Artículo 2°- Marco Legal. Las actuaciones que ejecute el Registro Nacional en materia de contratación administrativa estarán reguladas por la Constitución Política, la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento, la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos y su Reglamento, la Ley de Creación del Registro Nacional, Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública y su Reglamento, la Ley General de Control Interno, el Reglamento sobre el Refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública, las directrices emitidas por la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa del Ministerio de Hacienda, el sistema integrado de compras públicas como plataforma tecnológica de uso obligatorio de la Administración Central para la tramitación de los procedimientos de contratación administrativa, las directrices emitidas por la Junta Administrativa del Registro Nacional, el presente Reglamento Interno de Compras y, demás normas conexas que resulten aplicables conforme a la naturaleza de la materia y que incluso, llegaren a dictarse en forma posterior a la entrada en vigencia del presente reglamento emitidas por las Autoridades Administrativas competentes.

Artículo 3°-Competencias. El Departamento de Proveeduría del Registro Nacional, conforme se establece en los artículos 105 y 106 de la Ley de Contratación Administrativa y, el artículo 230 del Reglamento a la Ley de Contratación, o su correlativo cuando por el tema corresponda en caso de modificación al texto legal invocado, constituye en exclusiva la unidad administrativa competente para realizar los trámites de contratación administrativa para la adquisición de los bienes y servicios que requiera la Institución; a excepción de aquellos que se tramiten por caja chica, los cuales serán responsabilidad del Subproceso de Tesorería del Departamento Financiero del Registro Nacional.

Artículo 4°-Mecanismo para gestionar el acto. Todos los trámites que gestione el Departamento de Proveeduría deberán realizarse a través del sistema de compras autorizado por el Estado para la Administración Central, excepto en aquellos casos así señalados por la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa del Ministerio de Hacienda.

Artículo 5°-Ámbito de aplicación. El presente Reglamento será de acatamiento obligatorio para las dependencias, personas funcionarias y Miembros de la Junta Administrativa del Registro Nacional, salvo norma de rango superior que se le vaya a contraponer.

Artículo 6°-Definiciones. Para efectos del presente Reglamento, cada vez que aparezcan los siguientes términos, deben entenderse de la siguiente manera:

a) Órgano fiscalizador o administrador del contrato: Persona funcionaria encargada de la fiscalización de las contrataciones que se lleguen a formalizar.

b) Analista: Persona funcionaria del Departamento de Proveeduría encargado del trámite de contratación.

c) Asesoría Jurídica: Se refiere a la Asesoría Jurídica de la Dirección General.

d) Licitaciones: Se refiere a los procedimientos ordinarios de carácter concursal que correspondan en cada caso (licitación pública, licitación abreviada, escasa cuantía), según lo previsto en el artículo 27 de la Ley de Contratación Administrativa, en atención al monto del presupuesto ordinario, conforme a la resolución emitida por la Contraloría General de la República cada año.

e) Concurso desierto: Concurso al cual se le presentaron ofertas elegibles, pero por razones de protección al interés público, no resulta recomendable adjudicar.

f) Concurso infructuoso: Concurso al cual no se le presentan ofertas o las que lo hicieron, no se ajustaron a los elementos esenciales del mismo.

g) Contraloría: Contraloría General de la República.

h) Dirección de Bienes: Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa.

i) Expediente Administrativo: Expediente en forma digital según la plataforma del sistema de compras autorizada por el Estado. Por razones de causa mayor, podrá levantarse un expediente físico, mismo que será custodiado en la Proveeduría, la cual lo mantendrá foliado y debidamente actualizado.

j) Junta: Junta Administrativa del Registro Nacional.

k) Ley de Contratación: Ley de Contratación Administrativa.

l) Sistema de compras autorizado por el Estado: Se refiere a la plataforma para compras públicas que permite a las proveedurías del Estado, realizar las operaciones de compra y venta de productos y servicios en forma electrónica. Funciona en forma de un portal de comercio electrónico que opera como una ventanilla única, accesible por medio de Internet.

m) Procedimientos excepcionados del concurso público: Se refiere a aquellos procedimientos en los cuales se podrán contratar de forma directa, los bienes y servicios que por su naturaleza no pueda o no convenga a la Administración adquirirlos a través de un concurso público.

n) Proveedor: Personas físicas o jurídicas que ofrecen bienes o servicios al Registro Nacional.

o) Proveeduría: Departamento de Proveeduría del Registro Nacional.

p) Reajuste, reclamo y actualización de precios: Mecanismo por el cual se mantiene o restablece el equilibrio financiero del contrato.

q) Registro: Registro Nacional.

r) Registro de Proveedores: Es el instrumento en el que se inscriben las personas físicas y jurídicas, que desean participar en los procesos de contratación administrativa, el cual debe corresponder en un todo a la plataforma autorizada para realizar las compras públicas.

s) Reglamento de Contratación: Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa.

t) Unidad Usuaria: Dependencia que solicita la compra de un bien o servicio.

u) Instancias Internas: Todas las instancias internas del Registro Nacional que participan en los procesos de contratación administrativa.

Artículo 7°-Del programa anual de adquisiciones. La formulación del programa anual de adquisiciones del Registro deberá tomar como sustento básico el presupuesto aprobado para cada período presupuestario, así como sus respectivas modificaciones. La Proveeduría deberá publicar en el Diario Oficial La Gaceta, en la página Web de la Institución, y en el sistema de compras autorizado por el Estado, en el mes de enero de cada año, el programa de adquisiciones del Registro, siguiendo los lineamientos que para tal efecto establezcan la Ley de Contratación, su Reglamento y la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa del Ministerio de Hacienda.

Cualquier modificación al programa deberá ser autorizado por la Dirección General y publicarse tanto, en el sistema de compras autorizado por el Estado como en la página Web de la Institución.

Artículo 8°-Del Registro de Proveedores. El Registro Nacional utilizará el Registro de Proveedores que corresponda a la plataforma autorizada para realizar las compras públicas.

Para realizar sus compras, la Institución utilizará el Registro de Proveedores de la Dirección de Bienes a través del sistema de compras autorizado por el Estado. De no contar el mismo, con proveedores para un bien o servicio en particular, se regirá por las políticas que la Dirección de Bienes haya dictado para esos casos.

Todo proveedor inscrito, está obligado a verificar y actualizar la información aportada al Registro de Proveedores en el momento de darse un cambio en su situación jurídica o de  los bienes y servicios que ofrecen, al menos el primer mes de cada año, para lo cual debe realizar la actualización por medio del sistema de compras autorizado por el Estado.

Artículo 9°-Plazo para gestionar el inicio del procedimiento. Los plazos para que las unidades usuarias gestionen el inicio de un procedimiento de contratación, serán definidos mediante una directriz anual emitida por el Departamento de Proveeduría.

Dichos plazos, serán de acatamiento obligatorio.

Artículo 10°-Obligatoriedad de uso del sistema de compras autorizado por el Estado.

El proceso de contratación en todas sus etapas deberá realizarse a través del sistema de compras autorizado por el Estado. En caso de no existir en dicho sistema un módulo o interface que permita realizar alguna etapa del proceso en línea, la gestión correspondiente se realizará conforme a las directrices que establezca la Administración a través de la Contraloría General de la República, la Dirección de Bienes o la Dirección General con participación y apoyo de la Dirección Administrativa, la Asesoría Jurídica, el Departamento de Proveeduría y el Departamento Financiero, todos del Registro Nacional, conforme al exclusivo ámbito de competencia de cada una de las dependencias referidas.

CAPÍTULO II

De los niveles de competencia para autorizar, adjudicar, declarar desiertos o infructuosos, los procedimientos de contratación administrativa.

Artículo 11°-De la solicitud de bienes y servicios. Los Directores, Subdirectores, Coordinadores Administrativos de Dirección, Jefes de Departamentos Administrativos, Asistentes Administrativos de Departamentos y, el Auditor y Sub-Auditor Interno del Registro Nacional, estarán facultados para solicitar el inicio para la compra de bienes y servicios, en el siguiente orden:

a) Para contrataciones cuyo monto se ubique dentro del rango para compras de  escasa cuantía, cualquiera de las instancias antes señaladas, se encuentran   autorizadas para aprobar en el sistema de compras autorizado por el Estado, la solicitud de compra.

b) Para contrataciones cuyo monto se ubique dentro del rango para licitación  pública, licitación abreviada y contrataciones excepcionadas con montos superiores al de escasa cuantía, el Director o el Subdirector que gestiona la compra, serán los únicos autorizados para aprobar en el sistema de compras del Estado, la solicitud de contratación. Para el caso de compras gestionadas por la Auditoría Interna, la  probación corresponderá al Auditor o Sub-Auditor Interno.

c) Convenio Marco: Los Directores, Subdirectores, Coordinadores Administrativos de

Dirección, Jefes de Departamentos Administrativos, Asistentes Administrativos de Departamentos, y el Auditor y Sub-Auditor interno del Registro Nacional, estarán facultados para solicitar el inicio para la compra de bienes y servicios a través de convenios marco.

Artículo 12°- De la autorización para el inicio de licitaciones o contrataciones por excepción cuyo monto sea equivalente al monto de licitación, la resolución de adjudicación - infructuosa o desierta-.

a) La Junta Administrativa mediante acuerdo motivado, será la única instancia autorizada para aprobar el inicio de procedimientos de licitación o contrataciones por excepción cuyos montos sean equivalentes al de licitación.

b) La Junta Administrativa mediante acuerdo motivado, será la única instancia autorizada para aprobar las resoluciones de adjudicación -declaratoria de infructuosa o desierta-, que se emitan en licitaciones o contrataciones de excepción cuyos montos sean equivalentes al de licitación.

c) Para aquellos casos en que dichas contrataciones se declaren infructuosas, si la Unidad Usuaria mantiene el interés y genera una nueva solicitud de contratación, el Director o el Subdirector General se encuentra facultado para aprobar en el sistema el inicio de una nueva contratación, basándose para ello tanto en el acuerdo de inicio como en el de declaratoria de infructuosa emitidos por la Junta Administrativa.

d) La Junta Administrativa podrá autorizar a los encargados de la Secretaría de Junta, la parte operativa correspondiente a la aprobación en el sistema de compras autorizado por el Estado, de los inicios o resoluciones incorporando como documento de respaldo el acuerdo emitido por la misma Junta.

e) En el caso de procedimientos de excepción sustentados en el numeral 80 de la Ley de Contratación y los artículos 139 y 140 de su Reglamento, que hayan sido habilitados por la Contraloría, la resolución final será aprobada en el sistema de compras autorizado por el Estado por parte de los encargados de la Secretaría de Junta, basándose para ello en el acuerdo de licitación inicial, el cual deberá reflejar necesariamente al menos los siguientes requisitos: invocación del artículo de la Ley y su Reglamento que faculta a la Administración a excepcionarse del concurso público, nombre del proveedor a contratar, delimitación clara y precisa del objeto contractual, monto de la contratación, plazo de entrega, plazo de

ejecución, garantías del bien o servicio.

Artículo 13°-De las materias excluidas de los procedimientos ordinarios de contratación. De conformidad a la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento, podrán realizarse compras directas:

a) Cuando el valor del bien o servicio no sobrepase el monto establecido por la Contraloría General de la República para compras por escasa cuantía.

b) Cuando por causas especiales exista autorización por parte de la Contraloría General de la República, de conformidad con el numeral 80 de la Ley de Contratación Administrativa y, sus correlativos 139 y 140 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, cuando por el tema corresponda en caso de modificación al texto legal y reglamentario invocados.

c) En todos los otros casos establecidos por el ordenamiento jurídico.

Artículo 14°-De las compras por caja chica. De conformidad con el artículo 141 del Reglamento de Contratación Administrativa, cuando por el tema corresponda, en caso de modificación al texto legal invocado, las compras para gastos menores e indispensables, cuya ejecución es de carácter excepcional que se efectúen con cargo a los fondos de caja chica, se regirán por las disposiciones reglamentarias que al efecto se emitan a nivel institucional. Estas compras serán tramitadas directamente por la Unidad Usuaria a través del Subproceso de Tesorería del Departamento Financiero.

Artículo 15°-De la autorización para el inicio de contrataciones de escasa cuantía u otras excepciones cuyo monto corresponda al de escasa cuantía, la resolución de adjudicación -infructuosa o desierta-.

a) El Director o Subdirector General, mediante aprobación de la solicitud generada en el sistema de compras autorizado por el Estado, dará su autorización para el inicio de procedimientos de contratación de escasa cuantía u otras excepciones cuyos montos se ubiquen dentro de su rango.

b) El Director o Subdirector General aprobará la resolución de adjudicación -declaratoria de infructuosa o desierta-, que se emitan en contrataciones de escasa cuantía u otras excepcionadas cuyos montos se ubiquen dentro del rango de ésta.

c) Para aquellos casos en que dichas contrataciones se declaren infructuosas, si la Unidad Usuaria mantiene el interés, la jefatura de Proveeduría se encuentra facultado para aprobar el inicio de una nueva contratación, basándose para ello tanto en el acuerdo de inicio como en el de declaratoria de infructuosa emitidos por la Dirección General.

Artículo 16°-De la verificación de requisitos previos. Será responsabilidad del Departamento de Proveeduría, la verificación del cumplimiento de requisitos previos cual resorte de su competencia, previo a la autorización del inicio de las licitaciones o concursos públicos que correspondan; conforme lo dispuesto en los artículos 7, 8 y 9 de la Ley de Contratación, y sus consecuentes numerales 8 y 9 de su Reglamento, o su correlativo cuando por el tema corresponda, en caso de modificación al texto legal y reglamentario invocado.

CAPÍTULO III

De la participación de las instancias internas

en los procedimientos de contratación administrativa.

Artículo 17°- De la confección de carteles, calificación de carteles, calificación de ofertas, atención de aclaraciones y/o recursos de objeción al cartel o en contra del acto de adjudicación, y firmeza de los actos de adjudicación, cláusulas penales y multas.

a) De la confección de los carteles. La confección de los carteles deberá efectuarse atendiendo los requisitos mínimos establecidos en el Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, debiendo las personas funcionarias involucradas en su elaboración, cada una dentro de su área de competencia, tomar las previsiones para que en el contenido del mismo las características técnicas que se consignen, no resulten restrictivas ante la eventual participación de potenciales oferentes dentro del mercado; que exista justificación de la razonabilidad y proporcionalidad de dichas características y de su puntuación o ponderación, en relación con el objeto que se contrata, en razón al fortalecimiento del principio de igualdad y libre competencia, así como la observancia a los principios de legalidad y de transparencia en los actos administrativos. Debe procurarse por ello, el sistema de calificación más favorecedor de la concurrencia, sin que esto menoscabe la obtención de la satisfacción del interés general, el cumplimiento de los fines y cometidos de

la Administración.

En la redacción de los carteles para la adquisición de bienes o servicios, la Administración debe valorar, si la introducción de una cláusula puede contradecir el ordenamiento jurídico y es consecuente con el principio de eficiencia.

b) En relación con los requisitos cartelarios. Solo se podrán consignar marcas en el cartel en los siguientes casos:

1) Como mera referencia que sirva de orientación acerca de lo que la Administración requiere contratar, sin que pueda entenderse que la participación está limitada a empresas que ofrecen esa marca (lo cual deberá indicarse en el cartel haciendo aclaración que es una mera referencia).

2) En caso muy excepcional, en los que se tiene total certeza técnica acerca de la necesidad

de una marca específica, pudiendo exigirse como requisito obligatorio.

3) En estos casos la Administración debe contar con todos los estudios objetivos, claros y

sustentados que permitan demostrar que no es posible técnicamente aceptar otra marca.

4) Todas las condiciones cartelarias que contengan, medidas, límites, plazos, tolerancia, porcentajes u otras disposiciones de similar naturaleza, se establecerán con la mayor amplitud que permita la clase de negocio de que se trate, en lo posible utilizándolos como punto de referencia. Lo anterior, sin detrimento del fin que persigue la Administración.

Deberá existir una justificación clara y bien detallada cuando se pretenda cerrar en el cartel los rangos o amplitudes indicadas en el párrafo anterior.

c) De la calificación de carteles. Los asesores legales de Proveeduría; las personas funcionarias designadas en calidad de órgano fiscalizador o administrador del contrato; la jefatura de Proveeduría o el Coordinador del Subproceso de Compras Directas y Licitaciones, y en los casos que corresponda, el Departamento Financiero, serán las instancias responsables de la revisión de los carteles en el sistema de compras autorizado por el Estado, previo a su publicación. La responsabilidad de cada instancia corresponde en forma exclusiva a los aspectos propios de su competencia (legal, técnica, financiera).

d) De la calificación de ofertas. Los asesores legales de Proveeduría; la persona funcionaria designada en calidad de órgano fiscalizador o administrador del contrato y el Departamento Financiero, serán las instancias responsables de la revisión de las ofertas que se presenten en cada concurso, de realizar las prevenciones que consideren necesarias, y determinar su elegibilidad legal, técnica y financiera, en el sistema de compras autorizado por el Estado. La responsabilidad de cada instancia corresponde en forma exclusiva a los aspectos propios de su competencia (legal, técnica, financiera).

e) De la atención de aclaraciones al cartel. El analista de la Proveeduría será el responsable de recibir las solicitudes de aclaración al cartel y de gestionarlas ante la instancia que corresponda según el contenido de éstas (legal, financiero, técnico) así como, de publicar las respuestas en el sistema de compras autorizado por el Estado.

f) De la atención de objeciones al cartel. El analista de la Proveeduría será el responsable de recibir las objeciones al cartel que se presenten ante la Administración. Los asesores legales de Proveeduría serán los responsables de realizar el trámite para la atención del recurso en tiempo y forma.

g) De la prórroga a los plazos para dictar el acto final. La jefatura de Proveeduría o el Coordinador del Subproceso de Compras Directas y Licitaciones, mediante acto motivado y así acreditado, se encuentran facultados para autorizar la ampliación de los plazos para dictar el acto final conforme las causas que establece la normativa de contratación administrativa. Las partes involucradas en la contratación deberán verificar en el sistema de compras, el plazo para dictar el acto final.

h) De los recursos de revocatoria en contra del acto final. En el caso de contrataciones cuyo monto sea equivalente al de escasa cuantía, el analista de la Proveeduría será el responsable de recibir los recursos de revocatoria en contra del acto de adjudicación infructuosa o desierta-. Los asesores legales de Proveeduría serán los responsables de tramitar el recurso correspondiente. En el caso de licitaciones o contrataciones directas con monto equivalente a éstas, el analista de la Proveeduría será el responsable de recibir los recursos de revocatoria en contra del acto final, y de trasladarlo a la Asesoría Jurídica, la cual será la responsable de tramitar el recurso correspondiente.

i) De las apelaciones. En el caso de recursos de apelación interpuestos ante la Contraloría, corresponderá a la Asesoría Jurídica de la Dirección General, realizar el procedimiento respectivo, preparar y tramitar el escrito de respuesta en documento físico o digital, para firma de la jefatura de Proveeduría y su remisión a la Contraloría. En caso de que el trámite deba realizarse en el sistema de compras autorizado por el Estado, le corresponderá a la Asesoría Jurídica del Registro Nacional, darle trámite y respuesta por dicho medio.

Igual procedimiento se observará en la atención de audiencias especiales o finales conferidas por la Contraloría.

j) De la firmeza de los actos finales. El analista de la Proveeduría una vez cumplido el plazo de ley, será el responsable de dar firmeza a los actos de adjudicación, infructuosa o desierta y publicarlos en el sistema de compras autorizado por el Estado.

k) De la cláusula penal en los carteles. Se podrán establecer cláusulas penales de carácter pecuniario y detalladas dentro del pliego cartelario, las cuales deberán contar con un estudio que determine en su esencia el principio de proporcionalidad y razonabilidad, a través del balance de los factores siguientes: monto del contrato, plazo convenido, riesgo y repercusiones de un eventual incumplimiento y su impacto en el servicio que se brinde e interés público. Dicho estudio deberá ser elaborado, fundamentado y justificado por la unidad solicitante de la contratación, con base en la Metodología, procedimientos, o directrices oficializados por la Administración del Registro Nacional, así como cualquier otra regulación interna que al respecto establezca.

l) De las multas en los carteles. Se podrán establecer multas de carácter pecuniario y detalladas dentro del pliego cartelario, las cuales deberán contar con un estudio que determine en su esencia el principio de proporcionalidad y razonabilidad, a través del balance de los factores siguientes: monto del contrato, plazo convenido, riesgo y repercusiones de un eventual incumplimiento y su impacto en el servicio que se brinde e interés público. Dicho estudio deberá ser elaborado, fundamentado y justificado por la unidad solicitante de la contratación, con base en la Metodología, procedimientos, o directrices oficializados por la Administración del Registro Nacional, así como cualquier otra regulación interna que al respecto establezca.

m) Ejecución de cláusulas penales y/o multas. El órgano fiscalizador o administrador del contrato será el responsable de determinar la aplicación de cláusulas penales y/o multas, y deberá notificar al Departamento de Proveeduría sobre la aplicación de éstas, indicándole el motivo y el monto correspondiente; previa justificación y acreditación de las circunstancias que dan lugar a su aplicación, con vista en los preceptos señalados en el pliego cartelario.

CAPÍTULO IV

De la formalización de la relación contractual y su orden de inicio.

Artículo 18°-De la formalización de la relación contractual.

a) En aquellos casos dispuestos en el Reglamento de Refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública, emitido por la Contraloría General de la República, procederá la confección de un documento contractual y su respectivo visto bueno a cargo de la Asesoría Jurídica de la Dirección General, con apoyo logístico de la persona funcionaria designada en calidad de órgano fiscalizador o administrador del contrato, la jefatura de Proveeduría o el Coordinador del Subproceso de Compras Directas y Licitaciones, el Departamento Financiero y cualquier otro que se requiera en su trámite. Dicho documento contractual una vez firmado por los representantes legales de las partes será remitido por la Asesoría Jurídica al Departamento de Proveeduría, a efecto que sea enviado por esa instancia a la Contraloría General de la República, para el respectivo trámite de refrendo.

Para todos los demás casos, tratándose de contratos cuyo monto se ubica dentro del estrato de licitación, la Asesoría Jurídica de la Dirección General, procederá conforme a lo establecido en el Reglamento de Refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública, emitido por la Contraloría General de la República.

b) Para modificaciones de contratos por el artículo 208 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa originados de una licitación o contratación excepcionada con montos equivalentes a ésta, corresponderá a la Asesoría Jurídica de la Dirección General realizar la correspondiente formalización contractual.

c) En el caso de contrataciones cuyo monto sea equivalente al de escasa cuantía, contratos

adicionales (artículo 209 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa), prórrogas a contratos y reajustes de precios, la formalización legal se dará con la emisión del contrato en el sistema, previa validación por parte de los asesores legales del Departamento de Proveeduría.

d) En tanto, la disponibilidad del recurso humano así lo permita, la jefatura del Departamento de Proveeduría procurará que los asesores legales que participen en las etapas de revisión de cartel, objeciones al cartel, recursos de revocatoria en procedimientos de escasa cuantía y calificación de ofertas, no sean los mismos.

e) En tanto, la disponibilidad del recurso humano así lo permita, la jefatura de Asesoría Jurídica procurará que los asesores jurídicos que participen en la atención de recursos de revocatoria a procedimientos de licitación y recursos de apelación, no sean los mismos.

Artículo 19°-De la orden de inicio de la ejecución contractual. Una vez realizada la formalización contractual, corresponde en forma exclusiva al órgano fiscalizador o administrador del contrato, comunicar formalmente al contratista y al Departamento de Proveeduría, la fecha de inicio de la ejecución contractual, salvo que en el cartel se hubiese establecido dicha fecha.

CAPÍTULO V

De los niveles de competencia para aprobar modificaciones contractuales y nuevas contrataciones, originadas en contrataciones preexistentes y reajustes de precios.

Artículo 20°-De las modificaciones contractuales y nuevas contrataciones originadas en contratos preexistentes. En toda modificación a los contratos o nuevas contrataciones originadas en contratos preexistentes, se procederá de la siguiente forma:

a) Cuando el nuevo contrato se ubica dentro del rango de escasa cuantía, corresponderá al Director o Subdirector General, la respectiva aprobación.

b) Cuando el monto del nuevo contrato se ubica dentro del rango de licitación, corresponderá a la Junta la aprobación, y a los encargados de la Secretaría de Junta

realizar la aprobación en el sistema de compras autorizado por el Estado, incorporando como documento de respaldo, el acuerdo emitido por la Junta.

c) Toda modificación contractual deberá ser aprobada por la instancia que realizó la adjudicación, sea la Dirección General, en las contrataciones con monto equivalente al de escasa cuantía, o bien, la Junta Administrativa en contrataciones con monto equivalente al de licitación. Se exceptúa la prórroga del plazo de entrega, la cual deberá ser aprobada por el órgano fiscalizador o administrador del contrato.

d) Todo nuevo contrato originado en un contrato anterior, así como toda modificación a un contrato en ejecución, deberá realizarse vía sistema de compras, y acatando los lineamientos girados por la Junta Administrativa, la Dirección General, la Dirección Administrativa y el Departamento de Proveeduría.

Artículo 21°-De los reajustes de precios. Todo reajuste de precios a los contratos suscritos por la Administración será autorizado por el Director o Subdirector General, previa verificación de la existencia de los recursos presupuestarios suficientes y la correspondiente validación por parte del Departamento Financiero, a través del Subproceso de Costos y Tarifas. Asimismo, cuando se trate de obras, la validación le corresponderá al Departamento de Arquitectura y Servicios Generales.

Artículo 22°- Prórroga. La prórroga de un contrato deberá ser tramitada a través del sistema de compras y autorizada por la misma instancia que avaló el acto de adjudicación, esto a razón de ser una expectativa de derecho que debe ser valorada, previa a su formalización. En la solicitud de prórroga deberá acreditarse el informe de la contratación, la justificación de la misma, el contenido económico, y la carta de anuencia de la contratista, así como cualquier otro requisito que a futuro establezcan la Junta Administrativa o la Dirección General.

CAPÍTULO VI

De la fiscalización contractual.

Artículo 23°-De la fiscalización y control de los contratos. Será responsabilidad de los Directores, Subdirectores y dependencias del Registro Nacional que participen en los procesos de contratación, así como, de las personas funcionarias designadas en calidad de órgano fiscalizador o administrador del contrato, velar por la correcta ejecución de los términos establecidos en el pliego cartelario y la oferta adjudicada. Igualmente les corresponderá aprobar los pagos respectivos y autorizar la devolución de las garantías de cumplimiento; así como, todas aquellas funciones y obligaciones, que en materia de contratación administrativa sean emitidas por la Junta, la Dirección General, la Dirección Administrativa, el Departamento de Proveeduría, todos del Registro Nacional; la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa del Ministerio de

Hacienda, la Contraloría General de la República y cualquier otra autoridad competente.

Artículo 24°-Responsabilidad de las personas funcionarias con facultad de autorización. Toda persona funcionaria que solicite y/o apruebe el inicio, adjudicación, declaratoria de infructuosa o desierta, modificación de una contratación, nuevo contrato originado en contrato preexistente, reajuste de precios, inicio de ejecución de garantías, inicio de ejecución de las penalizaciones contractuales, resolución contractual o rescisión contractual y, cualquier otra actuación relacionada con la actividad contractual en el ejercicio de su competencia, será plenamente responsable por dicho acto y sus consecuencias. La aprobación lleva implícita la revisión del cumplimiento efectivo del procedimiento en cuanto a forma y fondo.

Artículo 25°- Deber de confidencialidad, probidad y observancia de los principios que rigen la materia de contratación. Toda persona funcionaria que tenga participación en el proceso de compras que realiza el Registro Nacional, queda obligada a guardar estricta confidencialidad de dichos procesos, en aquellos aspectos que puedan beneficiar a potenciales proveedores, debiendo desde la confección del cartel valorar de manera íntegra, que las características técnicas consignadas en el pliego cartelario, no restrinjan la eventual participación de potenciales oferentes dentro del mercado, en resguardo del principio de igualdad y libre competencia.

Por lo que deberá justificarse la necesidad y razonabilidad de dichos requerimientos por parte del órgano técnico de la contratación, y observarse los principios de eficacia y eficiencia durante todo el proceso de contratación, así como los instrumentos gubernamentales tales como Directrices que emita el Poder Ejecutivo, Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa del Ministerio de Hacienda, la Contraloría General de la República y cualquier otra autoridad competente.

La inobservancia comprobada de esta prohibición será considerada a afectos de la aplicación de sanciones establecidas en el capítulo X de la Ley N°7494, Ley de Contratación Administrativa, en concordancia con lo dispuesto en el Decreto Ejecutivo N°33411,

Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. Considerándose faltas graves en el

servicio, las tipificadas en el numeral 96, 96 bis y 96 ter de la Ley, y sancionadas conforme

a lo dispuesto en dicho artículo, así como los numerales 3º y 4º de la Ley Nº 8422, Ley

Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública y lo establecido en

la Ley Nº 8292, Ley General de Control Interno.

La Administración se encuentra obligada a adoptar las medidas de control interno, para salvaguardar la información y lineamientos aquí establecidos.

Artículo 26°-Integración con otras sanciones. Para los efectos de la aplicación del régimen de sanciones del presente Reglamento, se deberá tomar en cuenta para su integración, el régimen de responsabilidad establecido en la Ley N° 7494, Ley de Contratación Administrativa; Ley N° 8131, Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos y sus reformas; Ley N°8422, Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública, y toda aquella normativa relativa a la materia, sin perjuicio de lo establecido en el Ley N°2, Código de Trabajo, Ley N° 4573, Código Penal y Ley N° 63, Código Civil de la República de Costa Rica.

Artículo 27°-De la rendición de informes. A solicitud de la Junta y en cualquier etapa del procedimiento de contratación administrativa que se trate, corresponderá a los Directores y Subdirectores de programas, así como a las personas funcionarias designadas en calidad de órgano fiscalizador o administrador del contrato, rendir los informes requeridos, en tiempo y forma.

CAPÍTULO VII

Del procedimiento y actuaciones administrativas para el cobro de multas y

cláusulas penales por incumplimiento, para la ejecución de la garantía de

cumplimiento o participación.

Artículo 28°- De la aplicación de penalizaciones o ejecución de garantías. La Dirección General establecerá el procedimiento y actuaciones administrativas a seguir para la aplicación de penalizaciones o ejecución de garantías.

El procedimiento y actuaciones para el cobro de penalizaciones o ejecución de garantías deberán observar en todo momento las garantías procesales señaladas en la Ley General de la Administración Pública.

CAPÍTULO VIII

De las causas de terminación anticipada: de la Rescisión Contractual o la Resolución contractual.

Artículo 29°-De la rescisión contractual unilateral o por mutuo acuerdo. La Dirección General establecerá el procedimiento y actuaciones administrativas a seguir para la rescisión contractual.

El procedimiento y actuaciones para la rescisión contractual deberán observar en todo momento las garantías procesales señaladas en la Ley N° 6227, Ley General de la Administración Pública.

Artículo 30°-De la resolución contractual. La Dirección General establecerá el procedimiento y actuaciones administrativas a seguir, para la resolución contractual.

El procedimiento y actuaciones para la resolución deberán observar en todo momento las garantías procesales señaladas en la Ley N° 6227, Ley General de la Administración Pública.

CAPÍTULO IX

De los procedimientos de apercibimiento e inhabilitación a particulares.

Artículo 31°-Del Procedimiento. La Dirección General establecerá el procedimiento y actuaciones administrativas a seguir para la apertura de un procedimiento administrativo a fin de establecer la procedencia o no de un apercibimiento o inhabilitación a un contratista.

El procedimiento y actuaciones deberán observar en todo momento las garantías procesales señaladas en la Ley N° 6227, Ley General de la Administración Pública.

CAPÍTULO X

Disposiciones adicionales.

Artículo 32°-De la atención de asuntos relacionados. El Departamento de Proveeduría y la Asesoría Jurídica de la Dirección General, en lo previsto en el presente Reglamento y en las disposiciones adoptadas por la Junta o la Dirección General que se emitan en el futuro, como órganos especializados en contratación administrativa que son, tendrán plena competencia para resolver y tramitar los diferentes asuntos conforme a la Ley N°7494, Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento.

Artículo 33°-De las disposiciones complementarias. Corresponde a la Junta Administrativa o la Dirección General, emitir las disposiciones complementarias para la correcta y eficaz aplicación de este Reglamento.

Artículo 34°.De la integración de las normas. Todo lo demás que no esté normado en el presente Reglamento Interno, se remitirá a la Ley N°7494, Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento y normas conexas.

CAPÍTULO XI

Disposiciones finales.

Artículo 35°-De la derogatoria del Reglamento anterior. Se deroga el REGLAMENTO INTERNO DE COMPRAS DEL REGISTRO NACIONAL, publicado en La Gaceta No.111, Alcance N°94 de fecha 09 de junio del año dos mil dieciséis; que fuese aprobado por la Junta Administrativa del Registro Nacional, mediante Acuerdo J094- 2016 de la Sesión Ordinaria N°7-2016 celebrada el 17 de marzo del año dos mil dieciséis.

Artículo 36°-De la entrada en vigencia. Este Reglamento comenzará a regir a partir de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta, previa aprobación de la Junta Administrativa del Registro Nacional.