Artículo 2º-Definición y finalidad de la caución. La caución es una garantía que deben rendir las y los funcionarios encargados de recaudar, custodiar o administrar fondos y valores institucionales, en favor de la Defensoría de los Habitantes de la República, a fin de resarcir eventuales daños y perjuicios que puedan producir al patrimonio institucional en el ejercicio de sus funciones, sin que ello limite la eventual responsabilidad civil.

Artículo 3º-Forma de rendir la caución. La caución en favor de la Defensoría de los Habitantes podrá ser admitida mediante la constitución de un seguro o póliza de fidelidad ante la entidad aseguradora del Estado u otra entidad que ofrezca condiciones más favorables, o a través de otro medio idóneo para ese fin, como cheque certificado, certificado de depósito a plazo o depósito de dinero en efectivo en moneda nacional.

Artículo 4º-Deber de solventar la caución. Es deber de la funcionaria o funcionario que está obligado a rendir caución de acuerdo con la naturaleza del puesto, gestionar y sufragar de su propio peculio el costo de la garantía en favor de la Defensoría de los Habitantes.

Artículo 5º-Momento para rendir la caución. La caución deberá de ser rendida, cuando así corresponda, una vez conocida por la persona la designación en el puesto y antes de asumir el cargo.

El o la funcionaria que sustituya al titular de un puesto sujeto a caución por un plazo mayor a dieciséis días consecutivos, deberá rendir la garantía correspondiente a través de alguno de los medios que contempla este Reglamento.

El funcionario o funcionaria deberá presentar original y copia del comprobante de la garantía rendida ante el Departamento de Recursos Humanos, para que se incorpore un ejemplar dentro de su expediente personal.

Artículo 6º-Plazo de las garantías. Las garantías ofrecidas por las y los funcionarios que estén obligados a rendir caución deben mantenerse vigentes durante todo el tiempo que ocupen sus cargos, y deberá extenderse por todo el plazo de prescripción de la responsabilidad civil o mientras se encuentre pendiente de resolución un procedimiento administrativo por daños y perjuicios, de conformidad con el artículo 120 de la Ley de la Administración Financiera y Presupuestos Públicos.

CAPÍTULO II

De las y los Caucionantes

Artículo 7º-Caucionantes. Para efectos del presente Reglamento, se entiende por caucionante la o el funcionario de la Defensoría de los Habitantes que administra, recauda o custodia fondos y valores públicos, al cual le corresponde rendir una garantía para compensar eventuales daños y perjuicios al patrimonio institucional en el cumplimiento de sus funciones.

Artículo 8º-Clasificación por nivel de responsabilidad. Deberán rendir caución todos aquellos funcionarios que recauden, custodien o administren fondos y valores públicos, según los siguientes niveles:

a) Nivel A (gerencial)

b) Nivel B (dirección)

c) Nivel C (jefaturas y coordinadores de sede regional)

d) Nivel D (profesional).

La obligación de caucionar se mantiene aún cuando la nomenclatura del puesto varíe, siempre que las funciones se mantengan análogas.

Artículo 9º-Garantes del nivel A. En este nivel están obligados a rendir caución para el ejercicio de sus cargos el Defensor o Defensora de los Habitantes, y el Defensor o Defensora Adjunta.

Artículo 10.-Garantes del nivel B. En este nivel están obligados a rendir caución para el ejercicio de sus cargos, la Directora o Director del Despacho, la Directora o Director Administrativo, el Director de Planificación, la Directora o Director de Promoción y Divulgación de Derechos, y la Directora o Director de Oficinas Regionales, sin perjuicio de cualquier otro Director o Directora que sea incluido en el listado anual que realiza el Director Administrativo y el Departamento de Recursos Humanos, durante el período que en cada caso corresponda.

Artículo 11.-Garante del nivel C. En este nivel están obligados a rendir caución para el ejercicio de sus cargos, la Jefa o Jefe del Departamento Financiero-Contable, la Jefa o Jefe del Departamento de Informática, la Jefa o Jefe del Departamento de Proveeduría y Servicios Generales, la Jefa o Jefe del Departamento de Recursos Humanos, la Jefa o Jefe de la Unidad de Asuntos Internacionales, y las Coordinadoras y Coordinadores de Sedes Regionales. Lo anterior, sin perjuicio de cualquier otro Jefe o Jefa que sea incluido en el listado anual que realiza el Director Administrativo y el Departamento de Recursos Humanos, durante el período que en cada caso corresponda.

Artículo 12.-Garantes del nivel D. En este nivel están obligados a rendir caución para el ejercicio de sus cargos el personal administrativo encargado de la tesorería, la contabilidad, la bodega, los procesos asociados al sistema de pagos de salarios, de construcción, remodelación y mantenimiento de la infraestructura institucional, los análisis de contrataciones administrativas y el de Servicios Generales, así como las funcionarias y funcionarios que realicen trámites ante entidades financieras u otras que impliquen manejo ordinario de valores, y quienes realicen compras en efectivo. Lo anterior, sin perjuicio de cualquier otro funcionario o funcionaria que sea incluido en el listado anual que realiza el Director Administrativo y el Departamento de Recursos Humanos, durante el período que en cada caso corresponda.

Artículo 13.-Revisión del listado de funcionarios obligados a caucionar. Una vez al año, el Director Administrativo y el Departamento de Recursos Humanos revisarán el listado de funcionarias y funcionarios obligados a caucionar, para lo cual deberán considerar, entre otros, los siguientes aspectos:

a) La existencia, en forma separada o combinada de las funciones y actividades de administrar, custodiar o recaudar fondos y valores públicos.

b) La confiabilidad y eficacia del sistema de control interno y el grado de riesgo de acuerdo con la valorización realizada por la Administración.

c) El nivel de responsabilidad y el monto o bienes a cargo o bajo la administración del o la funcionaria.

d) La participación que tendrá la funcionaria o funcionario en procesos de contratación administrativa, de conformidad con el plan anual de adquisiciones.

En el caso que se compruebe que algún funcionario o funcionaria que no ocupa alguno de los puestos mencionados anteriormente, realiza una o varias de las funciones previstas en el artículo 13 de la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, esto es, la de recaudar, custodiar o administrar fondos y valores públicos, deberá rendir la respectiva caución en favor de la Defensoría de los Habitantes.

Artículo 14.-Simultaneidad de funciones sujetas a caución. El funcionario que obligado a caucionar, se le asigne una función que genere ese mismo deber, caucionará una sola vez y por el monto de mayor valor.

Artículo 15.-Ajuste de la caución. La persona caucionante que por algún motivo sea trasladada de un puesto a otro que implique una nueva ubicación en la clasificación por niveles de responsabilidad, deberá ajustar la caución conforme a la nueva situación.

CAPÍTULO III

Del cálculo, administración y ejecución de las cauciones

Artículo 16.-Cálculo y actualización de los montos de la caución. En la fijación y actualización de los montos de las cauciones, se utilizará como parámetro el salario base establecido en la Ley Nº 7337 del 5 de mayo de 1993, el cual actualiza y publica anualmente la Corte Suprema de Justicia en el Boletín Judicial a inicio de cada año. El monto por concepto de caución será actualizado anualmente, y dicha actualización deberá ser comunicada por escrito a las y los funcionarios caucionantes. Estos últimos contarán al efecto con un plazo máximo de cinco días hábiles contados a partir de la notificación de dicho comunicado, para ajustar el monto de la caución. Según el nivel de responsabilidad, el cálculo de los montos de las cauciones se hará de la siguiente manera:

a) Nivel A: Quienes desempeñen puestos clasificados dentro del nivel A, deberán rendir una caución equivalente a cinco salarios base.

b) Nivel B: Aquellos funcionarios que desempeñen puestos clasificados dentro del nivel B, deberán rendir una caución equivalente a cuatro salarios base.

c) Nivel C: Quienes desempeñen puestos clasificados dentro del nivel C, deberán rendir una caución equivalente a tres salarios base.

d) Nivel D: En el caso de los funcionarios que ocupen puestos clasificados dentro del nivel D, deberán rendir una caución equivalente a dos salarios base.

Artículo 17.-Competencia. Corresponde a la Dirección Administrativa el control, vigilancia y seguimiento de las cauciones que se rindan en favor de la Defensoría de los Habitantes, según las siguientes funciones:

a) Compete al Director Administrativo y al Departamento de Recursos Humanos revisar anualmente el listado de funcionarias y funcionarios obligados a caucionar.

b) El Departamento de Recursos Humanos velará porque la caución se rinda dentro de los plazos señalados en este Reglamento, para lo cual deberá notificar a las y los caucionantes con al menos diez días hábiles de antelación al vencimiento. Lo anterior sin perjuicio de las responsabilidades que le correspondan al jerarca y a los titulares subordinados.

c) El Departamento de Recursos Humanos coordinará con la Dirección Jurídica, la elaboración de los oficios mediante los cuales se comunicará a las y los funcionarios la obligación de caucionar.

d) Compete al Departamento de Recursos Humanos recibir, archivar y verificar la veracidad del medio de garantía suscrito por las y los funcionarios que caucionan y su renovación, estableciendo para ello los controles y medidas de seguridad pertinentes.

e) El Departamento de Recursos Humanos deberá informar al nivel de jefatura que corresponda, incluido al Defensor o Defensora de los Habitantes según sea el caso, el incumplimiento comprobado del funcionario o funcionaria obligado a rendir caución para que se adopten las medidas correspondientes.

f) El Departamento de Recursos Humanos comunicará a la entidad aseguradora dentro del plazo estipulado contractualmente, la ocurrencia del evento para el inicio de procedimiento previo a la ejecución de la garantía, a efectos del resarcimiento de daños y perjuicios irrogados por el o la caucionante al patrimonio de la Defensoría. En los casos en los que el funcionario o funcionaria ha rendido un medio de garantía distinto, pondrá en conocimiento al o la jerarca a efectos de que se adopten las medidas correspondientes.

g) Corresponde al Departamento de Recursos Humanos mantener un registro actualizado de las y los caucionantes que contenga al menos: nombre, puesto, nivel al que pertenece, Área o Departamento en el que labora, fecha de emisión y vencimiento de la garantía, además del tipo de garantía rendida, número de póliza, monto asegurado y monto desglosado de la prima, de ser el caso.

h) Compete al Departamento Financiero-Contable, calcular anualmente y mantener actualizados los montos que por concepto de las garantías deban rendir los caucionantes, según el nivel de responsabilidad en que se ubican. Los resultados de dicha actualización los comunicará por escrito a las y los funcionarios correspondientes. La omisión por parte del Departamento Financiero-Contable en la emisión de la mencionada comunicación, no exime de responsabilidad al servidor o servidora de mantener vigente y renovar oportunamente la póliza o el medio de garantía escogido.

Artículo 18.-Responsabilidad del funcionario o funcionaria caucionante y ejecución de las cauciones. En los casos en que el funcionario o funcionaria haya optado por la suscripción de una póliza de fidelidad, la ejecución de ésta deberá seguir el procedimiento ante el ente asegurador respectivo, lo anterior sin perjuicio de que el o la Defensora de los Habitantes inicie a lo interno el procedimiento administrativo.

En todos los casos deberá iniciarse un procedimiento administrativo por el o la Defensora de los Habitantes para determinar las responsabilidades que correspondan conforme la Ley General de la Administración Pública y demás normativa vigente, en donde se determine la falta del servidor o servidora garante, y de ser el caso, se ordene el resarcimiento de los daños y perjuicios ocasionados a los fondos o valores públicos, lo anterior sin perjuicio de otras responsabilidades administrativas, civiles y penales que correspondan.

En el transcurso del proceso de ejecución de los medios de garantía, la Administración está facultada para acceder a la información ante las instancias que efectuaron o poseen comprobantes de éstos.

El Departamento Financiero-Contable de la Defensoría será el encargado de cuantificar el monto de los daños irrogados a la institución y las eventuales sumas al descubierto, para lo cual deberá proporcionar esta información al o la Jerarca o al órgano director del procedimiento, según sea el caso.

CAPÍTULO IV

Disposiciones Finales

Artículo 19.-Responsabilidad por la no presentación o renovación de la caución. El incumplimiento de la obligación de rendir o renovar oportunamente la garantía dentro del plazo previsto al efecto, constituirá falta grave y dará lugar al despido sin responsabilidad patronal del o la caucionante, de conformidad con el artículo 120 de la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, previa realización del debido proceso, de conformidad con la normativa vigente.

Artículo 20.-Responsabilidad administrativa y aplicación del régimen sancionatorio a los funcionarios encargados de administrar y controlar la presentación de las cauciones. Son hechos generadores de responsabilidad administrativa, independientemente de la responsabilidad civil o penal a que puedan dar lugar, el nombramiento de un servidor con facultades de uso y disposición de recursos públicos, que no reúna las condiciones exigidas por el ordenamiento jurídico o los manuales y las reglamentaciones internas, o darle al servidor posesión del cargo sin rendir previamente la caución, de conformidad con la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos.

Artículo 21.-Vigencia. Rige a partir de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta.

CAPÍTULO V

Disposiciones Transitorias

1º-Las y los funcionarios que a la fecha de entrada en vigencia de este Reglamento estén obligados a caucionar, contarán con un plazo de treinta días naturales para gestionar la caución y presentar una copia ante el Departamento de Recursos Humanos.

2º-A la entrada en vigencia del Reglamento, el o la Defensora de los Habitantes por una única vez comunicará por escrito a las y los funcionarios de su obligación de caucionar.

Comuníquese y publíquese.

Dado en la Ciudad de San José, el día dieciséis de febrero de dos mil dieciocho.