Artículo 2º-Abreviaturas.

CGR: Contraloría General de la República.

EPA: Encargado Proceso de Adquisiciones.

INA: Instituto Nacional de Aprendizaje.

INEC: Instituto Nacional de Estadística y Censos

PIMA: Programa Integral de Mercado Agropecuario

SCFP: Servicios de Capacitación y Formación Profesional.

UTE: Unidad Técnica Especializada.

Artículo 3°-Definición de términos. Los términos utilizados en este Reglamento, se entenderán de acuerdo con las siguientes definiciones:

a) Requisitos: Información o documentos solicitados al interesado con el propósito de inscribirse en el Registro Precalificado, de acuerdo con este sistema.

b) Contratista: Es aquella persona física o jurídica inscrita en el Registro Precalificado bajo este sistema especial de contratación, a la cual le son adjudicados bienes perecederos, de alto riesgo o de difícil adquisición.

c) Fórmula de inscripción: Formulario confeccionado por el I.N.A. para la inscripción de los interesados en este sistema especial de contratación.

d) Material perecedero: Son primordialmente los productos alimenticios cuya biodegradación está intrínsecamente relacionada con la naturaleza del bien, generalmente de muy corta vida útil.

e) Material de alto riesgo: Aquellos productos que por su naturaleza tóxica, riesgosa o peligrosa para el ser humano no pueden ser almacenados y deben ser adquiridos y utilizados en forma inmediata.

f)  Material de difícil adquisición: Son aquellos bienes que por sus especiales características resultan complejos de obtener.

g) Orden de pedido: Documento legal en el que se formaliza al proveedor los materiales perecederos, de alto riesgo o difícil adquisición adjudicados.

h) Precio cotizado: Precio propuesto para cada línea en el punto de compra señalado por el INA.

i)  Puntos de entrega: Es el lugar definido por el INA para la entrega de los productos.

j)  Punto fijo: Cada uno de los puntos en que el INA posea un centro o lugar fijo donde impartir servicios de capacitación y formación profesional.

k) Punto móvil: Cada punto en el cual el INA imparta temporalmente servicios de capacitación y formación profesional, facilitado por entidades públicas o privadas para ese fin. Las cotizaciones de productos destinados a puntos móviles se tramitarán entre los proveedores inscritos en el punto fijo más cercano.

l)  Punto de venta del adjudicatario: El INA de acuerdo a sus necesidades podrá retirar en las bodegas del contratista. Para tal efecto, el Encargado del Proceso de Adquisiciones (EPA) entregará la orden de compra a la persona designada para este fin para que proceda a retirar los productos.

m)    Unidad Técnica Especializada: Corresponde al Núcleo Tecnológico o la Unidad Administrativa afín a la contratación el cual establece las especificaciones técnicas de los bienes a contratar por el INA y que ejerce la rectoría de los códigos.

Artículo 4°-Mecanismo especial de compra:

a) En cada Unidad Regional se levantará una lista de empresas o personas físicas comerciantes regionales interesados en proveer de materiales perecederos, de alto riesgo y de difícil adquisición al INA. Una vez conformada la lista inicial ésta podrá engrosarse con nuevos proveedores mientras se mantenga vigente el presente reglamento y siempre y cuando cumplan con los requerimientos respectivos. El listado será realizado con proveedores regionales, pero estos tendrán la posibilidad de ofrecer sus productos a otras regiones del país, siempre y cuando así lo hayan indicado en su solicitud.

b) El EPA de la Unidad Regional invitará directamente, por diarios de circulación nacional y si se estima conveniente por un diario local a las empresas o personas físicas comerciantes a cotizar la lista de materiales perecederos, de alto riesgo y de difícil adquisición. Asimismo, los comercios podrán gestionar su propia inscripción. Cada proveedor debe indicar qué productos está interesado en cotizar.

c) El interesado en registrarse en el Registro de Proveedores Precalificado del INA, deberá completar la información solicitada en la fórmula de inscripción, la cual será publicada en la página Web de la Institución y presentar la documentación correspondiente la cual deberá cumplir al menos con los siguientes requerimientos:

1. Indicar el nombre de la persona física o razón social de la empresa oferente.

2. Indicar el número de cédula de persona física o jurídica.

3. Indicar la nacionalidad.

4. Indicar el nombre del Representante Legal. Fotocopia certificada de la cédula o pasaporte o copia para confrontar con la original, cuando aplique.

5. Indicar la dirección exacta en la cual se especifique el distrito, el cantón y la provincia, así como otras señas, dirección postal, teléfono, dirección de correo electrónico y fax (especificar el lugar para recibir notificaciones).

6. Indicar la cuenta cliente en colones (17 dígitos) y el Banco al que pertenece.

7. Indicar si es una empresa PYME y a que categoría pertenece. Aportar certificación original o copia para confrontar con el original, expedida por el Ministerio de Economía que demuestre su categoría e indicación de PYME según Ley 8262 capítulo VII cuando aplique.

8. Indicar el número de cédula de identidad de quien va a suscribir la oferta y en qué condición lo hace (apoderado, gerente, representante u otro).

9. Declarar que se encuentra al día en el pago de todo tipo de impuestos nacionales, según lo establecido en el artículo 65 del R.L.C.A.

10.  Declarar que no se encuentra inhabilitado para contratar con la Administración Pública, por alguna de las causales que establece el artículo 100 de la Ley de Contratación Administrativa.

11.  Declarar que no se encuentra inhibido para contratar con el Instituto Nacional de Aprendizaje, conforme lo estipulado en los artículos 22 y 22 bis de la Ley de Contratación Administrativa y la reforma implementada por la Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública y su Reglamento.

12.  Declarar que no se encuentra inhabilitado para el ejercicio del comercio o se encuentre declarado en estado de insolvencia o de quiebra.

13.  Aportar declaraciones juradas originales contemplada en el artículo 19 incisos a, b y c del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa y certificación original del levantamiento de incompatibilidad cuando corresponda,

14.  Estar al día con las obligaciones patronales ante la CCSS, FODESAF y la Ley 9024 respecto al pago del Impuesto a las Personas Jurídicas.

15.  Aportar certificación original de personería o de poderes que ostenta, indicando la naturaleza de las acciones, valor total del capital social y propiedad de las acciones con vista en los libros de accionistas con NO más de un mes de expedida. En caso de que esa certificación se encuentre en el Registro de Proveedores Institucional; o bien, se haya presentado para otra licitación del INA, el oferente podrá así indicarlo y no presentar una nueva, siempre y cuando se declare que se mantiene invariable e indique el número de trámite en que fue presentada y no tenga más de un año de expedida.

16.  Contar con al menos un año en el mercado en la venta de productos objeto de este reglamento. En el caso de presentarse ofertas en consorcio, se deberá explicar con detalle el componente que desarrollará cada una de las firmas que conforman la agrupación y al menos una de ellas deberá tener toda la experiencia indicada anteriormente.

Para acreditar la experiencia se requiere la presentación de al menos tres (3) cartas emitidas por las empresas a las que le haya vendido productos objeto de esta contratación, siempre y cuando cumpla con las siguientes características:

Nombre de la Empresa

Persona contacto

Teléfono fijo y / o celular

Correo electrónico

Años de vender

La constancia deberá Indicar los datos de la persona que suscribe la referencia: nombre, cédula y puesto que desempeña; con logo de la empresa y ser en original o fotocopia que debe estar autenticada por abogado o presentar original para confrontación.

El INA se reserva el derecho de verificar la información brindada, de no poderse contactar las personas o empresas o de existir información inexacta, la oferta será descalificada. De la lista suministrada, se debe al menos poder verificar la información de tres.

17.  El proveedor deberá comprometerse a entregar los bienes en los lugares de entrega definidos para cada compra a saber: a) Centros Fijos de Formación: Corresponden a los lugares donde el INA tiene instalaciones fijas para impartir los servicios de capacitación y formación profesional. b) Entrega en el punto de venta o establecimiento del adjudicatario: El INA de acuerdo a sus necesidades podrá retirar en el punto de venta o establecimiento del adjudicatario. c) Centros móviles de formación: corresponden a los lugares donde el INA imparte servicios de capacitación y formación profesional de forma ocasional.

18.  Contar con al menos un punto de venta o establecimiento. Para comprobar su existencia, deberá presentar una declaración jurada en la que indique el nombre del establecimiento, número telefónico, dirección física, copia de la patente comercial y copia del permiso de salud.

El establecimiento comercial debe cumplir con las condiciones mínimas establecidas por el Ministerio de Salud o SENASA, según corresponda; con referencia al recibo, almacenaje y distribución de alimentos. Deberá contar el oferente con los permisos de funcionamiento del Ministerio de Salud y SENASA, según corresponda; así como estar registrado ante Tributación directa, contar con el permiso municipal (patente) y cualquier otro requerimiento, de acuerdo al grupo o grupos de su interés. El INA se reserva el derecho de visitar y constatar la información suministrada. De existir información falsa en la declaración, se desestimará la oferta.

d) El Proceso de Adquisiciones Regional analizará la documentación aportada por el solicitante en coordinación con la Unidad Técnica Especializada y determinará si es viable su incorporación al Registro de Proveedores Precalificado del INA, una vez realizada esta validación procederá a notificar al Proceso de Programación y Control de Operaciones las personas o empresas solicitantes que resulten ser seleccionadas para ser inscritas en el Registro de Proveedores Precalificado del INA, para su inscripción correspondiente, así como las personas o empresas que no pueden ser seleccionadas con las razones por las cuales se deniega su inscripción, lo anterior en un plazo máximo de 10 días hábiles.

Contra esta resolución son oponibles, dentro de los cinco días hábiles posteriores a su notificación, los recursos ordinarios de revocatoria y apelación, los cuales deberán ser presentados ante el Proceso de Adquisiciones Regional, recursos que serán conocidos en su orden respectivo por ese Proceso y por la Jefatura de la Unidad Regional respectiva, instancias que contarán con un plazo de diez días hábiles contado a partir del día hábil siguiente a su recibido, para dictar la resolución correspondiente.

e) La selección de precalificación se formalizará mediante la firma de un contrato. Se debe hacer contrato a cada proveedor que sea precalificado.

f)  El Registro de Proveedores precalificado será regionalizado y se hará por lista de productos agrupados.

El proveedor interesado deberá inscribirse una única vez mientras se encuentre vigente el presente reglamento e indicar los puntos de entrega establecidos en el país o en los puntos regionales en los que desee ofrecer los materiales perecederos, de alto riesgo o de difícil adquisición.

g) El Proceso de Adquisiciones Regional consolidará las solicitudes de los materiales requeridos para impartir los SCFP y los enviará a cotizar a los proveedores previamente inscritos en el registro precalificado, por línea, por precios unitarios y en períodos entre tres meses hasta un año, según sea en caso.

h) El encargado del Proceso de Adquisiciones Regional enviará con al menos cinco días hábiles de antelación, a todos los comercios registrados en el respectivo punto de entrega, los bienes requeridos, con el fin de que esos comercios presenten su cotización, plazo que comenzará a regir por igual a todos los interesados. La marca indicada en los productos se tendrá como referencia de estándar de la calidad del producto que se requiere, aún esta indicación se omitiera. El INA se reserva el derecho de solicitar una marca específica para los bienes, en aquellos casos en que por las condiciones específicas de los servicios a desarrollar se requiera por la especialidad del servicio de formación a ejecutar.

i)  La contratación de los materiales se hará por periodos entre tres meses hasta un año y por línea a quien cotice el menor precio por artículo y se ajuste a las especificaciones y cantidades solicitadas por el INA. Si el resultado del concurso arroja empate entre dos o más oferentes, se contratará a quien haya entregado primero su oferta, conforme al principio jurídico de que el "primero en tiempo es el primero en derecho" (Prior tempore, prior iure). En caso de persistir el empate después de aplicado el principio establecido, regirá el mecanismo de la suerte o rifa. El plazo de la contratación quedará a criterio de la Administración según sea el caso, previa justificación.           

j)  La orden de compra contendrá los pedidos según demanda, con toda la información que resulte pertinente para una entrega justo a tiempo del producto en los puntos fijos, móviles o en su punto de venta.

k) Los productos serán entregados en los lugares y horarios definidos en la orden de pedido.

l)  La recepción de los bienes estará a cargo del personal docente asignado para impartir los SCFP o a quien el Director Regional designe. Para la realización del recibo a satisfacción se utilizará el formulario creado al efecto.

m)        Los productos no entregados o rechazados serán comprados por vale de caja chica al segundo mejor proveedor, en caso de que este no suplir los materiales se le comprará al tercero y así sucesivamente en el orden de prelación, considerando para ello el resultado del último concurso realizado. En caso de que estos no tengan el bien a disposición serán comprados a cualquier proveedor del comercio. Todo lo anterior, siempre y cuando se ofrezca en precio razonable. Los productos defectuosos se devolverán en el mismo acto de la entrega, sin perjuicio de la aplicación de la multa, según corresponda.

n) Una vez que se cuente con el recibo a satisfacción de los bienes se procederá con su pago, según lo establecido en el artículo 10 de este Reglamento.

o) Equilibrio económico: Se aplicará de acuerdo a lo que se indica en el artículo 18 de la Ley de Contratación Administrativa, previo reclamo del interesado, de acuerdo con los índices elaborados por el Instituto Nacional de Estadísticas y Censos (INEC) o por el Programa Integral de Mercadeo Agropecuario (PIMA), según sea el tipo de producto. En caso de que no resulte procedente aplicar ninguno de esos índices, por no encontrarse registrado el artículo, se podrá utilizar la fórmula de reajuste de precios emitida por la Contraloría General de la República, o bien; el INA realizará un estudio de mercado para obtener el promedio de costo del producto para efectos del reajuste.

Artículo 5°-Inclusión y exclusión de artículos: Aquellas listas iniciales así como las modificaciones que excluyan e incluyan nuevos artículos deberán ser aprobadas por la Unidad Técnica Especializada, de modo que esas listas siempre deberán estar asociadas al desarrollo de los servicios de capacitación y formación profesional a las cuales se dirigen y en ningún caso este sistema podrá utilizarse para actividades de orden administrativo.

Si se requieren inclusiones de nuevos productos, se harán con la anuencia del contratista, una vez incluidos los bienes los pedidos se realizarán mediante orden de compra. En caso de no contar con la anuencia del contratista se procederá a cotizar el producto con los proveedores inscritos en el Registro de Proveedores Precalificado.

Artículo 6°-Artículos especializados o de difícil adquisición: Si por alguna circunstancia, se determina que ningún negocio local está en posibilidad de cotizar algún artículo específico, sea porque es de difícil consecución en la zona, o bien, porque constituye un producto que se comercia en forma especializada, el EPA gestionará su compra directa por el procedimiento de vale de caja chica, a fin de no retardar en ningún caso, el normal desarrollo de los servicios de capacitación y formación profesional. La compra de esos artículos deberá gestionarse con la antelación necesaria por parte del EPA, a fin de que el producto se disponga oportunamente, posteriormente invitará al proveedor a formar parte del Registro de Proveedores Precalificado.

Artículo 7°-Entrega de los productos: Las entregas de los productos se harán en el plazo y condiciones fijadas por el INA, de acuerdo con el horario de los servicios de capacitación y formación profesional y en la forma en que se favorezca su conservación y su óptima utilización, todo lo cual se especificará en la orden de compra.

Salvo que se indique lo contrario, los plazos de entrega se entienden en días hábiles.

Artículo 8°-Condiciones de la entrega: El contratista deberá observar buenas prácticas de manipulación de los productos alimenticios, así como las de embalaje. Para ello, el contratista debe verificar:

a) Que los productos no estén vencidos.

b) Que no tengan abolladuras.

c) Que los productos tales como granos en bolsa plástica o de papel estén en buenas condiciones, sin roturas o remiendos que hagan dudar de su integridad.

d) No se aceptarán productos sin etiquetas que cumplan con los requisitos vigentes.

e) No se aceptarán productos reempacados.

f)  El embalado de los paquetes debe garantizar su inocuidad.

g) Los productos alimenticios deberán empacarse en forma separada de los detergentes, líquidos limpiadores y similares.

h) Si se trata de productos frescos, deberán estar en óptimo estado de conservación, de acuerdo al producto de que se trate.

i)  El paquete deberá ser alistado conforme lo indique el INA en la lista de pedido.

Artículo 9°-Multas y cláusula penal: El INA penalizará administrativamente los siguientes hechos:

a) La entrega tardía de los productos perecederos con un 2% del total de la factura por cada día hábil indicado para el plazo de entrega en la orden de pedido.

b) La entrega incompleta: de producirse una entrega incompleta en cualquier punto para el cual cotizó el interesado, con un 10% del total de la factura.

c) La entrega de productos de inferior calidad que la especificada en la lista de compra, sea porque se entrega otra marca de la especificada, productos en mal estado o vencidos. Este hecho se penalizará con la devolución inmediata del producto, el cual no será recibido por la persona encargada y, además con una multa de un 15% sobre el pago de la factura del producto recibido a satisfacción. El producto devuelto en el acto, no será cancelado.

d) La no entrega del producto: el INA penalizará con un 25% del monto total de la orden de compra no entregada. En tal caso, ese monto será requerido al contratista para que lo deposite en las cajas del INA. No se girarán más invitaciones hasta tanto el responsable no hubiese cancelado la multa.

e) Lo correspondiente a multas o cláusula penal se rebajará de los pagos pendientes, salvo la previsión especial en caso de no entrega del producto.

Artículo 10.-Forma de pago: El INA pagará a las empresas proveedoras en forma mensual. Para ello, deberá contarse con el recibo a satisfacción del personal docente a cargo de la recepción. Las facturas que no ingresen en el corte mensual, se incluirán en el siguiente pago. El INA cancelará las facturas dentro de los treinta días siguientes al recibo de la factura mediante cheque o transferencia electrónica.

Artículo 11.-Fiscalización: La correcta ejecución de este sistema especial de compra estará a cargo del Director Regional. Toda compra deberá estar amparada a un servicio de capacitación y formación profesional, contenida en el Sistema de Servicios de Formación y Capacitación (SISER). Todo sin perjuicio del control a cargo de la Auditoría Interna.

Adicionalmente toda compra deberá ser liquidada en el Sistema de Recursos Materiales (SIREMA), dicha liquidación consiste en dar por aceptados a nivel de sistema la cantidad de bienes recibida, la fecha de recepción y el funcionario responsable de realizar la aceptación.

Artículo 12.-Exclusión del Registro de Proveedores Precalificados. Para la exclusión del Registro de Proveedores Precalificados se aplicará el procedimiento establecido en el 124 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa y si incumpliesen con el contrato de proveedor precalificado.

Se considerará incumplimiento contractual cuando:

a) Se incumplan las normas de seguridad social.

b) Por la no entrega de cinco pedidos en un mes calendario o en forma consecutiva.

c) Las demás establecidas en la Ley de Contratación Administrativa y su reglamento.

Artículo 13.-Autorización de la Contraloría General de la República. Conforme a lo previsto en el artículo 2, bis, de la Ley de Contratación Administrativa y 138 de su Reglamento, el presente procedimiento especial de compra requiere autorización de la Contraloría General de la República para su puesta en operación.

Artículo 14.-Vigencia y Normativa supletoria. Vigencia y Normativa supletoria. Al tratarse de un sistema de compras especial su vigencia será por el plazo de dos años. Las compras iniciadas bajo el presente sistema concluirán conforme a las reglas que le dieron origen.

En todo lo no previsto, regirá la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento.

Transitorio único: La Unidad de Compras Institucional tendrá el plazo de un mes contado a partir de la publicación en el diario oficial La Gaceta para establecer los procedimientos relacionados con la ejecución del presente Reglamento.