Artículo 2º-Alcance. Este Reglamento será de aplicación obligatoria para toda persona que por ley actúe como Registrador Auxiliar y a quienes sean formalmente investidos por la Dirección General del Registro Civil en ese carácter, en la confección, uso, custodia y devolución de los certificados de declaración de nacimiento, matrimonio y defunción.

Artículo 3º-Definiciones. Para los efectos del presente Reglamento se define lo siguiente:

a) Persona Registradora Auxiliar: Es la responsable de capturar los datos en los certificados de declaración de nacimiento, matrimonio y defunción.

b) Persona Registradora Auxiliar ad honorem: Es la responsable de capturar los datos en los certificados de declaración de nacimiento, matrimonio y defunción sin percibir ninguna remuneración económica de parte del Tribunal Supremo de Elecciones, ya que entre éstos y la institución no existe relación de dependencia.

c) Hechos vitales: Son los que se refieren a los hechos naturales que afectan un registro como lo son el nacimiento y la defunción.

d) Certificados de declaración nacimiento: Documento de declaración de nacimiento que completa la persona registradora auxiliar y que da origen a su inscripción en el Registro Civil.

e) Certificado de declaración matrimonio: Documento que llena la autoridad que celebra un matrimonio y que da origen a su inscripción en el Registro Civil.

f) Certificado de declaración defunción: Documento de declaración de defunción completado por la persona registradora auxiliar y que da origen a su inscripción en el Registro Civil.

g) Hecho registral civil: Se refiere a aquél acto contenido en la legislación vigente que afecta el estado civil de las personas y que es inscribible en el Registro Civil.

h) Investidura: Ceremonia de toma de posesión de algún cargo oficial.

i) Revocatoria de Investidura: Acto administrativo que deja sin efecto la investidura de una persona registradora auxiliar.

j) Resolución: Acto administrativo final que resuelve una gestión interpuesta por una persona usuaria.

k) Inscripción: Acto de inscribir un nacimiento, matrimonio o defunción en un registro electrónico.

l) Fiscalización: Examen de una actividad para comprobar si cumple con la normativa vigente.

m) Unidad de Investigación y Fiscalización: Dependencia adscrita a la Sección de Inscripciones del Registro Civil, encargada de investigar y fiscalizar el desempeño de las personas registradoras auxiliares en el cumplimiento de las funciones y deberes asignados en la normativa vigente.

CAPÍTULO II

De las personas registradoras auxiliares

Artículo 4º-Naturaleza jurídica de la persona registradora auxiliar. Las personas Registradoras Auxiliares o quienes estén investidas en esa condición, son las responsables de receptar y completar los datos del hecho vital o civil en los certificados de declaración dispuestos para ello.

Artículo 5º-Quiénes son registradores auxiliares. Se considerarán Registradores/as Auxiliares del Registro Civil las personas funcionarias de sus oficinas debidamente autorizadas, las responsables de las delegaciones de policía, los párrocos o autoridades eclesiásticas, las personas directoras de hospitales públicos, los profesionales en medicina, los notarios públicos, los funcionarios consulares acreditados ante el gobierno de Costa Rica y aquellos que la Dirección General del Registro Civil invista como tales.

Artículo 6º-Deberes y obligaciones de la persona registradora auxiliar. Son deberes de las personas registradoras auxiliares:

a) Cumplir con las obligaciones y responsabilidades establecidas en este Reglamento o en cualquier otra disposición normativa al respecto.

b) Utilizar los certificados de declaración que para tal efecto le proporciona el Registro Civil, los que podrán ser en formato físico o electrónico.

c) Consignar en el certificado de declaración su firma y la de la persona declarante, o en su defecto, con dos testigos o a ruego si la persona declarante no firma.

d) Procurar que los hechos vitales o civiles a los cuales esté obligado a atender, sean declarados oportunamente.

e) Remitir al Registro Civil a través de un medio seguro, los certificados de declaración en el plazo máximo de ocho días hábiles posteriores a la declaración.

f) Custodiar los certificados de declaración asignados a su cargo a fin de evitar que éstos sean sustraídos, alterados o destruidos.

g) Completar correctamente los certificados de declaración, sin abreviaturas, borrones ni manchones, tanto en formato físico como en digital.

h) Cumplir con el procedimiento establecido para el traslado y entrega de los certificados de declaración.

i) Atender todas aquellas prevenciones que la Sección de Inscripciones les requiera para subsanar defectos u omisiones en la información contenida en los certificados de declaración para su inscripción y que éstos se logren inscribir conforme a la normativa vigente.

j) Asistir a las capacitaciones y cumplir con las directrices de carácter normativo y procedimental establecidas por el Registro Civil.

k) Ajustarse al régimen de fiscalización establecido en este Reglamento.

l) Comunicar a la Dirección General del Registro Civil, a la mayor brevedad posible, los movimientos en el personal que custodia los certificados de declaración y aquél autorizado para la firma de éstos.

CAPÍTULO III

Del procedimiento de investidura personas

registradoras auxiliares ad honorem

Artículo 7º-Investidura personas registradoras auxiliares La Dirección General del Registro Civil podrá investir con carácter de personas registradoras auxiliares a quienes deseen realizar las labores correspondientes ad honorem, a las personas directoras de hospitales privados, clínicas públicas y privadas, cementerios y funerarias; para lo cual, como requisito previo, deberán realizar el curso de capacitación implementado para personas registradoras auxiliares.

Artículo 8º-Solicitud de la investidura. La solicitud para adquirir la investidura como persona registradora auxiliar del Registro Civil será presentada ante la Dirección General del Registro Civil y deberá ser suscrita por la persona competente del ente solicitante, a la cual deberá adjuntar la siguiente documentación:

a) Permiso vigente de funcionamiento emitido por la autoridad municipal correspondiente.

b) Permiso sanitario vigente otorgado por el Ministerio de Salud.

c) Certificación de personería jurídica.

d) Indicación del nombre y número de cédula de identidad de la persona administradora de la entidad.

e) Indicación del nombre y número de cédula de identidad de la persona que se encargará de custodiar los certificados de declaración.

f) Indicación del nombre y número de cédula de identidad de las personas autorizadas para la firma de los certificados de declaración. En caso de que estas personas sean médicos (as) deberá indicarse también el código del Colegio de Médicos.

g) Documento que demuestre el servicio que brinda y una estimación promedio mensual del número de personas que lo reciben.

h) Correo electrónico para oír notificaciones.

Artículo 9º-Estudio de la solicitud. Recibida la solicitud, una persona funcionaria de la institución designada por la Dirección General del Registro Civil, realizará una visita a la entidad solicitante, la cual se coordinará previamente y en la que se verificará el cumplimiento de los requisitos establecidos, procediéndose a rendir el informe correspondiente, el cual será evaluado por la Dirección General del Registro Civil, previo al dictado de la resolución que otorgue o deniegue la investidura solicitada. En caso de que se determine la omisión en la presentación de algún documento solicitado o que la persona solicitante no haya realizado la capacitación para personas registradoras auxiliares, se prevendrá para que en un plazo de diez días hábiles se proceda según corresponda.

Artículo 10.-Prórroga del plazo para el cumplimiento de la prevención. La parte gestionante podrá solicitar por única vez la prórroga del plazo concedido en el artículo anterior, por un término igual al otorgado inicialmente, siempre que demuestre su necesidad  o imposibilidad material de cumplirlo. Dicha solicitud procederá cuando se interponga antes del vencimiento del plazo inicialmente otorgado. Vencido el plazo conferido y no habiéndose atendido el requerimiento efectuado por esta administración, se procederá al archivo de las diligencias.

Artículo 11.-Otorgamiento de Investidura. La investidura de la persona registradora auxiliar será otorgada mediante resolución dictada por la Dirección General del Registro Civil, cuya parte dispositiva será publicada por única vez en el Diario Oficial La Gaceta y a partir de su publicación tendrá eficacia jurídica.

La Dirección General del Registro Civil quedará facultada para solicitarle al ente investido y en los casos en que considere oportuno, la sustitución de la persona autorizada para la confección, firma y/o custodia de los certificados de declaración.

Artículo 12.-Entrega de certificados de declaración. La Sección de Inscripciones, la Coordinación de Servicios Regionales y las Oficinas Regionales entregarán los certificados de declaración a las personas registradoras auxiliares investidas por la Dirección General del Registro Civil.

La Sección de Inscripciones llevará un control sobre los sellos que utilicen, así como de las firmas de quienes estén autorizados para suscribir los documentos.

Artículo 13.-De la capacitación a las personas registradoras auxiliares. El Área de Capacitación del Departamento de Recursos Humanos, en coordinación con la Sección de Inscripciones, la Coordinación de Servicios Regionales y las Oficinas Regionales según corresponda, se encargará de brindar capacitación permanente a los Registradores Auxiliares del Registro Civil.

Artículo 14.-Revocatoria de la investidura. La Dirección General del Registro Civil podrá revocar la investidura en caso de comprobarse el uso indebido de los certificados de declaración o el incumplimiento de los deberes, obligaciones y disposiciones establecidas en esta normativa o en el Reglamento del Registro del Estado Civil para los Registradores Auxiliares, de conformidad con el procedimiento establecido en Capítulo VI de este reglamento.

CAPÍTULO IV

Del uso, custodia y devolución de los

certificados de declaración

Artículo 15.-Uso de los certificados de declaración. Las personas registradoras auxiliares deberán hacer uso de los certificados de declaración suministrados por el Registro Civil únicamente para el fin con el que fueron diseñados. Podrán utilizar certificados de declaración diferentes a los proporcionados por el Tribunal Supremo de Elecciones, sólo en aquellos casos que autorice la Dirección General del Registro Civil.

El uso de los certificados de declaración distintos a los proporcionados o a los autorizados por el Registro Civil hará incurrir en falta grave a la persona registradora auxiliar.

Los certificados de declaración asignados a un Registrador Auxiliar sólo podrán ser utilizados por éste; en ningún caso podrá hacerse uso de otros certificados de declaración asignados a otras personas registradoras auxiliares.

Quien ostente la competencia legal del ente investido solicitará con anticipación la cantidad de certificados de declaración que requiera a la Sección de Inscripciones en oficinas centrales o en la sede regional más cercana, en forma personal o por medio de una autorización escrita.

Artículo 16.-Custodia de los certificados de declaración. La persona registradora auxiliar tiene la obligación de custodiar los certificados de declaración asignados a su cargo a fin de evitar que sean sustraídos, alterados o destruidos, para lo cual deberá cumplir con lo siguiente:

a) Resguardar en un lugar seguro los certificados de declaración, bajo llave, fuera del alcance de personas no autorizadas y en condiciones ambientales idóneas.

b) Llevar un control secuencial de la asignación de los certificados de declaración a las personas autorizadas para la firma.

c) Informar a la Dirección General del Registro Civil el extravío o sustracción de algún certificado de declaración, indicando para ello la respectiva numeración, a efecto de que ésta proceda a ajustar los controles correspondientes.

Artículo 17.-Devolución de los certificados de declaración. La persona registradora auxiliar deberá remitir a la Sección de Inscripciones del Registro Civil o a cualquiera de sus sedes regionales los certificados de declaración en los siguientes casos:

a) Cuando por alguna circunstancia se anule un formulario de declaración, debiendo justificar la razón de dicha anulación en la casilla de observaciones.

b) Cuando por alguna circunstancia exista un cese de operaciones de la entidad investida como registrador auxiliar.

c) Cuando existan certificados de declaración deteriorados por el transcurso del tiempo o por causa ajena al Registrador.

d) Cuando exista sanción de inhabilitación o suspensión temporal que supere los seis meses, en el caso de médicos en el ejercicio privado de su profesión y notarios públicos.

e) Cuando la persona registradora auxiliar por algún motivo cese en el ejercicio de sus funciones.

f) Cuando así sea requerido por la Dirección General del Registro Civil.

Artículo 18.-Devolución de los certificados de declaración en caso de fallecimiento de la persona registradora auxiliar. Los médicos en el ejercicio privado de su profesión, así como los notarios públicos, al momento de recibir los certificados de declaración deberán designar una persona responsable que los devuelva al Registro Civil en caso de fallecimiento de éstos. Para tal efecto, deberá indicar las calidades de la persona designada.

En caso de omitirse la designación a que alude el párrafo anterior, el albacea de la sucesión, el cónyuge de la persona registradora auxiliar, sus parientes, los administradores de sus bienes o cualquier otra persona que pueda hacerlo, deberá devolver los certificados de declaración ante la Sección de Inscripciones del Registro Civil o en cualquiera de sus sedes regionales.

CAPÍTULO V

De la investigación y fiscalización

Artículo 19.-De la Unidad de Investigación y Fiscalización. Se creará la unidad de investigación y fiscalización adscrita a la Sección de Inscripciones del Registro Civil, la cual fungirá como ente fiscalizador del desempeño de las personas registradoras auxiliares en el cumplimiento de las funciones y deberes asignados en la normativa vigente, de conformidad con los principios de eficiencia, eficacia y buena fe.

Artículo 20.-Atribuciones de la Unidad de Investigación y Fiscalización. Son atribuciones de la Unidad de Investigación y Fiscalización, además de las otras que le impongan otras normas, las siguientes:

a) Vigilar que se cumpla estrictamente con los deberes y responsabilidades asignados a la persona registradora auxiliar en este Reglamento o en la normativa correspondiente.

b) Fiscalizar la actividad de las personas físicas y jurídicas que ostenten la condición de registradoras auxiliares del Registro Civil en el ejercicio de las funciones y deberes establecidos en este Reglamento o en la normativa correspondiente.

c) Realizar visitas periódicas a las personas físicas y jurídicas que ostenten la condición de registradoras auxiliares del Registro Civil.

d) Informar a la Dirección General del Registro Civil en un plazo de 10 días hábiles, sobre alguna irregularidad o falta de la persona registradora auxiliar.

e) Dar seguimiento al cumplimiento de las observaciones realizadas a las personas registradoras auxiliares, con la finalidad de verificar lo recomendado.

f) Llevar un control de las visitas realizadas a las personas registradoras auxiliares.

Artículo 21.-Informe de la Unidad de Investigación y Fiscalización. Recibido el Informe de la Unidad de Investigación y Fiscalización, la Dirección General del Registro Civil procederá a valorarlo, a fin de determinar si se realiza el procedimiento de revocatoria de investidura contemplado en el Capítulo VI de este Reglamento.

CAPÍTULO VI

DEL PROCEDIMIENTO DE REVOCATORIA

DE INVESTIDURA DE LA PERSONA

REGISTRADORA AUXILIAR

Artículo 22.-Procedimiento de revocatoria de investidura de la persona registradora auxiliar ad honorem. La Dirección General del Registro Civil, realizará el procedimiento de revocatoria de la investidura de la persona registradora auxiliar ad honorem, en los casos previstos en el artículo siguiente.

Para lo anterior, se documentará un expediente el cual será de acceso a las personas interesadas.

Artículo 23.-Causas de revocatoria de la investidura. Son causas que facultan a la Dirección General del Registro Civil para revocar la investidura otorgada a una persona registradora auxiliar ad honorem, las siguientes:

a) Cuando no utilice los certificados de declaración autorizados por la Dirección General del Registro Civil para el registro de hechos vitales.

b) Cuando incumpla con el plazo establecido para la entrega de los certificados de declaración ante el Registro Civil.

c) Cuando utilice los certificados de declaración para fines distintos para los que fueron creados.

d) Cuando no asista a la capacitación programada por el Registro Civil para la inducción de conocimientos en esta materia.

e) Cuando incumpla con el procedimiento de custodia y traslado de los certificados de declaración asignados.

f) Cuando no atienda en el plazo indicado las prevenciones que el Registro Civil le solicite.

g) Cuando utilice certificados de declaración asignados a otra persona registradora auxiliar.

h) Cuando consigne información falsa en los certificados de declaración.

i) Cuando no realice la devolución de los certificados de declaración según lo indicado en el artículo 17 de este Reglamento.

j) Cuando no se ajuste al régimen de investigación y fiscalización establecido en este Reglamento o impida el desempeño de esa labor a las personas funcionarias de la Unidad de Investigación y Fiscalización del Registro Civil.

Artículo 24.-Dictado de la resolución final. Previo al dictado de la resolución final, la Dirección General del Registro Civil concederá audiencia por el plazo de tres días hábiles a la persona registradora auxiliar, a fin de que presente las pruebas de descargo que considere pertinentes y formule las conclusiones sucintas sobre los hechos alegados.

Realizado el análisis de la prueba aportada por la persona registradora auxiliar y en caso de llegar a determinarse que no existen motivos para revocar la investidura, se procederá con el archivo de las diligencias.

La Dirección General del Registro Civil procederá al análisis del informe y la prueba presentada y dictará la resolución respectiva.

En caso de que la persona registradora auxiliar no conteste la audiencia conferida, se procederá a resolver conforme a la documentación existente en el expediente.

Si del análisis de los hechos atribuidos se llegare a determinar la comisión de un presunto ilícito, se remitirá el expediente a la Secretaría General del Registro Civil para que realice el estudio, a fin de gestionar lo pertinente ante el Ministerio Público.

La resolución dictada por la Dirección General del Registro Civil será recurrible de acuerdo con lo establecido en el capítulo VIII de este reglamento.

Artículo 25.-Denuncias de terceros. Presentada una denuncia por un tercero, sobre un hecho irregular que presuntamente ha cometido la persona registradora auxiliar, se remitirá a la Unidad de Investigación y Fiscalización para el estudio correspondiente y para que emita el informe respectivo a la Dirección General del Registro Civil, en el término de cinco días hábiles.

Artículo 26.-Revocatoria de investidura por renuncia de la persona registradora auxiliar. No será necesario seguir el procedimiento de revocatoria de investidura si ésta ha de declararse en razón de la renuncia de la persona registradora auxiliar. Para lo anterior, la Dirección General del Registro Civil comunicará a la Sección de Inscripciones lo pertinente para que esta proceda con la inhabilitación del código asignado a esa persona registradora auxiliar.

Con la presentación de la renuncia, la persona registradora auxiliar deberá hacer la respectiva devolución de los certificados de declaración no utilizados en un plazo máximo de diez días hábiles. En caso de que no se realice la devolución de los certificados de declaración, se procederá a comunicarlo a la Unidad de Investigación y Fiscalización para lo que corresponda.

Artículo 27.-Revocatoria de investidura por cese de operaciones de la persona registradora auxiliar. No será necesario seguir el procedimiento de revocatoria de investidura al que alude este reglamento, si ésta se declara en razón del cese de operaciones de la persona registradora auxiliar.

Para lo anterior, la Dirección General del Registro Civil comunicará a la Sección de Inscripciones para que proceda con la inhabilitación del código asignado a esa persona registradora auxiliar.

Con la comunicación del cese de operaciones, la persona registradora auxiliar deberá hacer la respectiva devolución de los certificados de declaración no utilizados en un plazo máximo de diez días hábiles. En caso de que no se realice la devolución de los certificados de declaración, se procederá a comunicarlo a la Unidad de Investigación y Fiscalización para lo que corresponda.

Artículo 28.-Procedimiento disciplinario para las personas registradoras auxiliares institucionales La Dirección General del Registro Civil comunicará a la Inspección Electoral aquellos casos en que personas registradoras auxiliares institucionales incurran en alguna de las causas previstas en el artículo 23 de este Reglamento.

Artículo 29.-Procedimiento disciplinario para los médicos en el ejercicio privado de la profesión y los notarios públicos. La Dirección General del Registro Civil comunicará a los entes disciplinarios, según corresponda, aquellos casos en que médicos en el ejercicio privado de la profesión y notarios públicos incurran en alguna falta establecida en la normativa que los rige.

CAPÍTULO VII

Inhabilitación de la persona registradora auxiliar

Artículo 30.-Inactividad de la persona registradora auxiliar. En aquellos casos en que las personas registradoras auxiliares presenten inactividad en el ejercicio de sus funciones por un periodo continuo de doce meses, la Sección de Inscripciones procederá con la inhabilitación del código asignado.

Artículo 31.-Suspensión temporal de la persona registradora auxiliar. Cuando la entidad disciplinaria correspondiente suspenda a un médico en el ejercicio privado de su profesión o a un notario público, esta sanción implicará la suspensión por el mismo período en el ejercicio de la función registral.

Artículo 32.-Inhabilitación de la persona registradora auxiliar. La inhabilitación temporal de la persona registradora auxiliar no implicará la revocatoria de la investidura.

CAPÍTULO VIII

De los recursos

Artículo 33.-Recurso de Revocatoria y Apelación. Contra lo resuelto por la Dirección General del Registro Civil cabrán los recursos de revocatoria y apelación en subsidio, dentro del término de tres días hábiles posteriores a la notificación respectiva.

Es potestativo usar ambos recursos o solo uno de ellos, pero será inadmisible el que se interponga pasado el término previsto. Si se interponen ambos recursos a la vez se tramitará la apelación ante el superior una vez declarada sin lugar la revocatoria.

TRANSITORIOS

Transitorio I.-Todas aquellas personas registradoras auxiliares que desde el mes de setiembre del 2014 y hasta la fecha de publicación del presente Reglamento, que no cuenten con movimientos en la presentación de certificados de declaración para su inscripción, serán deshabilitados del sistema y deberán actualizar su información ante la Sección de Inscripciones del Registro Civil o en cualquiera de sus sedes regionales.

Transitorio II.-Todas las personas que ejecutan labores como registradores auxiliares, deberán realizar la capacitación que para tal efecto implemente el Tribunal Supremo de Elecciones, de acuerdo con la calendarización o programación de las mismas, a partir de la publicación del presente Reglamento.

Transitorio III.-La Dirección General del Registro Civil se encargará de dotar del recurso humano necesario a la Unidad de Investigación y Fiscalización.

Rige a partir de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta.

Dado en San José, a los veinticuatro días del mes de noviembre de dos mil quince.