COMISIÓN NACIONAL DE PREVENCIÓN DE RIESGOS
Y ATENCIÓN DE EMERGENCIAS
La Junta Directiva de la Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y
Atención de Emergencias (CNE), comunica que en sesión ordinaria Nº 06-04-2016, celebrada
el día el miércoles 20 de abril de 2016; se aprobó el acuerdo Nº 086-04-2016
que dice:
REGLAMENTO ESPECÍFICO DE COMPRAS Y CONTRATACIÓN
AL AMPARO DE LOS MECANISMOS DE EXCEPCIÓN POR
LA DECLARATORIA DE EMERGENCIA, BAJO
DECRETO 39056-MP
Considerando:
Que el Dr. Iván Brenes, Presidente de la CNE, presentó la exposición del
Plan General de la Emergencia Decreto Ejecutivo N° 39056-MP ante esta Junta
Directiva, por lo cual dicho órgano emite el acuerdo N° 086-04-2016, con base
en los siguientes hechos:
1º-Que mediante el Decreto Ejecutivo N° Se declara estado de emergencia
nacional la situación provocada por condiciones de temporal y paso de un
sistema de baja presión que generó abundantes lluvias, inundaciones y
deslizamientos en todos los cantones de la provincia de Limón, es decir: Limón,
Matina, Siquirres, Talamanca, Guácimo y Pococí; y los cantones de Turrialba y
Sarapiquí."(Anexo N° 1: Decreto N°39056-MP)
2º-La Junta Directiva aprueba mediante acuerdo 218-09-2015 tomado en
sesión ordinaria N° 10-09-15 del 16 de setiembre de 2015, el Plan General de la
Emergencia según Decreto Ejecutivo mencionado, publicado en La Gaceta N°
133, del viernes 10 de julio de 2015 que refleja pérdidas por un monto en
colones de ¢75.665.798.888,26 (setenta y cinco mil seiscientos sesenta y cinco
millones setecientos noventa y ocho mil ochocientos ochenta y ocho colones con
26/100).
3º-Siendo que la Ley señala que la fase de reconstrucción puede
extenderse por un plazo máximo de cinco años, sin embargo esta Junta Directiva
considera que por la urgencia de resolver la problemática generada por la
sequía en las zonas afectadas, el plazo máximo para presentar planes de
inversión será de un máximo de seis meses (6) a partir de la publicación del
presente reglamento, de no presentarse en dicho plazo, resulta evidente para
esta Comisión, que la inversión solicitada no es urgente o prioritaria para ser
cubierta con los recursos del Fondo Nacional de Emergencias, pudiendo ser
entonces abordada con recursos ordinarios que deberán las instituciones
programar para el siguiente año.
4º-En virtud de que la Procuraduría General de la República ha señalado
la importancia del seguimiento a la ejecución del Plan General de la
Emergencia, y en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo cuarenta y uno
(41) de la Ley Nacional de Emergencias y Prevención del Riesgo que plantea como
deber de la Dirección Ejecutiva el seguimiento de los informes sobre el
desarrollo de los planes generales de emergencias, y dado que en este caso
particular la fuente de financiamiento principal no es del Fondo Nacional de
Emergencias, sino los recursos propios de las instituciones, la Junta Directiva
de esta Comisión determinó la obligación por parte de las instituciones del uso
de la matriz de información que se incluye en el Plan General de la Emergencia,
para rendir informes al menos dos veces al año a esta Comisión, sobre la
ejecución del Plan General, con tareas y proyectos financiados con sus propios
recursos que atienden las afectaciones reportadas. La oportuna remisión de
estos datos tiene la finalidad de que el señor Director Ejecutivo de la CNE
pueda acatar la disposición de informar, dos veces al año, a esta Junta
Directiva, sobre el avance en la ejecución del presente Plan General de la
Emergencia.
5º-La Ley Nacional de Emergencias y Prevención del Riesgo dispone que,
en caso de calamidad pública, ocasionada por hechos de la naturaleza o del
hombre, que son imprevisibles o previsibles pero inevitables, y no puedan ser
controlados, manejados ni dominados con las potestades ordinarias de que
dispone el Gobierno, el Poder Ejecutivo podrá declarar estado de emergencia en
cualquier parte del territorio nacional, a fin de integrar y definir las
responsabilidades y funciones de todos los organismos, entidades públicas, privadas
y poder brindar una solución acorde a la magnitud del desastre.
6º-Que en razón de lo expuesto, se promulga el decreto citado que
permite tomar las medidas de excepción, que señala la Constitución Política y
la Ley Nacional de Emergencias y Prevención del Riesgo, para hacerle frente a
los efectos ocasionados por la sequía y mitigar las consecuencias que ocasionó
su impacto en las diferentes zonas del país, en ejercicio de las facultades que
les confieren los artículos 140, incisos 3) y 18), 146 y 180 de la Constitución
Política, artículos 25 inciso 1), 27 inciso 1), 28 incisos b) y j), de la Ley
N° 6227 del 2 de mayo de 1978 Ley General de la Administración Pública, y
artículo 29 de la Ley N° 8488 del 22 de noviembre del 2005, Ley Nacional de
Emergencias y Prevención del Riesgo, y el Decreto Ejecutivo N° 39056-MP,
publicado en La Gaceta N° 133, del viernes 10 de julio de 2015.
7º-Que para ejecutar de manera específica las compras y contrataciones
necesarias para atender la emergencia desencadenada por la sequía en los
cantones mencionados, conforme la declaratoria de Emergencia bajo Decreto
Ejecutivo N° 39056-MP, se requiere de un mecanismo específico para los procesos
de compra y contratación al amparo de dicho decreto.
8º-Que la naturaleza particular del evento meteorológico generador de la
emergencia y su atención, obliga al desarrollo de acciones diferentes a las que
generalmente se han desarrollado bajo el régimen de excepción y bajo el control
de la Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención del Emergencias (En
adelante Comisión); para el caso, se requieren criterios altamente
especializados de las instituciones con responsabilidad en la atención del
problema; especialmente en lo que se refiere a las características de los
equipos, los suministros y los servicios que deben ser comprados o contratados.
9º-Que el Reglamento para el Funcionamiento de la Proveeduría
Institucional de la Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de
Emergencias, publicado en La Gaceta N° 168 del 2 de setiembre del 2014,
es omiso en cuanto a normar los procesos de compra y contratación para aquellas
emergencias en las cuales no sea posible delimitar las fases de primera
respuesta, rehabilitación y reconstrucción que establece el artículo 30 de la
Ley N° 8488. Siendo igualmente omiso en cuanto a la posibilidad de otorgar a
las Unidades Ejecutoras la posibilidad de que sean las Proveedurías de estas
instituciones intervengan en los procesos de compra y contratación al amparo
del régimen de excepción.
10.-Que en razón de lo anterior el presente documento tiene el propósito
de permitir que las proveedurías de las instituciones a quienes la Junta
Directiva de la Comisión autorice como unidades ejecutoras, tramiten las
compras y contrataciones para el cumplimiento del plan general de la
emergencia, sin demérito de la obligación que tiene la Comisión de administrar
los recursos del Fondo Nacional de Emergencia que vean comprometidos, así como
de fiscalizar la forma de ejecución de dichos trámites, la ejecución de obras y
su respectivo pago; ello, con sustento en la Ley N° 8488 y regulado en lo
conducente por el Reglamento de Unidades Ejecutoras y el Reglamento de
Funcionamiento de la Proveeduría Institucional de la Comisión vigentes.
11.-Que conforme a la Ley N° 8488, que regula a esta Comisión, el
régimen de excepción ante la declaratoria de emergencia permite:
a) Un tratamiento de excepción ante la rigidez presupuestaria, en virtud
del artículo 180 de la Constitución Política, con el fin de que el Gobierno
pueda obtener ágilmente suficientes recursos económicos, materiales o de otro
orden, para atender a las personas, los bienes y servicios afectados por
guerra, conmoción interna o calamidad pública. (art.31).)
b) La declaratoria de emergencia es la posibilidad que tiene el Poder
Ejecutivo de recurrir a mecanismos flexibles y ágiles, por encima del régimen
legalidad que regula la actividad ordinaria de la Administración para atender
necesidades urgentes e imprevistas de las personas y proteger los bienes; ante eventos
que son sorpresivos e imprevisibles, o bien previsibles e inevitables; y
situaciones anormales que en general no pueden ser controladas, manejadas o
dominadas con las medidas ordinarias.
12.-Ante tales eventos, por la exigencia imperiosa e inmediata de
atender las necesidades humanas y proteger la vida y los bienes en peligro, la
Constitución faculta el desarrollo de los actos por la vía de excepción. Ello
implica la anteposición de los criterios de necesidad y urgencia sobre los
criterios de la legalidad que rigen la actividad ordinaria de las instituciones
(Voto N° 9410, Sala Constitucional).
13.-El régimen de excepción es comprensivo de la actividad
administrativa y disposición de fondos y bienes públicos, siempre y cuando sean
estrictamente necesarios para resolver las imperiosas necesidades de las
personas y proteger los bienes y servicios cuando, inequívocamente, exista el
nexo obligado de causalidad entre el suceso provocador del estado de emergencia
y los daños provocados en efecto. (art.32).
14.-Bajo la declaratoria de emergencia, todas las dependencias, las
instituciones públicas y los gobiernos locales estarán obligados a coordinar
con la Comisión, la cual tendrá el mando único sobre las actividades en las
áreas afectadas. El plan general de la emergencia que la Comisión elabore,
obligatoriamente, tendrá prioridad dentro del plan de cada institución en
cuanto lo afecte, hasta que el Poder Ejecutivo declare la cesación del estado
de emergencia. (art.33).
15.-Para ejecutar las acciones, las obras y los contratos, la Comisión
nombrará como unidades ejecutoras a las instituciones públicas con competencia
en el área donde se desarrollen las acciones, siempre que estas cuenten con la
estructura suficiente para atender los compromisos; tanto la Comisión como las
unidades ejecutoras quedarán obligadas a la elaboración de los planes de
inversión, donde se detallen, en forma pormenorizada, las acciones, las obras y
los recursos financieros que emplearán para atender lo que les sea asignado y
que deberá ser aprobado por la Junta Directiva de la Comisión. (art.39).
16.-Es competencia exclusiva de la Comisión la administración de los
recursos del Fondo Nacional de Emergencia, los cuales bajo la declaratoria
utiliza para atender y enfrentar las situaciones de emergencia, conforme los
contenidos del plan general de emergencia y los planes de inversión que apruebe
la Junta Directiva de la Comisión.
17.-Corresponde a la Junta Directiva de la Comisión, conforme las atribuciones
dictadas en el artículo N° 18 de la Ley, para el cumplimiento de las
competencias y responsabilidades asignadas a la Comisión, aprobar los
procedimientos que regulan la administración y el uso de los recursos del Fondo
Nacional de Emergencia. Por tanto,
De conformidad con lo anteriormente expuesto, la Junta Directiva de la
Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias acuerda
crear el siguiente:
REGLAMENTO ESPECÍFICO PARA LOS PROCESOS DE COMPRA
Y CONTRATACIÓN AL AMPARO DE LOS MECANISMOS
DE EXCEPCIÓN POR LA DECLARATORIA
DE EMERGENCIA, BAJO DECRETO
N° 39056-MP
SECCIÓN PRIMERA:
De la autorización para el trámite de contrataciones
Artículo 1º-Una vez realizado el nombramiento de una institución pública
como unidad ejecutora, bajo acuerdo específico para tal fin, la Junta Directiva
de la Comisión podrá facultar a la proveeduría de la institución nombrada, para
que se haga cargo de los trámites de contratación, con el fin de hacer la
ejecución de las acciones y obras contenidas en el plan de inversión respectivo
que al efecto presenta dicha unidad.
Artículo 6º-La potestad para que las proveedurías de las unidades
ejecutoras, tramiten las contrataciones comprenderá de manera estricta y
exclusiva la aplicación del procedimiento descrito en el artículo N° 35 y
siguientes del Reglamento para las Contrataciones por el Régimen de Excepción y
Funcionamiento de la Proveeduría Institucional de la Comisión Nacional de Prevención
de Riesgos y Atención de Emergencias, referente al papel de la Proveeduría en
las contrataciones por emergencia declarada. Para ello, deberán aplicar el
siguiente procedimiento descrito a continuación:
a) La Unidad Ejecutora tiene un plazo de cinco días hábiles después de
aprobado el Plan de Inversión, para remitir a la Proveeduría respectiva las
condiciones técnicas del cartel junto con una copia del Plan de Inversión, la
constancia de que existen fondos reservados para la contratación, el estudio de
costos y la carta de compromiso, excepto que por razones especiales y dada la
magnitud y complejidad de las obras, bienes o servicios a contratar, se
requiera un plazo mayor, lo cual deberá quedar claramente establecido en el
oficio de remisión a la Proveeduría.
b) Las Proveedurías Institucionales, adicionarán a estas condiciones
técnicas, las cláusulas invariables del cartel y verificará que estén todos los
documentos necesarios para la contratación, tales como manuales, planos, etc.,
para lo cual cuenta con un plazo de tres hábiles.
c) Las Proveedurías de las Unidades Ejecutoras, de manera inmediata,
proceden a enviar la invitación a participar a por lo menos cinco oferentes que
se encuentren debidamente inscritos en el Registro de Proveedores que se lleva
para tal fin, sin embargo, podrán participar oferentes que no estén inscritos
en el Registro de Proveedores.
d) El plazo para recibir ofertas no puede ser superior a cinco días
hábiles, a partir de que las Proveedurías cuenten con todos los documentos
necesarios excepto que se necesite un plazo mayor por circunstancias
especiales, como por ejemplo la solicitud al oferente de elaborar planos,
diseños, o se requiera de una visita pre oferta al sitio en el que se va a
desarrollar la obra, lo cual debe ser claramente indicado en los documentos que
se remitan para proceder con la contratación.
e) Recibidas las ofertas, las Proveedurías de las Unidades Ejecutoras
levantarán el acta correspondiente, conformarán el expediente administrativo
debidamente foliado y lo remitirán en el plazo de dos días hábiles a su Asesor
Legal para el estudio jurídico, el cual se debe realizar en el plazo de dos
días hábiles, excepto que deba hacer prevenciones a los oferentes, en cuyo caso
cuenta con un plazo adicional de tres días hábiles para que éstos presentan las
aclaraciones o subsanaciones solicitadas. Cumplido este paso, con el informe
jurídico incorporado, el Asesor Legal remitirá el expediente al Departamento
Técnico correspondiente, con el detalle de las ofertas elegibles y las no
elegibles en forma razonada, para que se realice el estudio técnico solamente
de las ofertas elegibles. Este Departamento cuenta con dos días hábiles para
emitir su criterio, indicando la razonabilidad del precio y envía el expediente
a la Proveeduría, en caso de que se requiera hacer prevenciones a los oferentes
este plazo se amplía a cinco días hábiles.
f) Listo el expediente para adjudicar, las Proveedurías Institucionales
remiten al funcionario competente (superior jerárquico o a quien este designe)
de cada Unidad Ejecutora, para que emita el acto de adjudicación en un plazo de
dos días hábiles y devuelve el expediente a la Proveeduría para la comunicación
oficial a los oferentes.
g) Firme el acto de adjudicación, se prevendrá al adjudicatario la
presentación de la garantía de cumplimiento y la cancelación de los timbres
fiscales, dentro de los plazos establecidos en el cartel o, en su defecto, en
un plazo de tres días hábiles. Una vez cumplidos los trámites anteriores, las
Proveedurías Institucionales de las Unidades Ejecutoras, procederán de manera inmediata
a la confección de la orden de compra bajo el formato que la Comisión Nacional
de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias le suministre, asimismo
aprobar las Órdenes de Compra respectivas y remitirlas a la CNE para la
aprobación final de la Presidencia Ejecutiva o a quién ésta delegue. Después de
haber cumplido con los pasos anteriores, las Proveedurías Institucionales de
las Unidades Ejecutoras, entregarán la Orden de Compra al adjudicatario e informarán
inmediatamente a la Unidad Ejecutora, para que se proceda a dar la respectiva
orden de inicio de las obras o cuando se trate de bienes o servicios, el aviso
para que se entreguen, cuyo plazo se contará a partir del día hábil siguiente
de entregada la orden de compra. De forma aleatoria, el fiscalizador de la
Contraloría de Unidades Ejecutoras puede realizar visitas para verificar que
entregaron los bienes o el avance de obra. Por lo que la Unidad Ejecutora
deberá informar a la Contraloría de Unidades Ejecutoras la fecha de inicio de
obra, o recepción de bienes.
h) Es responsabilidad de las Unidades Ejecutoras realizar la inspección
final del proyecto y recibir los bienes o servicios. En la fecha establecida,
el encargado del proyecto hará la inspección en compañía del funcionario
fiscalizador de la Contraloría de Unidades Ejecutoras y el contratista, levantará
el acta de recepción en la que consignará el estado en que se encuentra la obra
o los bienes y servicios contratados y si se reciben a satisfacción o si el
contratista debe hacer correcciones o mejoras; finalmente todos firmarán al pie
del acta.
i) En el caso de que el contratista deba hacer correcciones o mejoras de
la obra, o algún cambio cuando se trate de bienes y servicios, se le otorgará
un plazo de quince días hábiles para que lo realice.
j) Una vez finalizada esta labor, se establecerá una nueva fecha para la
recepción de la obra o de los bienes y servicios, para lo cual deberán
repetirse los trámites establecidos en el párrafo anterior.
k) En cualquier tipo de proyecto o compra de bienes y servicios,
independientemente del plazo de ejecución, las Unidades Ejecutoras deberán
presentar a la Contraloría de Unidades Ejecutoras un informe final, en el que se
detallarán todos los aspectos relevantes de la contratación.
l) En caso de que se genere algún incumplimiento por parte del
contratista, antes, durante o al final de la contratación, las Unidades Ejecutoras
tienen la facultad de ordenarle a su Proveeduría Institucional iniciar el
procedimiento respectivo de resolución contractual aplicando los plazos de la
Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento, así como la Ley General de
la Administración Pública, ambas de aplicación supletoria y ejecutar la garantía
de cumplimiento y cualesquiera otras multas, si ello resulta pertinente.
m) Los montos que se cobren por concepto de ejecuciones de garantías de
cumplimiento y de multas deberán ser depositadas a las cuentas del Banco de
Costa Rica en colones N° 001- 0280505-7, cuenta cliente 15201001028050574 o
dólares N° 001-0276431-8, cuenta Cliente 15201001027643183; a nombre de la
Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias.
n) Una vez finalizado el trámite de contratación, las Unidades
Ejecutoras deberán entregar a la Contraloría de Unidades Ejecutoras y a la
Proveeduría Institucional de la Comisión una copia certificada del expediente
completo.
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