Artículo 2. Función Notarial. Concepto. La función notarial es una potestad estatal delegada. Representa una asesoría que tiende a la correcta formación y expresión legal de la voluntad del usuario. Tiene como fin la legitimación de actos y contratos que el Estado reconoce como tales cuando interviene un notario habilitado a rogación de parte.

Artículo 4. Imparcialidad. El notario público debe actuar de manera objetiva e imparcial en relación con las personas que intervengan en los actos o contratos otorgados, apegado a los valores de integridad, coherencia, honestidad y transparencia.

Artículo 5. Inhibición. El notario debe inhibirse de prestar el servicio en los casos de excusa y prohibición que establece el Código Notarial.

Artículo 6. Competencia del notario institucional. El notario institucional solamente está facultado para autorizar actos o contratos en que sea parte la institución para la que labora. No podrá brindar servicio privado, ni cobrar honorarios.

Artículo 7. Honorarios. Es obligación para los notarios cobrar los honorarios de conformidad con lo dispuesto en el Código Notarial y el Arancel respectivo, y les queda prohibido transar en esta materia. Se excluyen de esta disposición los notarios consulares, los de la Notaría del Estado y los Institucionales.

CAPÍTULO III

Artículo 9. Abstención y entrega del protocolo. La suspensión del ejercicio del notariado por aplicación del régimen disciplinario por parte de la Dirección Nacional de Notariado, de los Tribunales Notariales, o cuando sobrevenga inhabilitación legal, obliga al notario a la abstención de prestación del servicio y a la inmediata entrega del tomo del protocolo en uso a la autoridad correspondiente.

Artículo 10. Publicidad. Todo usuario, tercero o interesado, puede conocer la situación disciplinaria y los datos públicos que constan en el Registro Nacional de Notarios.

CAPÍTULO II

CERTIFICACIONES

Artículo 12. Certificación. Actuación extraprotocolar mediante la cual el notario, con sustento en la fe pública y bajo su responsabilidad, hace constar hechos, situaciones o datos contenidos en documentos públicos o privados. También pueden certificarse copias de documentos originales.

Artículo 13. Ámbito. La autorización del notario para extender certificaciones se constriñe alámbito documental o asientos informáticos, por lo que no es posible la certificación de manifestaciones verbales o acontecimientos observados, pues para ello la legislación ha reservado el acta notarial.

Artículo 14. Razón. La razón de certificación contendrá el nombre completo y apellidos del fedatario, lugar de oficina, fecha y hora de expedición, e indicar si se trata de una certificación literal, en lo conducente, en relación o si son fotocopias.

Artículo 15. Congruencia documental. La certificación de documentos - públicos o privados - debe realizarse a partir del documento tenido a la vista, a efecto de transcribir, reproducir o expedir documentos notariales que guarden congruencia con los documentos originales.

Artículo 16. Certificación de copias. En los casos en que se certifiquen copias como fieles y exactas de los originales, cada copia deberá ser numerada y contar con la firma y el sello del notario, haciendo constar en la razón de certificación la cantidad de copias y una descripción sucinta del contenido del documento.

Artículo 17. Requisitos para certificar medios electrónicos. La impresión de un documento electrónico es admisible como medio mecánico para la expedición de certificaciones. Si el texto de la certificación proviene directamente de una base de datos de un Registro Público y la transcripción del asiento es literal, se permite el uso de guarismos y abreviaciones. En estos casos la hora y fecha de expedición deberá coincidir con las de la consulta que sustenta la certificación.

Artículo 18. Territorialidad. El Código Notarial establece la facultad certificadora sin ninguna limitación, por lo que el notario costarricense puede trasladarse al extranjero o dentro del país y puede certificar, ya sea con vista en una fuente física o informática, siempre y cuando el acto o contrato tenga efectos en Costa Rica.

Artículo 19. Requisitos de las certificaciones. Deberán expedirse en papel de seguridad, satisfacer las especies fiscales o tasas impositivas, llevará sello blanco y la firma del notario.

Artículo 20. Plazo de vigencia. La certificación notarial mantendrá su vigencia por el plazo de un mes contado a partir de su expedición, o antes si los datos que la sustentan han variado. Para variar el plazo de un mes antes fijado, la entidad pública ante quien ha de hacerse valer o utilizarse la certificación, debe haberlo previamente publicado, conforme la Ley número 8220.

CAPÍTULO III

ARCHIVOS DE REFERENCIAS Y DE COPIA DE INSTRUMENTOS PÚBLICOS

Artículo 21. Archivos de referencia y de copias de instrumentos públicos. Los archivos de referencias y copia de instrumentos públicos podrán ser compilados por el notario, en forma física o digital. En este último caso deberá cumplirse con la normativa que dicte o acepte el Consejo Superior Notarial. Los archivos de referencia y de copia de instrumentos públicos son de carácter privado, no son objeto de consulta pública.

Artículo 22. Conservación y custodia. La conservación, custodia y forma de llevar este archivo es responsabilidad exclusiva del notario y objeto de control por las autoridades competentes, salvo lo dispuesto en el artículo anterior para los archivos digitales.

El plazo mínimo de conservación y custodia será de diez años contados a partir de la fecha del documento notarial.

CAPÍTULO IV

TRADUCCIONES Y AUTENTICACIÓN DE FIRMAS O HUELLAS

Artículo 23. Tipos de traducción notarial. Existen dos tipos de traducción notarial:

a. Protocolar: El notario, bajo su responsabilidad, podrá brindar el servicio de traducción notarial de otro idioma al español cuando comprenda el idioma y las partes así lo consientan, de lo cual el notario debe dar fe. Caso contrario, deberá utilizar un traductor oficial.

b. Extraprotocolar: El notario podrá extra protocolarmente, traducir del idioma extranjero al español los documentos, instrumentos, cartas u otras piezas bajo su responsabilidad.

Artículo 24. Traducción a otro idioma distinto del español. El notario podrá, conforme la previsto en el artículo 72 del Código Notarial, de sus documentos o actuaciones, hacer traducciones del idioma español a un idioma extranjero que domine, en cuyo caso deberá dar fe, y hacer constar expresamente en el acto de traducción, el conocimiento y el consentimiento de los interesados en dicha traducción, y cumplir además lo dispuesto en el artículo 109 de dicho Código.

Artículo 25. Transcripción de textos en otro idioma. Cuando se realice una transcripción total o parcial de textos originales, los documentos notariales podrán incluir palabras en idioma distinto del español, cuando no exista su traducción, bajo responsabilidad del notario siempre y cuando éste conozca ese idioma y así lo haga constar. Lo anterior por cuanto la inclusión responde a la mera transcripción literal que debe mantener la fidelidad de su contenido respecto del documento original.

Artículo 26. Documentos susceptibles de transcripción. Por su naturaleza, los actos notariales en los que será posible la transcripción de textos en otro idioma distinto del español, serán necesariamente la protocolización y la certificación, pues en estos es donde los alcances y competencia de la función notarial permiten al notario realizar tales transcripciones, sea total o parcialmente. En tales documentos el notario deberá dar fe de la fidelidad al original, el idioma del que se trate y su conocimiento del idioma, salvo se trate de un texto acompañado con una traducción oficial, la cual deberá insertar en la matriz.

Artículo 27. Autenticación de firmas o huellas. La autenticación de firmas o huellas es una actuación en la que el notario debe utilizar sus mecanismos de seguridad. El notario debe dar fe que la firma o huella fueron estampadas en su presencia. En el caso de la huella digital consignar expresamente a cuál dedo y extremidad corresponde.

Artículo 32. Uso de papel de seguridad en certificaciones de copias y autenticaciones de firmas o huellas digitales. La razón de certificación de copias, autenticación de firmas o huellas en documento privado, debe realizarla el notario en su papel de seguridad, el cual deberá adherirse con pegamento al documento certificado o autenticado.

(Así reformado mediante sesión ordinaria número 2014-016-008 del 27 de agosto del 2014)

CAPÍTULO VI

COMUNICACIÓN AL ÓRGANO CONTRALOR

Artículo 34. Salidas del país. El notario está obligado por ley a informar con antelación a la Dirección Nacional de Notariado toda salida del país. En casos excepcionales, deberá hacerlo con la debida justificación, en un plazo no mayor de dos días posteriores a su regreso. La comunicación de salida del país podrá hacerse vía fax o correo electrónico, en las direcciones que la Dirección Nacional de Notariado determine.

CAPÍTULO VII

AUTENTICACIÓN DE FIRMA DE NOTARIOS

Artículo 36: Autenticación de firmas. La autenticación de firma de notarios corresponde a la Dirección Nacional de Notariado. De conformidad con las competencias legales atribuidas a la Dirección, la autenticación únicamente implica la validación de la misma con respecto a la registrada en el Registro Nacional de Notarios. La autenticación no implica valoración o calificación sobre el contenido del documento.

(Así reformado en sesión ordinaria del Consejo Superior Notarial celebrada el 12 de febrero del 2014)

Artículo 37. Documentos dirigidos al exterior. El fedatario está obligado a consignar en toda solicitud de autenticación de firma de documentos destinados al exterior la razón notarial correspondiente, su hora y fecha y cumplir con las formalidades requeridas para los documentos notariales, sean o no asentados en el protocolo.

Artículo 38. Rechazo de trámite. Se rechazará la solicitud de aquellos notarios que no estén al día en sus deberes funcionales y no paguen el costo del servicio señalado por el Consejo Superior Notarial.

TÍTULO IV

NOTARIADO CONSULAR

Artículo 39. Oficina abierta La oficina abierta al público será la sede del Consulado para todos los efectos legales, incluyendo la fiscalización.

Artículo 40. Sujeción a leyes y reglamentos. El notario consular está sujeto a todo lo dispuesto en el Código Notarial, por el Consejo Superior Notarial, así como al ordenamiento jurídico nacional, los convenios internacionales en materia consular y a cualquier otra disposición legal que el acto o contrato exija.

Artículo 41. Competencia y formalidades. El notario consular podrá autorizar actos o contratos realizados sólo dentro de la circunscripción territorial para la cual fue designado y expedir documentos relativos a éstos cumpliendo con las formalidades legales, según lo dispone la Ley Orgánica del Servicio Consular. Los documentos autorizados o expedidos deberán redactarse en idioma español con las excepciones establecidas por el Código Notarial.

Artículo 43. Transitoriedad del notariado consular. El ejercicio del notariado consular está sujeto a la duración del nombramiento, lo que lo hace transitorio, motivo por el cual el notario consular aunque se encuentra inscrito en el Registro de Notarios, no procede en su caso extenderle credencial.

Artículo 44. Traslado del notario consular. En caso de que el notario consular sea trasladado a servir en un Consulado diferente, deberá observar el procedimiento ordinario de cierre de su protocolo en uso y solicitará la entrega de un nuevo tomo de protocolo en donde se hará constar su nueva jurisdicción.

Artículo 45. Responsabilidad del notario consular. Los Cónsules, en su ejercicio notarial, deben vigilar y atender todas las disposiciones, prohibiciones y demás estipulaciones que asuman los notarios en el ejercicio pleno, estando además sujetos a la fiscalización y por ende, expuestos al régimen disciplinario ante un eventual incumplimiento de sus deberes.

Artículo 46. Razón de apertura. La razón de apertura del protocolo consular, consignará el nombre del notario consular, número de tomo consecutivo por consulado, la circunscripción territorial en que ejerce, así como todas aquellas circunstancias que por su naturaleza sean pertinentes.

Artículo 47. Entrega de tomo de protocolo. Los notarios consulares pueden retirar su protocolo en forma personal o por medio del funcionario que la Jefatura del Departamento Consular del Ministerio de Relaciones Exteriores designe. Con respecto a la entrega material del tomo al cónsul, se comisiona al indicado Departamento, para que dé fiel cumplimiento de esa entrega, debiendo advertir al notario consular que previo a iniciar los actos protocolares, deberá estampar su firma en la razón de apertura.

Artículo 48. Obligaciones como notario. Compete al Notario Consular:

a) Conservación y uso del tomo de protocolo. Es el responsable de custodiar su tomo de protocolo y tomará todas las medidas que sean necesarias para que se mantenga en perfecto estado de conservación y limpieza.

b) Presentación de índices. Deberá ajustarse a las disposiciones contenidas en el Código Notarial, así como a los acuerdos que sobre el particular tome la Junta Administrativa del Archivo Nacional.

c) Archivo de referencias y de escrituras autorizados. Debe tener un archivo de referencias de los documentos que sirvieron de referencia para las actuaciones, así como un archivo de copias de las escrituras por él autorizadas. Dichos archivos en caso de concluir sus funciones quedarán en custodia del respectivo consulado para los requerimientos que a futuro se presenten.

Artículo 49. Devolución de protocolo. Los tomos de protocolo consular se depositarán en el Archivo Notarial, en coordinación con el Ministerio de Relaciones Exteriores, a más tardar dentro del mes siguiente a su conclusión, cuando el Cónsul cambie su jurisdicción o en el momento en que se concluya en el ejercicio del cargo, cumpliendo para ello con los requisitos exigidos por ley.

TÍTULO V

CONOTARIADO

Artículo 50. Concepto. El servicio notarial en la modalidad de pluralidad de notarios o en conotariado, es la autorización de instrumentos públicos por dos o más notarios habilitados y activos inscritos en el Registro de Notarios. Esta modalidad se circunscribe exclusivamente a la actuación notarial protocolar.

Artículo 51. Expedición de testimonios. Cualquiera de los notarios autorizantes puede expedir testimonios o reproducciones del documento matriz. Para ese efecto, el fedatario debe utilizar sus propios mecanismos de seguridad notarial establecidos en estos Lineamientos y cumplir con todo lo definido en ellos.

Artículo 52. Derechos y responsabilidades. Los conotarios comparten los derechos y beneficios prácticos y las responsabilidades que esa actuación entraña. La actuación conotariada no alcanza a individualizar ni a exonerar de responsabilidades a alguno de los autorizantes, excepto cuando los hechos revelen que las faltas u omisiones sean imputables sólo a uno o más de ellos.

Artículo 53. Índices. Las escrituras autorizadas en conotariado, deben ser reportadas en el índice del notario en cuyo protocolo se asentó el instrumento, de conformidad con el Reglamento para la presentación de Índices del Archivo Nacional.

Artículo 54. Presentación de documentos. La presentación de documentos que por ley deben acompañar al índice respectivo, corresponderá al notario en cuyo protocolo se asentó el acto o contrato. Lo anterior no exonera de la responsabilidad a quienes participan en el acto como conotarios, de velar porque éste cumpla con los requerimientos legales que el acto notarial conlleva.

Artículo 55. Identidad de categoría. El conotariado sólo es factible entre notarios de la misma categoría, siempre y cuando lo hagan dentro de los límites de los alcances de la función.

TÍTULO VI

ACTIVIDAD JUDICIAL NO CONTENCIOSA

Artículo 56. Actividad no contenciosa. El notario tiene el deber de actuar conforme a los límites y valores propios de la actividad jurisdiccional, dado que las actuaciones notariales respecto de la actividad judicial no contenciosa, tendrán igual valor que las practicadas por los funcionarios judiciales competentes.

Artículo 58. Requerimiento de servicios. La solicitud de intervención notarial será formulada por la parte con interés legítimo, ya sea en forma personal o mediante mandatario con facultades suficientes para ello. El requerimiento de los servicios será el escrito inicial del expediente.

Artículo 59. Autorización funcional. En uso de la actividad judicial no contenciosa, el notario sólo podrá tramitar los procesos legalmente autorizados. En ellos aplicará todos los procedimientos previstos por el ordenamiento jurídico. Si dentro del curso del proceso surgiere oposición o contención, se estará a lo dispuesto por el artículo 134 del Código Notarial y el presente Título para la declaratoria de incompetencia. De igual manera procederá si existieren disposiciones legales que tutelen derechos o intereses a favor de menores o incapaces que puedan ser afectados por el proceso, aún cuando éstos no figuren directamente como parte en el mismo.

Artículo 60. Procesos y procedimientos no previstos expresamente en el Código Notarial. Los notarios no podrán realizar ningún trámite que se encuentre fuera de los enunciados taxativamente por el artículo 129 del Código Notarial y, de hacerlo, podrían incurrir en el tipo disciplinario establecido en el inciso b) del artículo 146 del Código Notarial; lo anterior, sin perjuicio de cualquier otra responsabilidad que quepa en su contra, pues se trata de asuntos que ordinariamente se encuentran reservados a los tribunales de justicia.

Artículo 61. Imposibilidad de realizar los procedimientos de aseguramiento de bienes, apertura de testamento cerrado y comprobación de testamento abierto no auténtico en sede notarial. Atendiendo a lo dispuesto en el artículo anterior, el notario se encuentra imposibilitado de realizar aseguramiento de bienes del causante, la apertura de testamentos cerrados y la comprobación de testamentos abiertos no auténticos en sede notarial, pues estos procedimientos se encuentran excluidos del numeral 129 del Código Notarial, y por su naturaleza y efectos se hallan reservados a la competencia exclusiva de los Tribunales de Justicia.

Artículo 62. Forma de las actuaciones. Las actuaciones podrán ser protocolares o extraprotocolares, sin embargo, cuando la ley o los requerimientos establecidos por las oficinas públicas exijan determinada actuación en forma protocolar, el notario no podrá obviar ese requisito. Igual criterio se aplicará para las intervenciones formuladas por las partes o terceros.

Artículo 63. Normas procesales aplicables. La tramitación del proceso se hará siguiendo los mismos procedimientos establecidos en la ley para los Tribunales de Justicia, en lo que resulte jurídicamente aplicable.

Artículo 64. Honorarios. El notario tendrá derecho a percibir sus honorarios de conformidad con lo dispuesto en el arancel vigente y los artículos 137 y 166 del Código Notarial. En caso de que el asunto no se pueda seguir tramitando en sede notarial en razón de declaratoria de incompetencia, declinatoria o excusa, el notario cobrará el pago de sus honorarios según corresponda a su labor hasta ese momento procesal.

Artículo 65. Papel a utilizar. En la tramitación del expediente, el notario utilizará su papel de seguridad. Igualmente lo empleará para todas las comunicaciones o actuaciones externas al expediente pero surgidas de éste. Los escritos presentados por las partes, peritos o terceros, en cuanto no sean piezas protocolizadas ni constituyan actuaciones notariales, podrán confeccionarse en papel común.

Artículo 66. Cambio del lugar de la notaría. Si durante el curso del proceso el notario trasladare su notaría o domicilio notarial, dictará una resolución en que dará cuenta de ese acontecimiento a las partes. Lo anterior sin perjuicio de lo dispuesto por el artículo 143 inciso h) del Código Notarial.

Artículo 67. Materialidad del expediente. El expediente se compondrá de una carátula con las partes intervinientes, un primer folio con un índice de actuaciones del notario, los folios con las actuaciones, cualquier otro documento agregado a los autos y una contratapa. La carátula y la contratapa, deberán ser de cartulina gruesa y seguir las disposiciones del Archivo Judicial.

Artículo 68. Nombramiento de peritos. Para el nombramiento de peritos, el notario realizará la designación con apego a las normas vigentes y en virtud del principio de independencia y objetividad que rigen la función notarial. En todos los casos deberán observarse los regímenes de impedimentos establecidos por el artículo 136 del Código Notarial y la legislación procesal aplicable.

Artículo 69. Audiencias a partes, peritos o terceros. Cuando el proceso contemple la audiencia a instituciones públicas, entidades o personas de derecho privado, peritos o terceros, el notario dictará la resolución concediendo la audiencia en la forma prevista en la ley y la notificará siguiendo las reglas establecidas en a la Ley de Notificaciones Judiciales (*) . En la resolución indicará expresamente el lugar en donde tiene ubicada su notaría para efectos del apersonamiento respectivo.

(*)(Corregido mediante Fe de Erratas publicada en La Gaceta N° 109 del 7 de junio del 2013, página 47, anteriormente decía "Ley de Notificaciones, Citaciones y otras comunicaciones judiciales")

Artículo 70. Protocolización de piezas. Las protocolizaciones de piezas del expediente tramitado en actividad judicial no contenciosa, podrán ser llevadas a cabo por el notario tramitador del expediente u otro a elección de parte. Los honorarios por dichas actuaciones serán independientes a los generados por el trámite del proceso al que se refieren.

Artículo 71. Expedientes tramitados ante Tribunales de la República. En los tipos de procesos permitidos por ley, los expedientes podrán trasladarse de sede judicial a sede notarial, siempre que todas las partes intervinientes así lo soliciten y no figuren como interesados menores o incapaces. En su primera resolución, el notario se arrogará el conocimiento del asunto y ordenará continuar con los procedimientos.

Artículo 72. Suspensión de trámite en sede notarial. El notario suspenderá su participación en actividad judicial no contenciosa cuando respecto del proceso específico se presenten las circunstancias establecidas por el artículo 134 del Código Notarial. En tales casos, se declarará incompetente y ordenará el traslado del expediente a la autoridad judicial que por competencia territorial, funcional y cuantía corresponda, según las reglas que rigen la materia en el ordenamiento procesal. Corresponde al notario la presentación personal del expediente ante la autoridad judicial correspondiente.

Artículo 73. Excusa del notario. Cuando surja una causa justa, moral o legal, que le impida al notario continuar tramitación del expediente, éste lo hará constar así mediante resolución fundada y ordenará remitir los autos a la autoridad judicial competente.

Artículo 74. Traslado de expediente a otro notario por suspensión, inhabilitación o cese voluntario. En los casos en que el notario sea suspendido o bien haya sido inhabilitado o cesado voluntariamente deberá notificarlo a las partes interesadas, las cuales podrán solicitar por escrito al notario, dentro de los diez días hábiles siguientes, el traslado del expediente a otro fedatario, indicando su nombre y dirección. El notario encargado del expediente, con base en dicha gestión, dictará la resolución respectiva y procederá a entregar el expediente mediante acta firmada por él, el notario receptor y si ya existiese nombramiento, por el albacea del proceso. En dicha acta se indicará el número de expediente, su estado procesal, los folios que contiene y cualquier otro dato pertinente.

Artículo 75. Traslado de expedientes por fallecimiento. En caso de fallecimiento del notario, las partes notificarán dicho acontecimiento a la Dirección Nacional de Notariado, la cual en cumplimiento de sus funciones de recuperación del protocolo y medidas de seguridad, recogerán los expedientes de actividad judicial no contenciosa que el notario estaba tramitando. Estos últimos la Dirección Nacional de Notariado los entregará a la autoridad judicial correspondiente.

Artículo 76. Remisión del expediente a la autoridad judicial por excusa o incompetencia. Una vez firme la resolución en que el notario declara su incompetencia o excusa, sin más trámite remitirá el expediente original a la autoridad judicial competente, sin perjuicio de que conserve en sus archivos copia del legajo. La entrega deberá hacerse en forma personal por el notario o bien una persona debidamente autorizada con constancia escrita de su recibo, la cual conservará el notario en su archivo de referencia o con la copia del expediente.

Artículo 77. Recibo del expediente en el Archivo Judicial. Una vez firme la resolución en la que el notario concluye el expediente en forma normal, éste presentará el original del expediente al Archivo Judicial, personalmente o por medio de tercero autorizado. No procederá el envío del legajo mediante servicio postal o encomienda, ni la presentación de copias obtenidas en forma mecánica u otro medio de reproducción existente. El expediente que no cumpla los requerimientos que señala este capítulo, no podrá entregarse al Archivo Judicial hasta tanto no se adecue a las formalidades establecidas.

Artículo 78. Consulta de expedientes depositados en el Archivo Judicial y reapertura en sede notarial. El préstamo del expediente para consulta se realizará sólo en las instalaciones del Archivo Judicial, en los términos indicados en los artículos 13 y 20 de la Ley N° 6723 "Ley de Registro y Archivos Judiciales". En caso de reapertura en sede notarial, el préstamo del expediente deberá solicitarse por escrito a través de la Dirección Nacional de Notariado. Finalizado el asunto, el notario deberá devolverlo en forma inmediata al Archivo Judicial.

Artículo 79. Reapertura en sede notarial de procesos terminados en sede judicial. Si las circunstancias establecieren la necesidad de la reapertura de un proceso fenecido en sede judicial y el expediente aún se encontrare en custodia del despacho que lo tramitó, las partes interesadas formularán la gestión respectiva al juez para que éste disponga lo que corresponda. Si el legajo ya se encontrare en custodia del Archivo Judicial, se aplicará lo dispuesto en el artículo anterior.

Artículo 80. Finalización normal del proceso y conclusión del expediente. La finalización normal del proceso se dará cuando hayan concluido todas las etapas procesales previstas por el ordenamiento. El notario dictará una resolución dando cuenta de esta circunstancia, teniendo por concluido el expediente y disponiendo en forma inmediata su remisión al Archivo Judicial para su custodia definitiva con arreglo a las disposiciones de este Capítulo. Todo sin perjuicio de las diligencias que, por ley, resulten susceptibles de ser inscritas en los respectivos registros.

TÍTULO VII

FISCALIZACIÓN

Artículo 81. Fiscalización. La Dirección Nacional de Notariado tiene la potestad de fiscalización de cualquier notaría, para verificar el cumplimiento de los requisitos y deberes de la función notarial que estos deben cumplir, así como la observancia de las medidas de seguridad, guarda de protocolo y papel notarial. Es obligación del Notario cooperar activamente en el proceso de fiscalización.

Artículo 85. Control del notario institucional. El control de los notarios institucionales se efectuará en las oficinas públicas y estará dirigido al cumplimiento del ejercicio exclusivo para la institución para la cual brindan sus servicios y sujeto a los presupuestos mediante los cuales se autorizó ese ejercicio.

TÍTULO VIII

PROTOCOLOS

CAPÍTULO I

CONTROL

Artículo 86. Control de tomos. El trámite de apertura, entrega, reposición, exhibición y recuperación del tomo de protocolo le compete a la Dirección Nacional de Notariado a petición del notario o del usuario cuando a este corresponda. La recuperación se puede realizar de manera oficiosa en casos de excepción.

Artículo 87. Razón de apertura. La razón de apertura consignada por la Dirección Nacional de Notariado en el tomo de protocolo del notario, legaliza el inicio del asentamiento de los instrumentos públicos y garantiza la autenticidad, limpieza y buen estado de los folios y limita el uso del protocolo en los casos de los notarios institucionales y consulares. Se entrega personalmente con la excepción respecto de los funcionarios consulares que ya estén en la sede que le fue asignada. Si hubiere errores en la razón de apertura, estos se corregirán por nota si no se hubiere firmado, o por una razón adicional si ya estuviere firmada.

Artículo 89. Entrega de protocolo. La entrega del tomo protocolo con la razón respectiva se hará en forma personal, para que, en el momento de recibirlo, el notario proceda a suscribir dicha razón.

Artículo 90. Sobreimpresión en la razón. La sobreimpresión de instrumentos en la razón de apertura es causa de invalidez del documento y de la razón. El notario deberá solicitar a la Dirección Nacional de Notariado la reproducción de la razón respectiva en ese tomo de protocolo.

Artículo 91. Recuperación de protocolos de notarios suspendidos, inhabilitados, fallecidos. Corresponde a la Dirección Nacional de Notariado la recuperación de tomos de protocolo - sean concluidos o no - de los notarios fallecidos y gestionar el depósito de los tomos de los protocolos de los notarios que se encuentran suspendidos e inhabilitados para su custodia temporal o definitiva en el Archivo Notarial.

Artículo 92. Gestión de depósito o recuperación. El notario debe depositar su protocolo en los casos en que se encuentre suspendido, inhabilitado o cuando se ausente del país por un lapso superior a tres meses.

CAPÍTULO II

REPOSICIÓN DE PROTOCOLO

Artículo 93. Reporte de extravío o deterioro. El notario debe dar cuenta de inmediato a la Dirección Nacional de Notariado del extravío o deterioro total o parcial del tomo de protocolo, detallando para ello los hechos.

Artículo 94. Concepto de reposición de tomo o folios de protocolo. La reposición de tomo o folios de protocolo consiste en un proceso de seguridad notarial cuando por extravío, destrucción, inutilización, deterioro total o parcial, la Dirección Nacional de Notariado a requerimiento y bajo la responsabilidad del notario, repone folios no utilizados o reproducciones de instrumentos autorizados. No es necesaria la reposición cuando a juicio del Archivo Nacional es posible la restauración.

El notario que no cumpla con los requerimientos de la reposición no podrá extender actos protocolares, ni se le autorizará el siguiente tomo de protocolo, de conformidad con el artículo 68 del Código Notarial.

Artículo 95. Material para la reposición. Será material para la reposición:

a. Las copias de los instrumentos otorgados y autorizados en el tomo o folios extraviados, las cuales el fedatario debe mantener en el archivo de referencias que señala el Artículo 48 del Código Notarial, sea que haya actuado individualmente o en conotariado.

b. Las copias que el notario mantiene en su archivo de conformidad con los artículos 63 y 65 del Código Notarial.

c. Las copias de los instrumentos expedidos por el notario debidamente autenticadas, aportadas por los usuarios o interesados producto de la publicación que señala el artículo 64 del Código Notarial.

d. Documentos que de conformidad con el Código Notarial sean una reproducción del instrumento público recuperado dentro del proceso que realiza la Dirección Nacional de Notariado con intervención del notario.

e. Certificación de los índices en los que se informó de los instrumentos públicos.

f. Excepcionalmente se podría tener como válida la documentación certificada que se adquiera de los Registros Públicos.

g. Recibo del pago por el cobro de la reposición.

Artículo 96. Reposición parcial o total. El interesado para reponer parcial o totalmente un instrumento por las causas indicadas en el artículo 61 del Código Notarial, además de presentar su solicitud, deberá adjuntar:

a. Solicitud de reposición con detalle de los hechos ocurridos.

b. Copias certificadas, sean totales o parciales, de los instrumentos públicos por reponer según el artículo anterior.

c. Asumir los gastos de la reposición.

Artículo 97. Reposición de folios en blanco. El interesado en reponer folio o folios no utilizados, además de presentar su solicitud dentro del término establecido por ley, deberá adjuntar:

a. Declaración jurada en donde se indique que el folio o folios no fueron utilizados.

b. Aportar el tomo de protocolo para consignar la razón respectiva.

c. Recibo del pago por el cobro de la reposición.

No se materializará la reposición de los folios en blanco.

En caso de tratarse de la totalidad del tomo en blanco, si aún no se ha realizado la razón de apertura, el notario comunicará esta situación a la Dirección Nacional de Notariado, la cual entregará una nueva autorización para la compra de protocolo, sin mediar proceso de reposición.

Si se trata de un tomo en blanco que cuenta con razón de apertura, el notario deberá realizar el trámite de reposición, de conformidad con los numerales 61 a 69 del Código Notarial y la Dirección Nacional de Notariado le autorizará la compra de un nuevo tomo.

Artículo 98. Folios con texto de "no corre" o "anulado". Cuando se trate de folios con texto de no corre o anulado, no se repone el contenido de dichos folios en razón de que no son instrumentos autorizados. Para los efectos respectivos el notario deberá cumplir con lo indicado en el artículo anterior.

Artículo 99. Razón. En todas las reposiciones, sean totales o parciales, la Dirección Nacional de Notariado deberá consignar la razón respectiva. En el caso de reposiciones totales, esa razón se hará constar al inicio del tomo repuesto. En el caso de reposición parcial, la razón deberá ser consignada al momento de materializarse la misma.

Artículo 100. Plazo de reposición. Transcurrido el mes a que se refiere el artículo 64 del Código Notarial se dará por concluida la reposición con el material aportado a la fecha mediante razón al efecto. Lo anterior sin perjuicio de que ese plazo se extienda hasta seis meses según lo dispuesto por el artículo 66 del código citado.

TÍTULO IX

MEDIDAS CAUTELARES

Artículo 101. Medidas cautelares.

1. Resolución y Alcances. Conforme a los artículos 21 y 22 del Código Procesal Administrativo, mediante resolución razonada del Director Ejecutivo de la Dirección Nacional de Notariado, o de quien lo sustituya, se podrán acordar y ejecutar las medidas cautelares adecuadas y necesarias que se estimen oportunas en casos que así lo justifiquen, para proteger y garantizar a las partes de la escritura o a terceros que eventualmente podrían ser perjudicados. Las medidas cautelares podrán contener la conservación del estado de cosas, o bien efectos anticipativos, mediante la regulación o satisfacción temporal de una situación fáctica o jurídica sustancial.

2. Finalidad: Su finalidad es impedir el otorgamiento de documentos notariales en estado irregular o la autorización de actos o contratos absolutamente nulos y su eventual presentación a los registros públicos.

3. Tipos: Entre las medidas cautelares que puede aplicar la Dirección Nacional de Notariado están: a) recuperación del tomo de protocolo, b) decomiso de papel notarial y boletas de seguridad, c) inhabilitación cautelar del notario, d) inactivación en el sistema de información. Se aplicarán a aquellos notarios que presuntamente han cometido actos ilícitos, contrarios a la fe pública, o estén en una situación de hecho, que eventualmente los inhabilitaría para el ejercicio del notariado.

4. Plazo de la medida cautelar: La medida cautelar tendrá una duración de hasta seis meses, pudiendo renovarse por una sola vez por un período igual.

Artículo 102. Apelación. La medida cautelar tendrá apelación, dentro de los cinco días hábiles siguientes, ante el Consejo Superior Notarial, que deberá resolver dentro del mes siguiente a la recepción del expediente. La interposición del recurso de apelación no interrumpirá la ejecución de la medida.

Artículo 122. Derogatoria. Se derogan

A) Los lineamientos dictados por la Dirección Nacional de Notariado el 02 de mayo del 2007.

B) La directriz 004-99 del 15 de enero de 1999.

Artículo 123. Vigencia. Los presentes lineamientos rigen diez días hábiles contados a partir de su publicación.