Artículo 2°-Términos: Para los efectos del presente Reglamento se establecen los términos siguientes:

a- Cobro Administrativo: Es la acción que ejecuta la unidad administrativa que le corresponde exigir algún pago de las obligaciones dinerarias, líquidas y exigibles, de previo a la interposición del respectivo proceso judicial.

b- Cobro Judicial: Es el cobro que se gestiona a través de un proceso en los Tribunales de Justicia después de que el cobro administrativo resultara infructuoso.

c- Intimación de Pago: Es la comunicación escrita (Resolución Motivada) dirigida al deudor, fiadores y avalistas en la que se le requiere el pago de una obligación dineraria, líquida y exigible. Esta comunicación debe realizarse por lo menos dos veces, con al menos diez días naturales de diferencia, haciendo la indicación del motivo del cobro, el monto adeudado, el número de la cuenta bancaria, o lugar en la Junta donde deberá realizar el depósito correspondiente y el plazo que tiene para realizarlo.

d- Obligación dineraria, líquida y exigible: Es la suma de dinero que se adeuda a la Junta de Protección Social, cuyo monto se encuentra claramente establecido y su plazo ha vencido.

e- Obligado Moroso: Es la persona física o jurídica obligada a hacer una cancelación de dinero a la Junta de Protección Social.

f- Cuenta Morosa: Es la cuenta por cobrar que presenta atrasos en el cumplimiento de pago de sus obligaciones financieras cuyo plazo ha vencido.

g- Asesoría Jurídica: Es la instancia responsable de la gestión del proceso de cobro judicial.

Artículo 3°-Condiciones para declarar una cuenta incobrable: Una cuenta es incobrable cuando la persona física o jurídica ha agotado todos los recursos posibles y necesarios a fin de recuperar el monto adeudado, tanto en la vía administrativa como judicial sin ser éste posible, o que por el monto de la deuda no resulta conveniente ni beneficioso para la Junta el despliegue de todo el aparato administrativo tendiente a su recuperación.

Para ello debe darse algunas de las condiciones siguientes:

a. Que las Unidades encargadas de realizar el cobro determinen técnicamente que se han agotado todas las gestiones por la vía administrativa y considere que por el monto de lo adeudado iniciar un trámite judicial resultará más oneroso para la institución, y para ello deberá tomar en cuenta, las gestiones realizadas para notificar las intimaciones realizadas, el recurso humano y material es decir si se traslada en el vehículo de la Junta u otro medio, el tiempo del funcionario que va notificar, el del chofer y cualquier otro elemento necesario para determinar el costo.

b. Que, habiendo agotado los medios de localización, en sede judicial exista imposibilidad comprobada para localizar y notificar al obligado, al fiador o el avalista y se haya realizado al menos dos intentos de localización.

c. Cuando realizados los estudios pertinentes, se demuestre que el deudor, sus fiadores solidarios o avalistas, si los hubiere, no cuenten con sueldo o ingresos adicionales, cuentas bancarias, valores de ningún tipo, derechos patrimoniales ni bienes muebles o inmuebles inscritos susceptibles de embargo.

d. Cuando se demuestre que el deudor fallecido, o su sucesión, se encuentre en los supuestos del artículo anterior.

e. Aquellas obligaciones que hayan sido declaradas prescritas en vía judicial.

f. Aquellas obligaciones que hayan sido declaradas prescritas, en vía administrativa, siguiendo el procedimiento existente a tales efectos, es decir que si algún moroso presente una excepción de prescripción.

Artículo 4°-Trámites previos a la declaratoria. La Unidad encargada de realizar algún cobro, deberá realizar la gestión de cobro administrativo, salvo que el costo de esta diligencia sea mayor que la suma adeudada. En estos casos se realizará un mínimo de dos llamadas telefónicas diarias, en dos días diferentes de la misma semana y por un período de un mes. El funcionario que realiza la llamada debe dejar constancia de las llamadas en una bitácora, con la indicación de la fecha y horas de las llamadas; si la llamada fue atendida o no; el nombre de la persona que atendió y cualquier otra información de utilidad. Esta bitácora, debidamente suscrita por el funcionario que realizó la diligencia, constituirá prueba de la gestión administrativa realizada.

Artículo 5°-Notificación de Unidades Administrativas. Las Unidades Administrativas encargadas de realizar el cobro deben emitir nota a la Gerencia Administrativa Financiera con toda la información requerida, para que procedan a emitir la resolución técnica de incobrabilidad.

Artículo 6°-Resolución que declara la deuda incobrable. La resolución administrativa de incobrabilidad será motivada, razonada y emitida por la Gerencia Administrativa Financiera, la cual eleva para el visto bueno de la Gerencia General y debe contener, al menos, la siguiente información:

a. Identificación del deudor.

b. Identificación clara y precisa de la deuda que incluya origen, naturaleza, monto y razones por las cuales deviene en incobrable.

c. Gestiones de cobro administrativo realizadas.

d. Cualquier otra necesaria a juicio de dicha Gerencia.

Corresponde a la Gerencia General, como máximo jerarca administrativo, velar porque se cumplan con las condiciones establecidas en este reglamento, de previo a emitir su visto bueno.

Artículo 7°-Declaratoria de incobrable en vía judicial. En la tramitación de cobros judiciales, la Asesoría Jurídica le informará a la Gerencia Administrativa Financiera de los casos que se encuentran en cobro judicial por más de un año y que no hayan sido posible recuperar los recursos para efectos de que sean valorados y declarados incobrables.

Artículo 8°-Comunicación de declaratoria de incobrabilidad. La resolución debidamente aprobada por la Gerencia General que declare la incobrabilidad de una deuda será comunicada al Departamento Contable -Presupuestario por la Gerencia Administrativa Financiera, para que proceda a realizar la liquidación de las cuentas por cobrar, según la normativa establecida.

Artículo 9°-Responsabilidad de los funcionarios. Los funcionarios responsables de llevar a cabo la gestión de cobro administrativo y judicial, son responsables disciplinariamente y civilmente por la inercia, negligencia e imprudencia en los trámites de cobro. Estos, deberán excusarse de atender asuntos de cobros cuando existan grados de parentesco por consanguinidad o afinidad y deben de comunicarlo por escrito a su superior jerárquico. En este sentido aplican las normas de responsabilidad de la Ley General de la Administración Pública y la normativa nacional aplicable a impedimentos, recusaciones y excusas.

Artículo 10.-Normativa Supletoria Los aspectos no regulados en este Reglamento serán resueltos de conformidad con el ordenamiento jurídico vigente.

Artículo 11.-Vigencia. Rige a partir de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta.

Disposición Transitoria: Este reglamento se aplicará a las cuentas por cobrar pendientes y las que se encuentran en proceso de trámite judicial.