Artículo 3º-Definiciones. Para efectos de claridad e interpretación del presente Reglamento, se definen los siguientes conceptos:

1) Analista y coordinador del catálogo: Funcionario a cargo del control y la atención de las solicitudes de inclusión, modificación o exclusión de los códigos de clasificación e identificación.

2) Autorización de débito automático: Mecanismo que permite a los clientes de las instituciones financieras autorizar débitos automáticos con cargo a su cuenta cliente, producto de transacciones procesadas por medio del Sistema Nacional de Pagos Electrónicos (Sinpe).

3) Catálogo de bienes y servicios SICOP: Es el instrumento oficial de uso obligatorio, en el que sistemáticamente se clasifican e identifican los bienes, las obras y los servicios requeridos por las instituciones usuarias y ofrecidos por los proveedores registrados. Para efectos de clasificación, las obras están comprendidas dentro de los servicios. El mantenimiento, custodia o seguridad y actualización de esté catálogo están a cargo del proveedor del SICOP.

4) Cartel electrónico: Formulario digital disponible en el SICOP, que debe ser completado y aprobado por la institución usuaria, y en el que se establecen los requisitos, las condiciones y las especificaciones de los bienes, las obras y los servicios por contratar junto con el procedimiento de compra. Este término es equivalente a "requerimiento" para el caso de las instituciones usuarias que así lo tengan previsto en su normativa interna.

5) Certificado de estampado de tiempo: Certificado que registra la fecha y la hora exacta, según la hora oficial de Costa Rica, en que una transacción electrónica determinada es generada. Este certificado es extendido por un tercero que está facultado para este tipo de actos, de acuerdo con la política de sellado de tiempo del Sistema Nacional de Certificación Digital.

6) Certificado digital: Es una estructura de datos creada y firmada digitalmente por un certificador, del modo y con las características que señalan el Reglamento a la Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos, la Norma INTE /ISO 21188 versión vigente y las políticas que al efecto emita la Dirección de Certificadores de Firma Digital.

7) Código de clasificación: Es la forma estandarizada de categorización del Catálogo de bienes y servicios de SICOP, la cual consiste en la aplicación del Catálogo estándar de productos y servicios de las naciones unidas (UNSPSC: United Nations Standard Products and Services Code). Dicho código consta de ocho dígitos y es utilizado en el Registro electrónico de proveedores para señalar los bienes, las obras y los servicios que el proveedor puede ofrecer a las instituciones.

8) Código de identificación: Permite especificar o describir, con mayor grado de detalle y de manera estandarizada, los bienes, las obras y los servicios del Catálogo de SICOP, mediante un sistema de detección de atributos comunes e individuales. Está formado por dieciséis dígitos, de los cuales los ocho primeros corresponden al código de clasificación y los ocho restantes a un consecutivo establecido de manera automática. Es utilizado para identificar los bienes, las obras y los servicios en la publicación de carteles.

9) Código de producto: Es el código del Catálogo de SICOP que permite individualizar el bien y el servicio por medio de la definición de todos los atributos, identificándolo entre sus similares de manera única. Está formado por veinticuatro dígitos, de los cuales los dieciséis primeros corresponden al código de identificación. Es utilizado para presentar las ofertas y los procedimientos subsiguientes a la adjudicación de bienes, obras y servicios; asimismo, es utilizado para los procedimientos de venta y arrendamiento por remate.

10) Contrato electrónico: Instrumento que utiliza SICOP para formalizar la contratación. Consiste en un documento que contiene los elementos esenciales de la contratación.

11) Contrato electrónico modificado: Instrumento que utiliza SICOP para hacer las modificaciones que se requieran después de formalizado el contrato y durante su ejecución; como es el caso de las adendas. Se utilizará para la modificación unilateral (artículo 208 del RLCA), contrato adicional (artículo 209 del RLCA), suspensión del contrato, suspensión del plazo, cesión, prórroga del contrato y prórroga del plazo. Todas las modificaciones realizadas por este medio quedarán debidamente consignadas en el expediente electrónico y formarán parte del contrato electrónico.

12) Cuenta IBAN: Estructura estandarizada del número de cuenta utilizado por las entidades participantes en Sinpe para identificar las distintas líneas de negocio (cuentas de fondos, tarjetas de crédito y cualquier otro producto financiero) de los clientes de las entidades financieras utilizadas por éstos para realizar transacciones interbancarias. Esta cuenta constituye el domicilio financiero del cliente.

13) Cuenta domiciliada: Cuenta cliente sobre la cual su titular emite una instrucción, autorizando a realizar un determinado cobro sobre dicha cuenta.

14) Débito en tiempo real: Es el servicio de liquidación bilateral bruta en tiempo real, por medio del cual una entidad origen envía una instrucción de cobro propia o de su cliente a una entidad destino para que debite en tiempo real una cuenta cliente previamente domiciliada por el cliente destino.

15) Documento confidencial: Documento calificado, mediante acto razonado por la institución usuaria, de oficio o a solicitud de la parte interesada, como secreto comercial, industrial o económico, según la Ley de Información no Divulgada N° 7975, lo regulado por la normativa especial aplicable a la institución usuaria, el cual será de acceso restringido. Incluye los procedimientos para la adquisición de objetos con seguridades calificadas.

16) Documento electrónico: Corresponde a cualquier manifestación con carácter representativo o declarativo expresada o transmitida por un medio electrónico o informático. Cuando el documento electrónico se encuentre suscrito mediante firma digital certificada tendrá el mismo valor y eficacia probatoria que uno firmado en manuscrito, de conformidad con lo que establece la Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos y su Reglamento.

17) Encriptación: Es el proceso para convertir la información a un formato más seguro; en otras palabras, los datos que están en un formato claro, o sea entendible, se convierten, mediante un proceso matemático, a un formato encriptado o codificado, o sea ininteligible.

18) Entidad garante: Corresponde ya sea a un banco integrante del sistema bancario nacional, una institución aseguradora reconocida en el país, o bien, el Banco Popular y de Desarrollo Comunal que emite una garantía electrónica, para respaldar económicamente la actuación de un proveedor de bienes o servicios en las diferentes etapas del procedimiento de contratación administrativa.

19) Expediente electrónico: Constituye una serie de documentos electrónicos ordenados cronológicamente y almacenados en un medio electrónico que garantice que ninguno de esos documentos será alterado, eliminado o añadido.

El foliado se llevará a cabo mediante un índice consecutivo de asientos.

20) Factura electrónica: Documento comercial con efectos tributarios, generado, expresado y transmitido en formato electrónico.

21) Firma digital: Conjunto de datos adjunto o lógicamente asociado a un documento electrónico, que permite verificar su integridad, así como identificar en forma unívoca y vincular jurídicamente al autor con el documento.

22) Firma digital certificada: Es una firma digital que haya sido emitida al amparo de un certificado digital válido y vigente, expedido por un certificador registrado.

23) Formulario electrónico: Documento estandarizado que se encuentra disponible en SICOP para realizar diversos actos de los procedimientos de contratación administrativa. Cada uno de ellos debe ser completado y firmado digitalmente por los interesados.

24)Garantía electrónica: Documento electrónico que emite la entidad garante, por gestión del proveedor registrado o del adjudicatario, para salvaguardar el interés institucional o para respaldar la correcta ejecución del contrato, según corresponda. Comprende la garantía de participación, cumplimiento y colateral.

25) Inhabilitados: Personas físicas o jurídicas sancionadas por la Administración o la Contraloría General de la República, para participar en procedimientos de contratación administrativa por incurrir en algunas de las conductas descritas en los artículos 100 y 100 bis de la LCA.

26) Inhibidos: Personas físicas o jurídicas a las que les aplique las prohibiciones para contratar con las instituciones usuarias, según lo previsto en la Ley de Contratación Administrativa y la normativa especial aplicable.

27) Institución usuaria: Órgano, ente o empresa pública que haya aceptado la política de uso y suscrito el contrato de prestación de servicios respectivo.

28) Oferta electrónica: Manifestación de voluntad del oferente, emitida mediante un formulario electrónico y utilizando la firma digital certificada, dirigida a la institución usuaria con el fin de participar en un procedimiento de contratación administrativa.

29) Plan de continuidad: Instrumento de gestión para el buen funcionamiento de SICOP que documenta y pone en práctica, en forma efectiva y oportuna, las acciones preventivas y correctivas necesarias con base en los planes, la evaluación e impacto de los riesgos y la clasificación de sus recursos de TI, según su criticidad.

30) Portal SICOP: Es la ventanilla única ubicada en un sitio electrónico en Internet, por medio de la cual interactúan los usuarios de SICOP en los procedimientos de compras públicas.

31) Proveedor del Servicio del SICOP: El Instituto Costarricense de Electricidad o la empresa que esta entidad disponga, de conformidad con lo que establecen los artículos 119 y 201 del Reglamento al Título II de la Ley de Fortalecimiento y Modernización de las Entidades Públicas del Sector Telecomunicaciones (Decreto Ejecutivo Nº 35148-MINAET del 24 de febrero de 2009), a través de la empresa Radiográfica Costarricense S. A. (RACSA) proveerá al Estado la plataforma tecnológica que servirá de base para el SICOP, así como cualquier otro servicio de las tecnologías de información y comunicación (TICs) asociados a la plataforma, conforme el Decreto N° 38830, que Crea el sistema integrado de compras públicas como plataforma tecnológica de uso obligatorio de la Administración Central para la tramitación de los procedimientos de contratación administrativa.

32) Proveedor registrado: Es la persona física o jurídica inscrita en el Registro electrónico de proveedores de SICOP que pueden participar en los procedimientos de contratación administrativa que se realicen mediante SICOP, a fin de suministrar bienes y servicios a las instituciones usuarias. El proveedor registrado ha aceptado la normativa que regula el uso del Sistema, así como las Políticas de uso de SICOP y cuenta con un certificado digital.

33) Registro de usuarios: Es el módulo de SICOP que integra el Registro electrónico de proveedores y el Registro de instituciones usuarias.

34) Registro electrónico de proveedores: Instrumento en el que se deben inscribir las personas físicas y jurídicas que deseen participar en los procedimientos de contratación administrativa efectuados por medio de SICOP. Contiene una descripción detallada de los bienes y servicios que ofrece cada proveedor, así como la información que permita acreditar y evaluar a los proveedores registrados en forma íntegra y particular para un determinado tipo de concurso.

35) Sistema Integrado de Compras Públicas "SICOP": Sistema electrónico único que debe utilizar toda entidad e institución de derecho público, como plataforma única para realizar los procedimientos de contratación administrativa en forma electrónica.

36) Sistema Electrónico de Reconocimiento (SER): Sistema que utiliza SICOP para que los representantes legales de los proveedores y de las instituciones usuarias registren la información acerca de sus representantes legales, apoderados y colaboradores, así como para que otorguen poderes especiales.

37) Sistema Nacional de Pagos Electrónicos (Sinpe): Es el portal financiero que integra y articula el sistema de pagos costarricense.