Texto Completo acta: 13CE68
LA DEFENSORA DE LOS
HABITANTES DE LA REPÚBLICA
Acuerdo N° 2298
Con fundamento en los artículos 1 y 2 de la Ley de la Defensoría de los
Habitantes de la República, Ley Nº 7319 publicada en La Gaceta Nº 237 del
10 de diciembre de 1992; los artículos 1, 3, 8, 9, incisos a), d) y e), 20, 63
y 66 del Reglamento a dicha Ley, Decreto Ejecutivo Nº 22266-J del 16 de julio
de 1993; los artículos 4, 6, 10, 11, 13, 16 párrafo primero, 103 párrafos
primero y tercero, 112 párrafo primero y 113 de la Ley General de la
Administración Pública, Ley Nº 6227, la Resolución N° R-CO-26-2007 de fecha 07
de junio de 2007, emitida por la Contraloría General de la República y,
Considerando:
I.-Que el ordenamiento jurídico costarricense otorga a las y los
jerarcas de los entes y órganos públicos, amplios poderes de dirección y
control respecto a la gestión institucional, y los faculta para adoptar las
medidas que consideren necesarias con el propósito de garantizar que la
prestación del servicio público encomendado se brinde bajo los más altos
parámetros de eficiencia y eficacia.
II.-Que la Defensora de los Habitantes de la República es la máxima
autoridad en la organización, dirección y coordinación en el funcionamiento de
la institución.
III.-Que con las modernas tecnologías de la información y comunicación,
los servicios de internet y correo electrónico, son medios que posibilitan la
vigencia del derecho fundamental de toda persona a la libertad de opinión y
expresión, garantizado en la Declaración Universal de Derechos Humanos, la
Convención Americana sobre los Derechos Humanos, el Pacto Internacional de los
Derechos Civiles y Políticos y la Constitución Política de Costa Rica en el
artículo 29, el cual consagra el derecho de todas las personas a comunicar sus
pensamientos de palabra o por escrito y publicarlos sin previa censura, siendo
responsables de los abusos que cometan en el ejercicio de este derecho.
IV.-Que la Defensoría de los Habitantes como Institución Nacional de
Derechos Humanos en Costa Rica, debe normar el uso de los servicios de internet
y correo electrónico para su personal.
V.-Que a la Dirección Administrativa-Financiera, a través del
Departamento de Informática, le corresponde proponer a la Jerarca de la
institución una serie de políticas y pautas generales a seguir, a fin de
delinear una Política de Uso Aceptable de las tecnologías de la información, lo
anterior partiendo de principios de transparencia y eficiente uso de los
recursos institucionales asignados a cada servidor.
VI.-Que la operación óptima de la red informática de la Defensoría de
los Habitantes, depende en buena medida del uso apropiado que les den las y los
usuarios a los servicios de internet y correo electrónico, razón por la cual es
indispensable formalizar, poner en conocimiento y concientizar al personal,
respecto a las normas generales y específicas de uso de tales servicios.
VII.-Que, para implementar la política de la institución, se
contemplaron los siguientes aspectos básicos: servidores; densidad de tráfico;
el grado o nivel de desempeño del funcionamiento del servicio de internet; uso
correcto de las herramientas y la plataforma tecnológica a disposición del
personal.
VIII.-Que los servicios de internet y correo electrónico son
herramientas de trabajo que pone a disposición del personal institucional la
Defensoría de los Habitantes para el más eficiente, óptimo y correcto desempeño
de sus funciones.
XIX.-Que, para la correcta implementación de la presente política, las
diferentes jefaturas deberán colaborar en la definición de los perfiles de
acceso al que tendrá derecho cada una de las personas funcionarias bajo su
responsabilidad.
X- Que las jefaturas deben ser vigilantes del bueno uso que sus
colaboradores den al servicio de internet, aplicar proactivamente protocolos de
comunicación con sus colaboradores/as haciendo de su conocimiento el presente
reglamento y colaborar con la Administración cuando se detecten abusos.
XI.-Que mediante Resolución N° R-CO-26-2007 de fecha 07 de junio de
2007, emitida por la Contraloría General de la República y publicada en el
Diario Oficial La Gaceta N° 119, de fecha 21 de junio de 2007, se
promulgaron "Las Normas Técnicas para la gestión y el control de las
Tecnologías de la Información", instrumento de acatamiento obligatorio para los
órganos que conforman la Hacienda Pública, cuyo objetivo es fortalecer la
administración de recursos invertidos en tecnologías de información mediante el
establecimiento de criterios básicos de control que deben ser observados en la
gestión pública. Por tanto;
ACUERDA
EMITIR EL PRESENTE
REGLAMENTO DE USO DEL SERVICIO DE INTERNET
Y CORREO ELECTRÓNICO DE LA DEFENSORÍA
DE LOS HABITANTES
CAPÍTULO I
Disposiciones generales
Artículo 1º-Objeto y fin del Reglamento
El presente reglamento tiene como objeto formalizar políticas, normas y
protocolos del proceso de infocomunicaciones para el adecuado, seguro y
eficiente uso de las tecnologías de información en la Defensoría de los
Habitantes.
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Artículo 2º-Ámbito de aplicación del Reglamento
Las disposiciones de este reglamento son de acatamiento obligatorio para
todas las personas funcionarias y usuarias de los recursos de tecnologías de
información de la Defensoría de los Habitantes.
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CAPÍTULO II
Deberes y Responsabilidades del Departamento
de Informática
Artículo 3º-Formulación y aplicación de Políticas de Uso de Internet
y Correo Electrónico Institucional
La Dirección Administrativa, mediante el Departamento de Informática,
tiene la responsabilidad de formular y proponer al o la Defensora de los Habitantes
las políticas de uso de internet y correo electrónico institucional, así como
velar por su efectivo cumplimiento.
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Artículo 4º-Deberes
Son deberes del Departamento de Informática los siguientes:
a) Administrar, brindar soporte técnico y, velar por el buen funcionamiento
de la plataforma informática de la DHR.
b) Proporcionar a cada funcionario una cuenta de correo electrónico
institucional.
c) Configurar el acceso a Internet y correo electrónico en todas las
computadoras de la institución, según el usuario que la tenga asignada.
d) Administrar y monitorear los equipos de seguridad perimetral informática
de la Institución.
e) Mantener actualizada y en funcionamiento toda la plataforma tecnológica
de conformidad con las políticas de acceso y reglas restrictivas definidas en
este Reglamento.
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Artículo 5º-Responsabilidades
Son responsabilidades del Departamento de Informática las siguientes:
a) Mantener actualizada la infraestructura de seguridad informática, en
términos de hardware, software, listas de acceso y políticas, mediante la
aplicación de las acciones que sean necesarias para garantizar un entorno de
info-comunicaciones seguro.
b) Establecer y comunicar los criterios de bloqueo al acceso a cualquier
sitio de Internet relacionado con pornografía, casinos electrónicos, apuestas,
juegos o actividades que atenten contra la dignidad de las personas, que
promuevan la violencia, xenofobia, sexismo, homofobia, misoginia, explotación
sexual comercial, discursos de odio, racismo o cualquier otra forma de manifestación
discriminatoria que viole o atente contra los derechos humanos, o que vayan en
contra de la visión y los valores institucionales, previa autorización del
jerarca institucional. Quedan a salvo las excepciones que se consideren
necesarias para el cumplimiento de las funciones institucionales, para lo cual
la jefatura respectiva gestionará la autorización correspondiente ante el o la
Jerarca.
c) Aplicar los mecanismos de control, de acuerdo con la planificación anual,
en los equipos y recursos tecnológicos de la institución, a efecto de
garantizar el cumplimiento de las disposiciones de este reglamento y las
políticas dictadas por el o la Defensora de los Habitantes sobre el uso de
internet y correo electrónico institucional. Lo anterior, en franco respeto a
los derechos a la intimidad y privacidad y datos sensibles que puedan contener
los equipos de la institución asignados a las y los funcionarios.
d) Notificar a la Jefatura del funcionario o funcionaria respecto al
cual detecte actuaciones o comportamientos contrarios a las disposiciones
establecidas en el presente Reglamento.
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Artículo 6º-De las prohibiciones a las personas funcionarias del
Departamento de Informática
a) Intentar o acceder a cuentas de usuario que no sean las propias (utilizando
cualquier protocolo: telnet, ftp etc.,)
b) Exportar los archivos de contraseñas, o manipular su obtención.
c) Afectar o paralizar malintencionadamente algún servicio ofrecido por
la DHR.
d) Acceder, modificar, eliminar o exportar archivos que no sean
propiedad del usuario del Departamento de Informática, aunque tengan permiso de
escritura.
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CAPÍTULO III
Responsabilidades de las Jefaturas
Artículo 7º-Derecho de acceso y uso
Es responsabilidad de las Direcciones, Jefaturas de Departamento y
Jefaturas de Oficinas Regionales, gestionar ante la jefatura de Informática los
servicios digitales que brinda la institución, así como solicitar su suspensión
o eliminación.
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Artículo 8º-Uso racional y correcto de los recursos tecnológicos
Corresponderá a las Jefaturas velar porque los y las funcionarias
usuarias a su cargo, utilicen racional y correctamente el servicio de internet
y el correo electrónico institucional en apego a las disposiciones de este
reglamento y las políticas dictadas por el o la Defensora de los Habitantes.
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Artículo 9º-Comunicación al Departamento de Informática de
movimientos de personal para la apertura y/o cierre de cuentas de acceso.
Las Jefaturas deberán comunicar al Departamento de Informática, con
copia al Departamento de Recursos Humanos, de cualquier movimiento del personal
a su cargo --contratación de nuevos/as funcionarios/as, finalización de la
relación laboral, ascensos, movilidad horizontal a otras instituciones,
permisos sin goce de salario- a efecto de que dicho Departamento gestione los
permisos, apertura, suspensión temporal o cierres de cuentas definitivos para
acceso al servicio de internet y correo electrónico institucional, según sea el
caso.
En el caso de préstamos interinstitucionales, la cuenta de correo del
funcionario se mantendrá abierta.
Las Jefaturas harán la comunicación al Departamento de Informática
dentro del plazo de cinco días hábiles, posteriores al respectivo movimiento de
personal.
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CAPÍTULO IV
Responsabilidades de las Personas Usuarias
Artículo 10.-Normas de uso general
Las y los funcionarios de la DHR, deben ajustarse a los siguientes
deberes generales, independientemente de cuál sea el tipo o medio de acceso a
los servicios de la Red de la DHR, tanto desde dentro, como en accesos remotos
a través de Proxys o mediante VPNs sólo en equipos propiedad de la institución:
1. Utilizar los servicios de internet y correo electrónico de acuerdo
con las funciones establecidas en su contrato laboral.
2. Establecer nombre de usuario y contraseña para evitar cualquier
acceso no autorizado.
3. Comunicar a la unidad técnica responsable cualquier anomalía que
detecte en un equipo de cómputo.
4. Preservar su contraseña y cambiarla, mediante los mecanismos dispuestos
para tal fin.
5. Utilizar los programas adquiridos por la Defensoría de los Habitantes
únicamente en las computadoras para las que se tiene licencia. Está prohibido
efectuar copias no autorizadas de dichos programas.
6. Cerrar su navegador cuando no esté utilizando Internet a efecto de
evitar el consumo de ancho de banda innecesario.
7. En los casos en que el personal de manera voluntaria instale el sistema
de correo institucional en dispositivos de uso personal -como celulares o
Ipad´s-, se comprometerá formalmente a acatar los lineamientos técnicos que
emitirá el Departamento de Informática, tendientes a asegurar el debido
resguardo de la información que se trasiega a través del correo institucional.
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Artículo 11.-Prohibiciones
a) Tratar o causar daño a sistemas o equipos conectados a la red de la
DHR y a otras redes a las que se proporcione acceso.
b) Diseminar malware -"virus", "gusanos", troyanos" u otros tipos de
programas que busquen dañar el sistema informático de la Institución.
c) Utilizar los medios de la red con fines ajenos a los establecidos en
su contrato de trabajo.
d) Congestionar, intencionalmente, enlaces de comunicaciones o sistemas
informáticos mediante el envío de información o programas concebidos para tal
fin o, transferencia o ejecución de archivos o programas que no son de uso
propio en el ambiente laboral.
e) Dar cualquier uso comercial a la red, así como incurrir en prácticas
impropias (hacking) o cualquier otra actividad que voluntariamente tienda a
afectar a otros usuarios de la red, tanto en las prestaciones de ésta como en
la privacidad de su información.
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Artículo 12.-Normas de uso del correo electrónico institucional
El servicio de correo electrónico de la Defensoría de los Habitantes es
una herramienta de trabajo que tiene a su disposición el personal institucional
para el correcto desempeño de sus funciones. El uso del servicio de correo
electrónico institucional deberá realizarse atendiendo a las siguientes
disposiciones:
1. Para todos los efectos cada persona funcionaria contará con una
cuenta de correo electrónico para su comunicación interna y externa en función
de sus responsabilidades, que será utilizada como su medio oficial de
comunicación de la DHR, para lo cual deberá velar por su correcta utilización y
mejor aprovechamiento en el cumplimiento de sus labores.
2. Es responsabilidad de todos los usuarios de este servicio que toda
comunicación, a través del correo electrónico institucional, debe sujetarse a
normas de respeto mutuo, cordialidad y veracidad.
3. El correo electrónico institucional, es de uso personal y no puede ni
debe ser revendido, alquilado, prestado o facilitado a terceros.
4. Se prohíbe utilizar claves de acceso o cuentas de correo de otros
usuarios o permitir a otros utilizar la cuenta de correo personal; así como
dejar sesiones abiertas sin control alguno.
5. Ningún usuario o usuaria debe ver, copiar, alterar o destruir el contenido
del correo o directorio de trabajo de otra persona sin el consentimiento
explícito del dueño de la cuenta de correo.
6. Se prohíbe utilizar el correo electrónico para divulgar indebidamente
información que custodia y administra la DHR que esté clasificada como sensible
o de acceso restringido de acuerdo a la ley.
7. Se prohíbe el uso del correo electrónico institucional, para actividades
con fines de lucro; envío de música o videos no relacionados con el quehacer
institucional, información con contenido pornográfico, que atente contra la
dignidad de las personas, que promueva la violencia, xenofobia, sexismo, homofobia,
misoginia, explotación sexual comercial, discursos de odio, racismo o cualquier
otra forma de manifestación discriminatoria que viole o atente contra los
derechos humanos, o que vayan en contra de la misión y los valores
institucionales.
8. Está restringido el envío por correo electrónico circular de archivos
con tamaño superior a 5Mb, para ello la institución ha dispuesto de una pizarra
electrónica donde colocar documentos de difusión masiva.
9. Se prohíbe el uso del correo electrónico para actividades como correo
masivo (spam), violación de derechos de autor o violación a la privacidad e intimidad
de las personas.
10. Se prohíbe el uso o instalación de cualquier programa o paquete, que
no esté autorizado por el Departamento de Informática y/o no cuente con las
licencias correspondientes, incluyendo los adquiridos o descargados de
Internet, aun cuando sean gratuitos.
11. La administración de los mensajes descargados en un computador portátil
o de escritorio es responsabilidad del usuario.
12. El Departamento de Informática será responsable de incluir una
identificación automatizada, configurada en cada usuario de correo electrónico,
en la cual se destaquen los datos del remitente y un aviso de confidencialidad.
13. El Departamento de Informática no podrá interceptar, editar, monitorear,
eliminar o accesar a mensajes de correo de ningún funcionario, salvo solicitud
expresa del usuario titular de la información o por requerimiento expreso de
Autoridades Judiciales. Así mismo, se consideran excepciones a esta norma los
casos en que así lo autorice el o la funcionaria usuaria titular de la información
para la resolución de problemas técnicos.
14. El Departamento de Informática debe garantizar la confiabilidad, disponibilidad
e integridad de la información que se maneje por este medio, a través de la
utilización de tecnologías, sistemas y aplicaciones adecuadas para estos fines.
15. Se debe establecer el tamaño de buzón de correo electrónico con una
cuota asignada a cada usuario, de acuerdo con sus competencias.
16. Queda estrictamente prohibido el uso, autorizado o no, de un nombre
de usuario distinto al propio.
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Artículo 13º-Normas de uso del servicio de Internet
La DHR, ofrece el servicio de Internet a todo el personal, como parte de
las herramientas de trabajo que se tienen a disposición para el ejercicio de
sus funciones. El uso del servicio de internet deberá realizarse atendiendo a
las siguientes disposiciones:
1. Se facilitará el acceso al servicio de internet a todos los funcionarios
y funcionarias de la Defensoría de los Habitantes.
2. Cada jefatura velará por el uso adecuado de su equipo de trabajo de
este servicio. Ante la sospecha de un inadecuado uso de los recursos digitales,
la jefatura deberá solicitar al Departamento de Informática la revisión del
equipo. En tal caso, se resguardarán los derechos a la intimidad y privacidad respecto
a datos sensibles o de acceso restringido que puedan contener los equipos de la
institución asignados a las y los funcionarios.
3. El servicio de Internet debe ser utilizado para apoyo de las responsabilidades
y funciones laborales.
4. Las regulaciones del servicio de internet se establecerán durante las
24:00 horas del día, los 7 días de la semana, de acuerdo a las funciones del
puesto.
5. El Departamento de Informática debe asegurar que los funcionarios
conozcan los riesgos de seguridad asociados con el uso y acceso a Internet.
6. De suspenderse el servicio por causas ajenas a la institución, el
Departamento de Informática debe realizar las acciones necesarias de
comunicación con el proveedor de servicios de Internet para la habilitación
pronta del servicio.
7. Se prohíbe terminantemente bajar música, películas, programas, juegos
o cualquier otra aplicación que no tenga relación con las labores de la DHR y
que además perjudique el funcionamiento de la red y capacidad de almacenamiento
de sus máquinas.
8. Queda absolutamente prohibida la instalación y uso de programas de
tipo "peer-to-peer" para el intercambio de archivos en Internet, (como por
ejemplo, Kazaa, Ares, Morpheus, Limeware, emule, etc.) en ningún equipo de la institución.
9. El Departamento de Informática registrará y monitoreará periódicamente
el historial de Internet a nivel institucional, con el fin de verificar el uso
correcto que se le da a la herramienta.
10. No se puede utilizar el servicio de internet institucional para
realizar actividades contrarias a la normativa vigente y que regula el actuar
de los funcionarios públicos., tales como invadir la privacidad de terceros o
dañar la propiedad intelectual de otro individuo u organización.
11. Está totalmente prohibido el ingreso a páginas con contenido pornográfico
o descarga de programas que permitan realizar conexiones automáticas o visores
de sitios clasificados como pornográficos y la utilización de los recursos
institucionales para distribución o reproducción de este tipo de material, ya
sea vía web o medios magnéticos. Asimismo, se prohíbe el ingreso a páginas que
atenten contra la dignidad de las personas, que promuevan la violencia,
xenofobia, sexismo, homofobia, misoginia, explotación sexual comercial, discursos
de odio, racismo o cualquier otra forma de manifestación discriminatoria que
viole o atente contra los derechos humanos, o que vayan en contra de la misión
y los valores institucionales.
12. Todo equipo de cómputo debe quedar debidamente apagado, una vez que
el funcionario o funcionaria cesa su rutina diaria de trabajo. Se elimina
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CAPÍTULO V
Sanciones
Artículo 14.-Comunicación al Jerarca por parte del Departamento de
Informática de presuntas faltas
En caso de infracción de un funcionario o funcionaria de alguna de las
disposiciones del presente reglamento, u otro tipo de abuso de los recursos de
la Red de la Defensoría de los Habitantes, que causen perjuicio a otros
usuarios o a la seguridad o integridad de los sistemas, el Departamento de
Informática lo pondrá en conocimiento del Jerarca Institucional a través de un
informe.
Ficha articulo
Artículo 15.-Prevención al o la funcionaria por parte del Jerarca
En el supuesto del artículo anterior, el Departamento de Informática
informará al jerarca y este podrá prevenir al o la funcionaria de que se abstenga
de incurrir nuevamente en los actos o conductas irregulares o, en caso de
incumplimiento grave a los deberes y prohibiciones establecidas en el presente
reglamento, valorará la imposición de una sanción disciplinaria, previa demostración
de las faltas a través del debido proceso.
Ficha articulo
Artículo 16.-Apertura de procedimiento administrativo disciplinario
En caso de que los hechos presuntamente atribuidos al o la funcionaria
sean sancionables, el Departamento de Informática lo comunicará al o la Jerarca
para que éste/a valore la apertura de un procedimiento administrativo
disciplinario que se sustanciará de conformidad con la Constitución Política,
la Ley General de la Administración Pública y los reglamentos internos de la
institución.
Este reglamento fue elaborado por la Comisión CITI, integrado por
Catalina Delgado, Geovanny Barboza, Ronald Retana, Hugo Escalante y Eugenia
Fernández, aprobado por unanimidad y pasado a firma de la Defensora.
Comuníquese y Publíquese.-Dado en la Ciudad de San José, a las 10:00 horas
del día 5 de noviembre de dos mil veinte.
Ficha articulo
Fecha de generación: 9/5/2026 20:46:37
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