente, la validez de sus deliberaciones. Entre estas normas se encuentran las relativas a la redacción del acta, como es el caso de los requisitos previstos en el artículo 56,2 de cita. La falta o defecto de un requisito exigido por el ordenamiento es un vicio del acto administrativo. (art.158 LGAP)

   En la línea de pensamiento expuesta, deben constar en el acta, las opiniones y propuestas favorables de cada uno de los asistentes a las sesiones. Aquellos pareceres, figuran como actos preparatorios que condicionan la validez y existencia legítima de los acuerdos. (véase en tal sentido: Alessi, Renato, "Instituciones de Derecho Administrativo". Tomo I.Barcelona,Bosch, 1970. pp.111,118-119)

   El acta es una formalidad sustancial, pero no hay que confundir los defectos de ella y que no afectan para nada a los acuerdos. Por ello, la anulación del acta no acarrea sin más, la de los acuerdos, siempre y cuando estos puedan reflejarse fielmente. (García-Trevijano Fos."Tratado de Derecho Administrativo". Tomo II, vol.I. Madrid, Revista de Derecho Privado,1971, p 483)

   Por último, todo acto administrativo debe ser motivado, es decir, expresar las circunstancias de hecho y de derecho que llevaron a su adopción. La motivación podrá consistir en la referencia explícita e inequívoca a las propuestas, dictámenes o resoluciones previas que determinen la emisión del acto. El acto administrativo debe expresarse por escrito. (arts. 133;134,1;136 LGAP)

   De lo expuesto, podemos concluir que es requisito de validez del acta de las sesiones de Junta Directiva, la consignación en la misma de la asistencia del Director del Museo, cuando este participe en ellas, lo mismo que debe expresarse en ella sus pareceres y propuestas, particularmente, cuando como consecuencia de esa participación se emita un acuerdo de Junta.

De usted atentamente,

Lic. Luis Diego Flores Zúñiga

ABOGADO