Artículo 2º-Ámbito de aplicación. Estarán autorizados a realizar gastos de representación el Presidente de la Junta Directiva, el Gerente General y los Subgerentes Generales. Para una actividad o evento oficial específico el Presidente de la Junta Directiva podrá autorizar expresamente a otros miembros de la Junta Directiva y el Gerente General podrá autorizar expresamente a otros funcionarios, para el uso de los mismos.

Artículo 3º-Responsables. La Dirección Corporativa de Gestión de Medios por medio de la unidad correspondiente, es la responsable de velar por el cumplimiento del presente Reglamento y de establecer, los controles necesarios para asegurar el correcto uso de los gastos de representación.

Los responsables de cumplir con lo establecido en este reglamento, son las personas autorizadas en el artículo anterior.

Artículo 4º-Definiciones. Para los efectos del presente Reglamento, se entenderá por:

Actividad o evento oficial: Acto determinado en el que el banco en el cumplimiento de sus fines aparece como anfitrión o invitado.

Gastos de representación: Erogación ocasional en que incurran las personas indicadas en el artículo 2, con ocasión al ejercicio de su cargo, para brindar atenciones de carácter oficial a personas representantes de instituciones ajenas al banco y sus subsidiarias.

Liquidación: Acto por el cual las personas autorizadas en el artículo 2º solicitan se les reintegren determinadas sumas por concepto de gastos de representación.

Artículo 5º-Naturaleza. Los gastos de representación son ocasionales y en ningún caso se considerarán salario en especie.

Artículo 6º-Límites. El monto máximo en el país que se podrá tramitar en cada evento por persona participante, será de ¢ 50.000 (cincuenta mil colones) ajustable semestralmente de conformidad con el Índice de Precios al Consumidor (IPC). En dicha liquidación se podrán incluir funcionarios del Banco o de sus subsidiarias que deban asistir obligatoriamente en razón de la naturaleza de la actividad o evento.

Artículo 7º-Requisitos. Para efectos de reconocimiento, los gastos de representación deben cumplir con los siguientes requisitos:

a) El motivo del gasto debe estar relacionado en forma directa con las actividades propias del cumplimiento del cargo que desarrolle el director o funcionario.

b) La atención de que se trate debe revestir siempre carácter oficial, es decir, debe darse dentro de una actividad o evento en que el director o funcionario autorizado deba participar en representación del Banco.

c) La atención se brindará en tanto las personas que la reciben actúen en su carácter de representantes de la organización respectiva o bien por tratarse de sujetos que por su condición personal deben ser atendidas de manera especial debido al interés del Banco de mantener o generar algún tipo de relación con ellos.

d) Para el caso de los miembros de la Junta Directiva distintos al Presidente u otros funcionarios autorizados es necesario una autorización previa extendida por el Presidente de la Junta Directiva o el Gerente General según se indicó en el artículo 2, para la asistencia de alguno de ellos a la actividad o evento en la cual se van a efectuar o se efectuaron los gastos de representación, autorización que deberá adjuntarse a la liquidación.

Artículo 8º-Reconocimiento. Para el reconocimiento de sumas por concepto de gastos de representación, los directores y funcionarios autorizados, deberán preparar la respectiva liquidación, en las fórmulas confeccionadas al efecto, y presentarlas, dentro de los treinta días hábiles después de efectuado el gasto.

Artículo 9º-Liquidación. Se deberá presentar la liquidación de gastos de representación dentro del plazo indicado en el artículo anterior. Para tal efecto, deberán presentarse las facturas correspondientes acompañadas de una justificación que deberá indicar:

a) Cargo y nombre de los funcionarios o personas atendidas e institución a la que pertenecen.

b) Motivo de la atención (interés institucional).

c) Clase o tipo de la atención.

d) Nombre y firma del funcionario responsable del pago.

e) Tratándose de directores o funcionarios autorizados por el Presidente de la Junta Directiva o el Gerente General según corresponda, presentar la autorización respectiva.

f)  Indicar la dirección del lugar donde se realizó la atención respectiva.

g) Estar firmada por el funcionario que revisó la liquidación

Artículo 10.-Facturas. Las facturas para la justificación de gastos de representación en el país deben ser originales y timbradas o en su defecto, dispensada según los términos de Ley y deberán contener al menos la siguiente información:

a) Nombre del establecimiento que brinda el servicio.

b) Tipo de servicio brindado con el detalle de los conceptos consumidos.

c) Estar emitidas a nombre del banco.

d) Monto y sello de cancelado.

e) Contener la firma de "recibido conforme" del servicio recibido.

No se tramitarán facturas que contengan solo la leyenda "gastos de representación".

Bajo ninguna circunstancia se tramitarán facturas cuyas cifras no estén claras, que contengan borrones o tachaduras, sin membrete del local que la emitió, o que contenga cualquier otro detalle que haga dudar de su legitimidad.

En el caso de facturas que por razones especiales se presenten sin membrete, se deberán acompañar del nombre, el número de cédula y la firma del dueño del establecimiento y el nombre del local que las emitió.

Artículo 11.-Incumplimiento. En ningún caso se tramitarán liquidaciones que no cumplan con lo dispuesto en el presente Reglamento o cuya liquidación se haya presentado extemporáneamente o contengan información incorrecta que no haya sido subsanada oportunamente.

Artículo 12.-Responsabilidad. Sin perjuicio de la responsabilidad civil y penal que pueda caber, la remisión de liquidaciones que dolosamente o mediando culpa grave contuvieren información falsa, harán incurrir en falta grave para efectos laborales al funcionario que incurrió en el gasto. Tratándose de miembros de la Junta Directiva se aplicará lo dispuesto en el artículo 25, inciso 4) de la Ley Orgánica del Sistema Bancario Nacional.

Artículo 13.-Gastos de representación en el exterior. Los directores y funcionarios a que se refiere este Reglamento, podrán realizar gastos de representación en el exterior con fundamento en lo señalado en el Capítulo V del Reglamento de Gastos de Viaje y Transporte para funcionarios Públicos emitido por la Contraloría General de la República.

Artículo 14.-Autorización de gasto en el exterior. El acuerdo de la Junta Directiva que autorice la salida del país de los directores o la aprobación otorgada por el Gerente General a funcionarios según corresponda, podrá también autorizar el uso de gastos de representación y fijar el monto de los mismos en el exterior, así como establecer el tipo de atención que el director o funcionario que goce de esa prerrogativa puede brindar a las personas con que se relacionará en el cumplimiento de su misión.

Dicho monto, además de ser razonable, debe guardar relación con la categoría del cargo del director o funcionario que efectúa el gasto y con el evento que lo origina.

Artículo 15.-Devolución de sumas autorizadas. En el caso de que la suma autorizada en la autorización de viaje sea mayor a los gastos efectuados, el director o funcionario deberá reintegrar las sumas no gastadas según los procedimientos establecidos.

Artículo 16.-Normas supletorias. En todo lo no previsto en el presente Reglamento, se aplicarán supletoriamente la Ley General de la Administración Pública, el Reglamento de Gastos de Viaje y de Transporte para Funcionarios Públicos y demás normativa que resulte aplicable y no se oponga a estas regulaciones.

Artículo 17.-Rige a partir de su publicación.

La Uruca. 2 de setiembre, 2010