20 de enero de 2026

PGR-C-010-2026

Señora

Maribelle Sancho García

Auditora Interna

Municipalidad de Belén

 

Estimada señora:

 

            Con la aprobación del Procurador General de la República, me refiero al oficio OAI-C-004-2025 del 29 de mayo de 2025, mediante el cual se solicita el criterio técnico jurídico de este Órgano Consultivo, sobre cómo tratar un asunto confidencial sobre una presunta actuación irregular de un regidor municipal en una sesión del Concejo Municipal, por estar establecidas como públicas en el Código Municipal.

 

            En desarrollo de lo consultado, el consultante cita el artículo 41 del Código Municipal, inciso 1) del artículo 56 de la Ley General de la Administración Pública, el artículo 22 del Reglamento de Sesiones y Funcionamiento del Concejo Municipal del cantón de Belén, el artículo 6 de la Ley General de Control Interno, el artículo 8 de la Ley contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública y el artículo 11 de la Ley de Protección de la Persona frente al tratamiento de datos, así como los pronunciamientos de la Procuraduría General de la República C-180-2008 del 29 de mayo del 2008, C-064-2022 del 22 de marzo del 2022 y las resoluciones No. 1026-1994 del 18 de febrero de 1994 , No. 1790-2004 del 20 de febrero de 2004 y No. 2444-2006 del 24 de febrero del 2006.

 

            De conformidad, la consulta plantea las siguientes interrogantes:

 

“1. En este caso, cuál norma prevalece, el derecho a publicidad y transparencia de la información o el derecho a la intimidad y confidencialidad de la información de una persona individual, con cargo público.

 

2. Cómo el Concejo Municipal puede conocer el informe de auditoría y abordar una situación donde el asunto a tratar se encuentra bajo el manto de la confidencialidad, y tomar acuerdos, sin que se tenga por infringido el principio de debida confidencialidad. Pero por el otro lado, como manifestar el acto administrativo del órgano colegiado de forma válida.

 

3. Cuáles mecanismos legales o de procedimiento a nivel administrativo, puede realizar el Concejo Municipal para tratar este tema sin que se violente la normativa vigente.”

 

En atención a lo anterior, previo al análisis de las preguntas planteadas debemos advertir que, mediante el análisis de admisibilidad de la presente consulta ha sido confirmado el cumplimiento de los requisitos exigibles a los auditores internos derivados de la Ley Orgánica de la Procuraduría General de la República. Ergo, es nuestro criterio que la consulta cumple con los requisitos de admisibilidad pertinentes, por lo que procederemos con el análisis de fondo.

           

 

I.- Regulación sobre el acceso a la información de las investigaciones administrativas de las auditorías internas.

 

 

            La principal regulación sobre el acceso a la información de las investigaciones preliminares que efectúan las auditorías internas la encontramos en los artículos 6 de la Ley General de Control Interno, Ley No. 8292 del 31 de julio del 2002 y 8 de la Ley contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública, Ley No. 8422 del 6 de octubre del 2024, normas que, en su literalidad rezan:

 

“Artículo 6- Confidencialidad de la identidad de la persona denunciante y estudios que originan la apertura de procedimientos administrativos. La Contraloría General de la República, la Administración, las auditorías internas de las instituciones y empresas públicas y las demás instancias tramitadoras de denuncia administrativa guardarán confidencialidad respecto de la identidad de la persona que, bajo la creencia razonable de que la información proporcionada demuestra la posible comisión del acto de corrupción, presente ante sus oficinas denuncias por actos de corrupción. La confidencialidad aplicará a cualquier información de la que se pueda deducir directa o indirectamente la identidad del denunciante. El carácter confidencial de esta información se mantendrá luego de concluida la tramitación de la denuncia, incluso cuando el propio denunciante divulgue su identidad o cuando se conozca que está siendo conocida en otras instancias.

La información, documentación y otras evidencias de las investigaciones que efectúan las auditorías internas, la administración y la Contraloría General, cuyos resultados puedan originar la apertura de un procedimiento administrativo, serán confidenciales, incluso para el denunciante y denunciado, durante la formulación del informe respectivo. Una vez notificado el informe correspondiente y hasta la resolución final del procedimiento administrativo, la información contenida en el expediente será calificada como información confidencial, excepto para las partes involucradas, las cuales tendrán libre acceso a todos los documentos y las pruebas que obren en el expediente administrativo.

Para todos los casos, la Asamblea Legislativa, en el ejercicio de las facultades contenidas en el inciso 23) del artículo 121 de la Constitución Política, podrá acceder a los informes, la documentación y las pruebas que obren en poder de las auditorías internas, la administración o la Contraloría General de la República.” (el resaltado es agregado)

 

“Artículo 8.- Confidencialidad de la identidad de la persona denunciante y de la información que origine la apertura del procedimiento administrativo. La Contraloría General de la República, la Administración, las auditorías internas de las instituciones y empresas públicas y las demás instancias tramitadoras de denuncia administrativa guardarán confidencialidad respecto de la identidad de la persona que, bajo la creencia razonable de que la información proporcionada demuestra la posible comisión del acto de corrupción, presente ante sus oficinas denuncias por actos de corrupción. La confidencialidad aplicará a cualquier información de la que se pueda deducir directa o indirectamente la identidad del denunciante. El carácter confidencial de esta información se mantendrá luego de concluida la tramitación de la denuncia, incluso cuando el propio denunciante divulgue su identidad o cuando se conozca que está siendo conocida en otras instancias.

La información, la documentación y otras evidencias de las investigaciones que efectúen las auditorías internas, la Administración y la Contraloría General de la República, cuyos resultados puedan originar la apertura de un procedimiento administrativo, serán confidenciales, incluso para el denunciante y denunciado, durante la formulación del informe respectivo. Una vez notificado el informe correspondiente y hasta la resolución final del procedimiento administrativo, la información contenida en el expediente será calificada como información confidencial, excepto para las partes involucradas, las cuales tendrán libre acceso a todos los documentos y las pruebas que consten en el expediente administrativo.

No obstante, las autoridades judiciales podrán solicitar la información pertinente, ante la posible existencia de un delito contra el honor de la persona denunciada.

Las personas que, de buena fe, denuncien los actos de corrupción descritos en la Ley 4573, Código Penal, y en esta ley, serán protegidas por las autoridades policiales administrativas, conforme a los mecanismos legales previstos para tal efecto, a petición de parte.”. (el resaltado es agregado)

 

Como se observa, los primeros dos párrafos de los artículos 6 y 8 supracitados describen las restricciones de acceso que aplican, en su regla general, sobre la información de las investigaciones de las auditorías internas, entre otras instancias, cuyos resultados puedan originar la apertura de un procedimiento administrativo y definen la temporalidad del carácter confidencial que rige según el momento procesal.

 

La Procuraduría General de la República se ha pronunciado en reiteradas ocasiones sobre la confidencialidad prevista en los artículos 6 de la Ley No. 8292 y 8 de la Ley No. 8422 en los contenidos mencionados, siguiendo la línea jurisprudencial definida por la Sala Constitucional de la Corte Suprema de Justicia^[1]. El dictamen C-030-2021 de 5 de febrero del 2021, resumen nuestra posición que, por la relevancia para el presente análisis, pasamos a citar en extenso a continuación: 

 

“Ya en ocasiones anteriores la Procuraduría General se ha referido al tema consultado; concretamente, en relación al principio de confidencialidad regulado en el artículo 6 de la Ley General de Control Interno –Ley N° 8292- y el numeral 8 de la Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública –N° 8422-. Y al existir pronunciamientos que tienen relación directa con el tema y al no presentarse consideraciones nuevas que ameriten cambiar el criterio externado, a continuación, haremos una reseña de nuestra jurisprudencia administrativa al respecto, para colaborar así con el órgano consultante.

“(…) SOBRE LOS ALCANCES DEL DEBER DE CONFIDENCIALIDAD EN LAS INVESTIGACIONES ADMINISTRATIVAS

La consulta que se plantea por la señora Auditora tiene relación con la interpretación normativa del artículo 6 de la Ley 8292 del 31 de julio de 2002, Ley de Control Interno y el artículo 8 de la Ley 8422 del 6 de octubre de 2004, Ley contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública. En virtud de su importancia, procederemos a analizar los alcances de dichos artículos en lo que aquí interesa y algunos criterios de este órgano asesor y de la Sala Constitucional que resultan de importancia. (…)

De los artículos anteriores podemos extraer que el principio de confidencialidad ahí consagrado, protege, por un lado, a todas aquellas personas que presenten una denuncia, pero adicional a ello, este principio cobija en algunos momentos procesales de la investigación, toda la documentación que se genere y que efectúen los órganos competentes, entre ellos, las auditorías internas. Por su importancia, pasaremos a detallar los alcances del principio de confidencialidad en ambos supuestos. (…)

Ahora bien, en el segundo supuesto, sea el alcance del deber de confidencialidad con relación a la información, la documentación y otras evidencias, debemos señalar que existe un tratamiento distinto, según la etapa procesal en que se encuentre la investigación administrativa, lo cual queda en evidencia en los artículos 6 y 8 ya citados, que diferencian el acceso durante la fase preliminar, el procedimiento administrativo y la resolución final.

Precisamente, sobre el grado de acceso a la información en las diferentes etapas de la investigación administrativa, la Sala Constitucional se refirió en la sentencia 2003-02462 de las 10:16 horas del 21 de marzo de 2003, en la cual indicó en lo que interesa:

“…la Sala interpreta que existen, al menos, tres etapas en una investigación administrativa, cada una de las cuales se caracteriza por un grado distinto de acceso a la información. La primera se refiere al inicio de la denominada investigación preliminar, que puede comenzar con una denuncia, como en este caso, o con una actuación de oficio del Estado. Esta fase se relaciona con las primeras averiguaciones y pesquisas que realiza la Administración con el fin de determinar si en efecto hay mérito para iniciar un procedimiento administrativo formal. En este momento, la documentación recopilada y los dictámenes al efecto resultan confidenciales para cualquier persona en la medida que, por un lado, se deben garantizar los resultados de la investigación y, por otro lado, no existe certeza aún sobre la procedencia o no de lo denunciado. La segunda fase comprende el momento desde que empieza un procedimiento administrativo, normalmente a partir de una investigación preliminar, hasta que se comunica la resolución final del mismo. En esta etapa, resulta obvio que las pruebas e informes relativos a lo indagado tienen que estar a disposición de las partes involucradas, a fin de que las autoridades públicas investiguen lo concerniente y los cuestionados ejerzan efectivamente su derecho de defensa. (…). Con excepción de las partes, durante tal segunda etapa ninguna otra persona puede tener acceso al expediente administrativo correspondiente, puesto que aún la Administración no ha concluido si el acto investigado efectivamente sucedió y de qué forma, o si existe mérito o no para una sanción. En la última etapa, que concluye con la notificación de la resolución final de la investigación a las partes, cesa la confidencialidad de la información contenida en el expediente administrativo correspondiente, que por versar sobre cuestiones relacionadas con el desempeño de los servidores estatales resulta de evidente interés público y debe estar a disposición de todo ciudadano…” (El destacado no forma parte del original)

De la anterior sentencia y de las normas comentadas, se desprende claramente que, con respecto a la información durante la investigación administrativa, incluyendo aquellas realizadas por las auditorías internas, existen tres grados de accesibilidad que dependen de la fase procesal en la que se encuentre, sea investigación preliminar, tramitación del procedimiento administrativo y resolución final. Así, durante la investigación preliminar la información resulta totalmente confidencial, en la tramitación del procedimiento administrativo será confidencial para terceros, pero no para las partes, y con la resolución final, la información se convierte en accesible por el interés público existente. (…).” (Dictamen C-114-2013, de 25 de junio de 2013; ratificado por el C-281-2014, de 8 de septiembre de 2014). (…)

No obstante, hemos de precisar que una vez finalizado el procedimiento administrativo por resolución firme, si bien la información es de acceso público y reviste además interés público, al tratarse de actividad administrativa sancionadora, especialmente tratándose de cuestiones relacionadas con el desempeño de los servidores públicos, lo cierto es que dicho acceso público debe ser matizado de conformidad con los límites inherentes al derecho de autodeterminación informativa y demás regulaciones contenidas en la Ley de Protección de la Persona frente al tratamiento de sus datos personales, No. 8968, y su Reglamento, Decreto Ejecutivo No. 37554-JP. (…).”

 

Según se desprende del texto citado, nuestra jurisprudencia administrativa ha sostenido que las normas indicadas definen como información confidencial, por un lado, la identidad de la persona denunciante de actos de corrupción como medida de protección frente a eventuales represalias con un carácter atemporal y, por otro lado, la información de las investigaciones administrativas llevadas a cabo, entre otros, por las auditorías internas, cuyos resultados puedan originar la apertura de un procedimiento administrativo.

 

Para el segundo supuesto, como hemos dicho, las normas establecen diferencias en cuanto a las posibilidades de acceso a la información de las investigaciones administrativas de acuerdo con la etapa procesal, con el siguiente detalle: 1) mientras la investigación preliminar está en trámite la información es confidencial para cualquier persona, incluido, el denunciante y el denunciado; 2) durante la tramitación del procedimiento administrativo la información sólo es de acceso para las partes involucradas, pero confidencial para terceros y, 3) una vez finalizado el procedimiento administrativo la información es de acceso público, salvo los contenidos que mantenga restricción de acceso con motivo de otras leyes siendo privada o confidencial.

 

Adicionalmente, respecto a este segundo supuesto resulta de interés comentar que, tanto la jurisprudencia de la Procuraduría General de la República según se advierte en lo arriba citado, como la emitida por la Sala Constitucional, han hecho hincapié en que la restricción de acceso a la información de las investigaciones administrativas mientras no haya culminado el procedimiento administrativo, es una medida que encuentra su justificación en la necesidad de garantizar sus resultados y en brindar una debida tutela a los derechos fundamentales de las personas investigadas, a la intimidad, la imagen y la honra que se podrían ver afectados con la publicación de la información en etapas en que aún no se ha determinado su responsabilidad.

 

La posición mencionada de la Sala Constitucional la podemos ver precisada en la sentencia No. 05101-2010 emitida a las 14:30 horas del 16 de marzo del 2010 que se pronunció sobre la constitucionalidad de las restricciones de acceso a la información previstas en el artículo 6 de la Ley General de Control Interno, en particular, la mencionada en el punto 2) del párrafo tras anterior, indicando:

 

“VI.- Sobre la norma impugnada. Con base en las consideraciones expuestas, considera la Sala que la norma impugnada no lesiona los artículos 11 y 30 de la Constitución Política, dado que si bien se reconoce el derecho a la información, la importancia de la transparencia administrativa y el control de la legalidad de las actuaciones de los funcionarios públicos en un Estado democrático de derecho; lo cierto es que en la fase del procedimiento a que se refiere la norma, aún la Administración no ha determinado si el acto investigado efectivamente sucedió, ni de qué forma, o si existe mérito o no para una sanción. De ahí que sea razonable que quienes tengan pleno acceso en esa etapa procesal sean únicamente las partes directamente involucradas o aquellas que demuestren poseer algún derecho subjetivo o interés legítimo propio y actual, por el cual pudieran resultar directamente afectadas, lesionadas o satisfechas. Ello por cuanto, existen derechos fundamentales dignos de tutela, tales como el derecho a la intimidad, a la imagen y a la honra de la persona. La publicidad en esa fase, como bien señala la Procuraduría, podría impedir que se concretice el resultado de la investigación y además lesionaría el derecho a un juicio justo, al dañar la honra de la persona investigada, sin que se haya determinado aún su responsabilidad. En ese sentido, debe señalarse que no solo el secreto de Estado constituye un límite al derecho de acceso a la información administrativa, sino también el contenido esencial de otros derechos fundamentales. Una vez que se ha dictado la resolución, sí debe garantizarse a todo ciudadano el acceso a la información contenida en el expediente administrativo, dado que ya se ha producido un acto final con base en la prueba recibida en el expediente y en cumplimiento de los aspectos que componen el debido proceso, tales como la adecuada fundamentación y el derecho de defensa. Por lo expuesto, procede declarar sin lugar la acción interpuesta.” (el resaltado es agregado)

 

Como se desprende del texto citado, ya la Sala Constitucional señaló que la confidencialidad prevista por la ley para la información de las investigaciones administrativas, mientras no haya culminado el procedimiento administrativo asociado, es una medida acorde a la Constitución Política, al considerarla una restricción legítima al derecho de acceso a la información pública y los principios constitucionales de publicidad y transparencia administrativa, que encuentra justificación en la tutela que también merecen los derechos fundamentales de las personas investigadas como la intimidad, imagen y honra.

 

 

II. Antecedentes jurisprudenciales de la Procuraduría General de la República de interés para el presente análisis:

 

 

Este órgano consultivo se ha pronunciado en anteriores ocasiones sobre el tema de la publicidad de las audiencias de los concejos municipales de frente a las normas de confidencialidad previstas en el artículo 6 de la Ley General de Control Interno y numeral 8 de la Ley contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública. Procedemos de seguido con un recuento de los antecedentes jurisprudenciales más significativos.

 

Debemos iniciar citando el dictamen C-187-2003 del 23 de junio del 2003, en el cual nos referimos por primera al tema. En este pronunciamiento la Procuraduría hizo ver que, a pesar de que para el caso de los concejos municipales el principio de publicidad es absoluto en el tanto el Código Municipal no autoriza a realizar sesiones de carácter secreto, los informes remitidos por las auditorías internas conservan su carácter confidencial en los términos definidos por el artículo 6 de la Ley No. 8292 y el público no tiene derecho a tener acceso a esa información confidencialidad, según se aprecia:

“El principio de publicidad es absoluto. A diferencia del anterior Código Municipal, artículo 45, el Código vigente no autoriza al órgano colegiado a acordar que determinada sesión o una parte de una sesión sea secreta. Lo cual puede explicarse por el interés de que los vecinos conozcan los asuntos que se debaten e incluso puedan intervenir en la sesión correspondiente.

Ciertamente, si el informe de auditoría se conoce por el Concejo Municipal, se corre el riesgo de que el público asistente se entere de la existencia y contenido de dicho informe. Lo que no significa, empero, que exista un derecho de ese público a poder revisar el documento, copiarlo o tener otro tipo de acceso al mismo. En la medida en que se acuerde realizar un procedimiento administrativo con base en ese informe, éste deberá ser considerado parte del expediente administrativo y como tal está protegido por la garantía de confidencialidad. De modo que conforme el artículo 6 antes transcrito, sólo podrá ser accesado por las partes en el procedimiento. Disposición legal que guarda conformidad con lo dispuesto en los artículos 272 y 273 de la Ley General de la Administración Pública.

CONCLUSIÓN:

Es criterio de la Procuraduría General de la República que:

a.  Es obligación del auditor remitir al Concejo Municipal los informes o estudios de auditoría que se hayan realizado.

b.  En la medida en que esa obligación es impuesta por el ordenamiento y es el único mecanismo para que se puedan lograr los fines que procura el sistema de control interno, no puede considerarse que el conocimiento del informe por el Concejo violente lo dispuesto en el artículo 6 de la Ley General de Control Interno.

c.  No obstante, si con base en un informe de auditoría las instancias correspondientes decidieren iniciar un procedimiento administrativo, el informe formará parte del expediente y estará cubierto por la garantía de confidencialidad.” (el resaltado es agregado)

Posteriormente, fue emitido el dictamen C-368-2005 del 26 de octubre del 2005, en el cual se analizó con más detalle lo referente al manejo por parte de los concejos municipales de la información confidencial o privada. En dicho pronunciamiento la Procuraduría explicó que, el hecho de que las sesiones de estos órganos colegiados tengan carácter público no convierte en información pública la información calificada como confidencial por el ordenamiento jurídico ni la información de carácter privado que llegue a su conocimiento, la cual conserva esa condición, según se observa:

 

“Habiendo manifestado, que la confidencialidad opera bajo cualquier circunstancia, nos parece importante referirnos en forma particular al supuesto de los Concejos Municipales, teniendo en cuenta que sus audiencias se caracterizan precisamente por la publicidad.

Esta Procuraduría ha señalado en otras oportunidades, que el principio de publicidad es absoluto, refiriéndose a que el Código Municipal vigente, no autoriza al órgano colegiado a acordar que determinada sesión o una parte de ella sea secreta, manifestando que esto encuentra su fundamento en el interés de los vecinos de conocer los asuntos que se debaten y de participar mediante su intervención, en la sesión correspondiente.

Ahora bien, a nuestro criterio el hecho de que las audiencias del Concejo sean públicas y de los importantes objetivos que se logran a través de esta circunstancia, no convierte per se toda la información que llega al Concejo por uno u otro medio, en información de carácter público. Los supuestos de información confidencial previstos por el ordenamiento jurídico o de información de carácter privado, debe seguir manteniéndose en esa condición, en el tanto no atenten contra el carácter público de las audiencias y los fines que persigue esa publicidad.” (el resaltado es agregado)

 

En particular sobre la confidencialidad de la información de las investigaciones preliminares de las auditorías internas prevista en los artículos 6 de la Ley No. 8292 y 8 de la Ley No. 8422, el dictamen C-368-2005 citado sostuvo que, debe ser respetada por los concejos municipales, haciendo ver que la publicidad, únicamente, debe ser aquella que es consecuencia directa del carácter público de sus audiencias, sin que esto signifique que dicha información pasa a ser de libre acceso. Así se desprende del extracto citado a continuación:

 

“En todo caso, se debe reiterar que al igual que a cualquier otro jerarca, titular subordinado o funcionario de la Contraloría, la administración o la auditoría interna, al concejo municipal se le aplican las disposiciones sobre confidencialidad previstas por el ordenamiento para la investigación preliminar, por lo que la publicidad que puede llegar a tener ese acto inicial, únicamente debe ser aquella que es consecuencia directa del carácter público de sus audiencias, sin que esto signifique que dicha información pasa a ser de libre acceso, tal y como se indicó en el dictamen de esta Procuraduría C-187-2003, en el que se dispuso: “Ciertamente, si el informe de auditoría se conoce por el Concejo Municipal, se corre el riesgo de que el público asistente se entere de la existencia y contenido de dicho informe. Lo que no significa, empero, que exista un derecho de ese público a poder revisar el documento, copiarlo o tener otro tipo de acceso al mismo.”

A manera de conclusión, indicamos que nuestro ordenamiento jurídico establece que la información, la documentación y las evidencias de las investigaciones preliminares correspondientes a las denuncias presentadas ante la Contraloría, la administración y la auditoría, son confidenciales mientras se formula el informe respectivo. Los jerarcas, titulares subordinados y demás funcionarios, entre los que por supuesto estarían incluidos los concejos municipales, tienen el deber de guardar reserva de dicha información en los términos apuntados.”. (el resaltado es agregado)

 

            Sobre el tema de interés, luego emitimos el dictamen C-180-2008 del 29 de mayo del 2008 citado por la consultante, que responde una consulta muy similar a la planteada en el presente asunto acerca del procedimiento más adecuado para que un concejo municipal conozca de relaciones de hechos que presente la auditoría interna a efecto de mantener el carácter confidencial de la información prevista en las leyes Nos. 8292 y 8422, en apego a lo establecido en el Código Municipal; ocasión en la que, esta Procuraduría reiteró la posición desarrollada en los antecedentes jurisprudenciales mencionados en los párrafos anteriores.

 

 

III. Sobre las consultas formuladas:

 

Según se desprende de apartado anterior, la Procuraduría General de la República en ejercicio de su función consultiva ya se ha referido en otras ocasiones sobre el tema consultado. Al no existir consideraciones nuevas que ameriten el cambio del criterio externado, la respuesta a las interrogantes planteadas en esta oportunidad parte de la posición previamente externada por este órgano asesor.

 

Primera consulta: “1. En este caso, cuál norma prevalece, el derecho a publicidad y transparencia de la información o el derecho a la intimidad y confidencialidad de la información de una persona individual, con cargo público?”.

 

Tal y como se desprende de los pronunciamientos comentados en el apartado anterior, este órgano consultativo ha reconocido que, tan importante es la publicidad de las sesiones de los concejos municipales como la protección de la información que el ordenamiento jurídico ha definido como confidencial o aquella que tiene carácter privado.

 

En línea con lo anterior ha sostenido que, el carácter público de las sesiones de estos órganos colegiados no implica que la información calificada como confidencial por el ordenamiento jurídico ni aquella de carácter privado que llegue a su conocimiento, adquiera la condición de información pública. Si bien no existe controversia en cuanto a la publicidad de las sesiones de los concejos municipales, ello no conlleva a que la información confidencial o privada pierda tal condición, ni que pueda ser expuesta públicamente. Consecuentemente, en el ámbito de los concejos municipales subsiste el imperativo de salvaguardar la confidencialidad de este tipo de información.

 

 Como hemos indicado, en el supuesto particular consultado, la posición de la Procuraduría ha sido que los concejos municipales están en la obligación de resguardar la confidencialidad de la información de las investigaciones preliminares de las auditorías internas en los términos previstos en los artículos 6 de la Ley No. 8292 y 8 de la Ley No. 8422.  La publicidad que pueda realizarse al respecto se limita, exclusivamente, a aquella que es consecuencia directa del carácter público de sus audiencias, sin que esto implique que dicha información se convierta en información de libre acceso para el público.

 

De acuerdo con lo expuesto, en respuesta a la primera consulta formulada, reiteramos que los concejos municipales están sujetos al deber de resguardar la confidencialidad de la información de las investigaciones administrativas efectuadas por las auditorías internas, en los términos previstos en los artículos 6 de la Ley No. 8292 y 8 de la Ley No. 8422.

 

Segunda consulta: “2. Cómo el Concejo Municipal puede conocer el informe de auditoría y abordar una situación donde el asunto a tratar se encuentra bajo el manto de la confidencialidad, y tomar acuerdos, sin que se tenga por infringido el principio de debida confidencialidad. Pero por el otro lado, como manifestar el acto administrativo del órgano colegiado de forma válida”.

 

Tal y como fue mencionado en la respuesta anterior, es criterio de este órgano consultivo que, en virtud del carácter confidencial de la información de las investigaciones administrativas efectuadas por las auditorías internas, la publicidad que los concejos municipales pueden otorgar al respecto se circunscribe, exclusivamente, a aquella que es consecuencia directa del carácter público de sus audiencias.

 

Los concejos municipales, durante el desarrollo de las sesiones públicas y mientras se mantengan los supuestos de confidencialidad estipulados en los artículos 6 de la Ley No. 8292 y 8 de la Ley No. 8422, no podrían revelar el contenido de los informes de auditoría recibidos, dar lectura a estos documentos ni proporcionar un nivel de detalle que comprometa la confidencialidad de esa información.

 

El carácter confidencial de la información obliga a una discusión general de los informes durante las audiencias públicas, en la cual se divulgue únicamente aquella información estrictamente necesaria para informar sobre el ingreso del asunto y las decisiones subsiguientes relativas a su trámite que sean adoptadas por el concejo municipal, omitiéndose todo dato que exponga innecesariamente el contenido reservado de la información.

 

Eso sí, conforme a la naturaleza de estos órganos municipales, no es procedente omitir por completo la referencia al asunto ni a los acuerdos que se adopten en relación con este, los cuales, para su validez, deben ser acordados durante las sesiones públicas de los concejos municipales.

 

En este contexto, resulta pertinente señalar que es recomendable que los concejos municipales expliquen públicamente las razones de índole legal que los obliga a otorgar dicho tratamiento confidencial al asunto, no sólo como fundamento de la actuación, sino también en atención a los principios de publicidad y transparencia y en aras del derecho de los munícipes o vecinos del cantón de ser informados sobre los asuntos que son objeto de debaten.

 

De acuerdo con lo indicado, respondemos la segunda pregunta señalando que, la publicidad que los concejos municipales pueden conferir a la información de los informes de las investigaciones preliminares remitidos por las auditorías internas, mientras se encuentren dentro de los supuestos de confidencialidad previstos en los artículos 6 de la Ley No. 8292 y 8 de la Ley No. 8422, se limita, estrictamente, a aquella que es consecuencia directa del carácter público de sus audiencias.

 

Tercera consulta: “3. Cuáles mecanismos legales o de procedimiento a nivel administrativo, puede realizar el Concejo Municipal para tratar este tema sin que se violente la normativa vigente.”

 

Ya hemos indicado que, a criterio de la Procuraduría General de la República los concejos municipales tienen la obligación de resguardar la confidencialidad de la información de las investigaciones administrativas de las auditorías internas en los términos estipulados en los artículos 6 de la Ley No. 8292 y 8 de la Ley No. 8422 y, por tanto, durante sus sesiones, únicamente, podría divulgar aquella información que es consecuencia directa del carácter público de esas audiencias.

 

Ahora bien, la determinación específica de los aspectos de procedimiento, a nivel puramente administrativo e interno, que regirán el trámite, análisis y discusión de los informes que son remitidos por la auditoría interna a la municipalidad, debe ser entendida como un asunto de competencia exclusiva de cada corporación municipal. Esto debe realizarse siempre dentro del marco de confidencialidad y publicidad restringida delineado en el párrafo anterior.

 

Esta potestad de definición procedimental se ejerce en virtud de la reconocida autonomía municipal que la Constitución Política de Costa Rica confiere a los gobiernos locales, y en el legítimo ejercicio de su inherente potestad de autodeterminación administrativa. Dicha autonomía les permite adaptar los procesos a sus realidades y necesidades operativas específicas.

 

En este orden de ideas y en ejercicio de su autonomía constitucional, le corresponde a cada municipalidad, a través de sus órganos competentes, definir y establecer los mecanismos y cauces procedimentales que considere más idóneos, eficientes y eficaces para la adecuada recepción, tramitación, discusión y seguimiento de los informes generados por las auditorías internas. Esta definición incluye, la fijación de las condiciones de tiempo, lugar y forma en que se llevará a cabo esta labor esencial fuera del ámbito de las sesiones públicas del concejo municipal. Esto garantiza que la revisión y el análisis de la información sensible puedan realizarse en un entorno que resguarde la confidencialidad requerida por ley, sin menoscabo del cumplimiento de las obligaciones de control interno.

 

Es pertinente señalar que la reglamentación interna podría constituir una alternativa a considerar para formalizar la regulación de los aspectos del trámite necesarios, pudiendo incluso invocarse el artículo 41 del Código Municipal como norma autorizante, al referirse en su texto a la reglamentación de la intervención y formalidades de los particulares en las sesiones públicas de los concejos municipales.

 

De conformidad con lo expuesto, damos respuesta a la última pregunta indicando que la determinación de los aspectos procedimentales a nivel administrativo, para dar trámite a los informes de las investigaciones preliminares de las auditorías internas, recae en la esfera competencial de cada municipalidad, en virtud de la autonomía municipal y la potestad de autodeterminación administrativa que les asiste.

 

III.- CONCLUSIONES

 

Con fundamento en lo expuesto, esta Procuraduría responde la consulta formulada con las siguientes conclusiones:

 

-      Los concejos municipales se encuentran sujetos al deber de resguardar la confidencialidad de la información de las investigaciones administrativas efectuadas por las auditorías internas, en los términos previstos en los artículos 6 de la Ley No. 8292 y 8 de la Ley No. 8422.

 

-      La publicidad que los concejos municipales pueden otorgar a la información de los informes de investigaciones preliminares remitidos por las auditorías internas, se circunscribe, estrictamente, a aquella que sea consecuencia directa del carácter público de sus audiencias.

 

 

-      La determinación de los aspectos de procedimiento a nivel administrativo, para el trámite interno de los informes de las investigaciones preliminares de las auditorías internas, recae en la esfera competencial de cada municipalidad, en virtud de la autonomía municipal y la potestad de autodeterminación administrativa que les asiste.

 

En estos términos dejamos evacuada su consulta.

 

 

                                                                        MSc. Tatiana Gutiérrez Delgado

                                                                        Procuradora

TGD/mgb