Artículo 2º-Principios que rigen esta materia. La actividad de la Proveeduría institucional se regirá, entre otros, por los siguientes principios:

a) Legalidad. Consagrado en el artículo 11 de la Constitución Política, y desarrollado también en el artículo 11 de la Ley N° 6727 Ley General de la Administración Pública, el cual establece que todo acto de la Proveeduría Institucional debe tener sustento en una ley previa.

b) Eficiencia. Todo procedimiento debe tender a satisfacer de la mejor forma el interés público e institucional.

c) Eficacia. La actuación de la Proveeduría Institucional estará orientada al cumplimiento de los fines, metas y objetivos de la Defensoría de los Habitantes de la República, en procura de una sana administración.

d) Economía: comprende el conjunto de sistemas, órganos, normas y procedimientos administrativos que apuntan a la utilización óptima de los recursos para el cumplimiento de los objetivos institucionales, así como los sistemas de control.

CAPÍTULO II

De las funciones y estructura

del Departamento de Proveeduría

Artículo 3º-Competencia del Departamento de Proveeduría. La Proveeduría es la única unidad administrativa autorizada para conducir todos los trámites relacionados con el proceso de adquisición de bienes y servicios, independientemente de su modalidad. Se exceptúa de lo anterior las adquisiciones que se hacen por medio de caja chica que se regirán de acuerdo con su reglamento.

Artículo 4º-Plataforma tecnológica. La Proveeduría Institucional deberá contar con la plataforma tecnológica suficiente y adecuada que le permita ejecutar los procedimientos de contratación administrativa en forma eficiente. Para tales efectos el Defensor(a) de los Habitantes deberá asignar permanentemente los recursos necesarios.

Artículo 5º-Funciones generales de la Proveeduría. La Proveeduría Institucional tendrá las siguientes funciones:

a) La conducción de los procedimientos de contratación administrativa.

b) Velar por el adecuado almacenamiento y distribución de bienes.

c) Realizar el levantamiento y confección del inventario permanente de todos los bienes bajo su administración.

Para la debida ejecución de sus funciones, el Departamento de Proveeduría deberá contar con los recursos humanos y materiales indispensables.

Artículo 6º-Funciones específicas de la Proveeduría. La Proveeduría Institucional tendrá además las siguientes funciones específicas:

a) Dar trámite a las solicitudes que formulen las distintas unidades administrativas de la institución para el suministro de materiales, bienes y cualquier servicio que requiera la institución.

b) Velar porque el suministro de materiales, equipo y servicios que requiera la institución, en general, se ajuste a las cantidades requeridas y las mejores condiciones posibles, conforme a las disposiciones legales y administrativas vigentes.

c) Verificar que las contrataciones se efectúen atendiendo las disposiciones de carácter legal y administrativas vigentes para los procesos de licitación pública, abreviada o contratación directa.

d) Mantener un registro actualizado e integral de proveedores nacionales y extranjeros para los trámites de adquisición de bienes y servicios. Esta actualización se deberá realizar por lo menos una vez al año, mediante un aviso que se publicará en "La Gaceta" y de ser posible en un diario de circulación nacional.

e) Recibir los recursos de objeción al cartel, de revocatoria y apelación contra el acto de adjudicación y trasladarlos sin demora con el respectivo expediente para su análisis y resolución a la Dirección de Asuntos Jurídicos.

f) Publicar en el Diario Oficial "La Gaceta", en el primer mes de cada período presupuestario, el programa de adquisiciones, conforme a lo establecido en el artículo 7° del Reglamento de Contratación Administrativa.

g) Elaborar, revisar y publicar los carteles de licitaciones en colaboración con la unidad solicitante. Coordinar con el Departamento Financiero de la institución la respectiva separación de fondos, como lo establece la legislación vigente.

h) Llevar el control de la maquinaria, del equipo, del mobiliario y de los vehículos que se envían a reparación fuera de la institución, así como de los préstamos de bienes que se hacen a otras instituciones. El control debe llevarse a cabo mediante la confección de la boleta de "Salida de activos" elaborada para este fin.

i) Solicitar cotizaciones a los potenciales oferentes en el mercado nacional, de acuerdo con las necesidades del bien o servicio a adquirir.

j) Confeccionar la respectiva orden de pedido con los documentos necesarios, de acuerdo con los términos y condiciones de adjudicación.

k) Efectuar los actos de apertura y análisis de las ofertas de acuerdo con las fechas establecidas, atendiendo las disposiciones reglamentarias que rigen la materia.

l) Supervisar la presentación oportuna de las garantías, así como autorizar su devolución una vez finalizado el proceso y verificado el cumplimiento de lo requerido por la institución.

Asimismo, le corresponderá coordinar con la Dirección de Asuntos Jurídicos la ejecución de garantías de cumplimiento cuando así corresponda, por eventuales incumplimientos imputables en forma directa al contratista.

El manejo y control de las garantías, así como la custodia de los valores corresponden al Departamento Financiero de la institución.

m) Realizar todos los trámites necesarios para mantener al día las distintas pólizas de seguros que debe suscribir la institución. La ejecución de estos trámites no requiere la solicitud de ningún jerarca.

Artículo 7º-Verificación de la Proveeduría Institucional de requisitos previos esenciales en los procedimientos de contratación. Sin perjuicio de la responsabilidad que le es propia al órgano o funcionario emisor de la orden de inicio en cada procedimiento de contratación administrativa, la Proveeduría Institucional deberá velar porque conste en cada expediente el cumplimiento de los siguientes requisitos previos:

a) La decisión administrativa formal de dar inicio al procedimiento de contratación, emanada de la Jefatura del Departamento o por el titular subordinado (a) competente. Dicha decisión formará parte del expediente administrativo que en cada caso, deberá necesariamente levantarse.

b) Necesidad de la contratación debidamente justificada en el expediente, por quien corresponda.

c) La Proveeduría Institucional incorporará al expediente todos los documentos relacionados con esa contratación, debidamente foliados y ordenados cronológicamente, según corresponda.

d) Verificación presupuestaria. Cuando el contrato implique erogación de recursos económicos, se constatará que el órgano competente haya verificado la efectiva disponibilidad de recursos para atender la obligación por contraer, la existencia de financiamiento legalmente obtenido, o la obtención en casos especiales, de las autorizaciones de los entes competentes que correspondan. Asimismo, deberá verificarse la existencia del documento de ejecución presupuestaria pertinente, debidamente tramitado conforme a la ley y en su caso, certificación emitida por la Jefatura del Departamento Financiero Contable, en que conste que existen fondos suficientes para hacer frente a la eventual obligación pecuniaria.

e) Verificación de las características o modalidades de la obra, bien o servicio que se requiere, incluyendo plazos de entrega o de ejecución, así como valor estimado del negocio. Esta determinación deberá ser descrita atendiendo a la naturaleza del objeto contractual que se promueva y a las circunstancias que en cada caso concurran.

Artículo 8º-Vinculación de las contrataciones al plan de gestión institucional. La Proveeduría Institucional será la encargada de tramitar los diversos procedimientos de contratación administrativa necesarios para la adquisición de los bienes, obras y servicios requeridos por la Defensoría de los Habitantes, en los términos de calidad, cantidad, oportunidad y costo, establecidos en el Plan Anual Operativo, de acuerdo con la legislación aplicable, manuales de procedimientos respectivos y las disponibilidades presupuestarias de la Defensoría de los Habitantes.

Artículo 9º-Aptitud para contratar. El Departamento de Proveeduría verificará que sólo se formalicen contrataciones con personas físicas o jurídicas, que se encuentren a derecho según el ordenamiento jurídico costarricense.

Artículo 10.-Impedimentos para contratar. El Departamento de Proveeduría deberá abstenerse de contratar cuando así corresponda con personas físicas o jurídicas que se encuentren en alguna o todas de las siguientes condiciones:

a) Cubiertas por el régimen de prohibiciones establecido en los artículos 22 de la Ley de Contratación Administrativa y 19 del Reglamento de la Ley de Contratación Administrativa.

b) Inhabilitadas para contratar con la Administración, por habérsele sancionado de acuerdo con lo establecido en los artículos 100 y 100 bis de la Ley de Contratación Administrativa.

c) Inhabilitadas para el ejercicio del comercio o se encuentren declaradas en estado de insolvencia o quiebra.

En el caso de las contrataciones cuya adjudicación y formalización corresponde al o la Jerarca institucional, el Departamento de Proveeduría deberá rendir criterio técnico negativo para ante éste a efecto de evitar la contratación.

Articulo 11.-Modificaciones a los contratos en ejecución. En caso de que la unidad administrativa solicitante de la contratación determine la necesidad de ampliar, disminuir o modificar la prestación del objeto contractual, deberá hacerlo del conocimiento del Departamento de Proveeduría de previo a la finalización del plazo de ejecución y éste analizará su procedencia de acuerdo con las razones que se fundamenten para tal efecto.

Artículo 12.-Funciones de la Jefatura. El Proveedor (a) será el superior jerárquico de la Proveeduría Institucional, y le corresponderán entre otras, las siguientes funciones primordiales:

a) Programar, organizar, dirigir, coordinar y controlar la ejecución de las distintas acciones y funciones administrativas de la Proveeduría Institucional en los procedimientos de contratación administrativa, almacenamiento y distribución de bienes que interesen a la Defensoría de los Habitantes de la República.

b) Supervisar que tales acciones sean llevadas a cabo de conformidad con el ordenamiento jurídico.

c) Organizar, asignar y supervisar el trabajo de los funcionarios(as) destacados en las unidades administrativas bajo su cargo.

d) Velar porque las políticas y directrices vinculantes emitidas por el Defensor(a) de los Habitantes o por la Contraloría General de la República, se cumplan cabalmente.

e) Formar parte de la Comisión Técnica de Contratación Administrativa, con derecho a voz y voto.

f) Revisar la conformidad de la decisión final que se adopte en cada procedimiento de contratación con el respectivo expediente.

g) Dictar la resolución final de adjudicación o de declaratoria de deserción en los procedimientos de contratación administrativa de la Defensoría de los Habitantes, ello en tanto esta función le sea delegada formalmente por el Defensor (a), siguiendo para ello las disposiciones pertinentes de la Ley General de la Administración Pública, quien, en primera instancia es el titular de esa competencia

h) Revisar y firmar órdenes de pedidos originados en adjudicaciones firmes, siempre y cuando esta función le haya sido delegada.

i) Revisar y firmar contrataciones directas, siempre dentro de los montos regulados por la Contraloría General de la República al amparo de la Ley de Contratación Administrativa.

j) Preparar para la firma del Defensor(a) de los Habitantes, las solicitudes ante la Contraloría General de la República para la autorización de contrataciones directas o para promover un procedimiento de contratación directa al amparo del artículo 2° bis de la Ley de Contratación Administrativa.

k) De conformidad con los supuestos estipulados en la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento, resolver el recurso de objeción al cartel o de revocatoria al acto de adjudicación, si tal función le hubiera sido expresamente delegada por el Defensor(a) de los Habitantes, para lo cual podrá ser apoyada por la Dirección de Asuntos Jurídicos de la institución.

l) Preparar y remitir la información que exija el ordenamiento jurídico en las materias propias de sus funciones, a los órganos internos o externos de la Defensoría de los Habitantes.

m) Ordenar y enviar para su publicación en el Diario Oficial La Gaceta, los diversos actos y documentos vinculados a los procesos de contratación administrativa que sean necesarios, de acuerdo con la legislación vigente.

n) Cualquier otra función compatible con la naturaleza de las que le son propias, asignadas por sus superiores o el ordenamiento jurídico.

En su ausencia, las funciones del Proveedor serán asumidas por la Dirección Administrativa institucional.

Artículo 13.-Requisitos del Proveedor (a). Para ser nombrado en el cargo y ejercer las funciones de Proveedor Institucional se requiere:

a) Ser costarricense.

b) Ser ciudadano en ejercicio.

c) Ser mayor de veinticinco años de edad.

d) Contar con el grado de licenciatura en derecho, ciencias económicas o en una rama afín, para lo cual podrá seguirse el criterio que al efecto hubiere emitido la Dirección General del Servicio Civil, y que se encuentre debidamente incorporado al Colegio Profesional respectivo.

e) Tener al menos dos años de experiencia administrativa, incluyendo el manejo de personal.

f) Tener al menos un año de experiencia en contratación administrativa, o haber aprobado cursos de capacitación en dicha materia en la modalidad de aprovechamiento por un mínimo de cuarenta horas o en la modalidad de participación por un mínimo de sesenta horas.

g) Rendir garantía económica con cargo a su propio peculio en favor del Estado, para asegurar el correcto cumplimiento de sus deberes y obligaciones. Las clases de garantía y su monto serán las que determinen las leyes y los reglamentos sobre el particular.

Artículo 14.-Funciones específicas de la Proveeduría Institucional en materia de almacenamiento y distribución. En el desempeño de sus cometidos, la Proveeduría institucional deberá:

a) Recibir y verificar en cada caso que los proveedores entreguen los bienes adjudicados dentro del plazo contractual establecido, y cumplan con las respectivas condiciones de cantidad, calidad y especificaciones técnicas acordadas. A dichos efectos podrá obtener la asesoría y criterio técnico de los departamentos pertinentes de la Defensoría de los Habitantes.

b) Almacenar y custodiar, en condiciones físicas, técnicas y de seguridad apropiadas y bajo un adecuado sistema de control e inventario, los bienes adquiridos a través de los diferentes procedimientos de contratación administrativa.

c) Distribuir, con arreglo a un sistema de control eficiente y oportuno y en óptimas condiciones de traslado, los bienes señalados en el párrafo anterior.

d) Elaborar un inventario permanente de todos los bienes propiedad de la Defensoría de los Habitantes y dar seguimiento a dicho inventario manteniéndolo actualizado, conforme a los criterios técnicos establecidos.

e) Elaborar informes periódicos del inventario de bienes de la Defensoría de los Habitantes respectivo para su remisión a la Jefatura del Departamento de Proveeduría y Servicios Generales.

f) Levantar el acta definitiva de ingreso de suministros y las actas provisional y definitiva cuando se trate de equipo de cómputo.

CAPÍTULO III

De las unidades internas participantes

Artículo 15.-Funciones de la Dirección Administrativa.

1. Verificación del inventario. Garantizar previo al inicio del procedimiento de contratación; en caso de adquisiciones de materiales y suministros que afecten el inventario institucional, el deber de cotejar los saldos de cada uno de los bienes, según sus características y condiciones, los cuales justifiquen la contratación; siendo obligatorio la incorporación dentro del expediente, de la certificación respectiva.

2. Estimación los costos de los bienes a contratar. Verificar el estudio de mercado y precios de referencia realizados, a través de diversos y potenciales proveedores, que permita conocer y evaluar el valor económico aproximado, actual, calidad y condiciones, del eventual objeto contractual.

3. Formular los programas que sean necesarios para el mejor aprovechamiento de los bienes y servicios. Así como cumplir las recomendaciones, prevenciones y ordenanzas, emanadas por la Contraloría General de la República.

4. Presentar, cuando así corresponda, la acreditación del cumplimiento, emisión e implementación de procedimientos de contratación administrativa, que le sean solicitados, con la aplicación y apoyo cuando se requiera, de las distintas direcciones, departamentos y oficinas que componen la estructura funcional de la Defensoría de los Habitantes, previa coordinación con el Despacho del Defensor o Defensora de los Habitantes.

5. Realizar, en conjunto con los titulares subordinados y demás responsables de las diferentes fases del proceso de adquisiciones de bienes y servicios, la valoración periódica y constante de los riesgos asociados en los procedimientos de contratación pública, con el propósito de disponer de información actualizada para la administración de los riesgos y monitorearlos de manera permanente, así como de su comunicación, atención y canalización oportuna.

6. Supervisar las funciones administrativas y secuencia de actividades, en condición de superior jerárquico administrativo, del Departamento de Proveeduría y Servicios Generales y demás departamentos inmersos dentro de la Dirección Administrativa de la Defensoría de los Habitantes, en atención de los procedimientos de contratación pública.

7. Velar porque se cumplan los acuerdos y disposiciones del Defensor(a) de los Habitantes de la República, referentes a la administración, atención y supervisión en materia de contratación pública, así como informar y coordinar con el Despacho, lo correspondiente.

8. Autorizar los gastos que deban realizarse en las diversas oficinas de la Defensoría de los Habitantes con motivo de adquisición de bienes y servicios, así como seguir los procedimientos jurídicamente establecidos.

9. Dictar los acuerdos de pago, una vez que los gastos hayan sido aprobados y autorizados, conforme a la técnica administrativa, juridicidad y control del presupuesto.

10. Atender y evacuar consultas relacionadas con materia de contratación pública, en la materia propia de su competencia.

11. Rendir informes diversos y realizar otras labores propias del cargo, así como las delegadas por el/la Jerarca institucional, en los plazos y en cumplimiento del presente reglamento.

12. Revisar que la documentación sea incorporada dentro del expediente administrativo, así como de la evidencia que resulte de lo dispuesto en este reglamento, en concordancia con lo dispuesto en el artículo 7 inciso c) del presente reglamento.

(Así reformado por acuerdo N° 2478 del 26 de julio de 2022)

Artículo 15 BIS.-Funciones de la Dirección de Asuntos Jurídicos. Corresponde a la Dirección de Asuntos Jurídicos, además de lo establecido en el Estatuto Autónomo de Servicio, brindar asesoría legal para la atención de los distintos procedimientos de contratación que lleve a cabo la Defensoría de los Habitantes de la República, conforme con las solicitudes formales que le formule la Proveeduría institucional.

A tal efecto, le corresponden los siguientes deberes y obligaciones:

1. Colaborar con la Dirección Administrativa, Departamento de Proveeduría o con la Comisión Técnica de Contratación Administrativa en la atención, análisis y resolución de los recursos que se interpongan en los procesos de contratación administrativa.

2. Elaborar los contratos administrativos que requieran de formalización.

3. Asesorar en la instrucción de las acciones sancionatorias contra oferentes o contratistas, según corresponda y conforme con el ordenamiento jurídico.

4. Otorgar la aprobación interna de aquellos contratos que así lo requieran.

(Así reformado por acuerdo N° 2478 del 26 de julio de 2022)

Artículo 16.-De la unidad solicitante. Corresponde a la unidad solicitante de la contratación, generar y presentar la decisión inicial y demás documentos de orden técnico que el Departamento de Proveeduría requiera para el trámite de contratación administrativa así como dar el adecuado seguimiento de la ejecución del contrato.

Artículo 17.-Del Departamento Financiero. Corresponde al Departamento Financiero realizar los pagos respectivos a los proveedores de bienes y servicios no personales una vez que el Departamento de Proveeduría haya informado sobre el recibo a satisfacción de los mismos.

Corresponderá igualmente a este Departamento llevar a cabo el cobro a los contratistas de multas o sanciones que se deriven de los procedimientos de contratación según corresponda, previa solicitud del Departamento de Proveeduría.

Artículo 18.-Funciones de la Comisión Técnica de Contratación Administrativa. Le corresponde a esta Comisión emitir las recomendaciones de adjudicación, o de declaratoria de deserción o infructuosa, en los distintos procedimientos de contratación administrativa que tramite la Proveeduría institucional, para lo cual podrá obtener el asesoramiento técnico y legal de la Dirección de Asuntos Jurídicos.

Artículo 19.-Integración de la Comisión Técnica de Contratación Administrativa. La Comisión Técnica de Contratación Administrativa estará integrada por el Director (a) Administrativo, el solicitante de la obra, bien o servicio requerido, el analista de contratación y el Jefe(a) del Departamento de Proveeduría, quién tendrá a cargo la coordinación. Cuando el coordinador lo considere necesario se dará participación en las deliberaciones a otros funcionarios de la institución.

Artículo 20.-De la fundamentación de los actos de la Comisión Técnica de Contratación Administrativa. Las recomendaciones que emita la Comisión deberán ser lo más amplias posibles respecto a las razones que la sustentan para determinar la o las ofertas que resultan más convenientes a la satisfacción del fin o interés público perseguido, aplicando para ello los parámetros suministrados en el cartel y de manera especial, en el sistema de valoración y comparación de ofertas, con sus factores a considerar, el grado de importancia de cada uno de ellos en la comparación global y el método para valorar y comparar las ofertas en relación con cada factor, considerando en todo caso el criterio técnico que debe emitir por escrito el departamento solicitante.

En el supuesto de que la recomendación sea la declaratoria de deserción o infructuosa del procedimiento respectivo, igualmente habrá de ser ampliamente fundamentada.

Artículo 21.-Quórum y carácter no vinculante de las recomendaciones de la Comisión Técnica de Contratación Administrativa. El quórum para que la Comisión sesione válidamente será la totalidad de sus miembros y sus decisiones se tomarán por simple mayoría.

El Proveedor Institucional, o quien le represente durante sus ausencias, será quien presida las reuniones de la Comisión.

Por su naturaleza asesora, las recomendaciones que emita dicha Comisión no serán vinculantes, pero para apartarse de ellas el o la Jerarca de la institución deberá fundamentar ampliamente las razones por las que se aparta de la respectiva recomendación, asumiendo en tal caso la total y plena responsabilidad de dicho acto.

CAPÍTULO IV

Sobre el procedimiento de contratación administrativa

Artículo 22.-Competencia para la emisión de la orden de inicio en los procedimientos de contratación. La decisión que da inicio al procedimiento de contratación administrativa será emitida por la jefatura de la unidad solicitante o por el titular subordinado (a) competente, según el monto de la contratación de acuerdo a lo establecido en el Reglamento a la Ley de la Contratación Administrativa.

Artículo 23.-Inicio del procedimiento posterior a la decisión inicial. Una vez adoptada la decisión inicial y cumplidos los requisitos previos, ésta será remitida al Departamento de Proveeduría y Servicios Generales para iniciar el trámite del procedimiento de contratación administrativa que corresponda y disponer lo pertinente en la fase de ejecución contractual, conforme con lo que establecen los artículos 7, 8 y 9 de la Ley de Contratación Administrativa y 9, 10 y 11 del Reglamento General de Contratación Administrativa.

En los casos en que se requiera de erogación de recursos económicos, debe emitirse la certificación de la disponibilidad presupuestaria suficiente para enfrentar las obligaciones por contraer.

De igual manera, deberá dejarse constancia expresa sobre los recursos humanos y materiales de los que dispone o llegará a disponer la Defensoría de los Habitantes para verificar el fiel cumplimiento de la ejecución del objeto del contrato por el adjudicatario correspondiente, tanto cuantitativa como cualitativamente, o el señalamiento expreso de cuál será la unidad administrativa interna responsable de tal verificación, cuando así proceda.

Artículo 24.-Solicitudes de muestras, pruebas o demostraciones. Cuando la Administración lo considere necesario solicitará a los oferentes, por medio de la Proveeduría, pruebas, muestras o demostraciones con el propósito de conocer mejor el producto o servicio. El jefe o encargado de la sección o departamento interesado, debe prestar la debida colaboración para que éstas se realicen en un lapso no menor de una semana, con el fin de analizar las pruebas y hacer las valoraciones del caso.

Artículo 25.-Información que debe contener la solicitud de compra. Toda unidad administrativa solicitante deberá asegurar que su solicitud de compra contenga lo siguiente:

a) Descripción detallada del material, maquinaria, equipo o servicio a contratar, incluyendo especificaciones técnicas.

b) Cantidad que debe adquirirse.

c) Indicar claramente el objetivo de la compra. Cuando se trate del mantenimiento o de la reparación de una máquina o equipo, debe indicarse el número de activo que le corresponde. De igual forma se procederá si lo que se requiere son repuestos.

d) Indicar si se necesitan muestras o exhibiciones de los materiales o maquinarias.

e) Otras informaciones que se soliciten posterior a la presentación de la solicitud.

Artículo 26.-Confección de carteles. Los carteles serán confeccionados por el Departamento de Proveeduría en coordinación con las unidades solicitantes y la Comisión Técnica de Contratación Administrativa.

Artículo 27.-Contenido del cartel. El cartel deberá ser confeccionado de conformidad con las disposiciones que indica el artículo 52 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa.

Artículo 28.-Forma de adquisición de bienes por medio de la contratación directa. Para la adquisición de bienes o servicios por medio de compras directas, la Proveeduría debe solicitar como mínimo tres cotizaciones a proveedores diferentes.

Artículo 29.-Compra de equipo informático. La compra de equipos, programas, accesorios, servicios profesionales y todo lo que se relacione con la actividad informática, debe ser a solicitud y aprobación del Departamento de Informática.

Artículo 30.-Divulgación de los carteles. Todo cartel será divulgado en los medios previstos en la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento en la plataforma electrónica del Sistema Digital Unificado de Compras Públicas, así como en la página Web de la Defensoría de los Habitantes.

Artículo 31.-Exclusión de carteles de licitación. No será necesaria la existencia de un cartel de licitación en los siguientes casos: contratación de servicios públicos, suscripciones a revistas y periódicos, servicios de capacitación abierta y adquisición de combustibles.

Artículos 32.-Coordinación interna con respecto al cartel. Las aclaraciones, modificaciones y prórrogas al plazo de recepción de ofertas serán acordadas por la Proveeduría, la cual deberá coordinarlas previamente con la unidad solicitante.

Artículo 33.-Imprevisibilidad de las modificaciones. El Departamento de Proveeduría tramitará la ampliación, disminución o modificación de un contrato en ejecución, sólo en aquellos casos en que la unidad solicitante demuestre que el cambio obedece a una situación de naturaleza imprevisible al momento en que se presentó a trámite la respectiva solicitud de compra, o bien a motivos de fuerza mayor o caso fortuito.

Artículo 34.-Prórrogas a los contratos. Las solicitudes que formulen los contratistas para prorrogar el plazo de ejecución contractual, deberán ser valoradas conjuntamente entre la unidad solicitante y el Departamento de Proveeduría.

Solo serán admisibles aquellas solicitudes que se fundamenten en razones de fuerza mayor, en demoras ocasionadas por la propia Institución o por causas imprevisibles ajenas al contratista.

Artículo 35.-Responsabilidad de la unidad solicitante por los bienes o servicios requeridos a la Administración. Será responsabilidad del departamento, oficina o área solicitante rendir justificaciones para la compra de un bien o servicio, así como sus especificaciones técnicas, las cuales en todo caso deben apegarse a la verdad y a las necesidades reales. Si llegara a determinarse que el bien o servicio adquirido se constituye en una pérdida para la institución o no puede utilizarse por errores del solicitante o de los solicitantes, éstos asumirán todas las responsabilidades del caso.

Artículo 36.-Cumplimiento de servicios. Corresponde al Departamento de Proveeduría verificar que las contrataciones de servicios, tales como asesorías, seguridad, mensajería, limpieza y todos aquellos que por su naturaleza no pueden ingresar a la bodega de la institución, sean prestados de acuerdo con lo establecido en el contrato suscrito entre las partes, según los requerimientos del cartel de contratación o de la orden de compra.

CAPÍTULO V

Evaluación y adjudicación de las ofertas

Artículo 37.-Metodología de evaluación. El método para evaluar y comparar las ofertas presentadas en las licitaciones se guiará por parámetros de evaluación establecidos previamente en el cartel de contratación por la Proveeduría en coordinación con las unidades solicitantes. La metodología seleccionada debe indicarse en cada cartel.

Los factores que pueden evaluarse son precio, calidad, plazo de entrega y garantías de funcionamiento o de vida útil.

En el cartel se incorporará el precio estimado para la contratación que se promueve. Este precio es el resultado de consultas de precios en el mercado y revisión de precios en contrataciones anteriores.

En el caso de obras se establecerá un 15% (+/-) sobre el precio estimado. En suministros dependerá del tipo del objeto contractual y puede ser de un 5% a un 10% (+/-).

Artículo 38.-Evaluación de compras directas. La evaluación de las compras directas también se hará en función de los factores indicados en el párrafo segundo del artículo anterior.

Artículo 39.-Aprobación de las adjudicaciones. La adjudicación de las licitaciones públicas y abreviadas serán aprobadas por el Defensor (a) de los Habitantes o por el o la Defensora Adjunta en caso de que tales funciones le hubieren sido delegadas.

La adjudicación de compras directas será analizada y aprobada por el jefe(a) del Departamento de Proveeduría y el analista de contratación institucional y suscrita por el director(a) Administrativo de la Defensoría de los Habitantes.

Las órdenes de pedido serán analizadas y revisadas por el director (a) Administrativo y el jefe(a) del Departamento de Proveeduría institucional.

CAPÍTULO VI

Registro de Proveedores

Artículo 40.-Registro de Proveedores. El Registro de Proveedores de la Defensoría de los Habitantes constituye el instrumento en el que deben inscribirse como proveedores activos de la institución, las personas físicas y/o jurídicas que deseen participar en los procedimientos de contratación administrativa que promueve el Departamento de Proveeduría y que contiene el Sistema Integrado de Compras Públicas.

Artículo 41.-Invitación al registro. La Administración invitará por lo menos una vez al año, mediante una publicación en La Gaceta y posteriormente en los principales diarios de circulación del país, a aquellas personas físicas o jurídicas que deseen formar parte del Registro de Proveedores para las futuras contrataciones a realizar.

Artículo 42.-Incorporación al Registro de Proveedores. Las solicitudes de incorporación al Registro de Proveedores podrán ser formuladas por los interesados en cualquier momento, en simple documento, dirigidas al Departamento de Proveeduría, aportando la siguiente información:

1. Nombre o razón social.

2. Dirección geográfica y postal.

3. Números de teléfono y facsímil.

4. Descripción de la actividad a la que se dedica, así como los bienes y servicios que ofrece en orden alfabético. En caso de representantes de casas extranjeras, indicar las casas que representan, su dirección, fax y teléfono, así como tipo de suministros que distribuye, en orden alfabético.

5. Copia autenticada de la cédula de identidad o cédula jurídica del interesado o sus representantes.

6. Certificación de personería jurídica (en caso de personas jurídicas). Certificación de los representantes judiciales y extrajudiciales (en caso de personas jurídicas).

7. Declaración jurada de que posee facturas timbradas o dispensa de las mismas.

8. Indicar si es proveedor directo o intermediario.

9. Monto mínimo de participación.

10. Forma de pago.

Artículo 43.-Trámite de solicitud de inscripción en el Registro de Proveedores. El Departamento de Proveeduría verificará que el potencial proveedor aporte toda la información de mérito. En caso de existir incumplimiento o defecto, le notificará por escrito una prevención para que en un plazo máximo de 5 días hábiles subsane lo que corresponda. Si la prevención no es atendida en tiempo, la solicitud se tendrá por rechazada sin más trámite.

Artículo 44.-Plazo de verificación para la inclusión en el Registro de Proveedores. Todo interesado en integrar el Registro de Proveedores estará obligado a verificar la inclusión de su empresa dentro del lapso de quince días hábiles posteriores a la presentación de la respectiva solicitud.

Artículo 45.-Invitación a participar. La Administración, por medio de la Proveeduría, invitará a las personas debidamente inscritas en el Registro de Proveedores y que estén en capacidad de ofrecer el suministro o el servicio, a presentar oferta. La Administración se reserva el derecho de publicar en los principales diarios del país, avisos para obtener suficientes ofertas. No se invitará a concursar a aquellos proveedores que han sido sancionados por la Administración o por el Estado.

Artículo 46.-Exclusión del Registro de Proveedores.

Serán excluidas del Registro de Proveedores aquellas personas físicas o jurídicas que en forma reiterada, no respondan al llamado a concursar en los distintos procedimientos de contratación.

Previamente, se le informará al proveedor registrado tal decisión, quien en caso de disconformidad, podrá recurrir la actuación por medio de los recursos ordinarios que establece la Ley General de la Administración Pública.

Artículo 47.-Incumplimiento del proveedor. Cuando algún proveedor no cumpla con las especificaciones de la orden de compra confeccionada por su participación en la contratación y no exista una razón adecuadamente justificada para la no entrega de los bienes o servicios contratados, será excluido del registro de proveedores y se le aplicará la sanción que corresponda de acuerdo con la ley.

Artículo 48.-De la sanción de suspensión. Cuando a un proveedor se le aplique la sanción de suspensión para contratar con la Administración, se seguirán las regulaciones que sobre la materia contenga el ordenamiento jurídico, tal circunstancia se hará constar en el Registro de Proveedores a efecto de dar cumplimiento con el fin legal previsto.

Artículo 49.-Actualización de información de los proveedores. Los proveedores inscritos en el Registro quedan obligados a notificar al Departamento de Proveeduría sobre cualquier cambio que hubiere operado en su empresa, entre éstos:

1. Sustitución del apoderado legal.

2. Incorporación de nuevos accionistas.

3. Cambio de dirección, teléfono o fax.

4. Sustitución de la persona autorizada para retirar cheques, garantías de participación y de cumplimiento.

5. Cambio de línea comercial.

6. Cualquier otro que se considere pertinente.

Artículo 50.-Presentación de personería jurídica por única vez. Los proveedores inscritos en el Registro no están obligados a presentar en cada licitación la certificación de personería, si ésta fue emitida antes de un año. A tal efecto, bastará que se indique que el contenido de lo certificado en los documentos aportados al momento de inscripción en el Registro de Proveedores permanece invariable.

Artículo 51.-Permanencia en el Registro de Proveedores.

Los proveedores inscritos en el registro no están obligados a solicitar nuevamente su incorporación, sino que será suficiente con que renueven aquellos documentos legales vencidos y notifiquen cualquier cambio.

Artículo 52.-Forma de Pago a los proveedores. El Departamento Financiero en conjunto con la unidad de contabilidad, realizará los pagos correspondientes de acuerdo con un recibido conforme emitido por el Departamento de Proveeduría. A tal efecto, el proveedor debe indicar la persona autorizada para retirar el pago. Cuando una de las personas autorizadas dejen de laborar para la empresa o bien, cuando la empresa las haya desautorizado, ésta deberá comunicarlo al Departamento de Proveeduría de la Defensoría de los Habitantes en forma oportuna.

Artículo 53.-Rotación de proveedores. El Departamento de Proveeduría deberá garantizar una rotación de los proveedores inscritos en el Registro de Proveedores, así como en las invitaciones a los procedimientos de contratación de licitación abreviada y en las contrataciones directas por escasa cuantía no referidas a Caja Chica o a otras excepciones.

La rotación se realizará conforme con las siguientes regulaciones:

a) Los proveedores se invitarán en estricto orden cronológico, empezando por los proveedores más antiguos según la fecha de inscripción en el registro.

b) El número de proveedores a invitar por cada procedimiento dependerá de las cantidades máxima y mínima establecidas para cada tipo de contratación, de acuerdo con la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento.

c) En las contrataciones directas por escasa cuantía se invitará obligatoriamente como mínimo a tres proveedores, tomando como referencia su participación en procedimientos anteriores y siempre que se encuentren debidamente inscritos.

d) En las licitaciones abreviadas se invitará obligatoriamente como mínimo a cinco proveedores, sin perjuicio de la incorporación adicional de los que sean necesarios tomando como referencia su participación en procedimientos de contratación anteriormente tramitados para la adquisición de bienes y servicios similares.

e) No será permitida la invitación a proveedores que tengan sanciones de inhabilitación vigentes y en todo caso deberá tomarse en cuenta la recurrencia de la invitación.

f) En caso de que existan proveedores catalogados como PYMES para una determinada mercancía, bien o servicio, éstos deberán ser invitados para el proceso de contratación respectivo.

CAPÍTULO VII

Condiciones generales sobre las contrataciones

Artículo 54.-Readjudicación o reinicio del proceso de contratación en caso de incumplimiento del proveedor. En caso de que un proveedor al que se le ha adjudicado una compra directa no cumpla con el plazo de entrega o con el inicio de los trabajos establecidos en la orden de compra, la Administración podrá anular ésta y adjudicar el bien o servicio al oferente que haya quedado en segundo lugar, o bien puede reiniciar el proceso de contratación.

Artículo 55.-Ejecución defectuosa del objeto del contrato o abandono del proveedor. En caso de que el proveedor al que se le adjudica una compra directa no cumpla con las condiciones establecidas en la orden de compra o en su oferta, o si la abandona, la Administración no cancelará el trabajo ni la parte proporcional realizada, hasta que no haya sido concluido en su totalidad.

Artículo 56.-Información respecto a garantías por accesorios y equipos. Cuando el objeto de la contratación consista en obras de construcción o remodelación de alguno de sus edificios que impliquen la instalación de equipos o accesorios, el contratista debe informar a la Defensoría el plazo de garantía de fábrica para hacerlas valer cuando sea necesario. La persona responsable de supervisar el trabajo, será la encargada de comunicar a la Administración cualquier anomalía que cometa el contratista.

Artículo 57.-Rebajo del costo de daños ocasionados por el proveedor. Cuando una empresa contratada ocasiona algún daño a los bienes de la institución, debe asumir su reparación íntegra a satisfacción, de lo contrario, los costos de la reparación le serán rebajados del pago del contrato.

Artículo 58.-Regulaciones específicas sobre reajustes de precios. Para efectos de mantener el debido equilibrio financiero del contrato, de conformidad con el artículo 18 de la Ley de la Contratación Administrativa, el mecanismo de revisión de precios para efectos de reajuste de precio durante la vigencia de la relación contractual se regirá, en caso de contratos de obras por lo establecido en el Reglamento para el Reajuste de Precios en los Contratos de Obra Pública de Construcción y Mantenimiento, Decreto Nº 33114-MEIC publicado en La Gaceta N° 94 del 17 de mayo del 2006 y en los demás contratos se aplicará la fórmula matemática recomendada por la Contraloría General de la República, según Circular 03-11-82 publicada en La Gaceta 232 del 2 de diciembre de 1982.

CAPÍTULO VIII

Disposiciones finales

Artículo 59.-Disposiciones supletorias. Las disposiciones contenidas en el presente reglamento rigen los actos y registros determinados en éste. En caso de vacío normativo respecto a determinada materia o caso, se aplicarán por su orden y en lo pertinente, las disposiciones de la Ley de Contratación Administrativa, su Reglamento, así como las disposiciones que al efecto establezca la Contraloría General de la República.

Artículo 60.-Obligada colaboración. Para el eficiente y eficaz cumplimiento de las funciones de la Proveeduría Institucional, todas las unidades administrativas de la Defensoría de los Habitantes sin distingo están obligadas a brindarle asistencia en el cumplimiento de sus cometidos.

Artículo 61.-Utilización de manuales de procedimientos. La Proveeduría Institucional deberá implementar en el plazo de dos meses contados a partir de la aprobación del presente reglamento, los manuales de procedimiento interno para regular cada uno de los procesos que se le han asignado mediante este reglamento. El personal de la Proveeduría se ajustará en forma rigurosa a las normas que contengan estos Manuales y estrictamente a lo establecido en este Reglamento.

Artículo 62.-Cumplimiento de plazos. El Departamento de Proveeduría actuará conforme con los plazos establecidos en el presente Reglamento.

a) Contratación Directa: Plazo máximo 22 días hábiles.

. Plazo máximo para elaboración del cartel una vez adoptada la decisión inicial y cumplidos los requisitos previos de ley: 5 días hábiles

. Plazo máximo para recibir ofertas: 5 días hábiles

. Plazo máximo para adjudicar: 10 días hábiles

. Plazo máximo para recomendación técnica: 3 días hábiles

. Plazo de ley para adquirir firmeza el acto de adjudicación:

2 días hábiles

b) Licitación abreviada: Plazo máximo 75 días hábiles.

. Plazo máximo para elaboración del cartel una vez adoptada la decisión inicial y cumplidos los requisitos previos de ley: 10 días hábiles

. Plazo máximo para recibir ofertas: 20 días hábiles (artículo 99 RLCA, en casos muy calificados dicho plazo se puede ampliar 10 días hábiles)

. Plazo máximo para adjudicar: 40 días hábiles (art. 100 RLCA 60 días hábiles en caso de ampliar recepción de ofertas)

. Plazo máximo para recomendación técnica: 10 días hábiles para obras y 5 días hábiles para bienes y servicios.

. Plazo de ley para adquirir firmeza el acto de adjudicación:

5 días hábiles

c) Licitación pública nacional: Plazo máximo 85 días hábiles.

. Plazo máximo para elaboración del cartel una vez adoptada la decisión inicial y cumplidos los requisitos previos de ley:

máximo 15 días hábiles en obras, para bienes y servicios 10 días hábiles

. Plazo máximo para recibir ofertas: 20 días hábiles

. Plazo máximo para adjudicar: 40 días hábiles (art 95 RLCA

se podrá prorrogar por 40 días hábiles más en casos muy calificados)

. Plazo máximo para recomendación técnica: 10 días para hábiles obras, 5 días hábiles para bienes y servicios.

. Plazo de ley para adquirir firmeza el acto de adjudicación:

10 días hábiles

d) Plazo máximo para elaboración y refrendo interno del

contrato:

. En los casos en que se requiera la formalización contractual y una vez que el Departamento de Proveeduría y Servicios Generales verifique la firmeza del acto y la presentación de la garantía de cumplimiento y de las especies fiscales por parte del adjudicatario, se remitirá el expediente a la Dirección Jurídica, a efecto de que dentro del plazo máximo de 10 días hábiles posteriores a la firmeza del acto, se le notifique al adjudicatario el contrato para que suscriba la firma.

. Una vez formalizado el contrato se cuenta con tres días hábiles para enviarlo a refrendo interno o aprobación de la Contraloría General de la República según corresponda.

. En casos de Licitación Pública la Contraloría cuenta con 25 días hábiles para resolver y de 20 días hábiles en los casos restantes.

. La solicitud de aprobación interna se debe resolver como máximo en un plazo de 15 días hábiles en Licitación Pública y de 10 de días hábiles en los casos restantes.

Artículo 63.-Recursos. En materia de recursos contra las decisiones de adjudicación que se adopten en los procedimientos de contratación administrativa que tramite la Proveeduría Institucional, serán aplicables las disposiciones de la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento General. Para tales efectos, se entenderá que compete a la Dirección de Asuntos Jurídicos el conocimiento de los recursos cuando en dichos cuerpos normativos se refieran al órgano que tramita el procedimiento.

La Proveeduría Institucional coadyuvará en el seguimiento que se requiera a fin de que los recursos que se interpongan sean resueltos, por quien corresponda, dentro de los plazos establecidos y de conformidad con el ordenamiento jurídico.

Artículo 64.-Utilización del Sistema Digital Unificado de Compras Públicas. En tanto las autoridades definidas en el artículo 40 de la Ley de Contratación Administrativa cuenten con la plena

operatividad del Sistema Digital Unificado de Compras Públicas y esté a disposición de la Defensoría, deberá disponerse de dicha plataforma tecnológica para sustanciar todos los procedimientos de contratación administrativa institucionales.

A tal efecto, se integrarán a los distintos procedimientos de contratación y etapas de las que se componen, todas las disposiciones normativas que rijan la operación y funcionamiento del Sistema Digital Unificado de Compras Públicas, debiendo prevalecer sobre posibles atribuciones que hayan sido establecidas a unidades internas mediante el presente reglamento.

Artículo 65.-Expediente de contratación electrónica. En la tramitación de las contrataciones realizadas mediante la utilización del Sistema Digital Unificado de Compras Públicas, el expediente será el que mantenga dicha plataforma tecnológica, donde las distintas unidades internas de la Defensoría deberán garantizar que se vean reflejadas todas las actuaciones que ejecuten con ocasión de la actividad de contratación en la que intervienen, de acuerdo con sus competencias.

Artículo 66.-Vigencia. El presente Reglamento rige a partir de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta y podrá ser revisado por el Defensor(a) de los Habitantes cada dos años para su actualización.

Dado en San José, a los veintiocho días del mes de febrero de 2018.