ARTÍCULO 2. ASIGNACIÓN DEL FONDO: Dicho fondo lo asignará la Tesorería Institucional, donde su monto será definido de acuerdo a la recomendación que al respecto establezca la Dirección Administrativa Financiera.

ARTÍCULO 3. JUSTIFICACIÓN: Con el propósito de brindar seguridad a las transacciones económicas de la Institución dentro de un marco normativo afín con las demás regulaciones internas y externas, el presente reglamento regulará la gestión de los recursos destinados a cubrir las transacciones que se realicen por medio del Fondo de Trabajo y Cajas Chicas, permitiendo que la gestión se ejecute de forma expedita.

ARTÍCULO 4. RESPONSABILIDADES GENERALES:

a) SUPERVISIÓN Y VERIFICACIÓN: La responsabilidad de supervisar y verificar la correcta aplicación del presente reglamento, en cada transacción que realicen los usuarios al amparo de éste, recae sobre la Jefatura inmediata que la autorice.

b) FISCALIZACIÓN: La responsabilidad de la fiscalización en la correcta aplicación del presente reglamento recae en la Dirección Administrativa Financiera y en el Departamento Financiero - Contable de la Institución, a través de la jerarquía y responsabilidades asignadas, a cada uno de los/as funcionarios/as que laboran en esa dirección y departamento.

c) DEFINICIÓN Y APLICACIÓN DE LAS SANCIONES: Corresponderá a la Defensora o Defensor definir y aplicar las sanciones disciplinarias, al funcionario que se le determine incumplimiento del presente Reglamento, esto en respeto al debido proceso y conforme al procedimiento administrativo correspondiente. Lo anterior sin perjuicio de la responsabilidad civil y penal en que pueda incurrir.

d) ADMINISTRACION DEL FONDO: La administración de los recursos del Fondo de Trabajo, excepto la Sub Cajas que maneja la Proveeduría y las Oficinas Regionales, estará bajo la responsabilidad del funcionario designado y de la Jefatura del Departamento Financiero - Contable.

ARTÍCULO 5. ALCANCE: El presente reglamento servirá de instrumento normativo para la gestión de los recursos destinados en la adquisición de bienes y servicios urgentes e indispensables y del reconocimiento de viáticos y transporte. Lo anterior sin menoscabo de la observancia que se le deba prestar a cualquier otra normativa externa que regule la materia.

ARTÍCULO 6. MARCO NORMATIVO: Toda gestión que se ejecute al amparo del presente reglamento debe atender las disposiciones que en materia de adquisición de bienes y servicios y de reconocimiento de viáticos y transporte por medio del Fondo de Trabajo establece la Ley de la Contratación Administrativa Nº 7494, el Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa y el Reglamento de Gastos de Viaje y Transporte para Funcionarios Públicos de la Contraloría General de la República.

De igual forma deben atenderse las regulaciones contenidas en la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos Nº 8131 y su Reglamento, Ley General de Control Interno Nº 8292, y su reglamento, el Manual de Normas Generales de Control Interno para la Contraloría General de la República y las Entidades y Órganos Sujetos a su Fiscalización y el Reglamento General del Fondo de Caja Chica (Decreto 32874 H).

ARTÍCULO 7. DEFINICIONES:

a) ADELANTO DEL FONDO DE TRABAJO: Es la suma de dinero que se solicita de forma anticipada a la erogación efectiva, tanto para la adquisición de bienes y servicios que requieren de trámite rápido, urgente, indispensable e inmediato con cargo a las partidas de Servicios, Materiales y Suministros, Bienes duraderos, así como para el reconocimiento de viáticos y transporte.

b) ADMINISTRADOR DEL FONDO DE TRABAJO: Es el funcionario que tiene la responsabilidad de custodiar y administrar los recursos destinados al Fondo de Trabajo.

c) ACTIVO FIJO: Se determina como Activo Fijo aquel bien tangible e intangible adquirido o donado que cumpla con las siguientes dos condiciones:

1) Bienes tangibles e intangibles cuya vida útil sea superior a un ejercicio económico.

2) Estar directamente vinculados a las actividades propias de la institución.

d) AUTORIZACIONES TÉCNICAS: Son las autorizaciones documentadas de las Unidades Especializadas definidas por la Dirección Administrativa - Financiera que son requisito técnico indispensable para la compra de un bien o servicio.

e) ARQUEOS DEL FONDO DE TRABAJO Y CAJA CHICA: Es la revisión y verificación periódica que se debe realizar a los recursos del Fondo de Trabajo y Caja Chicas, para garantizar que, el efectivo disponible, más los documentos respaldo de las transacciones efectuadas y los reintegros pendientes, al momento de su realización sumen el monto total asignado.

f) DECLARACIÓN JURADA: Es la manifestación que hace el funcionario, bajo fe de juramento, que la información consignada, o datos declarados en la fórmula de liquidación de viáticos y transporte es cierta y fidedigna.

g) FONDO DE TRABAJO: Se entiende por Fondo de Trabajo aquella suma de dinero fija que deposite la Defensoría de los Habitantes a su nombre, en uno de los Bancos del Estado, para ser utilizada en la adquisición de bienes y servicios que requieren de trámite rápido, urgente e inmediato con cargo a las partidas de Servicios, viáticos, pasajes, peaje; Materiales y Suministros, Bienes Duraderos.

h) FRACCIONAR: Se refiere a que, cualquier Unidad Administrativa, para atender una misma necesidad como las previstas en este reglamento, divida su costo total en más de un adelanto de Caja Chica, en un plazo no mayor de dos meses, cuando éste exceda el monto máximo autorizado, con el interés de evadir los procedimientos establecidos en la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento.

i) INTERVENCIONES FINANCIERAS: Se refiere a aquellas acciones de fiscalización que deben realizar los funcionarios del Departamento Financiero Contable, con el propósito de cumplir con las responsabilidades establecidas en el presente reglamento.

j) NECESIDAD URGENTE: Son todos aquellos casos que requieren de una respuesta o solución inmediata en virtud de que afectan el servicio público, y que puedan ser atendidos por medio del Fondo de Trabajo o Caja Chica.

k) REGLAMENTO DE GASTOS DE VIAJE: Reglamento emitido por la Contraloría General de la República, denominado "Reglamento de Gastos de Viaje y de Transporte para Funcionarios Públicos".

l) REINTEGRO AL FONDO DE TRABAJO: Suma de dinero que se gira a cada dependencia que administra Cajas Chicas y Fondo de Trabajo, con el fin de reponer el monto de los gastos ejecutados bajo esa modalidad.

m) REPOSICIÓN: Monto que se debe reconocer al funcionario que, con su propio dinero cubrió obligaciones institucionales, siempre y cuando éste no supere los rangos establecidos y que además se encuentre debidamente autorizado.

n) JEFATURA INMEDIATA: Persona funcionaria de la Administración Activa, responsable de un proceso, con autoridad para ordenar y tomar decisiones.

o) PERSONA ADMINISTRADORA DE LA CAJA CHICA: Para oficinas centrales (la) Tesorera(o) (la) Proveedora (o) y para Sedes Regionales los profesionales responsables en las oficinas (Jefes de Regionales).

p) VIÁTICOS Y TRANSPORTE: Suma de dinero destinada a la atención de gastos de hospedaje, alimentación, transporte y otros gastos menores, que los entes públicos reconocen a sus servidores cuando éstos deben desplazarse en forma transitoria de su centro de trabajo con el fin de cumplir con las obligaciones de su cargo.

CAPÍTULO SEGUNDO

RESPONSABILIDAD ESPECÍFICA DE LOS USUARIOS

ARTÍCULO 8. USO, AUTORIZACIÓN Y VERIFICACIÓN: Al momento de autorizar el uso de los recursos del Fondo de Trabajo y Cajas Chicas, la Jefatura inmediata de la persona solicitante tiene la responsabilidad de verificar que se atiendan todas las regulaciones contenidas en el presente reglamento.

Además, asume la responsabilidad de verificar que se cumpla lo siguiente:

a) Que, la adquisición de bienes y servicios, sean necesidades urgentes e indispensables que requieran solución inmediata, conforme lo establece la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos y su Reglamento.

b) Toda compra de bienes y servicios por medio del Fondo de Trabajo se hará por medio de la proveeduría de la Institución. El trámite se realizará mediante la respectiva Orden de Compra.

c) En caso de adquisición de bienes, previo a la autorización, deberá comprobarse que se procedió a realizar consulta de verificación ante el almacén de suministros.

d) Que, la suma adelantada para cubrir viáticos y transporte corresponda al período de la gira, de conformidad las tablas incluidas en el Reglamento de Gastos de Viaje.

e) Que, las erogaciones realizadas al amparo del presente reglamento no constituyan fraccionamiento, conforme lo señalado en la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento y el presente reglamento.

ARTÍCULO 9. SOBRE EL REGLAMENTO DE RENDICIÓN DE CAUSACION DE LA DHR: El personal que señalan los artículos N. 9, 10, 11 y 12 del Reglamento sobre rendición de cauciones en favor de la Defensoría de los Habitantes y que participe en la gestión del Fondo de Trabajo y Cajas Chicas, cuando recaude, custodie o administre fondos o valores públicos, deberá rendir garantía a favor de la Hacienda Pública, por el desempeño de sus funciones.

CAPITULO TERCERO

TIPOS CAJAS CHICAS (CAJAS AUXILIARES), METODOLOGÍA DE GIROS, MONTOS MÁXIMOS Y

CUSTODIA DE LOS RECURSOS

ARTÍCULO 10. TIPOS DE CAJA CHICA (CAJAS AUXILIARES): Corresponderá a la Dirección Administrativa -Financiera, con base en las necesidades institucionales, previamente justificadas y emitidas por la Jefatura del Departamento Financiero - Contable, determinar los tipos de Cajas Chica o Cajas Auxiliares requeridas, los montos que se le asignarán a cada Caja Chica y el medio de giro a utilizar. Esta información será traslada al Despacho de la Defensoría de los Habitantes, para su respectiva aprobación y su posterior envió a la Tesorería Nacional para su correspondiente autorización.

ARTÍCULO 11. MONTO DE CREACION DE LA CAJA CHICA: Posterior al estudio realizado por la Jefatura del Departamento Financiero - Contable, en atención a la estimación de los gastos menores a atender mediante esta modalidad, y con el aval de la Dirección Administrativa Financiera, se emitirá la correspondiente propuesta del monto de la Caja Chica que deberá operar en cada caso. Dicha propuesta será enviada a la Tesorería Nacional, para su correspondiente aprobación.

ARTÍCULO 12. CUSTODIA DE LA CAJA CHICA: La custodia la Caja Chica será responsabilidad de la persona funcionaria a quien se le haya designado los recursos.

ARTÍCULO 13. RESGUARDO Y SEGURIDAD DE LOS RECURSOS: El efectivo de la Caja Chica debe permanecer resguardado en cada Unidad de Trabajo que maneje este tipo de recursos. Para tal efecto contará con una caja de seguridad metálica con llave la cual deberá permanecer junto con los documentos respaldos en un lugar debidamente resguardado.

La custodia de la llave de la caja de la seguridad es responsabilidad exclusiva de la persona a quien se le asignó la Caja Chica. La Jefatura inmediata de la dependencia que disponga de recursos en Caja Chicas debe poseer una copia de dicha llave.

ARTÍCULO 14. SUPERVISIÓN Y FISCALIZACIÓN: Es responsabilidad de la Jefatura del Departamento Financiero - Contable ejercer supervisión y fiscalización permanente sobre la custodia de la Caja Chica autorizada para tal efecto, velando por el fiel cumplimiento de lo que establece el presente reglamento.

ARTÍCULO 15. AUSENCIAS PREVISTA DEL RESPONSABLE DE LA CAJA CHICA: Durante las ausencias programadas del responsable de la Caja Chica, éste deberá entregar los comprobantes y el efectivo disponible al funcionario que sea designado para su sustitución por parte de su Jefatura inmediata.

Para tal fin el funcionario designado deberá realizar un recuento (arqueo) a toda la información entregada y dejar constancia escrita de los resultados. Cualquier herramienta o documento que se utiliza para realizar el recuento (arqueo), deberá contener la firmar de las personas involucras en dicho proceso.

La devolución de los recursos, así como los comprobantes que respalden las acciones ejecutadas, al responsable de la Caja Chica, se hará de la misma forma descrita anteriormente, una vez que éste se reincorpore a sus labores.

ARTÍCULO 16. AUSENCIA IMPREVISTA DEL RESPONSABLE DE LA CAJA CHICA: Cuando ocurran ausencias imprevistas del responsable de la Caja Chica; la Jefatura inmediata del responsable de la Caja Chica asignará un responsable en ausencia del titular siguiendo los procedimientos previamente indicados en el artículo anterior. En este caso es recomendable levantar un acta sobre el procedimiento empleado, en presencia de un testigo.

CAPITULO CUARTO

USO DEL FONDO DE TRABAJO PARA EL RECONOCIMIENTO VIÁTICOS, TRANSPORTE

Y SUS EXCEPCIONES

ARTÍCULO 17. RECONOCIMIENTO DE GASTOS DE VIATICOS Y TRANSPORTE MEDIO DEL FONDO DE TRABAJO: Se podrán realizar adelantos de viáticos y transporte a todo aquel funcionario que, en funciones propias de su cargo tenga que desplazarse dentro del territorio nacional y el exterior. En el caso que de que se tratara de un viaje al exterior, debe existir de previo el respectivo Acuerdo, suscrito por el Defensor o Defensora de los Habitantes.

Para este efecto se utilizará el formulario denominado "Autorización de adelantos para giras", el cual deberá ser autorizado por la Jefatura inmediata del funcionario que solicita el gasto o a quién este haya designado.

ARTÍCULO 18. SUMA MÁXIMA A ADELANTAR POR CONCEPTO DE GASTOS DE VIATICOS Y TRANSPORTE: Por ningún motivo, los adelantos para Gastos de Viaje y Transporte podrán exceder el monto máximo autorizado por Ley.

ARTÍCULO 19. CONTROL Y VERIFICACIÓN: La Jefatura inmediata, el responsable del Fondo de trabajo o a quién éste haya designado formalmente para autorizar adelantos de Gastos de Viaje y de transporte, será responsable de verificar y controlar que la suma adelantada esté en concordancia con la programación de la gira establecida y de acuerdo a la normativa vigente.

ARTICULO 20 RECONOCIMIENTO DE VIÁTICOS EN DÍAS FERIADOS, SÁBADOS Y DOMINGOS: En las giras que se incluyan días feriados, sábados y domingos, éstos deberán contener una justificación debidamente razonada y autorizada por el Jefatura inmediata, donde se detalle claramente las razones por las cuales fueron incluidos esos días en la gira programada.

ARTÍCULO 21. LAS EXCEPCIONES: Conforme lo establece el artículo 17 del Reglamento de Gastos de Viaje y de Transporte para Funcionarios Públicos, constituyen excepciones, aquellas situaciones especiales en que, a criterio razonado de la Administración se justifique el reconocimiento de viáticos y transporte, para lo cual se regulan de manera previa formal y general conforme el siguiente detalle:

a) SITUACIONES DE URGENCIAS O EMERGENCIAS: cuando, situaciones de urgencias o emergencias debidamente razonadas, se requiera la permanencia del funcionario en el lugar impidiéndole la movilización a su sede de trabajo.

b) PERMANENCIA CONTINUA EN UN MISMO LUGAR: Cuando, para atender labores propias de su cargo se requiera la permanencia continua del funcionario en el lugar donde se encuentre y por condiciones de traslado resulte menos oneroso para la institución. Esto previa autorización del jefe inmediato.

c) VALORACIÓN COSTO BENEFICIO: Que para cubrir los gastos por la asistencia del funcionario en actividades donde se requiera su participación se determine que el pago de viáticos resulta menos oneroso para las finanzas institucionales.

En los casos anteriores, las Jefaturas inmediatas que autoricen el gasto, conjuntamente con el funcionario que solicita el reconocimiento de viáticos y transporte vía excepción, serán responsables de que, previo a su autorización, éstos se encuentren debidamente justificados por escrito, indicando las razones especiales y la conveniencia institucional que dan origen al gasto.

ARTÍCULO 22. PAGO DE TAXIS: Se reconocerá este gasto, a los funcionarios que, por la índole de sus funciones requieran realizar giras, en donde la salida de su lugar de trabajo requiera ser programada antes de las 6:00 a.m., o que su regreso a su lugar de trabajo sea posterior a las 8:00 p.m., este gasto debe estar previamente contemplado en la suma de dinero adelantada, debidamente justificado y autorizado por la Jefatura inmediata.

Esto de conformidad al artículo 22 del Reglamento de Viáticos de la Contraloría General de la República.

De igual forma, se reconocerá este tipo de gasto a todo aquel funcionario que, en el cumplimiento de sus deberes, requiera la utilización del servicio, siempre y cuando no haya vehículo institucional disponible, y que, a criterio de la Jefatura inmediata se requiera evitar un perjuicio a los intereses institucionales, para tal efecto deberá mediar una justificación razonada, de quien solicita el gasto y autorizada por la Jefatura inmediata.

ARTÍCULO 23. RECONOCIMIENTO DE VIÁTICOS Y TRANSPORTE FUERA DEL PAIS. La solicitud, trámite y aprobación del reconocimiento de viáticos y transporte fuera del país se hará atendiendo lo establecido en el Reglamento de Gastos de Viaje emitido por la Contraloría General de la República.

ARTÍCULO 24. RECONOCIMIENTO DE VIÁTICOS Y TRANSPORTE SIN ADELANTO: En caso de que el funcionario previo a su gira no haya podido realizar el trámite de adelanto para el reconocimiento de viáticos y transporte, a su regreso deberá proceder a solicitar el reconocimiento del gasto, con la correspondiente justificación de su Jefatura Inmediata. La liquidación de los viáticos deberá cumplir el plazo establecido en el siguiente artículo.

CAPITULO QUINTO

EFICACIA, RESPONSABILIDAD, PLAZOS Y LOS EXCESOS EN LOS GASTOS POR MEDIO DEL FONDO

DE TRABAJO.

ARTÍCULO 25. PLAZOS Y LA EFICACIA DE LAS LIQUIDACIONES: Las liquidaciones de los adelantos del Fondo de Trabajo deben ser realizadas en forma integral, no se aceptan liquidaciones parciales conforme los plazos definidos.

Los plazos definidos para la presentación de las liquidaciones se establecen de la siguiente forma:

a) ADELANTOS PARA ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS: Los adelantos, para adquisición de bienes y servicios deben ser liquidados, dentro de los tres días hábiles, contados a partir del día siguiente de recibido el dinero, en el caso de emisión de cheque, el plazo correrá a partir de la fecha de la comunicación de la disponibilidad del cheque.

b) ADELANTOS Y PAGO DE VIÁTICOS: Para la liquidación de los adelantos de viáticos realizados y para el pago de viáticos sin adelantos, el funcionario dispondrá, sin excepción de siete días hábiles posterior al regreso de su sede de trabajo o a su incorporación a éste.

El formulario de liquidación deberá ser presentado sin tachones, remarcaciones o alteraciones que hagan dudar de la exactitud de la información, todo lo anterior de conformidad con lo que establece el Reglamento de Gastos de Viaje de Transporte para Funcionarios Públicos.

ARTÍCULO 26. LIQUIDACIONES DE ADELANTOS DEL FONDO DE TRABAJO FUERA DE PLAZO:

a) Cuando una persona funcionaria omita presentar la liquidación en la forma, términos y plazos establecidos, se le comunicará lo que corresponda a su Jefe inmediato y al Jerarca de la Institución.

b) Además, se determinará la eventual responsabilidad administrativa del funcionario, previo procedimiento administrativo con garantías del debido proceso y derecho de defensa.

ARTÍCULO 27. EXCEPCIONES A LOS PLAZOS DE LIQUIDACIÓN: Se exceptúan del artículo anterior, aquellos casos en los que, al funcionario responsable de liquidar, le sea extendida una incapacidad médica imprevista, para tal efecto debe adjuntar fotocopia de la incapacidad en la liquidación respectiva, por única vez y así informarlo.

ARTÍCULO 28. EXCLUSIÓN A LA EXCEPCIÓN ANTERIOR: Se excluyen del artículo anterior las vacaciones, incapacidades por maternidad, permisos con o sin goce de salario, suspensiones y giras programadas, siendo necesario la presentación de la liquidación respectiva en plazo y forma señalada.

ARTÍCULO 29. ADELANTOS PENDIENTES DE LIQUIDAR: No se permitirá la realización de un nuevo adelanto, cuando el funcionario tenga otro adelanto pendiente de liquidar por el mismo concepto de viáticos.

ARTÍCULO 30. DOCUMENTOS DE RESPALDO PARA LA LIQUIDACIÓN: Para realizar la liquidación, será requisito indispensable presentar todos los documentos que comprueben y justifiquen la realización del gasto, los cuales, sin excepción deben ser originales, estar en buen estado y claramente legibles.

ARTÍCULO 31. REQUISITOS DE LAS FACTURAS O COMPROBANTES QUE RESPALDAN LOS GASTOS CONTENIDOS EN LA LIQUIDACIÓN: Las facturas o comprobantes que respaldan las erogaciones contenidas en la liquidación deberán cumplir con los siguientes requisitos:

a) SIN EXCEPCIÓN DEBEN SER ORIGINALES, el documento debe ser completamente legible, no presentar deterioro, tachaduras, borrones y cualquier otra alteración que haga dudar de su legitimidad y estar debidamente autorizados por la Jefatura Inmediata.

Además, deben contener la siguiente información:

1. Nombre completo del propietario o razón social.

2. Denominación del negocio o nombre de fantasía si existe.

3. Número de inscripción ante la Administración Tributaria-Hacienda.

3. a. Si la persona es física, el número de cédula.

3. b. Si es persona jurídica, el número de cédula jurídica.

3. c. Si es extranjero, el número asignado en la Administración Tributaria-Hacienda.

4. Dirección del establecimiento.

5. Las facturas deben traer como concepto del comprador a "La Defensoría de los Habitantes de la República".

6. Descripción del bien o servicio adquirido.

7. Fecha en que se adquirió el bien o servicio.

8. Timbradas o dispensadas por la Administración Tributaria-Hacienda, salvo los casos de excepción o dispensa.

9. Sello de cancelación

b) EN EL CASO DE LA FACTURA ORIGINAL: En el caso de pérdida de la factura original, se podrá aceptar una copia o fotocopia que deberá ser sellada y firmada por el encargado de la empresa responsable estos trámites, haciendo constar que es copia fiel del original. Este documento debe contener el VB de la Jefatura inmediata.

ARTÍCULO 32. EXCEPCIONES A LA PRESENTACIÓN DE FACTURAS TIMBRADAS O DISPENSADAS: No se requiere de facturas timbradas o dispensadas en los siguientes casos:

a) Entidades no sujetas al impuesto sobre la renta, según el Artículo 3 de la Ley Impuesto Sobre la Renta.

b) Personas físicas, siempre que no se trate de las contempladas en el Artículo 13 inciso a) de la Ley del Impuesto Sobre la Renta (servicios técnicos y/o profesionales).

c) Personas físicas o jurídicas dedicadas al transporte remunerado de personas y productos agrícolas.

d) Contribuyentes inscritos en el Régimen de Tributación Simplificada y Otros.

ARTÍCULO 33. FECHAS DE LAS FACTURAS: Las facturas o los comprobantes y en general todos los documentos que respalden la liquidación de un adelanto de gastos no pueden tener fecha anterior a la del recibido de los recursos.

ARTÍCULO 34. TIPO DE MONEDA: En el caso de que los proveedores tengan los precios establecidos en otro tipo de moneda que no sea la moneda de curso legal vigente le debe solicitar que indiquen en la factura el tipo de cambio que está aplicando.

ARTÍCULO 35. EXCESOS EN EL GASTOS PARA ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS: Ningún funcionario podrá excederse en el gasto, con respecto a la suma adelantada. Se exceptúan aquellos casos en que medien razones ajenas a su control, en la adquisición de un bien o servicio; permitiéndosele excederse hasta en un 15% del monto adelantado; siempre y cuando el exceso no supere el monto máximo autorizado para adelantos. Esto debe ser autorizado por la Jefatura inmediata, indicando el visto bueno (V.B) en la factura presentada.

ARTÍCULO 36. RECONOCIMIENTO DE GASTOS PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS SIN ADELANTO: En la adquisición de bienes y servicios no se reconocerán gastos por medio del Fondo de Trabajo y Caja Chica, cuando previo a su realización no haya solicitado la respectiva autorización a la Dirección Administrativa Financiera.

ARTÍCULO 37. IMPREVISTOS: Cuando por razones fuera de control del funcionario, se le presenten algún tipo de imprevistos en el desarrollo de una gira, se le podrán reconocer los gastos incurridos y no incluidos en el adelanto de efectivo, siempre y cuando éstos sean de carácter indispensables e inaplazables en el desarrollo de la gira, para tal fin debe presentar los comprobantes del gasto autorizados por la Jefatura inmediata. La Jefatura inmediata previo a autorizar dichos gastos, deberá hacer la consulta respectiva al Departamento Financiero - Contable, si procede la autorizar requerida.

ARTÍCULO 38. EFICACIA PARA LOS GASTOS IMPREVISTOS: Los gastos indicados en artículo anterior quedan sujetos a que exista disponibilidad presupuestaria al momento de solicitar el reintegro para que puedan hacerse efectivos.

ARTÍCULO 39. LA NO REALIZACIÓN DEL GASTO: Si por algún motivo, el gasto para el cual se solicitó el adelanto del Fondo de Trabajo no se realizó, o la gira no se lleva a cabo, después de haber recibido los recursos, el funcionario solicitante debe hacer devolución inmediata del mismo dentro del término máximo de 3 días hábiles.

CAPITULO SEXTO

REINTEGROS DEL FONDO DE TRABAJO Y CAJAS CHICAS

ARTÍCULO 40. TRAMITE Y AUTORIZACIÓN PARA SOLICITAR EL REINTEGRO DEL FONDO DE TRABAJO: Todo reintegro al Fondo de Trabajo deberá tramitarse mediante una factura de gobierno u otro documento autorizado por la Dirección Administrativa Financiera, con el detalle de las subpartidas presupuestarias, nombre del proveedor, número de la factura, comprobante, número de cheque o transferencia, monto que se pagó y acuerdo de pago. Toda solicitud de reintegro al Fondo de Trabajo debe ser autorizada por el Departamento Financiero-Contable y la Dirección Administrativa Financiera.

ARTÍCULO 41. LA POSIBLE RETENCION DE JUSTIFICANTES: Cuando el encargado del Fondo considere necesario, podrá retener los justificantes de pago con el fin de conformar un grupo de comprobantes con el mismo del gasto y proceder a su reintegro a más tardar el mes siguiente.

ARTÍCULO 42. PLAZO DE REINTEGROS: El trámite de los reintegros o compromisos pendientes deberá realizarse a más tardar el último día hábil del mes de enero de cada año.

ARTÍCULO 43. PROCEDIMIENTO DE PAGO O DESEMBOLSO. Todo procedimiento de pago y desembolso del Fondo de Trabajo deberá cumplir con lo siguiente:

a) Todos los desembolsos que se hagan mediante el Fondo, deberán efectuarse preferiblemente por medio de Transferencia Electrónica de Fondos en SINPE y su costo debe ser asumido por la Institución, esta determinará si se hará por crédito directo o tiempo real. Para las Oficinas Regionales a las cuentas que se encuentren debidamente autorizadas.

b) En el caso de la Caja Chica de Proveeduría y Departamento Financiero - Contable cualquier desembolso se tramitará mediante cheque, el cual deberá estar debidamente prenumerado.

c) El cheque comprobante girado contra la cuenta del Fondo tendrá las firmas mancomunadas que se encuentren habilitadas para tal efecto y deberá girarse a nombre del encargado o responsable de la Caja Chica.

d) Ningún desembolso debe exceder el monto autorizado por la Tesorería Nacional, atendiendo la propuesta presentada por la Institución.

e) Cuando por las características del gasto de bienes y servicios éste no pueda respaldarse inmediatamente por el correspondiente justificante, el Jefe de la Unidad de Proveeduría deberá preparar el comprobante interno debidamente diseñado para tales efectos, hasta tanto el funcionario que realiza la gestión presente el justificante externo.

f) Los justificantes que respalden la adquisición de mercadería y servicios deberán ser confeccionados por la respectiva casa comercial, en original, a nombre de la Defensoría de los Habitantes de la República, sin borrones ni tachaduras y con indicación clara del bien o servicio adquirido.

g) A las facturas u otros documentos relativos a la compra de bienes y servicios se le estampará un sello que tenga la leyenda "pagado con cheque número y fecha de pago".

ARTÍCULO 44. REQUISITOS PARA SOLICITAR EL REINTEGRO DE LAS CAJAS CHICAS: El reintegro de las Cajas Chicas deberá estar acompañado por los documentos originales y debe ser tramitado en los sistemas informáticos facilitados por la administración para tal efecto, respetando las normativas establecidas. Dicha solicitud deberá ser firmada por la persona responsable de la Unidad a cargo donde se ubica la Caja Chica.

ARTÍCULO 45. CUSTODIA DE LOS DOCUMENTOS QUE RESPALDAN LOS REINTEGROS: Toda la documentación que respalda los gastos autorizados debe ser custodiada por la persona responsable de los recursos. Asimismo, deberán estar a disposición para efectos de fiscalización.

ARTÍCULO 46. REVISIÓN, VERIFICACIÓN DE LOS REINTEGROS Y ACEPTACIÓN DE DOCUMENTOS POR EL AREA DE TESORERIA: Previo a realizar el trámite de reintegro de Caja Chica, los funcionarios de la Unidad de la Tesorería Institucional deben revisar y verificar que todos los documentos que respaldan la solicitud cumplan con los requisitos establecidos en el presente reglamento. De lo contrario deberán devolverlos para su corrección.

ARTÍCULO 47. REINTEGRO DE LAS CAJAS CHICAS DE LAS OFICINAS REGIONALES: Las Oficinas Regionales deberán presentar sin excepción las liquidaciones de la Caja Chica en los primeros 10 días hábiles posteriores a la conclusión del mes anterior. Esta liquidación vendrá acompañada con los comprobantes (Facturas, recibos, liquidaciones de viáticos, etc.) probatorios de los recursos solicitados en la liquidación.

ARTÍCULO 48. TIEMPOS REQUERIDOS POR LAS UNIDADES RESPONSABLES DE REALIZAR LOS REINTEGROS: La Unidad de Tesorería contará con cinco días hábiles para realizar las acciones de su competencia en el trámite de reintegros que soliciten las unidades respectivas.

CAPITULO SÉTIMO

PROHIBICIONES, SANCIONES Y OBLIGACIONES

EN LA GESTIÓN DE LOS RECURSOS DEL FONDO TRABAJO

ARTÍCULO 49. PROHIBICIONES Y LAS OBLIGACIONES DE LOS FUNCIONARIOS RESPONSABLES DE ADMINISTRAR FONDOS: Los funcionarios responsables de administrar el Fondo de Trabajo se encuentran obligados a observar las siguientes prohibiciones:

a) ACEPTACIÓN DE LIQUIDACIONES PARCIALES O EXTEMPORÁNEAS: Conforme se establece en el presente reglamento, las liquidaciones presentadas fuera de los plazos establecidos deberán contener la debida justificación aprobada por su jefatura inmediata.

b) MANEJO DE LOS RECURSOS DEL FONDO PARA FINES AJENOS A LOS DEFINIDOS EN EL PRESENTE REGLAMENTO: Bajo ninguna circunstancia el Administrador del Fondo de Trabajo podrá cambiar, con dinero de la Caja Chica, cheques personales o de terceras personas y cambios de moneda.

Para controlar y verificar que este tipo de acciones no se realicen, la Jefatura del Departamento Financiero - Contable tendrá la responsabilidad de efectuar arqueos sorpresivos periódicos, en todas aquellas dependencias donde se custodie las diferentes Cajas Chicas autorizadas. Si llegara a detectar alguna de las situaciones señaladas en este artículo, deberá proceder conforme lo establece el presente Reglamento.

ARTÍCULO 50. OBLIGACIONES DE REALIZAR ARQUEOS: El Departamento Financiero - Contable es responsable de realizar arqueos a las Cajas Chicas ubicadas en Oficinas Centrales al menos dos veces al año, sin menoscabo de los arqueos que, en el momento que así lo consideren, puedan realizar cualquier unidad de control de la Institución. El Jerarca de la Institución deberá solicitar a la Auditoría Interna, incluir en el programa de trabajo de dicha Unidad de Control, como mínimo la realización de una auditoria anual al Fondo de Trabajo y Cajas Chicas autorizadas. Estas Auditorías deberán ser sin previo aviso

ARTÍCULO 51. OBLIGACIONES DEL RESPALDO DOCUMENTAL DE LOS ARQUEOS: Los funcionarios que realicen arqueos a las Cajas Chicas ubicadas en Oficinas Centrales deben dejar constancia formal de los hallazgos detectados, mediante documento firmado por el funcionario que lo realiza y el responsable de dicha Caja Chica.

ARTÍCULO 52. OBLIGACIONES DE ATENDER LOS HALLAZGOS DETECTADOS EN LOS ARQUEOS Y CIERRES DIARIOS: Los funcionarios responsables de las Cajas Chicas ubicadas en Oficinas Centrales y Oficinas Regionales, están obligados a atender de forma inmediata los hallazgos que se detecten en los arqueos que se realicen a los recursos bajo su responsabilidad, para lo cual deben proceder de la siguiente forma:

a) PARA LOS FALTANTES DE EFECTIVO: En caso de determinarse un faltante, producto de los arqueos que se practiquen a las Caja Chicas, será responsabilidad del administrador de dicha Caja Chica realizar su reposición de forma inmediata, independientemente de la investigación a la que podrá ser sometido. En caso de no realizar el reintegro la Jefatura inmediata procederá a solicitar al Jerarca que se proceda con la apertura del procedimiento administrativo correspondiente, a efecto de determinar la eventual responsabilidad disciplinaria de la persona funcionaria, previo debido proceso y derecho de defensa.

b) DE LOS SOBRANTES DE EFECTIVO: Los sobrantes de dinero que se detecten como resultado del arqueo que se practique a las Cajas Chicas, deberán ser depositados en la cuenta corriente que determine para tal efecto la Tesorería Nacional. El depósito debe realizarse a más tardar al siguiente día hábil. Será responsabilidad de la Jefatura inmediata del responsable de la Caja Chica verificar que el depósito se realizó conforme se le instruyó. Caso contrario se procederá con el debido proceso a fin de sentar eventuales responsabilidades.

c) DE LOS CASOS DE SUSTRACCIÓN, ROBOS O HURTOS: Cuando el responsable de la Caja Chica evidencie o compruebe que fue objeto de alguna sustracción, robo o hurto, deberá comunicar formal e inmediatamente al Jerarca, a su jefatura y a la Dirección Administrativa Financiera, la situación, posteriormente, se deberá interponer la denuncia respectiva ante las autoridades judiciales.

ARTÍCULO 53. OBLIGACIONES DE LA JEFATURA INMEDIATA DEL USUARIO DEL FONDO DE TRABAJO O CAJA CHICA: Conforme lo establece el presente Reglamento, todo funcionario que haga uso del Fondo de Trabajo o Caja Chica, está obligado a presentar las respectivas liquidaciones en tiempo y forma. De no suceder así, la Jefatura inmediata del usuario del Fondo de Trabajo o Caja Chica, deberá realizar las siguientes acciones:

a) INTIMACIÓN ESCRITA: El primer día hábil posterior al vencimiento de la fecha límite para presentar la liquidación deberá realizar intimación por escrito al funcionario que realizó el gasto (puede ser mediante el uso del correo Institucional), para que proceda a reintegrar el monto total de la suma adelantada a más tardar al siguiente día hábil del recibo de ésta. Dicha intimación se hará con copia al responsable del Fondo de Trabajo o Caja Chica. En caso de incumplimiento se deberá comunicar al Jerarca para que proceda con la valoración de apertura del procedimiento administrativo correspondiente, atendiendo el debido proceso.

b) REINCIDENCIA DEL FUNCIONARIO: Por reincidencia del funcionario, o si se presume un agravante de la falta, por circunstancias particulares, además del procedimiento cobratorio, se le informará al a el Jerarca de la Defensoría para las acciones pertinentes.

ARTÍCULO 54. OBLIGACIONES DE LOS USUARIOS DEL FONDO DE TRABAJO O CAJA CHICA: Todos los funcionarios que utilicen los recursos del Fondo de Trabajo o Caja Chica, están obligados a hacerlo en estricto apego a las exigencias que establece el Reglamento General del Fondo de Caja Chica (Decreto 32874H), el Reglamento de Gastos de Viaje y de Transporte para Funcionarios Públicos y el presente Reglamento, así como cualquier otra normativa interna o externa que regule la materia.

ARTÍCULO 55. RESPONSABILIDAD DEL DEPARTAMENTO FINANCIERO - CONTABLE: El Departamento Financiero - Contable es responsable de asesorar, y fiscalizar las transacciones realizadas al amparo del presente reglamento para verificar que se ejecuten apegadas a las disposiciones y procedimientos que en materia de ejecución presupuestaria se requieren. Además, tiene la responsabilidad de atender, asesorar y evacuar consultas en tiempo y forma en torno a las acciones de su competencia para cumplir con los requerimientos que presenten las dependencias y funcionarios que utilicen el Fondo de Trabajo y las Cajas Chicas Institucionales. De igual forma el Departamento Financiero - Contable deberá presentar un informe mensual a la Tesorería Nacional de los viáticos y transportes autorizados tanto al interior como al exterior del país.

ARTÍCULO 56. INFORMES A LA JEFATURA: Es responsabilidad del responsable del Fondo de Trabajo, elaborar los informes que requieran la Jefatura del Departamento Financiero - Contable, la Dirección Administrativa Financiera y/o cualquier dependencia de control, sobre los aspectos relacionados a las funciones a su cargo.

ARTÍCULO 57. CIERRE DEL FONDO DE LA CAJA CHICA POR PARTE DE LA INSTITUCION: En caso de que el responsable del Fondo de Trabajo considere procedente el cierre de alguna Caja Chica, se establecerá el siguiente proceso:

Para el cierre de una Caja Chica sea en cuenta corriente o en efectivo deberá atender lo siguiente:

a) Deberá existir un acuerdo escrito entre el Jefatura de Departamento Financiero - Contable y el responsable de la Caja Chica, esto deberá informarse a la Tesorería Nacional.

b) El Departamento Financiero - Contable realizara un arqueo, independiente a los que realice el administrador del fondo.

c) De existir alguna diferencia de dinero en el arqueo realizado, se procederá de conformidad lo estable el presente Reglamento.

d) Se procederá con el cierre de la cuenta corriente, anulación de fórmulas de cheques o chequeras según corresponda, depósito del disponible del Fondo Fijo-Caja Chica y el traslado de documentos de operaciones pendientes al responsable del Departamento Financiero - Contable, a fin de liquidar el fondo.

e) El efectivo y los documentos que conforman el arqueo deberán ser entregados por el responsable al encargado al Departamento Financiero - Contable, el efectivo deberá ser depositado en el Fondo de trabajo de la institución.

f) El responsable deberá rendir informe sobre lo actuado, archivar de acuerdo con lo establecido por la Ley General de Archivo y mantener la documentación al alcance de los entes de control y fiscalización.

CAPITULO OCTAVO

DISPOSICIONES FINALES

ARTÍCULO 58. ALCANCES DEL PRESENTE REGLAMENTO: Todas las acciones relacionadas con la administración, ejecución, control, verificación y fiscalización de los recursos del Fondo de Trabajo y Cajas Chicas se regirán por las regulaciones contenidas en el presente Reglamento.

ARTÍCULO 59. MANEJO OBLIGATORIO DE LOS INSTRUMENTOS QUE SE ELABOREN PARA LA CORRECTA APLICACIÓN DEL PRESENTE REGLAMENTO: Los instrumentos elaborados por el Departamento Financiero - Contable para la correcta aplicación del presente reglamento son de uso y aplicación obligatoria y no podrán ser modificados por ninguna otra dependencia, Sera competencia del Departamento Financiero - Contable, plantear ante el o la jerarca la propuesta de modificación de dichos instrumentos en el momento que lo considere oportuno.

ARTÍCULO 60. DEROGACIONES: A partir de la entrada en vigencia del presente reglamento queda derogado cualquier otro reglamento que se haya publicado al respecto, así como toda aquella normativa interna igual o de rango inferior.

ARTÍCULO 61. NORMATIVA APLICABLE: Para lo no previsto en el presente Reglamento se aplicará supletoriamente la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos y su Reglamento, la Ley General de la Administración Pública, la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento, el Reglamento de Gastos de Viaje y de Transporte para Funcionarios Públicos de la Contraloría General de la República, el Reglamento General del Fondo Cajas Chicas y lineamientos vinculantes de la Tesorería Nacional de la República.

ARTÍCULO 62. VIGENCIA: El presente reglamento, previo a su publicación deberá ser sometido a la aprobación de las Dependencias Internas correspondientes y su vigencia empezará a regir a partir de su publicación en el Diario Oficial "La Gaceta".

ARTÍCULO 63. TRANSITORIO I: Las erogaciones que se encuentren en trámite al momento de la publicación y entrada en vigencia de este Reglamento, se regirán con las regulaciones contenidas en la normativa anterior.

Comuníquese y publíquese por el Despacho de la Defensoría de los Habitantes de la República, mediante acuerdo No 2402, de las doce horas y cuarenta minutos del día 21 de diciembre de 2021.