18 de junio de 2025

PGR-C-126-2025

 

Señor   

Esteban Calvo Campos

Director

Museo de Arte Costarricense

 

Estimado señor:

 

            Con la aprobación del señor Procurador General de la República, damos respuesta a su oficio MAC-DIR-271-2024 del 31 de mayo de 2024, recibido el 4 de junio siguiente, por medio del cual solicitó nuestro criterio en relación con el cuórum necesario para que la Junta Administrativa del Museo de Arte Costarricense sesione válidamente, con el cuórum necesario para adoptar sus acuerdos, con el cuórum necesario para aprobar las actas y con los integrantes del órgano legitimados para votar la aprobación de las actas. 

 

I. -   ALCANCES DE LA CONSULTA Y CRITERIO LEGAL 

 

            Nos indica en la consulta que, de conformidad con la ley n.° 6091 de 7 de octubre de 1977, mediante la cual se creó el Museo de Arte Costarricense, dicho órgano cuenta con una Junta Administrativa conformada por siete miembros.  Agrega que dicha Junta es la encargada, entre otras cosas, de aprobar el presupuesto del Museo; de dictar las medidas para la adquisición, conservación, restauración y custodia de obras de arte, mobiliario y edificios; y de examinar y resolver las solicitudes de adquisición de obras artísticas de otras instituciones del Estado.

 

            Sostiene que la Junta Administrativa sesiona cada quince días y que, en algunas ocasiones, a pesar de contar con el cuórum necesario para sesionar, al pretender aprobar las actas de sesiones anteriores, los miembros presentes se abstienen de votar debido a que no estuvieron presentes en esas sesiones.  Indica que eso hace que algunas actas no se aprueben, lo que provoca un atraso en la notificación y ejecución de los acuerdos.

 

            Partiendo de lo anterior, nos realiza las siguientes consultas:

 

“1. ¿Cuántos miembros se requiere para que la Junta Administrativa del Museo de Arte Costarricense pueda sesionar de manera válida si está conformada por siete miembros?

2. ¿La votación de cuántos miembros se necesita para aprobar las Actas de sesiones anteriores? 

3. Tomando en consideración la reciente reforma del artículo 56 inciso 1) de la Ley General de la Administración Pública, respecto a la obligatoriedad de grabar las sesiones de los órganos colegiados y, dada la fiabilidad de los modernos medios informáticos en plataformas como Zoom y Teams, que permite a todos los Miembros de la Junta, incluyendo a los que se ausentaron; escuchar y observar la sesión en la que no estuvieron presentes y, enterarse de lo deliberado y votado, se consulta: ¿Es posible que un miembro que no estuvo presente en una sesión anterior, misma que quedó plasmada en un acta que ahora se pretende aprobar, pueda votar de manera válida la aprobación de esa acta si se deja señalado que el miembro escuchó y observó la grabación con anterioridad, por lo que pudo corroborar que lo plasmado se apega a lo sucedido?

4. ¿De ser positiva la respuesta a la anterior interrogante: ¿Ese voto sería válido para aprobar el acta y dicho Miembro cuenta también con responsabilidad por lo votado?

5. Si por el contrario, la respuesta es negativa, todo miembro de un Órgano Colegiado que se ausentó en la sesión anterior cuya acta se pretende aprobar, ¿debe abstenerse de votar?

6. En caso que la respuesta sea que deben abstenerse y, en consecuencia, no sea posible aprobar las actas, ¿los acuerdos en ella plasmados también quedan sin aprobación dado que se requiere la votación de dos tercios de la totalidad de los miembros para su firmeza? (artículo 56 inciso 3 de la Ley General de la Administración Pública).

7. ¿La votación de cuántos miembros es necesaria para aprobar los acuerdos de la Junta Administrativa?”

 

            A la consulta se adjuntó el criterio legal emitido por la Asesoría Jurídica del Museo, criterio que consta en los oficios MAC-AJ-001-2024 del 14 de marzo de 2024 y en el MAC-AJ-002-2024 del 30 de abril de 2024. 

 

            Según se nos indica en el oficio MAC-DIR-271-2024 citado, la decisión de plantear la consulta fue adoptada por la Junta Administrativa del Museo en el acuerdo MAC-09-4.1-2024, artículo 4, de la sesión ordinaria n.° 09 del 14 de mayo de 2024. 

 

 

II.- SOBRE EL CUÓRUM REQUERIDO POR LA JUNTA DIRECTIVA DEL MUSEO DE ARTE COSTARRICENSE PARA SESIONAR VÁLIDAMENTE (CUÓRUM ESTRUCTURAL)

 

            La Ley de Creación del Museo de Arte Costarricense ya citada, dispone que dicho Museo es un órgano del Ministerio de Cultura, Juventud y Deportes (artículo 1), el cual “Será regentado por una Junta Administrativa de siete miembros nombrados libremente por el Ministerio de Cultura, Juventud y Deportes, los cuales permanecerán en sus cargos dos años y podrán ser reelectos.” (artículo 4).

            El cuórum necesario para que un órgano público sesione válidamente (cuórum estructural) está regulado en el artículo 53 de la Ley General de la Administración Pública.  Esa norma dispone lo siguiente:

 

          “Artículo 53.-

                      1. El quórum para que pueda sesionar válidamente el órgano colegiado será el de la mayoría absoluta de sus componentes.

          2. Si no hubiere quórum, el órgano podrá sesionar válidamente en segunda convocatoria veinticuatro horas después de la señalada para la primera, salvo casos de urgencia en que podrá sesionar después de media hora y para ello será suficiente la asistencia de la tercera parte de sus miembros. 

          3. Si la sesión fuera celebrada de manera virtual, formará quórum cada uno de los integrantes presentes mediante enlaces telemáticos, para lo cual los participantes deben permanecer, durante toda la sesión, conectados con audio y video, independientemente del lugar desde el cual dicha conexión se origine, con tal de que su conexión le permita la comunicación simultánea de forma ininterrumpida.

          (Así adicionado el inciso anterior por el artículo 3° de la Ley Autoriza la celebración de sesiones virtuales a los Órganos Colegiados de la Administración Pública, N° 10379 del 2 de octubre del 2023).”

 

            La mayoría absoluta de un órgano colegiado equivale a la mitad más uno de sus componentes, por lo que, en el caso de un órgano integrado por siete miembros, la mitad más uno de sus integrantes equivale a cuatro directivos.  Si bien es cierto la mitad de siete es tres y medio, esa fracción debe redondearse hacia arriba, es decir, hacia el número entero mayor que corresponda, pues si el redondeo se hace hacia abajo, no se alcanzaría siquiera la mitad de los siete miembros.

 

            Lo anterior es congruente con lo dispuesto en el artículo 8 del “Reglamento del Museo de Arte Costarricense”, emitido mediante el decreto n.° 19169 de 4 de agosto de 1989.  El texto de esa norma señala:

 

          “ARTÍCULO 8.- El quórum para que pueda sesionar válidamente la Junta será de cuatro de sus miembros. Si no hubiera quórum, podrá sesionar válidamente en segunda convocatoria veinticuatro horas después de la fecha señalada para la primera, salvo casos de urgencia, en los que se podrá sesionar después de media hora, si están presentes al menos tres de sus miembros. Las sesiones de la Junta serán siempre privadas, pero en casos especiales, acordándolo así por unanimidad de los miembros presentes podrán asistir otras personas.

          El Director del Museo tendrá siempre derecho a asistir, salvo que la Junta por unanimidad disponga lo contrario.”

 

            Así las cosas, el cuórum requerido por la Junta Directiva del Museo de Arte Costarricense para sesionar válidamente (cuórum estructural), es de cuatro miembros, salvo que no se logre el cuórum en la primera convocatoria, en cuyo caso podrá sesionar veinticuatro horas después (o media hora después, en supuestos de urgencia) con una tercera parte de sus miembros, lo que equivale, en un órgano de siete miembros, a tres de sus integrantes.

 

            Adicionalmente, la Junta Directiva del Museo de Arte Costarricense puede sesionar de manera válida sin cumplir los requisitos referentes a la convocatoria, cuando a la sesión asistan todos sus miembros y lo acuerden por unanimidad, según lo dispuesto en el artículo 52, inciso 4), de la Ley General de la Administración Pública y el numeral 7 del Reglamento del Museo.

 

 

III.- SOBRE EL CUÓRUM REQUERIDO POR LA JUNTA DIRECTIVA DEL MUSEO DE ARTE COSTARRICENSE PARA APROBAR ACUERDOS (CUÓRUM FUNCIONAL)

 

            Una vez cumplidos los requisitos para sesionar válidamente, los órganos colegiados pueden adoptar acuerdos, siempre que el número de integrantes presentes en la sesión lo permita, de conformidad con la votación requerida en cada caso. 

 

En ese sentido, cabe señalar que el voto es el acto por medio del cual cada uno de los integrantes del órgano expresa su preferencia por una de las opciones sometidas a su conocimiento.  Para la adopción de los acuerdos, salvo que exista disposición especial en otro sentido, aplica el principio mayoritario, lo cual supone que la decisión se adopta por mayoría absoluta de los presentes; es decir, con el voto favorable de la mitad más uno de los miembros asistentes, según lo dispuesto en el artículo 54, inciso 3, de la Ley General de la Administración Pública. 

 

Por lo general, la normativa que rige a los órganos colegiados distingue entre mayoría absoluta (que ―insistimos― es la que aplica por regla general para aprobar acuerdos) mayoría calificada y mayoría relativa.  Esta última se utiliza, por ejemplo, cuando existen más de dos opciones por las cuales es posible votar.  Don Eduardo Ortiz se refirió a los alcances de cada una de las mayorías citadas en los siguientes términos:

 

          “iii) Principio mayoritario

          Se explicó ya que la decisión colegial se adopta por mayoría, siendo la regla al respecto, que la misma se hace con la mitad más uno de los componentes, salvo exigencia en contrario de la ley.  Se distinguen al respecto los siguientes tipos:

          iii-a) mayoría absoluta, igual a la mitad más uno de los componentes;

          iii-b) mayoría calificada, igual a un número de votos mayor que el anterior, es decir mayor que la mitad más uno.  Este tipo de mayoría puede ser de desigual cuantía, pero generalmente, es de dos tercios o de tres cuartos de los componentes;

          iii-c) mayoría relativa, igual al número mayor de votos obtenidos, sea cual fuere su relación con el número de componentes. 

          Para efectos de cómputo ha de prescindirse de fracciones, salvo disposición de la ley en contrario, de modo de igualar la fracción a una unidad más.”   (ORTIZ ORTIZ, Eduardo, Tesis de Derecho Administrativo, San José, Editorial Stradtmann S.A., primera edición, 2000, tomo II, página 85).

 

En el caso de la Junta Directiva del Museo de Arte Costarricense, una vez cumplidos los requisitos para sesionar válidamente, los acuerdos deben adoptarse por la mayoría absoluta de los miembros presentes en la sesión, salvo que exista una norma que exija una mayoría de otro tipo para adoptar acuerdos específicos.  Así, si están presentes 4 directivos (que es el mínimo para sesionar) la mayoría absoluta será de tres miembros; si están presentes cinco directivos, la mayoría absoluta será también de tres miembros; si están presentes seis directivos la mayoría absoluta será de cuatro miembros; y si están presentes los siete directivos que componen el órgano, la mayoría absoluta será de cuatro miembros.

 

            Por último, si la sesión se realiza en segunda convocatoria (veinticuatro horas después de la primera convocatoria) o en los supuestos de urgencia (media hora después de la primera convocatoria) según lo previsto en el artículo 53.2 de la Ley General de la Administración Pública, se requerirían tres directivos como mínimo para sesionar, por lo que la mayoría absoluta necesaria para adoptar acuerdos en esos supuestos sería de dos votos.

 

IV.- SOBRE EL CUÓRUM REQUERIDO POR LA JUNTA DIRECTIVA DEL MUSEO DE ARTE COSTARRICENSE PARA APROBAR LAS ACTAS DE SUS SESIONES

 

            El artículo 56 de la Ley General de la Administración Pública establece la obligación de levantar un acta de las sesiones que celebren los órganos colegiados del sector público.  Además, regula el procedimiento que se debe seguir para su aprobación.  Esa norma dispone lo siguiente:

 

             “Artículo 56-

             1) Las sesiones de los órganos colegiados deberán grabarse en audio y video y ser respaldadas en un medio digital que garantice su integridad y archivo de conformidad con la legislación vigente. Será obligación de todos los miembros del cuerpo colegiado verificar que se realice la grabación de la sesión y constituirá falta grave el no hacerlo.

             2) De cada sesión se levantará un acta, que contendrá la indicación de las personas asistentes, así como las circunstancias de lugar y tiempo en que se ha celebrado, la transcripción literal de todas las intervenciones efectuadas en apego a los principios constitucionales de razonabilidad y proporcionalidad, los puntos principales de deliberación, la forma y el resultado de la votación, y el contenido de los acuerdos.

             (Así reformado el inciso anterior por el artículo 4° de la Ley Autoriza la celebración de sesiones virtuales a los Órganos Colegiados de la Administración Pública, N° 10379 del 2 de octubre del 2023)

             3) Las actas se aprobarán en la siguiente sesión ordinaria. Antes de esa aprobación carecerán de firmeza los acuerdos tomados en la respectiva sesión, a menos que los miembros presentes acuerden su firmeza por votación de dos tercios de la totalidad de los miembros del Colegio.

             4) Las actas serán firmadas por el presidente y por aquellos miembros que hubieran hecho constar su voto disidente.

             (Así reformado por el artículo 2° de la Ley para mejorar el proceso de control presupuestario, por medio de la corrección de deficiencias normativas y prácticas de la administración pública, N° 10053 del 25 de octubre de 2021)”.

 

            De conformidad con la norma transcrita, las actas de las sesiones deben aprobarse en la siguiente sesión ordinaria que realice el órgano.  Debido a que ese artículo no exige una mayoría especial para la aprobación del acta, esa aprobación puede llevarse a cabo con el voto favorable de la mayoría absoluta de los miembros presentes en la sesión, siguiendo los lineamientos ya expuestos.

 

            Según indica expresamente el artículo 56 de la Ley General de la Administración Pública, los acuerdos solo adquieren firmeza después de aprobada el acta, salvo que en la misma sesión en que se adoptan se acuerde declararlos firmes, en cuyo caso se requiere la votación de dos tercios de la totalidad de los miembros del colegio.  Ello equivale, para un órgano de siete integrantes como es el caso de la Junta Directiva del Museo de Arte costarricense, al voto de cinco de sus miembros.

 

            Cabe señalar que el artículo 9 del Reglamento del Museo de Arte Costarricense establece que “Antes de su aprobación los acuerdos tomados en la respectiva sesión carecerán de firmeza, a menos que los miembros presentes acuerden su firmeza por votación unánime”, lo que permitiría que un acuerdo de ese tipo sea votado, en algunos casos, por cuatro directivos; sin embargo, esa disposición no puede privar sobre la Ley General de la Administración Pública, por lo que, en todos los casos, para declarar la firmeza de un acuerdo en la misma sesión en la que se adopta, será necesario que se cuente con el voto de “dos terceras partes de la totalidad de los miembros del colegio”, lo que equivale a cinco integrantes de la Junta Directiva del Museo de Arte Costarricense. 

 

            Con respecto a lo anterior, debe tenerse presente que la Ley General de la Administración Pública es el cuerpo normativo que regula el funcionamiento de los órganos colegiados del sector público, de manera tal que sus preceptos son obligatorios salvo que otra norma, de rango legal como mínimo, disponga otra cosa.  En ese sentido, el artículo 364.2 de la Ley General de la Administración Pública establece que los principios y las normas de esa ley “… prevalecerán sobre los de cualesquiera otras disposiciones de rango igual o menor”, lo cual tiene sentido si se toma en cuenta que uno de los objetivos de esa ley es uniformar el régimen jurídico aplicable al Estado.

 

 

V.- SOBRE LA POSIBILIDAD DE QUE LOS MIEMBROS DE UN ÓRGANO COLEGIADO VOTEN LA APROBACIÓN DEL ACTA DE UNA SESIÓN GRABADA EN AUDIO Y VIDEO EN LA QUE NO ESTUVIERON PRESENTES

 

            Para abordar este punto es importante indicar que la Ley General de la Administración Pública no exige expresamente que el acta de la sesión de un órgano colegiado sea votada solo por los directivos que estuvieron presentes en la sesión; sin embargo, la posición tradicional de esta Procuraduría sobre ese tema ha sido que el integrante del órgano que estuvo ausente de la sesión, debe abstenerse de votar el acta.

 

            Uno de los primeros dictámenes que se refirió a ese asunto fue el C-053-2000 del 16 de marzo de 2000, en el que indicamos que “…. el acto de discusión y aprobación del acta es una acción de verificación a través de la cual se determina que lo consignado en esta corresponde en forma fehaciente a lo discutido y aprobado en el colegio”, y que, por esa razón, “… un miembro que estuvo ausente en una sesión está imposibilitado de participar en la deliberación y en la votación del acta respectiva, es decir, debe abstenerse.”  En ese pronunciamiento sostuvimos además que “… si un miembro, que no puede ni debe participar en una deliberación y votación, concurre con su voto para que los acuerdos adoptados en la sesión anterior queden firmes, podría incurrir en alguno tipo de responsabilidad.  En esta hipótesis podría ser responsable administrativa, civil o penalmente, no por los acuerdos tomados en la sesión anterior y que quedaron firmes gracias a que él aprobó el acta, sino porque emitió un acto para el cual no estaba autorizado o en el que existía un deber de abstención.”

 

            Luego, en el dictamen C-087-2000 del 9 de mayo de 2000, se atendió una solicitud para reconsiderar el dictamen C-053-2000 mencionado; no obstante, este órgano optó por ratificar la tesis a la que se ha hecho referencia.  En esa oportunidad indicamos que “… si el objeto de la aprobación es dar certeza a partir de lo sucedido en la sesión, debe concluirse que esa aprobación no puede ser el producto de una lectura del acta, porque precisamente del director no se exige que aprehenda el contenido de la sesión por una lectura, sino por su participación. Esa lectura no pretende ese conocimiento por parte del director, sino que la lectura está dirigida a comprobar la exactitud de lo documentado con lo sucedido realmente, por lo que si el directivo solo cuenta con lo leído, carecerá de un elemento de confrontación para determinar la corrección del acta y de lo que ella da cuenta. Cabe recalcar, en ese sentido, que la aprobación no tiende a dar funcionalidad al órgano, sino ante todo certeza en relación con lo deliberado y decidido: qué opiniones se han vertido, cómo fue la votación, por ejemplo.”

 

            La tesis que adoptó esta Procuraduría en los pronunciamientos reseñados se ha mantenido vigente y fue ratificada en los dictámenes C-012-2003 del 23 de enero de 2003, C-223-2003 del 23 de julio de 2003, C-301-2005 del 22 de agosto de 2005, C-376-2005 del 2 de noviembre de 2005, C-471-2006 del 23 de noviembre de 2006, C-383-2007 del 1° de noviembre de 2007, C-366-2008 del 7 de octubre de 2008, C-021-2009 del 2 de febrero de 2009, C-184-2010 del 30 de agosto de 2010, C-215-2012 del 17 de setiembre de 2012, C-052-2013 del 1° de abril de 2013, C-261-2013 del 22 de noviembre de 2013 y C-174-2020 del 15 de mayo del 2020.

 

            A pesar de lo anterior, ha habido cambios normativos importantes que justifican revisar nuevamente el punto.  Nos referimos a la ley n.° 10053 del 25 de octubre de 2021, denominada “Ley para mejorar el proceso de control presupuestario, por medio de la corrección de deficiencias normativas y prácticas de la administración pública”; así como a la ley n.° 10379 del 2 de octubre de 2023, denominada “Autoriza la celebración de sesiones virtuales a los Órganos Colegiados de la Administración Pública”. 

 

            La primera de las leyes mencionadas reformó el artículo 56, inciso 1), de la Ley General de la Administración Púbica a efecto de establecer que “Las sesiones de los órganos colegiados deberán grabarse en audio y video y ser respaldadas en un medio digital que garantice su integridad y archivo de conformidad con la legislación vigente”. Ese inciso dispuso además que “Será obligación de todos los miembros del cuerpo colegiado verificar que se realice la grabación de la sesión y constituirá falta grave el no hacerlo.”

 

            Por su parte, la ley n.° 10379 citada, reformó el artículo 50 inciso a) de la Ley General de la Administración Pública para ratificar la obligación de “Grabar el audio y video de las sesiones del órgano y levantar las actas correspondientes, las cuales constituirán una transcripción literal de todas las intervenciones efectuadas en apego a los principios constitucionales de razonabilidad y proporcionalidad, garantizando con ello la publicidad y el acceso ciudadano a todos estos registros.”  Además, esa ley reformó el artículo 52, inciso 5, de la Ley General de la Administración Pública a efecto de establecer que “Tanto las sesiones ordinarias como las extraordinarias del órgano podrán celebrarse de manera virtual, mediante el uso de sistemas telemáticos que permitan una comunicación integral, simultánea e ininterrumpida de video, audio y datos entre sus integrantes y que garanticen en tiempo real la oralidad de la deliberación, la identidad de los asistentes, la autenticidad e integridad de la voluntad colegiada, la conservación e inalterabilidad de lo actuado y su grabación en medios que permitan su íntegra reproducción.”

 

            Partiendo de lo anterior, y atendiendo el cambio normativo aludido, estimamos que es posible admitir que un directivo vote el acta de una sesión en la que estuvo ausente, toda vez que si la exigencia de haber estado presente en la sesión tiene como objetivo ratificar que los datos consignados en el acta son reales, ese objetivo puede cumplirse si el directivo da fe, antes de votar el acta, de que escuchó el audio y observó el video de la sesión y de que los datos insertos en el acta son fieles a lo ocurrido.

 

            Una de las principales razones para rechazar que el directivo ausente de una sesión pudiese aprobar el acta con la sola lectura de ese documento, consistía en que dicho directivo no tenía un punto de confrontación que le permitiera asegurar que lo consignado en el acta era fiel reflejo de lo ocurrido en la sesión; sin embargo, con el cambio normativo reseñado, y con el requisito imprescindible de que el directivo ausente de fe de que escuchó el audio y observó el video de la sesión, se logra tener ese punto de confrontación entre lo realmente ocurrido y lo consignado en el acta. 

 

            Es claro que, si la sesión queda grabada en audio y en video, cualquier persona podría confirmar (o refutar) que lo inserto en el acta refleja lo acontecido en la sesión.  A pesar de ello, la aprobación del acta por parte de los directivos sigue siendo útil, pues son ellos quienes tienen la responsabilidad de asegurar, con su voto favorable a la aprobación del acta, que dicho documento es fiel a la realidad.

 

            Incluso, la necesidad de que el directivo ausente escuche el audio y observe el video de la sesión para quedar habilitado para aprobar el acta tiene la ventaja de que esa persona necesariamente va a tener que estar al tanto de lo ocurrido en la sesión, lo que podría redundar en una mayor eficiencia en el funcionamiento del órgano, pues al estar mejor informado sobre lo que ocurrió en la sesión, puede contribuir de manera más efectiva a la adopción de decisiones futuras.

 

            Por otra parte, permitir que los miembros ausentes voten el acta de la sesión después de haberse informado adecuadamente de lo ocurrido en ella, evita la necesidad de posponer la aprobación de actas, lo que permite que los acuerdos adoptados por el órgano colegiado queden firmes y puedan ser ejecutados con mayor celeridad, sin dilaciones innecesarias e inconvenientes.

 

            Estimamos que la realidad tecnológica actual debe permitir, en la medida de lo posible, que la gestión de los órganos colegiados sea más eficiente, acudiendo a una interpretación evolutiva de las normas que los rigen.  Desde esa perspectiva, la obligación de grabar en audio y video las sesiones de esos órganos colegiados, así como la de respaldar esa información en un medio digital que garantice su integridad y su archivo, cambia radicalmente las condiciones que justificaban la necesidad de que los directivos que no estuvieron presentes en la sesión se abstuvieran de aprobar el acta respectiva.

           

            Por lo expuesto, y en virtud del cambio normativo que establece la obligación de grabar en audio y video las sesiones de los órganos colegiados de la Administración Pública,

así como la de respaldar esa información en un medio digital que garantice su integridad y su archivo, es criterio de esta Procuraduría que los directivos que den fe de haber escuchado y observado la grabación completa de la sesión respectiva quedan habilitados para aprobar el acta, aunque no hayan estado presentes en la sesión. 

 

            Es preciso insistir en la necesidad de que el directivo que estuvo ausente de fe de que escuchó el audio y observó el video de la sesión pues, solo después de que lo haga, quedará habilitado para emitir su voto sobre la aprobación del acta.  Es evidente que una persona que no asistió a una sesión y que no ha oído ni observado el video de esa sesión, no podría asegurar que los datos contenidos en el acta son fieles a la realidad, y si lo hace, podría incurrir en responsabilidades administrativas, civiles o penales, por el solo hecho de ratificar algo que no le consta.

 

            Después de que el directivo de fe de que escuchó el audio y observó el video de la sesión en la que estuvo ausente, su responsabilidad por los datos falsos o inexactos que pudiera contener el acta que aprueba es la misma que podría recaer sobre el integrante del órgano que votó el acta y que sí asistió a la sesión.  Ello debido a que la finalidad de la aprobación del acta es que quien vota a favor de aprobarla ratifique que los datos contemplados en ella son reales.

 

            Se reconsideran de oficio los dictámenes C-053-2000 del 16 de marzo de 2000, C-087-2000 del 9 de mayo de 2000, C-012-2003 del 23 de enero de 2003, C-223-2003 del 23 de julio de 2003, C-301-2005 del 22 de agosto de 2005, C-376-2005 del 2 de noviembre de 2005, C-471-2006 del 23 de noviembre de 2006, C-383-2007 del 1° de noviembre de 2007, C-366-2008 del 7 de octubre de 2008, C-021-2009 del 2 de febrero de 2009, C-184-2010 del 30 de agosto de 2010, C-215-2012 del 17 de setiembre de 2012, C-052-2013 del 1° de abril de 2013, C-261-2013 del 22 de noviembre de 2013 y C-174-2020 del 15 de mayo del 2020.  Lo anterior solamente en tanto sostuvieron la improcedencia de que un directivo que no estuvo presente en una sesión participe en la aprobación del acta respectiva. 

 

 

VI.- CONCLUSIÓN

 

            Con fundamento en lo expuesto, esta Procuraduría arriba a las siguientes conclusiones:

 

            1.- El cuórum requerido por la Junta Directiva del Museo de Arte Costarricense para sesionar válidamente (cuórum estructural), es de cuatro miembros, salvo que no se logre el cuórum en la primera convocatoria, en cuyo caso podrá sesionar veinticuatro horas después (o media hora después, en supuestos de urgencia) con una tercera parte de sus miembros, lo que equivale, en un órgano de siete miembros, a tres de sus integrantes.

 

            2.- La Junta Directiva del Museo de Arte Costarricense puede sesionar de manera válida sin cumplir los requisitos referentes a la convocatoria, cuando a la sesión asistan todos sus miembros y lo acuerden por unanimidad, según lo dispuesto en el artículo 52, inciso 4), de la Ley General de la Administración Pública y el numeral 7 del Reglamento del Museo.

 

3.- Una vez cumplidos los requisitos para sesionar válidamente, la Junta Directiva del Museo de Arte Costarricense puede adoptar acuerdos por mayoría absoluta de los miembros presentes en la sesión, salvo que exista una norma que exija una mayoría de otro tipo para acuerdos específicos.  Así, si están presentes 4 directivos (que es el mínimo para sesionar) la mayoría absoluta será de tres miembros; si están presentes cinco directivos, la mayoría absoluta será también de tres miembros; si están presentes seis directivos la mayoría absoluta será de cuatro miembros; y si están presentes los siete directivos que componen el órgano, la mayoría absoluta será de cuatro miembros.

 

            4.- Si la sesión se realiza en segunda convocatoria (veinticuatro horas después de la primera convocatoria) o en los supuestos de urgencia (media hora después de la primera convocatoria) según lo previsto en el artículo 53.2 de la Ley General de la Administración Pública, la Junta Directiva del Museo de Arte Costarricense requerirá tres directivos como mínimo para sesionar, por lo que la mayoría absoluta necesaria para adoptar acuerdos en esos supuestos sería de dos votos.

 

            5.- De conformidad con el artículo 56 de la Ley General de la Administración Pública, las actas de las sesiones deben aprobarse en la siguiente sesión ordinaria que realice el órgano.  Debido a que ese artículo no exige una mayoría especial para la aprobación del acta, esa aprobación puede llevarse a cabo con el voto favorable de la mayoría absoluta de los miembros presentes en la sesión.

 

            6.- Los acuerdos solo adquieren firmeza después de aprobada el acta, salvo que en la misma sesión en que se adoptan se acuerde declararlos firmes, en cuyo caso se requiere la votación de dos tercios de la totalidad de los miembros del colegio.  Ello equivale, para un órgano de siete integrantes como es el caso de la Junta Directiva del Museo de Arte Costarricense, al voto de cinco de sus miembros.

 

            7.- En virtud del cambio normativo que establece la obligación de grabar en audio y video las sesiones de los órganos colegiados de la Administración Pública, así como la de respaldar esa información en un medio digital que garantice su integridad y su archivo, es criterio de esta Procuraduría que los directivos que den fe de haber escuchado y observado la grabación completa de la sesión respectiva quedan habilitados para aprobar el acta, aunque no hayan estado presentes en la sesión. 

 

            8.- Después de que el directivo de fe de que escuchó el audio y observó el video de la sesión en la que estuvo ausente, su responsabilidad por los datos falsos o inexactos que pudiera contener el acta que aprueba es la misma que podría recaer sobre el integrante del órgano que votó el acta y que sí asistió a la sesión.  Ello debido a que la finalidad de la aprobación del acta es que quien vota a favor de aprobarla ratifique que los datos contemplados en ella son reales.

 

            9.- Se reconsideran de oficio los dictámenes C-053-2000 del 16 de marzo de 2000, C-087-2000 del 9 de mayo de 2000, C-012-2003 del 23 de enero de 2003, C-223-2003 del 23 de julio de 2003, C-301-2005 del 22 de agosto de 2005, C-376-2005 del 2 de noviembre de 2005, C-471-2006 del 23 de noviembre de 2006, C-383-2007 del 1° de noviembre de 2007, C-366-2008 del 7 de octubre de 2008, C-021-2009 del 2 de febrero de 2009, C-184-2010 del 30 de agosto de 2010, C-215-2012 del 17 de setiembre de 2012, C-052-2013 del 1° de abril de 2013, C-261-2013 del 22 de noviembre de 2013 y C-174-2020 del 15 de mayo del 2020.  Lo anterior solamente en tanto sostuvieron la improcedencia de que un directivo que no estuvo presente en una sesión participe en la aprobación del acta respectiva.

 

Cordialmente;

 

 

 

 

Julio César Mesén Montoya

Procurador

JCMM/hsc