JUNTA DE PROTECCIÓN SOCIAL
Mediante acuerdo JD-100 correspondiente al capítulo
VI), artículo 15) de la sesión ordinaria 10-2023, celebrada el 27 de febrero de
2023:
La Junta Directiva,
ACUERDA:
Conocido el oficio JPS-GG-0203-2023, suscrito por la
señora Marilyn Solano Chinchilla de fecha 07 de febrero de 2023, que adjunta el
oficio JPS-GG-GDS-0088-2023 de fecha 06 de febrero del 2023 suscrito por la
señora Greethel Arias Alfaro, Gerencia de Desarrollo Social, se dispone:
text-align:justify;text-indent:11.4pt'>
. Aprobar el Reglamento del Comité Corporativo de
Gestión Social y Camposantos.
REGLAMENTO DEL COMITÉ CORPORATIVO
DE GESTIÓN SOCIAL Y CAMPOSANTOS
LA JUNTA DIRECTIVA DE LA JUNTA
DE PROTECCIÓN SOCIAL
En el uso de sus facultades que le confiere el
artículo 3° de la Ley N° 8718 "Autorización para el Cambio de Nombre de la
Junta de Protección Social y Establecimiento de la Distribución de Rentas de
las Loterías Nacionales" y los incisos a) y m) del artículo 8) del Reglamento
Orgánico de la Institución, como máximo jerarca Institucional.
Considerando:
I.-Que el artículo 2° de la Ley N° 8718 "Autorización
para el Cambio de Nombre de la Junta de Protección Social y Establecimiento de
la Distribución de Rentas de las Loterías Nacionales" establece que la Junta de
Protección Social es un "Ente descentralizado del Sector Público; posee
personalidad jurídica y patrimonio propios, así como autonomía administrativa y
funcional para el desempeño de sus funciones".
II.-Que conforme las normas de cita, la Junta
Directiva como máximo jerarca institucional, debe dictar las políticas y
reglamentos que regirán la marcha de la Institución.
III.-Que los artículos 8° y 13 de la Ley N° 8718
"Autorización para el Cambio de Nombre de la Junta de Protección Social y
Establecimiento de la Distribución de Rentas de las Loterías Nacionales"
establecen la distribución de los recursos de acuerdo con el Manual de
Criterios Técnicos.
IV.-Que la Junta Directiva ha determinado la necesidad
institucional de contar con un Reglamento que regule el funcionamiento del
Comité Corporativo de Gestión Social y Camposantos como encargado de establecer
lineamientos básicos de control de los procesos de Gestión Social y Camposantos
relacionados con el apoyo a la gestión, la capacitación, el trámite de
proyectos, la fiscalización de los fondos asignados por la Junta Directiva a
las Organizaciones Sociales y la sana administración de los Camposantos. Por
tanto,
Emite el siguiente:
REGLAMENTO DEL COMITÉ CORPORATIVO DE
GESTIÓN SOCIAL Y CAMPOSANTOS DE LA JUNTA DE
PROTECCIÓN SOCIAL
CAPÍTULO I
Definiciones
Artículo 1º-Definiciones. Para los efectos de
la presente reglamentación, se establecen las siguientes definiciones:
text-align:justify;text-indent:12.0pt'>
a- Apoyo a la Gestión: Programa de distribución
de fondos que lleva a cabo la Junta de Protección Social entre las
organizaciones inscritas. El objetivo es otorgar recursos económicos a las
organizaciones, que coadyuven a la satisfacción de las necesidades integrales
de la población atendida en los programas a su cargo.
b- Comité Corporativo de Camposantos (CCCS):
Instancia recomendativa en materia atinente a los Camposantos, en función de
las disposiciones internas y externas que regulan a los camposantos y cualquier
otra normativa o disposición que aplique a la Institución.
c- Comité Corporativo de Gestión Social (CCGS):
Instancia recomendativa en materia de seguimiento y control, de recursos
asignados a Organizaciones Sociales según la normativa vigente y los acuerdos
de la Junta Directiva de la Junta de Protección Social.
d- Gestión de Camposantos: Conjunto de acciones
fundamentadas en políticas institucionales dirigidas a planificar, desarrollar
e implantar soluciones administrativas - tecnológicas y financieras que
contribuyan al logro de los objetivos estratégicos de la Institución,
asegurando el crecimiento y punto de equilibrio de manera que proporcione valor
agregado para el negocio.
e- Giros directos: Recursos que la Ley N° 8718
establece destinados para una institución específica, que la JPS debe
transferir automáticamente.
f- Junta Directiva: Se refiere al Máximo Órgano
Jerárquico de la Junta de Protección Social.
g- Manual de Criterios: Manual definido en
artículo 9° de la Ley N° 8718, donde se establecen los criterios técnicos para
la distribución de los recursos entre las organizaciones e instituciones que se
benefician de las utilidades de los diferentes productos de la Junta de
Protección Social.
h- Ministerio de Salud: Ente rector en Materia
de Salud.
i- Necesidades específicas: Programa
desarrollado por la Junta de Protección Social mediante el que se apoya con
recursos adicionales a las entidades que perciben recursos para Apoyo a la
Gestión, de manera que puedan atender en forma más rápida necesidades de
reposición de mobiliario, equipo, material didáctico, entre otros, así como
reparaciones menores en planta física. Tiene un monto máximo establecido por la
Junta Directiva.
j- Proyectos:
Programa de la Junta de Protección Social mediante el cual se distribuyen recursos
económicos para la satisfacción de una necesidad concreta, planteada por las
entidades sin fines de lucro, consideradas en los sectores de población
señalados en el artículo 8° de la Ley N° 8718, estén o no inscritas en el
programa de "Apoyo a la gestión".
k- Reglamento General de Cementerios: Conjunto
ordenado de reglas o preceptos dictados por la autoridad competente para la
ejecución de la Ley N° 5395 del 30 de octubre de 1973 "Ley General de Salud",
con el objetivo de reglamentar sobre la mejor disposición del cadáver, sus
restos y de los sitios destinados para esos fines.
l- Reglamento Interno de Cementerios:
Reglamento para la Administración de los Cementerios a cargo de la Junta de
Protección Social de San José, Decreto Ejecutivo N° 21384.
Ficha articulo
CAPÍTULO II
Del Comité Corporativo de Gestión
Social y Camposantos
Artículo 2º-Finalidad.
Gestión Social
La finalidad principal del CCGS es recomendar
criterios básicos de gestión de los procesos de la Gerencia de Desarrollo
Social relacionados con los programas de apoyo a la gestión, la capacitación,
el trámite de proyectos y la fiscalización de los fondos asignados por la Junta
Directiva a las Organizaciones Sociales, que sirvan de insumos para la toma de
decisiones y formulación de políticas de Junta Directiva.
Además, aportar recomendaciones a Junta Directiva para
la formulación y emisión de políticas que contribuyan al cumplimiento de
objetivos de la Gerencia de Desarrollo Social.
Camposantos
Tendrá como finalidad hacer propuestas para que la
gestión de los Camposantos, sea acorde con los objetivos institucionales, de
forma que se obtenga el suministro de productos y servicios de este tipo en
forma más eficiente y eficaz. Para tales efectos propondrá los criterios
básicos que permitan una adecuada administración del negocio ajustado a la
realidad institucional, tomando como fundamento para ello, las disposiciones
dictadas por la máxima jerarquía institucional.
Ficha articulo
Artículo 3º-De la Integración del Comité. El
CCGSyCS estará integrado por los titulares de las siguientes dependencias
institucionales, en nombramientos en el plazo que la Junta Directiva así lo
determine. Todos los miembros con voz y voto.
a) Las personas miembros designados por Junta
Directiva en cada una de las áreas (Gestión Social y Camposantos), uno de los
cuales ejerce como presidente y otro como secretario.
b) La persona titular de la Gerencia de Desarrollo
Social.
c) La jefe del Departamento de Gestión Social.
(Gestión Social).
d) La persona encargada de la Unidad de Fiscalización
de Recursos Transferidos. (Gestión Social).
e) Una persona representante de la Administración de
Cementerios. (Camposantos).
f) La persona titular de la Gerencia Administrativa
Financiera (Camposantos).
Las sesiones del CCGSyCS podrán contar con la
participación de otros funcionarios de la Institución cuando se estime
necesaria y oportuna su presencia para ampliar información requerida en el
proceso de toma de decisiones.
Asimismo, el
CCGSyCS podrá contar con la participación de asesores, expertos y/o
especialistas externos en calidad de invitados, a efecto de que emitan
consideraciones y/o sugerencias de orden técnico que permitan ampliar la
información de la cual se dispone para decidir sobre determinado asunto.
Los funcionarios, asesores, expertos y/o especialistas
externos invitados, no tendrán derecho a voto.
Ficha articulo
Artículo 4º-De los asuntos competencia del Comité.
El CCGSyCS tendrá competencia para recomendar mejoras en los procedimientos,
proyectos y resultados de la gestión administrativa de los procesos a cargo de
la Gerencia de Desarrollo Social, para proponer mejoras que garanticen el
cumplimiento de los objetivos institucionales. asuntos de carácter
exclusivamente estratégicos, tácticos, operativos y/o técnicos de la Gestión
Social y la Administración de Camposantos, necesarios para garantizar el
cumplimiento del fin público institucional.
Ficha articulo
Artículo 5º-De las funciones del Comité según área.
El CCGSyCS tendrá las siguientes funciones:
Área de Gestión Social:
a. Mantener actualizado este Reglamento Interno y
gestionar la aprobación por parte de la Junta Directiva.
b. Recomendar a la Junta Directiva políticas para la
gestión y aprobación de transferencia de recursos a las organizaciones
sociales.
c. Conocer, analizar y promover procedimientos y
metodologías para agilizar la gestión de transferencia de recursos a las
organizaciones sociales.
d. Informar a la Junta Directiva los principales
acuerdos del CCGS.
e. Dar seguimiento a la gestión de la Gerencia de
Gestión Social, de acuerdo con la competencia del CCGS.
f. Emitir en el mes de julio de cada año un plan de
trabajo para el año siguiente, con su respectivo cronograma.
g. Monitorear el ingreso de nuevas organizaciones de
conformidad con las metas institucionales respecto al aumento de la cobertura
de organizaciones definidas como prioritarias por la Junta Directiva.
h. Avalar recomendaciones al plan de capacitación y
procesos de inducción que se desarrollen, dirigida a las organizaciones sociales
y a los funcionarios de la Gerencia de Desarrollo Social, especialmente a
través de herramientas tecnológicas.
i. Monitorear la gestión de proyectos por medio de
informes que proporcionan el Departamento de Gestión Social y la Gerencia de
Desarrollo Social, en áreas definidas por la Junta Directiva de conformidad con
el Plan Nacional de Desarrollo.
j. Revisar el avance en la asignación de los recursos
en las reuniones mensuales que sean definidas para la elaboración del informe
mensual.
k. Revisar y asesorar sobre cualquier posible
modificación del Manual de Criterios para la Distribución de Recursos.
l. Analizar en forma mensual informes presentados por
la UFRT que servirá de insumo para la definición de acciones relacionadas con
aquellas organizaciones sociales que presenten inconsistencias en su gestión.
Área de Camposantos:
m. Apoyar el proceso de toma de decisiones sobre
asuntos estratégicos para el desarrollo del negocio y rentabilidad de los
camposantos de la Junta de Protección Social.
n. Dar seguimiento a la implementación del plan
estratégico Institucional establecido para los Camposantos, en atención a los
objetivos estratégicos dictados por la Junta Directiva.
o. Recomendar
las estrategias que coadyuven con un efectivo desarrollo económico de los
Camposantos.
p. Proponer las líneas de acción para el desarrollo de
nuevos servicios que permitan inyectar recursos frescos al negocio de los
Camposantos.
q. Recomendar las directrices y políticas atinentes al
negocio de los camposantos institucionales; así como, dar seguimiento por su
respectivo cumplimiento, lo cual permita el crecimiento económico para buscar
su punto de equilibrio.
r. Dar seguimiento al cumplimiento por parte de la
Institución de la normativa interna y externa aplicable al negocio de los
camposantos.
s. Dar seguimiento a los procesos de evaluación de los
riesgos operacionales atinentes al negocio de los camposantos.
t. Conocer los resultados de los estudios financieros
actuales y aquellos que se formulen para el desarrollo de nuevas estrategias
comerciales.
u. Recomendar a la Junta Directiva respecto de los
resultados de los estudios y proyectos que mejoren la rentabilidad del negocio
de los camposantos.
v. Cualquier otra función que le sea asignada por
parte de la Junta Directiva.
Ficha articulo
Artículo 6º-De las obligaciones de los miembros del
Comité. Las personas que integren el CCGSyCS tendrán las siguientes
obligaciones:
a. Firmar un acuerdo de confidencialidad.
b. Abstenerse de opinar sobre temas en los que considere
que existe conflicto de interés.
c. Abstenerse de proporcionar información confidencial
a terceras personas, únicamente cuando exista requerimiento expreso, fundado y
motivado de las autoridades judiciales y de órganos de control.
d. Abstenerse de utilizar la información que conociera
en el ejercicio de sus funciones en el Comité, para obtener beneficio propio o
procurarlo a terceros.
e. Informar dentro de un plazo máximo de ocho (8) días
naturales de cualquier causal de incompatibilidad que se haya dado después de
haber asumido su función en el CCGSyCS.
f. Justificar sus ausencias, las mismas podrán
realizarse por medio de correo electrónico ante la coordinadora del CCGSyCS.
g. Velar por el fiel cumplimiento de los
procedimientos establecidos en este reglamento.
h. Firmar las actas de sesiones a las que haya
asistido.
La Junta Directiva puede ampliar el detalle de las
obligaciones de cada miembro del CCGSyCS, para lo cual procederá con la
comunicación respectiva. La asistencia a las sesiones del CCGSyCS será
obligatoria para sus integrantes.
Ficha articulo
Artículo 7º-Funciones del (a) presidente (a).
Quien presida el CCGSyCS tendrá al menos las siguientes funciones:
a. Coordinar con la secretaría la convocatoria a
reunión, abrir la sesión y dirigir las deliberaciones.
b. Establecer y solicitar cambios en el orden de la
Agenda.
c. Ejercer el voto de calidad entendido como la
facultad de que en caso de empate en los procesos de votación ejercitados en el
seno del Comité sea dirimente.
d. Someter a la votación por parte de los miembros
presentes los temas respecto de los cuales deban tomarse acuerdos para su
ejecución.
e. Invitar,
cuando se estime conveniente, personas que apoyen técnicamente el análisis de
los puntos específicos a tratar.
f. Velar por el cumplimiento del presente reglamento,
así como requerir su interpretación en caso de duda o vacío legal.
g. Cualquiera otra que le asigne la Junta Directiva.
Ficha articulo
Artículo 8º-De las funciones del (a) secretario (a).
La persona que ocupe el rol de secretario (a) del CCGSyCS, tendrá las funciones
que se detallan a continuación:
a. Documentar formalmente el desarrollo de las
sesiones en el acta, conservar y custodiar los documentos que fueran
presentados en las sesiones por los miembros del Comité.
b. Elaborar en conjunto con el (a) presidente (a) las
agendas para las sesiones.
c. Comunicar a los miembros del Comité, la
convocatoria a las sesiones ordinarias y extraordinarias conforme este
Reglamento dispone con la anuencia del (a) presidente (a).
d. Mantener el registro de asistencia de cada sesión.
e. Levantar las actas correspondientes a cada sesión y
una vez aprobadas por los miembros asistentes, recabar las firmas
correspondientes para su difusión, custodia, control y seguimiento de acuerdos.
f. Someter a conocimiento y aprobación del CCGSyCS el acta
de la sesión anterior.
g. Mantener el archivo de las gestiones desarrolladas
y resultados obtenidos por el CCGSyCS.
h. Llevar el control de los acuerdos e informar sobre
su avance, mediante un registro que contendrá, al menos: el número de acta, número
de acuerdo, descripción, responsable, fecha y estado de este.
i. Cualquier otra que se determine a lo interno del
CCGSyCS.
Ficha articulo
Artículo 9º-De las reuniones del Comité. El
CCGSyCS se reunirá de forma ordinaria al menos una vez al mes, y en forma
extraordinaria podrá hacerlo con la frecuencia que sea necesario, por razones
de oportunidad y a solicitud del presidente de Comité.
En las reuniones podrán participar, cuando así
expresamente lo disponga el presidente o los miembros del Comité, cualquier
otro funcionario que considere el Comité, o bien, cualquier persona que en el
seno del Comité se considere de importancia su participación. Las personas
invitadas no tendrán derecho a voto.
En el caso de los colaboradores de la Junta de
Protección Social, será obligatorio atender dicha invitación.
Cada sesión se llevará a cabo siguiendo el orden del
día y se levantará un acta de esta, la cual estará a cargo del (a) secretario
(a) del Comité.
Las reuniones podrán realizarse en forma presencial o
virtual, dependiendo de la solicitud que realice el (a) presidente (a) del
comité o al menos tres de los miembros del Comité. El Comité podrá aplicar, en
lo que sea procedente, el mecanismo de consulta formal y el mecanismo de
reuniones virtuales utilizado por la Junta Directiva.
Ficha articulo
Artículo 10.-De las convocatorias a reuniones del
Comité. Las convocatorias para la reunión de forma ordinaria serán
notificadas a los miembros del CCGSyCS mediante el uso del correo electrónico
institucional, con al menos cinco días hábiles de anticipación, indicando el
lugar, fecha y hora de la reunión, así como el orden del día y documentos
complementarios requeridos. El correo electrónico contendrá al menos lo
siguiente:
a. Los nombres
de las personas convocadas, incluyendo aquellas que sean invitadas a participar
si fuera el caso.
b. Indicación de día, hora y lugar de reunión.
c. Los temas específicos para tratar en la reunión
objeto de convocatoria.
d. Señalamiento de las personas encargadas de
desarrollar presentaciones o tratar temas específicos.
e. Se indicará el tipo de reunión presencial o
virtual.
Para reuniones extraordinarias, las convocatorias
deberán realizarse al menos con un día de anticipación, incluyendo la misma
información que las convocatorias ordinarias. El CCGSyGS podrá programar
anualmente sus reuniones ordinarias, lo cual llevará a cabo en la primera
reunión del año.
Ficha articulo
Artículo 11.-Del quórum para la reunión. Para
que las reuniones del CCGSyCS se consideren legalmente constituidas, será
necesaria la presencia de al menos dos de sus miembros dentro de los cuales
obligatoriamente deberá encontrarse su presidente o en su ausencia el otro
miembro de Junta Directiva.
Ficha articulo
Artículo 12.-De los acuerdos tomados. Los
acuerdos se tomarán por mayoría simple de votos y corresponde a la administración
su ejecución y al presidente el seguimiento respectivo.
Cuando alguno (s) de los miembros del CCGSyCS,
discrepen del criterio de la mayoría sobre determinada propuesta, deberán dejar
constancia de su voto disidente en el acta correspondiente, indicando las
razones en las que fundamenta su desacuerdo.
Ficha articulo
Artículo 13.-Del Orden del día. Las reuniones
convocadas se desarrollarán de acuerdo con el siguiente orden del día:
a. Verificación del quórum.
b. Aprobación de la agenda de la reunión.
c. Aprobación del acta anterior.
d. Seguimiento de acuerdos del acta anterior.
e. Análisis de los temas agendados.
f. Aprobación de los acuerdos.
g. Asuntos varios.
h. Cierre de la reunión.
Ficha articulo
Artículo 14.-De las Minutas. En cada reunión
del CCGSyCS, se deberá levantar una minuta que será aprobada a más tardar en la
siguiente sesión por los miembros del Comité asistentes a la reunión, la cual
contendrá los nombres de los miembros asistentes, desarrollo, acuerdos
emitidos, responsables de la ejecución de los acuerdos y podría incluir los
plazos establecidos para su cumplimiento.
Ficha articulo
Artículo 15.-De los informes. El CCGSyCS debe
informar en forma ordinaria una vez al mes al Comité de Estrategia, sobre las
actividades desarrolladas.
El CCGSyCS, a solicitud de la Junta Directiva de la
Junta de Protección Social, rendirá los informes y criterios que se le
requieran, para lo cual el órgano colegiado deberá otorgar un plazo
proporcional y razonable de acuerdo con la complejidad del requerimiento.
Ficha articulo
Artículo 16.-De las Subcomisiones Especiales.
El CCGSyCS de oficio o en virtud de solicitud razonada de alguno (s) de sus
miembros, podrá disponer la creación de subcomisiones especiales para la
atención de asuntos que, por su naturaleza, la urgencia de ser conocidos y
resueltos, su complejidad técnica, u otras razones justificadas y debidamente
motivadas, resulten indispensables.
Esas
subcomisiones serán integradas por los funcionarios que se estime pertinente y
éstos deberán emitir un informe final detallado y fundamentado para
conocimiento del CCGSyCS, dentro del plazo que para ello se les señale.
En caso de ser necesario, los miembros de las
subcomisiones podrán requerir prórrogas previo vencimiento del plazo, las
mismas deberán ser de forma escrita y fundamentada.
A las subcomisiones que se creen les aplicarán las
disposiciones del presente reglamento.
Ficha articulo
Artículo 17.-Del formato para consulta formal.
Para que el CCGSyCS aplique la consulta formal, deberá utilizar el siguiente
formato:
COMITÉ CORPORATIVO DE CAMPOSANTOS
ACTA No. _________
CONSULTA FORMAL No.
______________________
Ficha articulo
Artículo 18.-Rige. Este
reglamento rige a partir de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta.
Acuerdo firme.