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 Normativa >> Reglamento 0 >> Fecha 18/01/2022 >> Texto completo
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Reglamento de organización y funcionamiento de la auditoría interna de la Defensoría de los Habitantes

DEFENSORÍA DE LOS HABITANTES DE LA REPÚBLICA



REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DE LA AUDITORÍA INTERNA -



ACUERDO Nº. 2405



LA DEFENSORA DE LOS HABITANTES DE LA REPÚBLICA



En uso de las facultades y atribuciones que le confiere la Ley Nº 7319, Ley de la Defensoría de los Habitantes y su Reglamento dado mediante el Decreto Ejecutivo 22279 en sus artículos 8 y 9 inciso e), Estatuto Autónomo de Organización de la Defensoría de los Habitantes de  la República, artículos 5, inciso iv), 10, Acuerdo 528-DH de las diez horas del nueve de mayo del dos mil uno; y con fundamento en lo establecido en el artículo 103 inciso 1) de la  Ley General de la Administración Pública, Ley 6227 del 2 de mayo de 1978; y la Ley General de Control Interno, Ley 8292 del 4 de setiembre del 2002,



Considerando que:



1. La Defensoría de los Habitantes - en adelante Defensoría- de conformidad con el artículo 20, de la Ley General de Control Interno, 8292 - en adelante LGCI-, del 31 de julio de 2002, cuenta con una Auditoría Interna.



2. La Ley 9204, establece la Creación del Mecanismo Nacional de Prevención de la Tortura y Otros Tratos o Penas Crueles, Inhumanos o Degradantes.



3. El Reglamento a la Ley de Creación del Mecanismo Nacional de Prevención de la Tortura y Otros tratos o Penas Crueles, Inhumanos o Degradantes, Ley 9204 39062-MJP, en su artículo 18.- Control interno, establece:



"El Mecanismo Nacional de Prevención de la Tortura será responsable del establecimiento, ejecución y seguimiento de un Sistema de Control Interno. Sin perjuicio de ello, el Mecanismo será fiscalizado por la Auditoría Interna de la Defensoría de los Habitantes de la República para efectos de control administrativo y presupuestario, con excepción del modo de ejercicio de sus funciones propias.



A tal efecto, los informes de control interno realizados por la Auditoría Interna de la Defensoría de los Habitantes, deberán ser dirigidos al (la) Director(a) Ejecutivo(a) del Mecanismo Nacional de Prevención de la Tortura, para que en el plazo de 30 días hábiles contados a partir de la fecha de recibo del informe, ordene a sus respectivos titulares subordinados, la implementación de las recomendaciones emitidas o, caso contrario, plantee su discrepancia indicando las soluciones alternas que considere pertinentes, sin perjuicio de lo que en esta materia establece la Ley General de Control Interno.



Los informes relativos a las eventuales responsabilidades de los titulares subordinados del Mecanismo Nacional de Prevención de la Tortura, deberán dirigirse al (la) Director(a) Ejecutivo(a) del Mecanismo Nacional de Prevención de la Tortura".



Los informes relativos a las eventuales responsabilidades administrativas o disciplinarias  del (a) Director(a) Ejecutivo(a) del Mecanismo Nacional de Prevención de la Tortura, deberán dirigirse al Defensor o Defensora de los Habitantes, en virtud de su condición de superior jerárquico del órgano en esta materia.".




4.          IV. La ley 8661, incorpora dentro del derecho interno la Convención Sobre los Derechos de las Personas con Discapacidad (CDPD), ratificada posteriormente en el Decreto Ejecutivo 34780 de 29 de setiembre de 2008., se reconoce la importancia de establecer en el país, mecanismos que faciliten, den seguimiento y supervisen en diferentes sectores y a diferentes niveles la efectiva aplicación de las disposiciones de la Convención Sobre los Derechos de las Personas con Discapacidad, en los siguientes términos:



"Artículo 33, párrafo (CDPD) "los Estados Partes, de conformidad con sus sistemas jurídicos y administrativos, mantendrán, reforzarán, designarán o establecerán, a nivel nacional, un marco, que constará de uno o varios mecanismos independientes, para promover, proteger y supervisar la aplicación de la presente Convención. Cuando designen o establezcan esos mecanismos, los Estados Partes tendrán en cuenta los principios relativos a la condición jurídica y el funcionamiento de las instituciones nacionales de protección y promoción de los derechos humanos".



Que el Comité sobre los Derechos de las Personas con Discapacidad, instancia creada por la Convención Sobre los Derechos de las Personas con Discapacidad con el fin de dar seguimiento al cumplimiento de los Estados Parte a sus disposiciones, examinó el Informe Inicial de Costa Rica y aprobó en su 140° sesión, celebrada el 11 de abril de 2014, las Observaciones Finales, destacándose la Observación 66 en la que entre otros aspectos, destacó que ". El Comité urge al Estado parte a designar un mecanismo independiente de monitoreo, que cumpla con los Principios de París y que fortalezca sus capacidades con el presupuesto y los recursos adecuados para garantizar efectivamente su mandato".



Que mediante el Decreto Ejecutivo 39386-MRREE, se procedió a designación de la Defensoría de los Habitantes de la República para que asuma las funciones del Mecanismo Nacional de Supervisión de la Convención Sobre los Derechos de las Personas con Discapacidad por el Estado de Costa Rica".



5.          La Contraloría General de la República, mediante el Oficio DAGJ-0627-2008 del 21 de mayo del 2008, aprobó la versión anterior de este Reglamento, la cual debió modificarse a fin de mantenerse acorde con las regulaciones y realidad actuales.



6.          El artículo 21 de la LGCI, establece que la Auditoría Interna es la actividad independiente, objetiva y asesora, que proporciona seguridad al ente u órgano, puesto que se crea para validar y mejorar sus operaciones. Contribuye a que se alcancen los objetivos institucionales, mediante la práctica de un enfoque sistémico y profesional para evaluar y mejorar la efectividad de la administración del riesgo, del control y de los procesos de dirección en las entidades y los órganos sujetos a esta Ley. Dentro de una organización, la auditoría interna proporciona a la ciudadanía una garantía razonable de que la actuación del jerarca y la del resto, de la administración se ejecuta conforme al marco legal y técnico y a las prácticas sanas.



7.          El inciso h) del artículo 22 de la Ley 8292, establece literalmente como parte de las competencias de la Auditoría Interna el "Mantener debidamente actualizado el Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Auditoría Interna.".



8.          El artículo 23 de la Ley 8292, establece que la Auditoría Interna se organizará y funcionará conforme lo disponga la Auditora Interna -en adelante Auditora-, conforme con las disposiciones, normas, políticas y directrices que emita la Contraloría General de la República - en adelante Contraloría- y que dispondrá de un reglamento de organización y funcionamiento,



acorde con la normativa que rige su actividad. Dicho reglamento deberá ser aprobado por la Contraloría General de la República, publicarse en el diario oficial y divulgarse en el ámbito institucional.



9.          En la Norma 1.1. Propósito, autoridad y responsabilidad, de las Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público, se establece que el propósito, la autoridad y la responsabilidad de la actividad de auditoría interna deben responder a lo previsto en el bloque de legalidad y plasmarse en su reglamento, el cual debe contemplar, asimismo, otros aspectos de la organización y funcionamiento de la auditoría interna y los servicios que presta.



10.       La Norma 1.1.2 Reglamento de Organización y Funcionamiento, de las Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público, establece que la organización y el funcionamiento de la auditoría interna deben formalizarse en un reglamento aprobado por las autoridades competentes, que se mantenga actualizado y que contenga las definiciones atinentes al marco de acción del ejercicio de esa actividad, referidas al menos a lo siguiente: a. Naturaleza, b. Ubicación y estructura organizativa, c. Ámbito de acción, d. Competencias y e. Relaciones y coordinaciones.



11.       La Norma 2.10 Comunicación de Resultados, de las Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público, establece El auditor interno y los funcionarios de la auditoría interna, según proceda, deben comunicar los resultados del trabajo en la forma y oportunidad que resulten pertinentes de conformidad con lo establecido en el reglamento de organización y funcionamiento y las políticas y procedimientos establecidos en la auditoría interna.



12.       En los Lineamientos sobre gestiones que involucran a la Auditoría Interna presentadas ante la Contraloría General de la República. Resolución R-DC-83-2018, sobre el Reglamento se establece en el punto 4, el Procedimiento de Aprobación, las discrepancias entre el Auditor y Jerarca y las Modificaciones. Sobre plazos se establece que el o la Auditor(a) presenta a conocimiento del o la Jerarca el Reglamento, y éste debe resolver en un plazo máximo de 30 días hábiles a partir de su recepción. Una vez aprobado por el o la Jerarca, el o la Auditor(a) tiene un plazo de 15 días hábiles para someterlo a la aprobación de la Contraloría.



13.       Mediante Informe DFOE-GOB-IF-00003-2021, del 4 de agosto, 2021, la Contraloría General de la República, dispone algunos cambios puntuales a la versión del Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Auditoría Interna de la Defensoría de los Habitantes.



14.       Este Reglamento se constituye en un instrumento jurídico que promueve la actividad de auditoría interna con arreglo a la ética, principios, disposiciones legales, reglamentarias y técnicas; también permite orientar las acciones de las personas de la Auditoría Interna, de la Administración y terceras interesadas en cuanto a la naturaleza del trabajo, ubicación, estructura organizativa, ámbito de acción, competencias y otros relacionados.



Por tanto,




DECRETA:



Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Auditoría Interna de la Defensoría de los Habitantes



CAPÍTULO I DISPOSICIONES GENERALES



Artículo 1°-Objetivo. El presente Reglamento tiene como objetivo regular la organización y funcionamiento de la Auditoría Interna de la Defensoría de los Habitantes, del Mecanismo Nacional de Prevención de la Tortura y Otros Tratos o Penas Crueles, Inhumanos o Degradantes y el Mecanismo Nacional de Supervisión de la Convención Sobre los Derechos de las Personas con Discapacidad, conforme con lo dispuesto en el artículo 23 de la Ley General de Control Interno, con el propósito de que su actividad se oriente al cumplimiento de los principios éticos, disposiciones legales, reglamentarias y técnicas que le regulan para que agregue valor al buen funcionamiento de la Defensoría.




Ficha articulo



Artículo 2°-Ámbito de aplicación. Lo dispuesto en este Reglamento es de obligatorio cumplimiento para el personal de la Auditoría Interna, el personal de la Defensoría de los Habitantes y del Mecanismo Nacional de Prevención de la Tortura y Otros Tratos o Penas Crueles, Inhumanos o Degradantes, en la materia que les resulte aplicable.




Ficha articulo



Artículo 3°-De la actualización del Reglamento. A fin de mantener actualizado el marco legal que rige la organización y el funcionamiento de la Auditoría Interna, le corresponde al o la Auditor(a) Interno(a) presentar las actualizaciones o modificaciones a conocimiento del o la Defensora de los Habitantes, quién debe conocerlo en un plazo máximo de 30 días hábiles a partir de su recepción. Una vez aprobado, el o la Auditora tiene un plazo de 15 días hábiles para someterlo a la aprobación de la Contraloría General de la República.




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CAPÍTULO II



NATURALEZA Y ORGANIZACIÓN DE LA AUDITORÍA INTERNA SECCIÓN A: CONCEPTO Y ÁMBITO DE ACCIÓN



Artículo 4°-Concepto Funcional de la Auditoría Interna. La Auditoría Interna es la actividad independiente, objetiva, asesora y que proporciona seguridad a la Institución, puesto que ha sido creada para  validar y mejorar sus operaciones. Contribuye a  que se alcancen los objetivos institucionales mediante la práctica de un enfoque sistémico y profesional para evaluar y mejorar la efectividad de la administración del riesgo, del control y de los procesos de dirección. Proporciona a la ciudadanía una garantía razonable de que la actuación del o la jerarca y la del resto de la administración se ejecuta conforme al marco legal y técnico y a las prácticas sanas.




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Artículo 5°-Marco Normativo. La Auditoría Interna, entre otra, es regulada por la siguiente normativa:



a)    La Ley 8292, Ley General de Control Interno del 4 de setiembre del 2002.



b)     La Ley 7428, Ley Orgánica de la Contraloría General de la República.



c)      La Ley8422, Ley y el Reglamento Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública.



d)     Ley 7319, Ley de la Defensoría de los Habitantes y su Reglamento dado mediante el Decreto Ejecutivo 22279 y el Estatuto Autónomo de Organización de la Defensoría de los Habitantes de la República.



e)     Ley General de la Administración Pública, Ley 6227 del 2 de mayo de 1978.




f)      Las Directrices para la autoevaluación anual y la evaluación externa de calidad de las auditorías internas del Sector Público (D-2-2008-CO-DFOE).



g)     Las Normas de Control Interno para el Sector Público (N-2-2009-CO-DFOE) del 6 de febrero del 2009.



h)     Las Normas para el ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público (Resolución R-DC- 119-2009 del 16 diciembre de 2009).



i)       Las Normas Generales de Auditoría para el Sector Público. (Resolución R-DC-64-2014 del 11 de agosto, 2014).



j)       Lineamientos sobre gestiones que involucran a la auditoría interna presentadas ante la Contraloría General de la República, aprobados mediante resolución R-CO-83- 2018 del 9 de julio del 2018.



k)     Lineamientos Generales para el análisis de presuntos hechos irregulares, resolución R-DC- 102-2019 publicado en La Gaceta No. 209 del 04 de noviembre 2019.



l)       Marco Internacional para la Práctica Profesional de la Auditoría Interna, del Instituto Internacional de Auditores Internos (The Institute of Internal Auditors-IIA).



m)    Demás, normativa aplicable conforme con el ordenamiento jurídico.




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Artículo 6°-Ámbito de Acción. La Auditoría Interna ejercerá plenamente sus competencias en todas las dependencias, unidades, proyectos, órganos, procesos, actividades, fondos y otros de la Defensoría de los Habitantes y del Mecanismo Nacional de Prevención de la Tortura y Otros Tratos o Penas Crueles, Inhumanos o Degradantes, así como, sobre todos los recursos públicos sujetos a su competencia; definirá y mantendrá actualizado el ámbito de acción, denominado Universo Auditable, el cual será revisado y actualizado como parte de su proceso de planificación.




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Artículo 7°-Archivo Permanente. La Auditoría Interna dispondrá de un archivo permanente sobre la información y regulaciones externas e internas que afecten su ámbito de acción y su actividad, en sistemas de información y archivos, físicos, digitales, electrónicos y otros que proporcionen la seguridad y confiabilidad, para lo cual contará con el apoyo de las áreas pertinentes.




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Artículo 8°-Libre acceso. La Auditoría Interna dispondrá de libre acceso, en cualquier momento, a todos los libros, los archivos, los valores, las cuentas bancarias y los documentos de todas las unidades en las cuales ejerce su competencia. El o la Auditora Interna podrá acceder, para sus fines, en cualquier momento, a las transacciones electrónicas que consten en los archivos y sistemas electrónicos de las transacciones que realicen los entes con los bancos u otras instituciones, para lo cual la administración deberá facilitarle los recursos que se requieran.




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SECCIÓN B: INDEPENDENCIA, OBJETIVIDAD Y ÉTICA



Artículo 9°-Independencia funcional y de criterio. Las personas funcionarias de la auditoría interna deberán ejercer su actividad con total independencia funcional y de criterio, respecto del o la jerarca y de los demás órganos de la administración activa.




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Artículo 10°-Objetividad individual. Es obligación de todos en la Auditoría Interna mantener una actitud imparcial, objetiva, profesional, neutral y evitar conflictos de intereses, de hecho y de apariencia en todas las actuaciones relacionadas con su trabajo y en general.




 




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            Artículo 11°-Manifestación de impedimento. Es obligación de todos en la Auditoría Interna poner por escrito y en conocimiento del o la Auditora Interna los detalles del impedimento, cuando su independencia de criterio y objetividad se vean comprometidas de hecho o en apariencia. Asimismo, es obligación del o la Auditora Interna, actuar de igual forma, ante él o la jerarca, en caso de darse esa situación.




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Artículo 12°-Medidas de resguardo. Todos en la unidad de Auditoría Interna, en resguardo de su independencia de criterio y objetividad, y en coherencia con la normativa aplicable, como medidas de resguardo, se abstendrán de realizar las siguientes actuaciones:



a)     Ser parte de grupos de trabajo, comisiones o similares que ejerzan función propia de la administración activa. Cuando su participación sea solicitada por el o la Defensora o titular subordinado, previa aprobación del o la Auditora Interna, se podrá, pero exclusivamente en su función asesora, en asuntos de su competencia y no podrán comprometer a la unidad, estas participaciones no podrán ser con carácter permanente.



b)     Asesorar, advertir o auditar operaciones específicas de las cuales hayan sido responsables, en los últimos doce meses contados a partir de la fecha de su ingreso a la Auditoría Interna.



c)      Ser miembros de órganos colegiados o de la administración de un sujeto u órgano que administre fondos públicos relacionados con el ámbito de competencia de la Auditoría Interna.



d)     Superponer sus intereses particulares, a los fines de la Auditoría y a las actuaciones necesarias para brindar un servicio con total independencia y objetividad.



e)     Dejar de informar al o la Auditora Interna toda situación anormal o irregular de cualquier índole que detecten en el desempeño de sus funciones.




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Artículo 13°- Marco ético de la Auditoría Interna. La Auditoría Interna contará con un marco ético de actuación que inspire y promueva los más altos valores de conducta en la actuación de todos en la Auditoría Interna; este marco reunirá la normativa ética principal aplicable a la institución y a la actividad de auditoría interna a nivel nacional e internacional, como parte de ello considerará las "Directrices Éticas de la Defensoría de los Habitantes de la República" Acuerdo No. 2108 y demás normativa vigente en la institución; las "Directrices generales sobre principios y enunciados éticos a observar por parte de los jerarcas, titulares subordinados, funcionarios de la Contraloría General de la República, auditorías internas y servidores públicos en general (D-2.2004-CO del 22 de noviembre, 2004)", de la Contraloría General de la República; el Código de Ética del Instituto Internacional de Auditores Internos; así como, los códigos o normas éticas emitidas por los colegios profesionales a los cuales pertenecen los funcionarios de la Auditoría Interna.




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SECCIÓN C: UBICACIÓN Y ESTRUCTURA ORGANIZATIVA



Artículo 14°-Ubicación en la Estructura Organizativa. La Auditoría Interna es un órgano asesor de alto nivel, con independencia funcional y de criterio, dentro de la estructura organizacional se ubica con dependencia orgánica del o la Defensora de los Habitantes; en cuanto a su actividad la Auditoría Interna es única en la Defensoría de los Habitantes.




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Artículo 15°-Organización y funcionamiento. La Auditoría Interna está conformada por una unidad que, dentro de la estructura organizativa institucional, se organizará y funcionará según lo  establezca el o la Auditora Interna; para los efectos emitirá las regulaciones internas, teniendo en cuenta los objetivos, las actividades, procesos, unidades y riesgos institucionales, los recursos disponibles en la Auditoría y la normativa legal, reglamentaria y técnica aplicable, incluidas las regulaciones de la Contraloría General de la República.




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SECCIÓN D: PLANIFICACIÓN Y RECURSOS



Artículo 16°- Planificación y rendición de cuentas. La Auditoría mantendrá un proceso sistemático para la planificación de su actividad, el cual se documentará y cubrirá los ámbitos estratégico y operativo, considerando la determinación del universo de auditoría, los riesgos institucionales, los factores críticos de éxito y otros criterios relevantes.



La planificación estratégica plasmará la visión, misión, valores éticos y orientaciones de la Auditoria, congruentes con los institucionales.



El plan de trabajo anual estará basado en su plan estratégico, y comprenderá todas las actividades por realizar durante el período, se mantendrá actualizado y se expresará en el presupuesto respectivo. El plan considerará la dotación de recursos de la auditoría interna y será proporcionado y equilibrado frente a las condiciones imperantes en la institución y conforme a las regulaciones establecidas por los órganos competentes.



Para los servicios de auditoría, el plan detallará, al menos, el tipo de auditoría, la prioridad, los objetivos, la vinculación a los riesgos institucionales, el período de ejecución previsto, los recursos estimados y los indicadores de gestión asociados. Estos elementos, serán valorados por el o la Auditora a fin de incluirlos en el plan para los servicios preventivos, las labores de administración de la auditoría interna, seguimiento, aseguramiento de la calidad y otras labores propias de la auditoría interna. Esto conforme con las Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público y demás normativa aplicable.



La Auditoría Interna elaborará un informe anual de la ejecución del plan de trabajo y del estado de las recomendaciones de la auditoría interna, de la Contraloría General de la República y de los despachos de contadores públicos; en los últimos dos casos, cuando sean de su conocimiento, sin perjuicio de que se elaboren informes y se presenten al jerarca cuando las circunstancias lo ameriten.




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Artículo 17°- Recursos de la Auditoría. La Auditoría Interna deberá contar con los recursos humanos, tecnológicos, financieros, asesoría técnica y capacitación para el desarrollo profesional de su personal e instalaciones físicas, necesarias para el adecuado cumplimiento de sus objetivos. Para tales propósitos la Auditoría planteará sus necesidades ante él o la Jerarca, de conformidad con el estudio técnico para la solicitud de recursos, establecido por la Contraloría General en los Lineamientos sobre gestiones que involucran a la auditoría interna, R-DC-83-2018. Podrá contratar las asesorías y apoyos que requiera para el cabal ejercicio de su actividad, conforme con las posibilidades institucionales y los recursos disponibles.



Si la Auditoría tiene limitaciones en el cumplimiento de sus funciones, de inmediato lo pondrá en conocimiento del jerarca, para su debida atención.




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Artículo 18°-Elaboración del presupuesto y plan de adquisiciones. La Auditoría Interna elaborará su presupuesto anual en forma independiente y de conformidad con su planificación basada en riesgos. Formulará su plan de adquisiciones, de conformidad con el ordenamiento jurídico aplicable y lineamientos institucionales. En caso de discrepancia en relación con dicho plan de adquisiciones, entre la unidad responsable institucionalmente y la Auditoría Interna, resolverá el o la Defensora; de conformidad con las regulaciones aplicables.




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Artículo 19°-Ejecución del presupuesto y del plan de adquisiciones. Corresponderá al o la Auditora Interna autorizar los documentos de ejecución presupuestaria que procedan y todo requerimiento de modificación al presupuesto anual asignado y al plan anual de adquisiciones de la Auditoría Interna. La Auditoría ejecutará su presupuesto, conforme lo determinen sus necesidades para cumplir su plan de trabajo.




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Artículo 20°- Registro presupuestario. La unidad encargada  del control presupuestario mantendrá un registro del presupuesto anual asignado a la Auditoría Interna, detallado por objeto del gasto, para el control de su ejecución y el suministro periódico de información al o la Auditora Interna.




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Artículo 21°-Recursos externos. La Auditoría Interna podrá realizar las gestiones viables dentro del ordenamiento jurídico, para contar con los recursos externos necesarios para llevar a cabo su trabajo. En el caso de recursos humanos podrá considerar programas con pasantes, contrataciones y otros, aplicando acuerdos de confidencialidad y las justificaciones del caso. La Administración facilitará el apoyo que se le solicite, todo dentro del marco jurídico aplicable y las posibilidades institucionales.




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Artículo 22°-Modificaciones presupuestarias. Las modificaciones presupuestarias que afecten los recursos asignados al desarrollo de las actividades de la Auditoría Interna deberán contar con la autorización del o la Auditora Interna, de conformidad con lo establecido en la Ley General de Control Interno.




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SECCIÓN E: DEL O LA AUDITORA INTERNA



Artículo 23°- Del o la Auditora Interna. La unidad de Auditoría Interna estará a cargo del o la Auditora Interna, quién ejerce al máximo nivel de competencia, responsabilidad y autoridad de esa unidad, le corresponde la dirección superior y administración de ésta y responderá por su gestión, en lo conducente, ante el o la Defensora de los Habitantes y la Contraloría General de la República. En las ausencias temporales, el o la Auditora Interna designará una persona funcionaria de la Auditoría Interna, con apego a las normas legales, lineamientos y políticas institucionales que operan a tal efecto.




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Artículo 24°-Jornada Laboral y requisitos. La jornada laboral del o la Auditora será de tiempo completo y debe cumplir con los requisitos que para el cargo ha establecido la Contraloría General de la  República en los "Lineamientos sobre gestiones que involucran  a la auditoría  interna presentadas ante la Contraloría General de la República". Estos requisitos y sus funciones estarán contenidos en el Manual Descriptivo de Puestos de la institución, de conformidad con el ordenamiento jurídico.




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Artículo 25°-Nombramiento, suspensión y destitución del o la Auditora. El o la Defensora de los Habitantes nombrará mediante concurso público por tiempo indefinido al o la Auditora Interna, de conformidad con lo que establece el artículo 31 de la Ley General de Control Interno y los lineamientos de la Contraloría General de la República.



El o la Auditora podrá ser suspendida o destituida de su cargo por justa causa y por decisión emanada del o la Defensora de los Habitantes, previa formación de expediente, con oportunidad suficiente de audiencia y defensa en su favor y dictamen favorable de la Contraloría General de la República, según lo que establece el artículo 15 de la Ley Orgánica del Órgano Contralor.



 




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Artículo 26°-Vacaciones, permisos, evaluación y otros del o la Auditora. Le corresponde al o la Defensora de los Habitantes (o al o la Defensora Adjunta cuando así le fuere delegado por el o la Jerarca) aprobar las vacaciones, permisos, evaluación y otros del o la Auditora Interna de acuerdo con el ordenamiento jurídico y técnico y de conformidad con las disposiciones existentes para los niveles superiores que dependen directamente del o la jerarca.




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Artículo 27°-Funciones del o la Auditora Interna. Al o la Auditora Interna le corresponde la dirección superior y administración de la Unidad de Auditoría Interna, sin perjuicio de otras, establecidas en la Ley General de Control Interno, el presente Reglamento y disposiciones afines, le corresponden las siguientes funciones:



a)     Planificar, dirigir, organizar, controlar, evaluar y perfeccionar la actividad de auditoría interna, así como disponer la organización y funcionamiento de la Auditoría Interna, conforme a las disposiciones legales y reglamentarias vigentes.



b)     Definir, establecer y mantener actualizadas las políticas, procedimientos y prácticas requeridas por la Auditoría Interna para cumplir con sus competencias, considerando en cada caso lo relativo a su actividad.



c)      Definir, establecer y mantener actualizadas las políticas, procedimientos y prácticas sobre la administración, acceso, custodia y revisión de la documentación inherente a sus servicios preventivos y de auditoría, en especial de la información relativa a los asuntos de carácter confidencial que estipulan los artículos de la Ley General de Control Interno y el de la Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública.



d)     Mantener actualizado el Reglamento de organización y funcionamiento de la Auditoría Interna, cumplir y hacer cumplir el Reglamento.



e)     Proponer al o la jerarca la creación de las plazas que considere indispensables para la debida prestación de sus servicios preventivos y de auditoría y demás recursos que estime necesarios.



f)      Comunicar sus planes de trabajo al o la jerarca y a la Contraloría General, según esta última lo disponga.



g)     Evaluar periódicamente los resultados de su gestión y rendir cuentas de ésta al o la jerarca mediante la presentación, al menos, de un informe anual de labores.



h)     Ejercer las labores que conforme con el ordenamiento le corresponden como jefe del personal, contratación y otros trámites administrativos del manejo de la unidad de Auditoría Interna.



i)       Promover la normativa sobre ética aplicable a la unidad, de manera que su gestión se inspire en los más altos valores éticos.



j)       Delegar en su personal, cuando así lo estime, sus funciones, utilizando criterios de idoneidad y conforme lo establece la Ley General de la Administración Pública.



k)     Cumplir con pericia y debido cuidado profesional sus funciones, haciendo valer sus competencias con independencia funcional y de criterio y ser vigilante de que su personal responda de igual manera.




l)       Mantener en operación un programa de aseguramiento de la calidad para la Auditoría Interna, según las directrices de la Contraloría General de la República y las mejores prácticas.



m)    Actualizar de manera periódica la visión, misión, plan estratégico, anual y políticas de la Auditoría Interna.



n)     Administrar en forma efectiva los recursos financieros, materiales, humanos y tecnológicos en función de los objetivos institucionales.



o)     Promover una gestión basada en los valores éticos y estratégicos de la organización y de la actividad de la Auditoría Interna.



p)     Velar por la dotación de los recursos necesarios para el desarrollo efectivo de sus labores.



q)     Adquirir y aplicar los conocimientos, técnicas, valores, creencias y actitudes que fortalezcan la efectividad de la actividad de auditoría interna.



r)      Participar en las actividades de capacitación, entrenamiento, coordinación y otras que realiza la Contraloría General de la República y órganos relacionados con el control y manejo de la Hacienda Pública.



s)      Presentar al final de su gestión un informe, de acuerdo con las directrices emitidas por la Contraloría General de la República.



t)      Otras que contemple el ordenamiento jurídico.



 




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Artículo 28°-Autorizaciones sobre el recurso humano y plazas. Corresponde al o la Auditora Interna administrar su personal hacia el logro de los fines de la actividad de la Auditoría. Conforme con la LGCI el nombramiento, traslado, suspensión, remoción, concesión de licencias y demás movimientos del personal de la Auditoría Interna, deberán contar con la autorización del o la Auditora. Asimismo, la disminución de plazas por movilidad laboral u otros movimientos en la Auditoría Interna deberán ser previamente autorizados por el o la Auditora Interna. La ausencia de esa autorización deviene en nulidad absoluta de lo actuado según lo establecido en los artículos 24 y 28 de la LGCI.




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SECCIÓN F. DEL PERSONAL DE LA AUDITORÍA INTERNA



Artículo 29°-Del personal. El o la Auditora Interna es jefe de personal de todas las personas funcionarias de la Auditoría Interna y le corresponde todas las labores administrativas de los movimientos relacionados con las plazas de la unidad y de las personas que laboran en la Auditoría entre otros: permisos, vacaciones, evaluación y demás.




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Artículo 30°-Pericia y debido cuidado profesional. El personal de la Auditoría Interna debe ejecutar sus funciones con estricta observancia al deber de probidad, el debido cuidado, pericia, juicio y ética profesional, con apego a la normativa legal y técnica, el presente reglamento, los procedimientos e instrucciones emitidos del o la Auditora Interna. Para tales efectos, el personal debe mantener, perfeccionar y actualizar sus conocimientos, habilidades y actuaciones mediante una participación activa en programas de capacitación continua.




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Artículo 31°- Protección al Personal de la Auditoría. Cuando el personal de la Auditoría Interna en el cumplimiento de sus funciones se involucre en un conflicto legal o una demanda, la institución dará todo su respaldo tanto jurídico como técnico y cubrirá los costos para atender ese proceso hasta su resolución final. Lo anterior con fundamento en el marco jurídico vigente y la normativa de la Contraloría General de la República.




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SECCIÓN G. RELACIONES Y COORDINACIONES



Artículo 32°-Relaciones y coordinaciones. Las relaciones, coordinaciones y demás manifestaciones de la Auditoría Interna corresponden al o la Auditora Interna, quien regulará el manejo de éstas en la Auditoria Interna, contemplando el marco jurídico aplicable. El personal de auditoría se abstendrá de realizar manifestaciones, relaciones y coordinaciones sobre el trabajo que realizan o han efectuado, a personas ajenas a las unidades que auditan, asesoran o advierten, sin contar con previa autorización del o la Auditora Interna.




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Artículo 33°-Relaciones y coordinaciones a lo externo: Las relaciones, coordinaciones y otras manifestaciones de Auditoría Interna, a lo externo de la Defensoría serán manejadas por el o la Auditora Interna, quien en el caso de manifestaciones públicas y sin perjuicio de la independencia, podrá realizar previa coordinación con el o la Jerarca institucional. El o la Auditora Interna regulará lo relativo a las relaciones, coordinaciones y manifestaciones con las partes externas, como auditores externos, órganos de control y demás.




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Artículo 34°-Relaciones y coordinaciones a lo interno: La Auditoría Interna procurará las mejores relaciones y atención de solicitudes de conformidad con el ordenamiento. El o la Auditora Interna regulará a lo interno de la Auditoría, las pautas principales sobre las relaciones y coordinaciones de las personas funcionarias de la Auditoría con las personas usuarias de los servicios de la Auditoría Interna.




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Artículo 35°-Colaborar con órganos de control: La Auditoría dará su apoyo y colaboración en las auditorías o estudios que le solicite la Contraloría General de la República u otro órgano de control competente, conforme con sus posibilidades y en resguardo de la confidencialidad prevista en el ordenamiento jurídico; también tiene la facultad de proveer e intercambiar información y coordinar actividades con la Contraloría General, las auditorías internas del sector público, así como con otros entes y órganos pertinentes.




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Artículo 36°-Solicitudes de información. La Auditoría Interna, en lo de su competencia, atenderá con la oportunidad requerida, las solicitudes de información emanadas de las personas funcionarias, ciudadanas; autoridades judiciales competentes y las comisiones de investigación de la Asamblea Legislativa, de acuerdo con lo dispuesto en la Constitución Política, en su artículo 121, inciso 23) y artículo 6 y el inciso h) del artículo 32, de la Ley General de Control Interno. Para los efectos podrá trasladar las solicitudes a las áreas responsables de la información solicitada quienes deberán de atenderlas ante el solicitante en el menor plazo posible y conforme con el ordenamiento.




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Artículo 37°-Solicitudes de colaboración. La Auditoría Interna podrá solicitar, a las personas funcionarias de cualquier nivel jerárquico de su ámbito de  competencia, la colaboración, el asesoramiento y las facilidades que demande el ejercicio de la auditoría interna. Para tales efectos todos en la institución quedan obligados a prestar de la mejor forma la colaboración solicitada, de conformidad con el ordenamiento jurídico aplicable.




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CAPÍTULO III FUNCIONAMIENTO DE LA AUDITORÍA INTERNA



SECCIÓN A. COMPETENCIA, DEBERES, POTESTADES Y PROHIBICIONES



Artículo 38°-Competencias de la Auditoría Interna. Las competencias de la Auditoría Interna corresponden fundamentalmente a las establecidas en el artículo 22 de la Ley General de Control Interno,




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Artículo 39°-Deberes y prohibiciones de la Auditoría Interna. Los deberes de la Auditoría Interna obedecen principalmente a los preceptuados en el artículo 32 de la Ley General de Control Interno. Las prohibiciones de las personas que laboran en la Auditoría Interna se indican en el artículo 34 de la Ley General de Control Interno.




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Artículo 40°-Potestades de la Auditoría Interna. Las potestades de la Auditoría Interna corresponden a las desarrolladas en el artículo 33 de la Ley General de Control Interno.




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Artículo 41°- Señalamiento de plazos. La Auditoría Interna señalará en cada caso el plazo en el cual deberá suministrarse lo que solicite para su trabajo dentro del universo auditable. Este plazo será establecido considerando la complejidad del asunto en cuestión, la importancia y urgencia que representa para la oportuna ejecución de sus funciones. Tal plazo empezará a contar a partir del día siguiente del recibo de la solicitud por la unidad correspondiente.



Cuando la solicitud no pueda ser atendida dentro de los primeros días de ese plazo, el responsable deberá comunicarlo por escrito con una propuesta de fecha para su atención, lo cual será valorado por la Auditoría Interna para extender el plazo o tomar las medidas que estime pertinentes.




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SECCIÓN B. SERVICIOS DE LA AUDITORÍA INTERNA



Artículo 42°-Servicios de la Auditoría Interna. Los servicios que presta la Auditoría Interna conforme a sus competencias se clasifican en: servicios de auditoría, servicios de investigación y servicios preventivos. Estos servicios se regularán y ejecutarán por parte de la Auditoría Interna de conformidad con la normativa legal, las disposiciones de la Contraloría General de la República y las Normas Internacionales de Auditoría.




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Artículo 43°-Servicios preventivos. Los servicios preventivos comprenden asesoría, advertencia y autorización de libros. La asesoría y la advertencia deben versar sobre asuntos que competen a la Auditoría Interna y deberán darse sin que se comprometa su independencia y objetividad en el desarrollo posterior de sus competencias, se originan con asuntos en conocimiento de la Auditoría Interna mediante diversas formas, incluido el ejercicio de sus otras competencias.




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Artículo 44°-Servicios de Auditoría. Los servicios de auditoría son los referidos a: las auditorías financieras, operativas y de carácter especial, establecidos en las Normas Generales de Auditoría, emitidas por la Contraloría General de la República.




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Artículo 45°-Servicios de Investigación. Los servicios de investigación corresponden a la aplicación de un procedimiento sistemático y objetivo orientado a determinar la existencia de elementos de juicio necesarios para la eventual apertura de un procedimiento administrativo o judicial. Como parte de él, se deben considerar las presuntas responsabilidades, sean administrativas, gremiales, civiles o penales. Se regula por los Lineamientos Generales para el análisis de presuntos hechos irregulares, emitidos por la Contraloría General de la República, mediante Resolución R-DC- 102-2019, del 13 de octubre, 2019.




 




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Artículo 46°-Quejas o inconformidades. Se entenderán por quejas todas aquellas inconformidades relacionadas con:



a)   La calidad de los productos y servicios que brinda la institución a sus usuarios y beneficios a las personas funcionarias.



b)  Sobre las actuaciones de las personas funcionarias en el ejercicio de sus labores cuando se estime que afecten, directa o indirectamente, los servicios prestados, los intereses individuales de las personas usuarias y la imagen institucional.



c)   Las denuncias por conductas definidas por ley como hostigamiento sexual de las personas funcionarias, usuarias y terceras personas que tenga alguna relación con la institución.



d)    Las quejas sobre servicios internos que no hayan sido resueltas en las dependencias encargadas, pese a haberse presentado para su atención.



e)  Otras de similar naturaleza.



f)    Cuando se reciban quejas o inconformidades de acuerdo con lo descrito en los apartados a) al e) del presente artículo en la Auditoría Interna, estas serán trasladadas a los órganos competentes y responsables en la administración; sin perjuicio de las competencias de la Auditoría, y el seguimiento y rendición de cuentas que solicite a esos órganos responsables de atender apropiadamente a la persona que se queja.



 




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Artículo 47°-Comunicaciones de resultados, errores y omisiones. La Auditoría Interna comunicará sus resultados oficiales mediante informes, oficios y otros documentos físicos o digitales. Si una comunicación final contiene un error u omisión significativos, el o la Auditora Interna comunicará la información corregida a todas las personas que recibieron la comunicación.




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SECCIÓN C. SERVICIOS PREVENTIVOS



Artículo 48°-Servicios de Asesoría. El servicio preventivo de asesoría consiste en proveer al o la jerarca o a la administración activa criterios, opiniones, sugerencias, consejos u observaciones en asuntos competencia de la Auditoría Interna, como insumos que le permitan tomar decisiones más informadas y con apego al ordenamiento jurídico y técnico, sin que se menoscaben la independencia y la objetividad de la Auditoría Interna en el desarrollo posterior de sus competencias. Este servicio se suministrará a solicitud de parte o por iniciativa de la Auditoría; no tiene carácter vinculante y quien la recibe deberá valorarla -por su propia cuenta y bajo su entera responsabilidad- y luego tomar la decisión que corresponda, conforme con el marco jurídico y técnico aplicable. Puede brindarse en forma oral y/o preferiblemente por escrito.




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Artículo 49°-Servicios de Advertencia. El servicio preventivo de advertencia consiste en alertar con el debido cuidado y tono, a la administración activa, incluido el o la jerarca, sobre las posibles consecuencias de su proceder, cuando sean de su conocimiento conductas o decisiones de la administración que contravengan el ordenamiento jurídico y técnico. La prevención de las posibles consecuencias de una decisión, hecho o situación, se realiza con el sustento jurídico y técnico pertinente. Esta labor se ejecuta sobre asuntos de competencia de la Auditoría Interna y sin que menoscabe o comprometa la independencia y objetividad en el desarrollo posterior de sus competencias; el proceder y la legalidad de lo actuado por la administración.




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Artículo 50°-Autorización de libros. La Auditoría Interna autorizará mediante razón de apertura los libros de contabilidad, de actas que deban llevar los órganos sujetos a su competencia institucional y otros libros que, a criterio del auditor interno, sean necesarios para el fortalecimiento del sistema de control interno, de conformidad con lo señalado en el artículo 22, inciso e) de la Ley General de Control Interno.




 




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Artículo 51°-Comunicación y seguimiento de Informes preventivos. La Auditoría Interna definirá las regulaciones para la prestación de los servicios preventivos, sus informes y cuando corresponda, seguimiento de lo actuado, de manera que sean procesos ágiles de baja complejidad, de excelencia y oportunidad, en cada caso, según su naturaleza.




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SECCIÓN D. SERVICIOS DE AUDITORÍA



Artículo 52°- Servicios de auditoría. Los servicios de auditoría consisten en un proceso sistemático, independiente y profesional para obtener y evaluar objetivamente evidencia en relación con hechos y eventos de diversa naturaleza, comprobar su grado de correspondencia con un marco de referencia de criterios aplicables y comunicar los asuntos determinados, así como las conclusiones y recomendaciones a la respectiva Administración, con el fin de mejorar la gestión y la toma de decisiones y fortalecer el marco de responsabilidades.



Es el examen que se efectúa con posterioridad a la gestión de la hacienda pública, con el propósito de determinar la razonabilidad de la información financiera, los niveles de economía, eficacia, eficiencia y transparencia en el uso de dichos recursos, así como el cumplimiento del ordenamiento jurídico aplicable.




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Artículo 53°-Servicio de auditoría financiera.  La auditoría financiera se enfoca en determinar si la información financiera de una entidad se presenta en conformidad con el marco de referencia de emisión de información financiera y regulatorio aplicable. Esto se logra obteniendo evidencia de auditoría suficiente y apropiada que le permita expresar una opinión acerca de la razonabilidad de la información financiera. Otros objetivos de las auditorías financieras, pueden ser:



a)     La revisión de informes especiales para elementos, cuentas o partidas específicas de un estado financiero.



b)    La revisión de información financiera intermedia.




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Artículo 54°-Servicio de auditoría operativa. Este servicio consiste en evaluar la eficacia, eficiencia y economía (o al menos uno de estos aspectos) con que la entidad, programa, proyecto, unidad, proceso o actividad de la institución, utiliza los recursos públicos, para el desempeño de sus cometidos; esto con el propósito de mejorar la gestión institucional. El desempeño se examina contra los criterios que lo rigen; por ende, conlleva el análisis de las causas de las desviaciones de estos criterios u otros problemas. La selección de los temas de auditoría operativa por medio de su proceso  de planificación estratégica, táctica y operativa, mediante el análisis de temas potenciales y la identificación de riesgos y/o problemas.




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Artículo 55°- Servicio de auditoría de carácter especial. Este servicio se enfoca en determinar si un asunto en particular cumple con las regulaciones o mandatos identificados como criterios, contenidos en leyes, reglamentos u otras normativas que las regulan, tales como resoluciones, u otros criterios considerados como apropiados por la Auditoría. Se llevan a cabo para evaluar si las actividades, operaciones financieras e información, cumplen en todos los aspectos relevantes, con las regulaciones o mandatos que rigen a la institución. Pueden abarcar una extensa gama de temas, tales como asuntos de orden contable-financiero, presupuestario, administrativo, económico, jurídico, control interno y otras temáticas relacionadas con la hacienda pública.




 




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Artículo 56°-Sobre la Comunicación de resultados. La Auditoría Interna comunicará los resultados de sus auditorías, conforme con las normas y directrices emitidas por la Contraloría General de la República, mediante informes escritos con el propósito de que la Administración atienda las recomendaciones de manera oportuna.




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Artículo 57°-Materias sujetas a informes de Auditoría. Los Informes de Auditoría tratarán sobre diversos asuntos de su competencia y constarán  de hallazgos, conclusiones y recomendaciones, de conformidad con la normativa aplicable.



Corresponde a la Auditoría Interna definir al jerarca o titular subordinado al que se dirigirá el informe, el cual debe poseer la competencia y autoridad para ordenar la implementación de las respectivas recomendaciones y rendir cuentas sobre su adecuada implantación.




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Artículo 58°-Informes parciales y final de auditoría. Conforme con la norma general de auditoria para el sector público, se debe mantener una comunicación proactiva y efectiva con la Administración, con el fin de facilitar el normal desarrollo de todo el proceso de la auditoría, sin perder de vista ni comprometer en ningún momento la objetividad e independencia que le rige.



La Auditoría Interna, según su juicio profesional, considerando la relevancia de los resultados obtenidos, en forma paralela a la actividad de examen de la auditoría, podrá comunicar los resultados mediante informes parciales y un informe final, o bien, por medio de un solo informe final una vez concluido el trabajo. En ese lapso, se preparará y enviará a quien corresponda, memorandos u oficios sobre hechos y otra información pertinente obtenida en el desarrollo de la labor de campo, cuando a juicio del Auditor, lo justifique y los resultados hayan sido oportunamente discutidos y las recomendaciones atendidas por la Administración Activa antes de finalizar el trabajo.



Cuando se emitan comunicaciones parciales al finalizar la auditoría se emitirá un informe final que reúna todas las comunicaciones y su estado de avance en la implementación de las recomendaciones.




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Artículo 59°- Audiencia para la conferencia final. El Informe de auditoría se comentará, de previo a su comunicación oficial, con la persona funcionaria a quien se dirigen las recomendaciones, para ordenar su implantación, a fin de promover el intercambio y retroalimentación con respecto a éstos. Para ello, la Auditoría Interna solicitará por escrito audiencia para efectuar la conferencia final a quienes se dirigen las recomendaciones.



Para preservar la oportunidad de los resultados, la conferencia deberá efectuarse dentro de los cinco días hábiles siguientes al recibo de la solicitud de audiencia, salvo situación de manifiesta excepción la cual deberá ser puesta, por escrito, en conocimiento de la Auditoría Interna dentro de los primeros días hábiles siguientes al recibo de esa solicitud de audiencia, para la concesión de una prórroga por una única vez; de no concretarse la reunión se tendrá por cumplida la exposición verbal.



La Auditoría podrá tramitar un borrador del informe de auditoría que suministrará a la administración con tres días hábiles de antelación a la conferencia final, con la finalidad de que en esa conferencia se presenten las observaciones por escrito, y así propiciar una mayor comprensión y análisis de su contenido y brindar un debido soporte a los comentarios a realizar por quienes son responsables de la implementación de las recomendaciones.




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Artículo 60°-Observaciones al borrador de informe de auditoría. El informe de auditoría debe incorporar, en su cuerpo o en un anexo, el análisis realizado de las observaciones recibidas de la Administración, ya sea, mediante el borrador del informe y/o en la conferencia final, para lo cual se hará una minuta que firmarán los participantes que, entre otros, contenga las observaciones de la administración, o bien, la Auditoría podrá conceder un plazo máximo de tres días hábiles, luego de realizada la conferencia final para recibir observaciones.




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Artículo 61°- Informe oficial de auditoría. Las personas responsables de implementar las recomendaciones deberán, en los plazos improrrogables que establecen los artículos 36, 37 y 38 de la Ley General de Control Interno, según se trate de la persona titular subordinado o jerarca, ordenar la implantación de las recomendaciones o manifestarse, si discrepa de ellas, conforme lo dictan esos artículos; lo cual deberá comunicar a la Auditoría Interna dentro de tales plazos.



Fenecidos esos plazos improrrogables sin producirse las manifestaciones de ley por los interesados y, sin perjuicio de las responsabilidades que tal actuación genere, el informe de auditoría deviene en válido, eficaz y firme y, es por tanto obligatorio a efectos de que se implanten sus recomendaciones, bajo pena de incurrir, en caso de incumplimiento injustificado, en responsabilidad administrativa y civil, de conformidad con el artículo 39 de la Ley General de Control Interno.




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Artículo 62°- Acceso a informes oficiales. Los informes oficiales de auditoría, una vez puestos en comunicación de la administración activa, son de libre acceso.




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Artículo 63°-Implementación de recomendaciones. Una vez, recibido el informe oficial por la persona responsable de la implementación de las recomendaciones contenidas en éste, conforme con lo prescrito en los artículos 17, 36 y 37 de la Ley General de Control Interno, en un máximo de diez días hábiles debe girar por escrito la orden para su implementación al responsable designado, con copia a la Auditoría Interna, en ese plazo deberá remitir a la Auditoría copia del cronograma de atención de las recomendaciones, que incorpore las acciones, fechas de inicio y de finalización de la implementación, responsables y otros detalles que estime necesarios. El o la Auditora Interna efectuará observaciones al cronograma en caso de considerarse necesario. Lo anterior, salvo para aquellas recomendaciones para las que se plantee el conflicto, según lo regula esa normativa.




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SECCIÓN E. DEL SEGUIMIENTO DE RECOMENDACIONES



Artículo 64°-Programa de seguimiento de recomendaciones. La Auditoría Interna formulará y ejecutará un programa de seguimiento de recomendaciones, que incorporará en su plan anual de trabajo, con base en los planes o cronogramas de acción que debe suministrarle la administración, enfocado a verificar la efectividad con que se implantaron las recomendaciones de la Auditoría Interna, Auditoría Externa, las disposiciones de la Contraloría General de la República y demás recomendaciones de otros órganos de control externos puestas en su conocimiento; y validar el estatus de tales recomendaciones con la Administración.




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Artículo 65°- Seguimiento a cargo de la administración activa. Es responsabilidad del o la Jerarca o titular subordinado, según corresponda, ordenar y asegurar la oportuna implementación y seguimiento de las recomendaciones de la Auditoría Interna. Además, deberá coordinar y suministrar la información a la Auditoría Interna para conciliar los resultados, y que ésta última de por cumplida su recomendación.



La persona responsable de ordenar la implantación de las recomendaciones, deberá ejercer el control para asegurarse la adopción de todas las medidas y acciones para su oportuna, adecuada y eficaz implantación y, adoptar, de ser preciso, las acciones disciplinarias y legales procedentes de incumplir los responsables injustificadamente sus órdenes, instrucciones, lineamientos, directrices u otros necesarios para fortalecer el control interno correspondiente.




 




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Artículo 66°-Comunicación sobre el incumplimiento injustificado de recomendaciones. El plazo para el cumplimiento de las recomendaciones comunicado en el plan de acción, podrá ser ampliado a solicitud de la administración, con la debida justificación y antes que se venza el plazo vigente, ante la Auditoría y hasta por dos veces. Ante el incumplimiento injustificado del plazo cubierto por esas ampliaciones, el asunto deber ser documentado, según corresponda por la jefatura correspondiente o la Auditoría, y remitido al o la Jerarca de la Defensoría, para la inmediata corrección de la debilidad de control pertinente y, se valore el eventual establecimiento de responsabilidades conforme con lo que establecen los artículos 39 y 42 de la Ley General de Control Interno.



La Auditoría Interna, en el caso de un incumplimiento injustificado de recomendaciones (muy antiguas, sin cumplir o con desviaciones), deberá documentar el caso y trasladarlo al o la jerarca para que valore el establecimiento de medidas disciplinarias y en especial, se fortalezca de inmediato el control interno respectivo.




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CAPÍTULO IV



INVESTIGACIÓN DE PRESUNTOS HECHOS IRREGULARES



Artículo 67°-Hechos presuntamente irregulares. Conductas entendidas como acciones u omisiones, atribuibles a los sujetos cubiertos por el ámbito de competencia de la Auditoría Interna, que podrían infringir el ordenamiento jurídico, provocar daños o causar perjuicios a la institución pública y que puedan generar algún tipo de responsabilidad a cargo del infractor. Los hechos presuntamente irregulares pueden originarse de: a) Presentación de una denuncia, la cual puede ser interpuesta por cualquier persona funcionaria o ciudadana; quien puede identificarse o presentarla de forma anónima, b) Identificación de los hechos durante el desarrollo de estudios u otras actuaciones de la propia Auditoría Interna, c) Requerimiento de una autoridad competente, y d) Cualquier otro medio que ponga los hechos en conocimiento de la Auditoría Interna.




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Artículo 68°-Investigación. La investigación es un procedimiento sistemático y objetivo orientado a determinar la existencia de elementos de juicio necesarios para la eventual apertura de un procedimiento administrativo o judicial. Como parte de él, se deben considerar las presuntas responsabilidades, sean administrativas, gremiales, civiles o penales. La investigación corresponde a una actividad de las Auditorías Internas, distinta de otros procedimientos de auditoría definidos, como las auditorías financieras, las auditorías operativas y las auditorías de carácter especial.



 




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Artículo 69°-Procedimiento para la investigación. La Auditoría Interna establecerá un procedimiento de investigación para la atención de presuntos hechos irregulares de conformidad con los Lineamientos Generales para el Análisis de Presuntos Hechos Irregulares. Resolución R-DC-102- 2019, del 14 de octubre, 2019 y demás normativa aplicable.



 




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Artículo 70°-Confidencialidad sobre la investigación. Sobre la investigación de hechos presuntamente irregulares, se guardará estricta confidencialidad sobre la identidad de los denunciantes, la información, la documentación y otras evidencias relativas con la investigación. Lo anterior, de acuerdo con lo señalado en el artículo 6 de la Ley General de Control Interno y en el artículo 8 de la Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública.




 




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Artículo 71°-Desestimación, archivo o traslado de presuntos hechos irregulares. Un presunto hecho irregular, incluida la denuncia, será desestimado, archivado o trasladado cuando presente alguna de las siguientes condiciones:



 



a)   Cuando los hechos presuntamente irregulares resulten por completo ajenos al ámbito de competencia de la Auditoría Interna.



b)   Cuando los hechos presuntamente irregulares ya hayan sido investigados o estén siendo conocidos por otra instancia con competencia para realizar el análisis y la valoración, así como para ejercer el control y las potestades disciplinarias atinentes.



c)  Cuando los hechos presuntamente irregulares, constituyan una reiteración o reproducción de asuntos o gestiones que, sin aportar elementos nuevos, refieran a temas resueltos con anterioridad por la Auditoría Interna u otras instancias competentes.



d)  Cuando los hechos presuntamente irregulares se refieran a problemas de índole estrictamente laborales que se presentaron entre personas funcionarias de la institución y la Administración Activa, o a desavenencias de tipo personal entre dichas personas, salvo que de los hechos se desprenda la existencia de aspectos relevantes que ameriten ser valorados por la Auditoría Interna en razón de sus competencias.



e)   Cuando el costo aproximado de los recursos a invertir para la investigación de los hechos presuntamente irregulares sea superior al valor del hecho denunciado, sin perjuicio de cualquier otra acción alternativa que en el ejercicio de sus competencias la Auditoría Interna pudiera realizar, mediante la metodología que defina para el análisis de costos.



f)   Cuando el asunto denunciado refiera exclusivamente a intereses personales del denunciante, en relación con conductas ejercidas u omitidas por la administración.



g)   Cuando del análisis inicial resulte evidente que no se ha cometido ninguna infracción al ordenamiento jurídico.



i)   Cuando el tema denunciado requiera de la participación de un experto y la Auditoría no disponga de dicho recurso. En este caso se gestionarán ante el Jerarca los recursos presupuestales adicionales para efectuar una contratación externa para la atención de dicha denuncia.



j)  Cuando la Auditoría Interna no cuente con el recurso humano suficiente para la atención de una denuncia, también se podrá consultar y/o coordinar con la Contraloría General de la Republica o con otra instancia la posibilidad de efectuarles el traslado correspondiente.



La decisión de desestimar, archivar o trasladar los presuntos hechos irregulares, incluidos los originados en una denuncia, deberá contar con la motivación o causal utilizada donde se especifiquen los argumentos valorados; la Auditoría Interna emitirá acto motivado en el que expresamente se indique la o las causales para la desestimación, archivo o traslado.




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SECCIÓN A. DE LAS DENUNCIAS



Artículo 72°-Ámbito de competencia. La Auditoría Interna dará trámite a aquellas denuncias que versen sobre posibles hechos irregulares atribuibles a las personas cubiertas por el ámbito de su competencia, que podrían infringir el ordenamiento jurídico, provocar daños o causar perjuicios a la institución y que puedan generar algún tipo de responsabilidad a cargo del infractor y cuyo origen obedece a la presentación de una denuncia, la cual puede ser interpuesta por cualquier persona funcionaria o ciudadana; quien puede identificarse o presentarla de forma anónima.




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Artículo 73°-Requisitos de las denuncias. Las denuncias que se presenten ante la Auditoría Interna reunirán los siguientes requisitos: a) que los hechos denunciados sean presentados de manera clara, precisa y circunstanciada, b) la identificación de las posibles personas responsables, o que al menos se aporten elementos que permitan individualizarlos, c) Señalamiento de los elementos probatorios en los que se sustenta la denuncia y d) el lugar o medio para recibir notificaciones. La ausencia de estos requisitos no será limitación para el trámite de la denuncia por parte de la Auditoría.



 




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Artículo 74°-Recepción de denuncias en la Auditoría Interna. Las denuncias se recibirán verbal, personalmente o mediante un documento escrito físico o electrónico, utilizando los medios de comunicación existentes. La Auditoría interna publicará en la Página Web de la Defensoría de los Habitantes, la información que guíe a la ciudadanía y a la población institucional para la presentación de denuncias ante su oficina; Publicará en ese medio los números telefónicos, correos electrónicos y otros disponibles para la presentación de denuncias y la normativa que obliga a la Auditoría Interna a guardar estricta confidencialidad sobre la identidad de las personas denunciantes, la información, la documentación y otras evidencias de la denuncia. El canal de denuncia que se establezca deberá en todo momento resguardar la identidad del o la denunciante y la documentación respectiva.



 




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Artículo 75°-Solicitud de aclaración. En caso de determinar, la Auditoría Interna que, existe imprecisión de los hechos u otra información que permita la investigación, se otorgará al denunciante un plazo de 10 días hábiles para que complete su información, de no suministrarse, se procurará la información por los medios posibles para la Auditoría Interna. En última instancia si no fue posible obtener la información y ello representa un obstáculo para proseguir la investigación, se procede al archivo de ésta con la fundamentación del caso y en caso de tener la ubicación, se remite la comunicación respectiva al o la denunciante, indicando que sin perjuicio de que, si llega a tener más prueba posteriormente, la presente como una nueva gestión.



 




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Artículo 76°-Admisión de denuncias anónimas. Se recibirán y analizarán las denuncias anónimas cuyo contenido mérito para su análisis, cuando falten elementos de prueba, la Auditoría hará las indagaciones necesarias a fin de obtenerlas en el ámbito de su competencia y hasta donde sea factible, dar curso a la investigación.




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Artículo 77°-Comunicación sobre desestimación, archivo o traslado. En el  caso de denuncias lo resuelto sobre la desestimación, archivo o traslado, con la motivación, en la cual se acrediten los elementos valorados para tomar la decisión, debe ser comunicado a la persona denunciante, siempre que hubiere señalado lugar para atender notificaciones; si no se dispone de tal señalamiento, la Auditoría Interna debe elaborar el documento con la motivación y decisión tomada, y las razones que imposibilitan su comunicación al denunciante. Dicho documento deberá integrarse en el expediente respectivo.




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Artículo 78°-Comunicación del resultado final al denunciante. En aquellas investigaciones en que se resuelva la presentación de una denuncia penal o de una relación de hechos; la comunicación al o la denunciante se limitará a indicar sobre la finalización de la investigación y que el informe respectivo fue remitido a la instancia que corresponde, sin hacer referencia al nombre del informe, ni a ningún elemento específico o valoración efectuada, en atención a los deberes de confidencialidad, no se debe aportar información, documentación u otras evidencias inherentes a la investigación.




 




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Artículo 79°-Resguardo de la identidad del denunciante. Respecto de la investigación de hechos presuntamente irregulares, se guardará estricta confidencialidad de los expedientes de investigación y de la identidad de quienes presenten denuncias, incluso cuando el o la propia denunciante divulgue su identidad o cuando se conozca que ésta es conocida por otras instancias. La identidad del denunciante no podrá ser revelada aun cuando el expediente de la denuncia sea considerado público. La Auditoría Interna debe tomar las previsiones para que, el nombre del o la persona denunciante o toda seña que la identifique, no sea estipulada en los papeles de trabajo, documentos o comunicaciones que por los diversos medios existentes.



Lo anterior, de conformidad con lo dispuesto sobre esta materia en la Ley General de Control Interno (N.°8292) y sus reformas, así como en la Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública (N° 8422) y sus reformas.




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Artículo 80°-Priorización en la admisibilidad de las denuncias y evaluaciones de los mecanismos. Las denuncias que se reciban en la Auditoría interna serán analizadas y priorizadas de acuerdo con los recursos humanos disponibles, la fecha en que se presentan, los estudios que se estén ejecutando, el análisis de los riesgos relacionados y otras variables que considerará la Auditoría.



La Auditoría Interna efectuará evaluaciones a los mecanismos de atención de denuncias existentes, con la intención de mejorar la calidad en la prestación del servicio, con una periodicidad razonable, de conformidad con el criterio del o la Auditora Interna.




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SECCIÓN B. RELACIÓN DE HECHOS Y DENUNCIA PENAL



Artículo 81°-Sobre la relación de hechos. Cuando las diligencias de investigación acrediten la existencia de elementos suficientes para considerar, al menos en grado de probabilidad, la ocurrencia de hechos presuntamente irregulares, la Auditoría Interna deberá elaborar una relación de hechos, la cual será remitida a la instancia que ejerce la potestad disciplinaria sobre persona presuntamente responsable, o a la autoridad competente para su atención, según corresponda.



La comunicación se llevará a cabo mediante un informe denominado relación de hechos, el cual constituye un insumo para que la instancia respectiva, valore la procedencia de la apertura de un procedimiento administrativo, sin perjuicio de cualquier otra acción que en ejercicio de sus competencias estime pertinentes, este informe debe elaborarse conforme con los Lineamientos Generales para el análisis de presuntos hechos irregulares, de la Contraloría General de la República.




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Artículo 82°-Sobre la denuncia penal. Cuando las diligencias de investigación acrediten la existencia de elementos suficientes para considerar -al menos en grado de probabilidad- la ocurrencia de un delito, la Auditoría Interna elaborará una denuncia penal, la cual será remitida al Ministerio Público y se podrá coordinar lo correspondiente con dicha instancia, en cualquier etapa del proceso.




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Artículo 83°-Sobre la confidencialidad de las Relación de hechos y la Denuncia Penal. Los informes de relación de hechos y de denuncia penal, así como, toda la información, documentación y otras evidencias de las investigaciones efectuadas por la Auditoría Interna, cuyos resultados puedan originar la apertura de un procedimiento administrativo, serán confidenciales. Una vez notificado el informe a la instancia pertinente y hasta la resolución final del procedimiento




administrativo, la información contenida en el expediente será calificada como información confidencial. De igual, forma serán confidenciales las denuncias penales.



Cuando producto de la investigación se determine el eventual incumplimiento de las regulaciones de los Colegios Profesionales, se elaborará y remitirá una relación de hechos sobre las eventuales infracciones y se remitirá al Colegio Profesional respectivo, según lo establecido en los Lineamientos Generales para el análisis de presuntos hechos irregulares de la Contraloría General de la República.




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Artículo 84°-Sobre la comunicación de los informes de relación de hechos y denuncia penal. No se debe efectuar conferencia final para los informes de relación de hechos y denuncias penales. La relación de hechos y la denuncia penal deberán estar sustentadas en un legajo de prueba que debe ser remitido, junto con el informe, a la Administración Activa, al Ministerio Público o a la instancia competente.



En el expediente que se conforme para cada caso deberá constar un ejemplar original del informe de relaciones de hechos o denuncia penal y, copia del legajo de prueba será custodiada bajo estrictas medidas de confidencialidad en la Auditoría Interna.



Cuando la Auditoría Interna elabore la relación de hechos o denuncia penal, y sean remitidos a la autoridad competente; el deber del o la Auditora se limita a verificar que el destinatario haya recibido efectivamente el documento de remisión, sin que esto impida el ejercicio de sus potestades para monitorear el estado y resultado de las acciones adoptadas por la instancia correspondiente. Si producto de ese monitoreo, con base en la prueba correspondiente, considera que la decisión adoptada por la administración activa va en perjuicio de los recursos institucionales denunciará lo pertinentes ante las instancias competentes.




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CAPÍTULO V



PROGRAMA DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD



Artículo 85°-Establecimiento del programa. La Auditoría Interna mantendrá un programa de aseguramiento de la calidad para la actividad de Auditoría Interna que incluya evaluaciones continuas, autoevaluaciones anuales y evaluaciones externas. El programa alcanzará todos los servicios y procesos internos de la Auditoría, incluidos los mecanismos existentes para la atención de denuncias, a fin de identificar mejoras y asegurar la calidad en la prestación de sus servicios; todo de conformidad con las directrices y herramientas para la autoevaluación anual y evaluación externa de calidad de las auditorías internas, de la Contraloría General de la República y demás normativa aplicable.




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Artículo 86°-Evaluaciones continuas de la calidad. La Auditoría Interna deberá realizar continuamente evaluaciones y monitoreo de la calidad del trabajo de Auditoría, en función de la normativa técnica y jurídica relacionada.




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Artículo 87°-Autoevaluación de la calidad. La Auditoría Interna realizará una autoevaluación anual de calidad, con el fin de verificar si las políticas y metodologías están diseñadas de conformidad con la normativa técnica y jurídica relacionada, determinar si efectivamente se están aplicando y tomar las medidas correctivas que correspondan.




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Artículo 88°-Evaluaciones externas de calidad. La Auditoría Interna gestionará lo necesario para la realización al menos cada cinco años a una evaluación externa de calidad, la evaluación se realizará bajo alguna de las siguientes modalidades:




            a) Revisión externa de la calidad: esta revisión debe ser efectuada por un sujeto calificado, independiente y externo a la institución.



b) Autoevaluación de la calidad con validación independiente. Es aquella mediante la que un sujeto calificado, independiente y externo a la institución determina si de conformidad con las regulaciones aplicables, el proceso de autoevaluación efectuado por la Auditoría Interna es adecuado y las afirmaciones sobre el grado de cumplimiento de la normativa son razonables.



La Auditoría Interna sólo será objeto de evaluaciones por un revisor o equipo de revisión cualificado e independiente, externo a la institución, el cual informará los resultados al o la jerarca y al o la Auditora Interna. Para la evaluación de calidad externa independiente, el o la Auditora presupuestará y gestionará la contratación que corresponda, la administración suministrará los recursos y el apoyo que se requiera al efecto. Todo de conformidad con las disposiciones emitidas por la Contraloría General de la República.



Las evaluaciones externas de calidad se ejecutarán siempre y cuando la Auditoría Interna de la Defensoría de los Habitantes cumpla con lo que señala la resolución No. R-CO-33-2008 del Despacho de la Señora Contralora, que señala en el apartado 4.2 inciso a) que "Las auditorías internas que cuenten con siete funcionarios o menos, no estarán obligadas a realizar la evaluación externa de calidad."




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Artículo 89°-Evaluaciones de la Contraloría General de la República. La Contraloría General de la República fiscalizará que la auditoría interna, cumpla adecuadamente las funciones que le señala el ordenamiento jurídico que la regula. Dichas evaluaciones y la oposición a éstas se regirán por lo que estipula, el artículo 26 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República N°7428.



 




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CAPÍTULO VI



RESPONSABILIDADES Y SANCIONES



Artículo 90°-Causales de responsabilidad administrativa de las personas funcionarias de la administración activa. Conforme con el artículo 39 de la Ley General de Control Interno, las personas funcionarias de la administración activa incurrirán en responsabilidad administrativa y civil, cuando corresponda, si incumplen injustificadamente los deberes asignados en esa Ley, entre otros, por la no asignación de los recursos a la auditoría interna en los términos del artículo 27 de esta Ley; si se incumplan los deberes y las funciones que en materia de control interno les asigne el o la jerarca o titular subordinado, incluso las acciones para instaurar las recomendaciones emitidas por la auditoría interna, sin perjuicio de las responsabilidades que les puedan ser imputadas civil y penalmente; también, se incurrirá en responsabilidad por obstaculizar o retrasar el cumplimiento de las potestades de las personas funcionarias de la Auditoría Interna.




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Artículo 91°-Causales de responsabilidad administrativa de las personas funcionarias de la Auditoría interna. Las personas funcionarias de la Auditoría Interna, incurrirán en responsabilidad administrativa cuando, por dolo o culpa grave, incumplan sus deberes y funciones, infrinjan la normativa técnica aplicable o el régimen de prohibiciones referido en esta Ley; todo sin perjuicio de las responsabilidades que les puedan ser imputadas civil y penalmente.




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Artículo 92°-Sanciones administrativas y competencia para declarar responsabilidad. La gravedad de las faltas será sancionada según lo dispone el artículo 41 de la Ley General de Control Interno y la competencia para declarar responsabilidades, se dispone en el artículo 42 de esa Ley.



 



La responsabilidad administrativa de la persona funcionaria por las infracciones previstas en la Ley General de Control Interno, prescribirá según el artículo 71 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, 7428, de 7 de setiembre de 1994. Se reputará como falta grave de la persona funcionaria competente para iniciar el procedimiento sancionatorio, el no darle inicio a este oportunamente o el dejar prescribir la responsabilidad del infractor, sin causa justificada.




 




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CAPÍTULO VII



DISPOSICIONES FINALES



Artículo 93°-Modificación. El presente Reglamento deja sin efecto el Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Auditoría Interna de la Defensoría de los Habitantes, aprobado por la Contraloría General de la República, mediante el Oficio DAGJ-0627-2008 del 21 de mayo del 2008 y oficializado por la entonces Defensora de los Habitantes mediante el Acuerdo No. 1365.




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Artículo 94°-Aprobación. Este Reglamento fue aprobado por Catalina Crespo Sancho, Defensora de los Habitantes de la República, a las once horas del día 18 de enero de 2022 y Oficio DFOE- GOB-0007 (163)-2022 del Área de Fiscalización para el Desarrollo de la Gobernanza de la Contraloría General de la República, del día 6 de enero de 2022.




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Artículo 95°-Vigencia. Este Reglamento rige a partir de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta. La administración suministrará los recursos para su oportuna publicación.



 



 




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Fecha de generación: 9/5/2026 20:20:13
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