C-317-84

San José, 8 de octubre de 1984

Señor

Farm. Carlos A. Serrano Bonilla

Secretario Junta Administrativa

Del Archivo Nacional

S.D

Estimado señor:

Con la aprobación del señor Procurador General de la Republica, doy respuesta a su oficio 072-T-84 de 24 de julio de este año, por medio del cual esa Junta formula ante este Despacho una consulta de carácter técnico-jurídico, referente a la relación de subordinación del personal que está en forma exclusiva a su servicio.

Manifiesta usted que el motivo de la gestión lo es la circunstancia de que esta Procuraduría, ante consulta formulada por la Directora del Archivo Nacional, mediante dictamen emitido por oficio C-144-84 de 27 de enero del presente año externo su criterio sobre el asunto, sosteniendo que esos servidores se encuentran ligados por una relación directa de subordinación con el Director General del Archivo.

Indica seguidamente que en criterio de esa Junta la relación de subordinación no lo es con el Director General del Archivo, sino que existe una relación jerárquica, directa e inmediata de esos servidores con Colegiado. Exponen, en apoyo de lo anterior una serie de razones tanto de hecho como jurídicas, y suministran a la vez una abundante información, a efecto de obtener de este Despacho “un nuevo estudio del problema2 en el cual se tengan en consideración los elementos aportados en esta ocasión.

Sobre el particular me permito manifestarle lo siguiente:

Dispone el numeral 5° de la ley de Creación de la Junta Administrativa del Archivo Nacional (N° 5574 de 17 de septiembre de 1974):

“Para el cumplimento de sus fines, la Dirección del Archivo Nacional pondrá a disposición de la Junta el personal necesario, dentro de sus posibilidades presupuestarias.”

De acuerdo con la información suministrada por ustedes, a la Dirección General del Archivo no le fue posible suplir ese personal, motivo por el cual previa autorización de la Contraloría de la Republica, la Junta procedió a nombrar directamente varios servidores exclusivamente para ella y cuya remuneración se cubría con fondos de su propio presupuesto.

Como aspecto de interés, cabe señalar que ya está Procuraduría, ha dejada sentada la regla general, al efectuar un análisis del numeral 8° de la Ley de Planificación Nacional, N° 5525 de 2 de mayo de 1974 (el cual prevé el traslado de servidores de otras instituciones públicas OFIPLAN, ahora convertida en Ministerio), de que el personal que es trasladado de una oficina pública a otra, queda sometido a la jornada y régimen de trabajo y disciplinario de la institución que lo adquirió ( dictamen emitido por oficio de 27 de diciembre de 1976).

De manera tal que, incluso dentro del supuesto de que la Dirección del Archivo hubiera suministrado de que la Dirección del Archivo hubiera suministrado ese personal, la subordinación del mismo habría salido de su ámbito, lo cual resulta a todas luces apagado a los principios de la lógica, la conveniencia, y a una sana administración, dada la necesidad del nuevo patrono público (en este caso la Junta), de tener a su absoluta disposición a esos servidores.

No obstante, lo anterior, como puede notarse, el caso planteado reviste características muy singulares, toda vez que el Director General del Archivo podría, eventualmente, contar con cierta autoridad sobre al personal al servicio exclusivo de ese órgano Colegiado, cuando actúa en funciones de representante y personero ejecutivo de los acuerdos y disposiciones dictados por la junta en materia de su competencia. Ello en virtud de los artículos 6° de la ley N° 5574 antes citada y 14 y 17 de su reglamento (emitido por decreto ejecutivo N° 4664-G de 4 de febrero de 1975), los cuales, en lo que interesa, establecen por su orden:

“El Director del Archivo Nacional tendrá la representación judicial y extrajudicial de la Junta, y será su personero ejecutivo…

“Son funciones del Director General: A) Representar a la Judicial y extrajudicialmente, en todos los actos y asuntos legales… f) Las demás funcione que las leyes, reglamentos y la Junta le asignen”.

“Como ejecutor de los acuerdos de la Junta Directiva, el Director General velará por el cumplimiento de los pronunciamientos de ese organismo, deberá tomar todas las providencias necesarias para el buen funcionamiento del Archivo Nacional.”

Sin embargo, y así se desprende claramente del Reglamento Interior de Trabajo del Archivo Nacional (emitido mediante decreto ejecutivo N° 5679-G de 25 de noviembre de 1975), el único personal que queda bajo la absoluta subordinación del Director General del Archivo, en lo que a su relación de servicio con este se refiere, son los empleados nombrados, pagados y que sirven concretamente al Archivo Nacional, en su actividad técnica.

Ellos quedan patentes, con la simple lectura de los artículos 1°, 2° y 4°, de dicho cuerpo normativo, los cuales disponen, en lo que interesa por su orden lo siguiente:

“Se establece el presente Reglamento Interior de Trabajo, que en adelante se denominara “Reglamento” para normar las relaciones internas entre el Archivo Nacional y sus servidores…”

“Para los efectos de este reglamento se entiende por A) Patrono: El ministerio de Gobernación y subsidiariamente el Archivo Nacional…b) Representantes personales:  El ministerio de Gobernación y subsidiariamente el director general del archivo con instrucciones del Ministro…c) Trabajadores: Las personas físicas que presten a la empresa (sic) sus servicios materiales, intelectuales o de ambos géneros…”

“El Director General, o por delegación hecha por este en el Subdirector, será quien tenga a su cargo todo lo relacionado con la aplicación de este reglamento, así como también lo concerniente al personal y las relaciones del mismo con la Dirección General de Servicio Civil y el Ministerio de Gobernación”.

Ahora bien, aunque en el anterior pronunciamiento de este Despacho se sostuvo que existía una dependencia jerárquica de carácter absoluto (sea cubriendo su actividad) del Director General del Archivo con respecto a la junta, estimamos que tal criterio no resulta evidente es que el citado funcionario es un subalterno de la junta Administrativa en lo tocante a las materias que por disposición legal corresponden a esta. Dicha subordinación que da patenta en lo dispuesto por los artículos 2° de la citada ley N° 5574 y 7°, 14 inciso f) y 17 del reglamento de la Junta Administrativa del Archivo Nacional, en relación con el numeral 105 de la Ley General de la Administración Publica.

En efecto, además de los artículos 14 y 17 (anteriormente transcritos), disponen, en lo que interesa, las dos normas citadas de primeras:

“Las funciones de la junta serán: a) Dictar las medidas generales de organización y funcionamiento del Archivo para el debido cumplimiento de los fines indicados en la Ley del Archivo Nacional, N° 3661 de 10 de enero de 1966…”

“Corresponde a la Junta Administrativa: a) Dictar las medidas de organización y funcionamiento del Archivo Nacional. (…) f) Realizar los objetivos y fines específicos señalados en la Ley 5574 y aquellos que la junta determine”.

Por su parte, el numeral 105 de la Ley General de la Administración Publica establece:

“La potestad de ordenar y dirigir la conducta del inferior mediante ordenes, instrucciones o circulares será necesaria y suficiente para la existencia de la relación jerárquica, salvo limitaciones expresas del ordenamiento.”

Sin embargo, existe un campo dentro del cual la Junta no está jurídicamente facultada para ejercer potestades jerárquicas sobre el Director y aquel relativo a las funciones técnicas que este realiza en el archivo, actividad que fundamentalmente se encuentra regulada por el numeral 6° de la ley del Archivo nacional ( N° 3661 de 10 de enero de 1966), norma en la cual se establecen una serie de atribuciones del Director General del Archivo que se le fijan con entera independencia de las funciones señaladas para él y relacionadas con la junta es muy posterior a la del Archivo).

Desde luego que resultara un tanto difícil en algunas ocasiones delimitar, en forma exacta, las funciones del Director como subalterno de la Junta, con aquellas propias de su cargo técnico, funciones que, incluso, en ciertos casos pueden llegar hasta confundirse. Sin embargo, en cuanto al aspecto que interesa en el presente estudio, que es concretamente la subordinación laboral del personal al servicio exclusivo de la Junta, notamos que este no representa obstáculo alguno, pues fácilmente se colige que el Director se encuentra supeditado a lo que aquella, en su condición de máximo jerarca en el campo propio de su actividad disponga, toda su vez que por tratarse de algo relativo a su personal, ese, necesariamente, tiene que ser un aspecto por excelencia sometido a la voluntad de la junta, y sobre el cual tiene las más amplias facultades.

Es por lo anterior que esta Procuraduría es del criterio que ese Cuerpo Colegiado, en uso de sus potestades jerárquicas, dentro de las cuales se encuentran las de “dar órdenes particulares, instrucciones o circulares sobre el modo de ejercicio de las funciones por parte del inferior, tanto en aspectos de oportunidad o conveniencia como de legalidad… (artículo 102 de la Ley General de la Administración Publica) , está facultada para determinar, por vía de acuerdo, quien debe ejercer el poder de mando, la potestad disciplinaria y cualesquiera otras de las manifestaciones propias de la relación de jerarquía, sobre los referidos servidores. Asimismo, podrá determinar, atendiendo a razones de conveniencia, sana administración, y demás criterios que considere de interés para el mejor servicio público, si las circunstancias ameritan atribuir esas potestades a algún funcionario que se encuentre presente en forma permanente en las instalaciones donde la actividad de ese personal.

CONCLUSION

Con fundamento en lo expuesto, esta Procuraduría es del criterio que corresponde a esa Junta Administrativa, en su condición de superior jerárquico en el campo de la actividad a ella encomendada por la ley, determinar el régimen de subordinación a que debe quedar sujeto el personal que se encuentra exclusivamente a su servicio.

Queda reconsiderado el anterior pronunciamiento de este Despacho, en cuanto se oponga al presente, dados los nuevos elementos de juicio aportados en esta ocasión.

Lo saluda atentamente,

Lic. Ricardo Vargas Vásquez

PROCURADOR DE RELACIONES DE SERVICIO SECCION II