Artículo 2º-Fundamento legal. De conformidad con lo establecido en el artículo 59 inciso 7 de la Ley Orgánica del Poder Judicial y en lo pertinente con las disposiciones de la Ley Nº 8488, Ley Nacional de Emergencias y Prevención de Riesgo, se dicta el presente reglamento.

Artículo 3º-Presupuesto. Conforme al artículo 250 de la Ley Orgánica del Poder Judicial, el Poder Judicial constituirá un Fondo de Contingencia, mediante un fideicomiso que formalizará en uno de los Bancos comerciales del Estado, que no excederá del 1% de su Presupuesto Ordinario de cada ejercicio fiscal, con el fin de satisfacer las necesidades urgentes o imprevistas, originadas en fenómenos naturales, conmoción interna o calamidad pública, que afecten la administración de justicia, sus instalaciones y servicios, así como la declaración del estado de emergencia realizada por el Poder Ejecutivo.

Anualmente el Departamento Financiero Contable presentará ante la Dirección Ejecutiva, el presupuesto anual de ingresos y gastos de este Fondo, la cual lo remitirá al Departamento de Planificación, instancia que, luego de la respectiva revisión, lo enviará a aprobación del Consejo Superior. En caso de que los gastos de la emergencia sean superiores a lo presupuestado, el Poder Judicial podrá realizar modificaciones internas que le permiten atender adecuadamente la emergencia.

Si por algún motivo el monto del fideicomiso supera el 1% del Presupuesto Ordinario del ejercicio fiscal se procederá a su ajuste mediante modificación presupuestaria.

Artículo 4º-Fondo de Contingencia. El Fondo de Contingencia será administrado por el Consejo Superior del Poder Judicial, con el apoyo de la Dirección Ejecutiva conforme a las competencias que establece a esta la Ley Orgánica del Poder Judicial.

Artículo 6º-Fondo de uso inmediato. En el contrato de fideicomiso deberá especificarse que el Poder Judicial contará con los recursos de las inversiones de manera inmediata, en caso de una emergencia. Para cumplir con este objetivo se mantendrá en inversiones a la vista hasta un 2% del capital fideicometido.

Artículo 7º-Liquidez. Para hacer líquidos los dineros del Fondo de Contingencia que se encuentren invertidos, la Dirección Ejecutiva a través del Departamento Financiero Contable, procederá de inmediato a solicitar al Banco fiduciario la negociación de los títulos valores para contar con los recursos en forma oportuna.

Artículo 8º-Ejecución del gasto. El Consejo Superior autorizará la ejecución del gasto a realizar con los dineros del Fondo de Contingencia, en respuesta a la emergencia que se presentó.

Las operaciones monetarias (pagos, transferencias, inversiones) que ordene realizar el Consejo Superior relacionadas con el Fondo de Contingencia, serán tramitadas, controladas y registradas por el Departamento Financiero Contable y aprobadas por la Dirección Ejecutiva.

En materia de emergencias deberá actuarse con rapidez, agilidad y salvaguardando la seguridad de las operaciones monetarias que se realicen, por cualquier medio válido que permita dejar constancia de las operaciones, según lo permitan las circunstancias especiales que presente la emergencia.

Corresponderá al Departamento de Proveeduría la adquisición de bienes y servicios necesarios para la atención de emergencias.

Artículo 9º-Responsable de liquidar y acreditar el gasto. Para atender las emergencias, en caso necesario, el Departamento Financiero Contable girará recursos a la Dirección Ejecutiva, quien deberá presentar al citado Departamento la respectiva liquidación dentro del mes siguiente de haberse girado. De presentarse la emergencia en algún Circuito Judicial fuera de San José, el dinero se girará a quien esté a cargo de la Administración Regional, quien cumplirá con las responsabilidades anteriormente señaladas en relación a la liquidación y acreditación del gasto. En todos los casos con la liquidación se deberán presentar los respectivos comprobantes.

Artículo 10.-Fiscalización. La fiscalización de los recursos del Fondo que regula este reglamento corresponde a la Auditoría del Poder Judicial.

La disposición de los recursos del Fondo de Contingencia debe realizarse con estricto apego al principio de legalidad, conforme a la Ley Orgánica del Poder Judicial, la Ley de Presupuestos Públicos, la Ley de la Contratación Administrativa, Ley General de Control Interno y demás normas de control económico, jurídico y fiscal de los entes públicos.

En situaciones de emergencia se obviarán los procedimientos legales que resten agilidad y que sean de imposible cumplimiento; sin embargo, se deberá dejar constancia de todo lo actuado por cualquier medio que resulte apropiado de acuerdo con las circunstancias. En la medida de lo posible, los comprobantes deberán ajustarse a lo establecido en las directrices de la Dirección General de Tributación Directa y en el ordenamiento jurídico que rige esa materia.

Artículo 11.-Donaciones. En caso de emergencia nacional, el Poder Judicial podrá hacer donaciones de todo tipo a las comunidades afectadas; para ello se requerirá el acuerdo del Consejo Superior y ha de hacerse a través de la Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias, la Cruz Roja Costarricense, entre otros.

Toda colecta pública que se realice con el fin de recolectar recursos o bienes para atender una emergencia, deberá contar con la aprobación previa del Consejo Superior.

Las donaciones en dinero efectivo se depositarán en la cuenta corriente establecida al efecto.

Artículo 12.-Normativa aplicable.- La materia de emergencias se regulará por lo dispuesto en la Ley Orgánica del Poder Judicial, la Ley Nº 8488, Ley Nacional de Emergencias y Prevención de Riesgo, en lo que fuere aplicable al Poder Judicial, este Reglamento y lo que al efecto disponga la Corte Plena.

Artículo 13.-Derogatoria y vigencia. Este reglamento deroga el Reglamento en Materia de Emergencias y Riesgos aprobado por la Corte Plena en sesión Nº 28-03, celebrada el 28 de julio de 2003, artículo XXX. Rige a partir de su publicación en el Boletín Judicial.

San José, 2 de mayo de 2013.