29 de octubre del 2024.

OJ-142-2024

Señora

Ericka Ugalde Camacho

Jefa de Área

Comisiones Legislativa III

Asamblea Legislativa

Estimada señora:

Con la aprobación del señor Procurador General de la República, nos referimos a sus oficios N° AL-CPEMUN-0220-2024, del 21 de marzo de 2024 y AL-CPEMUN-0377-2024, del 12 de agosto del 2024, mediante los cuales solicitó el criterio de éste Órgano Superior Consultivo Técnico-Jurídico, sobre el Proyecto de Ley denominado ”Ley  para autorizar a que las entidades descentralizadas, las municipalidades y las empresas estatales puedan otorgar escrituras ante la Notaría del Estado en forma facultativa”, el que se tramita con el expediente legislativo N° 23.918, cuyo texto se publicó en el Alcance N°178 a La Gaceta 171 del 19 de setiembre del 2023.

Previo al análisis del referido proyecto de Ley, se aclara que el criterio que se expondrá, es una mera opinión jurídica, que no tiene ningún efecto vinculante para la Asamblea Legislativa por no ser Administración Pública y responde a una colaboración en la importante labor que desempeñan los señores y señoras diputados (as) en el Congreso de la República.

Así también, el plazo de ocho días concedido no vincula a esta Institución, por cuanto no nos encontramos ante ninguno de los supuestos del artículo 157 del Reglamento de la Asamblea Legislativa (consulta al Tribunal Supremo de Elecciones, la Universidad de Costa Rica, el Poder Judicial o una institución autónoma).

I.- SOBRE EL PROYECTO DE LEY

El proyecto de ley en mención se encuentra conformado por un sólo artículo, que reforma el numeral 3, inciso c) de la Ley N° 6815, denominada Ley Orgánica de la Procuraduría General de la República, a efecto de que los entes descentralizados, las municipalidades y las empresas estatales, que requieran intervención de notario, independientemente de la cuantía, puedan formalizar las escrituras en la Notaría del Estado o por cuenta propia, con la salvedad de los créditos que son actividad ordinaria de las instituciones descentralizadas.

            En la actualidad, las instituciones citadas deben acudir a la Notaría del Estado necesariamente, cuando deban formalizar actos o contratos en escritura pública, que no constituyan actividad ordinaria de la administración y cuya cuantía supere los cinco millones de colones.

II.- SOBRE EL FONDO

La Notaría del Estado, desempeña un rol vital en el quehacer y funciones de la Procuraduría General de la República, especialmente en la protección del patrimonio estatal y en la salvaguarda del interés público relacionado. Su creación responde a la necesidad de un área especializada que garantice la seguridad jurídica en el tránsito de los bienes muebles e inmuebles que adquiere el Estado, así como otro tipo de actos, evitando irregularidades y asegurando que cada escritura que se autorice en la cual el Estado y sus instituciones sean parte, cumpla a cabalidad con la normativa vigente. Asimismo, el ahorro que genera para el Estado que se centre la función notarial en la Notaría del Estado, tiene gran impacto en el presupuesto nacional anualmente.

La centralización de la función notarial del Estado en la Procuraduría General de la República, garantiza la imparcialidad, transparencia y protección adecuada de los bienes demaniales de uso público y privado de la Administración y responde a la necesidad de contar con un órgano especializado, que actúe exclusivamente en defensa de los intereses públicos.

A continuación, se presentan algunas razones clave que justifican la centralización y a su vez, la importancia de la Notaría del Estado.

-      Protección del Patrimonio Estatal. La Notaría del Estado actúa en representación del interés público, asegurando que los bienes y activos del Estado sean adquiridos y enajenados, según sea el caso, con integridad y transparencia, ergo, su función es crucial en la validación de actos notariales relacionados con bienes muebles e inmuebles de carácter estatal, entre otros.

-      Fiscalización y Legalidad: En el ejercicio de las funciones asignadas por ley, la Notaría del Estado, verifica la legalidad de los actos y contratos en los que el Estado es parte. A través de su intervención, se asegura que dichos actos se ajusten a los principios de legalidad y transparencia, minimizando riesgos de corrupción, conflictos de interés y pérdidas para el erario público.

-      Seguridad Jurídica: La Notaría del Estado garantiza que todas las transacciones, contratos y acuerdos del Estado con terceros estén jurídicamente sustentados y reflejen los intereses públicos. Al actuar como fedatario, el notario estatal brinda certeza y respaldo a estos actos, protegiendo tanto a las instituciones gubernamentales como a los ciudadanos.

-      Procedimientos relacionados con la Ley General de Contratación Pública: La Notaría del Estado tiene la competencia exclusiva para autorizar escrituras relacionadas con la adquisición y enajenación de bienes, muebles e inmuebles, producto de un proceso de contratación, al amparo de la citada ley, asegurando que los términos y condiciones del expediente administrativo, cumpla fehacientemente con la normativas aplicables.

-      Facilitación de procedimientos administrativos: La Notaría del Estado, a través de su labor de permanente asesoría al Estado y sus instituciones, facilita los procedimientos relacionados con sus competencias, ayudando a coordinar y regularizar interinstitucionalmente, la documentación para asegurar que la inscripción sea eficiente y legal.

-      Integración del ordenamiento jurídico: Cada vez que se autoriza una escritura, se realiza un análisis pormenorizado de cada expediente, el cual involucra un amplio conocimiento de la materia notarial y registral, de los procedimientos de contratación pública y del derecho administrativo, asimismo de otras ramas del derecho como son la civil, comercial, ambiental, el derecho de familia, entre otros. Existe una consistencia y uniformidad en la aplicación de las normas y reglamentos relacionados con los actos notariales del Estado. Esto asegura que todos los trámites, sean manejados bajo los mismos criterios y estándares, evitando inconsistencias que podrían surgir si notarios externos o sujetos a una jefatura en particular, con diferentes interpretaciones de la ley, tuvieran competencias en estos actos. Esta uniformidad es crucial para la transparencia y la seguridad jurídica.

-      Imparcialidad y evitación de conflictos de interés: La función notarial, tal como lo prescribe el Código Notarial, es per sé, de naturaleza imparcial. Al concentrar ésta en la Procuraduría, se elimina la posibilidad de conflictos de interés que podrían surgir si notarios externos o que laboren propiamente para determinada institución, fueran los encargados de formalizar actos y contratos en los que el Estado sea parte. La Procuraduría representa el interés público y es un órgano cuya misión es exclusivamente la defensa del Estado, por lo que no está expuesta a influencias externas ni tiene intereses personales en los actos notariales que ejecuta.

-      Registro y archivo de actos que requieren autorización de escritura pública: La Notaría del Estado lleva un protocolo y archivo de referencias digital, de todas las escrituras autorizadas en las que el Estado participa, creando así una memoria histórica y un registro accesible para futuras consultas, lo cual es fundamental para la transparencia y la rendición de cuentas.

-      Funcionarios especializados: La Procuraduría cuenta con tres Notarios del Estado, capacitados y especializados, lo cual es esencial para una correcta interpretación y ejecución de los actos notariales del Estado. La experiencia y el conocimiento técnico de la Procuraduría en temas específicos de interés público, como procedimientos de contratación administrativa, expropiaciones, inscripciones registrales, etc., garantiza que estos procesos se lleven a cabo con el máximo rigor y alineados a los principios de derecho administrativo y público.

Podría considerarse, la conveniencia de reforzar a la Notaría del Estado, frente a la creación de una plaza de Notario para cada municipio, entidad descentralizada o empresa pública.

Se ha cuestionado el atraso en la tramitación de las escrituras en la Notaría del Estado, sin embargo, cuando el expediente ingresa a la Procuraduría, ya ha transcurrido un tiempo considerable en la administración. Es un porcentaje importante de trámites, el que se devuelve para que se subsanen errores y se pueda otorgar la escritura, lo cual alarga los tiempos para poder darle consecución al fin público, situación que es responsabilidad de la administración propiamente y no de la Notaría del Estado.

III: CONCLUSIÓN

La Notaría del Estado es un pilar de la administración pública en Costa Rica. Su intervención no sólo resguarda los intereses del Estado, sino que también refuerza la transparencia, la legalidad y la seguridad jurídica en la gestión de bienes y recursos públicos, protegiendo así el patrimonio y la confianza de los ciudadanos en la gestión del Estado.

La centralización de la función notarial del Estado en la Procuraduría General de la República asegura la imparcialidad, transparencia y especialización en la gestión de los procedimientos en los actos que requieran formalizarse en escritura pública, en que el Estado o sus instituciones sean parte. La Procuraduría, al ser un órgano de defensa y representación estatal, asegura que todos los actos notariales se realicen con el objetivo exclusivo de proteger y preservar el patrimonio estatal, bajo estrictos estándares de legalidad y transparencia.

                                                                                    Atentamente,

                                                                                          Irina Delgado Saborío

                                                                    Procuradora, Notaria del Estado

IDS/eab.