Nº 42867-MP
EL PRESIDENTE DE LA
REPÚBLICA
Y LA MINISTRA DE LA
PRESIDENCIA
En uso de
las atribuciones que les confieren los incisos 3) y 18) del artículo 140 y el
artículo 146 de la Constitución Política, los artículos 27 inciso 1) y 28
inciso 2) acápite b) de la Ley 6227, del 2 de mayo de 1978, Ley General de la
Administración Pública, y la Ley Nº 8488, del 22 de noviembre de 2005, Ley
Nacional de Emergencias y Prevención del Riesgo.
Considerando:
1º- Que la Ley Nº 8488
constituye un Sistema Nacional de Gestión de Riesgo en el que se integran todas
las instituciones públicas y se procura la participación del sector privado y
de la sociedad civil organizada, bajo la rectoría de la Comisión Nacional de
Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias, en adelante CNE, el cual se
articula a través de la implementación de una Política Nacional de Gestión de
Riesgo, mediante la interacción de instrumentos, programas y recursos que se
convierten en actividades ordinarias y extraordinarias tendentes a evitar la
ocurrencia de los desastres y la atención de las emergencias en todas sus fases.
2º- Que la Junta Directiva
de la CNE emitió el Reglamento de Unidades Ejecutoras, que fue publicado en el
Diario Oficial La Gaceta Nº 82 del 29 de abril del 2015, el cual se requiere
actualizar con el fin de mejorar aspectos atinentes a los procesos de
reconstrucción en la etapa de recuperación de las emergencias nacionales
declaradas al tenor de lo establecido en la Ley Nacional de Emergencias y
Prevención del Riesgo N.º 8488, para determinar debidamente los roles de las
instituciones involucradas y los procedimientos a desarrollarse en la
planificación, aprobación y ejecución de los proyectos.
3º- Que las Unidades
Ejecutoras son definidas por la Ley Nacional de Emergencias y Prevención del
Riesgo Nº 8488 como instituciones públicas con competencia en el área donde se
desarrollen las acciones de reconstrucción de una Emergencia Nacional, por lo
que la normativa que regule su accionar debe ser promulgada en concordancia con
la jerarquía de las fuentes del ordenamiento jurídico administrativo
establecida en el artículo 6 de la Ley General de la Administración Pública.
4º- Que la Junta Directiva
de la CNE mediante acuerdo Nº 019-02-2020, de la sesión ordinaria Nº 02-02-2020
del 05 de febrero 2020, ha aprobado una propuesta de redacción para el
Reglamento para el Funcionamiento y Fiscalización de las Unidades Ejecutoras en
Proyectos de Emergencia de la CNE y recomienda al Poder Ejecutivo su
promulgación.
Por tanto,
Decretan:
REGLAMENTO PARA EL
FUNCIONAMIENTO Y FISCALIZACIÓN DE LAS
UNIDADES EJECUTORAS EN
PROYECTOS DE EMERGENCIA DE LA
COMISIÓN NACIONAL DE
PREVENCIÓN DE RIESGOS Y ATENCIÓN DE
EMERGENCIAS
CAPÍTULO I
DISPOSICIONES GENERALES
Sección Única
Disposiciones Generales
Artículo
1º-Objetivo:
El presente Reglamento regula el funcionamiento de las Unidades Ejecutoras, que
nombra la Junta Directiva de la Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y
Atención de Emergencias en adelante CNE, para la ejecución de la fase de
reconstrucción de las emergencias declaradas por medio de un decreto ejecutivo.
Ficha articulo
Artículo 2º-Definiciones: Adicional a las definiciones establecidas en el
artículo 4 de la Ley No. 8488, para la aplicación del presente Reglamento se
definen los siguientes conceptos:
1. Constancia de legalidad:
Documento emitido por la Unidad de Asesoría Legal de
la CNE en el cual se hace constar que se ha verificado la existencia del
reporte de afectación de la zona respecto del Decreto Ejecutivo y del Plan
General de la Emergencia.
2. Contratista: Quien resultare adjudicatario de una contratación por emergencia y haya
superado la fase de formalización contractual.
3. Documento de proyecto a
nivel de prefactibilidad: Documento que deberá contener:
información y análisis profundo de la necesidad, variables importantes, justificación
de ser la mejor alternativa de proyecto, tiene niveles mínimos de incertidumbre
que facilita la toma de decisiones gerenciales para poder aceptarlo, actualizarlo,
requerir más profundidad de estudios específicos, ejecutarlo, rechazarlo o
dejarlo en espera.
4. Gestión del riesgo: Proceso mediante el cual se reducen las condiciones de vulnerabilidad de
la población, los asentamientos humanos, la infraestructura, así como de las
líneas vitales, las actividades productivas de bienes y servicios y el ambiente.
Es un modelo sostenible y preventivo, al que incorporan criterios efectivos de
prevención y mitigación de desastres dentro de la planificación territorial,
sectorial y socioeconómica, así como a la preparación, atención y recuperación
ante las emergencias.
5. Gestor de Riesgo de la
UGPR: Profesional en gestión de riesgos que elabora
análisis y elabora un modelo de gestión de riesgos, con un enfoque de análisis multi-amenaza
y resiliencia.
6. Manual de Procedimientos:
Documento emitido por la CNE mediante el cual se implementa
el modelo de gestión de proyectos en la fase de reconstrucción de las emergencias
declaradas y establece los formatos de los documentos, informes y formularios a
utilizarse en el desarrollo de los proyectos.
7. Multi - amenaza: Combinación de dos o más factores de amenaza, que se manifiestan de
manera aislada, simultánea o por consecuencia uno del otro, para producir un
suceso disparador de un desastre.
8. Nexo de Causalidad: La relación existente entre el evento que provoca el estado de
emergencia declarada y los daños efectivamente provocados.
9. Órdenes de Modificación:
Las órdenes de modificación obedecen a imprevistos presentados
durante la ejecución del proyecto incluyendo todos los cambios que contemplan
variaciones en la base de pago, en el monto, el plazo de las especificaciones
establecidas o una combinación de estos factores.
10. Órdenes de Servicio: Las órdenes de servicio son las instrucciones que se le giran al
contratista por parte de la Unidad Ejecutora, que no modifican las condiciones del
contrato.
11. Planes de Inversión: Son los instrumentos donde se detallan en forma pormenorizada las
acciones, las obras y los recursos financieros que se emplearán para atender
una afectación registrada en el Plan General de la Emergencia y que deberá ser
aprobado por la Junta Directiva de la CNE para la ejecución de la fase de
reconstrucción de la atención de la emergencia.
12. Profesional Responsable
de la UE: Funcionario profesional de la Unidad Ejecutora,
designado para supervisar el avance del proyecto a través de visitas periódicas,
de acuerdo a lo que establece este Reglamento; entendidas como tales: la
vigilancia o atención que el profesional o grupo de profesionales suministra durante
el proceso de ejecución de una obra o proyecto, verificación constante de los
planos de construcción en relación con el avance de las obras -en caso de obras
de infraestructura-, consulta de los estudios técnicos que se hayan realizado
para llevar a cabo el proyecto; revisión y seguimiento del cuaderno de bitácora
de las anotaciones que en él se indiquen. A este profesional le aplican todas
las normas vigentes en cuanto a la responsabilidad que le asiste en la
ejecución y dirección del proyecto.
13. Profesional Responsable
de la UGPR (Fiscalizador de Obras): Funcionario de la Unidad de
Gestión de Procesos de Reconstrucción de la CNE, que tendrá a cargo la
fiscalización de la inversión de los fondos públicos, de los proyectos desarrollados
mediante contrataciones por emergencias. Al igual que los otros profesionales
antes descritos, le aplican todas las normas vigentes en cuanto a la responsabilidad
que le asiste en la ejecución y dirección del o los proyectos.
14. Profesional responsable
del contratista o Director del Proyecto: Profesional
que labora directamente para el contratista, responsable de la dirección de la ejecución
del contrato. En caso de tratarse de obra pública o de infraestructura, debe
estar inscrito en el Colegio Federado de Ingenieros y Arquitectos de Costa Rica
(CFIA) como responsable de la obra y guiarse con lo establecido en los Reglamentos
vigentes y atinentes al ejercicio de su profesión, emitidos por el CFIA, es
responsable además de la logística de suministros, materiales, equipos, métodos
constructivos y calidad, acorde con las especificaciones técnicas. Le aplican
todas las normas vigentes en cuanto a la responsabilidad que le asiste en la
ejecución y dirección del proyecto.
15. Resiliencia: Es la capacidad de los seres humanos y los ecosistemas para adaptarse
positivamente a situaciones adversas, superar las contingencias, recuperarse,
lo más pronto posible, preservando y restaurando las estructuras y funciones
básicas y trascendiendo o superando su condición previa de vulnerabilidad.
16. Riesgo: Probabilidad de que se presenten daños y pérdidas, o consecuencias económicas,
sociales o ambientales en un sitio particular y durante un período definido. Se
obtiene al relacionar la amenaza con la vulnerabilidad de los elementos
expuestos.
17. Unidad Coadyuvante: Cualquier entidad pública o privada que preste colaboración
a la CNE conforme lo señalado en el artículo 33 de la Ley 8488, en cualquier
fase de la emergencia.
18. Unidad Ejecutora (UE): Institución pública nombrada mediante acuerdo de la Junta Directiva de
la CNE para la ejecución de uno o varios planes de inversión, cuya designación
depende de que cuente con la competencia y estructura necesarias.
19. Unidad de Gestión de
procesos de reconstrucción (UGPR): Es la Unidad administrativa,
que, por parte de la CNE, es la encargada de la Fiscalización de la inversión
en los proyectos para ejecutar las acciones, obras y los contratos destinados a
la reposición del funcionamiento normal de los servicios públicos afectados, en
adelante UGPR. Es responsable de emitir las directrices, observaciones y
recomendaciones a la Unidad Ejecutora.
Ficha articulo
CAPÍTULO II
DEL PLAN DE INVERSIÓN
Sección Única
Plan de Inversión
Artículo 3°-Plan de
Inversión. Es un documento de proyecto a nivel de
prefactibilidad mediante el cual la Institución Pública justifica la necesidad
del proyecto y la inversión, que de previo a haberse reportado un daño en una
comunidad en el Plan General de la Emergencia y que éste deba intervenirse para
rehabilitar o reconstruir infraestructura. El Plan de Inversión ofrece una
descripción del evento, así mismo, deberá estimar los costos de las obras a
desarrollar, haciendo un análisis de impacto, plazo probable de duración de las
obras, componente de gestión de riesgos que incorpore el enfoque multi amenaza y
la resiliencia como elemento para no reproducir la vulnerabilidad, nombramiento
del funcionario responsable de la supervisión de las obras, según los
lineamientos estipulados por UGPR de la CNE.
El Plan de Inversión deberá
contener además los aspectos técnicos necesarios para la formulación eventual
de los términos de referencia para la contratación administrativa que deberá
generarse con el fin de desarrollar el proyecto.
La CNE podrá contratar la
elaboración de los planes de inversión y los estudios preliminares por el
régimen de excepción, así como el cumplimiento de las funciones de una Unidad
Ejecutora, de así requerirlo, ante la ausencia de una entidad pública competente
o demostrarse la incapacidad técnica u operativa correspondiente.
Los proyectos que se
ejecuten mediante un Plan de Inversión deberán cumplir el nexo de causalidad
contemplado en el Plan General de la Emergencia y seguirán el formato establecido
por la UGPR mediante una guía debidamente publicada en el Diario Oficial La
Gaceta.
Ficha articulo
Artículo 4°-Proceso de
aprobación del Plan de Inversión. Cuando se presente el
Plan de Inversión a la UGPR, ésta deberá revisar las propuestas de los
proyectos detalladamente, según la guía oficial. Dicho Plan deberá indicar con
claridad: El nexo de causalidad y los medios de verificación utilizados, si
cuenta con estudios suficientes para poder ejecutar las obras o proyecto
solicitado o, si en su defecto, se requiere la reinversión en estudios
preliminares para garantizar la viabilidad y factibilidad del proyecto, así
como la mejor inversión de los fondos públicos. El plazo para la revisión será
de diez días hábiles a partir de la recepción del Plan en la UGPR. En casos de
complejidad técnica demostrada, cuyo monto supere el límite de adjudicación
establecido para la Licitación Pública y previa autorización de la Dirección
Ejecutiva de la CNE, el plazo podrá ampliarse hasta por cinco días hábiles
adicionales.
El Plan de Inversión será
sometido a revisión por la UGPR como parte de la fiscalización y su resultado
se consignará mediante los criterios de "Revisado sin Observaciones" o "Revisado
con Observaciones".
El proceso de revisión de
los Planes de Inversión implica en primera instancia la verificación del nexo
de causalidad por parte de la UGPR, según el Manual de Procedimientos. Por lo
que, comprobado el nexo de causalidad, se procederá con la revisión especifica
de los contenidos y pertinencia del proyecto, así como los aspectos técnicos
necesarios para valorar la eventual formulación de los términos de referencia.
La inexistencia comprobada
del nexo de causalidad implica que el proyecto no es viable para la
tramitación, independientemente que se haya consignado en el Plan General de la
Emergencia. Ante estos casos el Fiscalizador remitirá un informe a la Junta
Directiva, adjuntando la propuesta de plan de inversión, para que se proceda a
la ratificación del rechazo del proyecto y la modificación del acuerdo del Plan
General de la Emergencia.
Cuando el criterio de la
UGPR sobre el Plan de Inversión sea: "Revisado con Observaciones", el
Fiscalizador deberá fundamentar las razones que motivan la decisión y dejarán
constancia de las recomendaciones para modificar el Plan, las cuales deben ser notificadas
a la UE que tendrá un plazo máximo de treinta días naturales para cumplir con las
correcciones solicitadas. Una vez vencido este plazo, si no se presentan las correcciones
solicitadas, la UGPR notificará a la Junta Directiva de la CNE, la necesidad fundamentada
de revocar el proyecto del Plan General de la Emergencia o sustituir a la Unidad
Ejecutora.
La UGPR publicará en el
manual de procedimientos el formulario único de revisión de Planes de Inversión
por Emergencia Declarada, en el que se consignarán los aspectos a revisar, el
cumplimiento o incumplimiento y las observaciones vinculadas a la recomendación.
En caso de que no existan
observaciones, objeciones o recomendaciones; o se hayan corregido las
observaciones notificadas, la UGPR solicitará a la Jefatura de Recursos Financieros
la reserva presupuestaria para el proyecto y a la Unidad de Asesoría Legal que
emita la constancia de legalidad.
Completada la información,
remitirá la solicitud de aprobación del Plan de Inversión a la Dirección
Ejecutiva de la CNE para que a su vez presente el Plan de Inversión a la Junta Directiva
de la CNE, quien será la responsable de su aprobación o rechazo.
En la ejecución del Plan de
Inversión, la Unidad Ejecutora deberá implementar todas las acciones que se le
adviertan en el Modelo de Gestión de Riesgos que determine la UGPR. En caso de
que la Junta Directiva de la CNE aprobara el Plan de Inversión, deberá en ese acto
nombrar la Unidad Ejecutora del Proyecto y en caso de ser necesario, estará
facultada para nombrar una o varias unidades coadyuvantes para canalizar
esfuerzos -cuando así se considere conveniente- y lograr el fin propuesto.
Estas unidades coadyuvantes prestarán sus servicios según solicitudes
específicas de la Unidad Ejecutora y de la Unidad de Gestión de Procesos de
Reconstrucción. La Secretaría de la Junta Directiva notificará lo acordado a la
UE y a la UGPR.
Ficha articulo
CAPÍTULO III
SOBRE LAS UNIDADES
EJECUTORAS Y LA FISCALIZACIÓN
Sección I
Evaluación y Nombramiento
de las Unidades Ejecutoras
Artículo 5º- Estudio
técnico de evaluación del desempeño. La UGPR elaborará un estudio
técnico de evaluación del desempeño de las UE con el objeto de determinar su capacidad
técnica y administrativa para la ejecución del proyecto. El estudio técnico de evaluación
del desempeño de la UE, valorará el cumplimiento de los aspectos señalados en
el artículo 6 de este Reglamento, también deberá considerar la forma en que esa
Unidad Ejecutora ha ejercido su rol, mínimo en los últimos cinco proyectos de
reconstrucción. Los criterios de evaluación del desempeño de las UE serán
definidos por la UGPR, mediante el Manual de Procedimientos. En caso de que
tenga menos de cinco proyectos ejecutados, se evaluarán los que tenga y de no
tener ninguno, deberá ser autorizada expresamente por la Junta Directiva con
base en las competencias específicas de la entidad respecto del proyecto a
ejecutar..
El estudio deberá contar
con la firma del funcionario que lo elabora y el visto bueno del jefe, ambos de
la UGPR, donde recomienden la Unidad Ejecutora para el proyecto con la indicación
explicita de las calidades y el funcionario (a) de la UE que se designe para la
supervisión de las obras a desarrollar.
Ficha articulo
Artículo 6º-Requisitos para
constituirse en Unidad Ejecutora. Podrá designarse como
Unidad Ejecutora cualquier institución pública que sea competente en la materia
de la cual se pretenda ejecutar un proyecto, con la condición de que cuente con
la capacidad, recurso técnico y administrativo, el modelo de gestión de riesgos
y la resiliencia para garantizar el cumplimiento de las metas propuestas, la
satisfacción de las necesidades y el control en el manejo y uso de los recursos
disponibles. Una vez nombrada por la Junta Directiva, deberá suscribir la carta
de compromiso.
Ficha articulo
Artículo 7º-Nombramiento de
las Unidades Ejecutoras. De conformidad con la Ley
Nacional de Emergencias y Prevención del Riesgo en su artículo 39 párrafo
cuarto, en adelante la Ley N° 8488, confiere a la Junta Directiva de la CNE la
potestad de nombrar como Unidad Ejecutora a cualquier institución pública o
ente estatal que tenga competencia en el área donde se desarrollen los
proyectos y cumpla con los requisitos señalados en el artículo anterior.
Al plan de inversión se le
debe adjuntar el estudio técnico de evaluación del desempeño de la Unidad
Ejecutora previo a ponerse en conocimiento de la Junta Directiva.
Conforme al artículo 15 de
la Ley No. 8488, en caso de imposibilidad de nombrar la UE, la CNE asumirá como
tal, pudiendo recurrir a la contratación de los roles de dirección de proyectos,
supervisión, inspección y ejecución de obra necesarios por medio del régimen de
excepción.
Ficha articulo
Sección II
Sustitución de las Unidades
Ejecutoras
Artículo 8º-Sustitución de
las Unidades Ejecutoras. La Junta Directiva de la
CNE, previo análisis de los eventuales riesgos podrá de manera unilateral y de
acuerdo al interés público, sustituir en cualquier momento a la Unidad
Ejecutora que haya sido nombrada, en caso de comprobarse que exista
incumplimiento de sus obligaciones, incapacidad administrativa o técnica
surgida posterior a su nombramiento. Para ello, la nueva Unidad Ejecutora
deberá suscribir una carta de compromiso previo al inicio de sus funciones y reunir
los requisitos señalados en este Reglamento para todas las Unidades Ejecutoras.
Ficha articulo
Sección III
Funciones de las Unidades
Ejecutoras
Artículo 9.-Funciones de
las Unidades Ejecutoras: La Unidad Ejecutora será
la responsable de atender los compromisos derivados de la ejecución, control y
supervisión de las acciones que resulten necesarias para atender los
compromisos definidos en el Plan de Inversión, el Cartel de la Licitación y los
contratos derivados correspondientes. Sin perjuicio de las señaladas de forma
adicional en el presente reglamento las Unidades Ejecutoras tendrán las
siguientes funciones:
a. Elaborar el Plan de Inversión garantizando la debida ejecución de los proyectos
señalados en el Plan General de la Emergencia.
b. En la elaboración y ejecución de los Planes de Inversión deberán atender
lo establecido en el Modelo de Gestión de Riesgos según les sea indicado por la
Unidad de Gestión de Procesos de Reconstrucción.
c. Entregar los términos de referencia necesarios para la realización de
los carteles de contratación de conformidad con los Planes de Inversión aprobados.
d. Colaborar en el proceso de contratación administrativa emitiendo
criterios sobre lo que se les consulte por parte de la UGPR.
e. Nombrar una persona profesional responsable de la ejecución del Plan de Inversión,
quien tendrá la responsabilidad de mantener una comunicación directa con la
UGPR respecto de todas las particularidades de la ejecución del proyecto.
f. Solicitar autorización a la UGPR para ejecutar las acciones necesarias
para sustentar las situaciones imprevistas en la ejecución de los proyectos. En
estos casos la UGPR deberá valorar si las acciones resultan atinentes e indispensables
para el desarrollo del proyecto. Para emitir el criterio y aprobación o
improbación de las modificaciones, la UGPR dispondrá de un plazo máximo de tres
días hábiles, a partir de recibido de la orden de modificación o servicio según
corresponda por parte de la Unidad Ejecutora.
g. Realizar la supervisión adecuada del proyecto en todas sus etapas, manteniendo
registros documentales de todas las actuaciones que se realicen en el proceso.
h. Facilitar los trámites de fiscalización que realice la UGPR, así como
los trámites administrativos necesarios para la ejecución de los proyectos aprobados.
i. Los permisos o autorizaciones necesarios para la correcta ejecución del proyecto
deben ser obtenidos por parte de la Unidad Ejecutora previo al inicio de la
ejecución contractual, tales compromisos deben quedar documentados a efectos de
dar el seguimiento correspondiente.
j. En caso de que se adquieran otro tipo de compromisos en cualquier
momento de la vida del proyecto, éstos deben quedar igualmente documentados
para la correcta ejecución de éste.
k. En caso de conflicto de criterios en cualquier etapa de ejecución del
proyecto, el fiscalizador debe presentar el informe respectivo a la Dirección
Ejecutiva, quien dará audiencia a la UE y recomendará las acciones pertinentes
a la Presidencia de la CNE, quien resolverá, en definitiva.
Ficha articulo
Sección IV
Fiscalización de las
Unidades Ejecutoras
Artículo 10.-Subordinación:
Las Unidades Ejecutoras acatarán las directrices y recomendaciones
que emita la Unidad de Gestión de Procesos de Reconstrucción de la CNE (UGPR),
como órgano inmediato fiscalizador del proyecto.
Ficha articulo
Artículo 11.-Fiscalización
de las Unidades Ejecutoras: La UGPR será la Unidad encargada
de la fiscalización, de las Unidades Ejecutoras durante la ejecución del proyecto,
para lo cual designará un profesional Fiscalizador para cada proyecto.
La UGPR elaborará un Modelo
de Gestión de Riesgos, donde quedarán consignadas las acciones y responsables
según las características de cada proyecto, se deberán realizar las visitas y
actividades de control necesarias para verificar el cumplimiento del Modelo de Gestión
de Riesgos desde la presentación del plan de inversión y hasta el finiquito contractual.
Cada visita y actividad de control debe quedar consignada en el expediente por
parte de los funcionarios de la UGPR.
Posterior a la entrega
definitiva del objeto contractual, la UGPR deberá monitorear la resiliencia del
proyecto, lo cual deberá estar considerado en el Modelo de Gestión de Riesgos,
así como las medidas reactivas o proactivas necesarias.
En caso de que el bien
adquirido requiera mantenimiento, el formulario de mantenimiento provisional
deber ser entregado por la UGPR a la institución encargada de éste dentro de los
diez días hábiles siguientes a la recepción definitiva, deberá contener las
medidas asociadas a la conservación del bien y a la continuidad del servicio
durante su vida útil, la UGPR verificará el cumplimiento de lo señalado en el
formulario de mantenimiento provisional según sus competencias conforme lo
señalado en el artículo 46 de este Reglamento.
Ficha articulo
Artículo 12.-Del
Profesional Fiscalizador de la UGPR: El Fiscalizador de la
UGPR será un profesional cuya especialidad sea atinente a la naturaleza del
proyecto a ejecutarse.
En cumplimiento de sus
funciones deberá visitar el sitio de ejecución del proyecto al menos una vez
por mes y dejar consignado en el medio oficial designado (bitácora, libro de
actas, expediente administrativo, según el tipo de proyecto) cualquier
observación o recomendación que estime pertinente de manera legible y
específica.
En caso de que no haya
observaciones o recomendaciones que realizar, el fiscalizador asignado por la
CNE deberá dejar constancia de ello, de su presencia en el sitio, con la indicación
de la fecha, hora y firma.
Todas las actuaciones del
profesional fiscalizador de la UGPR deben quedar consignadas en el expediente
administrativo que se levante para el proyecto.
Ficha articulo
Sección V
Obligaciones de la Unidad
Ejecutora
Artículo 13º-Carta de
compromiso. Una vez nombrada la Unidad Ejecutora por la
Junta Directiva, deberá suscribir una carta de compromiso previo a la ejecución
del proyecto, el formato de la carta de compromiso le será suministrado por el
funcionario designado por la Unidad de Gestión de Procesos de Reconstrucción
para la fiscalización de las obras.
Ficha articulo
Artículo 14.-Requisitos
para la suscripción de la carta de compromiso: Una vez notificada a la institución el nombramiento por parte de la
Junta Directiva, el máximo jerarca o en quien se delegue la responsabilidad
deberá suscribir la carta de compromiso. Esta deberá contar con las calidades
del funcionario responsable de la inspección del proyecto por parte de la
Unidad Ejecutora.
Requisitos mínimos que debe
contener el documento:
a. Calidades del Jerarca o funcionario al cual se le delegó dicha
suscripción (nombre completo, cédula de identidad, profesión u oficio,
dirección exacta del lugar de habitación, dirección exacta del lugar de
trabajo, puesto que desempeña, correo electrónico, número telefónico directo o
número de central telefónica y la extensión, así como la indicación de un medio
electrónico para notificaciones).
b. Aceptación de la designación como Unidad Ejecutora.
c. Designación del profesional responsable de la UE, con la misma
información solicitada en el apartado "a".
d. Declaración expresa de que cuentan con la estructura necesaria para
asumir tal función y las firmas y fotocopias de respaldo de los firmantes.
e. Declaración expresa de que el Plan de Inversión se desarrolló como un
proceso participativo y aplicando el modelo de gestión de riesgos.
f. Compromiso expreso de que se cumplirá con el Modelo de Gestión de
Riesgos y los formularios de mantenimiento emitidos por la UGPR.
De ser necesario, la Unidad
Ejecutora podrá nombrar personal de apoyo al supervisor de la ejecución del
proyecto, por lo que deberá informar a la UGPR de todos los datos necesarios,
como calidades y actividades a desarrollar, para no entorpecer su labor ordinaria.
La UE tendrá también el
deber de verificación contemplado en el artículo 218 del Reglamento a la Ley de
Contratación Administrativa y será la responsable ante el contratista por la
ejecución de contratos irregulares.
Ficha articulo
Artículo 15.-De la
sustitución del profesional responsable por parte de la Unidad Ejecutora: En caso de que la Unidad Ejecutora haga cambio del profesional
responsable designado en la carta de compromiso, deberá comunicarlo por
escrito a la UGPR indicando quien será el nuevo profesional a cargo de
la supervisión del proyecto y deberá aportar los mismos requisitos
solicitados en el artículo anterior.
Ficha articulo
Artículo 16.-De las
funciones del profesional responsable por parte de la Unidad Ejecutora: El profesional responsable designado por la Unidad Ejecutora deberá coordinar
con la UGPR la presentación de documentos, trámites de pagos, solicitudes de
compras, modificaciones a los planes de inversión, aumentos del presupuesto
del proyecto, inspecciones de proyectos, informes de avances, trámite de
órdenes de modificación, finiquitos y cualquier otra gestión necesaria
para el buen desarrollo del proyecto y la satisfacción del interés
público.
Ficha articulo
Artículo 17.-De la
especialidad del profesional Responsable asignado por la Unidad Ejecutora. El profesional responsable asignado por la Unidad Ejecutora deberá de
contar con una especialidad y grado académico atinente con el tipo de proyecto
o estudios a ejecutar. Como requisito deberá pertenecer al Colegio
atinente a su formación académica. Lo anterior no dispensará a la Unidad
Ejecutora de su responsabilidad en el cumplimiento de los requisitos.
Ficha articulo
Artículo 18.-Inspección y
supervisión bajo responsabilidad de la UE: La
Unidad Ejecutora será la responsable directa de la recepción de bienes o
servicios; así como que se ajusten a las especificaciones indicadas en la
oferta o en su defecto a las modificaciones autorizadas o requeridas por la
UGPR, incluyendo lo contenido en el Modelo de Gestión de Riesgos; para lo cual
deberá como mínimo revisar la calidad y las técnicas para su utilización.
Es responsable, también, de
supervisar que el proyecto se desarrolle en los términos y plazos estipulados
en el cartel y de conformidad con lo ofrecido por la empresa contratista.
En los casos en los que no
se cuente con planos, el supervisor del proyecto con base en su experiencia y
conocimiento podrá presentar una propuesta técnica ante la UGPR de las instrucciones
o métodos que considere convenientes a seguir por el contratista, con el fin de
que se desarrolle la obra con criterios, métodos y técnicas constructivas
apropiadas, así como con una gestión de riesgos adecuada con enfoque de
resiliencia. Dicha propuesta deberá ser avalada por la UGPR previo a su
aplicación y conforme a la normativa vigente.
Ficha articulo
Artículo 19º- Informes. El funcionario responsable de la supervisión del proyecto de la Unidad
Ejecutora deberá rendir informes sobre el avance material y financiero del o los
proyectos, de acuerdo con los cronogramas, diagramas y metodologías de trabajo aportados
por el contratista en su oferta. El cronograma de trabajo debe ser actualizado quincenalmente
con el fin de que se consignen los avances y/o los atrasos sufridos por el contratista
en el desarrollo del proyecto, para la aplicación de las posibles sanciones
según determine el cartel de la contratación.
En caso de que el
contratista no cumpla con las obligaciones contractuales según el cronograma
presentado en su oferta, así como la falta de actualización del mismo o incurra
en cualquier incumplimiento contractual, la Unidad Ejecutora o en su defecto el
Fiscalizador del proyecto deberán informar a la Proveeduría de la CNE para que
se tomen las medidas pertinentes según lo estipulado en el cartel, para la
aplicación de las multas correspondientes así como la eventual instrucción de
los procedimientos de resolución contractual, y sanciones administrativas a los
proveedores, de conformidad con las regulaciones de la Ley de Contratación
Administrativa y su Reglamento.
De manera periódica y
después de cada visita al proyecto, los funcionarios de la UGPR, deberán rendir
un informe del avance de cada proyecto conforme sus funciones, el cual quedará
constando en cada expediente y será la base de seguimiento a las Unidades Ejecutoras
y a los contratistas.
Los informes de los
funcionarios de la UGPR encargados de la fiscalización y del seguimiento del
Modelo de Gestión de Riesgos, deben contener además de la identificación del
proyecto, el avance financiero y material, las labores que realizaron y los
resultados obtenidos. Para cada orden de modificación, suspensión, reajuste o compensación
de tiempo, deben emitir un criterio técnico con respecto a la solicitud planteada
y la recomendación técnica.
Al finalizar el proyecto,
los funcionarios de la UGPR que participaron en él, deberán emitir un informe final
que debe contener al menos de manera descriptiva: los acontecimientos
relevantes durante la ejecución del proyecto, comparación y resultados del
proyecto conforme lo planificado en el Plan de Inversión y lo definido en la contratación,
los resultados obtenidos en comparación con los esperados, medición del desempeño
de la UE, el cumplimiento del Modelo de Gestión de Riesgos y cualquier otro aspecto
que le sea requerido.
Ficha articulo
Artículo 20.-Contenido del
Informe: La persona que designe la Unidad Ejecutora como
responsable del proyecto, será el encargado de presentar el Informe de Avance
del Proyecto quincenalmente a la UGPR, acatando sus indicaciones de forma tal
que permitan a ambos dar seguimiento al avance material y financiero.
El responsable designado
por la UE, deberá rendir cuentas por la gestión de riesgos y la resiliencia del
proyecto.
La información mínima que
deben contener los informes de la Unidad Ejecutora es la siguiente:
a) Fecha en que se emite el informe.
b) Nombre del proyecto
c) Periodo que cubre el informe.
d) Nombre del fiscalizador asignado por la Unidad de Gestión de Procesos de
Reconstrucción.
e) Datos del Contrato: monto, plazo de entrega, fecha orden de inicio,
fecha de entrega, modificaciones autorizadas a la fecha, órdenes de modificación,
ampliación de garantía de cumplimiento, y cualquier otro dato que considere relevante.
f) Previsiones para reajustes aprobadas a la fecha: monto según contrato, ampliaciones,
órdenes de modificación, monto total de previsiones.
g) Avances a la fecha, porcentaje de avance material del proyecto,
porcentaje de avance financiero según presupuesto estimado y monto total
pagado.
h) Documentación en trámite: órdenes de servicio, órdenes de modificación, facturas,
ampliación de órdenes de compra y de contrato.
i) Ampliación de las órdenes de compra: monto total, monto utilizado, saldo
disponible, monto en trámite, monto modificado del contrato (original,
reajustes, total).
La UGPR podrá solicitar
otros informes fuera de los plazos ordinarios establecidos, para lo cual deberá
solicitarlos por escrito a la Unidad Ejecutora, fundamentando el motivo de la
solicitud. El formato de dicho informe será comunicado por la UGPR a la Unidad Ejecutora.
Ficha articulo
Artículo 21.-Ampliación de
información: La Unidad Ejecutora está obligada a remitir cualquier
informe, documento o aclaración adicional que la UGPR estime conveniente para
mantener la información de la ejecución del proyecto clara y de fácil acceso.
Ficha articulo
CAPÍTULO IV
LOS PROYECTOS DE OBRA
PÚBLICA
Sección Única
Proyectos de Obra Pública
Artículo 22. -Unidades
Ejecutoras en Proyectos de obra pública: La
Unidad Ejecutora será la responsable de atender los compromisos derivados de la
ejecución, control e inspección del proyecto.
Para el cumplimiento de lo
anterior, la Unidad Ejecutora nombrará una persona profesional en ingeniería,
el cual debe serlo en alguna materia relacionada con la obra, y ser el
responsable de la ejecución, quien deberá visitar el sitio de la obra al menos
una vez por semana y dejar consignado en bitácora cualquier observación o
recomendación, de igual forma, en caso de que existan deberá comunicarlas en el
término de tres días hábiles posteriores a la consignación en la bitácora,
mediante oficio al Fiscalizador de la CNE.
El Fiscalizador de la UGPR
deberá visitar el sitio de la obra al menos una vez por mes y dejar consignado
en la bitácora cualquier observación o recomendación que estime pertinente de
manera legible y específica.
Ficha articulo
Artículo 23.-Cuaderno de
Bitácora: Es obligación del contratista inscribir el
proyecto ante el Colegio Federado de Ingenieros y Arquitectos de Costa Rica (en
adelante CFIA), los profesionales vinculados, tramitar el cuaderno de bitácora
y actuar apegados a las disposiciones de la normativa dispuesta por ese órgano
(Reglamento Especial del Cuaderno de Bitácora en Obras).
El profesional responsable
que es inscrito en el CFIA por parte de la empresa contratista, será el único
responsable de suscribir la razón de apertura en el Cuaderno de Bitácora, indicando
expresamente la fecha en que da inicio a la obra y dejando constancia de que se
ha cumplido con todos los requisitos legales para iniciar esa construcción
(artículo 5 Bis del Reglamento de cita); deberá dejar anotación de los nombres,
códigos profesionales y demás calidades de los especialistas que serán parte
del proyecto , así como de los profesionales de la UGPR y de la UE que podrán
realizar anotaciones en el Cuaderno de Bitácora.
Será obligación del
profesional responsable por parte de la Unidad Ejecutora velar por que el contratista
cumpla con lo anteriormente indicado y en caso de incumplimiento comunicarlo
inmediatamente a la UGPR.
En caso de cambio de
profesional por parte de la CNE o la UE, le será comunicado al contratista vía
oficio para dejar constancia de la nueva autorización de firmas en el Cuaderno
de Bitácora.
El funcionario responsable
designado por la Unidad Ejecutora verificará semanalmente que la(s) empresa(s)
contratada(s) para la ejecución de la(s) obra(s) lleven la bitácora del o los
proyectos que se desarrollen, bajo las condiciones que dispone el Reglamento Especial
del Cuaderno de Bitácora en Obras del Colegio Federado de Ingenieros y Arquitectos
y que dicha bitácora esté disponible para los profesionales de la Unidad Ejecutora
y de la UGPR.
Ficha articulo
CAPÍTULO V
GESTIÓN DOCUMENTAL Y EL
EXPEDIENTE ADMINISTRATIVO
Sección I
Gestión Documental
Artículo 24.-Del libro de
actas. Cuando la etapa de reconstrucción no sea
para obras civiles y por ende no exista el cuaderno de bitácora, el profesional
responsable del proyecto de la UE, deberá llevar un libro de actas impreso,
donde se registren las acciones realizadas. Dicho libro de actas servirá de
insumo para el Informe Quincenal de Avance Material y Financiero que debe
presentar a la UGPR.
Ficha articulo
Sección II
Conformación del Expediente
del Proyecto
Artículo 25.-Expediente: Será obligación de la Unidad Ejecutora llevar el expediente de cada
proyecto que se encuentre bajo su supervisión, actualizado y foliado, con toda
la documentación técnica y financiera que se genere durante la ejecución y
mantenerlo disponible para la fiscalización de la UGPR hasta la finalización
del proyecto. El expediente estará completo una vez finalizada la ejecución del
contrato y realizado el finiquito de este. Una vez finalizado el proyecto, la
Unidad Ejecutora deberá remitir el expediente digitalizado, completo, a la
UGPR.
La UGPR llevará un
expediente completo y debidamente foliado con todos los informes y registros de
las gestiones que se realicen, éste deberá contener el cronograma original y las
actualizaciones. Todos los actos emitidos por la CNE deben constar en el
expediente de la UGPR y el fiscalizador en coordinación con el personal
administrativo serán los responsables de verificar que el expediente se
encuentre completo, en caso de detectar falta de información, ambos serán
responsables de completar el expediente.
De todas las gestiones
realizadas por los funcionarios de la UGPR, deberá quedar un registro en cada
expediente según el formato institucional definido.
Ficha articulo
Artículo 26.-Acta de la
Visita en sitio pre-oferta: La Proveeduría
Institucional de la CNE, de considerarlo necesario, convocará dentro de los
tres días hábiles posteriores a la publicación del cartel, a una visita
pre-oferta a la Unidad Ejecutora, a la UGPR y a los potenciales oferentes. La
Unidad Ejecutora preparará un acta de la visita que contenga un sumario de los
temas tratados, deberá contener la referencia expresa a la atención de la
gestión de riesgos y resiliencia, y de las observaciones emitidas por los representantes
de los contratistas interesados en la contratación, de la cual hará llegar una
copia a la Proveeduría y a la UGPR firmada por los representantes de los
potenciales oferentes, para lo cual cuenta con un día hábil posterior a la
visita.
En caso de que se deban
atender sugerencias u observaciones de índole técnico, que amerite un análisis
mayor del Fiscalizador, del Gestor de Riesgo o del profesional asignado por la
Unidad Ejecutora, deberá el responsable atender la consulta y entregar la respuesta
a la Proveeduría Institucional de la CNE en un plazo no mayor a dos días hábiles,
contados a partir del día hábil siguiente al que se llevó a cabo la visita en
sitio, quedando bajo su entera responsabilidad informar a la Proveeduría si
amerita trasladar la fecha de apertura de ofertas.
Si durante la visita en
sitio pre-oferta surgieran observaciones o recomendaciones tanto de la CNE como
de la UE, o en su defecto de los potenciales oferentes, cuya evacuación pueda
atenderse inmediatamente, se tomará nota en el acta del asunto, así como de la respuesta
que se brinde.
Es obligación de la
Proveeduría Institucional de la CNE comunicar a los oferentes los acuerdos,
modificaciones o aclaraciones que surjan como resultado de la visita al sitio y
que quedaron consignados en el acta, además de incluir dichos documentos en el expediente
de la contratación levantado al efecto. De existir modificaciones, deberá la Proveeduría
Institucional elaborar un cartel actualizado y ponerlo a disposición en el expediente
de contratación.
El cartel deberá tener
mención expresa de la obligación del contratista de cumplir con el Modelo de
Gestión de Riesgos y sus posibles modificaciones a solicitud de la UGPR o de la
Unidad Ejecutora.
Ficha articulo
Artículo 27.-Reunión previa
a la orden de inicio: La Proveeduría
Institucional deberá enviar inmediatamente copia de la orden de compra recibida
por el contratista a la Unidad Ejecutora. La UE coordinará de inmediato la
fecha y hora para citar al contratista y a la UGPR a la reunión previa a la
orden de inicio, dicha convocatoria debe realizarse en un plazo no mayor a tres
días hábiles posteriores a la notificación de la orden de compra; lo anterior,
para definir el tipo de documentación, permisos, gestión de riesgos, que debe presentar
el contratista los plazos que se requiere para su obtención, a la Unidad
Ejecutora y a la CNE, a efectos de establecer fecha para otorgar la orden de
inicio. Los plazos señalados para la obtención de la documentación adicional
deberán ser acordes a las condiciones propuestas en la oferta de contratación y
su incumplimiento sólo podrá ser justificado por razones debidamente
fundamentadas a juicio de la UGPR.
La UE elaborará un acta
donde consten los acuerdos tomados, plazos y demás información pertinente para
la contratación, misma que debe contener la información antes indicada, lugar
de entrega de la documentación, así como, calidades de los presentes y sus
respectivas firmas.
Ficha articulo
Artículo 28.-Orden de
inicio: Una vez que el contratista haya entregado la documentación
requerida, la UE deberá notificar, en el plazo máximo de dos días hábiles al
contratista, con copia a la UGPR, la orden de inicio de labores por escrito.
En caso de que por razones
excepcionales el contratista se encuentre imposibilitado para iniciar dentro
del plazo definido en la orden de inicio, deberá someter expresamente las justificaciones
del caso a la Unidad Ejecutora en un plazo no mayor a veinticuatro horas después
de notificada la orden de inicio o de acaecido el hecho que impide el inicio, indicando
la justificación y la nueva fecha sugerida. La Unidad Ejecutora valorará inmediatamente
y emitirá un escrito a la UGPR en un plazo no mayor a veinticuatro horas para
que esta Unidad analice la situación. La UGPR en un plazo no mayor a dos días hábiles
emitirá un criterio técnico sobre lo solicitado por el contratista. La UE
resolverá la solicitud de manera justificada en un plazo máximo de tres días
hábiles posteriores a la recepción del criterio técnico de la UGPR. El
documento que resuelva la solicitud del contratista deberá indicar la nueva
fecha de inicio y deberá comunicársele a la UGPR y a la Proveeduría de la CNE.
En caso de rechazar la
gestión del contratista, se sumará al plazo de entrega los días de trámite de
la gestión presentada con el fin de no afectar al contratista. Sin embargo,
este plazo no puede exceder de los máximos establecidos en este artículo, en
cuyo caso habrá responsabilidad del funcionario que haya excedido el plazo
fijado para el trámite.
La fecha de la orden de
inicio será la que rija para todos los aspectos contractuales relacionados con
el plazo; tales como ampliaciones, suspensiones, multas, ejecución de garantías
y similares. El plazo de entrega se contará a partir de la fecha de la orden de
inicio emitida por la Unidad Ejecutora y, en caso de aprobarse una prórroga de
la orden de inicio, esta será la que rija contractualmente.
El incumplimiento por parte
del contratista de los términos de la orden de inicio deberá ser informado por
la Unidad Ejecutora o en su defecto por el Fiscalizador del proyecto a la
Proveeduría de la CNE para que se tomen las medidas pertinentes según lo
estipulado en el cartel, para la aplicación de la declaración de
insubsistencia, o de ser procedente las multas correspondientes así como la
eventual instrucción de los procedimientos de resolución contractual, y
sanciones administrativas a los proveedores, de conformidad con las
regulaciones de la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento.
Ficha articulo
CAPÍTULO VI
NORMAS TÉCNICAS PARA LA
EJECUCIÓN DEL PROYECTO
Sección I
Aplicación de Normas
Técnicas
Artículo 29.-Aplicación de
Normas Técnicas para la ejecución del proyecto: Tanto el trabajo efectuado como los materiales, insumos o equipos
proporcionados deben ajustarse a las especificaciones generales y especiales
estipuladas en el cartel de licitación, deben guardar armonía con la
legislación vigente, contemplar el enfoque de multi amenaza y de resiliencia.
En el caso de que la Unidad
Ejecutora señalara que el objeto contractual no concuerda con las especificaciones
técnicas, o sea de inferior calidad o insatisfactorio, ordenará al contratista
corregir la situación en un plazo no mayor a 3 días hábiles, caso contrario la Unidad
Ejecutora lo comunicará a la UGPR y esta a su vez a la Proveeduría
Institucional para iniciar el procedimiento correspondiente según el Reglamento
de Funcionamiento de la Proveeduría Institucional de la CNE, Ley de
Contratación Administrativa y su Reglamento de aplicación supletoria.
Ficha articulo
Artículo 30.-Observaciones
y Recomendaciones del Supervisor del Proyecto: La Unidad Ejecutora emitirá observaciones y recomendaciones al
contratista, mismas que hará constar en el Cuaderno de Bitácora y de las cuales
remitirá copia mediante oficio a la UGPR para su conocimiento. El Fiscalizador
de la UGPR deberá fiscalizar el uso correcto de la bitácora y tomar las medidas
correspondientes conforme lo regula el Colegio profesional respectivo.
Es obligación del
contratista acatar todos los lineamientos que se den durante la ejecución del
proyecto por parte de la Unidad Ejecutora y de la UGPR.
Cuando haya dudas sobre la
calidad del objeto contractual recibido, la Unidad Ejecutora solicitará a la
UGPR que se ordene al contratista la toma de muestras, la realización de pruebas
y los ensayos que sean pertinentes, bajo su control inmediato para asegurar la corrección
del procedimiento y la veracidad de los resultados.
Ficha articulo
Sección II
Aspectos específicos de las
Contrataciones de Proyectos de Reconstrucción
Artículo
31.-Especificaciones técnicas. Para la contratación de
Proyectos de Reconstrucción, la Unidad Ejecutora deberá presentar las
especificaciones técnicas y una propuesta de Gestión de Riesgos a la UGPR, para
efectos de revisión fiscalización y trámite ante la Proveeduría Institucional
de la CNE, según los plazos, que aparecen a continuación:
Estas propuestas técnicas,
deberán ser analizadas por la UGPR en un plazo de 10 días hábiles a partir de
su recepción, con el fin de determinar si procede su autorización para emitir
el respectivo cartel de contratación o prevenir la corrección de defectos por
parte de la UE. En caso de que sea necesario realizar enmiendas, la UE contará
con un plazo de cinco días hábiles, contados a partir de la notificación del
acto por parte de la UGPR para presentar los documentos corregidos.
Habiéndose realizado la
prevención de los defectos, si la UE no cumple con las correcciones
solicitadas, el proyecto quedará suspendido hasta por sesenta días y una vez vencido
este plazo, la UGPR notificará a la Junta Directiva de la CNE, la necesidad de revocar
el Plan de Inversión o sustituir a la Unidad Ejecutora.
Ficha articulo
Artículo 32. - Control de
calidad. Los planes de inversión deberán considerar
dentro de sus costos y actividades el control de calidad y supervisión de los
materiales utilizados en los proyectos. Los fondos para este tipo de
contratación deben estar incluidos previamente en el plan de inversión del
proyecto.
Se considerará también
control de calidad para efectos de la fiscalización, toda actividad ejecutada
para dirigir a la legalidad, oportunidad y a las mejores prácticas de las
normas técnicas.
Ficha articulo
Sección III
Órdenes de Modificación
Artículo 33.-Órdenes de
modificación (OM): Cuando la UE requiera una
orden de modificación para un determinado proyecto, deberá elaborar y gestionar
ante la UGPR la solicitud de criterio de fiscalización mediante acto motivado
con la recomendación.
Las Ordenes de modificación
serán aprobadas por el Presidente de la CNE, cuando la variación sea igual o
menor a un veinticinco por ciento (25%) del monto originalmente adjudicado. Si
se supera el porcentaje señalado, la aprobación deberá ser tramitada ante la
Junta Directiva.
La UGPR valorará el nexo
causal y el fundamento técnico de la orden de modificación, para lo cual cuenta
con tres días hábiles para emitir su criterio. De resultar procedente según la
valoración técnica de la UGPR y si no alcanza el porcentaje respecto del monto adjudicado
establecido como límite por la Junta Directiva para su conocimiento, se brindará
el visto bueno y se remitirá al jerarca institucional para la aprobación
definitiva. De contemplar la orden de modificación un porcentaje mayor al
establecido deberá someterse a conocimiento de la Junta Directiva para su
aprobación.
La UGPR remitirá a la
Unidad de Proveeduría Institucional la orden de modificación para su trámite,
quien deberá requerir la ampliación de la garantía de cumplimiento y elaborar la
orden de compra correspondiente.
Ficha articulo
Artículo 34.-Ejecución de
la orden de modificación: No podrán tomarse las
acciones contempladas en la orden de modificación hasta tanto éstas no se
encuentren aprobadas y notificadas.
Ficha articulo
Artículo 35.-Aprobación de
la solicitud de Orden de Modificación por parte de la Junta Directiva de la CNE. De superarse el porcentaje establecido para aprobación de la
orden de modificación o cuando se modifique el objeto del contrato, la UGPR presentará
a la Dirección Ejecutiva la orden de modificación para su revisión y ésta la
elevará a la Junta Directiva para su conocimiento y eventual aprobación.
Una vez notificada la
aprobación de la orden de modificación por la Junta Directiva, le corresponderá
a la UGPR su tramitación, según los plazos establecidos en el Reglamento de
Funcionamiento de Proveeduría Institucional, y deberá emitirse una orden de
compra adicional para el proyecto con las nuevas condiciones.
Ficha articulo
Artículo 36.-Suspensión del
contrato: Si el contratista solicita a la UE la
suspensión de la obra de manera justificada, esta elaborará la orden de
servicio de suspensión, la cual deberá ser remitida a la UGPR para ser
analizada . La UGPR deberá emitir el informe técnico respectivo dentro de los
cinco días hábiles posteriores a su recepción y remitirlo, junto con la orden
de servicio respectiva, a la Presidencia de la institución para su aprobación
final, quien tendrá cinco días hábiles más para resolver.
El informe técnico
detallado deberá ser dictado por la Jefatura de la Unidad solicitante del
trámite, con visto bueno de la Dirección de Gestión del Riesgo, con indicación
precisa, entre otras cosas, de la justificación para suspender el contrato,
fecha de inicio de la suspensión, la parte realizada hasta ese momento, su
estado y nombre del responsable de conservar lo ejecutado, deberá indicar,
además, las medidas que se adoptarán para garantizar el equilibrio financiero y
la fecha de eventual reinicio de la ejecución.
Si la CNE aprueba la orden
de servicio de suspensión, la Unidad Ejecutora deberá notificarla al
contratista en el plazo máximo de 3 días hábiles siguientes a su recepción, dicha
orden deberá determinar el período de vigencia de la suspensión. Si no es
aprobada, serán comunicadas las razones técnicas para el rechazo y la UE tendrá
el mismo plazo para la notificación.
La UGPR remitirá a la
Presidencia de la CNE, de manera mensual, un informe de los proyectos que han
tenido suspensiones o reinicios.
Ficha articulo
Artículo 37.-Compensación
de tiempo: A solicitud del contratista, la UE, podrá autorizar
prórrogas al plazo de ejecución del contrato cuando existan demoras por causas ajenas
al contratista, de conformidad con lo establecido en el Reglamento a la Ley de Contratación
Administrativa.
El contratista solicitará
la prórroga dentro de los cinco días hábiles siguientes al conocimiento del
hecho que provoca la extensión del plazo y la UE contará con igual plazo para
solicitar de manera justificada a la UGPR la compensación de tiempo. Si la solicitud
se hace fuera de plazo, pero estando aún el contrato en ejecución, la UE podrá tramitarla,
en caso de estar debidamente sustentada, siempre que esté vigente el plazo contractual.
Ficha articulo
CAPÍTULO VII
ADMINISTRACIÓN FINANCIERA Y
CIERRE DEL PROYECTO
Sección I
Manejo de Recursos
Artículo 38.-Administración
de Recursos por Parte de las Unidades Ejecutoras: La CNE podrá facilitar en condición de préstamo a las Unidades
Ejecutoras activos y suministros disponibles que sean necesarios para la
adecuada ejecución de los planes de inversión, siempre y cuando esto no altere
el normal funcionamiento de la CNE.
El préstamo de bienes o
activos deberá de ser consignado en el contrato de préstamo, suscrito por la
Presidencia de la CNE y el máximo jerarca de la Institución asignada como Unidad
Ejecutora en el cual deberá establecerse obligatoriamente la descripción y
estado de los bienes o activos con su respectivo número de patrimonio, valor actualizado
de este, plazo en el que regirá el préstamo, las posibles prórrogas y las
responsabilidades de las partes, para lo cual, deberá nombrarse a una persona
como su responsable. Los activos o bienes no podrán ser entregados hasta antes
de que sea firmado el contrato de préstamo entre las partes.
Una vez vencido el plazo y
las posibles prórrogas, la Unidad Ejecutora deberá gestionar la devolución de
los activos o bienes que le hayan sido entregados en calidad de préstamo. La
CNE verificará el estado de los mismos y emitirá un acta de recibo en la que
consignará el cumplimiento a satisfacción o dejará constancia de los posibles
daños sufridos. El acta deberá ser firmada por ambas partes. En caso de
desavenencia se consignará en el mismo documento el desacuerdo.
La existencia de daños o
pérdidas en los activos dados en préstamo generará una responsabilidad
disciplinaria para los funcionarios responsables de la Unidad Ejecutora. La
responsabilidad civil por los daños y pérdidas ocurridos será solidaria entre
la UE y sus funcionarios a cargo del proyecto.
Ficha articulo
Artículo 39.-Control
Financiero y Conciliación de Registros: Cada
Unidad Ejecutora deberá llevar el control financiero de los fondos asignados
para la ejecución de los proyectos y un registro detallado de la ejecución de
los egresos. La UE deberá presentar informes quincenales a la UGPR donde se
indique el porcentaje material y financiero de avance del proyecto
Cuando el proyecto no se
desarrolla en los términos convenidos, la UGPR deberá intervenir de forma
inmediata a valorar la situación e instruir las medidas correctivas necesarias
en un plazo no mayor a cinco días hábiles. Si los incumplimientos detectados son
de extrema gravedad, el caso debe ser remitido dentro de ese mismo plazo a la Presidencia
Institucional para su resolución, quien en caso de considerarlo necesario procederá
a elevar a conocimiento de Junta Directiva la situación descrita por la UGPR.
Ficha articulo
Sección II
Trámite de Pago
Artículo 40.-Trámite de
Pagos: Para tramitar los pagos correspondientes,
la Unidad Ejecutora deberá remitir a la UGPR lo indicado en el documento
"Requisitos para el trámite de facturas por concepto de pagos de proyectos de
emergencias en la Unidad de Gestión de Proyectos de Reconstrucción", publicado
en la página web de la CNE.
Ficha articulo
Sección III
Cierre del proyecto
Artículo 41.-Inspección y
Recepción del Objeto Contractual: Una vez concluida la obra o
concluidas las obligaciones contractuales, es responsabilidad del contratista informarlo
a la Unidad Ejecutora para que esta coordine con la UGPR y en un plazo no mayor
a ocho días hábiles realizar la inspección final del proyecto.
El Ingeniero supervisor de
la UE consignará en un acta el estado en que se encuentra la obra, si se recibe
a satisfacción, por lo que todos los responsables firmarán al pie del acta.
En el caso de que el
contratista deba hacer correcciones o mejoras de la obra, se consignará en el
acta la recepción provisional, para lo cual, el contratista contará con máximo
de 30 días naturales para efectuar las correcciones, en el acta de recepción provisional
se establecerá una nueva fecha para la recepción de la obra definitiva que deberá
constar en una nueva acta.
En caso de incumplimiento
la UGPR deberá analizar las causas de este y valorar si son o no justificadas.
En los casos que exista una justificación técnica, o una causa de fuerza mayor
o caso fortuito para el atraso o incumplimiento, podrá otorgarse un plazo
adicional que en ningún caso sobrepasará el lapso de 30 días naturales. En los
casos de incumplimientos injustificados se aplicará la normativa de
contratación administrativa atinente a la aplicación de multas o incluso la
resolución contractual si fuera pertinente.
Ficha articulo
Artículo 42.-Presentación
de Informe Final: Las Unidades Ejecutoras
deberán presentar a la UGPR un informe final que incluya logros obtenidos,
costo total del proyecto, la calidad de los materiales utilizados, las técnicas
para su aplicación, la utilización del equipo, los métodos de construcción de
las obras, conforme a las sanas prácticas de la ingeniería en cuanto a la
seguridad, funcionalidad y durabilidad de las obras y cualquier otro aspecto
relevante a la terminación del proyecto, dentro de los diez días hábiles
posteriores a la recepción definitiva.
Ficha articulo
Artículo 43-Finiquitos: La UE deberá suscribir el finiquito del proyecto dentro de los doce
meses posteriores a la recepción definitiva de las obras. El documento debe ser
suscrito por el supervisor de obra de la UE, por el jerarca de la UE, por el
contratista, por el Fiscalizador de la UGPR y por quien ocupe la Presidencia de
la CNE. En caso de que se omita el respectivo finiquito en los términos
señalados, la UGPR informará a la Presidencia Institucional, quien en caso de
considerarlo necesario procederá a elevar a conocimiento de Junta Directiva la
situación descrita por la UGPR para que se tramiten las responsabilidades
administrativas en la UE.
Ficha articulo
Artículo 44.-Entrega de
expediente: Concretado el finiquito, la Unidad Ejecutora deberá
entregar a la UGPR una copia en digital del expediente de la etapa de operación
del proyecto, completo y debidamente foliado, dentro de los cinco días hábiles
posteriores a la suscripción del finiquito; a su vez la UGPR remitirá copia del
finiquito a la proveeduría de la CNE, dentro de los siguientes dos días hábiles
al recibo del expediente.
Ficha articulo
Artículo 45.-De las
responsabilidades de los funcionarios. La CNE
como ente director y fiscalizador del proyecto, en caso de determinar que
existen acciones u omisiones de los funcionarios involucrados que hayan
afectado el desarrollo del proyecto, solicitará a la Unidad Ejecutora o a la
Unidad Coadyuvante levantar la investigación correspondiente a fin de que se
determinen las responsabilidades administrativas y/o judiciales del caso, lo
anterior por tratarse del resguardo de los fondos públicos.
Ficha articulo
Artículo 46.- Del monitoreo
y la evaluación de la resiliencia: Durante los doce meses establecidos
en el artículo 43 de este Reglamento, la UGPR deberá establecer y ejecutar los
mecanismos para monitorear y evaluar la resiliencia del proyecto. Transcurrido
ese plazo, en los siguientes 15 días hábiles le remitirá al responsable de la
obra o de los bienes adquiridos, un formulario definitivo de mantenimiento, que
deberá contener las medidas asociadas a la conservación del bien y a la
continuidad del servicio durante su vida útil y sustituirá el formulario
provisional establecido en el artículo 11 de este Reglamento. La institución
responsable del bien estará obligada a cumplir con lo señalado tanto en el formulario
provisional como definitivo.
Ficha articulo
CAPÍTULO VIII
DISPOSICIONES FINALES
Sección Única
Disposiciones finales
Artículo 47.- Derogatoria: El presente Reglamento deroga el "Reglamento para el Funcionamiento y
Fiscalización de las Unidades Ejecutoras" aprobado mediante Acuerdo de Junta
Directiva Nº 031-02-2015 de fecha 11 de febrero de 2015 y publicado en el Diario
Oficial La Gaceta N° 82 del 29 de abril del 2015, así como cualquier norma del mismo
rango o inferior que regule de manera diferente lo aquí reglamentado
Ficha articulo
Artículo 48.-Vigencia: Rige a partir de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta.
Dado en la Presidencia de
la República. San José, a los dieciocho días del mes de febrero de dos mil
veintiuno.