2. ALCANCE

                 2.1 El presente instructivo se aplicará por parte del Banco Popular para todas las oficinas del Banco en todo el país y a los bienes transferidos en pago de obligaciones o adjudicados.

(Así reformado el punto anterior y publicado en La Gaceta N° 100 del 24 de mayo del 2012)

                 2.2  Las labores de reparación y atención de averías se realizarán sin excepción en todos los edificios que utiliza el Banco Popular y a los bienes transferidos en pago de obligaciones o adjudicados, una vez que ingrese el reporte a la dirección electrónica ingenieria@bp.fi.cr, jmora@bp.fi.cr y el Administrador del instructivo determine que se va a efectuar por este.

(Así reformado el punto anterior y publicado en La Gaceta N° 100 del 24 de mayo del 2012)

                 2.3  El oferente deberá incluir el suministro de la mano de obra, materiales, herramientas, equipo y accesorios requeridos para la reparación y atención de averías.

                  2.4 Los trabajos se realizarán de manera parcial o total, dentro o fuera de las oficinas o edificios, siguiendo las mejores prácticas relacionadas con cada una de las reparaciones y según las necesidades de cada dependencia.

Se entiende por trabajo parcial aquel que no finaliza una vez iniciado porque se considera que durante su ejecución se puede llegar a interferir en las actividades bancarias y ocasionar incomodidad a los clientes, debiéndose programar su conclusión en un horario en el que no afecte ninguna actividad bancaria y según lo acuerden las partes Proceso de Infraestructura y Proyectos (PIP), gerente, Subproceso Bienes Adjudicados y Contratista), o que por motivos propios del Banco se impida al contratista concluir la prestación del servicio, caso en el que se ejecutará lo correspondiente en el punto 8.6 de este Instructivo.

(Así reformado el punto 2.4) anterior y publicado en La Gaceta N° 100 del 24 de mayo del2012)

                2.5  Se incluirán todas las labores complementarias que se requieran para el adecuado desarrollo y término de los trabajos sin que esto implique costo adicional para el Banco Popular y de Desarrollo Comunal.

Se entiende por labores complementarias aquellas que conlleven realizar acciones como solicitudes y permisos ante entidades reguladoras y fiscalizadoras como municipalidades o empresas de servicios públicos, para poder llevar a cabo la prestación de los servicios requeridos.

        3. OFERENTES

a) El Banco realizará invitación pública y abierta a todos los oferentes dentro del territorio nacional, sean empresas o personas físicas que presten servicios de reparación y atención de averías menores, para que se inscriban en un registro que se conformará para la aplicación de este Instructivo el cual será el punto de inicio para poder tener la opción de ofertar algún requerimiento del CSF, Sucursal, bienes transferidos en pago de obligaciones o adjudicados y/o del PIP a la(s) que tenga interés. El Banco Popular realizará la invitación a inscribirse mediante publicación por una sola vez de todo el documento en el Diario Oficial La Gaceta y por medio de avisos publicados en dos diarios de circulación nacional o local por lo menos en tres ocasiones anualmente.

(Así reformado el punto anterior y publicado en La Gaceta N° 100 del 24 de mayo del 2012)

b)   Una vez presentado el formulario de inscripción por parte del proveedor interesado ante el Proceso de Infraestructura y Proyectos del Banco Popular, este deberá analizar y validar la admisibilidad e inclusión de cada oferente en el registro al que tenga interés (CSF, Sucursal, bienes transferidos en pago de obligaciones o adjudicados y/o PIP) dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes a la presentación de los documentos, debiendo comunicarle mediante fax su cumplimiento o no con lo solicitado en el formulario.

(Así reformado el párrafo anterior y publicado en La Gaceta N° 100 del 24 de mayo del 2012)

En caso de tenerse como cumpliente, en el mismo documento de notificación se le señalará el número de inscripción asignado que posteriormente se utilizará como referencia para la respectiva aplicación del rol en cada CSF, Sucursal, bienes transferidos en pago de obligaciones o adjudicados, y/o del mismo PIP; caso contrario, en caso de presentarse la información de manera incompleta se le otorgará al proveedor interesado un plazo no mayor a tres (3) días hábiles para que subsane o se refiera a algún punto en particular que el PIP considere necesario para completar su información, contando en este supuesto ese Proceso igualmente con un plazo máximo de tres (3) días hábiles a partir del recibo de las subsanaciones para comunicarle por el mismo medio su cumplimiento o no, siendo que en caso de cumplir hasta en este momento se le asignará el número de inscripción que le corresponda; es decir, que si en el transcurso de los plazos de subsanación señalados anteriormente se presenta para inscripción en el mismo registro un formulario completo de otro proveedor interesado, a éste se le asignará de primero el número del rol que le corresponda, premiándose con esto a quien presente de manera completa la información requerida para estos efectos y no posponiendo, en su perjuicio y en el del Banco, la asignación de su rol en espera de que termine de cumplir con la presentación de la información el anterior proveedor.

(Así reformado el párrafo anterior y publicado en La Gaceta N° 100 del 24 de mayo del 2012)

Si el proveedor no está de acuerdo con alguna de las decisiones tomadas por el Banco, podrá hacer uso de los recursos ordinarios que regula la Ley General de Administración Pública.

(Así reformado el párrafo anterior y publicado en La Gaceta N° 100 del 24 de mayo del 2012)

Cada vez que el PIP asigne un número de rol en el registro señalado por el interesado, deberá así comunicarlo al CSF o Sucursal y al Subproceso Administración de Bienes Adjudicados, para su respectivo control.

(Así reformado el párrafo anterior y publicado en La Gaceta N° 100 del 24 de mayo del 2012)

El formulario a completar por parte de cada oferente deberá contar como mínimo con la siguiente información, (se adjunta el respectivo formulario):

   I.  Nombre completo del oferente.

   II. Número de cédula física o jurídica, según corresponda.

  III. Constancia de facturación timbrada emitida por la Dirección General de la Tributación Directa, o en su defecto si se encuentra dispensado del trámite de timbraje, la referencia del número de resolución mediante la cual se le eximió de ese trámite.

   IV. Dirección exacta de su taller y del lugar de residencia, teniendo derecho el Banco de verificar en cualquier momento estas direcciones.

  V. Número de fax donde se le notificará su aceptación o no de la solicitud de inscripción en el registro y su número de rol en caso de ser afirmativa la respuesta y en donde se le podrá enviar alguna información o aclaración del servicio requerido en caso de que así lo acepte el proveedor en el momento específico, número(s) de teléfono(s), celular(es) y correo(s) electrónico(s).

 VI. Correo electrónico, teléfono celular o fax como medio tecnológico por el cual se localizará para la solicitud de atención de las respectiva(s) solicitud(es) de reparación que correspondan de acuerdo al rol.

 VII. Detalle de los servicios que presta, debiendo coincidir como mínimo con los requeridos en el objeto de este Instructivo.

 VIII. Mínimo 5 cartas de referencias de clientes a quienes les haya brindado sus servicios (sólo se aceptan dos cartas de personas físicas).

  IX. Indicación expresa de sometimiento a las condiciones que se establecen en este Instructivo.

 X. Indicación de un plazo mínimo de garantía de seis (6) meses sobre las labores realizadas.

XI. Indicación del CSF y/o Sucursal que desea prestar sus servicios, lo que incluye todas las ventanillas y periféricas adscritas a dicho CSF o Sucursal, y/o indicación de que desea brindar sus servicios a los edificios administrativos del Banco lo cual incluye todos los que se encuentren dentro del Área Metropolitana y no se encuentren adscritas a ningún CSF o Sucursal.

  XII. Indicación expresa de su anuencia a atender dentro del rol asignado averías en un radio de 50 kilómetros, del taller del oferente a la oficina que lo requiera.

     XIII. Indicación expresa de su anuencia a atender dentro del rol asignado averías fuera del radio de 50 kilómetros establecido en el punto anterior y a no más de 15 kilómetros adicionales al mínimo señalado anteriormente, del taller de oferente, siempre y cuando no se cuente con un proveedor inscrito en la zona adyacente donde se presenta la avería.

  XIV. Aportar las siguientes declaraciones juradas:

  £ De encontrarse al día con las obligaciones con la Caja Costarricense del Seguro Social (CCSS) o bien que cuenta con un arreglo de pago aprobado por la CCSS al momento de presentación de la oferta; el Banco se reserva el derecho de realizar las consultas pertinentes tanto al oferente como a la CCSS para verificar su condición, todo ello de frente a la naturaleza del objeto de contratación.

  £ De que se encuentra al día con el pago de todos los impuestos nacionales.

  £ De que no le afecta el régimen de prohibición establecido en el artículo 22 y 22 bis de la Ley de Contratación Administrativa. Esta declaración deberá cubrir a todos los socios, directivos y representantes legales en el país en caso de tratarse de persona jurídica.

  £ De que no le afecta el régimen de prohibición establecido en el artículo 45 de la Ley Orgánica del Banco Popular y de Desarrollo Comunal. Esta declaración deberá cubrir a todos los socios, directivos y representantes legales en el país en caso de tratarse de persona jurídica.

£ De encontrarse al día con las operaciones crediticias (deudas, fianzas y ahorro obligatorio) que tenga con el Banco Popular y de Desarrollo Comunal; para personas jurídicas afecta tanto a los apoderados como sus accionistas. En caso de detectarse la morosidad, el oferente deberá regularizar esta condición antes de serle aprobada la solicitud del formulario de inscripción. Si se trata de persona jurídica, deberá adjuntar la siguiente información:

  £ Certificación notarial o registral de la inscripción en el Registro Público y de la personería jurídica del representante legal, indicando su vigencia a la fecha de emisión de la certificación, nombre y apellidos, estado civil, profesión y oficio, nacionalidad y número de documento de identidad que lo acredita y copia del documento de identidad que lo identifica.

£ Certificación notarial indicando el monto del capital social, la cantidad y naturaleza de las cuotas o acciones que lo conforman, y la propiedad de estas con indicación del nombre y apellidos de los propietarios de dichas acciones o cuotas. La certificación de la propiedad de las acciones, deberá ser emitida para las sociedades anónimas con vista del libro o registro de accionistas y para otro tipo de sociedades, según los libros que al respecto establezca el Código de Comercio. Si estos propietarios fueren personas jurídicas, se certificará la naturaleza y propiedad de las cuotas o acciones de esas sociedades.

  £ Los anteriores documentos deben ser presentados en original y su fecha de emisión no podrá ser mayor de un mes contado retroactivamente a partir de la presentación del formulario de inscripción.

(*)c)  Los Contratistas podrán brindar sus servicios a cualquier CSF y sus oficinas adscritas, y/o Sucursal y sus oficinas adscritas y/o a los edificios administrativos que se encuentren dentro del Área Metropolitana que no están afiliadas a un CSF o Sucursal, así como a todos los bienes transferidos o adjudicados, según las condiciones del apartado 4 de este documento. El control del rol y su registro estará a cargo del Proceso de Infraestructura y Proyectos. Por lo tanto se aclara que el número de rol que se le asigne a cualquier CSF, Sucursal y/o a los edificios administrativos que se encuentren dentro del Área Metropolitana que no están afiliadas a un CSF o Sucursal, será el mismo que aplicará para asignar las labores que se requieran de reparación y atención de averías a los Bienes adquiridos en pago de obligación, en el entendido que para estos bienes no se realizará una nueva asignación de número de rol, toda vez que los trabajos que se requieren para los Bienes adquiridos en pago de obligación, serán coordinados por el Subproceso Administración de Bienes Adjudicados por su función de administrador de esos bienes y en coordinación con el Proceso de Infraestructura y Proyectos, por lo que no se considera necesario generar un registro separado con números de rol diferentes a los ya asignados para cada CSF, Sucursal y/o a los edificios administrativos que se encuentren dentro del Área Metropolitana. Por lo tanto, en el momento que se requiera la atención de uno de esos bienes esto será coordinado directamente por medio del Subproceso Administración de Bienes Adjudicados con el Proceso de Infraestructura y Proyectos, que es el administrador del registro y asignación de rol, para que este Proceso le indique de acuerdo a la asignación de tareas para cada proveedor que conforma el rol, los datos de éste para que el Subproceso Administración de Bienes Adjudicados, lo contacte y le haga la solicitud de reparación o atención de averías, según corresponda a la necesidad.

El proveedor que se asignará será según el Registro que el PIP lleve para tales efectos y se hará de acuerdo a la ubicación del inmueble que requiera de los servicios, aplicando el rol de acuerdo a la cercanía del inmueble con la Sucursal, CSF o edificios administrativos que se encuentren dentro del Área Metropolitana, según sea el caso.

El detalle de los Centros de Servicios Financieros es el siguiente:

(*)(Así reformado el párrafo anterior y publicado en La Gaceta N° 100 del 24 de mayo del 2012)

El detalle de los servicios financieros es el siguiente:

                  1.   Alajuela (CSF)

                  Alajuela Este

                  Alajuela Centro

                  Barrio San José Alajuela (Periférica Rural)

                  2.   Catedral (CSF)

                  Paseo Colón (Joissar)

                  Plaza González Víquez (Periférica Urbana)

                  Barrio Amón (Ventanilla de Servicios)

                  Crédito sobre Alhajas (Periférica Urbana)

                  Alajuelita (Periférica Urbana)

                  Carit (Ventanilla de Servicios)

                  San Sebastián (Periférica Urbana)

                  Aserrí (Periférica Urbana)

                  3.   Ciudad Neily (CSF)

                  San Vito (Periférica Rural)

                  Palmar Norte (Periférica Rural)

                  4.   Heredia (CSF)

                  Belén (Periférica Rural)

                  Plaza Heredia (Periférica Rural)

                  San Pablo de Heredia (Periférica Rural)

                  Santa Bárbara (Periférica Rural)

                  Santo Domingo (Periférica Rural)

                  Mall Real Cariari (Periférica Rural) Heredia

                  5.   Del Este (CSF)

                  San Francisco (Periférica Urbana)

                  Universidad de Costa Rica (Ventanilla de Servicios)

                  Curridabat (Periférica Urbana)

                  San Antonio de Desamparados (Periférica Urbana)

                  Desamparados Centro (Periférica Urbana)

                  6.   Del Valle (CSF)

                  Quepos (Periférica Rural)

                  Buenos Aires (Periférica Rural)

                  Pérez Zeledón Sur (Periférica Rural)

                  Uvita (Periférica Rural)

                  7.   Goicoechea (CSF)

                  El Alto de Guadalupe (Ventanilla de Servicios)

                  Mall San Pedro (Periférica Urbana)

                  Coronado (Periférica Urbana)

                  8.   Pavas (CSF)

                  Hatillo La verbena (Periférica Urbana)

                  Hatillo (Ventanilla de Servicios)

                  La Uruca (Periférica Urbana)

                  Mata Redonda (Periférica Urbana) Pavas

                  9.   Moravia (CSF)

                  Tibás (Periférica Urbana)

                  10. Cañas (Sucursal)

                  Tilarán (Periférica Rural)

                  Upala (Periférica Rural)

                  Las Juntas de Abangares (Periférica Rural)

                  Monte Verde (Periférica Rural)

                  11. Cartago (Sucursal)

                  Cartago Centro (Periférica Rural)

                  Paraíso (Periférica Rural)

                  El Guarco (Periférica Rural)

                  San Marcos de Tarrazú (Periférica Rural)

                  Tres Ríos (Periférica Rural)

                  Oreamuno (Periférica Rural)

                  12. Grecia (Sucursal)

                  Grecia Centro (Periférica Rural)

                  Naranjo (Periférica Rural)

                  San Pedro de Poás

                  Atenas

                  13. Guápiles (Sucursal)

                  Cariari (Periférica Rural)

                  Siquirres (Periférica Rural)

                  Puerto Viejo Sarapiquí (Periférica Rural)

                  Guácimo (Periférica Rural)

                  14. Liberia (Sucursal)

                  Liberia Centro (Periférica Rural)

                  Sardinal (Ventanilla de Servicios)

                  La Cruz (Periférica Rural)

                  15. Limón (Sucursal)

                  16. Nicoya (Sucursal)

                  Santa Cruz (Periférica Rural)

                  Jicaral (Ventanilla de Servicios)

                  Paquera (Ventanilla de Servicios)

                  Nosara (Ventanilla de Servicios)

                  17. Puntarenas (Sucursal)

                  Orotina (Periférica Rural)

                  Jacó (Periférica Rural)

                  El Roble (Periférica Rural

                  18. Puriscal (Sucursal)

                  Escazú (Periférica Urbana)

                  Santa Ana (Periférica Urbana)

                  19. San Ramón (Sucursal)

                  Palmares (Periférica Rural)

                  Mall Plaza Occidente (Periférica Rural)

                  Zarcero (Periférica Rural)

                  20. San Carlos (Sucursal)

                  La Fortuna (Periférica Rural)

                  Florencia (Periférica Rural)

                  Aguas Zarcas (Periférica Rural)

                  Guatuso (Periférica Rural)

                  Plaza San Carlos (Periférica Rural)

                  Pocosol (Periférica Rural)

                  21. Turrialba (Sucursal)

                22. Edificios administrativos

                Área metropolitana (Proceso de Infraestructura y Proyectos)

                23. Bienes adjudicados en todo el país.

       A estos bienes adjudicados o inmuebles, les aplicará las mismas condiciones y servicios indicados en este instructivo y la ubicación para determinar la distancia será considerando la referencia de las oficinas antes señaladas, desde la 1 hasta la 22.

        (Así adicionado el punto 23) anterior y publicado en La Gaceta N° 100 del 24 de mayo de 2012)

           Una vez que el Banco aperture un nuevo CSF, Sucursal o adquiera bienes transferidos en pago de obligaciones o adjudicados, realizará una publicación en un diario de circulación nacional y un medio de comunicación local, escrito, radial o televisivo invitando a los interesados a inscribirse en el Registro de elegibles de ese nuevo servicio financiero. En el supuesto de que el Banco realice la apertura de una oficina que estará adscrita al CSF, Sucursal o al Área Metropolitana, todo proveedor inscrito a ese registro debe estar dispuesto a prestarle los servicios cuando le corresponda por el orden del rol.

(Así reformado el párrafo anterior y publicado en La Gaceta N° 100 del 24 de mayo de 2012)

            d) Será obligatorio que el lugar de residencia y el lugar de trabajo del Contratista esté dentro del rango de atención de cualquiera de las oficinas que tiene a cargo un Centro de Servicios Financieros, Sucursal, PIP y/o Subproceso Administración de Bienes Adjudicados donde se brindaría el servicio de reparación, las cuales incluirán todas las ventanillas y periféricas que se encuentren adscritas a estos. Esta distancia no podrá exceder un radio de 50 kilómetros con respecto a cualquiera de las oficinas a cargo de un CSF, Sucursal y/o del Área Metropolitana (oficinas que no están adscritas a ningún CSF o Sucursal) a la(s) que se tenga interés.

(Así reformado el punto anterior y publicado en La Gaceta N° 100 del 24 de mayo de 2012)

        4. MODELO PARA LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS

                4.1  El modelo de contratación que se usará consiste en establecer un registro con empresas o personas físicas para cada CSF, Sucursal y Proceso de Infraestructura y Proyectos (según detalle del punto 3.c), que presten el servicio de reparación y atención de averías (obras menores) en la totalidad de los ítems descritos en el punto 5 de este Instructivo, las 24 horas del día y los 7 días de la semana, y hasta por un monto de $1.500.00 por reparación lo anterior en las oficinas y edificios en donde brinde sus servicios el Banco Popular y Desarrollo Comunal en todo el país y a los bienes transferidos en pago de obligaciones o adjudicados; siendo ilimitada la cantidad de proveedores que puedan llegar a ocupar un campo en las listas de registro, siempre y cuando se presente la solicitud dentro del plazo de vigencia de este Instructivo. El contratista estará en la obligación de brindar sus servicios a todas las ventanillas y periféricas adscritas a los CSF y/o Sucursales y/o en el caso de los edificios administrativos, a la totalidad de estos, así como a los bienes transferidos en pago de obligaciones o adjudicados.

(Así reformado el punto anterior y publicado en La Gaceta N° 100  del 24 de mayo del 2012)

4.2 La asignación de los trabajos será establecida por rol de acuerdo al número de inscripción asignado a cada proveedor por el Proceso de Infraestructura y Proyectos y será independiente para cada uno de los Centros de Servicios Financieros, Sucursales y para PIP (cuando las oficinas no están adscritos a ningún CSF o Sucursal); lo anterior de conformidad con lo establecido en el punto 3.c) de este Instructivo. En caso de no aceptar el orden del rol, se procederá a aplicar lo establecido en el artículo 9 de este Instructivo. Para el caso de los bienes transferidos en pago de obligaciones o adjudicados, el rol que se utilizará será el establecido por el Proceso de Infraestructura y Proyectos y será el mismo que se asignó para cada uno de los Centros de Servicios Financieros, Sucursales y para PIP (cuando las oficinas no están adscritos a ningún CSF o Sucursal); lo anterior de conformidad con lo establecido en el punto 3.c) de este Instructivo.

(Así reformado el punto anterior y publicado en La Gaceta N° 100  del 24 de mayo del 2012)

4.3  El orden del rol será utilizado por el Proceso de Infraestructura y Proyectos, según corresponda. Lo aplicarán para los trabajos asignados a su oficina y a las oficinas adscritas, según detalle del punto 3.b).