Artículo 2°-Definiciones. Para efectos del presente reglamento se entenderá por:

a)   Auditoría Interna: Auditoría Interna del SENARA.

b)   Informe de Auditoría: Documento escrito mediante el cual la Auditoría Interna comunica formalmente a la Administración sujeta a examen, los resultados de la auditoría efectuada, incluyendo las respectivas conclusiones y recomendaciones.

c)   Jerarca: Superior jerárquico de la Institución representado por la Junta Directiva del SENARA.

d)   Titular subordinado: Funcionario de la administración activa responsable de un proceso, con autoridad para ordenar y tomar decisiones.

e)   Administración Activa: conjunto de órganos y entes de la administración, que deciden, ejecutan, resuelven, dirigen y operan la institución.

Artículo 3°-Ámbito de aplicación. El presente reglamento será de acatamiento  obligatorio  para  todos  los  funcionarios  de la Auditoría Interna y para el resto de los funcionarios de la Administración Activa del SENARA, en la materia que les resulte aplicable.

Artículo 4°-De la actualización del reglamento. A efectos de mantener el marco normativo de la Auditoría Interna actualizado, le corresponderá al Auditor Interno revisar con el equipo de Auditoría este reglamento cada dos años o cuando se conozca de alguna variación en la normativa relacionada y proponer y promover ante la Junta Directiva, las modificaciones del mismo. Toda modificación deberá contar de previo a su emisión oficial, con la aprobación del máximo Jerarca y de la Contraloría General de la República.

CAPÍTULO II

De la naturaleza de la auditoría interna

Artículo 5°-Concepto de auditoría interna. La auditoría interna es la actividad independiente, objetiva y asesora, que da valor agregado y mejora las operaciones de la institución, coadyuva en el cumplimiento de los objetivos y metas de la administración, aportando un enfoque sistemático y profesional para evaluar y mejorar la efectividad de los procesos de gestión de riesgos, de control y de dirección, proporcionando a la ciudadanía una garantía razonable de que la actuación del Jerarca y la del resto de la administración se ejecutan conforme al marco legal y técnico y a las sanas prácticas.

Artículo 6°-Competencias. Las competencias de la Auditoría Interna se regularán fundamentalmente por lo dispuesto en el artículo 22 de la Ley General de Control Interno, sin perjuicio de cualquier otra normativa que resulte aplicable.

Artículo 7°-Planificación estratégica y código ético. El auditor interno y los funcionarios de la auditoría interna, según proceda, establecerán una planificación  estratégica,  en  la  que se plasmen la visión, misión y principales políticas que rigen el accionar de la Auditoría Interna, los cuales deberán ser congruentes con la visión, la misión y los objetivos institucionales. Asimismo, se establecerá por parte del equipo de auditoría un código de ética que formalice los principios, valores, actitudes, reglas de conducta y prohibiciones que orientarán y guiarán la conducta del personal de la Auditoría Interna en sus actividades personales y en las de carácter oficial con ocasión del ejercicio de su función pública.

Artículo 8°-Independencia. La actividad de Auditoría Interna deberá  ser  ejercida  con  total  independencia  funcional y de criterio, respecto del Jerarca y de los demás órganos de la Administración Activa.

|Artículo 9°-Independencia y objetividad individual. Los funcionarios de la Auditoría Interna deberán tener actitud imparcial y neutral, evitando conflictos de intereses, favoritismos o influencias indebidas que puedan comprometer su juicio profesional. Asimismo deberán proteger su independencia de hecho y en apariencia.

Artículo 10.-Impedimentos del personal de la Auditoría Interna. A efecto de no perjudicar su objetividad individual y ética profesional, el personal de la Auditoría Interna deberá:

a)   Rechazar regalos o gratificaciones que puedan interpretarse como intentos de influir sobre su independencia e integridad, sin perjuicio del deber de denunciar tales hechos ante las instancias competentes.

b)   Evitar el establecimiento de relaciones de índole personal o de cualquier otra naturaleza que puedan influir, comprometer o amenazar la capacidad para actuar, impliquen un riesgo de corrupción, puedan suscitar dudas acerca de su objetividad e independencia, o comprometan la imagen de la Unidad.

c)   Abstenerse de utilizar su cargo oficial con propósitos privados, de negocios o personales; o facilitar transacciones indebidas que propicien irregularidades.

d)   Informar al Auditor Interno respecto a cualquier impedimento o compromiso de hecho o apariencia a la independencia y objetividad, para que se tomen las medidas correspondientes y abstenerse de tratar asuntos relacionados con esa situación. En caso de impedimentos o compromiso a la independencia u objetividad del Auditor interno, los detalles del impedimento deberán darse a conocer al jerarca y demás partes involucradas. La naturaleza de esta comunicación deberá ser por escrito en ambos casos.

e)   Abstenerse de auditar operaciones específicas o de ejecutar labores de asesoría o advertencia, en relación con operaciones de las cuales haya sido previamente responsable como funcionario de la Administración Activa o proveedor en los últimos dos años, o porque prevalezcan relaciones familiares con éstos, hasta el tercer grado de consanguinidad o puedan resultar incompatibles.

Artículo 11.-Confidencialidad de la información.

a)   Sobre las denuncias presentadas: se guardará la confidencialidad respecto a la identidad de las personas que presenten denuncias ante la Auditoría Interna.

b)   Sobre las Relaciones de Hechos: la información, documentación y otras evidencias de las investigaciones efectuadas por la Auditoría Interna, cuyos resultados puedan originar la apertura de un procedimiento administrativo, serán confidenciales durante la formulación del informe respectivo. Una vez notificado el informe correspondiente y hasta la resolución final del procedimiento administrativo, la información contenida en el expediente será calificada como información confidencial, excepto para las partes involucradas, las cuales tendrán libre acceso a todos los documentos y pruebas que se incluyan en el expediente administrativo.

c)   Sobre los estudios en ejecución: los procedimientos de trabajo o los resultados que se vayan obteniendo durante la ejecución de un estudio de auditoría, serán de carácter confidencial excepto para las partes directamente relacionadas, a las cuales se comentarán resultados preliminares y se brindarán servicios preventivos sobre el tema objeto de evaluación según se estime pertinente. Esta confidencialidad no se aplicará a los requerimientos de la Contraloría General de la República en el ejercicio de su competencia fiscalizadora, ni cuando haya solicitud expresa de la autoridad competente.

Artículo 12.-Participación del Auditor Interno en sesiones de Junta Directiva. Con la finalidad de mantener su objetividad e independencia funcional y de criterio, el Auditor Interno asistirá a sesiones de Junta Directiva cuando sea previamente convocado por el Jerarca, debiendo especificarse en la convocatoria el tema para el cual se requiere asesoría. Asistirá además en los casos que, de acuerdo con la Ley, su asistencia resulta obligatoria o necesaria para el cumplimiento de sus funciones.

Cuando el Auditor Interno asista a las sesiones de Junta Directiva,  deberá  de  ser   conforme   a   sus   responsabilidades de  asesoría  y  advertencia,  responsabilidades  que  se  limitan  a suministrar criterios, observaciones y opiniones que se conviertan en insumos para una toma de decisiones más informadas y ajustadas al ordenamiento jurídico y técnico, siendo responsabilidad del Jerarca valorar dichos insumos -entre otros-, por su propia cuenta y bajo su entera responsabilidad y luego tomar la decisión que corresponda. En ese sentido la asistencia a Junta Directiva será bajo las siguientes condiciones:

a)   Asistencia con voz pero sin voto.

b)   Brindar asesoría o advertencia  en  aspectos  concretos  y de su competencia, sin que menoscabe o comprometa su independencia y objetividad en el desarrollo de sus demás competencias, por cuanto las decisiones adoptadas en dicho seno serán de exclusiva responsabilidad de los miembros del órgano colegiado.

c)   Posibilidad de posponer su opinión, cuando a su criterio y por la complejidad del asunto en discusión, requiera recabar mayores elementos de juicio, sin perjuicio de la potestad del jerarca para decidir de inmediato o postergar su decisión el tiempo que considere prudente o conveniente.

d)   Disponibilidad de la información con antelación suficiente para brindar el servicio preventivo.

e)   Ni la presencia ni el silencio del Auditor Interno en las sesiones de Junta Directiva, releva a dicho órgano colegiado de la responsabilidad de ajustar sus acuerdos al ordenamiento jurídico y técnico aplicable. El hecho de que el Auditor Interno no emita criterio sobre algún asunto en referencia, no implica aceptación tácita de lo resuelto.

f)    No existirá impedimento para que el Auditor Interno emita su opinión posteriormente, pese al silencio, sea de forma verbal en otra sesión, o por escrito.

g)   La participación del Auditor interno constará en el acta correspondiente.

Artículo 13.-Participación en comisiones o grupos de trabajo. El Auditor interno y los funcionarios de la Auditoría no deberán ser parte de grupos de trabajo o comisiones que ejerzan función propia de la administración activa; excepto en su calidad de asesor en asuntos de su competencia, cuando así se solicite o por disposición legal y su participación no podrá ser permanente, en resguardo de la independencia y objetividad de la Auditoría Interna. Tampoco podrán participar en la implantación de acciones, diseños de formularios u otros procedimientos y actividades que normalmente deban examinar posteriormente en el desempeño de sus funciones.

El personal de auditoría solo podrá realizar las funciones administrativas necesarias para cumplir con las competencias propias de la auditoría; no existiendo impedimento para brindar servicios preventivos en caso de estimarlo necesario.

Artículo 14.-Medidas formales de control y administración de impedimentos. Será obligación del Auditor Interno, establecer medidas formales para controlar y administrar situaciones de impedimento, que pudieran presentarse sobre hechos o actuaciones que pongan en duda o en peligro (de hecho o de apariencia), la objetividad o independencia de la Auditoría Interna.

CAPÍTULO III

Ubicación y estructura organizativa

Artículo 15.-Ubicación. La Auditoría Interna se ubica dentro del más alto nivel en la estructura del Senara como un órgano evaluador y asesor.

Artículo 16.-Dependencia orgánica y regulaciones administrativas. Orgánicamente la Auditoría Interna dependerá directamente de la Junta Directiva del SENARA. Otras regulaciones administrativas relativas al personal de la Auditoría Interna, se regirán por lo establecido en la Ley General de Control Interno y lo dispuesto por la Contraloría General de la República.

Artículo 17.-Organización y estructura. La Auditoría Interna estará organizada en una sola  unidad  funcional  de acuerdo con la estructura del SENARA, la cual estará a cargo del Auditor Interno, quien organizará la labor de la Auditoría Interna, considerando, entre otros, los objetivos y riesgos institucionales, los recursos disponibles, la normativa y disposiciones técnico- jurídicas y sanas prácticas correspondientes.

Cualquier cambio en la estructura u organización de la Auditoría Interna deberá contar con la autorización del Auditor Interno.

CAPÍTULO IV

Del auditor interno

Artículo 18.-Nombramiento del Auditor Interno. La Junta Directiva del SENARA realizará el nombramiento del Auditor Interno en estricto apego a lo dispuesto en la Ley General de Control Interno, Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y el procedimiento establecido por el órgano contralor.

Este sólo podrá ser suspendido o removido del cargo por justa causa y únicamente por parte de la Junta Directiva, con observancia de los procedimientos que garanticen el debido proceso y conforme con dictamen previo y vinculante de la Contraloría General de la República.

Artículo 19.-Jornada laboral y plazo de nombramiento. La jornada laboral del Auditor Interno, será a tiempo completo en la institución y el plazo de nombramiento será por tiempo indefinido.

Artículo 20.-Requisitos del puesto de Auditor Interno. Los requisitos del puesto de Auditor Interno estarán definidos en el Manual de puestos del Senara.

Entre los requisitos mínimos se considerarán:

1)   Ser contador público autorizado.

2)   Caracterizarse por su idoneidad para el puesto correspondiente.

3)   Ser un profesional altamente capacitado en materia de auditoría, que cuente como mínimo con ocho años de experiencia en la materia atinente al cargo, de los cuales al menos tres años debe haber supervisado personal profesional.

Artículo 21.-Rendición de cuentas del Auditor interno. El cargo de Auditor Interno corresponde al máximo nivel de competencia, responsabilidad y autoridad de la Auditoría Interna y responde por su gestión ante la Junta Directiva y en lo conducente ante la Contraloría General de la República. Realizará sus funciones con independencia funcional y de criterio.

A fin de atender adecuadamente  el  proceso  de  rendición de cuentas, informará a la Junta Directiva, al menos anualmente, sobre la gestión ejecutada por la Auditoría Interna, con indicación del grado de cumplimiento del plan de trabajo, logros relevantes, estado de las recomendaciones y disposiciones emitidas y otros asuntos relevantes sobre dirección, exposición al riesgo y control. Asimismo, deberá presentar al finalizar su gestión en la institución, el informe final de gestión correspondiente y cumplir con los informes de evaluación de gestión y evaluación presupuestaria que la Administración requiera, conforme con las disposiciones legales que regulan la materia.

Artículo 22.-Delegación de funciones. El Auditor Interno podrá delegar en su personal sus funciones, utilizando criterios de idoneidad y conforme lo establece la Ley General de Administración Pública. El personal queda obligado a cumplir con el marco legal, reglamentario y técnico que regula su accionar.

Artículo 23.-Trámites sobre asuntos administrativos. Corresponde a la Junta Directiva definir las regulaciones administrativas aplicables al Auditor Interno, entendidas estas regulaciones como aquellas que norman de manera general la naturaleza de la relación entre el Auditor Interno y su superior desde una perspectiva administrativa, no técnica, particularmente las que se refieren, entre otros, a temas tales como control de tiempo, evaluación, permisos, capacitaciones y vacaciones. Excluye las regulaciones que se refieren al desempeño de las actividades sustantivas de la Auditoría que competen exclusivamente al titular de la Auditoría Interna.

La Junta Directiva podrá delegar a la Gerencia mediante acuerdo, las regulaciones administrativas aplicables al Auditor Interno.

Artículo 24.-Deberes y Funciones del Auditor Interno. El Auditor Interno tendrá como parte de sus deberes y funciones las siguientes:

a)   Dictar las políticas, procedimientos, lineamientos, directrices e instrucciones  pertinentes,  según  la  normativa  jurídica y técnica, estableciendo criterios uniformes que guíen el ejercicio de las competencias de la Auditoría Interna y las relaciones con la administración.

b)   Liderar y regular el proceso de planificación estratégica de la Auditoría Interna y en ese contexto definir, en conjunto con su personal, la visión, misión, objetivos y valores fundamentales de la unidad.

c)   Elaborar en conjunto con su personal, el plan anual de trabajo y sus modificaciones, comunicando al Jerarca el contenido del plan y su relación con el ciclo de fiscalización y proponiendo al Jerarca los requerimientos de recursos para cumplir con ese plan, incluidas las necesidades administrativas de la unidad. Igualmente deberá comunicar al Jerarca las modificaciones a dicho plan.

d)   Presentar el proyecto de presupuesto de la Auditoría Interna para que se incorpore al presupuesto institucional, en el momento que las disposiciones internas lo determinen.

e)   Establecer un programa de aseguramiento de calidad para la Auditoría Interna de conformidad con la normativa aplicable.

f)    Administrar su personal (seleccionar, planificar, organizar, coordinar, dirigir, supervisar, evaluar, mantener, motivar, informar decisiones y brindar apoyo de capacitación, entre otros) hacia el logro adecuado de los objetivos y metas de la Auditoría Interna, así como garantizar un recurso humano competitivo en el ejercicio de las labores respectivas.

g)   Cumplir con pericia y debido cuidado profesional su función, haciendo valer su competencia con independencia funcional y de criterio, y será vigilante de que su personal responda de igual manera.

h)   Definir, establecer y mantener actualizadas las políticas, procedimientos y prácticas de administración, acceso y custodia de la documentación de la auditoría interna, en especial de la información relativa a los asuntos de carácter confidencial establecidos por ley.

i)    Formular, gestionar y mantener vigente el Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Auditoría Interna, de conformidad con el artículo 4 de este reglamento,

CAPÍTULO V

Del personal de la Auditoría Interna

Artículo 25.-Del Personal. El personal de la Auditoría deberá poseer conocimientos en auditoría, contabilidad, administración, tecnologías de información y marco legal relacionado con la Administración Pública y el SENARA, que lo califique para ejercer en forma apropiada las funciones encomendadas, así como reunir u obtener en conjunto las aptitudes y competencias necesarias para cumplir con sus responsabilidades.

El Auditor interno y el personal de la Auditoria Interna, deberán mantener elevados valores de conducta para ejercer la actividad de la Auditoría Interna, de conformidad con el Código de Ética de la unidad. Tales valores habrán de ponerse de manifiesto en sus actuaciones y prevenir cualquier posibilidad de duda en su gestión.

Artículo 26.-Administración del personal de la Auditoría Interna. Corresponde al Auditor Interno respecto a su personal:

a)   Movimientos de personal: autorizar los movimientos de personal en la Auditoría Interna (nombramiento, traslado, suspensión, remoción, concesión de licencias, permisos y otros movimientos de personal).

b)   Plazas vacantes: gestionar lo relativo a las plazas vacantes de la Auditoría Interna y, consecuentemente, la obligación de la Administración de atender las vacantes de la Auditoría en un plazo máximo de tres meses.

c)   Capacitación: aprobar las solicitudes  de  capacitación  de su personal comunicando lo correspondiente al Comité de Capacitación para su registro y control.

d)   Vigilancia y toma de decisiones: vigilar y tomar las decisiones que correspondan para que los funcionarios de la Auditoría Interna cumplan en el ejercicio de sus competencias, con la normativa jurídica y técnica pertinente, así como con las políticas, procedimientos, prácticas y demás disposiciones administrativas (institucionales y de la Auditoría Interna) que les sean aplicables.

Respecto a las regulaciones de tipo administrativo, las mismas no deberán impedir, amenazar, ni afectar negativamente los requisitos de independencia y objetividad que corresponde observar al personal de la Auditoría Interna en el ejercicio de las actividades que les son inherentes, ni limitar o restringir de manera indebida el ejercicio de sus atribuciones. En caso de detectarse esta situación, el Auditor Interno solicitará la corrección correspondiente al Jerarca o ante la Contraloría General de la República en caso de duda, una vez finalizado el trámite interno.

Artículo 27.-Protección del personal. Cuando el personal de la Auditoría Interna en el cumplimiento de sus funciones, se involucre en un conflicto legal o sea objeto de una demanda de índole penal, el SENARA dará todo su respaldo tanto jurídico como técnico y cubrirá los costos para atender ese proceso hasta su resolución final.

CAPÍTULO VI

De los recursos de la auditoría interna

Artículo 28.-Asignación de Recursos. La Auditoría Interna deberá contar con la organización y recursos necesarios y suficientes para cumplir su gestión, para lo cual el Auditor Interno presentará al Jerarca el estudio de recursos que respalde el requerimiento de recursos humanos idóneos y suficientes, además de los recursos materiales, tecnológicos, de transporte y otros necesarios para que la Auditoría Interna pueda mantener un efectivo liderazgo en la protección de la Hacienda Pública, en el ámbito de su competencia.

Para efectos presupuestarios, se dará a la Auditoría Interna una categoría programática. En la asignación y disposición de sus recursos, se tomará en cuenta el criterio del Auditor Interno y las instrucciones que emita al respecto la Contraloría General de la República.

De presentar serias limitaciones, que afecten el cumplimiento de la labor asignada a la Auditoría Interna, el Auditor Interno deberá comunicar y fundamentar esta situación ante el Jerarca, para su oportuna atención.

Cuando el Auditor Interno demuestre fehacientemente que la falta de recursos de la Auditoría Interna propicia la ausencia de fiscalización oportuna del patrimonio institucional, deberá informar al Jerarca del riesgo que está asumiendo y de la eventual imputación de responsabilidad que esta situación puede generarle.

Artículo 29.-Administración de los recursos. Acorde con las regulaciones jurídicas y técnicas pertinentes, el Auditor Interno deberá administrar los recursos materiales, tecnológicos y de otra naturaleza de su dependencia, por lo que le corresponderá garantizar la utilización de tales recursos en forma económica, eficiente, eficaz, legal y transparente para la consecución de las metas y objetivos de la Auditoría Interna.

Le corresponderá al Auditor Interno proponer el anteproyecto de presupuesto de la Auditoría Interna para el ejercicio presupuestal respectivo, para la aprobación del Jerarca, quién valorará las posibilidades de atender tales requerimientos de conformidad con las regulaciones jurídicas y técnicas aplicables.

CAPÍTULO VII

Ámbito de acción y competencia

Artículo 30.-Ámbito de acción y competencia. El ámbito de acción de la Auditoría Interna está conformado por el SENARA y por los entes u órganos públicos y privados sujetos a su competencia institucional.

El ámbito de competencia de  la Auditoría  Interna  abarca los procesos de control interno, valoración de riesgos y dirección, incluyendo temas tales como: aspectos operativos y administrativos, aspectos contables y presupuestarios, contratación administrativa, aspectos sustantivos y estratégicos del SENARA, tecnologías de información y gobierno corporativo.

Es obligación del auditor interno, definir y mantener actualizado en el instrumento que corresponde, los órganos y entes sujetos al ámbito de acción de la auditoría interna.

CAPÍTULO VIII

Relaciones y coordinaciones

Artículo 31.-Relaciones y coordinaciones a lo interno. Corresponderá al Auditor Interno establecer y regular las relaciones y coordinaciones de la Unidad y de sus funcionarios con los auditados para la realización de los servicios de la actividad de Auditoría Interna. 

Artículo 32.-Relaciones y coordinaciones a lo externo. El Auditor Interno estará facultado para suministrar e intercambiar información y coordinar actividades con la Contraloría General de la República, las auditorías externas que se contraten en la institución, con otros entes u órganos de control que correspondan y con los órganos judiciales, en el ámbito de sus competencias, para minimizar la duplicación de esfuerzos.

Artículo 33.-Coordinación con la Dirección Administrativa Financiera. El Auditor Interno deberá establecer mecanismos de coordinación para que la Dirección Administrativa Financiera lleve un registro separado del monto presupuestado y aprobado a la Auditoría Interna, detallado por objeto del gasto, para que pueda controlar la ejecución y modificaciones de los recursos asignados a la Auditoría.

Artículo 34.-Solicitud de colaboración. El Auditor Interno tendrá la facultad de solicitar la colaboración, el asesoramiento y las facilidades que demande su ejercicio, a funcionarios de cualquier nivel jerárquico de la Institución, a fin de ejercer adecuadamente sus competencias.

En igual sentido la Auditoría Interna podrá incorporar profesionales o técnicos de diferentes disciplinas, funcionarios o no de la Institución, para que lleven a cabo labores de su especialidad como soporte a los estudios o servicios preventivos que se realicen, cumpliendo los aspectos presupuestarios y de contratación administrativa que le sean aplicables.

Artículo 35.-Deber de la Asesoría Legal. Es deber de la Asesoría Legal del SENARA brindar el oportuno y efectivo servicio mediante los estudios jurídicos que requiera la Auditoría Interna, a fin de que esta cumpla adecuadamente su función, salvo que exista un compromiso a la independencia y objetividad.

CAPÍTULO IX

Funcionamiento de la auditoría interna

Artículo 36.-Deberes legales. El Auditor Interno y los demás funcionarios de la Auditoría Interna deberán cumplir con los deberes dispuestos en las leyes y normas aplicables al ejercicio de la auditoría interna en el Sector Público.

Artículo 37.-Otras Competencias de la Auditoría Interna. Además de las competencias establecidas por mandato legal y normativo, le corresponderá a la Auditoría Interna:

a)   Presentar anualmente a conocimiento de la Junta Directiva, el plan de labores, congruente con la planificación estratégica, su universo auditable actualizado, basado en un proceso de valoración del riesgo y objetivos institucionales, que incluirá los servicios de auditoría (los cuales contemplan el tiempo estimado para estudios especiales que se realizarán a solicitud de la Junta Directiva o entes reguladores o fiscalizadores), los servicios preventivos y las labores de seguimiento sobre los resultados de esos servicios.

b)   Elaborar y mantener actualizados los procedimientos de Auditoría Interna.

c)   Fiscalizar la efectividad de los objetivos, metas, programas y presupuestos de los niveles  operativos,  y  verificar  que sus resultados sean consistentes con los objetivos y metas establecidos.

d)   Fiscalizar el diseño, implantación y eficacia de los objetivos, programas y actividades de la organización, relacionados con la ética y el apoyo de las tecnologías de información a los objetivos institucionales.

Artículo 38.-Potestades de la Auditoría Interna. El Auditor Interno y los demás funcionarios de la Auditoría Interna, deberán ejercer con propiedad las potestades establecidas por mandato legal.

Artículo 39.-Servicios que presta la auditoría. Dentro del ámbito institucional del SENARA, la Auditoría Interna prestará dos clases de servicios, los cuales deberán darse con el debido cuidado profesional y de conformidad con la normativa y disposiciones legales  que  rigen  la  función  de Auditoría  Interna  en  el  Sector Público. Estos servicios son los siguientes:

a)  Servicios de auditoría: Son aquellos referidos a los distintos tipos de auditoría: auditoría financiera, auditoría en tecnologías de información y comunicación, auditoría operativa, auditoría  de  gestión,  auditoría  de  cumplimiento;  estudios especiales de auditoría de los que puedan derivarse posibles responsabilidades y auditoría de cualesquiera tipos que se requiera para evaluar el cumplimiento, suficiencia y validez del control interno dentro del ámbito de competencia del SENARA, para dar a la ciudadanía una garantía razonable de que la actuación del jerarca y la del resto de la administración, se ejecuta conforme al marco legal y técnico y a las prácticas sanas en relación con:

1)   La protección y conservación del patrimonio público contra cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad y acto ilegal.

2)   Exigir confiabilidad, oportunidad e integridad de la información.

3)   Garantizar eficacia y eficiencia de las operaciones.

4)   Cumplir con el ordenamiento jurídico y técnico.

b)  Servicios preventivos: Se refiere a los servicios de asesoría, de advertencia y de autorización de libros.

1.   Advertencia: Es un servicio preventivo que brinda la Auditoría Interna al Jerarca o a los titulares subordinados, por medio del cual realiza observaciones para prevenir lo que legal, administrativa y técnicamente corresponde sobre un asunto determinado o sobre situaciones, decisiones o conductas, cuando sean de su conocimiento, a fin de prevenir posibles consecuencias negativas de su proceder o riesgos en la gestión. Es un servicio que se evidencia por escrito y el proceder y la legalidad de lo actuado por la Administración será objeto de verificación posterior por parte de la Auditoría Interna, siendo responsabilidad de la administración activa, valorar y analizar las observaciones de la Auditoría Interna y aceptarlas o refutarlas con el debido fundamento.

2.   Asesoría: Es un servicio preventivo que brinda la Auditoría Interna en forma oral o escrita, a solicitud de la parte interesada o de oficio, mediante el cual emite su criterio, opinión u observación sobre asuntos estrictamente de su competencia y sin que menoscabe o comprometa la independencia y objetividad en el desarrollo posterior de sus demás competencias. Con este servicio el personal de auditoría coadyuva a la toma de decisiones, sin manifestar inclinación por una posición determinada, ni sugerir o recomendar, siendo responsabilidad de la Administración Activa, valorar y analizar -por su propia cuenta y bajo su entera responsabilidad la información suministrada- para tomar decisiones más informadas y con una orientación hacia el mayor apego al ordenamiento jurídico y técnico.

3.   Autorización de libros: Es un servicio preventivo que consiste en autorizar mediante razón de apertura, los libros de contabilidad y de actas que llevan las diferentes dependencias del SENARA, así como otros libros que a criterio del Auditor Interno sean necesarios para el fortalecimiento del sistema de control interno.

Artículo 40.-Comunicación de resultados. La comunicación de resultados, es la actividad en el proceso de auditoría en la cual se informa de manera oral y por escrito los resultados del trabajo realizado y las recomendaciones mediante las cuales se pretende aportar valor agregado a la gestión institucional.

a)     Comunicación oral. Puede realizarse en el transcurso de un estudio de control interno para que se corrijan sobre la marcha asuntos que requieren atención inmediata. La Auditoría Interna informará posteriormente lo señalado en forma escrita. Una vez finalizado el trabajo de campo, las condiciones obtenidas deberán ser comentadas con los funcionarios responsables, previo a emitir los hallazgos definitivos, a efecto de obtener de ellos sus puntos de vista y cualquier acción correctiva que sea necesaria. Asimismo, una vez elaborado el informe borrador, se presentará a los funcionarios responsables los hallazgos determinados y las recomendaciones propuestas a efecto de obtener de ellos sus puntos de vista, opiniones y cualquier acción  correctiva  que  sea  necesaria  previo  a la emisión del informe definitivo. Se exceptúan los casos de auditorías de naturaleza especial y aquellas con carácter   reservado, en la que sus resultados no deberán discutirse, o cuando la auditoría o estudio es de índole ordinaria y se obtenga información de naturaleza confidencial, en que la discusión deberá ser parcial.

La comunicación de resultados oral la dispone el Auditor Interno en coordinación con el personal de auditoría que tuvo a cargo el estudio, de previo a la comunicación escrita del informe, excepto en los casos de informes especiales relativos a las relaciones de hechos y otros que la normativa contemple. Con tal propósito se convocará por escrito a quienes tengan parte en el asunto evaluado, previa coordinación con los interesados y se documentará lo correspondiente a esta comunicación.

Los funcionarios de la Administración Activa convocados tienen la obligación de asistir a la comunicación verbal de resultados como parte de su compromiso con el fortalecimiento del sistema de control interno institucional.

b)    Comunicación escrita. La Auditoría Interna comunicará los resultados, conclusiones y recomendaciones de sus auditorías o estudios especiales de auditoría, en forma oficial por escrito, mediante informes objetivos dirigidos al Jerarca, como órgano superior de la institución, o a los titulares subordinados competentes, a efecto de que se tomen las decisiones y las acciones pertinentes dentro de los plazos respectivos.

El Auditor Interno definirá los niveles y competencias para esa comunicación.

Los informes de auditoría versarán sobre diversos asuntos de su competencia y deberán incluir los objetivos, el alcance, hallazgos, conclusiones y recomendaciones y demás resultados del trabajo, según la naturaleza de éste.

Se incluirá en los informes prevención al Jerarca o a los titulares subordinados, según corresponda, de sus deberes en el trámite de informes, en especial de los plazos que deben observarse y se advertirá sobre las posibles responsabilidades en que pueden incurrir por incumplir injustificadamente sus deberes respecto al control interno.

c)     Comunicación de los servicios preventivos. La comunicación de los servicios preventivos se hará a criterio del Auditor Interno, quien definirá el contenido de los oficios u otros medios de comunicación, conforme a la naturaleza de los asuntos a que se refiera y su criterio profesional.

d)      Comunicación de relaciones de hechos. En caso de resultados de los que pueda derivarse presuntas  responsabilidades, por la detección de actos o hechos irregulares o ilegítimos que amenacen o pongan en peligro la Hacienda Pública, la comunicación se realizará mediante un informe de relación de hechos, de conformidad con lo establecido por la Contraloría General de la República para esos efectos.

Artículo 41.-Implementación de recomendaciones. Será responsabilidad de la Administración Activa (Junta Directiva o titulares subordinados), definir, coordinar y ejecutar dentro de los plazos establecidos, las acciones correctivas que sean pertinentes para atender las recomendaciones a efectos de subsanar las deficiencias comunicadas por la Auditoría Interna, dar continuidad a las acciones implementadas, velar para que no se repitan a futuro esas deficiencias y comunicar a la Auditoría Interna respecto a las gestiones realizadas para la atención de las recomendaciones.

En ese sentido y dentro del plazo de ley, deberán girar por escrito la instrucción para su implementación al responsable designado, con copia a la Auditoría Interna y establecer los mecanismos de seguimiento necesarios para constatar su efectiva implementación. En caso de que las recomendaciones vayan a ser implementadas directamente por el titular, así deberá ser informado a la Auditoría Interna dentro del plazo de ley.

Artículo 42.-Seguimiento a la aplicación de disposiciones, recomendaciones y gestión de informes de relaciones de hechos por parte de la Auditoría Interna. El Auditor Interno deberá establecer y mantener, como parte vital y permanente de la actividad de la Auditoría Interna, un proceso de seguimiento a las recomendaciones, observaciones e informes de relaciones de hechos, resultantes de su gestión para asegurarse de su oportuna, adecuada y eficaz atención por parte de la administración activa, la cual se verificará de conformidad con la forma de acreditación establecida.

Este proceso deberá incluir los resultados de las evaluaciones realizadas por los auditores externos que sean de su conocimiento y los de la Contraloría General de la República y demás instituciones de control y fiscalización cuando así lo soliciten. El resultado del proceso de seguimiento será comunicado por el Auditor Interno al Jerarca anualmente, como parte del informe anual de labores, sin perjuicio de otros informes relacionados, a juicio del Auditor, cuando lo considere pertinente.

La Auditoría Interna será la única instancia competente para determinar el estado de cumplimiento de las recomendaciones que emite, tomando como base la evidencia que aporte el destinatario de la recomendación y el resultado de otras acciones de verificación que ejecute como parte de la labor de seguimiento. En ese sentido comunicará a la Administración Activa cuando una recomendación se considere razonablemente atendida y del cierre de la labor de seguimiento de los informes emitidos, lo que no extingue la responsabilidad de la Administración Activa respecto a las acciones correctivas aplicadas y su continuidad.

Artículo 43.-Sobre las prórrogas a plazos indicados por la Auditoría Interna para la acreditación de recomendaciones. La Auditoría interna tendrá la potestad, a solicitud fundamentada de la administración, de otorgar prórrogas a plazos indicados por ésta para la acreditación de las recomendaciones, siempre y cuando se cumplan las siguientes condiciones:

1)   La gestión se presente por medio de oficio firmado por el destinatario de la recomendación o por quien fuere delegado formalmente para su atención.

2)   Se detallen los hechos que impidieron el cumplimiento de la recomendación en la fecha prevista.

3)   Se proponga la fecha para el cumplimiento definitivo de la recomendación.

4)   Se adjunte certificación que detalle las acciones realizadas en atención a la recomendación con referencia a los folios del expediente de seguimiento en los que se respalden dichas acciones

5)   Se adjunte cronograma con el detalle de acciones pendientes de realizar, responsable de llevarlas a cabo y plazo de ejecución.

La Auditoría se reserva el derecho de dar trámite y aprobar prórrogas en casos de excepción a las condiciones señaladas, siempre que sean debidamente justificados.

Artículo 44.-Sobre la responsabilidad  del  seguimiento de la implementación de recomendaciones por parte de la Administración Activa. La Administración Activa es responsable de mantener la vigilancia sobre el debido cumplimiento de las disposiciones y recomendaciones y de asegurar la eficacia de las acciones correctivas que implemente. En ese sentido llevará y mantendrá actualizado un registro para controlar el avance de la implementación de las recomendaciones de la Auditoría Interna y el cumplimiento de los plazos establecidos, así como de las disposiciones de la Contraloría General de la República y demás recomendaciones de otros órganos de control externos puestas en su conocimiento.

Será responsabilidad de la Administración Activa conformar, actualizar, custodiar, conservar y poner a disposición un expediente donde se documente la gestión realizada por cada recomendación o disposición.

Artículo 45.-Sobre la responsabilidad por no implementar las recomendaciones de la Auditoría Interna. Podrá caber responsabilidad administrativa contra los funcionarios que incumplan injustificadamente las acciones para implementar las recomendaciones de la Auditoría Interna; sin perjuicio de las eventuales responsabilidades que les puedan ser imputadas civil y/o penalmente.

Artículo 46.-Sobre el seguimiento de advertencias. La Auditoría Interna verificará lo actuado por la Administración Activa respecto de las advertencias que le haya formulado, sin perjuicio de que según corresponda, como resultado del seguimiento, emita informes de control interno, de responsabilidades (Relaciones de Hechos), u otros pertinentes.

Artículo 47.-Sobre el seguimiento de asesorías. La Auditoría Interna verificará lo actuado por la Administración Activa respecto de la asesoría formal que se haya brindado, en el sentido de que las acciones tomadas estén de acuerdo con el ordenamiento jurídico y técnico, sin perjuicio de que según corresponda, como resultado del seguimiento, emita  informes  de  control  interno, de responsabilidades (Relaciones de Hechos o Investigaciones Preliminares), u otros pertinentes.

Artículo 48.-Admisibilidad y atención de denuncias por parte de la Auditoría Interna.

a)   Las denuncias trasladadas  por  la  Contraloría  General  de la República (CGR) con orden de atención por parte de la Auditoría Interna, serán atendidas con carácter prioritario y de acuerdo al Plan de Trabajo, conforme las competencias asignadas por Ley.

b)   La Auditoría Interna del SENARA dará trámite únicamente a aquellas denuncias (que no son remitidas por la CGR), que versen sobre posibles hechos irregulares o ilegales en relación con el uso, manejo y administración de fondos públicos, que afecten significativamente el sistema de control interno o afecten de manera evidente el cumplimiento de los objetivos institucionales.

c)   Las denuncias se atenderán en concordancia con los principios de simplicidad, economía, eficacia y eficiencia y la prontitud de su atención estará en función de la disponibilidad de recurso humano y nivel de riesgo implicado.

d)   La identidad del denunciante, la información, la documentación y otras evidencias de las investigaciones que se efectúen serán confidenciales.

e)   Requisitos esenciales que deben reunir las denuncias que se presenten a la Auditoría Interna del SENARA.

1)   Los hechos denunciados deberán ser expuestos por escrito en forma clara, precisa y circunstanciada, brindando el detalle suficiente que permita realizar la investigación: el momento y lugar en que ocurrieron tales hechos y el sujeto que presuntamente los realizó.