Artículo 2-Definiciones. Para los efectos del presente Reglamento se entiende por:

Autoridades superiores: comprende al Comité Ejecutivo.

Bien: todo objeto mueble o inmueble, material o inmaterial, susceptible de satisfacer las necesidades del interés público.

Cartel de Contratación: pliego de condiciones administrativas, legales y técnicas bajo las cuales se rige el procedimiento de compra.

Centro de costos: unidad administrativa, federación u organización deportiva o conjunto de estas, encargadas de definir las metas, el plan de acción y la estimación de recursos presupuestarios requeridos anualmente. Son responsables de generar y presentar las solicitudes de compra para el trámite de bienes y servicios así como la decisión inicial y demás documentos de orden técnico que la Unidad Administrativa Financiera requiere para dar inicio a un trámite de contratación.

Decisión Inicial. documento que da inicio al trámite de contratación, en donde se expresa la finalidad de la contratación, los recursos presupuestarios con que se atenderán las obligaciones derivadas de la contratación, se manifiesta que la Administración cuenta con los recursos humanos y la infraestructura administrativa suficiente para verificar el cumplimiento de la contratación, así como la demás información detallada en la Ley y Reglamento de Contratación Administrativa. Es emitida por el responsable del Centro de Costos que requiere del bien o servicio o el coordinador de la Unidad Administrativa Financiera.

Estudio Legal: verificación del cumplimiento de todos los aspectos legales establecidos en el cartel, respecto a los indicados por las ofertas, dentro del marco jurídico y legal de acuerdo con la Ley y el Reglamento de Contratación Administrativa.

Estudio Técnico: verificación del cumplimiento de todos los aspectos técnicos indicados en el cartel, respecto a los indicados en las ofertas presentadas.

Fondo de trabajo: Modalidad de contratación cuyo monto máximo corresponde al 40% del monto de la compra directa de escasa cuantía (artículo 136 del Reglamento de Contratación Administrativa), con el cual se adquirirán los bienes y servicios de muy escasa cuantía requeridos en la operación normal de los servicios del CON.

Instancia adjudicadora: persona competente para tomar la decisión final en un proceso de contratación administrativa.

Rango de acción: montos definidos para cada una de las instituciones incluidas en este Reglamento, de acuerdo con los topes establecidos anualmente por la CGR.

Registro de Proveedores: instrumento donde se registran todas las personas físicas y jurídicas que desean participar como oferentes en los procesos de contratación administrativa. 

Servicio: conjunto de actividades y servicios ofrecidos, que por su naturaleza son intangibles y prestados por personas físicas o jurídicas a la institución, para el desarrollo de las actividades del CON.

Unidad Técnica: unidad administrativa que cuenta con las competencias idóneas para otorgar un aval a un cartel o realizar un estudio técnico específico.

Artículo 3-Abreviaturas.

CGR: Contraloría General de la República.

CON: Comité Olímpico Nacional

LCA: Ley de Contratación Administrativa.

POI: Plan Operativo Institucional.

RCA: Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa.

UAF: Unidad Administrativa Financiera

Artículo 4-Ámbito de aplicación. Este Reglamento se aplicará para la adquisición de bienes y servicios mediante los procedimientos de contratación, remates, subastas o contrataciones directas que se lleven a cabo en el CON. Las contrataciones que se hagan mediante el procedimiento de compras por fondo de trabajo serán realizadas según lo definido en el presente reglamento.

Artículo 5-Actualización del sistema. La UAF será el responsable del sistema de compras de bienes y servicios deberá evaluar, actualizar, automatizar, estandarizar y difundir los procedimientos necesarios para el óptimo aprovisionamiento de bienes y servicios que requieran las diversas dependencias internas y externas al CON.

Artículo 6-Normalización de bienes y servicios de apoyo básicos. Los bienes y servicios que se adquieran deberán estar acordes con las necesidades institucionales, las cuales deben ser consideradas y analizadas por la UAF para realizar el Programa de Adquisiciones. La UAF se encargará de la actualización y de la normalización de los materiales, equipos, herramientas y servicios de apoyo básico que requiera la institución, con la información proporcionada por los usuarios o centros de costo del CON, las cuales son responsables de la información que suministren y recursos presupuestarios que necesiten para la compra. En cuanto al Registro de Proveedores el CON buscará tener acceso a un Registro institucional consolidado de una institución pública.

CAPÍTULO II:

Planificación y programación de los procesos de contratación

Artículo 7-Programación anual de compras. Los usuarios o centros de costo del CON deberán indicar en la formulación del plan-presupuesto sus requerimientos de bienes y servicios del año correspondiente. En lo referente a la contratación de servicios que pertenezcan al rubro de objeto gasto de servicios y la compra de bienes que pertenezcan al rubro de objeto gasto de materiales y suministros y bienes duraderos, deberán en la formulación del plan-presupuesto determinar el tipo de bien a adquirir. Lo anterior, con el propósito de que la UAF proceda a preparar la publicación del Programa de Adquisiciones en el Diario Oficial La Gaceta, de conformidad con lo establecido en la LCA.

Artículo 8-Programa de Adquisiciones. Es obligación de la UAF la elaboración y publicación del Programa de Adquisiciones del CON, el cual deberá realizar durante el primer mes de cada período presupuestario. El Programa de Adquisiciones será aprobado por el Presidente del CON.

Toda aquella contratación que no este contemplada en el Programa de Adquisiciones e implique una modificación al mismo, se puede incluir con una justificación de parte del responsable, usuario o centro de costo que promovió la contratación. La UAF será responsable de tramitar las modificaciones al Programa de Adquisiciones, previa aprobación del Presidente del CON.

Artículo 9-Presentación de solicitudes y decisión inicial. La UAF elaborará o recibirá las solicitudes de compra requeridas para dar inicio a las contrataciones de los bienes y servicios.

Artículo 10-Planificación de contrataciones. La UAF realizará las siguientes actividades relacionadas con la planificación de las contrataciones del CON:

a) Programación de compras: La UAF realizará una calendarización de las compras de bienes y servicios requeridos.

b) Agrupación de compras de bienes y servicios: Con base en los requerimientos de contratación, la UAF analizará y agrupará las compras de bienes y servicios de acuerdo a los siguientes criterios de separación:

- Material de uso administrativo.

- Material perecedero.

- Material especializado.

- Materiales en general.

- Equipo especializado.

- Equipo de uso general.

- Equipo administrativo.

- Servicios.

-etc.

Criterio de agrupación: Las separaciones anteriores se agruparán por familia de bienes y servicios, especializándolas de acuerdo a semejanzas en las características técnicas y de uso, además, de tomar en consideración los criterios de clasificación presupuestaria de objeto gasto del Ministerio de Hacienda. El coordinardor de la UAF revisará y aprobará las agrupaciones, las cuales tramitará en forma independiente en trámites separados.

Artículo 11-Solicitudes de compra. Los usuarios o encargados de los Centros de Costos o quien ellos designen formalmente, estarán autorizados para realizar las solicitudes de compra de los bienes y servicios. Asimismo serán los responsables de verificar el cumplimiento del objeto de la contratación, salvo disposición en contrario, elementos que deben quedar claros en la misma decisión inicial.

Las solicitudes de compra deberán ser acompañadas de la decisión inicial, considerando lo dispuesto por la Ley y Reglamento de Contratación Administrativa y utilizando el formulario correspondiente.

CAPÍTULO III:

Tramitación de solicitudes de compra

Artículo 12-Selección de procedimientos. La selección de los procedimientos de contratación corresponderá a la UAF según el monto presupuestado para la agrupación de contratación y tomando en cuenta los montos establecidos para cada tipo de procedimiento aprobados por la CGR y las compras por fondo de trabajo.

Artículo 13-Elaboración de carteles y llamado a participar. La elaboración de los carteles de los procedimientos de contratación estará a cargo de los Gestores de Compras de la UAF, utilizando la información aportada en la solicitud de compra. La UAF podrá solicitar cuando considere necesario el aval del cartel a una Unidad Técnica especializada.

Cuando la UAF tenga confeccionado los carteles deberá invitar a los proveedores a participar en los distintos procedimientos de contratación, debiendo para ello gestionar las publicaciones o cursar las invitaciones en forma directa según corresponda, todo de conformidad con la LCA y RCA.

La UAF elaborará para cada trámite de contratación un cronograma de actividades con responsables para elaborarlas, el cual definirá plazos de ejecución para cada actividad.

Artículo 14-Recepción de ofertas y elaboración de estudios. La UAF tendrá a su cargo la recepción y apertura de ofertas. De igual forma será el encargado de elaborar o solicitar el estudio de las ofertas a una Unidad Técnica Especializada cuando se considere necesario.

La UAF queda facultada a solicitar un estudio técnico a un ente externo cuando se requiera. Todo estudio técnico deberá ser suscrito por el responsable de su elaboración.

La UAF deberá recomendar la adjudicación tomando en consideración el resultado del estudio técnico de las ofertas.

Artículo 15-Adjudicación. El Comité Ejecutivo, el Presidente o el coordinador de la UAF adjudicarán los trámites de contratación según los siguientes rangos de acción, establecidos por la CGR:

Comité Ejecutivo: Los procesos de contratación cuyo monto de adjudicación sea mayor a las contrataciones de escasa cuantía establecido por la CGR para la categoría en la que se ubique el CON para cada año.

Presidente: Los procesos de contratación cuyo monto de adjudicación sea igual o inferior al monto de las contrataciones de escasa cuantía, establecido por la CGR para la categoría en la que se ubique el CON para cada año. Cuando por algún motivo el Comité Ejectivo no pueda sesionar por falta de quorum, el Presidente del Comtié podrá adjudicar aquellas contrataciones cuyo monto de adjudicación estén por debajo del monto de la Licitación Pública establecido por la CGR para la categoría en la que se ubique el CON para cada año. 

El Coordinador de la UAF: Los procesos de compra que se realicen por medio de la modalidad de Fondo de trabajo de conformidad con lo establecido en este reglamento..

Artículo 16-Controles y custodia de documentos. La UAF deberá establecer los controles de las operaciones y de los documentos relativos a la contratación de bienes y servicios. De igual forma deberá mantener en custodia los documentos de las contrataciones tramitadas. La actualización de información al tramitar las solicitudes de compra de los bienes y servicios es responsabilidad de todos los usuarios.

CAPÍTULO IV

De las funciones de los órganos involucrados en el procedimiento de contratación

Artículo 17-Unidad Administrativa Financiera. La UAF como rector del CON responsable de la adquisición de bienes y servicios debe evaluar, actualizar, automatizar, estandarizar y difundir los procedimientos necesarios para el óptimo aprovisionamiento de bienes y servicios que requieran los centros de costos.

La UAF es la dependencia responsable del trámite y fiscalización de los procesos de contratación administrativa, así como velar porque los mismos sean óptimos, oportunos, estandarizados y cumplan con todos los requisitos establecidos por el ordenamiento jurídico.

La UAF tendrá además a su cargo las siguientes funciones:

                        a. Tramitar todos los procedimientos de contratación que se requieran en el CON.

                        b. Aprobar los carteles, recomendar, resolver los cambios solicitados por los contratistas en cuanto a plazo y características de los bienes y tramitar los recursos de las contrataciones. 

                        c. Formular invitaciones, recibir ofertas y efectuar la apertura de los diferentes procedimientos de contratación que se tramiten.

                        d. Resolver y comunicar las objeciones, aclaraciones y modificaciones a los carteles de los procedimientos de contratación, según lo establecido en la LCA y RCA.

                        e. Custodia de los expedientes de los procedimientos de contratación así como todos los documentos que se relacionen con estos.

                        f. Tramitar las contrataciones bajo la modalidad de Fondo de Trabajo.

                        g. Elaborar el programa de adquisiciones y realizar las modificaciones que sean necesarias, según lo indicado en este Reglamento.

                        h. Realizar al final de cada período presupuestario una evaluación de la gestión de adquisición de bienes y servicios del CON.

                        i. Crear las agrupaciones y consolidar las solicitudes de compra.

                        j. Emitir directrices que contengan los requisitos y procedimientos a cumplir en relación con los procesos de contratación.

                        k. Actualizar y normalizar los materiales, equipos y servicios que se requieran.

                        l. Coordinar todo lo relacionado con el registro de proveedores a utilizar para el trámite de los procesos de compra.

                       m. Procurar que los funcionarios del CON involucrados en los procesos de contratación reciban capacitación, para un adecuado ejercicio de sus funciones.

                        n. Administrar los bienes adquiridos producto de los trámites de compra realizar la recepción, desalmacenaje, custodia temporal, manejo, control y pagos.

                        o. Realizar los trámites bancarios, reclamos ante proveedores o sus representantes o ante el Instituto Nacional de Seguros.

                        p. Mantener a derecho el estado de las Garantías de Participación y Cumplimiento, siguiendo las disposiciones establecidas en la normativa vigente.

                        q. Realizar, oficiosamente, los procesos de cobro de multas, resoluciones, rescisiones, ejecuciones de garantías, procesos sancionatorios, reclamos administrativos en materia de contratación administrativa.

                        r. Promover la utilización de medios electrónicos y digitales en los procesos de compra, de conformidad con la normativa vigente.

                        s. Cualquier otra función establecida en la LCA, RCA o el presente reglamento.

Artículo 18-El Presidente del Comité. El Presidente del Comité Ejecutivo del CON tendrá a su cargo las siguientes funciones relacionadas con procesos de contratación:

                        a. Recomendar al Comité Ejecutivo los actos de adjudicación de todas las contrataciones dentro de sus rangos de acción.

                        b. Adjudicar los remates y las subastas cuando el avalúo se encuentre dentro de su rango de acción.

                        c. Adjudicar las contrataciones según el monto de adjudicación.

                        d. Autorizar los arrendamientos del CON de conformidad con la LCA y el RCA.

                        e. Autorizar o aceptar según corresponda, las donaciones de bienes inmuebles cuando el CON sea sujeto donante o donatario.

                        f. Resolver los recursos de revocatoria según su rango de acción.

                        g. Autorizar el procedimiento de remate y subasta, cuando el avalúo se encuentre dentro de su rango de acción.

Artículo 19-El Comité Ejecutivo. El Comité Ejecutivo del CON tendrá a su cargo las siguientes funciones relacionadas con procesos de contratación:

                        a. Aprobación el programa de adquisiciones anual.

                        b. Adjudicar los remates y las subastas cuando el avalúo se encuentre dentro de su rango de acción.

                        c. Adjudicar las contrataciones según el monto de adjudicación.

                        d. Resolver los recursos de revocatoria según su rango de acción.

CAPÍTULO V

Contrataciones directas de escasa cuantía y fondo de trabajo

Artículo 20-Contrataciones directas de escasa cuantía. Las contrataciones directas de escasa cuantía se realizarán según lo definido en el artículo 136 del RCA, considerando lo definido en el presente Reglamento.

Artículo 21-(Nota de Sinalevi: En la publicación de este reglamento, no aparece este artículo. No obstante el sistema exige una numeración consecutiva, por lo que se ha creado el mismo, pero sin texto)

Artículo 22-Definición de Fondo de Trabajo. Un Fondo de Trabajo tiene por objeto atender con prontitud la adquisición de bienes y servicios previamente autorizados en el presupuesto, para una unidad o usuario que justifique su compra, siempre y cuando la misma no supere el 40% del monto de la Compra Directa de escasa cuantía (artículo 136 del RCA). Todo pago o gasto efectuado por medio del fondo de trabajo deberá ser al contado, mediante cheque y contra presentación de la factura respectiva.

El Fondo de Trabajo operará mediante una cuenta corriente en algún Banco del Sistema Bancario Nacional.

Esta materia esta excluida del ámbito de aplicación de la Ley de Contratación Administrativa, de conformidad con el artículo 2, inciso e) de ese mismo cuerpo legal.

Artículo 23-Contrataciones por fondo de trabajo. El límite máximo autorizado para que la UAF pueda contratar bienes y servicios por medio del fondo de trabajo es del 40% del monto de contrataciones directas de escasa cuantía, para lo cual bastará con al menos una factura proforma de un proveedor. No será necesario la confección de un expediente, sin embargo se deberán mantener en un archivo con todas las contrataciones que se realicen por medio del fondo de trabajo durante un mismo período donde quede al menos para cada trámite: 

·          Solicitud de la compra.

·          Factura proforma.

·          La Orden de compra en el caso que corresponda.

·          El formulario de la recepción definitiva de los bienes y servicios.

·          Copia de la factura.

·          Copia de cheque.

Para aquellas contrataciones cuyo monto sea superior al límite de retención de renta determinado por el Ministerio de Hacienda se debe confeccionar una orden de compra, el resto de las contrataciones será suficiente el cheque. Las contrataciones por medio del fondo de trabajo no se registran en el SIAC.

Artículo 24-Registro contable. Es responsabilidad de la UAF de mantener actualizados los registros contables de la operación de los Fondos de Trabajo.

CAPÍTULO VI

Recepción de bienes

Artículo 25-De la recepción, almacenamiento y distribución de bienes. Para la recepción de los bienes deberá completarse un formulario en el cual deberán constar las cantidades, características, naturaleza de los bienes y concordancia con lo adjudicado, así como toda otra información pertinente y será suscrita por el funcionario encargado de recibir los bienes y el contratista o por quien haga la entrega.

La UAF será la responsable de establecer y llevar a cabo los procedimientos y controles para la adecuada recepción, almacenamiento y distribución de bienes en el CON para asegurar un servicio eficiente y tendrá la obligación de garantizar que los trámites de pago y plaqueo se realizarán previa verificación del cumplimiento de las condiciones de adjudicación. Esa verificación deberá efectuarla el órgano competente según sea la naturaleza de los bienes de que se trate.

En el caso de los servicios, el usuario o centro de costos solicitante será en responsable de la supervisión y trámite de pago del mismo y de toda la documentación generada deberá enviarse copia al expediente de contratación respectivo.