Artículo 2º-Definiciones. Para los efectos del presente Reglamento, se entenderá por:

a) ICT: Instituto Costarricense de Turismo,

b) Patrono: Instituto Costarricense de Turismo.

c) Gerente: Gerente General del Instituto Costarricense de Turismo.

d) Recursos Humanos: Proceso de Recursos Humanos del ICT.

e) Funcionario: Aquella persona que preste sus servicios materiales, intelectuales o ambos a favor del ICT, en forma permanente o transitoria, a cambio de una retribución o salario a nombre y por cuenta de la Institución, en virtud de nombramiento efectuado mediante los trámites exigidos por la legislación vigente. Se incluye dentro de este concepto a los funcionarios que presten sus servicios a favor del ICT, en virtud de un convenio que determine el préstamo de sus plazas, a favor de esta Institución.

f) Personal de Confianza: El que presta servicios de apoyo y asesoría en forma directa a la Presidencia Ejecutiva y Gerencia, quedando a criterio de estas unidades su escogencia, selección y otros aspectos con ellos relacionados.

g) Jefaturas: Jefes y funcionarios del ICT con potestad para autorizar la ejecución de partidas presupuestarias ligadas al tiempo extraordinario.

h) Tiempo de trabajo efectivo: Aquel en que el trabajador permanezca a las órdenes del patrono realizando labores propias de su cargo, conforme al artículo 137 del Código de Trabajo, dentro de una jornada ordinaria o extraordinaria.

i) Jornada ordinaria: Trabajo efectivo de un funcionario que no podrá ser mayor de ocho horas diurnas, siete horas mixtas o seis horas nocturnas, conforme con lo dispuesto en los artículos 136 y 138 del Código de Trabajo.

j) Jornada extraordinaria: Es aquella jornada laboral que se realiza antes o después de la jornada ordinaria y que se paga una vez transcurrida la primera hora y hasta un máximo de cuatro horas por día en razón de trabajos o tareas que son excepcionales, imperiosas y ocasionales, salvo jornadas mayores por riesgo inminente. Siendo que no puedan ser ejecutadas durante la jornada ordinaria por el personal que se dispone para ello, sin que pueda convertirse en labores permanentes. En ningún caso se considerará como jornada extraordinaria, el tiempo inferior a una hora por día laborada por los servidores antes o después de su jornada ordinaria.

k) Horario de Trabajo: Los lapsos dentro de los cuales deben ser prestados los servicios y se cumple la jornada laboral, incluyendo la iniciación y fin de la jornada, así como los intervalos dentro de la misma.

l) Siniestro o riesgo inminente: Circunstancia excepcional, derivada de una situación imprevisible para el ICT o sus funcionarios, que pueda causar grave perjuicio al cumplimiento de cualquiera de sus funciones.

Artículo 3º-Subpartida tiempo extraordinario. Esta subpartida presupuestaria se podrá contemplar exclusivamente en aquellos casos de trabajos eminentemente ocasionales y que no pueden ser ejecutados durante la jornada ordinaria por el personal que se dispone para ello.

Artículo 4º-Obligatoriedad de laborar la jornada extraordinaria. Cuando las necesidades imperiosas del Instituto lo requieran, los funcionarios quedan en la ineludible obligación de laborar horas extraordinarias, dentro de los límites señalados por el presente Reglamento y la normativa existente, salvo causa justa o fuerza mayor para negarse. La negativa injustificada para hacerlo será tomada como falta grave para efectos disciplinarios. En todo caso, la Jefatura correspondiente le comunicará a los funcionarios con la debida anticipación, por lo menos de una hora.

Artículo 5º-La jornada extraordinaria. La jornada extraordinaria sumada a la ordinaria no podrá exceder de doce horas salvo que ocurra un siniestro o riesgo inminente según lo dispuesto por el artículo 140 del Código de Trabajo. El máximo tiempo a laborar en jornada extraordinaria podrá ser hasta de cuatro horas diarias, salvo los días sábados, domingos, feriados y asuetos, la cual podrá ser hasta de 12:00 horas (8 ordinarias y 4 dobles).

Artículo 6.-Registro de asistencia para reconocimiento de jornada extraordinaria. El funcionario autorizado para laborar jornada extraordinaria, deberá registrar su asistencia en el reloj marcador de la Institución donde se demuestre el tiempo efectivamente laborado. Salvo casos excepcionales y temporales, se permitirá el control en forma manual, el cual debe ser refrendado por el superior inmediato dando fe, mediante certificación, del tiempo extraordinario reportado por el funcionario.

Los funcionarios exentos del registro de marca, a los cuales se les autorice laborar tiempo extraordinario, están en la obligación de registrar en el reloj respectivo la marca de entrada y salida, para demostrar el tiempo efectivamente laborado; salvo la excepción del párrafo anterior.

CAPÍTULO II

Del Procedimiento

Artículo 7º-De la formulación del presupuesto. La inclusión del monto de la subpartida tiempo extraordinario en el presupuesto ordinario institucional o variación a este, se realizará de la siguiente forma:

a) Las unidades de la Institución que requieran laborar horas extra en el periodo presupuestario siguiente, deberán remitir al Proceso de Recursos Humanos en la fecha indicada por esta, el monto estimado y la justificación razonada de la necesidad de realizar trabajos fuera de la jornada ordinaria.

b) El Proceso de Recursos Humanos, con base en lo especificado por cada unidad, realizará un análisis para determinar el monto económico requerido por estas en las subpartidas tiempo extraordinario y cargas sociales, y lo remite para aprobación de la Gerencia General, y posteriormente incluir el monto por unidad en el presupuesto correspondiente.

Artículo 8.-Del contenido económico. El Proceso de Recursos Humanos no tramitará solicitud alguna de horas extraordinarias que no cuente con el respectivo contenido presupuestario y que no hayan sido autorizadas por las Jefaturas.

Artículo 9.-Solicitudes para el trabajo de tiempo extraordinario. Con base en el presupuesto aprobado, cada dependencia deberá remitir al Proceso de Recursos Humanos, de forma previa, salvo situaciones imprevisibles debidamente justificadas, la solicitud de requerimiento de horas extra la cual debe contener al menos lo siguiente:

a) Descripción de las actividades que se desarrollarán, las cuales deben ser eminentemente ocasionales y que no puedan ser ejecutadas durante la jornada ordinaria por el personal que se dispone para ello.

b) Cronograma para ejecución de tiempo extraordinario que indique: Nombre del funcionario que participará en el trabajo, actividad o trabajo que ejecutará, cantidad de horas extra y el periodo de duración del mismo.

c) Forma en que la Jefatura Inmediata supervisará que los funcionarios cumplan con la programación de actividades durante el tiempo extraordinario.

d) Autorización del Líder del Macroproceso, y en los casos en que no dependan jerárquicamente de un Macroproceso deberán tener la autorización de la Jefatura Inmediata Superior.

Se exceptúa del cumplimiento de los incisos anteriores a los Operadores de Equipo Móvil debido a la naturaleza de sus funciones.

CAPÍTULO III

Del Pago y el Reconocimiento

Artículo 10.-Reconocimiento y pago. El ICT sólo reconocerá el pago del trabajo laborado en jornada extraordinaria, cuando éste se haya ejecutado de conformidad con el presente Reglamento y para lo cual debe considerarse lo siguiente:

a) Que sea funcionario del ICT o proveniente de otra institución pública.

b) Remuneración de la jornada extraordinaria de acuerdo con el artículo 139 del Código de Trabajo.

c) En ningún caso se considerará como jornada extraordinaria, el tiempo inferior a una hora.

d) No se considerarán horas extraordinarias las que el funcionario ocupe en subsanar los errores imputables solo a éste, cometidos durante la jornada ordinaria.

e) El salario con el cual se cancelarán las horas extra es aquel que corresponde con el periodo en que laboró el tiempo extraordinario.

f) Que el funcionario efectivamente cumpla con la jornada ordinaria establecida, dentro del horario indicado; salvo los casos que, excepcionalmente puedan presentarse; los cuales tendrán que estar debidamente justificados y autorizados por la Jefatura Inmediata o la Gerencia, según sea el caso.

Artículo 11.-De la forma de reconocimiento. Se procederá a reconocer el pago de la jornada extraordinaria, de la siguiente forma:

a) En la jornada diurna, se reconocerá un máximo de cuatro horas, a tiempo y medio. La jornada laborada los días de descanso, feriados, asuetos o fuera de rol, las primeras ocho horas se reconocerán a tiempo sencillo y las siguientes cuatro horas serán contabilizadas a doble tiempo.

b) En la jornada mixta, se reconocerá un máximo de cinco horas a tiempo y medio. La jornada laborada en los días de descanso, feriados, asuetos o fuera de rol, las primeras siete horas se reconocerán a tiempo sencillo y las siguientes cinco horas serán contabilizadas a doble tiempo.

c) En la jornada nocturna, se reconocerá un máximo de seis horas a tiempo y medio. La jornada laborada en los días de descanso, feriados, asuetos o fuera de rol, las primeras seis horas se reconocerán a tiempo sencillo y las siguientes seis horas serán contabilizadas a doble tiempo.

d) La jornada ordinaria del personal de confianza, por la naturaleza de este, se considerará de 12 horas, excepto lo especificado en el artículo 18 de este Reglamento a quienes se les considerará la jornada ordinaria de 8 horas.

e) Únicamente se reconocerán para efectos de pago del tiempo extraordinario, un máximo de cuatro horas diarias de lunes a viernes, y los sábados, domingos, feriados y asuetos un máximo de 12 horas (8 ordinarias y 4 dobles). En total no podrán ser más de ciento veinte horas al mes.

Artículo 12.-Trámite. Toda solicitud para el pago por laborar tiempo extraordinario deberá ser ingresada por el funcionario en el sistema de recursos humanos siguiendo el procedimiento especificado para este fin, las cuales deben ser aprobadas por la Jefatura Inmediata, y posteriormente tramitadas por el Proceso de Recursos Humanos para el pago correspondiente.

En caso de que el funcionario no tenga acceso al sistema de recursos humanos, el tiempo extraordinario será incluido en este por un funcionario del Proceso de Recursos Humanos.

Artículo 13.-Pago. El pago de las horas extra incluidas en el sistema de recursos humanos se realizará quincenalmente de conformidad con el calendario de pagos de salarios establecidos y con base en la información ingresada por el funcionario y autorizada por la Jefatura.

CAPÍTULO IV

De las Responsabilidades

Artículo 14.-Son responsabilidad del funcionario al que se le autoriza laborar tiempo extraordinario

a) Contar con la autorización de la jefatura (por escrito) para realizar la jornada extraordinaria.

b) Efectuar los registros respectivos en el reloj marcador, donde se demuestre el tiempo efectivamente laborado, salvo que la jornada se inicie y concluya fuera de la Institución, en cuyo caso se permitirá el control de forma manual, el cual deberá ser debidamente firmado por la Jefatura Inmediata dando fe, del tiempo extraordinario reportado por el funcionario.

Cuando los Operadores de Equipo Móvil inicien y/o concluyan la jornada laboral fuera del I.C.T., se permitirá el control en forma manual aplicando el formulario diseñado para tal efecto, el cual debe ser firmado por el funcionario responsable de la gira, y entregado a la Jefatura Inmediata para la aprobación de las horas extra.

c) Llevar el control de las horas extra laboradas, conforme al cronograma presentado en la solicitud para el trabajo de tiempo extraordinario.

d) Ingresar la información correspondiente en el sistema de recursos humanos siguiendo el procedimiento establecido.

i. Toda la información que conste en el sistema de recursos humanos incluida por el funcionario, será exclusiva responsabilidad de éste y de la Jefatura Inmediata que lo aprueba.

ii. La información incorrecta que por dolo o culpa grave sea incluida en el sistema y propicie un pago irregular, implicará falta grave del funcionario o funcionarios responsables. Por lo que el Proceso de Recursos Humanos y/o la Jefatura respectiva, lo comunicará a la Gerencia para lo que corresponda.

Artículo 15.-Son responsabilidades de las Jefaturas:

a) Aplicar los principios de economía, eficiencia, eficacia de la Administración Pública, así como la sana administración de los recursos públicos asignados, para la programación y autorización de la jornada extraordinaria.

b) Cumplir con el procedimiento de formulación del presupuesto, así como la solicitud para trabajar horas extra (según lo especificado en el artículo 9 de este Reglamento) con el tiempo suficiente previo a la realización del trabajo que vayan a efectuar los subalternos, salvo las excepciones debidamente calificadas.

c) Verificar que las horas extra solicitadas, estén en concordancia con las autorizadas en el presupuesto y en el cronograma para ejecución de tiempo extraordinario, y que las actividades a realizar no sean funciones ordinarias.

En aquellos casos en que el Jefe por culpa grave (culpa lata) haya autorizado al funcionario a trabajar horas extra sin contar con la debida autorización y el contenido presupuestario, incurrirá en falta grave; sin perjuicio de posibles responsabilidades civiles y penales.

d) Establecer objetivos claros y específicos del trabajo a realizar en las horas extra, así como la programación para cumplir con estos.

e) Verificar que el trabajo destinado a efectuarse en las horas extra, haya sido efectivamente realizado, y que las mismas no se utilicen para realizar otras funciones o para subsanar errores cometidos por el servidor.

f) Proponer los mecanismos de evaluación del trabajo realizado y supervisar los resultados de tal manera que pueda emitir un informe sobre los logros del mismo, el cual deberá ser remitido a la Jefatura Inmediata con copia al Proceso de Recursos Humanos.

Artículo 16.-En el ámbito de aplicación del presente Reglamento, son responsabilidades del Proceso de Recursos Humanos:

a) Velar por la observancia de la normativa y los procedimientos establecidos.

b) Verificar que exista contenido económico y solicitud de tiempo extraordinario para el pago de las horas extra incluidas en el sistema.

c) Verificar que el tiempo extraordinario laborado e incluido por el funcionario en el sistema de Recursos Humanos sea concordante con los registros de asistencia.

d) Informar a la Jefatura correspondiente, en forma oportuna, cualquier anomalía que detecte en el procedimiento y tramitación de tiempo extraordinario.

e) Mantener el control y los registros mensuales de las horas extra aprobadas en el presupuesto, así como la cantidad de horas laboradas y canceladas a los funcionarios.

f) Remitir a las Jefaturas en el mes de enero de cada año un informe detallando las horas extra ejecutadas el año anterior, así como en el mes de julio enviará un detalle del tiempo extraordinario utilizado y pagado en el primer semestre.

g) Solicitar información adicional de las fuentes que considere oportunas y necesarias con la finalidad de validar el tiempo extra laborado.

CAPÍTULO V

Prohibiciones, Principios y Excepciones

Artículo 17.-Prohibiciones. No procederá el reconocimiento de tiempo extraordinario en los siguientes casos:

a) Cuando no se cuente con el contenido económico necesario para el pago.

b) Cuando el funcionario deba laborar fuera de la jornada laboral por razones imputables a su propia negligencia o falta en el cumplimiento de su trabajo.

c) Cuando el funcionario se encuentre incapacitado o disfrutando de vacaciones, licencias especiales, periodo de lactancia u otros.

d) Cuando la información de las horas extra sean registradas en el sistema de recursos humanos después de un mes de haber sido laboradas salvo razones debidamente justificadas y autorizadas por la Gerencia.

e) Cuando un mismo funcionario labore tiempo extraordinario en forma sucesiva (permanente y continua) durante más de un mes o más de tres meses alternos al año, en virtud de que desnaturaliza el carácter extraordinario de este tipo de jornada, a excepción de los Operadores de Equipo Móvil, personal de mantenimiento y las que ejercen el Secretariado en el Despacho del Ministro.

(Así reformado el inciso anterior en sesión N° 6032 del 18 de junio de 2018)

Artículo 18.-Excepciones. Se exceptúan del pago de tiempo extraordinario a los funcionarios que ocupen puestos excluidos de la limitación de la jornada de trabajo, los que trabajan sin fiscalización superior inmediata y los trabajadores que ocupan puestos de confianza, según el artículo 143 del Código de Trabajo. Se excluye de esta disposición a los funcionarios que realizan labores de Operador de Equipo Móvil y de Secretariado en los Despachos del Ministro y Gerente General, nombrados en plazas de esa naturaleza o de categoría salarial similar.

Están excluidos de la limitación de la jornada ordinaria laboral los funcionarios que ocupen cargos de Jefatura y Subjefatura hasta el nivel de encargados de área, servidores en gira no sujetos a supervisión y aquellos que ocupen puestos de confianza, de conformidad con el artículo 24 del Reglamento Autónomo de Trabajo.

Artículo 19.-Funcionarios del ICT destacados en otras instituciones. El pago de tiempo extraordinario de los funcionarios que prestan servicio en otras instituciones, deberá:

a) Estar incluido y autorizado en el convenio respectivo, indicando la cantidad de horas máximas por laborar y especificando la partida presupuestaria de la unidad a la que se cargará. Además, se incluirá la observancia y el cumplimiento del presente Reglamento por parte de la Institución donde labora el funcionario.

b) Remitir la solicitud y aprobación de la Jefatura encargada de la unidad donde se ubique el funcionario, en la que se especifique lo indicado en el artículo 9 incisos a), b), y c) de este Reglamento.

c) Registrar la asistencia en el reloj marcador de la Institución en la que labora, donde se demuestre el tiempo efectivamente laborado, salvo que no exista este mecanismo.

Artículo 20.-Funcionarios de otras instituciones destacados en el ICT. El reconocimiento de jornada extraordinaria de funcionarios que brinden sus servicios al ICT, en virtud de convenios que determinen el préstamo de sus plazas a favor de la Institución, únicamente procederá cuando ello se haya contemplado en el documento mediante el cual se efectuó el préstamo, y para lo cual deberá cumplirse con lo establecido en este reglamento.

CAPÍTULO VI

Disposiciones finales

Artículo 21.--Se prohíbe el pago o reconocimiento de la jornada extraordinaria que no se ajuste a las disposiciones generales y específicas contenidas en el presente Reglamento. En cuanto a las solicitudes que no cumplan con los requisitos, serán devueltas sin que medie responsabilidad de la Administración por las consecuencias que el atraso ocasione.

Artículo 22.-Flexibilización de horario. Si existe la necesidad de modificar el horario de un funcionario al que se le autoriza laborar tiempo extraordinario, la jefatura respectiva deberá presentar con anticipación la solicitud debidamente razonada ante el Proceso de Recursos Humanos con la autorización de la Gerencia General; salvo excepciones debidamente justificadas y refrendadas por la citada Gerencia.

Artículo 23.-Rige a partir de su publicación.

Transitorio I.-Si en el momento de la entrada en vigencia del presente Reglamento, aún no está en funcionamiento para todos los funcionarios el nuevo sistema de recursos humanos, el artículo 12 "Trámite" se verificará de la siguiente forma: Toda solicitud para el reconocimiento o pago por laborar tiempo extraordinario deberá ser presentada por el funcionario interesado ante el Proceso de Recursos Humanos, dentro de los cinco días hábiles posteriores al mes en que se trabajó el tiempo extraordinario.

Transitorio II.-Si en el momento de la entrada en vigencia del presente Reglamento, aún no está en funcionamiento para todos los funcionarios el nuevo sistema de recursos humanos, el artículo 13 "Pago" se verificará de la siguiente forma: Una vez que el Proceso de Recursos Humanos cuente con el detalle (calculo) de las horas extra laboradas por los funcionarios conforme lo establecido en el Código de Trabajo y este Reglamento, será incluido en el sistema, con el fin de que este calcule el monto económico a reconocer al funcionario. Este pago se hará efectivo en la segunda quincena del mes en que presentó la solicitud (considerando la fecha de cierre de la planilla).