C-086-2008

26 de marzo del 2008

Doctor

Carlos Alberto Bolaños Céspedes

Presidente Ejecutivo

Instituto de Desarrollo Agrario

Estimado señor:

Con la aprobación de la señora Procuradora General de la República me refiero al oficio número PE-0457-2008 del 7 de febrero del año en curso, suscrito por el Ingeniero Alberto Amador Zamora, mediante el cual, cumpliendo con los acuerdos adoptados por la Junta Directiva del Instituto de Desarrollo Agrario, en los artículos 47, 48 y 49 de la sesión 032-2007 celebrada el 24 de setiembre del 2007, se solicita a esta Procuraduría emitir el dictamen que prevé el artículo 173 de la Ley General de la Administración Pública.

Con el oficio No. PE-0545-2008 el 12 de febrero de este año, se nos remitieron los expedientes números 046-2006, 2007-A-015 y 2007-A-016 relativos al procedimiento administrativo para la declaratoria de la nulidad absoluta, evidente y manifiesta de las adjudicaciones de las parcelas 113, 78 y 83 del Asentamiento Bahía.

Aspectos formales impiden la emisión del dictamen mientras no sean debidamente subsanados por la Administración gestionante,  tales como:

a) Con excepción de algunos documentos, los legajos están conformados por fotocopias simples, muchas de ellas repetidas y sin orden cronológico.  Al respecto  hemos indicado:

“Esta Procuraduría ha sostenido en otras ocasiones que el orden y la adecuada foliatura del expediente administrativo forman parte de las garantías del debido proceso.” (C-233-2005 del 24 de junio).

          “La garantía del debido proceso permite que el procedimiento funcione como un medio idóneo para la producción de una voluntad administrativa que, efectivamente, sea justa, tanto para los fines que persigue la Administración en sí misma, como para la protección de los derechos constitucionales del administrado.

Parte de esa garantía de debido proceso radica en el hecho de que el expediente cumpla con ciertos requisitos físicos, tales como estar compilado en fólder, ampo o carpeta; que en él consten, en orden cronológico, todos los documentos que se presentaron por parte del administrado o hayan sido agregados por la Administración; entre otros.

El incumplimiento de esos requisitos, tal y como lo ha señalado en otras oportunidades esta Procuraduría, puede aparejar la violación a los principios del debido proceso. A manera de ejemplo, en nuestro dictamen C-158-2005 del 28 de abril de 2005, indicamos que el expediente administrativo debe contener toda la documentación relativa al caso que se investiga y que, además, debe responder a un estricto orden cronológico.  Ello forma parte de la garantía constitucional a un debido proceso y derecho de defensa, pues si el expediente está incompleto o desordenado, su análisis se dificulta y puede provocar confusiones o equivocaciones en perjuicio del administrado.  En otras palabras, esos requerimientos trascienden el aspecto del orden (…)

Por otra parte, como complemento de la obligación de mantener un expediente completo, ordenado cronológicamente y debidamente foliado, existe también la obligación de dar certeza de su contenido.  Por eso, es indispensable, para poder verter el pronunciamiento al que se refiere el artículo 173 de la Ley General de la Administración Pública, que el expediente que se envía a esta Institución sea el original o una copia certificada de aquel.  Sin ese requisito, no puede existir certeza de la veracidad de la documentación enviada y por ende, se trunca la posibilidad de emitir criterio sobre el caso en concreto. (…)

«Con el objeto de garantizar el derecho de defensa efectiva y del debido proceso, deben constar en el respectivo expediente los documentos que sirven de fundamento a la pretensión anulatoria de un derecho subjetivo, y además los documentos deben ser originales o copias debidamente certificadas por el órgano competente para ello, haciendo constar que es copia fiel y exacta de su original, que se encuentra en los archivos de la entidad gestionante.» (Dictamen C-296-2006 de 21 de julio de 2006.  En el mismo sentido pueden consultarse el C-211-2004 del 29 de junio de 2004 y el C-161-2001 del 30 de mayo de 2001).” (C-103-2007 del 10 de abril).

b) Los expedientes están incompletos. Entre otros elementos, debieron haberse incorporado al menos:

- Certificación del acuerdo objeto de examen.   No constan los actos administrativos declaratorios de derechos cuya nulidad absoluta, evidente y manifiesta se pretende declarar (artículos VIII, XLVIII y XLIX de la sesión 26-98 del 31 de marzo de 1998 según referencia contenida en el artículo 29  de la sesión 009-2006 del 6 de marzo del 2006, donde la Junta Directiva autoriza la conformación de los órganos directores del procedimiento).

- Todos los antecedentes de la apertura del procedimiento.  El artículo 29  de la sesión 009-2006 del 6 de marzo del 2006, donde la Junta Directiva autoriza la conformación de los órganos directores del procedimiento, según su texto, se fundamenta en el oficio DAJ-186-06 suscrito por la Dirección de Asuntos Jurídicos, relacionado con las notas GG-514-06, DRB-1390-05 y OSSI-1754-05, los cuales no aparecen incorporados.   

La fecha del oficio DAJ-186-06 (4 de marzo del 2006) allí citada, coincide con la del oficio No. DAJ-199-2006 (folios 10-12, 38-41, 137-139 del expediente 046-2006;  86-88, 93-95 del expediente 2007-A-015 y 88-90, 95-97 del expediente 2007-A-016) pero el número es muy distinto. 

Por otra parte, el oficio No.  DRB-236-2006 (folio 13, expediente 046-2006; folio 96, expediente 2007-A-015 y folio 98, expediente 2007-A-016) menciona el oficio OSSI-754-2005 indicando que ofrece información básica de los casos ―el cual tampoco consta― y queda la duda acerca de si el número de oficio correcto es este, o el citado en el párrafo transanterior.

- Los documentos que sirvieron de base para el otorgamiento de títulos en las parcelas 78 y 83 del Asentamiento Bahía (expedientes 2007-A-015 y 2007-A-016) y prueba idónea que permita establecer que los folios 121-126 (ficha de titulación y otros) corresponden al expediente completo de la adjudicación de la parcela 113 (folios 27-33 del expediente 046-2006).

            -El acta correspondiente a la audiencia oral:  “La realización o no de la audiencia debe ser registrada en un acta... esto como garantía del correcto desarrollo del proceso.” [1]

            - Los oficios AJRB-A-496-07, AJRB-A-498-07 y AJRB-502-07 de la Asesoría Legal de la Región Brunca. Los artículos 47, 48 y 49 de la sesión de Junta Directiva 032-2007 del 24 de setiembre del 2007 donde se acuerda remitir los expedientes a la Procuraduría para la emisión del dictamen, se adoptan, según su texto, tomando en consideración tales oficios, los cuales no constan incorporados.

En consecuencia, se devuelven los expedientes administrativos 046-2006 (182 folios), 2007-A-015 (163 folios) y 2007-A-016 (156 folios) que nos fueron remitidos con oficio No. PE-0545-2008, el 12 de febrero de este año, con el objeto de que la Administración corrija, como en derecho corresponda, lo actuado en los procedimientos administrativos de cita.

Atentamente,

M. Sc. Susana Fallas Cubero

Procuradora Adjunta

SFC/fmc