Texto Completo acta: D1EF7
MUNICIPALIDAD DE
GRECIA
REGLAMENTO DEL ARCHIVO CENTRAL DE LA
CAPÍTULO I
Disposiciones
generales
Artículo 1°-Se denominará Archivo Central de
la Municipalidad del
cantón de Grecia, a la sección que tiene a su cargo reunir, custodiar y administrar
el conjunto de documentos recibidos y producidos por
la Municipalidad, en el
ejercicio de sus funciones y conservan debidamente organizados para su
utilización en la gestión administrativa municipal, la información a los
ciudadanos, la investigación y la cultura.
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Artículo 2°-el
Archivo Central estará a cargo de un profesional en archivo, en caso de inopia,
un técnico en archivística y el nivel de dependencia será acorde con la
estructura organizativa vigente.
(Así
reformado y publicado en La Gaceta N° 192 del 4 de octubre de 2010)
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CAPÍTULO II
Funciones
Artículo 3°-Como dependencia que tiene a su cargo
reunir, clasificar, ordenar, administrar y facilitar los documentos de carácter
municipal, tiene a su vez funciones específicas que son:
1. Reunir por medio de listas de remisión, los
documentos producidos y recibidos como producto de las actividades de la
Institución.
2. Mantener técnicamente organizados todos los
documentos que pueden ser textuales, gráficos, audiovisuales, materiales
cartográficos y legibles por máquina.
3. Poner a disposición del personal municipal y al
público en general, todos los fondos documentales existentes.
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CAPÍTULO III
Edificio e
instalaciones
Artículo 4°-El local destinado para el Archivo Central
de la Municipalidad
de Grecia.
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Artículo 5°-El local
donde se ubique el Archivo Central deberá reunir las condiciones necesarias que
garanticen la conservación de los documentos.
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CAPÍTULO IV
Ingreso de documentos
Artículo 6°-Todas las dependencias municipales deberán
enviar los documentos al Archivo Central debidamente organizados, foliados,
numerados y descritos por medio de listas de remisión.
La lista de remisión debe llenarse correctamente y con
una copia, una será firmada y sellada como recibida y se devolverá a la oficina
de origen una vez que se haya comprobado que lo descrito en ella es lo que
ingresó al Archivo Central, en caso contrario la documentación será devuelta
para que se corrija la lista de remisión.
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Artículo 7°-A la lista de remisión se le llenará la
columna de signatura del Archivo Central antes de ser devuelta a la oficina
remitente.
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Artículo 8°-El
archivista deberá realizar una buena capacitación o debida aplicación a los
encargados de los archivos de gestión, sobre el proceso o envío de los
documentos.
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Artículo 9°-El
archivista establecerá los plazos a las fechas en que se recibirán documentos
para cada oficina y deberá comunicarlo por escrito a los encargados de archivos
de gestión.
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CAPÍTULO V
Consulta y préstamo
de documentos
Artículo 10.-El préstamo de documentos se hará a
funcionarios y particulares, siempre y cuando el documento no se haya declarado
de consulta restringida.
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Artículo 11.-La
documentación no podrá salir de la institución, salvo en los casos de
exposición o requerimiento de los Tribunales de Justicia y
la Contraloría General
de la República,
para estos casos deberá quedar una copia fotostática certificada por
la Secretaría Municipal,
como respaldo y en los casos que proceda, se dará en préstamo esas copias.
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Artículo 12.-Para el
préstamo de documentos a las oficinas productoras, se llenará una boleta de
préstamo de documentos, el funcionario que retire los documentos firmará como
responsable.
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Artículo
13.-Cualquier ciudadano interesado en consultar documentos deberá hacer la
solicitud por escrito indicando con toda claridad el objetivo de su
investigación, llenará la boleta de préstamo de documentos y además deberá
identificarse con su cédula de identidad o carné de estudiante en su caso.
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Artículo 14.-Los
usuarios particulares e internos deberán hacer silencio en el local de consulta, no rayar los documentos, no comer,
asimismo, se prohíbe fumar en cualquiera de las áreas del Archivo Central.
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Artículo 15.-En caso
de que los documentos sean consultados por historiadores o con el fin de
elaborar investigaciones y a criterio de archivista, éste solicitará una copia
del trabajo realizado y pasará a formar parte del patrimonio documental del
Archivo Central de la
Municipalidad.
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CAPÍTULO VI
Procedimientos
Artículo 16.-El archivista será quien elabore las
normas de procedimientos para la organización del archivo, la aplicación de
éstas se hará para el Archivo Central y todos los archivos de Gestión. El
encargado del Archivo será quien coordine las políticas archivísticas de
la Municipalidad.
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Artículo 17.-Los
jefes de departamentos o encargados de oficina serán los responsables de que en
su oficina se ordenen y archiven correctamente los documentos siguiendo las
normas de procedimientos establecidos por el Archivo Central, asimismo, será el
responsable de que se archiven correctamente las listas de remisión.
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Artículo 18.-El
Archivo contará anualmente en la medida de las posibilidades económicas de la
institución, con un presupuesto para la adquisición de materiales necesarios
para el buen ejercicio de sus funciones.
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CAPÍTULO VII
Relación con la
cultura y la investigación
Artículo 19.-De conformidad con sus posibilidades económicas
el Concejo Municipal incluirá dentro de su presupuesto anual una partida
tendiente a la compra de equipos electrónicos, de microfilm, fotocopiado, de
control de la temperatura y humedad, y otros que conserven en buen estado los
documentos y faciliten la información solicitada para los usuarios.
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Artículo 20.-El
Concejo Municipal, el Alcalde Municipal y
la Sección de Archivo Central, deberán promover
exposiciones, conferencias y seminarios con el fin de acercar a los ciudadanos
y dar a conocer al público en general nuestra historia.
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CAPÍTULO VIII
Selección de
documentos
Artículo 21.-El proceso de selección y eliminación de
documentos del Archivo Central, será regulado por una Comisión Institucional,
integrada por los siguientes funcionarios:
1. Gestor Administrativo.
2. Coordinador de Servicios Jurídicos.
3. Encargado de Archivo Central.
CAPÍTULO IX
Sanciones
Artículo 21.-Este Reglamento será de acatamiento obligatorio para todos los
funcionarios municipales, quien incumpla uno o varios de sus artículos, se le aplicarán
las sanciones establecidas en el artículo 150 del Código Municipal.
Para las personas particulares que por culpa,
dolo, negligencia o impericia en el manejo de los documentos se les aplicará la
normativa establecida en el Código Civil o Penal vigente.
(Nota de
Sinalevi: En la publicación de este reglamento municipal, se consignó dos veces
el artículo 21)
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Artículo 22.-El presente reglamento rige a partir de
su publicación en el diario oficial
La Gaceta.
Acuerdo aprobado por mayoría calificada.
Grecia, 6 de julio del 2010
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Fecha de generación: 12/11/2025 09:14:43
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