C-116-2004

19 de abril de 2004

Doctora

Katya Jiménez Reyes

Directora General

Instituto sobre Alcoholismo y Farmacodependencia

S.  O.

Estimada señora:

Con la aprobación del señor Procurador General Adjunto, doy respuesta a su Oficio DG-568-07-03 de 16 de julio de 2003, mediante el cual nos pide la emisión de un dictamen favorable de nulidad absoluta, evidente y manifiesta (artículo 173 de la Ley General de la Administración Pública), en el acto administrativo por el que ese Instituto, en favor de la funcionaria xxx, reconoció un punto de más por concepto de “carrera profesional”.

I.-        Antecedentes.-

Aplicando en la especie el principio de celeridad (artículo 225 de la Ley General de la Administración Pública), omitimos hacer una relación detallada de los hechos que conforman el cuadro fáctico que nos ocupa.  Para los efectos, únicamente acreditamos los siguientes:

1)         Que mediante Oficio AA-146-05-2003 de 2 de mayo de 2003, la Msc. Daysi Ureña Cerdas, del Área de Apoyo de ese Instituto, informa a la señora Directora General sobre las “... Conclusiones y recomendaciones del INF-AC-019-2001, del 22 de enero del 2001...”, suscrito por “el licenciado Leonel Obando Obando, Director de Auditoría y Control en Recursos Humanos de la Dirección General de Servicio Civil,...”, y a propósito de “la “Auditoría en materia de Nombramientos, Análisis Ocupacional, Licencias Sin Goce se Salario, Contratos de Dedicación Exclusiva y Carrera Profesional en el Instituto sobre Alcoholismo y Farmacodependencia”, realizada entre el 17 de octubre y el 05 de diciembre del 2001 ...”, consignándose que la funcionaria xxx, dentro del “Subprograma: 1.01.04, a esa fecha, tenía un saldo a favor del Instituto de ¢ 45.781,oo (cuarenta y cinco mil setecientos ochenta y un colones), por concepto de sumas giradas de más. Los “Cálculos carrera profesional pagada incorrectamente”, indican lo siguiente:

“El 1° de julio 1998 se le reconoció tres cursos en la modalidad de aprovechamiento: Introducción al pensamiento adictivo, Organización comunidad educativa y taller de comunicación, de 24, 24 y 32 horas, respectivamente, no reconocidos por el Servicio Civil, se le devolvieron pero no se ajustó ese punto, por lo tanto, este monto está a favor del IAFA.” (Folios 2 a 6 del expediente administrativo)

2)         Que la Acción de Personal No. 0003566, a nombre de xxx, y con fecha de rige a partir del 1° de julio de 1998, tiene como justificación la siguiente leyenda:

“Reajuste salarial por puntos de carrera profesional, según resolución No. 02-98 de la Comisión de Carrera Profesional.  Sujeto a contenido presupuestario.  Hecho JLAG.”  (Folio 11 del expediente administrativo)

3)         Que conformado el Órgano Director del Procedimiento para declarar la nulidad absoluta, evidente y manifiesta del acto de reconocimiento del punto por concepto de carrera profesional a la señora xxx, éste, en el acto de apertura (citación a comparecencia), señaló lo siguiente:

“Según se hace constar en información brindada en oficio AA-146-05-2003, suscrito por la MSc. Daysi Ureña Cerdas, Coordinadora del Área de Apoyo y oficio AA-SA/0788-05-2003, suscrito por el Lic. Adolfo Morales Loría, Encargado a.i. del Subproceso de Gestión Humana, se le giró de más desde el 01 de julio de 1998 un punto de carrera profesional, (...), por lo que se le otorgó erróneamente el punto de carrera profesional.

Por ello, se infiere que el Subproceso de Gestión Humana incurrió en un error, por lo que debe ser enmendada dicha situación según lo establecido en el artículo 157 de la Ley General de la Administración Pública, y en atención al numeral 173 del mismo cuerpo legal, procederse en primer término a la declaración de nulidad absoluta, evidente y manifiesta del acto administrativo declaratorio de derechos que se dictó mediante la acción de personal número 3566 con fecha de rige 01 de julio de 1998, para que posteriormente, se determinen las sumas que se le han pagado de más para el respectivo reintegro.”  (Lo destacado no es del original)  (Folios 12 a 14 del expediente administrativo)

4)         Que la solicitud de dictamen favorable de nulidad, junto con el respectivo expediente administrativo, ingresó a esta Procuraduría el 18 de julio de 2003, para la emisión del respectivo dictamen (Oficio DG-568-07-03 de 16 de julio de 2003)

II.-       Sobre el fondo.-

Del estudio de los documentos aportados por ese Instituto, con suma facilidad se constata que la potestad anulatoria con que cuenta la Administración para llevar a cabo el procedimiento, y que se establece el numeral 173 de la Ley General de la Administración Pública, no se ejercitó dentro del plazo cuatrienal a que hace referencia su inciso 5).

En este sentido, basta con tener presente la fecha de rige de la Acción de Personal No. 0003566, a saber el 1° de julio de 1998. Contando cuatro años a partir de ese momento, tenemos que al 1° de julio de 2002, la Administración siquiera había iniciado el procedimiento administrativo ordinario para los efectos (el que prescribe el 308 y siguientes de la Ley General de la Administración Pública).

También, conviene acreditar que si bien el Informe de Auditoría de la Dirección General de Servicio Civil es de enero de 2002 (el estudio se efectuó del 17 de octubre al 5 de diciembre de 2001), no es sino hasta mayo de 2003 cuando la Administración reconoce la necesidad de promover el procedimiento administrativo anulatorio.  Siendo que éste se inició mediante resolución del Órgano Director del Procedimiento Administrativo de las 8:00 hrs del 6 de junio de 2003, entonces, por haber transcurrido a esa fecha un poco menos de cinco años desde que el acto administrativo surgió a la vida jurídica, la potestad anulatoria que estatuye el numeral 173 de la Ley General de la Administración Pública, evidentemente caducó.

Sobre el particular, se debe tener presente que el plazo de cuatro años no admite interrupciones o suspensiones; se produce fatal y automáticamente por el paso del tiempo y únicamente con la emisión del acto final es que se evita el acaecimiento de ese plazo de caducidad.  Por ello, si la Administración no procede con la anulación del acto antes de transcurrido ese plazo, ya no es jurídicamente posible hacer uso de tal potestad extraordinaria.  En este sentido, ya hemos advertido lo siguiente:

“De la lectura completa del citado artículo, se desprende, con claridad meridiana, que tanto el procedimiento administrativo ordinario que se debe realizar, como la emisión del dictamen, sea por la Procuraduría(1) o por la Contraloría, según la distribución de competencias que allí se realiza, son actos preparatorios del acto final que será aquel en el que la Administración se pronuncia sobre la existencia o no de una nulidad absoluta, evidente y manifiesta de uno o varios actos administrativos.

(1) "Como se ha expresado líneas atrás, el dictamen de esta Institución exigido por el numeral 173 de la Ley General de la Administración Pública, es un acto preparatorio que –junto con otros más– la decisión del acto final." (Dictamen C-024-94 de 10 de febrero de 1994, reiterado por el C-049-99 de 29 de mayo del 2000)

Así, será únicamente éste último, sea, el acto final, el que tiene la fuerza de impedir el acaecimiento del plazo de cuatro años previsto en el inciso 5) de referencia, porque es hasta en ese momento que la Administración ejerce la potestad de revisión oficiosa que se encuentra contemplada en el citado numeral.” (Dictamen C-225-2000 de 22 de setiembre de 2000) (Para mayor abundamiento, véanse, entre muchos otros, los dictámenes: C-141-95 de 21 de junio de 1995, C-030-96 de 19 de febrero de 1996, C-190-2003 de 23 de junio y C-230-2003 de 30 de julio, ambos de 2003)

            De igual modo, conviene también tener presente que del análisis de la substanciación del procedimiento administrativo que nos ocupa, la Administración evidencia una confusión técnica-jurídica en el abordaje del acto administrativo por el que, presuntamente, se le reconoció un punto de más por concepto de carrera profesional a la servidora xxx.

            Por un lado, parece que ese Instituto reivindica la existencia de un error, en los términos que prescribe el numeral 157 de la Ley General de la Administración Pública; pero por el otro, tramita el procedimiento administrativo para declarar la nulidad absoluta, evidente y manifiesta del acto.

            Es cierto que en ambos supuestos, tanto el error (artículo 157 de la Ley General de la Administración Pública) como la declaratoria de nulidad (artículo 173 de la misma Ley), para su declaratoria formal, se requiere de la precedencia del procedimiento administrativo ordinario -artículos 308 y siguientes de la Ley General-.  Sin embargo, los actos administrativos que contengan errores materiales o  aritméticos, en tanto no confieren derecho alguno al administrado, pueden ser “rectificados en cualquier momento”, aun cuando haya transcurrido el plazo fatal de cuatro años que se establece para la declaratoria de nulidades absolutas, evidentes y manifiestas.

            Sobre el particular, este Órgano Asesor se ha manifestado en los siguientes términos:

“1.- Como producto de su potestad revisora, la Administración está en posibilidad de anular los actos suyos declarativos de derechos siempre que no haya transcurrido el plazo de caducidad legalmente fijado en cuatro años. Esa anulación podrá realizarse en sede administrativa cuando la nulidad, además de absoluta, sea evidente y manifiesta. De no ser así necesariamente habrá de acudirse al contencioso de lesividad. Igualmente, dentro del plazo cuadrienal citado la Administración podrá revocar administrativamente por razones de oportunidad y conveniencia sus actos declarativos de derechos, siempre que sean de naturaleza discrecional y que se reconozca simultáneamente la respectiva indemnización.

2.- Cuando se trate de errores materiales, de hecho o aritméticos, la Administración está habilitada para rectificar, en cualquier momento, tales errores, aun en el supuesto de que se hubieren cometido con ocasión de un acto declarativo de derechos.

3.- La rectificación de errores materiales, de hecho o aritméticos, cuando afecte actos declarativos de derechos, deberá estar precedida de un procedimiento administrativo formal. La rectificación que se acordare surtirá efectos a partir de la fecha de adopción del acto rectificado.”  (Dictamen C-145-98 de 24 de julio de 1998)

            En virtud de que ya no es posible ejercitar la potestad anulatoria oficiosa de la Administración contra el acto administrativo por el cual se le otorgó un punto, presuntamente de más, por concepto de carrera profesional a la servidora xxx, en apego al principio de legalidad, lo procedente es devolver el expediente administrativo respectivo, sin el dictamen que se pide, al amparo de lo que establece el numeral 173 de la Ley General de la Administración Pública.

III.-     Conclusión

1.-        Al acto administrativo que se le reprocha la nulidad absoluta, evidente y manifiesta, fue emitido por ese Instituto mediante la Acción de Personal No. 0003566 y con fecha de rige a partir del 1° de julio de 1998; y el procedimiento administrativo que pretendía la declaratoria de nulidad absoluta, evidente y manifiesta de ese acto de nombramiento, al 1° de julio de 2002, tan siquiera se había iniciado.

2.-        Que por haber transcurrido sobradamente el plazo para ejercitar la potestad anulatoria de oficio, la misma se encuentra caduca; y por lo tanto, esta Procuraduría, al amparo de lo que establece la legislación vigente, no puede rendir el dictamen que se pide, procediendo con la devolución del expediente administrativo respectivo.

3.-        En todo caso, si en la especie la Administración considera que el acto administrativo contiene un error -en los términos que establece el numeral 157 de la Ley General de la Administración Pública-, lo procedente es corregirlo en cualquier momento, aún cuando haya caducado la potestad anulatoria que se establece en el artículo 173, pero con previo cumplimiento del debido proceso, para lo cual ha de instaurar el procedimiento administrativo ordinario que se estatuye en el numeral 308 y siguientes.

Sin otro particular, suscribo atentamente,

Msc. José Armando López Baltodano

Procurador Adjunto

JALB/Kjm

Adjunto: Expediente Administrativo.