Artículo 2º-Ámbito de aplicación. El presente Reglamento es de carácter obligatorio para todos los funcionarios de la Auditoría Interna y funcionarios de la Administración Activa en lo que les resulte aplicable.

Artículo 3º-Del Reglamento y sus Actualizaciones. La formulación del presente Reglamento, así como sus respectivas actualizaciones se realizarán conforme a lo dispuesto por la Contraloría General de la República. Le corresponde al Auditor Interno, promover y proponer a la Junta Directiva las modificaciones que considere necesarias, para su respectiva aprobación y remitir el Reglamento a la Contraloría General de la República, para que esta también brinde su aprobación.

En caso de discrepancias entre el jerarca y el auditor interno sobre el contenido del reglamento y sus modificaciones estos deben procurar llegar a un acuerdo satisfactorio; y en caso de no llegarse a este debe actuarse de la siguiente forma: Si el asunto se relaciona con aspectos de la organización de la auditoría interna, deben considerarse las normas internas que regulan esa materia en la institución y lo establecido en la Ley General de Control Interno. Por su parte si la discrepancia se refiere a aspectos funcionales, debe plantearse una consulta a la Contraloría General, para que disponga lo que proceda. Una vez resuelta cualquier discrepancia, el jerarca debe aprobar el reglamento.

Todo lo anterior según lo dispuesto en los Lineamientos sobre Gestiones que Involucran a la Auditoría Interna Presentadas ante la CGR (R-DC-83-2018).

CAPÍTULO II

Sobre la Naturaleza y la Organización de la Auditoría Interna

SECCIÓN I

Concepto de la Auditoría Interna

Artículo 4º-Concepto funcional. La Auditoría Interna es la actividad independiente, objetiva y asesora, que proporciona seguridad al Instituto Nacional de Seguros, puesto que se creó para validar y mejorar sus operaciones. Contribuye a que se alcancen los objetivos institucionales, mediante la práctica de un enfoque sistémico y disciplinado para evaluar y mejorar la efectividad de los procesos de gestión de riesgos, control y dirección en el Instituto Nacional de Seguros, además proporciona a la ciudadanía una garantía razonable de que la actuación del jerarca y la del resto de la administración se ejecuta conforme al marco legal y técnico y a las sanas prácticas.

Artículo 5º-Marco Normativo. La Auditoría Interna se regirá fundamentalmente por lo establecido en la siguiente normativa:

i. La Ley Nº 8292, Ley General de Control Interno.

ii. La Ley Nº 7428, Ley Orgánica de la Contraloría General de la República.

iii. La Ley Nº 8422, Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública y su Reglamento (Decreto Ejecutivo No. 32333 del 12/04/2005).

iv. El Reglamento a la Ley de presidentes ejecutivos de las Juntas Directivas del Banco Central de Costa Rica y demás Instituciones Autónomas y Semiautónomas no Bancarias (Decreto Ejecutivo Nº 11846-P del 4 de setiembre de 1980) La Ley Nº 8292, Ley General de Control Interno.

v. El Reglamento de Gobierno Corporativo SUGEF, SUGEVAL, SUPEN y SUGESE, Acuerdo (CONASSIF 04-16).

vi. Reglamento que rige el accionar de los órganos colegiados del Grupo INS.

vii. El Reglamento sobre Autorizaciones, registros y requisitos de funcionamiento de entidades supervisadas por la Superintendencia General de Seguros, Acuerdo SUGESE 01-21.

viii. La normativa para el cumplimiento de la Ley Nº 7786 (Acuerdo CONASSIF 12-21) ix. Las Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público (Resolución R-DC-119-2009 del 16 diciembre de 2009).

x. Lineamientos sobre gestiones que involucran a la auditoría interna presentadas ante la Contraloría General de la República, (Resolución R-CO83- 2018 del 9 de julio del 2018).

xi. Las Normas de Control Interno para el Sector Público (N-2-2009-CO-DFOE) del 6 de febrero del 2009.

xi. Las Normas Generales de Auditoría para el Sector Público, (R-DC-642014 del 11 de agosto del 2014).

xiii. Lineamientos Generales para el análisis de presuntos hechos irregulares (RDC-102-2019) del 14 de octubre de 2019.

xiv. Las Directrices para la autoevaluación anual y la evaluación externa de calidad de las auditorías internas del Sector Público (D-2-2008-CO-DFOE).

xv. Las Normas Internacionales para el ejercicio Profesional de la Auditoría Interna del Instituto de Auditores Internos (The Institute of Internal AuditorsIIA).

xvi. El Reglamento sobre los Sistemas de Gestión de Riesgos y de Control Interno Aplicables a Entidades Aseguradoras y Reaseguradoras Acuerdo (SUGESE 09-17).

xvii. El presente Reglamento.

xviii. Las políticas, las directrices, los procedimientos y demás instrucciones que dicte el Auditor Interno para orientar la gestión de la auditoría en el INS.

xviv. Y cualquier otra normativa aplicable que emita la Contraloría General de la República o la Superintendencia General de Seguros.

Artículo 6º-Organización, funcionamiento y Planeación Estratégica. Su organización y funcionamiento deben estar reglamentados conforme a las leyes que le competen y demás normativa relacionada que emita la Contraloría General de la República. La Auditoría Interna contará con un proceso de planificación estratégica, el cual deberá revisar y actualizar (visión, misión y principales políticas que regirán su accionar) en concordancia con lo incluido en el Plan Estratégico Institucional, como mínimo una vez al año.

Artículo 7°-Ámbito de acción. La Auditoría ejercerá sus competencias en todas las dependencias, órganos, procesos, actividades y otros que conforman el Instituto Nacional de Seguros y sobre los recursos públicos sujetos a su competencia institucional.

Artículo 8°-Actualización del ámbito de acción. La Auditoría Interna definirá y mantendrá actualizado el ámbito de acción, denominado Universo Auditable, el cual debe ser revisado y actualizado una vez al año, antes de realizar el proceso de planificación anual.

Artículo 9°-Archivo Permanente. La Auditoría Interna dispondrá de la información sobre las regulaciones legales y de otro tipo que afecten su ámbito de acción y su actividad como tal, mediante los sistemas de información y archivos impresos, digitales, electrónicos y de cualquier otra naturaleza que sobre el particular mantenga la Institución.

SECCIÓN II

Ética, Independencia y Objetividad

Artículo 10º-Valores Éticos. Los participantes en el proceso de auditoría en el Instituto Nacional de Seguros deben observar lo establecido en el Código de Ética Corporativo, así como con lo dispuesto en el Código de Ética del Instituto de Auditores Internos. Lo anterior sin perjuicio de las normas de ética emitidas por los colegios profesionales a los cuales pertenecen los funcionarios de la Auditoría Interna según su formación.

Artículo 11º-Independencia funcional y de criterio. La actividad de auditoría interna deberá ser ejercida con total independencia funcional y de criterio, respecto del jerarca y de los demás órganos de la Administración Activa.

Artículo 12°-Independencia y objetividad individual. El personal que ejecuta el proceso de auditoría en el Instituto Nacional de Seguros debe mantener y mostrar una actitud de criterio independiente en el desarrollo de su trabajo, y actuar de manera objetiva, profesional e imparcial y evitar conflictos de intereses, en los hechos y en la apariencia.

Artículo 13°-Garantía de la Independencia y objetividad. El Auditor Interno debe establecer políticas y directrices que permitan prevenir y detectar situaciones internas o externas que comprometan la independencia y la objetividad del personal que realiza el proceso de auditoría en el sector público. El personal que realiza el proceso de auditoría en el INS es responsable de informar al Auditor Interno cualquier impedimento que pueda afectar su independencia y objetividad, para que se tomen las medidas correspondientes; además, se deberá abstener de tratar asuntos relacionados con esa situación. Asimismo, es obligación del Auditor Interno, actuar de igual forma, ante el jerarca de darse ese escenario.

SECCION III

Ubicación y estructura organizativa

Artículo 14°-Ubicación dentro de la Institución. La Auditoría Interna es un órgano asesor, con independencia funcional y de criterio, único en el Instituto Nacional de Seguros respecto de su actividad de auditoría interna. Por lo tanto, su ubicación dentro de la estructura corresponde a la de un órgano asesor de alto nivel con dependencia orgánica de la Junta Directiva del INS.

Artículo 15°-Estructura Organizativa. La Auditoría Interna está a cargo del Auditor Interno. Está organizada y funciona de acuerdo con lo establecido por este, mediante regulación interna, conforme los objetivos y riesgos institucionales, los recursos disponibles, la normativa y disposiciones técnicas jurídicas y sanas prácticas correspondientes, para el cumplimiento de sus obligaciones técnicas y legales.

SECCIÓN IV

Del Auditor y Subauditor Internos

Artículo 16°-Del Auditor Interno. El Auditor ejerce el máximo nivel de competencia, responsabilidad y autoridad de la Auditoría Interna del Instituto Nacional de Seguros. El Auditor Interno responderá por su gestión ante la Junta Directiva y en lo conducente ante el Comité de Auditoría Corporativo del Grupo INS y la Contraloría General de la República.

Artículo 17°-Del Subauditor Interno. El Subauditor es el inmediato colaborador del auditor, a quien sustituye en sus ausencias temporales. Cuando actúe en tales ausencias dispondrá de la misma autoridad y tendrá la misma responsabilidad del Auditor. El Auditor asignará las funciones al Subauditor y éste deberá responder ante él por su gestión.

Artículo 18°-Designaciones temporales en ausencia del Auditor y/o Subauditor interno. Cuando se ausentará temporalmente el auditor o subauditor internos de la Institución, el jerarca podrá disponer un recargo o una sustitución del auditor por el subauditor o por un funcionario de la auditoría interna en ese orden.

Artículo 19°-Jornada Laboral. La jornada laboral del Auditor y Subauditor Internos será de tiempo completo y ambos cargos obedecen a las funciones y requisitos establecidos por la Contraloría General de la República mediante los "Lineamientos sobre gestiones que involucran a la auditoría interna presentadas ante la Contraloría General de la República, aprobados mediante resolución R-CO-83-2018 del 9 de julio del 2018". Así como lo que prescribe la demás normativa de la Contraloría General de la República.

Artículo 20°-Deberes del Auditor y Subauditor Internos. El Auditor y el Subauditor Internos deberán cumplir sus funciones con independencia, pericia, debido cuidado profesional, objetividad, profesionalismo, integridad y gestión asesora, haciendo valer sus competencias con independencia funcional y de criterio y serán vigilantes de que su personal responda de igual manera para que la actividad de la Auditoría Interna genere valor al Instituto Nacional de Seguros.

Artículo 21°-Requisitos de los puestos de Auditor y Subauditor Internos. Los requisitos de los puestos de Auditor y Subauditor Internos están definidos en el Manual de perfiles de puestos del Instituto Nacional de Seguros. Dichos requisitos se encuentran conforme a lo establecido en los "Lineamientos sobre gestiones que involucran a la auditoría interna presentadas ante la Contraloría General de la República, aprobados mediante resolución R-CO-83-2018 del 9 de julio del 2018".

Artículo 22°-Requisitos para el nombramiento de los cargos de Auditor y Subauditor Internos. El procedimiento a seguir por la Junta Directiva para el nombramiento de estos funcionarios se regirá por lo que establecen el artículo 31 de la Ley General de Control Interno, el artículo 15 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, los "Lineamientos sobre gestiones que involucran a la auditoría interna presentadas ante la Contraloría General de la República, aprobados mediante resolución R-CO-83-2018 del 9 de julio del 2018". En cuanto al trámite de suspensión o destitución de dichos funcionarios, se regirá por lo que establecen los citados lineamientos en su aparte 3, así como lo que dispone el Órgano Contralor en la normativa correspondiente.

Artículo 23°-Trámites sobre asuntos administrativos. Le corresponde a la Junta Directiva aprobar las vacaciones y permisos largos del Auditor Interno. Los permisos inferiores a 15 días los puede tramitar con la Presidencia Ejecutiva, lo cual se debe informar al Secretario de Actas para que él lo comunique a la Junta Directiva en la siguiente sesión.

Asimismo, al Auditor Interno le corresponde la aprobación de dichos asuntos administrativos del Subauditor Interno, o bien al Presidente(a) Ejecutivo(a) en ausencia del Auditor Interno.

Artículo 24°-Funciones del Auditor Interno. En cuanto a la dirección superior y administración de la Auditoría Interna, el Auditor Interno, por su competencia, tiene las siguientes atribuciones:

i. Normativa interna: Las políticas, procedimientos y prácticas requeridas por la Auditoría Interna para cumplir con sus competencias, considerando en cada caso lo relativo a los procesos de dicha Unidad, incluyendo los que se refieren a la administración, acceso y custodia de la documentación de la Auditoría Interna.

ii. Planificación estratégica: Mantener el Plan Estratégico de la Auditoría Interna actualizado. La planificación estratégica debe incluir la visión y la orientación de la Auditoría Interna y ser congruente con la visión, misión y los objetivos institucionales. Además, la planificación debe cubrir los ámbitos estratégico y operativo, considerando el alcance del universo de auditoría, los riesgos institucionales, los factores críticos de éxito y otros criterios relevantes, con especial énfasis en temas sensibles por su impacto en los objetivos institucionales y del sistema de control interno, incluidos los referentes a la prevención de la corrupción y el enriquecimiento ilícito.

iii. Plan Anual de Trabajo: Elaborar el contenido y las modificaciones del plan anual de trabajo, de conformidad con la normativa vigente, sin perjuicio de que se atiendan las sugerencias que le manifieste la Junta Directiva y la Administración Superior. El Auditor Interno deberá presentar su plan de trabajo de conformidad con lo que al respecto establezca la Contraloría General de la República y deberá exponerlo para conocimiento del Comité de Auditoría Corporativo del Grupo INS y a la Junta Directiva, así como proponer al Jerarca, debidamente justificados, los requerimientos de recursos para cumplir su plan, incluidas las necesidades administrativas, en concordancia con lo que señala el artículo 27 de la Ley General de Control Interno.

iv. Presupuesto de la Auditoría: Presentar el proyecto de presupuesto de la Auditoría Interna para que se incorpore al Presupuesto Institucional, en el momento que las disposiciones internas lo determinen. La Auditoría Interna tendrá una categoría programática; para la asignación y disposición de sus recursos, se tomarán en cuenta el criterio del auditor interno y las instrucciones que emita al respecto la Contraloría General de la República.

Se debe administrar de forma eficiente y efectiva los recursos financieros, materiales, humanos y tecnológicos en función de los objetivos institucionales.

v. Programa de aseguramiento de calidad: Establecer un programa de aseguramiento de calidad para la Auditoría Interna. Lo anterior comprende formular criterios mínimos que se tomarán en cuenta para mantener y divulgar  n programa de aseguramiento continuo de la calidad y mejora de los principales procesos de la Auditoría Interna, que incluirá supervisión continúa, autoevaluaciones internas cada año y evaluaciones externas al menos una vez cada cinco años.

B. Elaboración de los siguientes informes periódicos:

i. Informe Anual de labores ii. Informe semestral (junio y diciembre) del estado de las recomendaciones (altas, medias y bajas) emitidas por la Auditoría Interna, Auditoría Externa y los entes reguladores externos.

iii. Informe semestral (marzo y setiembre) del estado de las recomendaciones altas, emitidas por la Auditoría Interna.

iv. Informes periódicos que hayan sido solicitados por el Jerarca y/o el Comité de Auditoría Corporativo, mediante acuerdo en firme, tales como:

. Informe trimestral sobre las labores ejecutadas, los resultados de su gestión y el avance del plan de trabajo y cumplimiento del presupuesto asignado.

. Informes trimestrales de la revisión efectuada sobre los estados financieros, según el alcance determinado por la Auditoría Financiero Contable.

. Lo anterior sin perjuicio de cualquier otro informe que sea solicitado por el Jerarca conforme a nuestras competencias, señaladas en el artículo 33 del presente reglamento.

C. Presentación de informes de auditoría, advertencias, relaciones de hechos y denuncias penales:

i. Los informes de auditoría, las advertencias y las relaciones de hechos serán presentados a la Gerencia del Instituto Nacional de Seguros, para que a través de esa Dependencia se instruya la implementación de las recomendaciones. Se excluyen las relaciones de hechos que establezcan eventuales responsabilidades de funcionarios de la Administración Superior, en cuyo caso se valorará su remisión a la Junta Directiva o a la Contraloría General de la República. En cuanto a las denuncias penales, éstas deben ser presentadas ante el Ministerio Público.

ii. Se elevarán al Comité de Auditoría Corporativo y a la Junta Directiva todos aquellos informes de deficiencias en materia de Control Interno y advertencias que ameriten un conocimiento de esos Órganos Superiores y aquellos estudios que se definan como estratégicos y/o importantes por afectación patrimonial o incremento de los riesgos del negocio.

D. En relación con el personal de la Auditoría Interna, le corresponderá al Auditor Interno:

i. Ejercer todas las labores propias de un jefe de personal, tales como las relacionadas con la evaluación del desempeño de su personal, con apego a las regulaciones aplicables y cualquier otra labor administrativa del personal.

ii. Colaborar con las Auditorías Internas de las subsidiarias del Grupo INS, según lo normado en el Acuerdo Corporativo de Colaboración entre las Auditorías del Grupo INS & del Benemérito Cuerpo de Bomberos.

iii. Autorizar el nombramiento, traslado, suspensión, remoción, concesión de licencias, aplicación de sanciones al personal de Auditoría Interna y demás movimientos de personal, los cuales deben contar con la autorización formal del Auditor Interno. El jerarca y la Administración necesariamente deberá requerir, obtener y observar esa autorización como requisito de validez antes de la emisión del acto administrativo definitivo, por lo cual el jerarca/gerencia no podrá emitir el acto, sin contar con el criterio favorable del Auditor Interno, o del subauditor en suplencia del otro, de conformidad con lo establecido en la Ley General de Control Interno y en el artículo 5.11 de los Lineamientos sobre Gestiones que Involucran a la Auditoría Interna Presentadas ante la CGR (RDC-83-2018).

iv. Gestionar la capacitación requerida por el personal de la Auditoría para llevar a cabo las labores encomendadas.

v. Gestionar ante la Subdirección de Cultura y Talento, la ocupación de las plazas vacantes en la Auditoría Interna, mediante los mecanismos establecidos.

vi. Promover una gestión basada en los objetivos estratégicos de la organización.

vii. Vigilar y tomar las decisiones que correspondan para que los funcionarios de la Auditoría Interna cumplan en el ejercicio de sus competencias, con la normativa jurídica y técnica pertinente, así como con las políticas, procedimientos, prácticas y demás disposiciones administrativas (institucionales y de la Auditoría Interna) que les sean aplicables y de este modo se logren los objetivos y las metas establecidas.

Artículo 25°-Asistencia a Sesiones de Junta Directiva, del Comité de Auditoría Corporativo y otros Comités Técnicos del Grupo INS.

El Auditor Interno, Subauditor(a) y el personal de la auditoría, según corresponda, podrán asistir a las sesiones de Junta Directiva cuando sean invitados con derecho a voz, pero no a voto, lo cual es congruente con la Ley 12 del Instituto Nacional de Seguros, artículo 5, inciso b, subinciso 4, así como lo normado en el Reglamento que rige el accionar de los órganos colegiados del Grupo INS, artículo "Del personal invitado, delegados y/o representantes".

Con base en el Reglamento de Gobierno Corporativo, Acuerdo CONASSIF 04-16, artículo 38, inciso 3, el Auditor debe proporcionar los informes de auditoría al Órgano de Dirección, para lo cual debe tener acceso a la Junta Directiva. Lo anterior, se realizará considerando lo dispuesto en el artículo 24 inciso c) del presente reglamento.

El Órgano de Dirección debe garantizar el acceso de la Auditoría Interna cuando así sea requerido por el Auditor, según el fundamento regulatorio establecido en el artículo 17 del Reglamento sobre los Sistemas de Gestión de Riesgos y de Control Interno Aplicables a Entidades Aseguradoras y Reaseguradoras, Acuerdo SUGESE 09-17.

La participación del Auditor y del personal de la Auditoría en los comités técnicos opera cuando se reciba una invitación a las sesiones, en las cuales podrá tener derecho a voz, pero no a voto, según lo establecido en el Reglamento que rige el accionar de los órganos colegiados del Grupo INS, artículo "Del personal invitado, delegados y/o representantes".

SECCIÓN V

Del personal de la Auditoría Interna

Artículo 26°-Del personal. El Auditor Interno es el jefe de personal de los funcionarios de la Auditoría Interna y le corresponde todas las labores administrativas correspondientes.

El personal de la Auditoría Interna debe en su totalidad, reunir conocimientos, destrezas, formación, experiencia, aptitudes, cualidades y competencias propias de un auditor interno, para ejecutar en forma apropiada las funciones que le son encomendadas.

Artículo 27°-Pericia y debido cuidado profesional. El personal de la Auditoría Interna debe ejecutar sus funciones con el debido cuidado, pericia, juicio y ética profesional, con apego a la normativa legal y técnica aplicable, a los procedimientos e instrucciones emitidas por el Auditor Interno, debiendo mantener y perfeccionar sus capacidades y competencias profesionales mediante la participación en programas de capacitación continua.

Artículo 28°-Causal de Responsabilidad Administrativa. Los funcionarios de la Auditoría Interna incurrirán en responsabilidad administrativa cuando, por dolo o culpa grave, incumplan sus deberes y funciones, infrinjan la normativa técnica aplicable o el régimen de prohibiciones referido en la Ley General de Control Interno Nº 8292; todo sin perjuicio de las responsabilidades que pueda imputárseles civil y penalmente.

Artículo 29°-Sanciones. Según la gravedad, las faltas se sancionarán según lo que establece el artículo 41 de la Ley General de Control Interno, Nº 8292.

SECCIÓN VI

Relaciones y coordinaciones

Artículo 30°-Relaciones y coordinaciones a lo interno: Es obligación del Auditor Interno establecer y regular a lo interno de la Auditoría, las pautas principales sobre las relaciones y coordinaciones de los funcionarios de la Auditoría con los clientes de auditoría y con los Auditores Externos del Grupo INS.

Artículo 31°-Relaciones y coordinaciones a lo externo: El Auditor Interno tiene la facultad de proveer e intercambiar información y coordinar actividades con la Contraloría General de la República, así como con otros entes y órganos de control y fiscalización que conforme a la Ley correspondan en el ámbito de sus competencias, incluyendo las auditorías internas del Grupo INS. Lo anterior sin perjuicio de la coordinación que al respecto deba darse, sin que ello implique limitación para la efectiva actuación de la Auditoría Interna, en tanto se cumpla con lo indicado en los artículos 6 de la Ley General de Control Interno y 8 de la Ley Contra la Corrupción y el enriquecimiento Ilícito en la Función Pública.

Artículo 32°-Solicitud de colaboración. El Auditor Interno tiene la facultad de solicitar la colaboración, el asesoramiento y las facilidades que demande su ejercicio, a funcionarios de cualquier nivel jerárquico de la Institución, a fin de establecer adecuadamente su ámbito de acción. Lo anterior conforme se establece en el artículo 33, inciso c) de la Ley General de Control Interno.

En igual sentido la Auditoría Interna podrá incorporar profesionales o técnicos de diferentes disciplinas, funcionarios o no de la Institución para que lleven a cabo labores de su especialidad como soporte a los estudios que se realicen, cumpliendo los aspectos presupuestarios y de contratación administrativa que le son aplicables.

CAPÍTULO III

Sobre el funcionamiento de la Auditoría Interna

SECCIÓN I

Competencias, funciones, deberes y potestades

Artículo 33°-Competencias de la Auditoría Interna. Las competencias de la Auditoría Interna se establecen en el artículo 22 de la Ley General de Control Interno, en la Norma 1.6 de las Normas de Control Interno para el Sector Público, en el artículo 28 del Reglamento sobre los Sistemas de Gestión de Riesgos y de Control Interno Aplicables a Entidades Aseguradoras y Reaseguradoras, Acuerdo SUGESE 09-17, el cual es congruente con las normas de la Contraloría General de la República y demás normativa señalada en el presente Reglamento.

Artículo 34°-Deberes de la Auditoría Interna. Además de los deberes que se establecen en el artículo 32 de la Ley General de Control Interno, el artículo 8º de la Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento ilícito en la Función Pública, los funcionarios de la Auditoría Interna deben:

i. Sobreponer, a sus intereses particulares, los fines superiores de la Auditoría y mantener en su servicio completa lealtad.

ii. Informar a sus superiores jerárquicos acerca de toda situación anormal o irregular de cualquier índole que detecten en el desempeño de sus funciones.

iii. No ocasionar recargos, atrasos e inconvenientes excesivos a las operaciones, al servicio y a la gestión de los clientes de auditoría, cuando realicen su labor.

iv. Guardar la debida confidencialidad de los documentos e información que se maneja a lo interno de la Auditoría para la ejecución de los diferentes estudios.

Artículo 35°-Potestades de la Auditoría Interna. Las potestades de la Auditoría Interna se indican en el artículo 33 de la Ley General de Control Interno.

Artículo 36°-Señalamiento de plazos. La Auditoría Interna señalará en cada caso el plazo en el cual deberá suministrarse lo por ella solicitado. Este plazo será establecido considerando la complejidad del asunto en cuestión, así como la importancia y urgencia que representa para la oportuna ejecución de sus funciones. Tal plazo empezará a contar a partir del día siguiente del recibo de la solicitud por la unidad correspondiente. Cuando la solicitud no pueda ser atendida dentro del plazo establecido, el responsable deberá comunicarlo para su resolución a la Auditoría Interna dentro de los dos primeros días hábiles siguientes al recibo de la petición.

SECCIÓN II

De los servicios de la Auditoría Interna del INS

Artículo 37°-Servicios de Auditoría Interna del INS. Los servicios que presta la actividad de Auditoría Interna conforme a sus competencias se clasifican en servicios de auditoría, servicios de investigación y servicios preventivos.

Artículo 38°-Servicios de Auditoría. Los servicios de auditoría son los referidos a los distintos tipos de auditorías e incluyen auditorías financieras, operativas y de carácter especial. Estos servicios proporcionarán exámenes objetivos en relación con los procesos de administración de riesgos, control interno y gobernanza corporativa, así como sobre asuntos específicos de la Institución, con el fin de proveer evaluaciones independientes orientadas a impulsar mejoras en la gestión de riesgos, la gobernanza del INS, fortalecer la capacidad de rendición de cuentas y facilitar la toma de decisiones por lo que deberán presentar valor agregado a la Institución.

Artículo 39°-Servicios de Investigación. Los servicios de investigación corresponden a los de la aplicación de un procedimiento sistemático y objetivo orientado a determinar la existencia de elementos de juicio necesarios para la eventual apertura de un procedimiento administrativo o judicial. Como parte de él, se deben considerar las presuntas responsabilidades, sean administrativas, gremiales, civiles o penales

Artículo 40°-Servicios preventivos. Los servicios preventivos comprenden asesoría, advertencia y autorización de libros. La asesoría y la advertencia deben versar sobre asuntos que sean estrictamente de la competencia de la Auditoría Interna y deberán darse sin que se comprometa su independencia y objetividad en el desarrollo posterior de sus competencias. Además, la Administración activa podrá o no responder con acciones a esas asesorías y advertencias pues no tienen carácter vinculante, asumiendo su responsabilidad.

Artículo 41°-Servicios de Asesoría. La asesoría consiste en proveer al jerarca criterios, opiniones u observaciones que coadyuven a la toma de decisiones sobre asuntos de gobierno corporativo, gestión de riesgos, financieros, operativos, informáticos y/o de seguros y siempre dentro del ámbito de acción de la Auditoría Interna y no devienen en vinculación para quien los recibe. Puede brindarse en forma oral o escrita. Se brindarán a solicitud del jerarca, sin perjuicio de que el Auditor Interno determine la pertinencia de suministrarlas por propia iniciativa. En cuanto a otros niveles gerenciales, la asesoría quedará a criterio del Auditor Interno proporcionarla, de conformidad con la disponibilidad de los recursos, plan de trabajo anual establecido y valoración de riesgos de la actividad o tema de la solicitud presentada.

Artículo 42°-Servicios de Advertencia. La advertencia corresponde a una función preventiva que consiste en alertar con el debido cuidado y tono, a cualquiera de los órganos pasivos de la fiscalización, incluida la Junta Directiva, sobre las posibles consecuencias de su proceder. La advertencia se ejecuta sobre asuntos de competencia del Auditor Interno, cuando sean de su conocimiento conductas o decisiones de la Administración Activa, que contravengan el ordenamiento jurídico y técnico incluidas las detectadas en la ejecución de los estudios.

Deberán ser escritas y el proceder y la legalidad de lo actuado por la Administración será objeto de verificación de la Auditoría Interna.

Artículo 43°-Autorización de libros. La Auditoría Interna autorizará tanto la apertura como el cierre de los libros de Junta Directiva, de Contabilidad y otros necesarios para el fortalecimiento del sistema de control interno, de conformidad con lo señalado en el artículo 22, inciso e) de la Ley General de Control Interno.

SECCIÓN III

Otros aspectos relativos al funcionamiento de la Auditoría

Artículo 44°-Sobre la información. Los funcionarios de la Auditoría Interna deben identificar información suficiente, confiable, relevante y útil de tal manera que les permita alcanzar los objetivos del trabajo.

Artículo 45°-Sobre los hallazgos. Los funcionarios de la Auditoría Interna deben basar sus hallazgos, conclusiones, recomendaciones y demás resultados del trabajo en adecuados análisis y evaluaciones.

Artículo 46°-Sobre la evidencia suficiente. Los funcionarios de la Auditoría Interna deben registrar información suficiente que les permita apoyar los hallazgos, conclusiones, recomendaciones y demás resultados del trabajo.

Artículo 47°-Sobre la supervisión de los trabajos. Los trabajos deben ser adecuadamente supervisados por el responsable dentro de la Auditoría, para asegurar el logro de sus objetivos, la calidad del trabajo y el desarrollo profesional del personal.

SECCIÓN IV

DE LOS INFORMES DE AUDITORÍA

Artículo 48°-Sobre la Comunicación de resultados. La Auditoría Interna comunicará los resultados de sus auditorías mediante informes escritos con el propósito de que la Administración implemente las recomendaciones de manera oportuna.

Corresponde a la Auditoría Interna definir al jerarca o titular subordinado al que se dirigirá el informe, el cual debe poseer la competencia y autoridad para ordenar la implementación de las respectivas recomendaciones.

Artículo 49°-Sobre la Conferencia final. Después de finalizada una auditoría y de previo a la comunicación oficial del informe, la Auditoría debe realizar la comunicación verbal para exponer los resultados del estudio ante quienes tengan parte en los asuntos y posean la potestad y conocimiento necesarios para implementar las recomendaciones emitidas.

La Auditoría Interna convocará por escrito a quienes tengan parte en los asuntos, para realizar la comunicación verbal del informe final dentro de un plazo razonable establecido junto con los interesados y les remitirá el informe borrador con la priorización de las recomendaciones para su análisis.

El borrador del informe de auditoría se suministrará con antelación a la realización de la conferencia final, con la finalidad de propiciar una mayor comprensión de su contenido, permitir el análisis respectivo y brindar soporte a los comentarios que realice el funcionario al cual se dirigen las recomendaciones.

La Administración dispone de cinco días hábiles para responder los informes en borrador de la Auditoría. Cuando la complejidad de un informe requiera de una extensión justificada del plazo, el Auditor Interno está facultado para otorgar un plazo mayor de respuesta.

Las observaciones escritas se contemplarán en el respectivo informe de auditoría o en un apéndice y sobre ellas se manifestará la Auditoría Interna. La Auditoría Interna podrá variar su criterio y, si es del caso, modificar el contenido de su informe, cuando así se le demuestre con razones fundadas.

Se exceptuarán de esa conferencia final los asuntos relacionados con el establecimiento de responsabilidades administrativas, civiles o penales.

Artículo 50°-Respuesta a los informes de auditoría. El funcionario al cual la Auditoría Interna dirige sus recomendaciones deberá, en los plazos improrrogables que establecen los artículos 36 y 37 de la Ley General de Control Interno, según se trate del titular subordinado o jerarca, ordenar la implantación de las recomendaciones o manifestarse, si discrepa de ellas, conforme lo dictan esos artículos; lo cual deberá comunicar a la Auditoría Interna dentro de tales plazos.

Expirados esos plazos y sin producirse las manifestaciones de ley por el funcionario en cuestión y, sin perjuicio de las responsabilidades que tal actuación genere, el informe de auditoría deviene en válido, eficaz y firme y, es por tanto obligatorio a efectos de que se implanten sus recomendaciones, bajo pena de incurrir, en caso de incumplimiento injustificado, en responsabilidad administrativa y civil, de conformidad con el artículo 39 de la Ley General de Control Interno. Quedan a salvo las acciones que se emprendan de conformidad con el artículo 38 de la Ley General de Control Interno.

Artículo 51°-Sobre la implementación de recomendaciones. La Junta Directiva, la Gerencia o el titular subordinado, una vez recibido el informe oficial, debe girar por escrito la orden para su implementación al responsable designado, en los plazos improrrogables que establecen los artículos 36 y 37 de la Ley General de Control Interno, quien debe remitir a la Gerencia, con copia a la Auditoría Interna, el cronograma de atención de las recomendaciones, disponiendo las fechas de inicio y de finalización probables de las mismas.

SECCIÓN V

DEL SEGUIMIENTO DE RECOMENDACIONES

Artículo 52°-Sobre el seguimiento de recomendaciones. Es deber de la Auditoría Interna formular y ejecutar un programa de seguimiento continuo, enfocado a verificar la efectividad con que se implantaron las recomendaciones de la Auditoría Interna, Auditoría Externa, las disposiciones de la Contraloría General de la República y demás recomendaciones de otros órganos de control externos puestas en su conocimiento; y validar el estatus de tales recomendaciones con la Administración.

Artículo 53°-Responsabilidad de la Administración sobre el programa de seguimiento de recomendaciones. Es responsabilidad del Jerarca o titular subordinado ordenar y asegurar la oportuna implementación y seguimiento de las recomendaciones formuladas por la Auditoría Interna. En el caso de verificarse un incumplimiento injustificado deberá ordenar el inicio de las acciones disciplinarias y legales que se podrían atribuir a los responsables de su atención.

Artículo 54°-Comunicación sobre el incumplimiento injustificado de recomendaciones aceptadas por la Administración. De comprobar la Auditoría Interna un incumplimiento injustificado en la implementación de las recomendaciones aceptadas, lo hará del conocimiento del jerarca y/o de la Junta Directiva para lo que proceda de conformidad con el artículo 42 de la Ley General de Control Interno.

SECCIÓN VI

PROGRAMA DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD

Artículo 55°-Establecimiento del programa. La Auditoría Interna mantendrá un programa de aseguramiento de la calidad para la actividad de auditoría interna que incluya evaluaciones continuas, autoevaluaciones anuales y evaluaciones externas.

Artículo 56°-Evaluaciones continuas de la calidad. La Auditoría Interna deberá realizar continuamente evaluaciones y monitoreo de la calidad del trabajo de Auditoría, en función de la normativa técnica y jurídica relacionada.

Artículo 57°-Autoevaluación de la calidad. La Auditoría Interna debe realizar procesos anuales de revisión interna de la calidad de la auditoría con el fin de verificar si las políticas y metodologías están diseñadas de conformidad con la normativa técnica y jurídica relacionada y determinar si efectivamente se están aplicando.

Artículo 58°-Evaluaciones externas de calidad. La Auditoría Interna deberá someterse por lo menos cada cinco años a una evaluación externa de calidad bajo alguna de las siguientes modalidades:

a) Revisión externa de la calidad: esta revisión debe ser efectuada por un sujeto calificado, independiente y externo a la Institución.

b) Autoevaluación de la calidad con validación independiente. Es aquella mediante la que un sujeto calificado, independiente y externo a la Institución determina si de conformidad con las regulaciones aplicables, el proceso de autoevaluación efectuado por la Auditoría Interna es adecuado y las afirmaciones sobre el grado de cumplimiento de la normativa son razonables.

CAPÍTULO IV

ANALISIS DE PRESUNTOS HECHOS IRREGULARES SECCIÓN I

DE LAS DENUNCIAS

Artículo 59°-Ámbito de competencia. La Auditoría Interna dará trámite a aquellas denuncias que versen sobre posibles hechos irregulares o ilegales en relación con el uso y manejo de fondos públicos y lo regulado en la Ley contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública y su Reglamento.

Artículo 60°-Principios. En concordancia con el marco jurídico aplicable, para la realización de investigaciones de presuntos hechos irregulares, la Auditoría Interna deberá cumplir con los siguientes principios:

a) Principio de legalidad.

b) Principio de celeridad.

c) Principio de independencia.

d) Principio de objetividad.

e) Principio de oficiosidad

Artículo 61°-Confidencialidad La identidad de los denunciantes será confidencial de conformidad con lo señalado en el artículo 6 de la Ley General de Control Interno y en el artículo 8 de la Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública. La información, la documentación y otras evidencias serán confidenciales durante la conducción del proceso.

Artículo 62°-Requisitos de las denuncias. Como requisitos deseables que deben reunir las denuncias que se presenten a la Auditoría Interna está que los hechos denunciados deberán ser expuestos por escrito en forma clara, precisa y circunstanciada, brindando un detalle suficiente que permita realizar la investigación, el momento y lugar en donde ocurrieron los hechos y el sujeto que presuntamente los realizó y las posibles pruebas y/o evidencias, o al menos la indicación de su localización, así como la posible situación irregular que se solicita investigar.

Artículo 63°-Información adicional. El denunciante también podrá brindar información complementaria respecto a la estimación del perjuicio económico producido a los fondos públicos-si existe y es de su conocimiento-, la indicación de probables testigos y el lugar o medio para contactarlos, así como la aportación o sugerencia de otras pruebas.

Artículo 64°-Solicitud de aclaración. En caso de determinar la Auditoría Interna que existe imprecisión de los hechos, se otorgará al denunciante un plazo no menor de diez días hábiles para que complete su información. De no satisfacerse el requerimiento de la Auditoría Interna, ésta podrá valorar el archivo o la desestimación de la gestión, sin perjuicio de que sea presentada con mayores elementos posteriormente, como una nueva gestión.

Artículo 65°-Admisibilidad de las denuncias. Las denuncias recibidas serán analizadas de acuerdo con los recursos humanos disponibles, el orden en que se presentan, los estudios que se estén ejecutando, el análisis de los riesgos que puedan materializarse y otras variables que puedan estar incluidas en el procedimiento de atención de denuncias.

Artículo 66°-Admisión de denuncias anónimas. Cuando la denuncia anónima traiga consigo elementos de prueba que den mérito a una investigación, esta será admitida, cuando falten tales elementos la Auditoría debe hacer indagaciones.

Artículo 67°-Archivo y desestimación o traslado de las denuncias. Una denuncia será desestimada, archivada o trasladada cuando presente alguna de las siguientes condiciones:

a) Cuando la denuncia no corresponda al ámbito de competencia de la Auditoría Interna.

b) Si los hechos denunciados corresponden ser investigados en otras sedes, ya sean administrativas o judiciales.

c) Si la denuncia se refiere a intereses particulares de los denunciantes en relación con conductas ejercidas u omitidas por la Administración, salvo que se logre determinar la existencia de aspectos de relevancia que ameriten ser investigados.

d) Si los hechos denunciados corresponden a problemas de índole laboral que se presentaron entre el denunciante y la Administración Activa.

e) Si por el bajo monto de lo denunciado y el costo asociado a la investigación resulta más apropiado al interés público adoptar otro tipo de medidas.

f) Si el asunto planteado se encuentra en conocimiento de otras instancias con competencia para realizar la investigación, ejercer el control y las potestades disciplinarias. En estos casos, se haría la coordinación respectiva.

g) Si la denuncia presentada es una reiteración o reproducción de otras denuncias similares sin aportar elementos nuevos y que ya hubiera sido resuelta con anterioridad por la Administración o por la Auditoría Interna.

h) Si la denuncia es manifiestamente improcedente o infundada.

i) Si la denuncia presenta las condiciones indicadas en el artículo 64 anterior.

Artículo 68°-Fundamentación del acto de desestimación, archivo o traslado de las denuncias. Deberá existir un acto debidamente motivado en donde se acrediten los argumentos valorados para desestimar, archivar o trasladar una denuncia. Cuando se desestime la atención de asuntos denunciados, esa situación deberá quedar debidamente acreditada.

Artículo 69°-Comunicación al denunciante en caso de denuncias suscritas. En tanto el denunciante haya especificado su nombre, calidades y lugar de notificación, se le deberá comunicar cualquiera de las siguientes resoluciones:

a) La desestimación y archivo de la denuncia.

b) El traslado a otra instancia interna o externa.

c) El resultado final de la investigación, sin aportar información, documentación u otras evidencias inherentes a la investigación.

Artículo 70°-Resguardo de la identidad del denunciante. Todo papel de trabajo, razón de archivo o comunicación a terceros generado por la Auditoría Interna, resultado de la denuncia que se atienda, debe resguardar en todo momento la identidad del denunciante.

SECCIÓN II

DE LAS RELACIONES DE HECHOS

Artículo 71°-Sobre las Relaciones de Hechos. Cuando como parte de los estudios de auditoría programados, se detecten actos o hechos irregulares o ilegítimos que pongan en peligro o causen un daño a la Hacienda Pública, la Auditoría Interna deberá someter a conocimiento de la Administración Activa o del Jerarca lo sucedido.

La comunicación se llevará a cabo mediante un informe de relación de hechos, el cual servirá de insumo a la Administración para determinar la existencia de eventuales responsabilidades administrativas, civiles y penales, este informe se debe realizar de acuerdo con los Lineamientos Generales para el análisis de presuntos hechos irregulares, resolución R-DC-102-2019 publicado en La Gaceta No. 209 del 04 de noviembre 2019.

Las investigaciones a cargo de la Auditoría Interna pueden realizarse de oficio, producto de una auditoría, en atención a la denuncia de un tercero, o como respuesta a una solicitud del jerarca o de titulares subordinados, entre otros.

El procedimiento de investigación es indistinto del eventual procedimiento administrativo.

Artículo 72°-Procedimientos de investigación. El proceso de análisis de presuntos hechos irregulares constituye un proceso distinto de los tipos de auditorías que se regulan en las "Normas Generales de Auditoría para el Sector Público", a saber: auditorías financieras, auditorías operativas y auditorías de carácter especial.

Artículo 73°-Sobre la confidencialidad de las Relaciones de Hechos. La información, documentación y otras evidencias de las investigaciones efectuadas por la Auditoría Interna, cuyos resultados puedan originar la apertura de un procedimiento administrativo, serán confidenciales durante la formulación del informe respectivo. Una vez notificado el informe correspondiente y hasta la resolución final del procedimiento administrativo, la información contenida en el expediente será calificada como información confidencial, excepto para las partes involucradas, las cuales tendrán libre acceso a todos los documentos y pruebas que se incluyan en el expediente administrativo, según lo que establece el artículo 6º de la Ley Nº 8292 y el artículo 8º de la Ley Nº 8422.

El informe correspondiente también será compartido con los Colegios Profesionales, cuando se determine una posible responsabilidad, según lo establecido en los Lineamientos Generales para el análisis de presuntos hechos irregulares de la Contraloría General de la República.

Si se llega a presentar una solicitud de la Asamblea Legislativa referida a las relaciones de hechos, la documentación y las pruebas que obren en poder de la Auditoría Interna serán atendidas en el tanto se trate de solicitudes que formule una comisión legislativa debidamente acreditada de conformidad con el inciso 23) del artículo 121 de la Constitución Política y éstas no formen parte de una denuncia trasladada al Ministerio Público.

Artículo 74°-Sobre la Comunicación de resultados. En cuanto a la comunicación verbal de resultados (conferencia final), se debe tener en cuenta que esta no procede efectuarla respecto de las Relaciones de Hechos.

Artículo 75°-Colaboración. En el desarrollo de las investigaciones, las Auditorías Internas del Grupo INS, podrán brindarse apoyo entre ellas, tales como asesoría, insumos, o intercambio de experiencias; pudiendo incluso efectuar análisis conjuntos cuando lo estimen pertinente y las condiciones propias del caso particular lo permitan; sin que eso implique compartir o delegar las competencias propias de cada auditoría.

Quienes colaboren con las Auditorías Internas en la realización de investigaciones por presuntos hechos irregulares no tendrán acceso a la identidad del denunciante. En aquella información a la que lleguen a tener acceso producto de la colaboración brindada, quedan sujetos a las reglas de confidencialidad previstas en los lineamientos correspondientes.

Artículo 76°-Denuncia Penal. Cuando las diligencias de investigación acrediten la existencia de elementos suficientes para considerar al menos en grado de probabilidad la ocurrencia de un delito, la Auditoría Interna deberá elaborar una denuncia penal, la cual será remitida al Ministerio Público; para lo cual, se podrá coordinar lo correspondiente con dicha instancia en cualquier etapa del proceso.

CAPÍTULO V

Disposiciones finales

Artículo 77°-Modificación. El presente Estatuto modifica el Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Auditoría del Instituto Nacional de Seguros, publicado en el Diario Oficial La Gaceta 01 del 05 de enero 2021, Alcance 01.

Artículo 78°-Aprobación. Este Reglamento fue aprobado por la Junta Directiva del Instituto Nacional de Seguros mediante el Acuerdo VII de la sesión ordinaria No. 9772 del 07 de marzo del 2023.

Artículo 79°-Vigencia. Este Reglamento rige a partir de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta.