Artículo 3°-Definiciones. Para efectos de este reglamento se entenderá por:

a) Acuerdo marco: Instrumento jurídico que regula la cooperación de un donante a un receptor, definiendo de forma genérica objetivos y acciones sin que se materialicen los proyectos que puntualmente se llevarán a cabo.

b) Carta de intenciones, de entendimiento, convenio: Instrumento jurídico que posibilita establecer y desarrollar acciones puntuales entre un donante y un receptor, sobre algún tema de interés común.

c) Cooperación Financiera No Reembolsable: Es la cooperación ofrecida por fuentes bilaterales y multilaterales a un país, mediante la asignación de recursos financieros que no se reintegran, con el objeto de apoyar y acompañar proyectos de desarrollo.

d) Cooperación Internacional: Conjunto de acciones de carácter internacional orientadas al intercambio de experiencias y recursos entre países desarrollados y en vías de desarrollo así como entre estos últimos, para alcanzar metas comunes de desarrollo basadas en criterios de solidaridad, equidad, eficacia, interés mutuo y sostenibilidad.

e) DHR: Defensoría de los Habitantes de la República.

f) Donación: Acto de liberalidad de traspasar un bien u ofrecer un servicio de manera gratuita en favor de la Defensoría de los Habitantes, sin compromiso de contraprestación, salvo la presentación de informes sobre el uso y disposición de la donación.

g) Donante: Persona física o jurídica, nacional o extranjera, pública o privada que por medio de un acto de liberalidad hace entrega de bienes o servicios en forma gratuita a la Defensoría de los Habitantes de la República.

h) Enlace técnico: persona o personas designadas oficialmente por el o la Jerarca, para la correcta coordinación, seguimiento, control y rendición de informes.

i) Evaluación: análisis de las iniciativas, proyectos o programas en términos de eficacia, eficiencia y obtención de productos y resultados previamente definidos, antes, durante y una vez terminada la ejecución del proyecto.

j) Jerarca: Defensor (a) de los Habitantes de la República o Defensor(a) en funciones.

k) Monitoreo o seguimiento: procedimiento mediante el cual se verifica la eficiencia y eficacia de la ejecución del proyecto, con la identificación de sus logros y debilidades y en consecuencia, se emiten recomendaciones y medidas correctivas para optimizar los resultados esperados del proyecto.

l) Organismo internacional: Entidad con personalidad jurídica propia, creada por varios Estados en virtud de un Tratado Multilateral (Tratado Constitutivo) con el objetivo de realizar fines específicos para los que es creada.

m) Organización no gubernamental (ONG's): Organización sin fines de lucro surgida de la sociedad civil con el objeto de generar un determinado impacto en la sociedad y que usualmente se organiza como asociación, fundación u otra figura jurídica.

n) Proyecto: Propuesta que describe un conjunto de acciones, actividades o tareas estructuradas y encadenadas en un orden lógico que se realizan, para cumplir un fin específico en un tiempo determinado y finito, a partir de una situación actual, lo cual permite articular los recursos humanos, materiales y de infraestructura, mediante un presupuesto que grafica el costo de éste.

o) Unidad Técnica: Dirección o Departamento de la Defensoría de los Habitantes, encargada en principio de coordinar el proyecto.

CAPÍTULO II

Condiciones Generales

Artículo 4°-Características de la donación. Las donaciones de bienes y servicios que reciba la Defensoría de los Habitantes, deberán cumplir con una serie de características, que se definen a continuación y que corresponderá a la Dirección Jurídica de la institución constatar, con el fin de recomendar al Jerarca aceptar o rechazar la Donación y al momento de la suscripción del convenio respectivo:

1. Cumplimiento del fin público que justifica la donación: El bien o servicio por donar debe estar vinculado al fin público, la competencia y las funciones legalmente asignadas a la DHR, de modo que la donación sea idónea y adecuada para la satisfacción del fin público encomendado. La DHR no podrá aceptar ninguna donación que restrinja, limite o impida el cumplimiento de sus fines.

2. La donación debe ser incondicionada: La donación no puede estar condicionada al cumplimiento del fin público o de las atribuciones que el ordenamiento expresamente establece a favor de la institución. Se entenderá como condicionada, cualquier donación que determine cómo debe cumplir la DHR sus funciones o hacia qué debe dirigir la donación recibida; en tal caso, la misma no será aceptada.

3. Realización de diligencias mínimas que acrediten la procedencia y la licitud en la obtención y recepción de la donación: La aceptación de la donación estará sujeta a la valoración previa que realice la DHR respecto al origen de la donación y la determinación de la conveniencia de recibir donaciones cuya procedencia no sea clara o provenga de personas cuestionadas. En dicha valoración la DHR se guiará por el ordenamiento jurídico, incluso por las normas no escritas, así como los principios y valores que informan el ordenamiento, de modo que deberá rechazarse cualquier donación que pueda considerarse inconveniente para los intereses de la DHR o para el país en general.

4. Capacidad de disposición del donante sobre el servicio a donar: La Defensoría de los Habitantes deberá realizar las diligencias necesarias para asegurarse que el donante cuenta con capacidad suficiente de disposición sobre los servicios que pretende donar.

5. Verificación del animus de la donación: La Defensoría de los Habitantes no podrá recibir donaciones provenientes de entes u órganos privados nacionales o internacionales con trámites o gestiones pendientes de resolución en la DHR, o bien con los que se mantengan vínculos o relaciones contractuales activas.

Artículo 5°-Bienes objeto de donación. Son bienes susceptibles de ser recibidos por donación los siguientes:

a) Bienes inmuebles.

b) Bienes muebles, como suministros, insumos, semovientes, dinero en efectivo, medicamentos, vehículos, entre otros.

c) Bienes inmateriales como, por ejemplo, patentes, marcas, derechos de autor, crédito mercantil, franquicias, entre otros.

d) Servicios como capacitación y asesoría.

d) Productos informáticos (hardware y software).

e) Entre otros, salvo lo dispuesto a otros cuerpos jurídicos referente a donaciones específicas.

CAPÍTULO III

Del procedimiento

Artículo 6°-Facultad legal para suscribir convenios de donación. La suscripción de convenios a través de los cuales se formalice la donación de bienes y/o servicios, recae sobre el/la representante legal de la institución, sea el/la Jerarca.

Artículo 7°-Del inicio del trámite de donación. Todo inicio de trámite que tenga como objetivo la donación a la Defensoría de los Habitantes, sea este por iniciativa u ofrecimiento de un/a donante o por gestión y/o iniciativa de una Dependencia o funcionario/a de la Defensoría que identifiquen una oportunidad de cooperación favor de la institución, deberán ser autorizada previamente por el/ la Jerarca.

Si durante la ejecución o al finalizar un proyecto de cooperación con entidades públicas, privadas, nacionales y extranjeras, el cooperante toma la decisión de otorgar en donación bienes materiales o inmateriales o servicios a la Defensoría, corresponderá al enlace o Unidad técnica institucional contraparte del Convenio comunicarlo por escrito al/la Jerarca, quien procederá conforme, y en lo que le sea aplicable, a este reglamento.

Artículo 8°-De la intención de donación. El ofrecimiento respectivo deberá cumplir con los siguientes requisitos, los cuales serán verificados por la Dirección Jurídica:

a) Carta de intención de donación emitido como declaración jurada por parte del Donante o proyecto de cooperación, según corresponda, donde se acredite la intención de donar, procedencia, las características, condiciones, funcionalidades y costo, exacto o aproximado, del bien material o inmaterial o servicio por donar.

b) Cuando se trate de bienes susceptibles de registro deberán aportarse los documentos pertinentes o en su defecto propiciar las facilidades al donatario para realizar la constatación por su cuenta.

Artículo 9°-Deberes del donante. Para efectuar donaciones, el donante deberá:

a) Aportar toda la información necesaria para tramitar la donación.

b) Permitir la inspección o muestreo de calidad del bien objeto de donación por parte de los órganos técnicos encargados de brindar la respectiva recomendación.

c) Entregar el bien o servicio donado, una vez que se haya formalizado la aceptación respectiva. Aportar toda la información necesaria para tramitar la donación.

d) Cuando se trate de donación de bienes se deberán procurar las condiciones óptimas de conservación hasta la aceptación de la misma.

En todos los casos, el donante deberá entregar la información pertinente de acuerdo con la naturaleza del bien o servicio para realizar el trámite de donación, en consonancia con las disposiciones generales sobre la buena fe, su condición registral cuando así proceda o en su defecto facilitar las autorizaciones necesarias para que la unidad competente realice las verificaciones pertinentes.

Artículo 10.-Naturaleza de los fondos del donante. La donación es concebida como la entrega de bienes y servicios adquiridos por el donante o por un tercero que se designe al efecto pero con recursos provenientes del donante. En aquellos casos en que el cooperante requiera realizar contrataciones para dar cumplimiento con lo ofrecido, esos recursos que financian la contratación no constituyen fondos de la Defensoría de los Habitantes, en el tanto los recursos se mantengan en custodia del donante y no será sino a partir de la eficacia de la donación que lo donado formará parte de la Hacienda Pública, de conformidad con lo que establece el Acuerdo 1528 de la Defensoría de los Habitantes.

Artículo 11.-Designación de Enlace Técnico. El Jerarca designará un enlace técnico, que será la/las persona o personas que fungirán como representante de la Unidad Técnica institucional beneficiaria de la cooperación y deberá velar por la correcta coordinación, seguimiento, control y rendición de informes.

Artículo 12.-Cuantificación de los aportes institucionales. Cuando exista disposición de recurso humano y materiales por parte de la Defensoría de los Habitantes para el cumplimiento de los compromisos adquiridos en la suscripción de un convenio de donación de bienes y/o servicios, deberá entenderse como el compromiso de fondos públicos. En el tanto se comprometan recursos estatales debe estipularse los compromisos cuantitativos y cualitativos. Corresponderá a Dirección Administrativa su cuantificación.

Artículo 13.-Impacto en la gestión institucional. Corresponderá al enlace técnico y la Dirección de Planificación, emitir los dictámenes respecto al beneficio e impacto de la donación de bienes y servicios en la gestión institucional. Asimismo certificar que la cooperación técnica compromete o no el uso y disposición de recursos públicos o patrimoniales de la institución.

Artículo 14.-Criterio técnico de acuerdo con la naturaleza del bien o servicio. El acto de aceptación o de rechazo de la donación, deberá contar con un criterio elaborado con base en los antecedentes del trámite y el criterio versará sobre la necesidad del bien y su funcionalidad, la relación de costos y beneficios, tomando en cuenta la infraestructura, mantenimiento, insumos asociados para el uso del activo, su costo y forma de adquisición y demás condiciones requeridas para su recepción y uso, así como que no cree ningún tipo de dependencia futura producto de la donación, de forma que no se observe una necesidad de realizar una erogación mayor a la que pueda proyectar la Administración en caso de adquirirlo mediante trámites y fondos propios, tampoco podrá el donante condicionar en modo alguno el fin que la administración decida dar al bien o servicio donado.

El informe deberá contemplar como mínimo lo siguiente:

a) Nombre del órgano autorizado, fecha y día de la recomendación.

b) Antecedentes del estudio.

c) Criterios utilizados para brindar la recomendación técnica, incluyendo las posibles inspecciones efectuad as al mismo.

d) Análisis del bien ofrecido en donación.

e) Recomendación que debe de incluir una justificación respecto de la razonabilidad para la aceptación o rechazo de lo donado.

Cuando se haga preciso realizar una inspección del bien deberá dejarse constancia de los resultados en el informe que a los efectos se levante, así como las características del bien y el estado en que se encuentra.

Artículo 15.-Elaboración del convenio. Corresponderá a la Dirección de Asuntos Jurídicos la redacción del convenio de donación de servicios, para lo cual el enlace técnico deberá remitir la información que conste en el expediente administrativo levantado al efecto. El Convenio deberá al menos señalar lo siguiente:

a. Establecer el objeto del convenio. Las razones del por qué y para qué se pretende llevar a cabo el convenio para la donación. El objeto debe ser lícito, posible y determinado.

b. Individualizar los compromisos y obligaciones que asumirán las partes, así como en caso de que se involucre recurso humano institucional o material, deberá verificarse la disponibilidad de éste.

En caso de que la donación, sea resultado de un convenio de cooperación en ejecución, se deberá en lo no dispuesto a formalizar la donación a través de un anexo al mismo, en el que se detallará lo aquí previsto, en lo que sea aplicable.

Artículo 16.-Fiscalización técnica. En los casos en que el donante realice contrataciones para dar cumplimiento con lo ofrecido, el enlace técnico, deberán velar por el cumplimiento de las normas de alcance general y la normativa técnica en esas contrataciones, debiendo tutelar las obligaciones que en los contratos aún entre privados deben cumplirse, como por ejemplo el pago de cargas sociales. Lo anterior, porque si bien la relación entre el donante y el contratado es una relación privada, ello no obsta para que deba ser administrado con la responsabilidad que el administrador público está obligado frente a la cosa pública, dado que esos servicios serán recibidos o aceptados para la satisfacción del interés público.

Artículo 17.-Propiedad institucional. Todos los documentos, informes, estudios y datos que se obtengan por la ejecución de los proyectos objeto de donación pasarán a ser propiedad de la Defensoría de los Habitantes y deberán ser tratados confidencialmente por el donante cuando así corresponda de acuerdo a la ley, no pudiendo ser facilitados a ninguna persona o entidad sin el consentimiento previo y expreso del/la Jerarca.

Artículo 18.-Recepción parcial o total de la donación. Sin perjuicio de las estipulaciones contenidas en el convenio de donación, corresponderá al Jerarca o a quien este designe, previa emisión de informe técnico señalado en el artículo anterior, otorgar por escrito la recepción parcial o total de la donación, a satisfacción o no, según corresponda.

Al momento de recibir el bien, la unidad o enlace técnico respectivo deberá verificar que corresponda a las características del bien o servicio ofrecido en donación. En caso contrario, no se podrá recibir el bien y deberá informar al órgano que aprobó la donación para lo que corresponda.

En caso de aceptarse la donación la unidad o enlace técnico deberá proceder inmediatamente a hacer las gestiones necesarias y, según las disposiciones que resulten aplicables, para registrar dichos bienes a nombre de la institución, de conformidad con el Acuerdo 1528.

Artículo 19.-Informe de cierre. El enlace técnico, deberán rendir un informe técnico respecto a la ejecución del objeto convenido en donación, emitiendo la debida recomendación no vinculante para que así el/la Jerarca emita el acto de cierre.

Artículo 20.-Fase de evaluación. Cuando corresponda, la ejecución del convenio de donación contará con tres fases de evaluación, para determinar el cumplimiento de los objetivos propuestos y establecer mejoras en los procesos y acciones para la obtención de productos y resultados previamente definidos, antes, durante y una vez finalizada la ejecución del proyecto. Dicha evaluación corresponderá al enlace técnico y a la Dirección Jurídica según corresponda.

1. Previa a la ejecución: En la fase de identificación se valorará la pertinencia, viabilidad y sostenibilidad del proyecto de interés institucional que se desea presentar ante el donante.

2. Durante la ejecución: Se realizará el monitoreo y seguimiento de los objetivos a cumplir con el proyecto, debiendo valorar los avances y en caso de ser necesario, tomar acciones correctivas que permitan el logro de los objetivos propuestos.

3. Posterior a la ejecución: Una vez recibido el informe de cierre, emitido el recibido conforme o no, se emitirá un informe de evaluación del proyecto.

Artículo 21.-Remisión de informes a MIDEPLAN. La Dirección de Planificación y Desarrollo deberá informar a MIDEPLAN la recepción de cooperación internacional sea de bienes o servicios.

CAPÍTULO V

Disposiciones finales

Artículo 22.-Derogatorias. El presente acuerdo deroga cualquier otra disposición reglamentaria que se le oponga en lo conducente.

Artículo 23.-Vigencia. Rige a partir de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta.

Dado en la ciudad de San José, a los catorce días del mes de julio de 2021.