Artículo 2º-Objetivos. Son objetivos del presente Reglamento: Mantener un adecuado registro, identificación, inscripción, manejo, asignación, traslado, control, préstamo, reparación, reposición, inventario, alta y baja de bienes y eficiente control sobre todos los activos de la Municipalidad de Tibás.

Artículo 3º-Definiciones. Para los propósitos de este Reglamento se establecen las siguientes definiciones:

a) Activo: Son bienes propiedad de la Municipalidad de Tibás, que se clasifiquen como tales de acuerdo con las normas contables definidas por el Departamento de Contabilidad y están destinados al logro de los objetivos de la Institución. Son activos tanto los bienes muebles tangibles -mobiliario, maquinaria, herramientas, equipo de cómputo, vehículos, equipo de comunicación- intangibles -derechos de autor, software, licencias, patentes como los bienes inmuebles -sea instalaciones, terrenos, edificios-.

b) Agotamiento: Valor correspondiente a la disminución gradual de los recursos renovables y no renovables, por efecto de su explotación, extracción o producción, como reconocimiento de la pérdida de capacidad económica y operacional.

c) Baja de bienes muebles: Es la operación mediante la cuales excluyen del inventario bienes muebles, sea por destrucción, desecho, donación, desmantelamiento, remate, hurto, robo, pérdida, extravió, dación en pago, venta, permuta u otras formas de extinción jurídica de los bienes muebles o inmuebles.

d) Bienes muebles: Son todos aquellos que son sujetos de trasladarse de un lugar a otro manteniendo su integridad y la del inmueble donde se ubicaré, tales como los equipos ,mobiliario, maquinaria, obras de arte, herramientas y otras de condiciones similares.

e) Bienes intangibles: Son aquellos bienes económicos inmateriales que posee la organización, tales como patentes, marcas, derechos de llave, derechos de autor, software, entre otros.

f) Bienes muebles en desuso: Bienes que no son utilizados o que son así declarados por el área técnica competente, o por estar obsoletos, faltos de repuestos, descontinuados o en mal estado.

g) Bienes de desecho: Bienes en mal estado que no es sujeto de reparación o reutilización.

h) Donación de bienes: Es la transmisión gratuita de un bien a favor de la Municipalidad opor parte de esta, según el marco jurídico correspondiente.

i) Dependencia encargada de la administración de bienes: Es el responsable del control y registro de los bienes municipales.

j) Traslado de bienes muebles: Es el traslado físico, de uso y custodia de un bien.

k) Inventario general: Levantamiento de una lista ordenada de bienes muebles e inmuebles, con datos y características correspondientes, según sea solicitado.

l) Registro. Proceso de inclusión de bienes municipales en registros físicos o sistema informático.

m) Vencimiento: Cumplimiento del plazo de la vida útil de un bien.

CAPITULO II

DE LOS DEBERES Y RESPONSABILIDADADES DEL ENCARGADO DE LA

ADMINISTRACCIÓN DEL MOBILIARIO, PLANTA Y EQUIPO.

Artículo 4- Registro de bienes. Es responsabilidad del Encargado de Bienes del Departamento de la Proveeduría Municipal, mantener un registro actualizado del patrimonio de la Institución, en el sistema informático, debiendo valorar cada uno de los bienes o elementos que en ellos figuren, con el precio que corresponda de acuerdo con las disposiciones técnicas que al respecto dicte el Departamento de Contabilidad de la Municipalidad, conforme las directrices de la Contabilidad Nacional.

Los materiales y suministros serán controlados de acuerdo con las normas de control interno aplicables y las que al respecto se dicten en la Municipalidad.

Artículo 5.- Sistema informático. El encargado estará obligado a utilizar el sistema informático que establezca la Municipalidad, para el registro, control y actualización de la base de datos sobre los bienes de la Municipalidad de Tibás, en torno a los factores que se estipulan en el presente reglamento.

BIENES MUEBLES

Artículo 6.- Identificación de bienes muebles. Todo bien mueble capitalizable que adquiera la Municipalidad, deberá identificarse mediante un sistema de rotulación (placa de metal o plástica o cualquier otro similar de identificación), en el que conste el número asignado por el encargado (a) de la administración de bienes. En aquellos bienes muebles que tengan varios componentes, cada uno se identificará individualmente, salvo que sus características lo impidan o exista riesgo de daño. En caso de equipo electrónico sensible, la identificación se hará mediante placas numeradas adherible u otro mecanismo idóneo.

Artículo 7- Registro de Bienes muebles. Una vez que los bienes muebles han sido identificados según lo establecido en el artículo anterior, el encargado (a) de la administración de bienes dispondrá su inclusión y registro en el respectivo sistema informático, para lo cual se considerara las características del bien, precio, número de orden de compras, fecha de adquisición y garantía del fabricante o distribuidor, así como el responsable del bien.

Artículo 8.- Registro de bienes intangibles. De tratarse de software corporativo el procedimiento a seguir es el de identificar y registrar en el registro de activos las licencia correspondiente haciendo alusión a la cantidad de licencias. En el caso de que sea individual, se procederá de la misma manera adicionando la identificación de cada usuario. La información deberá ser remitida por el Departamento de Servicios Informáticos al encargado (a) de la Administración de bienes.

Artículo 9.- Asignación de bienes muebles para uso individual y común. Los bienes muebles de uso individual deben ser asignados a cada servidor para el cumplimiento de sus labores. Los bienes de uso común de cada Departamento serán asignados a la respectiva jefatura, para utilización de todos los funcionarios del departamento.

Artículo 10.- Asignación del bien mueble. El encargado (a) de la administración de bienes será la encargada de asignar, mediante el formulario respectivo, los bienes concernientes a mobiliario y equipo diverso, según las necesidades presentadas por los Departamentos. Tratándose de bienes que han sido adquiridos de manera centralizada por áreas tales como el Departamento de Servicios Informáticos, Servicios Generales, entre otros, serán los encargados de dichas áreas, quienes los asignen y entreguen dichos bienes. Para todos los casos se deberá comunicar al encargado (a) de administrar los bienes para su respectiva identificación y dada de alta en el sistema, lo anterior en un plazo no mayor a 5 días hábiles contados a partir de la fecha de recibido a satisfacción del bien o bienes.

Artículo 11.- Alta de bienes muebles por compra. Cuando se adquieran bienes siguiendo los procedimientos de compra, la bodega central y del plantel remitirá un comunicado al encargado (a) de la administración de bienes mediante el cual, indique el lugar de recibo de los bienes para proceder a asignar la identificación y su respectivo registro en el sistema informático, con la descripción, detalle de las característica y responsable del mismo, lo anterior en un plazo no mayor a 5 días hábiles, contados a partir de la fecha de recibido a satisfacción del bien o bienes.

Artículo 12.- Alta por aparición de bienes muebles dados de baja. Cuando apareciere un bien mueble que anteriormente fue dado de baja, la jefatura del Departamento responsable deberá informar al encargado (a) de la Administración de bienes, mediante el formulario para "Alta de bienes", debidamente lleno, lo cual, previa valoración técnica, deberá de inventariarlo nuevamente y darle alta.

Artículo 13.- Alta de bienes muebles por donación. El encargado (a) de la Administración de Bienes, recibirá por parte del Departamento receptor de la donación, mediante el formulario para "Alta de Bienes", debidamente lleno, incluyendo la información respectiva sobre el bien o bienes donados (características, estimación del valor) así como el aval correspondiente, para su dada de alta en un plazo no mayor a 10 días hábiles posteriores.

DE LA BAJA DE BIENES MUEBLES

Artículo 14.- Baja de un Bien Mueble. Para dar de baja un bien mueble, éste deberá encontrarse en alguno de los siguientes supuestos:

a) Por Hurto o robo

b) Por deterioro o destrucción

c) Pérdida o extravío

d) Por donación

e) Por remate

f) Por venta, permuta o dación en pago

Artículo 15.- Requisitos para la baja de Bienes. Para dar de baja bienes por cualquiera de los conceptos anteriormente citados, se debe cumplir con los siguientes requisitos.

a) Justificación y motivo de la baja, suscrita por el responsable y jefatura a cargo de dichos bienes.

b) Criterio técnico correspondiente, gestionado por la Jefatura a cargo del responsable del bien, en los casos que aplica.

Artículo 16- Baja de Bienes Muebles por Extravió, Hurto o Robo. Para dar de baja bienes Municipales a causa de extravió, hurto o robo dentro o fuera de la Municipalidad, se cumplirá con el procedimiento:

a) Para el caso de hurto o robo; el funcionario responsable del bien debe presentar en forma inmediata la denuncia ante el Organismo de Investigación Judicial, debiendo comunicar al jefe inmediato, dentro del plazo de dos días hábiles mediante la rendición de un informe escrito que se acompañara de la denuncia presentada.

b) Para el caso de extravió; el funcionario responsable de los bienes debe comunicar dentro del plazo de 2 días al Jefe inmediato rendición de informe escrito. En este caso la jefatura valorará la procedencia de presentar la denuncia ante el Organismo de Investigación Judicial.

En el caso de que se desprenda la posible responsabilidad directa o indirecta de algún funcionario, en relación a lo señalado en los incisos a) y b) de este artículo, la jefatura lo deberá comunicar a la Alcaldía en un plazo de 3 días naturales, conforme lo dispuesto en el artículo 156 inicio q) del Reglamento Autónomo de Organización y Servicio de la Municipalidad de Tibás.

De igual manera la jefatura deberá reportar el hecho dentro del plazo señalado, al encargado (a) de administración de bienes, solicitando la baja respectiva, aportando copia de los documentos relacionados.

Artículo 17.- Baja de Bienes Muebles por Destrucción, Deterioro y su Disposición Final. Para dar de baja bienes muebles por destrucción y deterioro, producto de su condición de rotura, avería, alteración, vencimiento, desgaste y otras similares, se debe cumplir con el siguiente procedimiento:

a) El funcionario responsable de los bienes, debe comunicar en forma inmediata el hecho al jefe inmediato, mediante la rendición de un informe escrito, indicando dentro de los hechos, el número de activo, posible daño, causas y fecha aproximadamente en que empezaron a ocurrir lo acontecimientos.

b) La Jefatura respectiva, en un plazo no mayor a 3 (tres) días hábiles después de recibida la comunicación; deberá solicitar al área técnica correspondiente, avaluó o peritaje.

c) El área técnica, elaborará y entregara el avaluó e informe técnico respectivamente en un plazo no mayor de 5 días hábiles. Salvo que requiera mayor plazo, situación que deberá comunicar dentro de los 5 días después de recibida la solicitud, a la dependencia solicitante.

d) Conforme a la valoración técnica, se define si se envía el bien a reparación o no. En caso de que sea reparado, la jefatura responsable del bien, deberá comunicarlo al encarado (a) de la administración de bienes, junto con la nueva valoración técnica y nuevo valor, en un plazo de un día hábil después del recibido conforme el bien reparado.

e) Si el criterio técnico indica que el bien no puede repararse, la Jefatura responsable del bien, remitirá copia de los documentos relacionados con los hechos acontecidos junto con el avaluó o valoración técnica, al encargado (a) de la administración de bienes, para que dé de baja el bien. El plazo máximo de remisión de los documentos será de 3 días hábiles.

f) Ya sea que el bien se pueda reparar o se deba dar de baja, en caso de que se desprenda la posible responsabilidad directa o indirecta de algún funcionario, en el deterioro o la destrucción, la Jefatura lo deberá comunicar a la Alcaldía en un plazo de 3 días naturales conforme lo dispuesto en el artículo 156 inicio q) del Reglamento Autónomo de Organización y Servicio Municipalidad de Tibás.

De igual maneras la jefatura deberá reportar el hecho dentro del plazo señalado, al encargado (a) de la administración de bienes solicitando la baja respectiva, para lo que aportara copia de los documentos relacionados.

g) De conformidad con el criterio técnico recibido y demás documentos, el encargado (a) de la Administración de Bienes, dará de baja el bien en el sistema informático en un plazo no mayor a 2 días hábiles.

h) El encargado (a) de la administración de bienes, comunicará a la Jefatura responsable con copia al funcionario que tenía el bien bajo su custodia, la baja realizada.

i) En el caso de los bienes que no puedan ser reparados, donados o rematados, el encargado (a) de la Administración de bienes, informara de ello al Departamento de Gestión Ambiental, con el fin de que determine la forma idónea de disposición final de los mismos.

j) El Departamento de Gestión Ambiental procederá a revisar los bienes en un plazo no mayor a 5 días hábiles y a emitir criterio en un plazo no mayor a 4 días hábiles, al encargado(a) de la administración de bienes, acerca de la disposición final de los mismos.

Artículo 18.- Baja de Bienes Muebles por Donación. El encargado (a) de la administración de bienes procederá a la baja de bienes muebles que el Concejo Municipal autorice donar previo cumplimiento de lo establecido en el ordenamiento jurídico que rige la materia.

Artículo 19.- Baja de Bienes muebles por remate. El encargado (a) de la Administración de bienes procederá a dar de baja a los bienes muebles que la Municipalidad autorice rematar, previo cumplimiento de lo establecido en la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento.

Artículo 20.- Baja por Venta, Permuta o Dación de Pago. La venta, permuta o dación en pago de bienes muebles, se darán producto de un proceso de remate por Licitación Pública, de conformidad con la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento. La base se fijará según el avalúo emitido por el área técnica.

Una vez concluida la contratación la Proveeduría, deberá de comunicar al encargado (a) de la administración de bienes que proceda a dar de baja el bien, en un plazo de 5 días hábiles.

Artículo 21.- Procedimiento para dar de Baja Bienes en Desuso. El encargado (a) de la Administración de Bienes solicitará semestralmente, mediante comunicado formal, de las Jefaturas que informe sobre los bienes muebles que no están siendo utilizados. Previa coordinación con el Encargado (a) de la Administración de Bienes, las jefaturas responsables, deberán entregar los bienes en el lugar que les sea indicado. El encargado (a) de la administración de bienes procederá a descargarlos al responsable y cargarlo al stock general de bienes, para decidir su disposición posteriormente.

Lo anterior, no excluye la responsabilidad de que en el momento que las Jefaturas identifiquen un bien en desuso, lo deberán remitir inmediatamente mediante formulario establecido por el encargado (a) de la Administración de Bienes, para que proceda con la coordinación del recibo y a realizar el descargo respectivo.

Artículo 22.- Bienes Muebles Susceptibles de Ser Donados. La Municipalidad podrá donar bienes muebles que se encuentran en desuso o mal estado. Se exceptúan de este reglamento las ayudas temporales y subvenciones que la Municipalidad brinde a sus munícipes que enfrenten situaciones, debidamente comprobadas, de desgracia o infortunio, lo cual está regulado mediante un reglamento especial.

Artículo 23.- Del Donatario. De conformidad con el artículo 62 del Código Municipal, podrán ser donatarios los órganos del Estado e instituciones autónomas o semiautónomas.

Artículo 24.- Requisitos para la Donación de Bienes. Se deberá cumplir con los siguientes requisitos:

a) Los bienes a donar deben de contar con un avalúo.

b) Autorización de donación de bienes muebles por parte del Concejo Municipal o mediante ley especial.

Artículo 25.- Entrega de los Bienes a Donar. El encargado (a) de la Administración de Bienes realizará la entrega física de los bienes cuya donación se haya autorizado por el Concejo Municipal y coordinará el levantamiento de las actas de entrega y recibo respectivas por parte de un profesional en derecho del Departamento de Servicios Jurídicos.

Artículo 26.- De Otras Formas de la Disposición Final de los Bienes. Una vez que se da de baja a un bien mueble el encargado (a) de la Administración de Bienes informará al Departamento de Gestión Ambiental para que proceda a indicar la mejor manera de disposición de esos bienes, sea, reciclaje, destrucción o cualquier otra que se ajuste a las normas de protección ambiental.

Artículo 27.- Traslado de Bienes muebles entre Direcciones o Departamentos. Se le permitirá a las dependencias, trasladar bienes entre sus funcionarios, o entre ellas; para lo cual deberán acatar las directrices del encargado (a) de la Administración de Bienes y justificar ante ésta dicho traslado dentro del plazo de 3 días hábiles. De validarse el movimiento, se procederá al registro del respectivo traslado.

Artículo 28.- Préstamo de Bienes Muebles y arrendamiento. Podrán darse préstamos o arrendamiento de bienes muebles de la Municipalidad. Se debe cumplir con los siguientes requisitos:

a) Solicitud por escrito de la entidad prestataria dirigida a la Alcaldía Municipal, en las que se indiqué el tipo de bienes solicitados en préstamo o arrendamiento, el plazo y del uso o destino que se les dará.

b) Autorización del Concejo Municipal para la suscripción del convenio.

c) Suscripción del convenio o contrato de préstamo o arrendamiento, siguiendo los lineamientos legales.

d) Dependiendo de las circunstancias, correrá por parte del prestatario o arrendatario, gastos administrativos, seguros, transporte, entre otros, condiciones que deberán ser incorporadas en el convenio o contrato.

e) Acta de recibo de los bienes firmada por los responsables designados en el convenio o contrato.

Artículo 29.- Reparación de Bienes Muebles. Cuando un bien mueble requiera reparación, la jefatura responsable del mismo se encargara de gestionar su reparación ante la Proveeduría.

Una vez que el bien haya sido reparado, y la jefatura responsable considere que el mismo aumento su valor por dicha reparación, solicitará el avaluó ante la unidad técnica respectiva, para determinar el nuevo valor que debe asignársele.

La comunicación acerca de la reparación y él envió del avalúo deberá hacerse por parte de dicho responsable en forma inmediata al encargado (a) de la Administración de Bienes, incluyendo las características del bien, el tipo de daño reparado, costo de reparación, recibo conforme de la jefatura responsable del bien y el avalúo.

CAPITULO III

BIENES INMUEBLES

Artículo 30.-Integridad de la Información. El encargado (a) de la administración de los Bienes, deberá promover, la conciliación de la información de los bienes inmuebles, entre el sistema Municipal y el físico, no obstante será cada dependencia encargada de administrar ese tipo de bienes, las que deberán realizar las acciones necesarias para mantener la información actualizada.

Artículo 31. Custodia de los planos. Los planos serán custodiados por el Departamento de Catastro.

Artículo 32.- Custodia de escritura. Las escrituras de las propiedades, serán custodiadas por el Departamento de Servicios Jurídicos.

CAPITULO IV

DE LAS OBLIGACIONES

Artículo 33.- Obligaciones de las Jefaturas. Las Jefaturas serán las encargadas de administrar y vigilar el uso racional de los bienes propiedad de la Municipalidad asignados a su unidad administrativa, para lo cual están obligados a cumplir lo siguiente:

a) Velar por el buen estado físico y custodia de los bienes que tenga para uso su Dirección o Departamento.

b) Velar porque las solicitudes de adquisición de mobiliario, maquinaria, equipo y otros, responda adecuadamente a las necesidades del personal asignado para el desempeño de sus funciones.

c) Gestionar ante la Proveeduría los servicios para la conservación y mantenimiento adecuado de los bienes que administra.

d) Gestionar ante la Proveeduría, las necesidades que surjan en cuanto al mobiliario y equipo diverso.

e) Responder por los daños de los bienes en uso y a su cargo, siempre y cuando no provengan de causas justificadas

f) Conforme a lo dispuesto en el artículo 149 inciso a) y b) del Código Municipal las Jefaturas tendrán el deber de sancionar aquellas faltas de sus colaboradores que se desprendan del incumplimiento del presente reglamento, instructivos y directrices que o con relación esta emita la Municipalidad.

g) Comunicar al encargado (a) de la Administración de Bienes, mediante formulario especifico cualquier traslado de un bien mueble dentro del mismo Departamento.

h) Comunicar al encargado (a) de la Administración de Bienes, mediante formulario especifico cualquier traslado de un bien mueble dentro de otra unidad administrativa.

i) Las áreas encargadas de realizar obras de infraestructura tales como: edificaciones, remodelaciones, calles, aceras, cordón de caño u obras en general ya sea en sea en bienes de dominio público o privado de la Municipalidad, deberán comunicar al encargado (a) de la administración de bienes, las conclusión de dichas obras incluyendo el avaluó y valor actualizado de las mismas, características, vida útil y demás condiciones necesarias para el adecuado registro o actualización del mismo en el sistema respectivo.

j) Cuando una jefatura rinde su informe final de gestión, deberá hacer entrega del inventario de su Departamento o Dirección a su jefe inmediato, el cual se encargará de remitirlo al encargado (a) de la Administración de Bienes, indicando a cual funcionario de su mismo Departamento o Dirección serán asignados dichos bienes o si los mismos ya no serán utilizados.

k) Si existieren diferencias en el inventario, la jefatura que entrega dejar constancia de ello y lo comunicara al jefe inmediato, para que tomen las medidas del caso; el cual a su vez comunicara de tal situación al encargado (a) de la administración de bienes.

l) Velar porque los bienes asignados mantengan el dispositivo de identificación que les fue colocado a los mismos, siendo que, en caso de pérdida de esta identificación gestionara ante el encargado (a) de la administración de bienes su reposición.

m) Informar inmediatamente al encargado (a) de la administración de bienes cuando ingrese un bien sin el dispositivo de identificación respectivo, con el fin de que proceda a asignarlo y a dar de alta al mismo en el sistema.

n) Es obligación de las jefaturas velar por el cumplimiento de los procedimientos de alta, baja y otros, de bienes muebles e inmuebles establecidos en el presente reglamento.

o) Reportar al encargado (a) de la administración de bienes la detección de un bien mueble ubicado en un Departamento o Dirección diferente de la asignada, o a un responsable diferente al asignado, sin haber cumplido con los procedimientos establecidos para tales efectos.

p) Atender dentro del plazo que el encargado (a) de la administración de bienes, toda solicitud o gestión relacionada con el uso y controles de bienes muebles e inmuebles.

Artículo 34.- (Nota de Sinalevi: En la publicación de este reglamento municipal, no aparece este artículo. No obstante el sistema exige una  numeración consecutiva, por lo que se ha creado el  mismo, pero sin texto.)

CAPITULO V

CAPITULO UNICO

Artículo 35.- Responsabilidad y Sanciones. De conformidad con lo dispuesto en materia de responsabilidad disciplinaria, administrativa y civil. Titulo X de la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuesto Públicos, Ley General de la Administración Pública, Ley de Control Interno, Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública, Código de Trabajo, Reglamento Autónomo de Organización y Servicio de la Municipalidad de Tibás, Código Municipal, Código de Trabajo y otra normativa que resulte aplicable por la pérdida, daño y uso de los bienes a cargo o por incumplimiento de las obligaciones establecidas en el presente reglamento. Se excluye el normal deterioro de los bienes u otra causa justificada.

Artículo 36.- Del Procedimiento Interno. La imposición de sanciones y desarrollo del procedimiento disciplinario se tramitará según la normativa que rige sobre la materia en la Municipalidad.