Artículo 2º-De las definiciones. Para efectos de lo dispuesto en este Reglamento se entiende por:

a) Subvención: Concesión de subsidio económico efectuado por la Municipalidad a una entidad, para coadyuvar o contribuir en la satisfacción de necesidades concretas, o para fomentar el desarrollo de una obra o servicio de interés social.

b) Centros de educación pública: Centros de enseñanza preescolar ("kínder" o jardín de niños), centros de enseñanza primaria y secundaria (escuelas y colegios) que estén ubicados y presten servicios en el Cantón Central de San José.

c) Entidades de beneficencia o servicio social: Aquellas asociaciones, fundaciones u otras figuras jurídicas similares sin fines de lucro y legalmente constituidas, que en procura del mejoramiento de la calidad de vida y del bienestar general, desarrollen obras sociales, programas, proyectos y/o actividades al servicio de los habitantes del Cantón Central de San José, o dirigidas a la atención particular de grupos o personas en condiciones de vulnerabilidad y riesgo social.

d) Valoración e informe social: La valoración social, corresponde a un proceso metodológico de investigación estructurada que se desarrolla en un momento determinado y mediante el cual se estudian los fines sociales que persigue la entidad solicitante, las necesidades que enfrenta, los recursos disponibles, los propósitos específicos para los que se solicita la subvención municipal y cualquier otro elemento de juicio que el/la profesional de trabajo social estime necesario. Esta investigación se traduce en un informe social que consigna la correspondiente impresión diagnóstica y el criterio valorativo o recomendación profesional de el/la trabajador/a social sobre el otorgamiento de la subvención solicitada.

e) Grupos o personas en situación de vulnerabilidad y riesgo social: Aquellos que enfrentan situaciones sociales, económicas y/o culturales que atentan contra su calidad de vida presente y futura, en tanto les dificulta o imposibilita parcial o totalmente la satisfacción de sus necesidades, el ejercicio y reconocimiento de sus derechos y/o su bienestar general en contextos sociohistóricos y culturalmente determinados.

Artículo 3º-Del otorgamiento de la subvención. Será atribución del Concejo Municipal, definir las prioridades a las que se dirigirá el monto disponible para subvenciones, según las políticas sociales, programas y/o proyectos aprobados en el Plan de Desarrollo Municipal, o considerados de interés institucional en un momento determinado.

La subvención para una entidad solicitante, se otorgará una única vez por año presupuestario y, según sea la necesidad, ésta se brindará en un solo giro o en tractos. Para este último caso, la entrega de montos parciales, estará sujeta a un Plan de Ejecución previamente aprobado.

Si una entidad beneficiaria de subvención plantea en años subsiguientes una nueva solicitud, ésta no podrá ser por el mismo concepto o motivo que la anterior.

Previo a hacer entrega de la subvención, el Departamento de Tesorería Municipal, deberá verificar la vigencia de los documentos o requisitos presentados por la organización. Si alguno de estos documentos oficiales hubiera perdido vigencia, esta dependencia municipal deberá requerirlo nuevamente a la entidad solicitante, para poder otorgarle el beneficio.

Artículo 4º-Del procedimiento. De conformidad con lo establecido en este Reglamento y en el Manual de Procedimientos respectivo, se deberá cumplir con lo siguiente:

a) La entidad interesada deberá retirar y presentar debidamente lleno en la Sección de Comisiones del Concejo Municipal, el Formulario de Solicitud de Subvención que se ha dispuesto para tal fin. Adjunto a este documento, deberá aportar todos los requisitos que la Municipalidad disponga y todos aquellos que la Contraloría General de la República haya establecido y establezca posterior a la entrada en vigencia de este Reglamento, con respecto a la disposición y asignación de fondos públicos. Los requisitos se detallarán en el Formulario de Solicitud de Subvención y en el Manual de Procedimientos que se elaborará para efectos de aplicación de este Reglamento.

b) Los Concejos de Distrito, en cumplimiento del artículo 57, del Código Municipal, podrán proponer posibles entidades beneficiarias, mediante memorando firmado por el Presidente y Secretario correspondiente, explicando en forma breve los motivos. Dichos memorandos serán entregados en la Sección de Comisiones del Concejo Municipal por el representante de la entidad recomendada, a la hora de apersonarse a esta oficina a solicitar el beneficio.

c) La Comisión de Asuntos Sociales del Concejo Municipal, dará a conocer al Concejo de Distrito que corresponda, según procedencia geográfica, el (los) caso(s) de solicitud de subvención recibido(s), a fin de que basado en su conocimiento por proximidad local, dicho Concejo pueda brindar y remitir a esta Comisión información u observaciones útiles para efectos de incluirlas en el expediente y de que sean consideradas en el estudio técnico correspondiente.

d) La Comisión de Asuntos Sociales, trasladará el expediente del caso para su estudio, a la Sección de Proyección Social de la Dirección de Desarrollo Humano, a fin de contar con el criterio técnico y la recomendación de esta dependencia, previo a emitir dictamen.

e) La Sección de Proyección Social, para efectos del estudio, o valoración social que señala el inciso anterior, tendrá la facultad de requerir a la entidad solicitante de la subvención, la información y los documentos adicionales que estime pertinentes, para valorar el caso y recomendar su aprobación o desaprobación, según los elementos de juicio valorativos profesionalmente considerados.

En caso de ser necesario, para amparar su recomendación final, la Sección de Proyección Social solicitará criterio al Departamento de Contabilidad Municipal sobre la situación financiero-contable y la solvencia de la entidad solicitante, a fin de determinar si la misma se encuentra en capacidad o no de satisfacer por su cuenta, la necesidad que motiva la solicitud de subvención. Para efectos de esta valoración contable, se podrá requerir información adicional y/o aclaratoria a la entidad solicitante.

f) Una vez culminado el estudio o valoración social correspondiente, la Sección de Proyección Social, trasladará el informe respectivo a la Comisión de Asuntos Sociales, a efectos de que la misma emita y rinda el dictamen del caso ante el Concejo Municipal.

g) El Concejo Municipal deberá conocer el dictamen y emitir el correspondiente acuerdo municipal de aprobación o denegación de la subvención solicitada. Si la subvención es aprobada, se trasladará el acuerdo al Alcalde, a fin de que ordene las medidas del caso para la entrega del beneficio. Tanto si es aprobada como denegada la subvención, la Sección de Actas y Acuerdos del Concejo Municipal, deberá contactar a la entidad solicitante, para que conozca y retire el acuerdo respectivo.

Artículo 5º-De la liquidación y seguimiento de la subvención otorgada. Toda entidad a la que se le haya aprobado y entregado una subvención, deberá cumplir con lo dispuesto en este Reglamento y en el Manual de Procedimientos para la respectiva rendición de cuentas y liquidación de los recursos otorgados. En este sentido la entidad beneficiada deberá sujetarse a lo siguiente:

a) Las liquidaciones deberán presentarse ante el Departamento de Tesorería Municipal, mediante una declaración jurada y un informe preparado por el tesorero(a) de la entidad beneficiada, certificado por un contador público autorizado. Aún cuando el tesorero sea contador público autorizado, la liquidación deberá ser certificada por cualquier otro(a) profesional en este campo que elija la entidad beneficiada. Se deberá aportar además toda la documentación e información requerida en la boleta guía o instrumento de liquidación, que el Departamento de Tesorería Municipal entrega a las entidades beneficiarias al momento de otorgar la subvención.

b) En los casos de compra o adquisición de bienes por parte de la entidad beneficiaria, deberán presentarse facturas autorizadas por Tributación Directa, o en su defecto, un documento extendido por el Ministerio de Hacienda, en donde conste que el proveedor está exento de dar facturas timbradas. Toda factura además debe tener información clara y con el sello de cancelado, debe ser original y debidamente prenumerada. No se aceptarán fotocopias de facturas o facturas alteradas con tachones o borrones.

En caso de que el uso dispuesto para la subvención otorgada, haya implicado contrataciones de parte de la entidad beneficiada, deberá presentar copia del contrato autenticado por notario público y el respectivo recibo de pago cancelado.

c) La Sección de Proyección Social, realizará a la entidad beneficiaria, las visitas de seguimiento que se consideren necesarias, con el propósito de verificar y confirmar el uso adecuado y previsto de los fondos otorgados mediante la subvención. Elaborará y remitirá a su vez un informe de cierre para el Concejo Municipal y para la Administración.

Artículo 6º-De los plazos. Para el desarrollo de las diferentes acciones que dispone este Reglamento se establecen los siguientes plazos:

a) Información de Concejos de Distrito: Una vez que el Concejo de Distrito conozca el (los) caso(s) de solicitud de subvención planteado(s) desde su zona geográfica, podrá en un lapso no mayor a cinco días hábiles, remitir a la Comisión de Asuntos Sociales, la información que disponga sobre el particular y/o las observaciones, que estime de utilidad para efectos de la valoración técnica.

b) Estudio o valoración social: A partir del momento en que se recibe el expediente completo del caso, el Área de Proyección Social, dispondrá de veinte días hábiles para la realización del estudio y la elaboración del informe correspondiente. El plazo será prorrogable por el mismo período y por una única vez, siempre y cuando se comunique por escrito de forma expresa a la Comisión de Asuntos Sociales y a la entidad solicitante, la necesidad o situación que amerita la extensión del plazo.

c) Dictamen: Una vez que la Comisión de Asuntos Sociales reciba el informe social del estudio de las solicitudes, deberá conocerlo y emitir el dictamen correspondiente sobre la aprobación o denegación del beneficio, en un plazo no mayor de quince días hábiles.

d) Liquidación: Desde el momento en que la entidad recibe la subvención total, o el último tracto de la misma (cuando es entregada en montos parciales y sujeta a la finalización de un Plan de Ejecución previamente aprobado), dispone de treinta días hábiles, prorrogable por el mismo período y por una única vez, para realizar la liquidación respectiva ante el Departamento de Tesorería Municipal. En caso de que la entidad beneficiaria requiera ampliar el período de liquidación de cuentas, deberá comunicar en forma clara y escrita a esta dependencia municipal las causas que motivan la solicitud de prórroga, misma que se concederá siempre y cuando medien razones justificables.

Artículo 7º-De la disponibilidad presupuestaria. Todo beneficio que se apruebe y otorgue de conformidad con lo establecido en el presente Reglamento, estará condicionado a la respectiva disponibilidad presupuestaria. Para tal efecto la Municipalidad, deberá disponer del correspondiente contenido económico asignado anualmente en su presupuesto ordinario, específicamente en la partida "Subvenciones a centros de beneficio social y centros educativos" establecida para esos efectos. Siendo que si no se cuenta con esos recursos, la Municipalidad estará inhibida para conferir subvenciones de acuerdo con la normativa vigente.

Artículo 8º-Si en cualquier momento del proceso de estudio, trámite o entrega de la subvención, existieren indicios suficientes para creer que los documentos o información suministrada por la entidad solicitante son falsos, la dependencia que tenga en su poder el expediente suspenderá el proceso seguido y lo remitirá a la Comisión de Asuntos Sociales, misma que lo trasladará a la Dirección de Asuntos Legales con el legajo, donde se establece la presunción de falsedad, para que esta dependencia proceda a interponer la denuncia pertinente. A la vez dicha comisión, comunicará a la entidad solicitante sobre el particular.

Artículo 9º-Este reglamento deroga el Reglamento de Ayudas Temporales y Subvenciones de la Municipalidad de San José, con vigencia anterior a éste.

Artículo 10.-Por su naturaleza, este Reglamento de conformidad con lo establecido en el numeral 43, del Código Municipal, se somete a consulta pública por un lapso de diez días hábiles, contados a partir de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta, debiendo cualquier interesado hacer sus oposiciones en memorial razonado, ante el Despacho del Alcalde Municipal, ubicado en el Edificio José Figueres Ferrer, piso quinto, avenida décima, calle treinta y cuatro de la ciudad de San José.

Transitorio 1º-La Secretaría Municipal, luego de cinco días de aprobado en definitiva este Reglamento por parte del Concejo Municipal, comunicará a los Presidentes de los once Concejos de Distrito del Cantón Central de San José, que en un plazo improrrogable de cinco días hábiles, deben indicar por escrito a la Secretaría Municipal, un número de fax o casa, para atender notificaciones de los asuntos relacionados con lo regulado por este Reglamento, en caso de cambio de domicilio o número de fax, deberá comunicarlo de inmediato a esta dependencia.

Considerando:

Que en el Oficio 2854-DAL-04, de la Dirección de Asuntos Legales, que dice: "Que toda transferencia presupuestaria que tiene fundamento en el numeral 62, del Código Municipal, sea ayuda, subsidio o beca, para ser aprobada por el Concejo, debe cumplir de previo con el procedimiento legal establecido en el reglamento. Publíquese en el Diario Oficial La Gaceta.

Acuerdo firme 10, artículo IV, de la sesión ordinaria Nº 127, celebrada por la Corporación Municipal del Cantón Central de San José, el 5 de octubre del año en curso.

San José, 15 de octubre del 2004.