Artículo 2º-Terminología: En adelante, cuando se mencionen en este Reglamento se tendrán como equivalentes las siguientes designaciones:

PIMA: Programa Integral de Mercadeo Agropecuario.

REFRINA: Red Frigorífica Nacional: Son las Instalaciones de almacenes frigoríficos que se manejan como red y es un área productiva del PIMA. Su función está dedicada al almacenamiento a bajas temperaturas de productos alimentarios perecederos (en congelación y refrigeración) y servicios complementarios que agreguen valor. Todo bajo los controles más estrictos de temperatura para lo cual se sirve de los frigoríficos nacionales ubicados en terrenos y concesiones del PIMA.

CONSEJO DIRECTIVO: Consejo Directivo del PIMA, establecido en el artículo 3 de la ley 6142.

GERENCIA: Entendida como la máxima jerarquía de administración funcional del PIMA, y el órgano ejecutor de las decisiones del Consejo Directivo.

DIRECCIÓN: Es el Macroproceso del PIMA el cual alberga todos los servicios destinados al almacenamiento en bajas temperaturas, el cual depende jerárquicamente de la Gerencia General.

ADMINISTRACION: Comprenderá la Dirección de REFRINA y los Procesos de: Servicio al Cliente, Proceso de Almacenamiento y Desalmacenamiento, Mantenimiento, Gestión y Control de la Calidad y los demás establecidos en la normativa Jurídica correspondiente.

ALMACENAMIENTO Y DESALMACENAMIENTO: Será el proceso que se encargará de ejecutar el almacenaje y desalmacenaje de los diferentes productos que ingresan y salen de las cámaras, garantizando el control de inventarios, condiciones adecuadas, controles documentales y trazabilidad. Así como brindar cualquier servicio complementario afín y que agregue valor.

GESTION Y CONTROL DE LA CALIDAD: Es el Proceso que tiene a su cargo la gestión del Sistema de gestión de calidad basado la norma ISO 9001, la aplicación de la normativa HACCP, las buenas prácticas en bodegas, el control de la inocuidad en la operación y todo lo relacionado con requerimientos legales y sanitarios que exigen el: Servicio Nacional de Salud Animal (SENASA) y Servicio Fitosanitario del Estado (SFE) del Estado, entre otros. Como parte de la operación de una planta de almacenamiento en Frio moderna y eficiente,

MANTENIMIENTO: Será el proceso del programa que se encargará de garantizar el correcto soporte técnico mediante la prestación oportuna de servicios preventivos y correctivos que requieren los sistemas de refrigeración y las instalaciones para la adecuada prestación de nuestros servicios de almacenamiento.

SERVICIO AL CLIENTE: Será el proceso del programa que efectuará las acciones de coordinación, mercadeo, gestión administrativa y enlace para brindar la mejor atención a las necesidades de los clientes y procurar el cumplimiento de las metas de ventas en espacios en almacenamiento a bajas temperaturas o cualquier otro servicio afín que se brinde.

USUARIO: Será toda persona física o jurídica que utilice las instalaciones y servicios que se brindan en los frigoríficos de REFRINA. Se obtendrá esta denominación a partir de la formalización del contrato de derecho de uso.

CONCESION DE DERECHO DE USO: El contrato de concesión de derecho de uso es el instrumento por el cual el PIMA otorga la concesión para el uso de sus instalaciones de frigoríficos a un usuario a título oneroso por un plazo determinado, y para su utilización en un fin establecido y concreto según el artículo cuarto.

CANON: Precio Público que se paga al PIMA por el usuario, en función de los servicios recibidos de la REFRINA.

SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD: Las organizaciones buscan asegurar su capacidad de proporcionar regularmente productos y servicios que satisfagan los requisitos de los clientes, legales y reglamentarios aplicables, por medio de la adopción del enfoque de procesos que aporta la norma internacional de sistemas de gestión de la calidad ISO 9001. Para REFRINA es una herramienta que le permite planear, ejecutar y controlar las actividades necesarias para el desarrollo de la misión, a través de la prestación de servicios con altos estándares de calidad, los cuales son medidos por los indicadores de satisfacción. ISO: Organización Internacional para la Normalización por sus siglas en inglés.

Artículo 3º-Actividad ordinaria de REFRINA: La actividad ordinaria de REFRINA es la concesión de servicios en almacenamiento a bajas temperaturas con el firme compromiso de: satisfacer las necesidades y expectativas de los usuarios, cumplir con la calidad, asegurar inocuidad, cumplir los requisitos legales, fomentar la cultura del frío e impulsar la aplicación de los requerimientos de eficiencia en la logística moderna. Por lo que se deberán promover otros servicios complementarios, establecer enlaces de negocios y concesionar espacios dentro de sus instalaciones a título oneroso y por plazo determinado, a los diferentes concesionarios y usuarios.

Artículo 4º-Extensión de servicios para la Red Frigorífica Nacional: Los servicios de almacenamiento a título oneroso y por plazo determinado a los diferentes usuarios abarcan inclusive los siguientes aspectos:

a) Espacios en cámaras para mantenimiento de refrigerado.

b) Espacios en cámaras para mantenimiento de congelado.

c) Utilización de Túneles para congelamiento rápido.

d) Servicios de montacargas, de carga y descarga desde el transporte, clasificación por producto, preparación de despachos, elaboración de los documentos necesarios para consolidar carga, el resumen de transporte de productos, subproductos y derivados de origen animal para consumo Humano, etiquetado, control de inventarios y trazabilidad.

e) Concesionar la totalidad de las instalaciones que conforman el frigorífico ubicado en Zarcero.

f) Espacios en cámaras para almacenamiento de productos alimentarios en seco o a temperatura ambiente,

g) y todas aquellas relacionadas que estime el Consejo Directivo.

CAPÍTULO II

Administración

Artículo 5º-Dependencia administrativa de REFRINA: REFRINA funciona como un Macro Proceso Institucional del PIMA, dependiente de la Gerencia General. Es dirigido por el director del área, el Gerente General y por el Consejo Directivo, de acuerdo con las políticas, facultades y atribuciones establecida en la ley, este Reglamento y las demás disposiciones aplicables.

Artículo 6º-Actividades de apoyo, asesoría y control a REFRINA: La Dirección Administrativo-Financiero, la Dirección de Estudios y Desarrollo de Mercados, La Dirección Administración CENADA y la Asesoría Legal del PIMA brindarán las actividades de apoyo y asesoría a REFRINA de acuerdo con las funciones que les corresponden según la organización administrativa del PIMA. La Auditoría del PIMA ejercerá la fiscalización de REFRINA, según las leyes, reglamentos y disposiciones aplicables, así como lo concerniente a control interno.

Artículo 7º-Actuaciones del Consejo Directivo Consejo Directivo: Requerirá acuerdo del Consejo Directivo todo de conformidad con el decreto ejecutivo Decreto 39785-MAG:

a) El establecimiento monto del canon para cada uno de los servicios brindados por la REFRINA.

b) Establecer las políticas respecto a pago, tiempo, forma y oportunidad de las concesiones de uso.

c) El establecimiento de un canon diferenciado no tipificado en el presente reglamento, cuando las circunstancias lo ameriten, por razones de oportunidad, de interés público, de fomento. Así como los descuentos superiores a los aquí establecidos de conformidad con los respectivos protocolos.

d) El cierre total de REFRINA por más tres días continuos.

e) La aprobación de beneficios de arreglos de pago cuando el plazo solicitado o recomendado por la Administración, sea superior a los seis meses.

f) El establecimiento de nuevos servicios de acuerdo a las necesidades del mercado.

g) (Derogado y publicado en La Gaceta N° 82 del 11 de mayo de 2023).

h) El establecimiento de las políticas de crédito.

i) La aprobación de los protocolos que ayuden a cumplir con el sector agroalimentario y de incentivos comerciales para usuarios.

Artículo 8º-Competencias de la Gerencia. Será competencia del Gerente las siguientes actuaciones:

a) La aprobación del cierre parcial o total de incluso hasta por 3 días de REFRINA.

b) La aprobación de un descuento de hasta por un 20% menor al canon establecido, cuando se trate de circunstancias que tengan como objeto colaborar con el sector agroalimentario, beneficiar a grupos de pequeños y medianos productores agropecuarios debidamente organizados (PYMPA) y mantener las condiciones de seguridad alimentaria del país. Las condiciones de gestión se regularan por medio de protocolo específico que su aprobación es competencia del Consejo Directivo.

c) La suscripción y rescisión de los contratos de Derecho de Uso de REFRINA. Dicha competencia podrá ser delegada en el Director.

d) La aprobación de Arreglos de pago por un plazo de incluso hasta por seis meses en concordancia con el procedimiento Institucional vigente.

e) La aprobación del procedimiento de Remate Interno de acuerdo con la normativa vigente.

f) La ejecución de cualquier función atinente a su cargo que le indique el Consejo Directivo.

g) Resolver en apelación los recursos presentados contra las actuaciones de la Administración.

h) Resolver los reclamos administrativos producto de la responsabilidad administrativa.

i) Establecer los horarios de prestación de servicios de REFRINA.

(Así adicionado el inciso anterior y publicado en La Gaceta N° 82 del 11 de mayo de 2023)

Artículo 9º-Competencias de la Dirección de la REFRINA. Será competencia de la Administración las siguientes actuaciones:

a) Velar por el mantenimiento, higiene, seguridad y adecuado uso de las instalaciones y equipos de REFRINA.

b) Impartir las instrucciones necesarias a los usuarios de REFRINA, a fin de que cumplan con las regulaciones y estipulaciones de los contratos con usuarios y demás disposiciones aplicables.

c) Hacer que se cumplan los horarios y regulaciones establecidas para la operación de los frigoríficos.

d) Dirigir, supervisar y controlar al personal operativo bajo su cargo.

e) Establecer y mantener vigente los registros de usuarios, los registros de niveles de ocupación de REFRINA.

f) Emitir las órdenes y directrices para el cumplimiento del Sistema de Gestión de Calidad.

g) Prohibir la entrada a cualquier producto potencialmente contaminante que atente contra los ya almacenados en el frigorífico, en uso de las facultades del Ordenamiento Jurídico.

h) Aprobar de acuerdo al procedimiento vigente la remoción y traslado, fuera de los frigoríficos de mercancías que presenten indicios de estar contaminadas, en mal estado en uso de las facultades del Ordenamiento Jurídico.

i) Aprobar de acuerdo al procedimiento vigente el desecho, fuera de los frigoríficos de mercancías que hubiesen sido dejadas en abandono, y cuyo valor no amerite el procedimiento de remate, para lo cual se considera tal después de seis meses de atraso.

j) Gestionar y promocionar los servicios de REFRINA.

k) Gestionar la contratación directa de derechos de uso como actividad ordinaria de REFRINA, e incluso podrá suscribir y rescindir contratos de derecho de uso en carácter de apoderado especial, si le fuere delegado por la Gerencia General.

l) La gestión y aprobación de un descuento de hasta por un 20% menor al canon aprobado, cuando se cumpla con lo establecido en el protocolo de beneficios para concesionarios al por mayor de nuestros servicios. Esto con el objetivo de garantizar la competitividad de REFRINA en el mercado de servicios de almacenamiento a bajas temperaturas. Las condiciones de gestión se regularán por medio de protocolo específico que su aprobación es competencia del Consejo Directivo.

m)Resolver las situaciones de emergencia, caso fortuito y fuerza mayor que se presenten en el funcionamiento de REFRINA e informar al Gerente.

n) Disponer el remate o el desecho de productos de acuerdo con el procedimiento interno vigente así como las normas internas de operación, funcionamiento y de aplicación de contratos establecidos, así como de las medidas sanitarias aplicables.

o) Tramitar los reclamos administrativos producto de responsabilidad administrativa.

p) Solicitar el establecimiento de nuevos servicios.

q) Ejecutar cualquier función atinente a su cargo de acuerdo con el Manual descriptivo de puestos.

CAPÍTULO III

Concesión de derecho de uso

Artículo 10.-Contrato de concesión derecho de uso. La contratación directa de derechos de uso como actividad ordinaria de REFRINA, la tramitará la Administración mediante la formalización de un contrato de derecho de uso. Se tendrán cuatro tipos de contrato según la naturaleza del cliente: Ocasionales, permanentes, para beneficiarios del protocolo de uso de servicios para pequeños y medianos productores agropecuarios (PYMPA) y beneficiarios del protocolo para concesionarios de servicios al por mayor. El contrato será firmado por el Usuario y la Gerencia o La Dirección. Así mismo contendrá al menos los siguientes aspectos:

a) Servicio

b) Horario y plazo

c) Canon

d) Autorizaciones y prohibiciones

e) Sanciones

f) Reclamos

g) Aceptación de este Reglamento como parte integral del contrato

h) Sujeción a la jurisdicción contencioso- administrativa

i) La expresión de exclusión de materia civil y privada, e indicación sobre la aplicación de la jurisdicción contencioso administrativo.

j) El ejercicio del derecho de retención sobre el producto almacenado.

k) La facultad para vender el producto mediante un procedimiento de remate administrativo con el fin saldar aquellas cuentas que se encuentren en mora.

l) La aceptación del procedimiento para el cobro administrativo.

m)Establecimiento de cláusulas penales.

n) Lugar o medio de notificación.

Artículo 11.-Límites a la contratación de derechos de Uso: Las contrataciones que no constituyan actividad ordinaria, tendrán las limitaciones de cuantía y procedimiento establecidos por la Ley de la Administración Financiera de la República y la Ley de Contratación Administrativa y sus respectivos reglamentos

Artículo 12.-Solicitud de Servicio: La asignación de espacios por contrato de derecho de uso se hará, mediante los mecanismos oficiales que serán determinados por la Administración, todo de acuerdo con nuestro Sistema de Gestión Calidad basado en la norma ISO 9001 y el principio de legalidad. Es necesario para la formalización de un contrato de derecho de uso en espacios en cámaras presentar la siguiente documentación:

a) En caso de ser persona jurídica se debe presentar una copia vigente de la personería jurídica, presentar el documento de identificación del apoderado; la administración verificará por los medios digitales correspondientes que el cliente se encuentra al día con las obligaciones con la CCSS y FODESAF.

b) En caso de ser persona física se debe presentar el documento de identificación y la administración verificará por los medios digitales correspondientes que el cliente se encuentra al día con las obligaciones con la CCSS y FODESAF.

c) La administración podrá requerir de otros documentos de trazabilidad que identifique el origen, que garanticen la inocuidad y calidad de los productos almacenados para consumo humano según la normativa vigente.

d) En cualquiera de los casos anteriores el concesionario no deberá tener cuentas pendientes con el PIMA.

Artículo 13.-Del canon y clausulas penales: Además de lo indicado en el artículo 10 el contrato indicará:

a) La forma del pago del canon y los medios utilizados para el mismo, para lo cual se podrá utilizar los medios generalmente aceptados y vigentes en el sistema financiero nacional y los autorizados para uso en la contratación administrativa Institucional.

b) Indicación que el pago del canon por el concepto de derecho de uso deberá realizarse dentro de los veinticinco días hábiles posteriores a emitida la factura.

c) El plazo del inciso anterior solo se modificará en caso de que el usuario presente apelación formal sobre deficiencias en el servicio que afecten la calidad de los productos almacenados y/o cuando la factura fuere rechazada conforme a las reglas establecidas por el Ministerio de Hacienda en cuanto al trámite de la factura electrónica. Este reclamo se debe presentar formalmente a la Administración dentro de los primeros 8 días hábiles de emitida la factura.

d) Deberá establecer una cláusula penal de un uno por ciento por cada día hábil de atraso una vez vencidos los veinticinco días hábiles anteriormente indicados y hasta un máximo de 10 días hábiles más, para un máximo de 10% por ciento.

e) A partir del treinta y cinco día hábil se iniciará el procedimiento de cobro administrativo. Si después de los tres días hábiles de recibida la notificación de la Administración por parte del Usuario, permanece la situación de mora, se rescindirá automáticamente el contrato. Paso seguido se procederá a la aplicación del procedimiento de remate administrativo de la mercadería con el fin saldar aquellas cuentas que se encuentren en mora y en caso de ser insuficiente se procederá al cobro judicial correspondiente, o bien en caso contrario a la devolución dineraria correspondiente.

f) La indicación de que cuando los usuarios paguen con cheques que no puedan ser acreditados a favor de las cuentas de PIMA, se les cobrará un interés del 5% por mes o fracción de mes, sobre el monto del cheque, además de ¢10.000,00 por gastos administrativos. En lo sucesivo no se les recibirá pago de esta forma, solo mediante efectivo, cheque certificado o de gerencia. Lo anterior sin perjuicio de las acciones judiciales correspondientes.

CAPÍTULO IV

Disposiciones finales y transitorias

Artículo 14.-Interpretación y omisiones: Corresponderá la interpretación auténtica del presente Reglamento al Consejo Directivo de PIMA.

Las lagunas del presente reglamento serán integradas conforme a la normativa de derecho público vigente.

Artículo 15.-Vigencia y derogatoria: Este Reglamento rige a partir de la publicación en el Diario Oficial La Gaceta y deroga el Reglamento de Operación de la Red Frigorífica Nacional  (REFRINA) del Programa Integral de Mercadeo Agropecuario (PIMA).

Transitorio único.-La administración dispondrá de un plazo de 2 meses a partir de la publicación del presente reglamento, para que se presente al Consejo Directivo la actualización o confección de: el protocolo de beneficios para concesionarios al por mayor, el protocolo de beneficios para PYMPA, el procedimiento para arreglos de pago, el procedimiento de remate interno, el procedimiento de desecho de producto, el procedimiento para el cobro administrativo y cualquier estudio para actualizar o incorporar cánones a nuevos servicios.