OJ-049-2001

7 de mayo de 2001

Diputada

Sonia Villalobos Barahona

Asamblea Legislativa

S. D.

Estimada señora:

Con la aprobación del señor Procurador General Adjunto nos es grato dar respuesta al Oficio N° SVB-559-2000, mediante el cual solicita el criterio de este Órgano Consultivo sobre los siguientes aspectos:

"¿Pueden la Presidencia Ejecutiva y Gerencia General del INCOP ubicadas en Puerto Caldera, delegar el manejo y administración de los expedientes individuales de una contratación propios de sus dependencias a una Asesoría de rango inferior ubicada en otra provincia (San José), remitiendo al administrado ante ésta para que vuelva a repetir la solicitud del expediente que les fue dirigida?

En los casos de contrataciones tramitadas y realizadas en Puntarenas (Puerto Caldera), ¿pueden en forma posterior, la Presidencia Ejecutiva y la Gerencia General de INCOP, trasladar sus expedientes individuales a otras dependencias distintas en San José para dificultar su acceso al administrado, bajo la premisa de que es una decisión soberana de dichos funcionarios?

En los casos de que una solicitud de certificación de los referidos expedientes se realice por el administrado ante la Gerencia General o la Presidencia Ejecutiva en Puerto Caldera (Domicilio de INCOP), ¿pueden, el Presidente Ejecutivo o el Gerente General, negarse a entregar lo solicitado y remitir al peticionario para que formule la misma petición ante la Asesoría Jurídica en San José?

En el ejercicio de sus funciones, al amparo del artículo 111 del Reglamento de la Asamblea Legislativa, ¿están obligados los Diputados a cubrir el costo de las copias de los expedientes que se soliciten a los entes o funcionarios públicos para verificar la presencia de posibles irregularidades?

De conformidad con la ley Orgánica del INCOP y sus reformas, ¿cuál sería el lugar concreto en donde deben ubicarse las Oficinas Centrales de la Presidencia Ejecutiva y Gerencia del INCOP?

A criterio de esa Procuraduría, ¿cuáles podrían ser las disposiciones legales en cuanto a manejo de expedientes por parte de los entes públicos, que vendrían a suplir lo dispuesto por el artículo 106 de la Ley de la Administración Financiera de la República, actualmente derogado?

Cualquier otro aspecto que esa Procuraduría estime oportuno en relación al presente caso."

De previo conviene aclarar que el criterio que aquí se emite es una mera opinión jurídica de la Procuraduría que, obviamente, no tiene carácter vinculante para la Asamblea Legislativa. Aún más en este caso, donde no se está recabando la opinión de este Órgano a propósito de un proyecto de ley. Como tal, no es más que una colaboración de este Órgano en la importante labor que desempeñan los diputados.

Manejo de expedientes administrativos

La Ley del Sistema Nacional de Archivos, N° 7202 del 24 de octubre de 1990, regula el funcionamiento de los archivos de los Poderes Legislativo, Judicial y Ejecutivo, y de los demás entes públicos, garantizando el libre acceso a todos los documentos que éstas produzcan o custodien, exceptuando aquellos declarados como secretos de Estado o de "acceso restringido".

Así, todas las Instituciones deberán contar con un archivo central y con los archivos de gestión necesarios para la debida conservación y organización de los documentos. En el caso del Instituto Costarricense de Puertos del Pacífico (INCOP), éste, mediante Acuerdo Único de la Sesión N° 2781 del 17 de octubre de 1998, aprobó el "Reglamento del Archivo Central", cuyas disposiciones son de acatamiento obligatorio para todos los usuarios, tanto internos como externos.

Dicho Reglamento dispone, en su artículo 13, que para consultar los documentos de la Institución, el interesado deberá hacer la solicitud por escrito indicando con toda claridad el objetivo de la investigación, y siempre que no se trate de documentos de consulta restringida.

En relación con lo anterior, conviene mencionar que esta Procuraduría, en el dictamen C-248-99, se refirió al principio de confidencialidad del expediente administrativo caracterizándolo como la protección jurídica con relación a una determinada información documentada, que impide su acceso a terceros por un tiempo determinado legalmente.

En relación con este último elemento, si bien los artículos 27 y 30 de la Constitución Política garantizan el libre acceso a los departamentos administrativos con propósitos de información sobre asuntos de interés público, este derecho no es ilimitado ni absoluto, sino que debe ser ejercido en forma razonable y con respeto a los derechos de los particulares.

Así lo ha resuelto reiteradamente la Sala Constitucional. Como ejemplo, lo dicho en la Sentencia número 258-91 de las dieciséis horas veintiocho minutos del primero de febrero de mil novecientos noventa y uno, cuando manifestó:

"…el derecho que tiene todo administrado de obtener información en cuanto se refiera a la actividad del funcionario en el desempeño de sus funciones, de sus emolumentos y de la forma en que se administran los fondos públicos en general y la obligación del servidor público de rendirlos a la comunidad -y a cualquier ciudadano como representante de aquella- de quien el funcionario depende, con la única salvedad de que se trate de un secreto de Estado o de información suministrada a la administración por particulares, para gestiones determinadas, que conservarán siempre su confidencialidad siempre y cuando ésta esté constitucional o legalmente protegida..."

Ahora bien, de conformidad con los términos de su consulta, nos permitimos indicarle que el artículo 40 de la Ley del Sistema Nacional de Archivos establece que la documentación que se encuentre en gestión en las diferentes unidades o secretarías de las instituciones productoras, se organizará de acuerdo con los principios de procedencia y orden original, comprendiendo los documentos producidos en los últimos cinco años. En el caso particular, es el archivista encargado, el responsable de elaborar las normas y establecer los procedimientos para la coordinación de las políticas archivísticas del INCOP.

Además de los artículos 3, 5 y 23 del Reglamento del INCOP, se desprende que los expedientes concluidos serán conservados en la Unidad del Archivo Central, debidamente organizados para su utilización en la gestión administrativa, la información a los ciudadanos y cualquier otro tipo de investigación que así lo requiera. Dicho proceso deberá ser regulado por el Comité Institucional, el cual está integrado por un coordinador del Área del Proceso Administrativo, el Asesor Legal -o su asistente- y el encargado del Archivo Central.

Ahora bien, es importante aclarar que las restricciones de acceso a cierto tipo de información, afecta tanto a los expedientes en trámite como a los ya concluidos:

"El derecho de acceso existe en tanto los expedientes se refieran a procedimientos terminados y a condición de que esa publicidad no afecte el derecho de intimidad de las partes, por contener datos que puedan afectar su honor, prestigio, etc. Razones que también justifican la exclusión que diversos ordenamientos establecen respecto del acceso a los expedientes que están en trámite. Aspecto que no es extraño a nuestras leyes administrativas, puesto que la Ley General de la Administración Pública contempla disposiciones que regulan y limitan dicho acceso. Disponen los artículos 272 y 273 de dicho texto normativo…" (Dictamen de la Procuraduría General de la República N° C-94-97. En el mismo sentido, veánse los Dictámenes C-126-92 y C-221-95. Asimismo, la Sentencia de la Sala Constitucional número 880-90 de 1 de agosto de 1990.)

Por lo antes expuesto, el INCOP está obligado a conservar en sus archivos por lo menos una copia de la documentación que haya producido, y mientras no se demuestre que la información que aquellos contengan se encuentre afectada por las limitaciones antes dichas, no encuentra la Procuraduría justificación para impedir que ésta sea consultada.

Debe observarse que, según se infiere de lo hasta ahora expuesto, la actuación de los órganos públicos se rige -como regla general- por el principio de publicidad, que tiende a dar claridad y transparencia a su actuación, de forma tal que quien tenga interés general pueda enterarse y examinar esa actuación, según conste en los registros y archivos. Consecuentemente, esta regla general sólo admite las excepciones expresamente dispuestas, para casos justificados, por el ordenamiento jurídico, según se analizó supra. Y si esa posibilidad de acceso a la documentación de los órganos públicos puede ser ejercida por cualquier ciudadano con interés legítimo, con mayor razón debe ser atendida la gestión que, en tal sentido, formule una Diputada a la Asamblea Legislativa, legitimada para ello por su propia condición, de modo que pueda realizar su labor de control político, que le es tan consustancial como la legislativa.

Por último, de conformidad con el artículo 3 de la Ley N° 1721, el domicilio del Instituto Costarricense de Puertos del Pacífico, será la ciudad de Puntarenas, pudiendo también mantener oficinas en la capital y organizar agencias, sucursales o representaciones en cualquier otro lugar dentro o fuera del país, por simple acuerdo de la Junta Directiva.

En cuanto a la administración del Instituto, ésta corresponde al Gerente General quien ejercerá sus funciones de acuerdo con la ley, los reglamentos y las instrucciones que al efecto le imparta la Junta Directiva. Además deberá velar por la buena marcha y coordinación de los diferentes Departamentos del Instituto, cuya jefatura superior desempeña.

Conclusiones:

1. Corresponde al Archivo Central velar por la conservación y organización de los documentos recibidos y producidos por el Instituto, para su posterior utilización en la gestión administrativa, información a los ciudadanos o cualquier otro tipo de investigación que así lo requiera.
2. La regla general es la de posibilitar el acceso a la documentación de los órganos públicos, lo cual es particularmente importante cuando se trata de una Diputada o un Diputado en ejercicio de su labor de control político. Ahora bien, dependiendo de la naturaleza de la información que se solicita, la Administración estaría impedida de suministrar aquellos documentos cuyo acceso sea restringido por disposición de los artículos 24 y 30 de la Constitución Política y 272 y 273 de la Ley General de la Administración Pública.

Atentamente,

Dr. Julio Jurado Fernández     Licda. Gloria Solano Martínez

Procurador Adjunto          Abogada de Procuraduría