ARTÍCULO 2º- Para los efectos de este reglamento, se definen los siguientes términos:

. AyA: Instituto Costarricense de Acueductos y Alcantarillados.

. Administración Superior: Junta Directiva, Presidencia Ejecutiva, Gerencia General y Subgerencia General.

. Conductor: funcionario autorizado mediante la licencia oficial emitida por el Ministerio de Obras Públicas y Transportes para conducir vehículos institucionales.

. Dar de alta a un vehículo: Es cuando se realiza la inclusión de un vehículo o equipo especial en el registro de contabilidad de la Institución.

. Dar de baja a un vehículo: Es cuando un vehículo institucional conforme a las diligencias administrativas correspondientes se excluye de los registros contables de la institución.

. Subgerentes de Área: Es el funcionario de mayor rango en Sistemas Comunales, Sistemas Periféricos, Ambiente, Investigación y Desarrollo y Gran Área Metropolitana.

. Director nacional: Es el jefe de mayor jerarquía dentro de las direcciones con injerencia técnica en todo el país.

. Director regional: Es el funcionario de mayor jerarquía dentro de las regiones Brunca, Pacífico Central, Chorotega, Central y Huetar Atlántica, o bien cualquier otra con igual jerarquía que la administración superior pueda crear al efecto.

. Director de UEN: Es el funcionario catalogado como director superior.

. Director general: Es el funcionario catalogado como director de área y depende del director de UEN.

. Jefe cantonal: Es el funcionario de mayor jerarquía en cada cantón.

. Encargado de transportes: Es el funcionario asignado de la flotilla en pooles institucionales.

. Director general: Es el funcionario catalogado como director de área y depende del director de UEN.

. Jefe cantonal: Es el funcionario de mayor jerarquía en cada cantón.

. Estacionamiento oficial: Instalaciones de AyA donde deben pernoctar los vehículos y maquinarias institucionales, o instalaciones destacadas para la inspección de obras requeridas a los Contratistas en los Documentos de Licitación, las cuales deberán contar con resguardo en el perímetro, así como, con seguridad física y/o electrónica debidamente monitoreada, con el fin de velar por los activos institucionales.

. Institucional: Lo relativo o perteneciente a AyA.

. Jornada ordinaria de ruedo: Es la jornada comprendida entre las 06:00 hasta las 16:00 horas en que se autoriza a los vehículos de AyA a circular normalmente y así se consigna en la Boleta de Autorización de Ruedo (Jornada ordinaria), la cual se hace por día, semana o mensual según las actividades a realizar Jornada extraordinaria de ruedo: Es la jornada de tiempo comprendida entre las 5:00 am y las 6:00 am y entre las 16:00 y las 24:00 horas, para lo cual se debe llenar la Boleta de Autorización de Ruedo (tiempo extraordinario), la cual se debe hacer por día, semanal, quincenal o mensual. Casos muy especiales deben autorizarlos la Dirección Centro de Servicios de Apoyo o la Dirección de Maquinaria y Equipo.

. Pool de vehículos: Es la agrupación de vehículos administrados en forma centralizada por la Dirección Centro de Servicios de Apoyo.

. Pernoctar: Lugar donde el vehículo le corresponde estacionar.

. Pool de vehículos: Es la agrupación de vehículos administrados en forma centralizada por la Dirección Centro de Servicios de Apoyo.

. Usuario: Todo funcionario público o particular debidamente autorizado para ser trasladado en vehículos de AyA.

ARTÍCULO 3º- Para la adecuada prestación de los servicios públicos que brinda AyA, los vehículos del Instituto se clasifican como sigue:

. Vehículos de uso discrecional: Es aquel vehículo asignado al Presidente Ejecutivo conforme lo dispone la Ley de Tránsito vigente. Se asignará un sólo vehículo de uso discrecional a la Presidencia Ejecutiva y podrá ser utilizado por el conductor asignado al efecto. Dicho vehículo no podrá usarse para fines contrarios a la ley, la moral y las buenas costumbres.

. Vehículos de uso administrativo: Son aquellos vehículos conducidos por los funcionarios de AyA nombrados de forma interina o en propiedad debidamente autorizados por la Dirección de Capital Humano, que cuenten con licencia vigente extendida por el MOPT.

ARTÍCULO 4º- Para efectos del presente reglamento los vehículos de uso administrativo se clasifican como sigue:

1. Vehículos operativos: Son los utilizados por las cuadrillas para mantenimiento de redes, líneas de conducción, plantas de tratamiento de agua potable y aguas residuales y estaciones de bombeo.

2. Equipo especial: Retroexcavadores, perforadoras, hidrovaciadores, grúas plataforma y camiones de transporte pesado, entre otros.

3. Vehículos hidrantes: Son los vehículos utilizados por las cuadrillas para uso exclusivo del servicio de hidrantes.

4. Vehículos de inspección y control de vehículos: Utilizados en la supervisión de la vigilancia, supervisión de proyectos y de control de operación y mantenimiento.

5. Vehículos de apoyo logístico: Utilizados para el transporte de funcionarios y equipo en la atención de labores específicas.

6. Vehículos arrendados a funcionarios: Son los normados conforme al Reglamento de Pago de Kilometraje.

ARTÍCULO 5º-Los vehículos de uso administrativo adquiridos o donados, además de lo establecido en la Ley de Tránsito, con excepción de los vehículos indicados en el inciso 6) del artículo anterior, deben cumplir con los siguientes requisitos:

1. Deben ser preferiblemente de color blanco y tener rotulado el logotipo de AyA, el número de vehículo debe de coincidir con los últimos dígitos de la placa oficial y la leyenda "USO OFICIAL" en ambas puertas laterales y costado trasero. De no contar el proveedor con el color solicitado, el Área Funcional de Maquinaria y Equipo podrá autorizar la entrega de vehículos en otro color acorde con las necesidades. Con el fin de evitar gastos innecesarios, los vehículos que actualmente tengan un color diferente al establecido en este inciso permanecerán con el color que tengan hasta que se proceda a su disposición final.

2. Portar las placas oficiales que los identifiquen como pertenecientes a AyA.

3. Deberán portar los permisos de circulación, revisión técnica vehicular, permisos de traslado de materiales peligrosos, tarjeta de pesos y dimensiones, éstas últimas para los vehículos que los requieran.

4. Portar los cargadores portátiles en el caso de vehículos eléctricos.

ARTÍCULO 6º- La asignación de vehículos se regirá por las siguientes condiciones:

1. Para la asignación de vehículos y dentro de un plazo no menor a los tres meses previos a la elaboración del Plan Operativo Anual (POA), cada Subgerencia de Área presentará a la Dirección del Centro de Servicios de Apoyo los requerimientos de vehículos, maquinaria y equipo especial para el cumplimiento de sus funciones, detallando para cada unidad en que serán utilizadas, así como, la proyección de los resultados que se esperan de cada unidad solicitada.

2. La asignación del vehículo se realizará mediante el pool vehicular, para lo cual cada dependencia deberá realizar la solicitud correspondiente

3. Los vehículos estarán bajo la responsabilidad de la Dirección Centro Servicios de Apoyo, el cual estará a cargo de la administración del pool vehicular.

4. La asignación será ocasional, cuando se utilicen esporádicamente en un lapso que no supere las 12 horas por día o dado que en las oficinas o dependencias estén cercanas a un Área de Maquinaria y Equipo donde sea posible administrar y controlar los vehículos en una forma más centralizada y eficiente.

Capítulo 2. De la organización

ARTÍCULO 7º- La responsabilidad por el adecuado uso de los vehículos de AyA, corresponde a cada conductor.

ARTÍCULO 8º- La Gerencia General o Subgerencia General conocerá anualmente el plan de la Dirección Centro Servicio de Apoyo respecto a la adquisición, uso, control y mantenimiento de los vehículos en todo el país.

ARTÍCULO 9.-La Dirección Centro Servicios de Apoyo tendrá bajo su responsabilidad, la coordinación y control a nivel nacional del pool vehicular, razón por la cual le indicarán a la Gerencia General o Subgerencia General, según corresponda, las recomendaciones que considere pertinentes para lograr un uso más racional de los recursos.

ARTÍCULO 10.- La Dirección Centro de Servicios de Apoyo podrá establecer los sistemas de desconcentración parcial de la administración del pool vehicular, en los encargados de transportes de cada región.

ARTÍCULO 11.- La Dirección Centro Servicios de Apoyo cuando lo considere conveniente, convocará a talleres de capacitación, trabajo y planificación a los involucrados del proceso.

Capítulo 3. Dirección Centro Servicios de Apoyo deberes y responsabilidades

ARTÍCULO 12.- Corresponde a la Dirección Centro de Servicios de Apoyo, como dependencia subordinada de la Gerencia General o Subgerencia General, la responsabilidad de controlar todo lo concerniente a la flota automotor de AyA a nivel nacional y tendrá las siguientes funciones:

1. Planificar, organizar, coordinar y controlar a nivel nacional todo lo relacionado con el uso y mantenimiento de los vehículos, equipo especial y maquinaria, de conformidad con ley, reglamentos, directrices y políticas que al respecto dicte la Administración Superior. Podrá, a su vez, gestionar la aprobación y modificación de los reglamentos, directrices de control interno y manuales de procedimientos u otros ante la Gerencia General o Subgerencia General, relacionados con el gasto de combustible, uso, control, mantenimiento y refacción de lo relacionado con todos los vehículos, maquinaria y equipo especial.

2. Formular objetivos y metas generales sobre uso, control y mantenimiento de los vehículos, así como, definir las políticas que orienten la actividad de AyA hacia el logro de los objetivos y metas.

3. Planear, coordinar y desarrollar proyectos de factibilidad para el control del uso de la flotilla vehicular a nivel nacional utilizando sistemas de información que tiendan a optimizar los recursos de transporte.

4. La Dirección de Servicios de Apoyo deberá emitir directrices a las subgerencias de área, directores nacionales, regionales, de UEN y Unidades Ejecutoras sobre el uso del pool vehicular, así como las responsabilidades en el momento de asignar el vehículo adecuado para la atención de actividades operativas y administrativas, buscando la optimización en el uso de la flota automotora.

5. Velar y mantener actualizadas los procedimientos de control y supervisión relacionados con el uso, control y mantenimiento de los vehículos a nivel nacional.

6. Dar de baja los vehículos que no se encuentren aptos para operar, realizando los trámites de entrega de placas y desinscripción del vehículo; y gestionar ante la Dirección de Proveeduría la venta según los procedimientos establecidos en el Manual de Procedimientos de Contratación Administrativa y Reglamento de Activos Fijos.

7. Supervisar y gestionar las solicitudes de adquisición de nuevos vehículos, maquinaria y equipos especiales para el trámite de compra. Las unidades solicitantes deberán indicar las especificaciones técnicas de los carteles de licitaciones en concordancia con el Reglamento de Activos, para lo cual deberán contar con la aprobación del Subgerente de Área o quien corresponda.

8. Recibir los nuevos automotores y verificar que correspondan a las especificaciones técnicas indicadas en el cartel, estas deberán coincidir con la oferta que se adjudicó al contratista y aceptadas por AyA. En caso de evidenciarse algún cambio en las especificaciones técnicas, deberá indicarlo inmediatamente en forma escrita a la Dirección de Proveeduría, donde se gestionó su compra, a fin de que se proceda como corresponda.

9. Recibir y supervisar las solicitudes de arrendamiento de maquinaria, equipo especial y vehículos para que sean tramitadas conforme a la ley. En caso de identificar algún incumplimiento a esta, deberá recomendar lo pertinente a la Gerencia General o Subgerencia General.

10. Cuando corresponda gestionar ante los organismos competentes los permisos de salida del país de los vehículos, deberá contar con una autorización previa de la Gerencia General o Subgerencia General.

11. Realizar los trámites de inscripción de los automotores nuevos o donados a nombre de la Institución, así como todo lo necesario para que dichas unidades puedan circular conforme a la Ley y lo establecido en el Reglamento de Activos.

12. Coordinar con otras instituciones, ministerios o poderes del Estado, el préstamo de vehículos, con la autorización de la Administración Superior. De igual manera, deberá coordinar en casos especiales como los procesos electorales, de emergencia nacional y actividades propias de AyA donde se deban trasladar personas que no sean funcionarias, así como coordinar cualquier otra actividad temporal de colaboración interinstitucional debidamente razonada y aprobada para el adecuado servicio público que se trate.

13. Definir el procedimiento de atención, investigación y trámite de todos los aspectos administrativos y análisis técnicos con motivo de accidentes de tránsito en que se involucren vehículos de AyA. La información obtenida debe ser remitida a la Dirección Jurídica junto con el informe que al respecto suscribe el conductor involucrado y el encargado de transportes correspondiente.

14. Velar porque el pool vehicular cuente con un único expediente para cada automotor, que contenga los registros e información de todo lo relacionado con el vehículo tanto en sede administrativa como judicial.

15. Cuando corresponda, mantener informada a la Secretaría Técnica de la Autoridad Presupuestaria del Ministerio de Hacienda o de cualquier otro ente fiscalizador o regulador del Estado sobre lo relacionado con la compra, venta y desecho de vehículos y maquinaria institucional, así como brindar cualquier otra información que sea requerida.

16. La Dirección Centro de Servicios de Apoyo velará por el establecimiento y cumplimiento de los siguientes controles:

. En el uso eficiente de los vehículos, maquinaria y equipo especial.

. En el empleo apropiado de mecanismos de seguridad en los vehículos que transportan sustancias peligrosas.

. En el gasto de mantenimiento preventivo y correctivo de toda la flotilla automotor.

. En la compra, distribución y uso de llantas.

. En la compra, distribución y el uso de todo tipo de repuestos.

. En el destino de los repuestos sustituidos del vehículo.

. En la existencia de los expedientes de vehículos.

. En la vigencia y cobertura de las pólizas de seguros de vehículos.

. Cualquier otra que le establezcan las leyes, los reglamentos o la Administración Superior.

17. Velar que la unidad de transportes de cada zona o región lleve actualizado un expediente para cada automotor, que contenga los registros e información de todo lo relacionado con el vehículo tanto en sede administrativa como judicial. En lo pertinente a la sede administrativa, se debe verificar que entre otros se lleve el registro necesario en materia de mantenimiento preventivo y reparaciones, así como el control de uso y rendimiento de combustible. De igual manera, debe constar información que contenga desde su inscripción original, valor de adquisición, permisos de circulación, inspección técnica vehicular, lugar donde se destaca la unidad y el nombre del funcionario responsable, así como su numeración interna y rotulación oficial.

18. Analizar, coordinar y recomendar la prestación de servicios colectivos para funcionarios, cuando así se requiera para una mejor prestación del servicio público de AyA.

19. Verificar que todos los vehículos, maquinaria y equipo especial bajo su responsabilidad estén debidamente inscritos en el centro de costos correspondiente y tengan actualizado el expediente.

20. Presentar mensualmente un informe del estado de la flotilla vehicular ante la Gerencia General.

Capítulo 4. De las diferentes dependencias que tienen vehículos a su servicio deberes y

responsabilidades

ARTÍCULO 13.-Según corresponda, son deberes y responsabilidades de los subgerentes de área, directores nacionales, directores de UEN, directores regionales, directores generales, encargados de transportes y jefes cantonales que tengan vehículos, maquinaria y equipo especial los siguientes:

1. Gestionar y resolver las necesidades de transportes de la región, zona, área u oficina ante la Dirección Centro Servicios de Apoyo o encargo de transportes.

2. Recomendar a la Dirección Centro Servicios de Apoyo, retirar de operación los vehículos y maquinaria que no se encuentren aptos para operar, y recomendar suprimir el seguro del vehículo automotor.

3. Velar porque la maquinaria, equipos especiales y vehículos, se utilicen exclusivamente en la ejecución de funciones propias.

4. Velar porque los servicios de mantenimiento preventivo, correctivo, reparación y conservación de todos los vehículos, maquinarias y equipos especiales sean hechos con la mayor eficiencia técnica, considerando también el aspecto económico y operativo.

5. Velar porque se respeten en todas las unidades automotoras, los límites de carga, número de personas autorizadas para viajar, capacidad de remolque y demás condiciones que se establezcan para el adecuado uso de los vehículos, lo anterior de conformidad con la Ley de Tránsito y este reglamento.

6. Velar porque se atiendan, investiguen y tramiten todos los aspectos administrativos y análisis técnicos que sean necesarios, con motivo de accidentes de tránsito en que se involucren vehículos y maquinaria de AyA; a lo cual se deberá enviar el respectivo reporte a la Dirección Centro Servicios de Apoyo, quien canalizará el respectivo proceso ante la Dirección Jurídica.

7. Acatar las políticas y directrices que informe la Dirección Centro Servicios de Apoyo.

8. Colaborar y apoyar con los encargados de transportes en todo lo relacionado con el uso de los vehículos, maquinaria y equipo especial, a fin de garantizar un uso racional de éstos.

Además, velar porque todas las unidades automotoras se mantengan en óptimas condiciones de operación y conservación, y se les dé un adecuado mantenimiento correctivo y preventivo.

9. Velar porque los funcionarios de su región o dependencia, ya sea en calidad de conductores o usuarios de los vehículos, maquinaria y equipo especial, cumplan las normas de uso, control y mantenimiento de vehículos en general.

10. Llevar un control detallado de los vehículos arrendados según lo establecido en el Reglamento de Pago de Kilometrajes, emanado de la Contraloría General de la República.

11. Es responsabilidad de los directores nacionales, directores de UEN o directores regionales según corresponda, previo al trámite de compra de vehículos, maquinaria o equipo, elaborar las especificaciones técnicas y remitirlas con el respectivo aval del subgerente de Área a la Dirección Centro Servicios de Apoyo.

12. Será obligación de los directores nacionales, directores de UEN o directores regionales, según corresponda, enviar semestralmente toda la información que se genere de los vehículos, maquinaria y equipo, para que la Dirección Centro Servicios de Apoyo actualice los expedientes.

Capítulo 5. De los encargados de transportes y combustible deberes y responsabilidades

ARTÍCULO 14.- Según corresponda el director nacional o el encargado de transportes tendrán los siguientes deberes y responsabilidades:

1. La Dirección Centro Servicios de Apoyo y encargados de transportes deben velar porque todos los vehículos, maquinaria y equipos especiales que dispongan, estén centralizados en los llamados pooles de vehículos, con el objetivo de maximizar el aprovechamiento de los recursos.

2. Comunicar semestralmente a la Dirección Centro Servicios de Apoyo, los inventarios e inspecciones del pool vehicular, así como maquinaria y equipo especial, referente al mantenimiento preventivo y correctivo de las diferentes partes del automotor y su posible disposición final.

3. Firmar las boletas de ruedo para tiempo ordinario y extraordinario, siempre y cuando la firma esté autorizada ante la Dirección Centro Servicios de Apoyo.

4. Efectuar los trámites para arrendar servicios de transportes, maquinaria y equipos especiales, así como llevar un debido control de esas unidades. Antes de arrendar cualquier tipo de vehículo, se deberá realizar una valoración mecánica, eléctrica, física y registral que arroje que tal unidad se encuentra en óptimas condiciones legales y mecánicas de funcionamiento. Enviar a la Dirección Centro Servicios de Apoyo la solicitud con la respectiva documentación soporte.

5. Analizar, coordinar y recomendar la prestación de servicios colectivos para funcionarios, cuando así se requiera, para una mejor prestación del servicio público de AyA.

6. En caso de accidentes de tránsito, remitir obligatoriamente a la Dirección Centro de Servicios de Apoyo y a la Dirección Jurídica, en un plazo máximo de tres días hábiles, el informe que al efecto confecciona el conductor involucrado.

7. Verificar que todos los vehículos, maquinaria y equipo especial bajo su responsabilidad estén debidamente inscritos en el centro de costos correspondiente y tengan actualizado el expediente.

8. Será responsabilidad directa de los encargados de transportes de la región o zona, dar el visto bueno de todas las facturas relacionadas con reparaciones, modificaciones mecánicas y de carrocería, instalación de equipos adicionales, entre otros. Dicho aval debe estar debidamente justificado con el visto bueno de la Subgerencia General y la Dirección Centro de Servicios de Apoyo.

9. Sin perjuicio de lo que establezcan otros artículos de este reglamento, los encargados de transporte deben enviar semestralmente a la Dirección Centro de Servicios de Apoyo un informe actualizado de la maquinaria y equipo especial a cargo de su Dirección o Región con la siguiente información:

A. Nombre completo del funcionario que tiene asignado la maquinaria y equipo especial, de forma regular o de uso compartido.

B. Indicar el tipo la maquinaria y equipo especial.

C. Indicar el lugar donde se encuentra destacado el automotor. Si el automotor es reasignado a otra dependencia, se deberá informar previamente la Dirección Centro de Servicios de Apoyo, para que se realicen los respectivos cambios en el sistema informático.

D. Brindar cualquier otra información.

Capítulo 6. De los conductores de vehículos, maquinaria y equipos especiales: deberes y

responsabilidades

ARTÍCULO 15. Los vehículos institucionales son exclusivamente para el cumplimiento de todas aquellas funciones propias del servicio público que brinda AyA, por lo que su uso queda sujeto a las leyes, reglamentos y directrices que al efecto dicte la administración superior, de tal forma que su asignación no es exclusiva, no genera derechos adquiridos ni corresponde a salario en especie. Por razones debidamente justificadas, la Gerencia General y la Dirección Centro de Servicios de Apoyo podrán variar su uso y destino.

Los trabajadores bajo la modalidad de contrato para la conducción de vehículos institucionales solo lo podrán hacer siempre que tal situación se haya establecido en el proceso licitatorio, contrato laboral o convenio institucional debidamente aprobado por el ente Contralor, y siempre y cuando cuente con licencia de conducir emitida por el Ministerio de Obras Públicas y Transportes.

ARTÍCULO 16. Son deberes de todo funcionario que conduzca un vehículo institucional, además de los consignados en el ordenamiento legal vigente, los siguientes:

1. Recibir las capacitaciones en mecánica cuando así se requiera, para lo cual Dirección Centro de Servicios de Apoyo coordinará la capacitación correspondiente con el Área respectiva en el Instituto Nacional de Aprendizaje (INA) u otra empresa afín.

2. Portar y tener vigente la licencia oficial emitida por el MOPT, la revisión técnica, la tarjeta de derecho de circulación original, la tarjeta de pesos y dimensiones para las unidades que la requieran, el carné que lo identifica como funcionario de AyA, los permisos de autorización de ruedo y para transportar personas, así como, portar los accesorios y dispositivos de seguridad correspondientes.

3. Velar por el buen estado del vehículo y maquinaria revisando diariamente o de previo a su utilización distintivos y placas correspondientes, niveles de líquido de frenos, aceite del motor, batería y radiador, presión de llantas y estado general de las mismas, dirección, luces, carrocería, entre otros. Además, todo funcionario a quien se le asigne un vehículo para su conducción deberá devolverlo en condiciones óptimas de limpieza. Es deber de todo funcionario que conduzca un vehículo institucional recibir y entregar el vehículo en óptimas condiciones mecánicas, carrocería y limpieza, o bien reportarlo inmediatamente por cualquier daño o desperfecto, lo anterior para garantizar no solo la seguridad del propio conductor, sino de los demás pasajeros, al igual que los materiales y equipos transportados.

4. Racionalizar el consumo de combustible y utilizar correctamente las herramientas, repuestos y accesorios utilizados en el vehículo.

5. Cumplir estrictamente con los programas de mantenimiento que dicte Dirección Centro de Servicios de Apoyo.

6. Conducir el vehículo, la maquinaria y equipo especial según las mejores prácticas en resguardo del patrimonio institucional, libre de cualquier tipo de drogas, estupefacientes y alcohol y bajo las condiciones establecidas en cuanto a capacidad de carga útil y cantidad de pasajeros, según su documentación.

7. Siempre que conduzca un vehículo de AyA, deberá resguardar la buena imagen institucional y el decoro como funcionario público, adoptando, manteniendo y conservando los principios de prevención, el mayor respeto, compostura, la debida prudencia para con los acompañantes, peatones y otros conductores. No podrá conducir el vehículo cuando visiblemente su estado mecánico y/o de carrocería, así como, las condiciones eléctricas no lo permitan o bien se exponga o se ponga en riesgo la integridad del conductor y de otras personas, otros vehículos o bienes. Además, es prohibido fumar dentro del vehículo, utilizar teléfono celular o artefactos similares sin el dispositivo de manos libres, así como, dar bromas o lanzar improperios a cualquier persona.

8. Todo conductor y acompañante de un vehículo institucional, deben cumplir con las reglas de higiene, aseo, decoro y de trato social, así como, también mostrar una adecuada presentación personal, utilizando cuando sea el caso el uniforme oficial.

9. Deberá desobedecer órdenes arbitrarias contrarias a la ley, reglamentos y directrices, que provengan de funcionarios o cualquiera persona que trasladen en los vehículos.

10. Al salir o ingresar de los estacionamientos de los edificios o planteles de AyA, brindar al Oficial de Vigilancia la información que solicite, así como, al retirarse deberá obligatoriamente entregar las llaves del vehículo oficial.

11. Portar la Boleta de Autorización de Ruedo de Tiempo Extraordinario para días y/o horas no hábiles.

12. Los conductores de vehículos institucionales no podrán hacer cambios o intercambios de componentes mecánicos o accesorios entre unidades, aun desechadas, si no cuentan con la aprobación de Dirección Centro de Servicios de Apoyo.

13. Es responsabilidad del conductor que las personas que se encuentran dentro del vehículo estén debidamente autorizadas para esto, según la diligencia que se trata. Se podrán transportar en los vehículos a personas ajenas a la institución cuando los miembros de la Junta Directiva, Presidencia Ejecutiva, Auditoría, Gerencia General, Subgerencia General, la Dirección Centro de Servicios de Apoyo o la Dirección Jurídica, para el cumplimiento de las labores institucionales o cuando así lo requiera alguna Autoridad Electoral, Judicial, Policía, Cruz Roja, Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias, Bomberos o de cualquier Poder de la República, previa autorización de la Administración Superior.

14. Quienes estén autorizados para conducir maquinaria, equipo especial o vehículos del AyA, no podrán en ningún caso, ceder la conducción de éstos a particulares y sólo en casos estrictamente necesarios, a funcionarios que cuenten con la licencia legalmente emitida por el MOPT.

15. La maquinaria, equipos especiales y vehículos no deberán estacionarse en lugares donde se ponga en peligro la seguridad de éstos, sus accesorios, materiales o equipos que transportan. No se deberán estacionar innecesariamente frente a lugares de dudosa reputación donde se expendan bebidas alcohólicas, drogas o estupefacientes, o que riñen con la moral y las buenas costumbres y puedan dañar la buena imagen de la Institución. Al finalizar la jornada de trabajo, el funcionario debe estacionar en las instalaciones de AyA o instalaciones destacadas para la inspección de obras requeridas a los Contratistas en los Documentos de Licitación, las cuales deberán contar con resguardo en el perímetro, así como, con seguridad física y/o electrónica debidamente monitoreada, con el fin de velar por los activos institucionales que indique la boleta de ruedo autorizada por la Dirección Servicios de Apoyo a través del área funcional de Maquinaria y Equipo y con ocasión de giras, cualquier estacionamiento oficial podrá ser utilizado temporalmente, pero en caso de que no hubiese espacio para estacionar, el conductor deberá garantizar la adecuada custodia del vehículo cancelando lo pertinente en un estacionamiento público, monto que posteriormente solicitará su reembolso.

16. Con el propósito que la maquinaria, equipos especiales y vehículos de la Institución operen dentro de las normas de seguridad y ofrezcan una presentación uniforme, se prohíbe colocar adornos, tanto en el interior como en el exterior de éstos o mantener objetos decorativos adheridos en el panel de instrumentos, así como, polarizar sus vidrios o parabrisas. Las excepciones deberán ser autorizadas únicamente por la Dirección Centro Servicios de Apoyo, que a su vez deberá ajustarse a lo establecido por la Ley de Tránsito.

17. Se prohíbe destacar la marca o el modelo del vehículo, maquinaria o equipo especial con cualquier color de pintura o calcomanía, así como, colocar banderines con propaganda de marcas comerciales, equipos de fútbol o partidos políticos, excepto aquellos que promuevan una buena imagen de la Institución y del sector salud.

18. Se prohíbe el uso de accesorios y/o insumos suntuosos cuyo uso no justifica la eliminación de un factor de riesgo en la conducción y/o la prolongación de su vida útil. En todo caso será la Dirección Centro Servicios de Apoyo la que justifique y autorice la compra de tales accesorios e insumos.

19. Es responsabilidad del conductor y de sus acompañantes, adoptar las medidas preventivas necesarias para garantizar la seguridad en la circulación del vehículo. Cuando exista una obstrucción o falta de visibilidad, el pasajero se encuentra en la obligación de salir del vehículo e ir al sitio correspondiente y orientar al conductor para que realice la maniobra que corresponda.

20. Cuando se realicen labores de mantenimiento, reparaciones e instalación de tuberías en las vías públicas, el conductor deberá tomar todas las medidas de prevención e instalar los respectivos dispositivos de seguridad.

21. En caso de accidentes de tránsito, es responsabilidad del conductor llamar de inmediato al 9-1-1 solicitando un Inspector de Tránsito, así como, a la aseguradora contratada. El conductor no podrá mover el vehículo del sitio del accidente, excepto cuando el Inspector de Tránsito así lo indique. Deberá presentar la denuncia de accidente y el informe de éste dentro de un lapso máximo de tres días hábiles ante la Dirección Centro Servicios de Apoyo y la Dirección Jurídica y acudir cuando corresponda ante el Instituto Nacional de Seguros o la aseguradora, así como, al Juzgado de Tránsito respectivo dentro del plazo establecido por ley.

22. En caso de accidentes de tránsito contra árboles, paredones u otros elementos, donde no se colisione contra otro vehículo o bienes de terceros, el conductor no está obligado a acudir a declarar ante el Juzgado de Tránsito. No obstante, deberá rendir un informe 3 días hábiles posteriores al accidente a la Dirección Centro de Servicios de Apoyo y la Dirección Jurídica para lo que corresponda.

23. El conductor no está autorizado a realizar arreglos judiciales o extrajudiciales con motivo de un accidente de tránsito, únicamente los podrá realizar la Dirección Jurídica.

24. Todo conductor tiene el derecho y la obligación de solicitar asesoría legal en el momento en que le ocurra un accidente de tránsito, así como, de ser asistido en su defensa por un abogado institucional, para lo cual deberá de cumplir con los siguientes requisitos:

A. Cuando la situación lo permita, solicitar en el lugar del accidente el nombre, número de cédula y dirección de los testigos.

B. Solicitar al Inspector de Tránsito el levantamiento del croquis respectivo.

C. Solicitar la Dirección Centro Servicios de Apoyo o al encargado de transportes, que acuda a realizar la inspección correspondiente, siempre y cuando el percance ocurra contra objetos fijos, donde no se vea involucrado otro vehículo o bienes de terceros.

D. Verificar en el lugar del accidente, la existencia y estado de las señales de tránsito tales como altos, cedas, semáforos y velocidad entre otros. En la medida de lo posible tomar las fotografías respectivas y aportarlas en el informe de accidente.

E. Indicar en la declaración que rinde ante el Juzgado de Tránsito, el nombre y dirección de los testigos, así como, señalar el medio para atender notificaciones en la Dirección Jurídica, para atender notificaciones. Previo a rendir su declaración judicial, debe hacerse asesorar con un abogado de la Dirección Jurídica.

F. Sacar copias del expediente judicial y las futuras notificaciones que reciba y hacerlas llegar al profesional en derecho que atiende el caso. Además, presentar una copia de ese expediente a la Dirección Centro Servicios de Apoyo.

G. Avisar a los testigos el día y la hora del juicio y acudir puntualmente junto con éstos.

H. Retirar la sentencia que se emita y enviarla inmediatamente al profesional en derecho que atienda el caso, para lo que corresponda en derecho. De resultar condenado, deberá asumir el pago de las multas por infracciones y/o asumir el pago por concepto de deducible conforme lo indica la Ley de Tránsito. Deberá remitir al área de transportes respectiva una copia de la sentencia, a fin de que sea incorporada en el expediente del vehículo.

I. Independientemente de la absolutoria judicial producto de una colisión, el funcionario podría hacerse acreedor de responsabilidad disciplinaria en sede administrativa.

25. Conocer y dar fiel cumplimiento de la Ley de Tránsito, así como, las disposiciones que establece el presente reglamento.

Capítulo 7. De los usuarios de los servicios de transportes: deberes y responsabilidades

ARTÍCULO 17. Son usuarios todas las personas autorizadas que se transporten en vehículos de AyA, independientemente de su relación de servicios con AyA y deben cumplir con las siguientes

disposiciones:

1. Conocer y cumplir las disposiciones establecidas en el presente reglamento.

2. Portar el carné, orden patronal o acción de personal que lo identifica como funcionario del Instituto, de no hacerlo el conductor del vehículo estará facultado para negarle el servicio; salvo el caso de particulares cuando medien las autorizaciones correspondientes según este reglamento o la Ley de Tránsito.

3. Las personas que laboran para la institución bajo la modalidad por contrato podrán ser trasladadas en vehículos institucionales, pero necesariamente deberán portar una credencial extendida por la Dirección Gestión de Capital Humano.

4. Hacer uso de los servicios de transportes que presta el AyA, en situaciones plenamente justificadas y por razón del desempeño de labores propias de la Institución.

5. Mantener una actitud de respeto hacia el conductor quien es el encargado del vehículo y las demás personas que viajan dentro del vehículo, así como con los transeúntes, autoridades y demás conductores.

6. Reportar a los encargados de transportes y Dirección Centro Servicios de Apoyo cualquier irregularidad que observe durante el traslado, ya fuese en el vehículo o en el cumplimiento del presente reglamento.

7. Ningún usuario está autorizado para:

A. Obligar al conductor a continuar operando un vehículo cuando sea necesario detener la marcha debido a un posible desperfecto mecánico o eléctrico, así como, a las malas condiciones del clima o bien que se presenten derrumbes o desastres en la vía, al igual que cuando el conductor no se encuentre en óptimas condiciones físicas para realizar o continuar la gira. De igual manera el conductor no estará obligado a conducir cuando lo impidan otras circunstancias que pongan en riesgo la seguridad de los pasajeros, los bienes de la institución o de terceros.

B. Obligar al conductor a conducir un vehículo en un lapso mayor a 8 horas ininterrumpidamente, para lo cual también se deberá considerar las condiciones climatológicas y del vehículo. De igual manera, se deberá permitir al conductor descansar cuando físicamente lo requiera.

C. Exigir la conducción del vehículo a una velocidad mayor o menor de la permitida por ley. En el primer caso no podrá aducirse urgencia en el servicio.

D. Obligar al conductor a trasladarlo cuando éste se encuentra en estado de ebriedad o de intoxicación generada por algún tipo de droga. De igual manera queda prohibido a los pasajeros, fumar dentro del vehículo, así como, externar improperios verbal o físicamente contra cualquier persona.

Capítulo 8. De los inspectores de vehículos, maquinaria y equipos: deberes y

responsabilidades.

ARTÍCULO 18.- La Dirección Centro Servicios de Apoyo facilitará los recursos y apoyará a la Unidad de Inspecciones de Vehículos en las siguientes funciones:

1. Inspeccionar semestralmente los vehículos, maquinaria y equipos especiales en todo el territorio nacional, concerniente a su estado mecánico, eléctrico, carrocería y seguridad entre otros, así como, velar porque cada automotor cuente con los respectivos dispositivos de seguridad y que además cumplan con las condiciones legales. Así mismo, podrán verificar que los conductores cumplan con los requerimientos reglamentarios que los acreditan como tal. Cuando realicen las anteriores funciones, deberán rendir los correspondientes informes a la Dirección Centro Servicios de Apoyo.

2. En casos de accidentes graves donde se provoquen daños materiales cuantiosos, lesiones o fallecimientos, el inspector o el Encargado de Transportes, en lo posible se deberá trasladar al lugar de los hechos como funcionario de apoyo de AyA ante terceros y como soporte del funcionario involucrado en el accidente. Al respecto no privan limitaciones de horario, condiciones del tiempo y carretera. Debe levantar la información pertinente, incluso tomar fotografías de la escena e investigar sus posibles causas y rendir un informe pormenorizado que además servirá de prueba en la defensa legal que AyA deba realizar ante eventuales procesos judiciales.

3. Llevar un control actualizado a nivel nacional del estado de los vehículos, maquinaria y equipo especial, recomendando la reparación de aquellos que aún puedan ser útiles o recomendando el retiro de circulación de aquellas unidades que por razones económicas o de seguridad han dejado de ser rentables y confiables para la institución.

4. Informar a la Dirección de Proveeduría y la Dirección Centro Servicios de Apoyo, lo pertinente sobre la evaluación de los talleres de enderezado y pintura que solicitan inscribirse como proveedores, de conformidad con las Guías Internas de Procedimientos de Contratación de Talleres de Enderezado, Pintura y Mecánica. Al respecto deberá recomendar fundamentar los motivos por los cuales admite o rechaza a los talleres oferentes.

5. Atender las investigaciones que le soliciten la Administración Superior, la Dirección Jurídica y la Dirección Centro Servicios de Apoyo respecto al uso de los vehículos institucionales.

6. En caso de verificarse en cualquier parte del país, algún tipo de anomalía en relación con el uso de cualquier tipo de vehículo institucional, el encargado de transportes deberá analizar la situación conjuntamente con el Subgerente de Área, Director Nacional, Director Regional o de UEN o en quien éstos deleguen, a efectos de corregir a futuro lo que corresponda.

En caso de lograrse una solución a las anomalías detectadas, se hará un informe conteniendo las mismas, así como, las aclaraciones y conclusiones a que se llegó para corregirlas. Este informe lo firmarán todas las partes involucradas y formará parte de las estadísticas que se presentarán a la administración superior. En caso de que no se logre una solución, la Dirección Centro Servicios de Apoyo elevará el caso a conocimiento de la Gerencia o Subgerencia General para que se adopte la decisión que corresponda.

7. Supervisar aún fuera de la jornada ordinaria, todo lo relacionado con el control de estacionamientos temporales y permanentes, así como hacer los reportes correspondientes cuando los funcionarios estacionen los vehículos oficiales injustificadamente en sitios diferentes a los autorizados.

Capítulo 9. De la prestación de los servicios y distribución de los recursos

ARTÍCULO 19. Quienes requieran servicios de transporte deberán plantear la respectiva solicitud al encargado de pool vehicular según la región correspondiente, justificando claramente la necesidad del servicio o recurso, quien procederá a otorgar el recurso de conformidad con la disponibilidad de los vehículos. Se determinará de acuerdo con la solicitud presentada, el tipo de vehículo que mejor se adapte a las condiciones del servicio solicitado.

ARTÍCULO 20. Para una adecuada prestación de los servicios de transporte, entre otros aspectos, se considerarán las siguientes situaciones:

1. Salvo fuerza mayor, emergencias o imprevistos, la solicitud de servicio de transporte se presentará durante los días y horas hábiles, con la debida anticipación, para efectos de programar y coordinar adecuadamente los recursos disponibles.

2. El uso del servicio se autorizará estrictamente por el período solicitado, salvo situaciones imprevistas o eventuales que estén sujetas a comprobación, en cuyo caso se deberá tramitar a la mayor brevedad posible una solicitud de ampliación, señalando el período adicional y especificando los motivos de tal ampliación.

3. Dependiendo de la naturaleza de la necesidad planteada, se prestará el servicio bajo una de las siguientes modalidades:

A. Servicio Específico: Consiste en facilitar un vehículo con el conductor respectivo, con el propósito de efectuar un traslado de personal, equipos, materiales o suministros.

B. Servicio Ocasional: Préstamo que lleva consigo la disponibilidad de un vehículo durante un lapso determinado, siempre y cuando no se cuente con conductor por parte de los Encargados de Transportes.

C. Traslado del Recurso: Cuando temporalmente y por razones de necesidad se requieran vehículos, maquinaria o equipo especial en determinada zona o región, la Dirección Centro Servicio de Apoyo trasladará al Encargado de Transportes local, lo correspondiente.

D. Servicio Externo: Si determinada zona o región en cualquier parte del país no cuenta internamente con vehículos, maquinaria y equipo especial, para atender una necesidad temporal, deberá justificarlo técnica y funcionalmente ante el Subgerente de Área o Director Regional, para que la Dirección Centro Servicios de Apoyo autorice el presupuesto de servicios externos.

E. Para lograr un mayor aprovechamiento de las unidades disponibles, los encargados de transportes deberán de publicar por medio de un correo electrónico la programación de giras semanalmente y levantar un listado de funcionarios para resolver en un solo viaje, varias solicitudes de transporte que se generen hacia una misma región, zona, sitio o ruta, facilitando una adecuada coordinación del viaje. Al llegar al sitio dejará a los funcionarios en los diversos lugares y velará por

regresarlos en la forma convenida.

F. La Dirección Centro Servicios de Apoyo administrara el pool vehicular, para un adecuado uso racional del recurso. En todo caso ningún funcionario tendrá exclusividad en el uso del vehículo, los cuales se destinarán integralmente al cumplimiento de las funciones y actividades institucionales.

G. Los encargados de transportes asignarán vehículos a funcionarios para el cumplimiento de sus funciones. No obstante, de no contar con vehículos disponibles, se autoriza la contratación de servicios de transporte, siempre y cuando su costo sea menor al que incurriría la Institución al brindar el traslado con recursos propios; lo anterior sin perjuicio de la calidad de servicio público que se brinda. Así mismo, se brindará el traslado a funcionarios en tramos cortos que por razones de seguridad sea necesario.

Capítulo 10. Del uso y control de los vehículos, maquinaria y equipo especial

ARTÍCULO 21. Para que un vehículo de uso institucional pueda circular, debe estar pintado preferiblemente de color blanco, rotulado con el emblema de la Institución, número de placa oficial y la leyenda "USO OFICIAL" en las puertas laterales delanteras, así como, mantener la placa oficial o en su defecto permiso temporal o provisional extendido por la agencia que vendió el vehículo a la institución. De igual manera, se deben acatar las siguientes disposiciones:

1. El logotipo de AyA no podrá presentar un diámetro inferior a 16 centímetros y cada dígito de los números de puerta no podrá ser inferior a las dimensiones de 7 centímetros de alto x 5 centímetros de ancho, lo anterior conforme a la Ley de Tránsito. Ambos distintivos deberán estar pintados preferiblemente de color azul.

2. La rotulación "USO OFICIAL" tendrá unas dimensiones mínimas de 30 centímetros de largo por 5 centímetros de alto.

3. Los vehículos de uso oficial solo podrán circular únicamente si cumplen con todos los requisitos señalados por las leyes y las disposiciones institucionales.

4. Todo vehículo, maquinaria y equipo especial de AyA, deberá ser conducido y utilizado por personas autorizadas para ello, debiendo ajustarse a las condiciones de operación propias del vehículo.

5. Corresponde tanto a la Dirección Centro Servicios de Apoyo, a las Subgerencias de Área, Directores Nacionales, Director Regional o de UEN como autoridad responsable directa, de velar por el cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias, así como el uso racional, eficiente y eficaz de los vehículos, maquinarias y equipos especiales que se le han asignado.

6. La circulación de maquinaria, equipos especiales y vehículos del AyA en horas y días no hábiles estará estrictamente supeditado a la realización de labores impostergables e inherentes a la Institución, en cuyo caso deberá portar la Boleta de Autorización de Ruedo para Tiempo Extraordinario. La responsabilidad en el cumplimiento de esta disposición recaerá en los Subgerentes de Área, Directores Nacionales, Director Regional o de UEN y Encargados de Transportes, quien para esto autorizará las boletas de control y autorización de ruedo mencionadas.

Esta autorización tendrá validez siempre y cuando quien la firme esté autorizado para tal efecto ante la Dirección Centro de Servicios de Apoyo.

Para la atención de emergencias o bien cualquier otra situación imprevista, cada Subgerente de Área, Director Nacional, Director Regional o de UEN, deberá solicitar ante los encargados de transportes los vehículos para su debida a tención.

7. Las boletas de control y autorización de ruedo de jornadas ordinaria y extraordinaria deben cumplir los requisitos establecidos por la Dirección Centro Servicios de Apoyo.

8. La Dirección Centro Servicios de Apoyo, y Direcciones Regionales, asignarán prioritariamente los espacios de parqueo especialmente aquellos que tengan techo para los vehículos oficiales, tomando en consideración la protección de estos.

9. Ningún funcionario podrá conducir un vehículo, maquinaria o equipo especial con características diferentes a la autorizada en la licencia del MOPT, excepto que sean vehículos de menor tamaño.

Capítulo 11. De la administración de los vehículos, maquinaria y equipos como activos

ARTÍCULO 22. La Dirección Centro Servicios de Apoyo determinará el estado de la flota vehicular y recomendará mediante informe técnico a la Dirección de Finanzas dar de alta o de baja a un vehículo institucional para lo que corresponda.

Capítulo 12. De la administración y control del gasto de combustible

ARTÍCULO 23. Los subgerentes de área, directores nacionales, directores regionales o de UEN que deleguen en la Unidad de Transportes serán los responsables ante la Dirección Centro Servicios de Apoyo, de lo relacionado con el gasto y rendimiento de los vehículos, así como de la cuota de combustible.

ARTÍCULO 24. Le corresponde a la Dirección Centro Servicios de Apoyo distribuir a todas las unidades de transporte el presupuesto de combustible, para lo cual deberán llevar los registros pertinentes en el sistema informático. Dichas unidades, cuando lo consideren pertinente, podrán solicitar a cualquier unidad de transporte del país, un informe detallado del gasto de combustible.

ARTÍCULO 25. Cada dirección o región deberá presupuestar el gasto de combustible.

ARTÍCULO 26. La administración del combustible en cada región o dirección estará a cargo de:

1. Los subgerentes de área, directores nacionales, directores regionales o de UEN como responsables superiores o en quien éstos deleguen.

2. La Dirección Centro Servicios de Apoyo, quien será responsable de la distribución mensual del presupuesto, así como atender las liquidaciones y otras actividades afines.

3. La Dirección Centro Servicios de Apoyo, quien será encargado de planificar y controlar el consumo anual por concepto de combustible de toda la flotilla institucional.

ARTÍCULO 27. Los encargados de transportes como encargados del combustible en cada dirección o región tienen las siguientes funciones:

1. Elaborar el cronograma de asignación, distribución y liquidación del presupuesto de combustible.

2. Calcular mensualmente el presupuesto de combustible a distribuir.

3. Verificar en el sistema de Gestión de Transportes la asignación correcta del presupuesto mensual y solicitar a la Dirección Centro Servicios de Apoyo, el presupuesto extraordinario, cuando así se requiera.

4. Atender las liquidaciones de los usuarios, acatando las disposiciones reglamentarias.

5. Distribuir el presupuesto de combustible según las cuotas establecidas para cada tarjetahabiente (funcionario).

6. Informar a la Dirección Centro Servicios de Apoyo y a subgerentes de área, directores nacionales, directores regionales o directores de UEN sobre cualquier anomalía presentada en el ejercicio de sus labores.

7. Cualesquiera otra que la administración superior o el superior en grado le asigne debido a su cargo.

ARTÍCULO 28. El subgerente de área, director nacional, director regional o de UEN es responsable de la planificación de la cuota anual de combustible que utilizará su zona o región, así como su asignación para cada vehículo, maquinaria o equipo especial.

ARTÍCULO 29. La cuota asignada de combustible a vehículos, maquinaria y equipo especial no debe ser utilizada para otros fines.

ARTÍCULO 30. Cuando se requiera de un aumento en la cuota de combustible, sea temporal o fijo, deberá presentarse ante la Dirección Centro Servicios de Apoyo la debida justificación de la cantidad solicitada, para la respectiva aprobación.

ARTÍCULO 31. Cada subgerente de área, directores nacionales, directores regionales o directores de UEN, o quién delegue serán los responsables de su debido uso y distribución del presupuesto de combustible.

ARTÍCULO 32. El presupuesto de combustible será distribuido por la Dirección Centro Servicios de Apoyo y será asignado a cada una de las regiones.

ARTÍCULO 33. La entrega de la cuota de combustible a los conductores la realizará el encargado de combustible o la persona que él autorice. La distribución del presupuesto de combustible se hace de acuerdo con las cuotas establecidas conforme a las necesidades de cada dirección o región.

ARTÍCULO 34. Responsabilidades la Dirección Centro Servicios de Apoyo:

1. Velar por el control de asignación de presupuesto a nivel nacional.

2. Ejercer periódicamente un control de calidad, tal como arqueos e inspecciones a las unidades de transporte de las direcciones y regiones.

Capítulo 13. De los accidentes de tránsito en que intervienen vehículos institucionales

ARTÍCULO 35.-Los funcionarios que se vean involucrados en un accidente de tránsito con un vehículo institucional, deben cumplir con lo establecido en la Ley de Tránsito y el presente Reglamento.

Capítulo 14 Compra y disposición de vehículos, maquinaria, equipo especial, repuestos y

accesorios

ARTÍCULO 36. La Dirección Centro Servicios de Apoyo, a través de la Dirección de Proveeduría, será la única dependencia autorizada para realizar la compra y disposición de vehículos, maquinarias y equipos especiales y accesorios. Para ello se basará en Plan de Sustitución de Flota Automotora presentado a la Gerencia General, donde se clasifican los vehículos de acuerdo a la antigüedad, valor fiscal, costos de mantenimiento, rendimiento de combustible, estado de la carrocería y mecánica, así como, el kilometraje recorrido, considerando las peticiones que en ese sentido le formulen las diferentes regiones y conforme a los recursos disponibles se presentará una propuesta con todas las opciones posibles a la Gerencia General o Subgerencia General.

ARTÍCULO 37. La compra o arrendamiento de vehículos, maquinarias y equipos especiales, se hará en función de la maximización de los recursos, brindando las especificaciones pertinentes para que se adquieran o arrenden aquellos vehículos, maquinaria o equipo especial, que además de satisfacer las necesidades institucionales, proyecte la mínima inversión, el menor costo de operación y la mayor eficiencia energética.

Dentro de la compra de vehículos se podrá dar como parte de pago aquellos vehículos dados de baja o bien vehículos, maquinaria y equipo especial en operación que requieran sustitución, según criterio técnico de la Dirección Centro Servicios de Apoyo y visto bueno de la Gerencia General.

ARTÍCULO 38. Queda expresamente prohibido almacenar o mantener inventarios de repuestos mecánicos o eléctricos, excepto cuando haya certeza de escasez para algún tipo de vehículo o equipo especial en particular. En lo demás, los repuestos se deberán comprar conforme las necesidades que se vayan presentando y solo se permitirá mantener en inventario cantidades razonables de repuestos cuyo uso sea regular. Se permitirá la compra de lubricantes para motores diésel y gasolina, filtros y grasa en aquellos casos en que la subgerente de área, director nacional, director regional o de UEN puedan efectuar los servicios de mantenimiento por sus propios medios o decidan suplirlos al taller mecánico o de servicio contratado.

ARTÍCULO 39. Al inicio de cada año, y acorde con los presupuestos aprobados para la compra y arrendamiento de vehículos, maquinarias y equipos especiales, se enviará a la Dirección Centro Servicios de Apoyo la información necesaria para solicitar, cuando proceda, las respectivas compras de vehículos.

Para tales efectos, la información requerida es la siguiente:

1. Justificación por parte del subgerente de área o director nacional, de la necesidad de comprar o arrendar vehículos, maquinaria o equipo especial.

2. Detallar el uso que se le dará a las nuevas las unidades que se pretenden comprar o arrendar.

3. Indicar las áreas a las que se le asignarán dichas unidades.

4. Detallar las características generales de los vehículos requeridos.

Cada subgerencia de área o dirección nacional una vez aprobada la compra o arriendo, trasladará los recursos presupuestarios a la Dirección Centro Servicios de Apoyo. Todos estos requerimientos deberán ajustarse al Plan de Sustitución de la Flota Vehicular.

ARTÍCULO 40. Son obligaciones de la Dirección Centro Servicios de Apoyo, en coordinación con las Subgerencias de Área y Direcciones Nacionales, determinar las necesidades de transportes a nivel institucional.

Para tal efecto se considerará:

a. Cada subgerencia, dirección, región o unidad ejecutora recomendaran conforme a sus necesidades las especificaciones técnicas de los vehículos, maquinaria y equipo especial por adquirir, a la Dirección de Centro de Servicios de Apoyo.

b. Cuando corresponda, tramitará los permisos correspondientes para la compra de vehículos, maquinaria o equipo especial.

c. Realizar y tramitar los avalúos de los automotores desechados para proceder con su venta o bien para entregarlos como parte de pago por la compra de las nuevas unidades.

d. Efectuar y participar en los estudios técnicos de las ofertas presentadas cuando se promuevan compras de vehículos, maquinaria o equipo especial.

e. Recibir y verificar que los vehículos que se adquieran se ajusten a los requerimientos solicitados conforme a la adjudicación del concurso licitatorio realizado.

f. Velar porque todas las solicitudes se ajusten al Plan de Sustitución de la Flota vehicular de la Dirección Centro Servicios de Apoyo.

g. Deberá la Dirección Centro de Servicios de Apoyo, como elemento a considerar dentro de una política para disminuir las emisiones de CO2, promover la compra de medios de transportes y maquinaría con tecnologías más limpias, de conformidad con los parámetros establecidos por la Ley.

Capítulo 15. Del servicio de mantenimiento y retiro de operación de vehículos, maquinaria y

equipo especial

ARTÍCULO 41. La Dirección Centro Servicios de Apoyo establecerá los servicios de mantenimiento que reciben los vehículos, maquinaria y equipo especial de AyA a nivel nacional.

1. La Dirección Centro Servicios de Apoyo, hará las gestiones pertinentes para retirar de operación aquellos vehículos, maquinaria y equipo especial, que por su restauración o por inseguros, han dejado de ser confiables. Asimismo, concertará con los Encargados de Transportes, la salida de operación de aquellos vehículos que han dejado de ser rentables por su excesivo costo de operación, siempre y cuando se puedan sustituir o prescindir de ellos, de acuerdo con el Plan de Sustitución de Flota Automotora.

Capítulo 16 De las sanciones

ARTÍCULO 42. El funcionario que incumple alguna de las obligaciones y/o deberes que señala la Ley de Tránsito y el presente reglamento, se expone previo cumplimiento del debido proceso, a ser sancionado disciplinaria, civil y penalmente por las autoridades jurisdiccionales e institucionales según proceda, para lo cual se considerarán las siguientes situaciones:

1. Los funcionarios que incurran en incumplimiento a la Ley de Tránsito y al presente reglamento y las directrices que se emanen al respecto, serán reportados a la Dirección Jurídica para lo que corresponda, sin perjuicio de la responsabilidad que se pueda generar ante eventuales infracciones a otras leyes.

2. Los subgerentes de área, directores nacionales, directores regionales o de UEN, que tengan asignados vehículos, maquinaria y equipo especial y que, por acción, omisión, negligencia o culpa, permitan o faciliten a sus colaboradores el incumplimiento de este reglamento serán reportados ante la Dirección Jurídica para lo que corresponda.

3. El funcionario que conduzca un vehículo oficial debe cumplir con las citas de mantenimiento preventivo y correctivo establecidas. De no cumplirse con éstas, la Dirección Centro Servicios de Apoyo deberá realizar el reporte respectivo a la Dirección Jurídica para lo que proceda.

4. Cuando un vehículo, maquinaria o equipo especial sea cedido temporalmente a otro servidor, el funcionario que lo tenga asignado deberá tomar las precauciones necesarias respecto a las herramientas y accesorios asignadas a la unidad, así como verificar el estado del vehículo una vez que le es devuelto. Caso contrario asumirá directamente la responsabilidad por los daños que presente el vehículo, así como, la reposición de herramientas o accesorios que tenía el vehículo.

5. Cuando un vehículo, maquinaria o equipo especial, requiera reparaciones mecánicas, eléctricas o de carrocería, cuyas causas según informe técnico en apariencia se deban a negligencia del conductor, éste deberá ser reportado a la Dirección Jurídica para el cumplimiento del debido proceso.

6. Los funcionarios son responsables de la buena conservación de todos los accesorios que usan los vehículos para su funcionamiento y comodidad, así como, también de aquellas herramientas y artículos que les sean entregados por medio del Vale de Herramientas.

7. Será igualmente responsable aquel funcionario que permitiese a otra persona conducir un vehículo de AyA sin causa justificada o sin la debida autorización, lo anterior sin perjuicio de las eventuales sanciones disciplinarias en que pueda incurrir el funcionario previo cumplimiento del debido proceso.

8. El funcionario que conduzca un vehículo, maquinaria o equipo especial que sufra una avería y lo abandona injustificadamente, será responsable de su eventual desaparición o de los daños que sufra por el abandono, por lo que en tal caso deberá tomar todas las medidas pertinentes a fin de resguardar el automotor. De comprobarse daños por esta causa, y los Encargados de Transportes según corresponda, deberán realizar el reporte respectivo a la Dirección Centro de Servicios de Apoyo y la Dirección Jurídica para lo que corresponda.

9. El funcionario que utilice indebidamente combustible, lubricantes, pulidores o cualquier otro artículo destinado al funcionamiento, conservación y limpieza de los vehículos, se hace acreedor a las sanciones correspondientes, previo cumplimiento del debido proceso.

10. El conductor que resultare culpable por los Tribunales de Justicia con motivo de un accidente de tránsito deberá pagar el respectivo monto por concepto de deducibles o en su defecto podrá optar por pagar el costo del daño cuando este sea igual o inferior al monto del deducible.

11. Los fallos judiciales en favor de funcionarios por motivo de accidentes de tránsito, no necesariamente los eximen de la responsabilidad disciplinaria y/o pecuniaria ante la institución, dado que ambos procesos son independientes.

Capítulo 17. Disposiciones finales

ARTÍCULO 43.- Se modifica parcialmente el Reglamento de Transportes, Combustible, Uso, Control y Mantenimiento de Vehículos, Maquinaria y Equipos Especiales, dictado mediante el acuerdo N.° 2015-195, adoptado por la Junta Directiva en la sesión ordinaria N.° 2015-25, celebrada el 18 de mayo de 2015.

RIGE A PARTIR DE SU PUBLICACIÓN.