Artículo 2º-Ámbito de aplicación. Con las excepciones que se dirán, las disposiciones contenidas en este reglamento serán aplicables a las contrataciones o convenios interinstitucionales y con sujetos de derecho privado, que celebre la Municipalidad, en el tanto comprometan fondos públicos.

Artículo 3º-Unidad Interna Competente. La Unidad Interna a la que se hace referencia en este Reglamento, será el Departamento de Asuntos Jurídicos de la Municipalidad.

Artículo 4º-Aprobación Interna. De previo a su ejecución, los contratos y convenios que conforme a los artículos 5º, 6º y 17 del Reglamento sobre el Refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública no requieran del refrendo contralor, estarán sujetos a la aprobación de la unidad interna, en el tanto se enmarquen dentro de los rangos económicos, según los ajustes realizados anualmente por la Contraloría General de la República.

Artículo 5º-Admisibilidad y requerimientos de información adicional.

1. La solicitud de aprobación interna deberá cumplir con los siguientes requisitos de admisibilidad:

a) Nota de remisión suscrita por el Alcalde Municipal o el funcionario autorizado por resolución administrativa para estos efectos. en la que se indiquen las partes y el objeto contractual, así como el procedimiento de concurso empleado.

b) Documento contractual debidamente firmado por las partes. En caso de que se trate de una modificación, debe aportarse además el contrato original.

c) Certificación de contenido presupuestario por medio de la cual se indique la existencia de recursos económicos en el presupuesto de la institución y que se encuentran debidamente separados y disponibles para cubrir el gasto que la respectiva contratación demande.

d) Garantía de cumplimiento vigente, cuando corresponda.

e) Especies fiscales de ley correspondiente o mención de la norma jurídica que exime su pago.

f)  Expediente administrativo, foliado y en orden cronológico, levantando con motivo de la celebración del negocio jurídico.

2. Dentro de los tres días hábiles siguientes al recibo de la solicitud de aprobación interna, el Departamento de Asuntos Jurídicos verificará el cumplimiento de los requisitos de admisibilidad indicados en los incisos anteriores. En caso de que la solicitud resulte incompleta, el departamento de Asuntos Jurídicos podrá rechazarla ad portas o bien solicitar la subsanación respectiva en el plazo razonable que fije a los efectos.

    Si no se subsana dentro del plazo establecido el requerimiento del Departamento de Asuntos Jurídicos, se deberá justificar debidamente el atraso de la presentación de la subsanación.

    Una vez admitida la solicitud de aprobación interna, el Departamento de Asuntos Jurídicos podrá formular los requerimientos de información adicionales que estime imprescindibles para el estudio de fondo del documento contractual respectivo, para lo cual se aplicará lo dispuesto en el párrafo anterior acerca de la subsanación de requisitos de admisibilidad.

Artículo 6º-Alcance del análisis de los Contratos: El análisis que determina la procedencia de la Aprobación Interna de un contrato administrativo es de legalidad, no es de oportunidad, no es de conveniencia y no es de procedimiento de conformidad con la Ley y el Reglamento de Contratación Administrativa. Asimismo, dicho análisis no implica una revisión integral del expediente de la contratación, sino que se circunscribe a la verificación de los siguientes aspectos:

1) Que exista contenido presupuestario para cubrir el precio contractual, según lo dispone el artículo 8 de la Ley de Contratación Administrativa.

2) Que para la selección del contratista se haya seguido el procedimiento ordinario de concurso o la excepción de contratación directa que corresponda según el ordenamiento jurídico vigente. Debe entenderse que el análisis de legalidad que se realiza para determinar la procedencia del refrendo, no implica la revisión de la legalidad del proceso de evaluación y selección del contratista, salvo en lo expresamente dispuesto en este artículo, pues para tales efectos las partes legitimadas cuentan con las vías recursivas ordinarias.

3) Que estén incorporados en el expediente administrativo de la contratación, los estudios técnicos que sustenten la selección del objeto contractual y los demás términos del cartel, cuando así lo requiera el ordenamiento jurídico.

4) Que las partes tengan la capacidad jurídica para acordar y suscribir las obligaciones contenidas en el contrato. Deberá incorporarse en el expediente una certificación de que el contratista se encontraba al día en sus obligaciones con la Caja Costarricense de Seguro Social, al momento de suscribir el contrato.

5) Que consten en el expediente de la contratación las garantías requeridas por la ley cuando corresponda y el cartel del concurso para las etapas de transición y de ejecución contractual, según estén previstas en el contrato, así como las especies fiscales que correspondan según el ordenamiento jurídico.

6) Que los derechos, obligaciones y demás condiciones incluidas en el contrato, se ajusten a los términos del cartel y sus modificaciones, a la oferta adjudicada y sus aclaraciones, así como a los términos del acto de adjudicación y de los estudios técnicos que lo sustentan, en el entendido de que el análisis de refrendo no implica en absoluto una revisión de la corrección de los estudios técnicos en cuestión, la cual es de entera responsabilidad de los titulares subordinados o consultores de la Municipalidad.

7) Que los derechos, obligaciones y demás condiciones incluidas en el contrato, resultan conformes con la Ley de Contratación Administrativa, el Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa y la normativa especial que regule la materia objeto del contrato administrativo según corresponda.

8) Que el precio del contrato se ajuste a los términos del avalúo administrativo en los casos previstos y según los términos dispuestos en el ordenamiento jurídico.

Artículo 7º-Modificación Contractual.

1. Los documentos en que consten modificaciones a los elementos esenciales de los contratos aprobados internamente, deberán contar con la respectiva aprobación interna, de forma previa a su ejecución.

2. La modificación o la sumatoria de éstas que con fundamento en el artículo 12 de la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento General, se hagan a los contratos de obra, requerirán aprobación interna previa a su ejecución, en los términos del artículo 4º del Reglamento sobre el Refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública.

3. La cesión de los derechos y obligaciones del contratista, que no implique modificaciones al contrato correspondiente, no estará sujeta a la aprobación interna, sino al régimen de autorización previsto en la Ley de Contratación Administrativa Nº 7494 o en la Legislación Especial Respectiva. Es responsabilidad exclusiva de los jerarcas de la Administración, adoptar las medidas de control interno de conformidad con la Ley General de Control.

Artículo 8º-El Plazo.

1. El Departamento de Asuntos Jurídicos atenderá las gestiones de aprobación interna de contratos en un plazo que no podrá exceder de siete días hábiles, que empezará a correr a partir del día hábil siguiente al del recibo de la solicitud que cumpla con todos los requisitos de admisibilidad en el término del artículo 5º, incisos 1 y 2 de este Reglamento.

2. Ese plazo de siete días hábiles se suspenderá cuando el Departamento de Asuntos Jurídicos formule requerimientos de información adicionales que estime imprescindibles para el estudio de fondo del documento contractual respectivo, según lo establecido en el numeral 5º, inciso 2 de este Reglamento.

            .          Ese plazo de siete días hábiles se interrumpirá en caso que la Unidad Interna Competente solicite una modificación al clausulado del contrato, obligando a computar nuevamente el plazo.

Artículo 9º-Eficacia contractual y responsabilidad.

1. La Administración Municipal deberá gestionar y obtener la aprobación interna en los casos que se requiera, previo a ordenar el inicio de ejecución del respectivo contrato. La inexistencia o denegación de la aprobación interna, impedirán la eficacia jurídica del contrato y su ejecución quedará prohibida y sujeta a sanción de nulidad absoluta.

2. Si a pesar de la inexistencia o denegación de la aprobación interna la ejecución contractual se realiza mediante actividades o actuaciones, éstas generarán responsabilidad personal (disciplinaria, pecuniaria y/o penal) del servidor que las orden o ejecute, así como de quienes pudiendo impedirlo no lo hicieron, responsabilidad que será sancionada conforme a la normativa establecida en los numerales 147, 149 y 150 del Código Municipal y los artículos 96 y siguientes de la Ley de Contratación Administrativa.

Artículo 10.-Control Interno para Contratos no sujetos a la Aprobación Interna: La Proveeduría Municipal deberá remitir por única vez, la solicitud de revisión del contrato borrador junto con el expediente a la Unidad Interna competente en los casos excluidos tanto del refrendo contralor como de la aprobación de la unidad interna a la que hace referencia este reglamento, con el fin de atender a cabalidad los objetivos dispuestos en el artículo 8 de la Ley General de Control Interno Nº 8292.

La Unidad Interna contestará la solicitud de revisión preliminar ya sea con el visto bueno del Contrato o bien, exponiendo las sugerencias que considere pertinentes, el acatamiento de estas sugerencias no será vinculante para la Proveeduría Municipal.

Artículo 11.-Aplicación de Normativa: En lo no previsto en este Reglamento, deberá aplicarse la normativa de la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento General, el Código Municipal, Ley General de la Administración Pública, Reglamento sobre el Refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública, y demás normativa aplicable.

Artículo 12.-Derogación: Este Reglamento deroga cualquier otra disposición reglamentaria o cualquier acuerdo anterior del Concejo Municipal para reglar esta materia.

Artículo 13.-Vigencia: Rige a partir de su publicación en los términos del artículo 43 del Código Municipal, en el Diario Oficial La Gaceta.

San Juan de Tibás, 1º de agosto del 2011.-