Artículo 2º-Objeto. El presente Reglamento tiene como objeto regular los mecanismos de control que la Municipalidad utiliza para la asignación, giro, uso, control y liquidación de los recursos que transfiere a entidades públicas y privadas, para financiar los fines legales o estatutariamente establecidos.

Está prohibido el uso de transferencias para fines comerciales o políticos. Asimismo, no será procedente la adquisición de terrenos, salvo cuando exista una Ley especial que así lo autorice.

Artículo 3º-Definiciones. Para efectos del presente reglamento se entenderán por:

Administración concedente: La Municipalidad de Tibás.

Asociaciones: Organización social que se rige por el derecho privado, constituida conforme a la Ley de Asociaciones, Ley Nº 218.

Auditoría Interna: Unidad encargada de verificar la ejecución y liquidación de las Transferencias otorgadas por la Municipalidad.

Comisión de Transferencias: Órgano colegiado responsable de coadyuvar con su opinión técnica acerca del trámite que conlleva el proceso de las transferencias económicas subvencionadas y por distribuir a entidades privadas por la Municipalidad, tanto en recomendar o no su otorgamiento, sin perjuicio de las demás funciones que este Reglamento le asigna.

Dirección de Hacienda: Dependencia de la Municipalidad de Tibás, competente para realizar el giro de los recursos que se transfieren a los sujetos públicos y privados que reciben fondos de la Municipalidad.

Encargado de presupuesto: Dependencia de la Dirección de Hacienda, competente para realizar la gestión de presupuesto.

Tesorería Municipal: Dependencia de la Dirección de Hacienda, competente para girar fondos.

Entidad privada: Aquella organización sin fines de lucro, que se rige por el derecho privado, las cuales pueden ser asociaciones, fundaciones, entre otras.

Fundaciones: Entes privados de utilidad pública con personalidad jurídica, que se establezcan conforme a la Ley Nº 5338.

Giro de recursos: La labor que realiza la Tesorería Municipal concretando la transferencia.

Orden de pago: Se refiere a la autorización para el desembolso de recursos.

Organización Social Subvencionada: Aquella organización o entidad privada que por Ley especial se le asignan recursos públicos específicos.

Presupuesto: Es el instrumento que expresa en términos financieros el plan operativo institucional anual, mediante la estimación de los ingresos y egresos necesarios para cumplir con los objetivos y las metas de los programas establecidos.

Proceso presupuestario: Es un conjunto de fases continuo, dinámico, participativo y flexible, mediante el cual se formula, discute, aprueba, controla y evalúa la actividad institucional, en sus dimensiones físicas y financieras, de conformidad con el bloque de legalidad.

Régimen sancionatorio: Responsabilidades contempladas en la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, la Ley General de Control Interno, y las demás disposiciones atinentes y concordantes.

Transferencia: Se refiere a los recursos presupuestarios de fondos, asignados en el presupuesto Municipal.

Transferencias específicas: Recursos públicos que la Municipalidad transfiere o subvenciona por Ley especial a entidades privadas, constituidas como asociaciones o fundaciones y otros.

Recursos: Cuando no se indique lo contrario se refiere a recursos económicos.

Artículo 4º-Mecanismos de control. Son aquellos mecanismos necesarios para verificar si una Asociación o Fundación cuenta con capacidad legal, administrativa, financiera y aptitud técnica para realizar programas, proyectos u obras con fondos públicos otorgados por la Municipalidad previo a la toma de decisiones en materia de asignación, giro, control, seguimiento, y liquidación de recursos.

CAPÍTULO II

De los sujetos públicos a quienes se transfieren

fondos públicos

Artículo 5º-Transferencias de recursos a sujetos públicos. Cuando por ley se disponga la transferencia de recursos a un sujeto público, la Administración Municipal se limitará a realizar los procesos de índole presupuestario que correspondan para la transferencia oportuna de los mismos, sin perjuicio de los informes financieros que exija a los entes públicos respecto a la ejecución y liquidación presupuestaria, quedando bajo la responsabilidad de la respectiva entidad pública que reciba los fondos, ejercer el control interno sobre ellos, que le asegure el debido uso, control, y disposición de los recursos así como la presentación de los informes de liquidación ante la Contraloría General de la República. La fiscalización de los fondos le corresponderá a la Auditoría Interna de la entidad pública beneficiaria o a la Contraloría General de la República en uso de sus facultades.

CAPÍTULO III

De los sujetos privados a quienes se transfieren

fondos públicos

Artículo 6º-De los sujetos privados susceptibles de transferencias. Serán sujetos privados idóneos para administrar transferencias, únicamente las organizaciones sociales sin fines de lucro, legalmente constituidas registradas en el Registro Nacional como Asociaciones y Fundaciones, que tengan al menos un año de constituidas, que hayan acreditado haber ejecutado al menos un proyecto relacionado con los fines de su constitución que demuestren tener la organización apta para manejar fondos públicos y cumplan con los requisitos establecidos en el presente reglamento y en la calificación de idoneidad de la Municipalidad de Tibás.

Además, se consideran sujetos privados habilitados para recibir transferencias, las organizaciones sociales subvencionadas por Ley especial, independientemente de que estén o no constituidas como Asociaciones o Fundaciones.

Artículo 7º-Del plazo para presentar las solicitudes de transferencias. Las organizaciones sociales subvencionadas por Ley especial, independientemente de que estén o no constituidas como Asociaciones o Fundaciones, deberán presentar sus solicitudes de transferencias con toda la documentación completa a más tardar la primera semana de diciembre de cada año, siendo que aquellas presentadas fuera de ese plazo se tendrán como extemporáneas de modo que no serán consideradas, salvo cuando en casos especiales se ofrezcan razones suficientes relativas a la naturaleza del proyecto que a juicio de la Municipalidad permitan tramitar tardíamente una solicitud, siempre que se complete a más tardar en la tercera semana de diciembre de cada año.

La documentación presentada tendrá validez únicamente para el respectivo período presupuestario.

Artículo 8º-De los recursos a transferir. Los recursos que se otorguen como transferencias específicas, serán aquellos que se encuentren autorizados específicamente para cada organización dentro del Presupuesto Municipal.

Se deberá cumplir con la calificación de idoneidad correspondiente, como requisito previo e indispensable para la emisión de la orden de giro de recursos.

CAPÍTULO IV

Del mecanismo de asignación de las transferencias genéricas

Artículo 9º-Del plazo para presentar las solicitudes de transferencias genéricas. Las organizaciones sociales constituidas como asociaciones y fundaciones, incluidas en la Ley de Presupuesto de la República en el rubro de transferencias, deberán presentar las solicitudes para la asignación de recursos ante la Municipalidad, con todos los requisitos exigidos para tal efecto establecidos en el presente reglamento; a más tardar la primera semana de marzo de cada año, siendo que aquellas presentadas fuera de ese plazo se tendrán como extemporáneas de modo que no serán consideradas, salvo cuando en casos especiales se ofrezcan razones suficientes relativas a la naturaleza del proyecto que a juicio de la Municipalidad permitan tramitar tardíamente una solicitud, siempre que se complete a más tardar la primera semana de abril de cada año.

Las solicitudes presentadas se considerarán una expectativa de derecho, por lo que no generan obligación alguna a la Administración concedente, salvo el resolver si se autoriza o no.

La documentación presentada tendrá validez únicamente para el respectivo período presupuestario.

Artículo 10.-El departamento responsable de recibir las solicitudes. Las solicitudes así como la documentación que la acompaña deben ser presentadas ante la Plataforma de Servicios de la Municipalidad, instancia responsable de revisar la documentación presentada y de verificar en diez días hábiles que la solicitud cumpla con todos los requisitos exigidos. Transcurrido ese plazo, las solicitudes que se encuentren incompletas, se tendrán como recibidas en forma parcial, para lo cual la Plataforma de Servicios hará la prevención al solicitante, señalando los requisitos faltantes o aspectos a subsanar, para que en el término de hasta quince días hábiles por única vez, los presenten a la Plataforma de Servicios, so pena de terminar rechazándolas por extemporáneas.

La Plataforma deberá conformar un expediente administrativo correspondiente el cual posteriormente una vez completo trasladará a la Comisión de Transferencias.

CAPÍTULO V

De los requisitos para la asignación de transferencias

específicas y genéricas

Artículo 11.-De los requisitos previos para la asignación de recursos. Las organizaciones sociales subvencionadas por ley así como las Asociaciones y Fundaciones idóneas para administrar fondos públicos, que deseen solicitar el aval para la asignación de recursos públicos a su favor, deberán presentar los siguientes documentos en la Plataforma de Servicios:

a.  Carta de solicitud dirigida a la Municipalidad, firmada por el/la representante legal de la entidad privada mediante la cual solicita el aval para la asignación y giro de los recursos a favor del ente privado, especificando la siguiente información:

i.     Nombre y número de cédula jurídica del sujeto privado.

ii.     Nombre completo y calidades del(a) representante legal (profesión u oficio, número de cédula y adjuntar copia de la cédula legible por ambos lados).

iii.    Domicilio legal, domicilio del(a) representante legal, dirección de la(s) oficina(s) o dirección clara del(a) representante legal, número de apartado postal, número de teléfono, facsímile y correo electrónico, según se disponga de esos medios.

iv.    Perfil del Programa, Proyecto y su vinculación con el programa del trabajo y seguridad social, indicando lo siguiente: Nombre del Programa, proyecto u obra a realizar, costo del proyecto en colones, duración estimada, lugar (distrito, barrio o caserío, u otras señas), en qué consiste, los bienes o servicios que se pretenden adquirir o mejorar, la población beneficiada, la importancia para la comunidad o para la asociación o fundación solicitante, e indicar si el costo del proyecto a desarrollar incluye financiamiento de otras entidades públicas o privadas (indicando el monto y nombre de la institución o empresa).

v.     Otra información adicional: Presentar plano de construcción, presupuesto de mano de obra y/o servicios, permiso municipal, permiso de funcionamiento, de habilitación, otros permisos dependiendo del programa, proyecto u obra a realizar.

vi.    Señalar un facsímile para notificaciones.

b.  Plan de trabajo para el cumplimiento de los objetivos del programa o proyecto, indicando el número y fecha de sesión en que la Junta Directiva u órgano colegiado lo aprobó debidamente firmado por el/la responsable, conforme al formulario que proporcionará la Plataforma de Servicios, haciendo mención adicional a:

i.     Nombre del sujeto privado y su cédula jurídica.

ii.     Nombre del programa o proyecto a ejecutar.

iii.    Objetivos generales y específicos por alcanzar con los recursos as transferir. Ambos objetivos deben estar asociados a las metas que se establezcan.

iv.    Metas precisas, cuantificables, medibles y periódicas, con el respectivo nivel de cumplimiento (mensual, bimensual, trimestral) y los(as) funcionarios(as) responsables del cumplimiento.

v.     Actividades que se proponen desarrollar para la ejecución de las metas.

vi.    Plazos de ejecución.

vii.   Nombre completo y calidades del(a) responsable de la ejecución del proyecto.

c.  Presupuesto de ingresos y egresos del programa o proyecto conforme al formulario que proporcionará la Plataforma de Servicios, indicando el número y fecha de sesión en que la Junta Directiva, Administrativa u órgano colegiado que lo aprobó y la firma del(a) responsable, haciendo mención adicional a:

i.     Nombre del sujeto privado, cédula jurídica.

ii.     Fecha.

iii.    Indicar el número de la Ley de Presupuesto y el código presupuestario.

iv.    Indicar el monto de los ingresos. Ingresos corrientes o ingresos de capital.

v.     Indicar el monto de los gastos, según la partida presupuestaria.

d.  Copia fiel del acta o trascripción del acuerdo del órgano superior de la Asociación o de la Fundación, en que conste la aprobación del plan de trabajo del programa o proyecto y del presupuesto respectivo, autenticada por un(a) notario(a) público(a).

e.  Certificación de cédula jurídica emitida por el Registro Nacional. (Decreto Ejecutivo Nº 34691-J, publicado en el Diario Oficial La Gaceta del 19 de agosto del 2008).

f.   Certificación literal de la personería jurídica debidamente inscrita en el Registro Nacional (Público), actualizada, en la que se indique la vigencia y vencimiento del nombramiento del(a) representante legal y demás miembros de Junta Directiva o Administrativa.

g.  Original y copia de certificación bancaria en la que se indique el número de cuenta corriente y cuenta cliente asignada, firmada y sellada por la Entidad Financiera, para el manejo de los recursos transferidos.

h.  Declaración jurada del(a) representante legal autenticada por notario(a) público(a) que incorpore los siguientes datos:

i.     Que la entidad cuenta con la organización administrativa adecuada para desarrollar el programa o proyecto, de manera eficiente y eficaz, para lo cual se adjuntará una copia del organigrama actualizado y con el sello de la entidad.

ii.     Que los fondos no benefician directa ni indirectamente, ya sea en su carácter personal o como socios o miembros de la Junta Directiva o Consejo de Administración del sujeto privado a las personas que se mencionan en el artículo 25 del presente reglamento.

iii.    Que los fondos serán administrados exclusivamente en una cuenta corriente separada, "cuenta cliente" y especial para éste tipo de fondos, en un banco estatal, indicando el número de cuenta en donde se depositarán los fondos del beneficio patrimonial, y que se llevarán registros de su empleo, independientes en la contabilidad claramente identificables de los que correspondan a otros fondos de su propiedad o administración.

iv.    Que los fondos se utilizarán única y exclusivamente para la finalidad aprobada por el Concejo Municipal.

v.     Que se compromete a presentar ante la Auditoría Interna de la Municipalidad, los informes correspondientes con la periodicidad que dicha Auditoría le indique sobre la ejecución y liquidación de los recursos, y de mantener de manera ordenada cronológicamente en un expediente rotulado a disposición de la Auditoría Municipal.

vi.    Indicar el nombre de los(as) funcionarios(as) responsables y encargados(as) de los procesos administrativos y contables, personas autorizadas para administrar y ejecutar los recursos en la cuenta corriente, personal encargado de efectuar los pagos, personal encargado de registrar y contabilizar los ingresos - gastos; y encargado(a) de elaborar los informes contables y presupuestarios, para lo cual debe adjuntar también copia certificada de la cédula por ambos lados de dichos funcionarios de la entidad privada.

vii.   Estar al día en la presentación de informes y liquidaciones de beneficios recibidos anteriormente de la Municipalidad.

i.   Las Fundaciones organizadas según la Ley de Fundaciones, Nº 5338 del 28 de agosto de 1973 y sus reformas, deberán:

     Informar sobre las calidades, el número de teléfono, el grado académico y el número de afiliación al Colegio Profesional correspondiente de la persona que ocupa el cargo de Auditor(a) Interno de la fundación, en cumplimiento de lo dispuesto por el artículo 18 de la Ley de Fundaciones, que señala que toda fundación está obligada a tener una auditoría interna.

     Presentar fotocopia de La Gaceta, donde consten los nombramientos de los(as) directores designados por el Poder Ejecutivo y por el Consejo Municipal de Tibás, según lo establecido por el artículo 11 de la Ley de Fundaciones y su Reglamento (Decreto Ejecutivo Nº 29744-J del 29 de mayo del 2001). Presentar fotocopia certificada por un(a) notario(a) público(a) de la nota de presentación a la Contraloría con el sello de recibido del Ente Contralor, de los informes contables del informe anual sobre el uso y destino de los fondos públicos que hubiere recibido la fundación y del informe del(a) auditor(a) interno relativo a la fiscalización de los recursos públicos que se le hubieran transferido a la fundación, según lo dispuesto por los artículos 15 y 18 de la Ley de Fundaciones, respectivamente.

j.   Las entidades privadas beneficiarias de fondos provenientes de la Ley Nº 7972 del 22 de diciembre de 1999, deberán presentar la certificación vigente del Instituto Mixto de Ayuda Social, que la declara de bienestar social, según lo dispone el artículo 18 de esa Ley.

k.  Las entidades privadas deberán presentar un estudio especial realizado por un(a) contador(a) público autorizado sobre el control interno contable, financiero y administrativo del sujeto privado. En dicho estudio el/la CPA, deberá certificar la estructura administrativa del sujeto privado y que utiliza reglamentos, manuales o directrices para la administración y el manejo de recursos destinados para el desarrollo de programas, proyectos y ejecución de obras; además, deberá certificar si la entidad cuenta con libros contables y de actas actualizados de los principales órganos (Asamblea y Junta Directiva, u órganos que hagan sus veces) debidamente legalizados y al día. Asimismo, debe indicar el tipo de libros de actas y contables existentes, el nombre de la entidad, órgano o persona que los legalizó y la fecha del último registro en cada uno de ellos, al menos del mes anterior a la fecha en que se recibió la carta de solicitud de recursos ante la administración concedente.

l.   Las entidades privadas que en el año natural anterior hubiere tenido ingresos (en efectivo) de origen público, deberá presentar a la administración concedente los siguientes documentos:

     Original del Dictamen de Auditoría de Estados Financieros y de los estados financieros auditados (Balance General, Estado de Resultados, Estado de Cambios en el Patrimonio y Estado de Flujo de Efectivo y notas a los estados financieros), correspondientes al último período contable anual. Todas las hojas de los estados financieros que se adjunten al dictamen de auditoría, y de las notas a los estados financieros auditados, deberán tener la firma y el sello blanco del Contador Público Autorizado que elaboró dicha documentación.

     Original o copia certificada por un(a) notario(a) público(a) de la Carta de Gerencia emitida por el/la contador(a) público(a) autorizado(a) que realizó la auditoría a que se refiere el punto anterior, acompañado de una nota suscrita por el/la representante legal del sujeto privado en la que se indiquen las acciones efectuadas por la administración para subsanar las debilidades de control interno que se hubieran determinado.

m. Las certificaciones que deban presentar los sujetos privados no deberán tener más de un mes de haber sido emitidas, exceptuando aquellas certificaciones cuya vigencia sea de un plazo mayor por disposición de otra norma jurídica.

Artículo 12.-De la Comisión de Transferencias. Se crea la Comisión de Transferencias, integrada por un representante de la Dirección de Hacienda y su suplente -quien la presidirá-, el Planificador Municipal, un representante de la Dirección Urbana y su suplente. Todos designados por el/la señor(a) Alcalde(a), los/las cuales fungirán como un órgano colegiado que sesionará ordinariamente la cuarta semana de cada mes y extraordinariamente cuando la convoque el/la Presidente(a). Esta Comisión tendrá las siguientes funciones:

a.  Coordinar con la Plataforma de Servicios, la solicitud del expediente administrativo de las organizaciones solicitantes de transferencias de recursos.

b.  Verificar que los documentos presentados por cada organización privada solicitante de recursos, cumpla con los requisitos establecidos en este reglamento.

c.  Realizar audiencia oral y pública a cada entidad privada solicitante "exposición y defensa del programa o proyecto".

d.  Rendir al señor (a) Alcalde(a) un criterio técnico no vinculante de cada una de las solicitudes de transferencias presentadas por las Asociaciones y Fundaciones, con la respectiva recomendación para su aprobación o denegación posterior por parte del Concejo Municipal.

e.  Conocer los informes mensuales de seguimiento de avance de la ejecución de los distintos convenios que le presente la Auditoría Interna y demás informes de liquidación respectivos, así como recomendar oportunamente al(a) Alcalde(o) las acciones que estimen más apropiadas.

f.   Programar visitas y otros medios de control por parte del personal competente, conforme con las áreas críticas de valoración de riesgo que se determinen. Lo anterior, sin perjuicio de la fiscalización que debe ejercer la Auditoría Interna de la Municipalidad.

g.  Gestionar el apoyo especializado que se requiera en cada caso, incluyendo el que puedan proporcionar los Colegios Profesionales.

h.  Rendir un informe anual al(a) Alcalde(a) consignando recomendaciones y mejores prácticas en la materia.

i.   Otras tareas que el Alcalde(a) le asigne.

Artículo 13.-De la aprobación o denegatoria de la transferencia. Será competencia exclusiva del Concejo Municipal, el conocimiento y aprobación de las solicitudes de transferencias que presenten las organizaciones sociales subvencionadas por ley así como de las Asociaciones y Fundaciones que opten por recursos del rubro transferencias por distribuir por la Municipalidad, para lo cual requerirá el dictamen previo no vinculante emanado de la Comisión de Transferencias. Las solicitudes de transferencias aprobadas serán remitidas mediante Acuerdo a la Dirección de Hacienda, a efecto de que ésta coordine el trámite interno para el desembolso de los recursos.

Cuando se deniegue una solicitud, el Concejo Municipal lo comunicará al interesado(a), dejando constancia de la respectiva notificación escrita.

De toda aprobación y denegatoria se remitirá copia a la Comisión de Transferencias.

Artículo 14.-Los sujetos privados, asociaciones o fundaciones que reciban fondos por transferencias deberán cumplir el fin público previsto por ley, cumplir con las reglas de lógica, justicia y conveniencia en el uso y destino de los fondos recibidos.

CAPÍTULO VI

De la autorización para el giro y ejecución de transferencias

a organizaciones sociales subvencionadas, por distribuir

o genéricas

Artículo 15.-De la autorización para el giro de transferencia de recursos. La Alcaldía de la Municipalidad dará la orden de pago de las transferencias de recursos a favor de las organizaciones sociales subvencionadas por Ley y de las asociaciones o fundaciones, conforme a los día de pagos establecido a la Tesorería Municipal, previa recepción del Acuerdo del Concejo Municipal, en el cual se indicará el monto de los desembolsos y demás aspectos indispensables para la correcta ejecución y control del uso de los recursos transferidos.

Artículo 16.-De los informes de ejecución. Las organizaciones sociales subvencionadas, las Asociaciones o Fundaciones beneficiarias de una transferencia deberán rendir en tiempo y forma los informes de ejecución establecidos en este reglamento.

Será responsabilidad la Auditoría Interna, velar por que los mismos sean debidamente rendidos o en su caso aclarados o subsanados de cualquier inconsistencia, aspectos sobre los cuales deberá esa Auditoría informar al Alcalde y a la Comisión de Transferencias para lo de su cargo. Asimismo, elaborará un informe semestral sobre los informes de ejecución presentados, dirigido al Concejo Municipal con copia a la Comisión de Transferencias.

CAPÍTULO VII

Del control de recursos que deben ejercer las organizaciones

beneficiarias de transferencias específicas y genéricas

Artículo 17.-(Del control de los recursos). De la cuenta corriente. Las organizaciones sociales, las Asociaciones o Fundaciones a las que se le transfieran recursos deberán poseer una cuenta corriente exclusiva para cada programa o proyecto a su cargo, destinada al manejo de fondos transferidos por la Municipalidad de Tibás. La apertura de ésta cuenta corriente deberá realizarse en un banco estatal y será exclusivamente para la administración de los fondos que transfiere la Municipalidad. La apertura de la cuenta corriente se realizará con fondos propios de las organizaciones antes descritas.

Deben garantizar la emisión en forma oportuna de las conciliaciones bancarias de la cuenta corriente autorizada, las cuales deberán contar con la firma del(a) contador(a) privado que las preparó y del(a) representante legal y archivarse en un ampo debidamente rotulado por año y por orden cronológico.

Es obligación de las organizaciones sociales, asociación o fundación el presentar Auditoría Interna de la Municipalidad, en los primeros diez días hábiles después de concluido cada trimestre, copia de la conciliación bancaria firmada por el/la contador(a) que la preparó y por el/la representante legal, así como copia legible del estado de cuenta bancario, de la cuenta corriente autorizada para la transferencia de recursos de la Municipalidad. Estos documentos deben remitirse mediante nota suscrita por el/la representante legal, indicando el número de acuerdo y la sesión en que se conoció y aprobó.

Artículo 18.-De los registros contables. Las organizaciones sociales, las Asociaciones o Fundaciones a las que se le transfieran recursos deberán utilizar registros contables independientes y separados de otros registros o fondos de su propiedad; de manera tal que se permita en todo momento identificar los ingresos y gastos aplicados con recursos transferidos por la Municipalidad. Emitirán en forma oportuna y mensual los Estados Financieros correspondientes.

Asimismo, dispondrán de un registro auxiliar para el manejo de la cuenta corriente asignada. El mismo deberá llevarse en estricto orden cronológico, sin tachaduras, borrones o alteraciones, en forma consecutiva por cheque emitido, nota de debito, transferencia bancaria o electrónica, depósitos, notas de crédito, intereses sobre saldos en cuenta corriente, así como el registro de otros movimientos de débitos o créditos que afecten el saldo del libro de banco.

Artículo 19.-De los requisitos de los comprobantes de gastos realizados con la transferencia de recursos. Para efectos del presente reglamento y bajo los principios de eficiencia y seguridad serán reconocidos como medios de pago de los sujetos privados, los siguientes instrumentos: Cheques de cuenta corriente bancaria y pagos electrónicos. Toda erogación realizada por los medios establecidos, deberá contar con la aprobación de los(as) responsables de la firma mancomunada de la cuenta corriente, para lo cual los sujetos privados deberán establecer los mecanismos de control necesarios y adecuados que garanticen el uso correcto de los recursos.

Toda erogación con recursos transferidos por la Municipalidad será respaldada por la factura comercial, recibo de dinero o comprobante respectivo, los cuales deberán adjuntarse a cada copia de cheque emitido, y deberán estar archivados en forma mensual y respetando el orden consecutivo del número de cheque o pago electrónico. Los documentos de respaldo deben ser originales, con la razón social del proveedor, número de factura-recibo o comprobante, fecha, cantidad, detalle de lo adquirido, precio unitario, y totales, sello de cancelado, emitido a nombre del sujeto privado, firma de recibido conforme del bien o servicio por parte del funcionario responsable de realizar el gasto propuesto en el plan de trabajo. Bajo ningún motivo se aceptarán facturas, recibos o comprobantes de pago, con roturas, borrones, alteraciones o tachaduras que haga dudar de la información consignada y por ende de su legitimidad. Dichos documentos deberán cumplir con los requisitos establecidos por Ley.

Artículo 20.-De la obligación de mantener expedientes cuando se paguen salarios al personal de la organización. Las organizaciones sociales subvencionadas por Ley, cuyo destino de la transferencia es gastos operativos para el pago de salarios, están obligadas a llevar un expediente de todos los(as) funcionarios(as) (activos y pasivos) de la organización, donde se registre como mínimo: El nombre completo, cédula de identidad o residencia, nacionalidad, dirección, teléfono, cargo que desempeña, salario devengado, fecha de ingreso y de egresos así como la acción de personal respectiva. Asimismo, deberá llevar un expediente rotulado por año, donde se registre en cada mes, como mínimo los siguientes documentos: La planilla o nomina de salarios, copia de los cheques o pago de la transferencia electrónica, la planilla de la CCSS y otra información relacionada con el movimiento del personal (nombramientos, ascensos, permisos, incapacidades, etc.).

Artículo 21.-De la obligación de mantener adecuados controles sobre los bienes y servicios. Las organizaciones sociales, las asociaciones y fundaciones estarán en la obligación de mantener adecuados controles de inventario permanente sobre el equipo, mobiliario, activos, así como los servicios profesionales, mano de obra contratada, materiales y suministros adquiridos con fondos transferidos por la Municipalidad. El control, deberá incluir los siguientes detalles: Fecha de adquisición, monto, ubicación, responsable, uso, registro, depreciación, desuso, denuncias judiciales en caso de robo o sustracción entre otros posibles delitos.

Los bienes adquiridos deben ser identificados con una placa colocada en un lugar visible, que indique que fueron adquiridos con fondos provenientes de la Municipalidad de Tibás.

CAPÍTULO VIII

De la ejecución y liquidación de recursos

Artículo 22.-De los informes de ejecución y liquidación de recursos. Las organizaciones sociales subvencionadas por Ley, las Asociaciones o Fundaciones beneficiarias de transferencias, deberán presentar a la Auditoría Interna de la Municipalidad de Tibás, en tiempo y forma los informes de ejecución y liquidación presupuestaria firmados por el/la contador(a) que los preparó y por el/la representante legal, de acuerdo con los formularios elaborados por la Municipalidad y establecidos en este reglamento.

Asimismo deberán presentar los comprobantes originales del gasto efectuado en el semestre, señalando en la nota el número de comprobante, facturas, recibos, cheques, así como copia del expediente relacionado con la Contratación Administrativa, lo anterior para el caso de asociaciones y fundaciones. Será responsabilidad de la Auditoría Interna el velar por que los mismos sean debidamente rendidos o en su caso aclarados o subsanados de cualquier inconsistencia, aspectos sobre los cuales deberá esa Auditoría informar de manera inmediata al Concejo y a la Comisión de Transferencias para lo de su cargo.

Artículo 23.-De las fechas de presentación de los informes de ejecución y liquidación de recursos. Las organizaciones sociales subvencionadas por Ley, las Asociaciones y Fundaciones beneficiarias de transferencias, deberán presentar a la Auditoría Interna, informes de ejecución semestrales de los recursos transferidos por la Municipalidad de Tibás, entre el 1º de enero al 30 de junio de cada año, cuya fecha límite es a más tardar el 15 de julio de cada año. En el caso de los recursos transferidos entre el 1º de julio al 31 de diciembre de cada año, la fecha límite para la presentación será el 15 de enero del año siguiente.

Dichos informes deberán remitirlos con una nota dirigida a la Auditoría Interna, en la que se indique el número de acuerdo y sesión de Junta Directiva en que se conocieron y aprobaron los informes, en los plazos fijados en el párrafo anterior, salvo convenio en contrario.

En cuanto a los recursos no utilizados al final del año en transferencias, la Municipalidad, en forma excepcional podrá autorizar que sean utilizados por el sujeto privado en un proyecto especifico para lo cual el sujeto privado deberá presentar de manera razonada la solicitud de autorización al Concejo Municipal.

Artículo 24.-De la presentación tardía u omisa de los informes de ejecución y liquidación. En caso de que los sujetos privados no cumplan con la presentación oportuna de los informes de ejecución y liquidación de las sumas giradas, según lo establecido en el presente reglamento, la Municipalidad podrá ordenar la retención de los giros correspondientes a los meses siguientes, lo anterior, cuando se determine que hubo un atraso involuntario en la presentación de los informes por lo tanto, los giros se reanudaran a los treinta días posteriores a la fecha de presentación de los citados informes contra su respectiva revisión. La suspensión automática de las transferencias correspondientes a los siguientes meses, tal como lo dispone el artículo 7º de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República en caso de que se determine que hubo conductas de tipo delictivo se remitirá el informe respectivo al Concejo Municipal para lo que corresponda.

CAPÍTULO IX

Alcances de prohibición

Artículo 25.-De los sujetos que se encuentran prohibidos para participar como solicitantes de las transferencias de recursos públicos. En los procedimientos que promuevan los sujetos privados sometidos al presente Reglamento, tendrán prohibido participar como solicitantes para las transferencias corrientes y de capital financiadas por los programas presupuestarios de esta Municipalidad contemplados por el presupuesto, las siguientes personas:

El tesorero, el Director de Hacienda, en Encargado de Presupuesto, así como el Proveedor, los funcionarios de la Comisión de Transferencias, sus conyugues, hijos, padres, hermanos, suegros, yernos y cuñados, ni a los asistentes, asesores y secretarias de las fracciones políticas del Concejo Municipal, así como tampoco del Despacho del Alcalde. En los casos de puestos de elección popular, la prohibición comenzará a surtir efectos desde que el Tribunal Supremo de Elecciones declare oficialmente el resultado de las elecciones.

b) Los (as) funcionarios públicos con influencia o poder de decisión, en cualesquiera de las etapas de asignación, giro y uso de los recursos públicos, incluso en su fiscalización posterior. Se entiende que existe injerencia o poder de decisión, cuando el/la funcionario respectivo, por la clase de funciones que desempeña o por el rango o jerarquía del puesto que sirve, pueda participar en la toma de decisiones o influir en ellas de cualquier manera. Este supuesto abarca a quienes deben rendir dictámenes o informes técnicos, preparar o tramitar alguna de las fases del procedimiento de transferencia, o fiscalizar la fase de ejecución.

c) Las personas jurídicas tales como asociaciones y fundaciones, en las cuales las personas sujetas a prohibición figuren como directivos, fundadores, representantes, asesores(as) o cualquier otro puesto con capacidad de decisión.

d) Las personas físicas que hayan intervenido como asesores(as) en cualquier etapa del procedimiento de transferencia, hayan participado en la elaboración de las especificaciones, o deban participar en su fiscalización posterior, en la etapa de ejecución.

e) El cónyuge, el compañero o la compañera en la unión de hecho, de los funcionarios cubiertos por la prohibición, así como sus parientes por consanguinidad o afinidad hasta el tercer grado inclusive.

f) Quienes funjan como asesores de cualquiera de los funcionarios afectados por prohibición, sean estos internos o externos, a título personal o sin ninguna clase de remuneración, respecto de la entidad para la cual presta sus servicios dicho(a) funcionario(a).

Artículo 26.-De la prohibición de influencias. A las personas cubiertas por el régimen de prohibiciones se les prohíbe intervenir, directa o indirectamente, ante los(as) funcionarios(as) responsables de las etapas del procedimiento de transferencias, en la asignación, giro, ejecución y fiscalización del convenio, a favor propio o de terceros.

Artículo 27.-Efectos del incumplimiento. La violación del régimen de prohibiciones establecido en este capítulo, originará la nulidad absoluta del acto de transferencia de recursos públicos y podrá acarrear a la parte infractora las sanciones previstas en este Reglamento.

CAPÍTULO X

De las obligaciones, responsabilidades y sanciones

de las organizaciones sociales, asociaciones y fundaciones

SECCIÓN I

De las obligaciones de las asociaciones

y de las fundaciones

Artículo 28.-De las obligaciones en general. Serán obligaciones de las organizaciones sociales, constituidas como Asociaciones y Fundaciones a las que se les haya aprobado una transferencia, además de otras establecidas en este reglamento, las siguientes:

Destinar los recursos económicos otorgados por la Municipalidad exclusivamente para la atención integral de los fines para los cuales fueron destinados.

Contar con un expediente de cada uno de sus funcionarios(as) así como de un registro actualizado de los proveedores de la misma, cuando corresponda.

Facilitar y coordinar con la Municipalidad la supervisión, la fiscalización, y acompañamiento técnico del programa o proyecto de parte de éste último.

Disponer de un control auxiliar para el manejo de la cuenta corriente que se asigne a los recursos económicos que transfiere la Municipalidad.

Emitir oportunamente las conciliaciones bancarias de la cuenta corriente disponible para el programa, las cuales deberán estar firmadas por el/la contador(a) privado(a) y archivarse en orden cronológico.

Establecer los mecanismos de archivo necesarios para la custodia, protección y manejo de los estados bancarios, así como de toda la documentación atinente a las liquidaciones presentadas a la Municipalidad.

Mantener en un expediente, por año, debidamente rotulado, toda la documentación relacionada con la transferencia de recursos, ordenada cronológicamente.

Mantener en un expediente, por año, archivados los comprobantes de pago en forma mensual, respetando el orden de los cheques emitidos, los cuales deberán ser originales.

Regirse por los principios de la contratación administrativa en materia de adquisición de bienes y servicios.

En aquellos casos en que los sujetos privados reciban recursos provenientes de la Ley Nº 7972, éste deberá observar lo dispuesto en la Ley Nº 8823.

Artículo 29.-Otra normativa de control interno aplicable. Será obligación de los sujetos privados, en lo que les sea aplicable, la observancia de la siguiente legislación:

Ley General de Control Interno. Ley Nº 8292.

Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública. Ley Nº 8422.

Ley Orgánica de la Contraloría General de la República. Ley Nº 7428.

Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento, Ley Nº 7494 y sus reformas.

Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos y su Reglamento, Ley Nº 8131 y sus reformas.

Normas de Control Interno para los Sujetos Privados que custodien o administren, por cualquier titulo, fondos públicos (N-1-2009-CO-DFOE).

SECCIÓN II

De las responsabilidades de la Municipalidad de Tibás

Artículo 30.-Responsabilidad de la Municipalidad de Tibás. La Municipalidad de Tibás, a través de la Dirección de Hacienda, deberá cumplir lo siguiente:

Emitir la orden de pago oportunamente a las organizaciones sociales, Asociaciones o Fundaciones los recursos financieros otorgados por transferencia.

Implementar los mecanismos de control establecidos en este Reglamento.

Verificar que los sujetos privados agreguen al principal y con el mismo destino, los intereses que genere en la cuenta corriente el depósito de fondos de origen público.

Informar a la Comisión de Transferencias de cualquier irregularidad o incumplimiento que detecte por parte de los sujetos privados.

Estas regulaciones deberán ser cumplidas, sin perjuicio de la fiscalización que corresponde a la Auditoría Interna.

Artículo 31.-De la responsabilidad de los servidores concedentes de los beneficios otorgados por la Municipalidad de Tibás. Los(as) servidores(as) concedentes de los beneficios, a que se refiere éste reglamento, serán responsables por conducta indebida, dolosa o gravemente culposa, en el ejercicio de los controles tendientes a garantizar el cumplimiento del fin asignado al beneficio concedido.

SECCIÓN III

De las sanciones

Artículo 32.-Sanciones en general. Aparte de otras sanciones que pueda establecer el ordenamiento jurídico, la desviación del beneficio o de la liberación de obligaciones otorgadas por los componentes de la Hacienda Pública, hacia fines diversos del asignado, aunque éstos sean también de interés público, facultará a la entidad concedente para suspender o revocar la concesión, según la gravedad de la violación cometida.

Cuando la desviación se realice en beneficio de intereses privados, del sujeto agente o de terceros, la concesión deberá ser revocada y el beneficiario quedará obligado a la restitución del valor del beneficio desviado, con los daños y perjuicios respectivos. En este caso, la recuperación del monto del beneficio desviado podrá lograrse, además, en la vía ejecutiva, con base en la resolución certificada de la Contadora Municipal.

SECCIÓN IV

Del procedimiento para la suspensión del giro de recursos

a los sujetos beneficiarios en atención a irregularidades

de índole financiera

Artículo 33.-Del procedimiento para la suspensión del giro de los fondos públicos. La Municipalidad podrá iniciar el procedimiento administrativo para suspender el giro de los fondos transferidos a los sujetos beneficiarios cuando devengan denuncias, así como indicios de incumplimientos, irregularidades o deficiencias financieras encontrados en el proceso de supervisión técnica o financiera de parte de los proyectos a los que la Municipalidad les transfiere recursos públicos, mediante la adopción de una investigación preliminar, llevada a cabo por la Comisión de Transferencias.

Artículo 34.-De la investigación preliminar. Corresponderá a la Comisión de Transferencias realizar una investigación preliminar a partir de las denuncias, así como de los indicios de incumplimiento, irregularidades o deficiencias financieras encontradas en el proceso de supervisión técnica o financiera, de parte de los proyectos presentados ante la Municipalidad, por los sujetos privados a los que se les transfiere recursos públicos. Para tales efectos, podrá requerir a los sujetos privados beneficiaros de los proyectos, los libros contables, facturas, recibos y cualesquiera otros documentos de respaldo de gastos presupuestarios.

Artículo 35.-Informes de investigación. La Comisión de Transferencias, pondrá en conocimiento del Alcalde los hallazgos que hayan derivado de la Investigación Preliminar, con el fin de realizar un análisis conjunto de la situación y determinar el impacto generado. La Comisión de Transferencias, rendirá un informe en donde se detallarán las inconsistencias e incumplimientos encontrados, así como las recomendaciones que estimen pertinentes, con el fin de tomar la determinación de instaurar un procedimiento administrativo disciplinario en contra del sujeto privado beneficiado, para con ello garantizarle el debido proceso, con anterioridad a adoptar una decisión de final de suspender en definitiva o temporalmente la transferencia de los recursos o de hacer transferencias parciales.

Artículo 36.-Otras investigaciones previas. La Administración concedente, en caso de ser necesario, y previo a la apertura del procedimiento administrativo disciplinario, podrá ordenar otras investigaciones o diligencias sumarias a efecto de contar con mayores elementos para la adopción de la decisión final.

Artículo 37.-De la decisión final. La Administración concedente podrá disponer en la decisión final y el reintegro de los recursos desviados a favor de la Municipalidad, en caso de que se llegase a determinar el incumplimiento de las obligaciones establecidas reglamentariamente, así como cuando se identifiquen irregularidades en el manejo de los recursos transferidos a la organización. En caso de que se determine que los incumplimientos o irregularidades en el manejo de los recursos transferidos no existieren o que se debieron a errores numéricos o de digitación, la Administración concedente ordenará reanudar los pagos, así como el reintegro de las sumas retenidas a la organización.

Si se determina la existencia de conductas de tipo delictivo, la Administración concedente procederá a denunciar judicialmente los hechos ante el Ministerio Público y ante los entes externos si así correspondiera. El acto final adoptado deberá ser notificado al sujeto privado de que se trate.

Artículo 38.-Del recurso de reposición. Contra la decisión final adoptada en un procedimiento ordinario cabrá recurso de reposición a interponer dentro del plazo de tres días hábiles a partir de su comunicación, ante el Alcalde Municipal, a quien corresponderá su resolución.

Artículo 39.-De la reanudación de pagos. En caso de que el/la alcalde(a) declare con lugar el recurso de reposición interpuesto, ordenará la reanudación de los pagos, así como el reintegro de las sumas retenidas.

Artículo 40.-Rige a partir de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta.

De conformidad con lo establecido en el artículo 43 del Código Municipal, se publica el presente Proyecto de Reglamento en el Diario Oficial La Gaceta y se concede conforme a la ley, audiencia pública por el plazo de diez días, para que los interesados se refieran al proyecto de Reglamento anterior y si lo consideran se dirijan al Concejo Municipal a hacer las observaciones que interesen, dentro del plazo citado. Transcurrido el plazo sin que existan objeciones se publicará por segunda vez quedando en vigencia a partir de su publicación.

Departamento de Proveeduría Institucional

Transitorio único: Para los efectos del ejercicio económico 2012 los plazos empezarán a correr a partir de la publicación.