CAPÍTULO II

Del Comité Corporativo de Riesgos Institucional

Artículo 2°-Finalidad. La finalidad principal del CCR será recomendar criterios a la Junta Directiva sobre la aplicación de políticas para la gestión de los riesgos, así como proponer una estructura de riesgo, de manera que la institución se desenvuelva con un nivel de riesgo razonable. Todo en función de lo establecido en la normativa aplicable.

Artículo 3º-De la Integración del Comité- El CCR estará integrado por los titulares o quién lo sustituya previa autorización del Comité, de las siguientes dependencias institucionales, en nombramientos de dos años renovables. Todos los miembros con voz y voto.

- Dos miembros designados por Junta Directiva, uno como presidente. En caso de ausencia será sustituido por el otro miembro.

- Gerencia General, quien asumirá la secretaría.

- Gerencia Administrativa Financiera.

- Departamento de Planificación Institucional.

Las sesiones del CCR podrán contar con la participación de otros funcionarios de la Institución cuando se estime necesaria y oportuna su presencia para ampliar información requerida en el proceso de toma de decisiones.

Asimismo, el Comité podrá contar con la participación de asesores, expertos y/o especialistas externos en calidad de invitados, a efecto de que emitan consideraciones y/o sugerencias de orden técnico que permitan ampliar la información de la cual se dispone para decidir sobre determinado asunto.

Los funcionarios, asesores, expertos y/o especialistas externos invitados, no tendrán derecho a voto.

La Junta Directiva designará miembros suplentes del Comité Corporativo de Riesgos en caso de que alguno de los dos titulares presentase imposibilidad, permanente o transitoria, para el ejercicio de sus responsabilidades. El miembro suplente ejercerá las mismas funciones y tiene las mismas obligaciones que el miembro titular al que sustituya.

(Así reformado en sesión N° 63 del 25 de octubre de 2021)

Artículo 4°-De los asuntos competencia del Comité. El CCR tendrá competencia para conocer asuntos de carácter exclusivamente estratégicos, tácticos, operativos y/o técnicos de riesgos, necesarios para garantizar el cumplimiento del fin público institucional.

Artículo 5°-De las Funciones del Comité. El CCR tendrá las siguientes funciones:

a) Mantener actualizado este Reglamento Interno y gestionar la aprobación por parte de la Junta Directiva;

b) Monitorear las exposiciones a riesgos y contrastar dichas exposiciones frente a los límites de tolerancia aprobados por la Junta Directiva o dependencia que delegue.

c) Informar a la junta directiva o dependencia que delegue los resultados de sus valoraciones sobre las exposiciones al riesgo de la entidad.

d) Recomendar límites, estrategias y políticas que coadyuven con una efectiva administración de riesgos.

e) Conocer y promover procedimientos y metodologías para la administración de los riesgos.

f) Proponer planes de contingencia en materia de riesgos para la aprobación de la junta directiva o autoridad equivalente.

g) Informar a la junta directiva al menos trimestralmente sobre:

i. El cumplimiento de las políticas y procedimientos relativos a la gestión de riesgos aprobados por la junta directiva.

ii. Un resumen de los acuerdos tomados.

h) Dar seguimiento a la gestión de la Gerencia General en función de su responsabilidad en la gestión del Sistema de Evaluación del Riesgo (SEVRI).

i) Pronunciarse sobre el contenido de los Manuales de Políticas y Procedimientos para la administración de riesgo para uso de la entidad, para su posterior ratificación por parte de Junta Directiva, lo que implica al menos lo siguiente:

i. Analizar la metodología para identificar, monitorear, limitar, informar y revelar los distintos tipos de riesgos a los que se encuentran expuestos los principales procesos institucionales.

ii. Analizar los modelos, parámetros y escenarios que habrán de utilizarse para llevar a cabo la medición y el control de los riesgos a que la institución.

j) Revisar periódicamente políticas definidas en cuanto a tolerancia a riesgos ya sea para recomendar su ratificación o actualizarlas según la realidad institucional.

k) Desempeñar otras funciones que la junta directiva le asigne relacionadas con la gestión de riesgos.

Artículo 6°-De las obligaciones de los miembros del Comité. Las personas que integren el CCR tendrán las siguientes obligaciones:

Cada miembro del Comité Corporativo de Riesgos tiene los siguientes deberes y obligaciones:

a) Abstenerse de opinar sobre temas en los que considere que existe conflicto de interés;

b) Informar dentro de un plazo máximo de ocho (8) días naturales de cualquier causal de incompatibilidad que se haya dado después de haber asumido su función en el Comité Corporativo de Riesgos;

c) Justificar sus ausencias, las mismas podrán realizarse por medio de correo electrónico ante la Gerencia General;

d) Mantenerse debidamente informado sobre las regulaciones vigentes que rigen la materia de riesgo en el país;

e) Velar por el fiel cumplimiento de los procedimientos establecidos en este reglamento y

f) Firmar las minutas de sesiones a las que haya concurrido.

La Junta Directiva puede mediante acuerdo, ampliar el detalle de los derechos y obligaciones de cada miembro del Comité Corporativo de Riesgos, para lo cual procederá con la comunicación respectiva. La asistencia a las sesiones del CCR será obligatoria para sus integrantes.

Artículo 7°-Funciones del presidente. Quien presida el Comité Corporativo de Riesgos, tendrá al menos las siguientes funciones:

a) Convocar, abrir la sesión y dirigir las deliberaciones;

b) Establecer y solicitar cambios en el orden de la agenda;

c) Ejercer el voto de calidad entendido como la facultad de que en caso de empate en los procesos de votación ejercitados en el seno del comité sea dirimente;

d) Firmar los acuerdos que sean tomados en su seno.

e) Someter a la votación por parte de los miembros presentes los temas respecto.

f) de los cuales deban tomarse acuerdos para su ejecución.

g) Designar a los responsables del cumplimiento de acuerdos tomados por el CCR.

h) Invitar, cuando se estime conveniente, personas que apoyen técnicamente el análisis de los puntos específicos a tratar.

i) Velar por el cumplimiento del presente reglamento, así como requerir su interpretación en caso de duda o vacío legal y j) Cualquiera otra que le asigne la Junta Directiva.

Artículo 8°-De las funciones del secretario (a) del CCR. La persona que ocupe el rol de secretario (a) del CCR, tendrá las funciones que se detallan a continuación:

- Documentar formalmente el desarrollo de las sesiones en el acta, conservar y custodiar los documentos que fueran presentados en las sesiones por los miembros del Comité.

- Elaborar en conjunto con el presidente las agendas para las sesiones.

- Comunicar a los miembros del Comité, la convocatoria a las sesiones ordinarias y extraordinarias conforme este Reglamento dispone con la anuencia del presidente.

- Mantener el registro de asistencia de cada sesión.

- Levantar las minutas correspondientes a cada sesión y una vez aprobadas por los miembros asistentes, recabar las firmas correspondientes para su difusión, custodia, control y seguimiento de acuerdos.

- Someter a conocimiento y aprobación del CCR el acta de la sesión anterior.

- Mantener el archivo de las gestiones desarrolladas y resultados obtenidos por el CCR.

- Comunicar los acuerdos tomados en cada sesión.

- Llevar el control de los acuerdos e informar sobre su avance, mediante un registro que contendrá, al menos: el número de acta, número de acuerdo, descripción, responsable, fecha y estado del mismo.

- Cualquier otra que se determine a lo interno del CCR.

El CCR contará con el apoyo logístico y administrativo de una secretaria, rol que será ejecutado por la persona que ocupe el puesto de secretaria del Gerente General, o quien este designe para este rol. El secretario (a) deberá asistir a sesiones, pero no formará parte del mismo por lo que no tendrá voz ni voto. El secretario (a) estará encargado de garantizar las formalidades correspondientes para el buen fin de las sesiones para lo que deberá documentar formalmente en el Acta del Comité Corporativo de Riesgos, el desarrollo de las sesiones y llevar su archivo ordenado, además velar por la salvaguarda del archivo.

Artículo 9°-De las sesiones del Comité. El CCR sesionará de manera ordinaria y de manera extraordinaria.

Las sesiones ordinarias, se llevarán a cabo al menos una vez por mes, conforme la convocatoria que realice su presidente y en las que se atenderán asuntos programados y su seguimiento. En sesiones extraordinarias que podrán ser convocadas por su presidente, en cualquier momento, conforme las necesidades que se presenten para la atención de asuntos de carácter extraordinario y alta importancia.

Cada sesión se llevará a cabo siguiendo el orden del día y se levantará un acta de la misma, la cual estará a cargo del secretario del Comité.

Las sesiones podrán realizarse en forma presencial o virtual, dependiendo de la solicitud que realice el presidente del comité o por al menos tres de los miembros del Comité. El Comité podrá aplicar, en lo que sea procedente, el mecanismo de consulta formal y el mecanismo de reuniones virtuales utilizado por la junta directiva.

Artículo 10.-De las convocatorias a sesión del Comité. Las convocatorias para sesionar de forma ordinaria serán notificadas a los miembros del CCR mediante el uso del correo electrónico institucional, con al menos cinco días hábiles de anticipación, indicando el lugar, fecha y hora de la sesión, así como el orden del día y documentos complementarios requeridos.

Para sesiones extraordinarias, las convocatorias deberán realizarse al menos con un día de anticipación, incluyendo la misma información que las convocatorias ordinarias. El CCR podrá programar anualmente sus sesiones ordinarias, lo cual llevará a cabo en la primera sesión del año.

Artículo 11.-Del Quórum para sesionar. Para que las sesiones del CCR se consideren legalmente constituidas, será necesaria la presencia de al menos dos de sus miembros dentro de los cuales obligatoriamente deberá encontrarse su presidente o en su ausencia el otro miembro de Junta Directiva. La participación de sus miembros podrá realizarse de forma física o de manera virtual mediante el uso de herramientas tecnológicas establecidas por parte de la Institución para este fin.

Artículo 12.-De los acuerdos tomados por el CCR. Los acuerdos se tomarán por mayoría simple de votos y corresponde a su presidente su puesta en ejecución.

Cuando alguno (s) de los miembros del CCR, discrepen del criterio de la mayoría sobre determinada propuesta, deberán dejar constancia de su voto disidente en el acta correspondiente, indicando las razones en las que fundamenta su desacuerdo. Asimismo, cualquiera de los miembros del Comité también podrá salvar justificadamente su voto en los procesos de votación que eventualmente tuvieran lugar en el seno del órgano colegiado dejando igualmente constancia de ello en el acta correspondiente.

Artículo 13.-Del Orden del día. Las sesiones convocadas se desarrollarán de acuerdo con el siguiente orden del día:

- Verificación del quórum.

- Aprobación de la agenda de la sesión.

- Aprobación del acta de la sesión anterior.

- Seguimiento de acuerdos.

- Análisis de los temas agendados.

- Asuntos varios.

- Cierre de la sesión.

Artículo 14.-De las minutas. En cada sesión del CCR se deberá levantar una minuta que será aprobada a más tardar en la siguiente sesión por los miembros del Comité asistentes a la reunión, la cual contendrá los nombres de los miembros asistentes, desarrollo, acuerdos emitidos, responsables de la ejecución de los acuerdos tomados y podría incluir los plazos establecidos para su cumplimiento. Las minutas deberán contar con las formalidades establecidas en la normativa vigente en la Junta de Protección Social.

Artículo 15.-De las Subcomisiones Especiales. El CCR de oficio o en virtud de solicitud razonada de alguno (s) de sus miembros, podrá disponer la creación de subcomisiones especiales para la atención de asuntos que, por su naturaleza, la urgencia de ser conocidos y resueltos, su complejidad técnica, u otras razones justificadas y debidamente motivadas, resulten indispensables.

Esas subcomisiones serán integradas por los funcionarios que se estime pertinente y éstos deberán emitir un informe final detallado y fundamentado para conocimiento del CCR, dentro del plazo que para ello se les señale. En caso de ser necesario, los miembros de las subcomisiones podrán requerir prórrogas previo vencimiento del plazo, las mismas deberán ser de forma escrita y fundamentada.

A las subcomisiones que se creen les aplicarán las disposiciones del presente reglamento.

Artículo 16.-Modificaciones al reglamento. Toda modificación a este Reglamento debe ser aprobada por la Junta Directiva.

Artículo 17.-Rige. Este reglamento rige a partir de la publicación en el Diario Oficial La Gaceta.

Plazo de cumplimiento: Inmediato