Artículo 2º-De la Cuenta Especial de la Oficina de Defensa Civil de las Víctimas. A efecto de dar cumplimiento a este reglamento, existirá una cuenta corriente judicial, en ella deberán realizarse los depósitos. Dicha cuenta corriente judicial es la número 207434-6 (Colones) del Banco de Costa Rica, denominada Defensa Civil de la Víctima del Ministerio Público. Para los efectos internos del Banco de Costa Rica el número de cuenta cliente es 15201001020743467.

Los dineros depositados en esa cuenta serán destinados al mejoramiento de la Oficina de Defensa Civil de las Víctimas y a la creación de un fondo para satisfacer las necesidades urgentes de las víctimas de delitos.

Artículo 3º-Definición de ingresos. La cuenta especial de la Oficina de Defensa Civil de las Víctimas, percibirá ingresos por conceptos de honorarios de abogados en aquellos casos en que medie condenatoria en la acción civil resarcitoria, suspensión del proceso a prueba, conciliación, reparación integral del daño, pago de servicios profesionales realizados por delegantes de la acción civil que cuente con recursos económicos, desistimientos de la víctima en cualquier etapa del proceso, o en caso de todo acuerdo extrajudicial en relación a la acción civil resarcitoria.

Igualmente se ingresarán dineros por pago de víctimas que reembolsen ayudas económicas facilitadas por la Oficina de Defensa Civil de las Víctimas, para necesidades urgentes o para gastos procesales derivados del ejercicio de acciones civiles.

Artículo 4º-Del Sistema de Ingresos a la Cuenta Especial. El ingreso de fondos a la cuenta especial de la Oficina de Defensa Civil de las Víctimas, se hará de la siguiente forma, según sea su origen:

1.  En la generalidad de los casos, cuando se trata de honorarios otorgado en las audiencias de conciliación de la etapa intermedia, de reparación integral del daño o de suspensión del proceso a prueba, o sentencia condenatoria, el Juez advertirá en su resolución al responsable del pago, que debe depositar la cantidad establecida, directamente en la cuenta especial de la Oficina de Defensa Civil de las Víctimas, siendo que en caso de conciliaciones a tractos, se debe establecer que a partir del primer depósito deben pagarse total o parcialmente los honorarios devengados por la Oficina de Defensa Civil de las Víctimas.

     Deberá advertirse igualmente al depositante, que para demostrar el efectivo pago, deberá presentar ante el Tribunal, copia del depósito realizado.

     El comprobante de este depósito deberá se enviado por el Tribunal a la Oficina de Defensa Civil de las Víctimas, para que tenga conocimiento de su existencia.

     Los depósitos se harán directamente en el Banco de Costa Rica por medio de la fórmula denominada "Depósito Judicial". El Banco confeccionará el respectivo comprobante debidamente numerado en cuatro tantos. Uno se entregará al depositante, otro lo archivará el Banco y los dos restantes se remitirán uno a la Oficina de Defensa Civil de las Víctimas y otro al departamento Financiero Contable en su orden.

2.  Cuando por las circunstancias del caso, el obligado pagase con un cheque, éste será remitido a la Oficina de Defensa Civil de las Víctimas, mediante la correspondiente resolución y entregado al Fiscal Adjunto de la Oficina de Defensa Civil, quien deberá realizar el depósito correspondiente en el Banco, previa confirmación de fondos, quién comunicará al Tribunal acerca de la provisión de fondos, en este caso el Tribunal no tendrá por aceptado el pago y por firme la resolución correspondiente, mientras no tenga conocimiento de que el cheque posee fondos suficientes.

3.  Igual procedimiento se seguirá si se tratase de depósitos por parte de delegantes a los cuales se les ha determinado su obligación de pagar los servicios prestados por la Oficina de Defensa Civil de las Víctimas.

4.  En caso de pagos realizados extrajudiciales, convenidos directamente entre el responsable y el abogado de la Oficina de Defensa Civil de las Víctimas, deberá exigirse que se haga el depósito directamente en la cuenta especial y que se entregue comprobante del citado depósito. En ningún caso funcionario de la Oficina de Defensa Civil de las Víctimas permitirá que se le entregue directamente dinero en efectivo u otros valores para el pago de honorarios de abogado en estos supuestos de arreglos extrajudiciales.

5.  Iguales reglas a las señaladas en el punto anterior, a de seguirse en el caso de víctimas que reembolsen las ayudas económicas brindadas por la Oficina de Defensa Civil de las Víctimas.

En ningún caso los Jueces admitirán que se haga el depósito del pago de honorario en las cuentas corrientes del despacho.

Artículo 5º-Destino de los fondos de la Cuenta Especial. Los fondos de la cuenta especial de la Oficina de Defensa Civil de las Víctimas podrán utilizarse, previa solicitud formulada por el Fiscal Adjunto encargado, dirigida al Fiscal General de la República y aprobada por éste último para sufragar gastos en los siguientes casos:

a)  Para compra de equipo y suministro de la Oficina de Defensa Civil de las Víctimas, ello mediante acuerdo fundado de la Fiscalía General de la República.

b)  Para gastos procesales indispensables referidos al ejercicio de labores urgentes de la Oficina, como por ejemplo, certificación de Registros Nacionales, Registro Civil y otras instituciones del Estado, Tributación Directa, pago de transporte, etc.

c)  Para estos gastos, el Fiscal Adjunto podrá solicitar al Fiscal General cada trimestre que se autorice una suma de cien mil colones para cubrir estos gastos. Siendo que cada trimestre deberá justificarse los desembolsos realizados.

d)  Sin embargo, dependiendo de las necesidades reales de la Oficina podrá solicitarse justificadamente que se amplíe el monto anteriormente señalado.

e)  Para ayudas inmediatas a víctimas de delitos. Estas ayudas se limitarán a:

*   Gastos e implementos médicos indispensables.

*   Vestuario siempre y cuando resulte urgente e indispensable.

f)   d) Ayuda a víctimas para gastos funerarios: En los casos de ayudas inmediatas a víctimas el destino de recursos de la cuenta especial deberá contemplarse como última posibilidad de asistencia habiéndose descartado cualquier otra ayuda por parte de instituciones estatales, fondo de beneficencia, fundaciones, asociaciones, cooperativas, y entes afines. Para lo anterior será indispensable que el beneficiario manifieste mediante declaración jurada que no tiene otras posibilidades de ayuda.

CAPÍTULO II

De la administración de los fondos de la Cuenta Especial

Artículo 6º-Vinculación normativa. El funcionamiento de los fondos que se autoricen mediante el presente reglamento, se sujetará en lo que fuese aplicable a las disposiciones contenidas en la Ley de la Administración Financiera de la República, Ley de la Contratación Administrativa y sus respectivos reglamentos.

Artículo 7º-Del Control Financiero Contable. La cuenta especial de la Oficina de Defensa Civil de las Víctimas estará bajo la fiscalización inmediata del Fiscal Adjunto de la Oficina, quien para efecto del control de contabilidad de la referida cuenta, designará un auxiliar judicial como encargado de tesorería, el cual deberá llevar el control material de los depósitos recibidos y los cheques emitidos, en un libro de caja debidamente autorizado por el Departamento de Auditoría, así como preparar la confección del Estado de Conciliación, que deberá ser remitido para su ulterior revisión de la Unidad de Control referida.

Artículo 8º-Giro de cheques de la Cuenta Especial. Los cheques girados contra la cuenta especial de la Oficina de Defensa Civil de las Víctimas, serán firmados mancomunadamente por el Fiscal Adjunto de dicha Oficina y por otro funcionario previamente designado. No obstante a falta de uno de los funcionarios autorizados, podrá designarse otro Fiscal para estos efectos. Para tales efectos se gestionarán ante el Departamento Financiero Contable el que se registre la firma de dos funcionarios titulares o de sus suplentes ante el Banco, para tal registro se deberá aportar certificación de nombramiento de los funcionarios indicados. Los cheques solo se girarán a favor de personas físicas o jurídicas y nunca al portador o a caja. Deberán contener los datos estipulados en el Código de Comercio, además del número de oficio de la Fiscalía General que autorizó el gasto, y el sello de la Oficina de Defensa Civil de las Víctimas. Ningún servidor Judicial podrá endosar cheques girados por la Oficina a nombre de terceras personas.

Artículo 9º-Confección de cheques. Los cheques no deben presentar enmiendas o borraduras que hagan dudar sobre lo anotado en los mismos. Asimismo, no deberán dejarse espacios en blanco antes o después de las palabras y cantidades del monto girado.

A efecto de anular cheques por errores de poca importancia, éstos podrán corregirse con una nota al dorso la cual deberá ser firmada por las mismas personas que giran el cheque.

Se exceptúan de la aplicación señalada anteriormente, los errores en las cantidades o en el nombre completo del girado, en cuyo caso el cheque deberá anularse.

Por ninguna razón podrán firmarse fórmulas de cheques en blanco o que presenten los errores u omisiones señaladas.

Artículo 10.-De la reposición y anulación de cheques. Cuando algún interesado manifestare por escrito el extravío de un cheque girado, el Fiscal Adjunto comunicará inmediatamente al Banco tal situación, con copia a la auditoría y al Departamento Financiero Contable.

Recibida la comunicación del Banco en que informe que ha emitido la correspondiente contraorden de pago, la Oficina procederá a efectuar el respectivo contraasiento para anular el cheque y emitirán uno nuevo previa rendición de una garantía a satisfacción de la Oficina conforme lo establece el Código de Comercio. Dicha garantía prescribirá a los cuatro años y el documento que se suscriba quedará en custodia por ese periodo.

Los cheques con más de treinta días de confeccionados que se encuentren en la Oficina de Defensa Civil de las Víctimas, deberán ser anulados, para ello el encargado de tesorería pondrá la razón de anulado y procederá a archivar el original junto con una copia en el control consecutivo numérico de los cheques emitidos.

Artículo 11.-Del informe de Tesorería. A más tardar antes del quinto día de cada mes, la Oficina de Defensa Civil de las Víctimas remitirá a la Auditoría un informe del movimiento de depósitos y cheques girados del mes anterior el cual será, acompañado del correspondiente estado de conciliación de acuerdo con las normas que para ese efecto dicte ese órgano fiscalizador.

Artículo 12.-De la compra de equipo o suministros para la Oficina de Defensa Civil de las Víctimas. Una vez autorizada la compra por parte de la Fiscalía General se procederá a recabar al menos tres cotizaciones de los Artículo s a comprar, esto en aquellos casos en que las compras sean superiores a la suma de veinticinco mil colones, para gastos inferiores a esta suma la compra se hará directamente, sin necesidad de las cotizaciones y con una simple consulta de precios.

En el supuesto de presentación de cotizaciones, previamente se consultará al Departamento de Proveeduría acerca de los proveedores registrados, a efecto que las referidas cotizaciones provengan de oferentes inscritos en el Registro del Poder Judicial. En caso de no existir proveedor registrado, la compra se hará directamente con la sola consulta de precios.

La aceptación de alguna de las cotizaciones presentadas se hará por parte del Fiscal General de la República, previa sugerencia realizada por el Fiscal Adjunto, eligiéndose dentro de las ofertas presentadas aquella que para la institución reúna la mayor idoneidad tomando en cuenta los parámetros de calidad y precio, una vez elegida la cotización correspondiente la compra realizada a de pagarse luego de entregado el articulo o lo suministros, mediante cheque girado al efecto previa comprobación de gastos mediante factura comercial debidamente timbrada.

El anterior procedimiento será aplicable en aquellos casos de compra de equipo o suministros por un monto de hasta cien mil colones. Cuando se trate de compras que excedan esta suma y hasta un limite de tres millones de colones la compra será solicitada por el Fiscal General al Departamento de Proveeduría, el cual la realizará conforme al procedimiento de contratación directa establecida en el Poder Judicial.

Tratándose del pago de servicios, sino existieran facturas que justificase el gasto, se admitirá como justificación un comprobante o boleta donde conste el servicio prestado, el nombre del beneficiario y el monto correspondiente, sin embargo, si dichos servicios son prestados por técnicos colegiados o profesionales que ejerzan en forma liberal, los justificantes deben estar sellados por Tributación Directa.

Artículo 13.-Requisitos de las facturas para su pago. Toda factura comercial que respalda el gasto de compra de mercaderías, suministros, o pagos de servicios deberá cumplir con los siguientes requisitos:

*   Confeccionada en original a nombre de Oficina de Defensa Civil de las Víctimas-Ministerio Público, indicando claramente los bienes y servicios suministrados, y la fecha de adquisición.

*   Tener el sello de cancelado, firma y número de cédula jurídica de la casa comercial proveedora o de la persona que suministra el bien o el servicio prestado. También debe contener el nombre, firma y número de cédula de la persona que recibió el bien o servicio.

*   No deben contener, borrones, tachaduras ni alteraciones que hagan dudar de su veracidad. La cantidad indicada debe coincidir tanto en números como en letras.

*   Las facturas que cuenten con una dispensa al timbraje, deberán adjuntar al documento justificante en caso de pequeños contribuyentes y para aquellos negocios que Tributación Directa haya autorizado a no timbrar, se incluirá dentro de la factura el número de oficio en que se concedió la autorización.

Artículo 14.-Límites para la compra de suministros y equipos. Bajo ninguna circunstancia, para cada caso en particular, los recursos de la cuenta especial podrán ser utilizados en los siguientes casos:

1.  Para compra de material o suministros por suma mayor de los tres millones de colones.

2.  Fraccionar compras de bienes y servicios en dos o más pagos.

3.  Pago de servicios o ayudas a víctimas por un monto mayor de quinientos mil colones.

Artículo 15.-De las ayudas inmediatas a víctimas. Tratándose de ayudas inmediatas a víctimas deberá presentarse por escrito una solicitud dirigida al Fiscal Adjunto señalando la necesidad de ayuda y justificando mediante facturas pro forma el gasto por realizar. En caso de imposibilidad clara y manifiesta de la víctima para presentar su gasto por escrito se procederá a formalizar su gestión mediante acta levantada en la Oficina de Defensa Civil de las Víctimas.

Artículo 16.-Reembolso de ayudas a Víctimas. Las ayudas económicas que se otorguen a víctimas utilizando los recursos de la cuenta especial, no devengarán ningún tipo de interés. Sin embargo, existirá la obligación por parte del beneficiario de devolver a la cuenta de la Oficina lo que se le hubiese facilitado, en aquellos casos en los cuales prosperase la acción civil resarcitoria presentada a su favor, o si la víctima contratase servicios profesionales particulares. En este supuesto el beneficiario deberá reembolsar a la cuenta de la Oficina la ayuda económica brindada, para efectos de garantizar el efectivo reembolso de las sumas facilitadas, la Oficina de Defensa Civil de las Víctimas al otorgar la ayuda correspondiente deberá exigir al beneficiario que otorgue garantías personales o reales suficientes.

CAPÍTULO III

Disposiciones y Responsabilidades finales

Artículo 17.-Obligaciones del Fiscal General de la República. En relación con el control de la cuenta corriente especial de la Oficina de Defensa Civil de las Víctimas, corresponderá al Fiscal General de la República:

*   Firmar en forma mancomunada los cheques que se emitan contra la cuenta especial de la Oficina.

*   Velar por que todo cheque girado contenga fondos suficientes, a fin de evitar sobregiros de la cuenta especial.

*   Conceder de ser procedente, la aceptación de las cotizaciones de compra de bienes y servicios, que le sean sometidas por el Fiscal Adjunto, en concordancia con lo estipulado en el artículo 11 del presente Reglamento.

Artículo 18.-Obligaciones especificas del Fiscal Adjunto de la Oficina de Defensa Civil de las Víctimas. En lo referente al control de la cuenta especial de la Oficina de Defensa Civil de las Víctimas, corresponderá al Fiscal Adjunto de la Oficina.

1.  Solicitar mediante oficio dirigido al Fiscal General y debidamente fundamentada la necesidad respectiva, la autorización para la realización de algunos de los gastos previstos en este reglamento.

2.  Firmar en forma mancomunada los cheques que se emitan contra la cuenta especial de la Oficina.

3.  Velar por que todo cheque girado tenga fondo suficientes, a fin de evitar sobregiros de la cuenta especial.

4.  Revisar y firmar los informes de tesorería y los estados de conciliación bancaria.

5.  Velar por que los registros contables se mantengan al día y se realicen en forma correcta.

6.  Ordenar al encargado de tesorería la anulación de los cheques con más de treinta días de emitidos sin retirar o con más de cuatro años emitidos sin haber sido cambiados.

7.  Informar inmediatamente a la Auditoría y al Departamento Financiero Contable de cualquier anomalía o sobregiro que se presente en la cuenta especial de la Oficina.

8.  Asignar las labores de registro y control del libro de Tesorería y confección de los cheques al servidor que reúna los requisitos para ello, y gestionar ante la Escuela Judicial, la capacitación del servidor encargado de las citadas labores.

9.  Efectuar conjunta y periódicamente con el Encargado de Tesorería, inventario de caja de los cheques firmados sin entregar, de las fórmulas de cheques y que la conciliación del último mes se encuentre al día. Deberá realizar dicho inventario en caso de renuncia, traslado, permiso o cese de funciones por cualquier otro motivo del Encargado de Tesorería. Dicho inventario se remitirá a la Auditoría con copia al Departamento Financiero Contable.

10.   Supervisar las labores del Encargado de Tesorería, de forma que se garantice el inmediato y correcto registro de los diferentes movimientos de depósitos y cheques.

11.   Velar por que el Encargado de Tesorería cumpla las órdenes emanadas de la Jefatura y las instrucciones que sobre aspectos contables imparta la Auditoría y el Departamento Financiero Contable.

12.   Informar al Fiscal General de la República, así como a la Auditoría Judicial, de cualquier anomalía que se presente en el manejo de las cuentas corrientes.

13.   Velar por que las copias de los cheques que emita la Oficina sean remitidos el día siguiente hábil del que fueron confeccionados, al Departamento Financiero Contable.

14.   Custodiar bajo llave y en lugar segura las formulas de cheques en blanco.

Artículo 19.-Obligaciones específicas del Encargado de Tesorería. Corresponderá al auxiliar Judicial designado como encargado de tesorería, las siguientes funciones:

1.  Encargarse de recabar al menos tres cotizaciones para las compras aprobadas por un monto superior a los veinticinco mil colones, tratándose de compras por un monto inferior, se podrá hacer la compra sin necesidad de recabar varias cotizaciones. Para la aceptación de las citadas cotizaciones, será indispensable que las ofertas a considerar provengan de proveedores inscritos en el Registro que al efecto lleva el Poder Judicial. En caso de no existir Registro de Proveedores se tomará en cuenta lo dispuesto en el artículo 11 de este reglamento.

2.  Revisar y firmar los informes de Tesorería y los estados de conciliación bancaria, así como remitirlos a Auditoría y al Departamento Financiero Contable.

3.  Verificar que las fórmulas de cheques recibidas del Departamento de Proveeduría, no presente alteraciones y contenga la numeración consecutiva, cualquier anomalía a éste respecto deberá ponerla en conocimiento tanto del Fiscal Adjunto, como de la Auditoría y del Departamento Financiero Contable.

4.  Realizar un inventario de caja en caso de renuncia, traslado o cese de funciones por cualquier motivo, del Fiscal Adjunto o del propio encargado de tesorería, el cual deberá remitirlo a Auditoría, con copia al Departamento Financiero Contable.

5.  Velar por que las copias de cheques girados contra la cuenta especial, sean remitidas al día siguiente de la emisión del cheque, mediante oficio al Departamento Financiero Contable.

6.  Llevar un registro de los depósitos que se tenga conocimiento además, de su verificación de si aparecen en el estado de cuenta enviado por el Banco. Igual registro debe llevarse en relación con los cheques emitidos contra la cuenta especial.

7.  Comprobar antes de confeccionar los cheques que se emitan, que la cuenta especial cuente con fondos suficientes.

8.  Confeccionar los cheques que ordene emitir el Fiscal Adjunto de la Oficina de Defensa Civil de las Víctimas.

9.  Proceder a la anulación de los cheques con un mes más de emitidos y que no hubiesen sido retirados o aquellos con más de cuatro años de no haber sido cambiados por el Banco.

10.   Remitir diariamente al Departamento Financiero Contable las copias de los cheques emitidos, debiéndose guardar un estricto orden numérico.

11.   Archivar en forma consecutiva y segura, las copias de cheques y demás documentos relativos a la Tesorería.

12.   Efectuar el cierre mensual de los movimientos de depósitos y cheques en el libro de tesorería y preparar los estados de conciliación respectivos.

13.   Enviar a la Auditoría Judicial, a más tardar el último día de cada mes, el estado de conciliación del mes anterior.

14.   Archivar las copias de los depósitos y de cheques en un lugar seguro, donde se puedan localizar fácilmente, así como cualquier otro documento relacionado con la cuenta especial de la Oficina. De la misma forma debe custodiarse el Libro de Tesorería.

Artículo 20.-Sobregiros. Cualquier sobregiro o faltante que se produzca en la cuenta especial de la Oficina, deberá ser cubierto conjuntamente por el Fiscal General de la República, el Fiscal Adjunto y el Encargado de la Tesorería, tan pronto como se detecte.

En aquellos casos en que se determine que algunos o algunos de los citados servidores, actuaran con dolo o culpa grave o indujeron a los otros a cometer error, el faltante deberá ser cubierto por el servidor culpable.

Todo lo anterior, sin perjuicio de las correcciones disciplinarias que correspondan y de la responsabilidad civil y penal que les pudiera corresponder.

Artículo 21.-Será responsabilidad del Fiscal General de la República y del Fiscal Adjunto el velar por el cumplimiento de las disposiciones contempladas en este reglamento.

Artículo 22.-Las contravenciones a lo estipulado en este Reglamento, serán sancionadas de acuerdo con lo dispuesto en la Ley Orgánica del Poder Judicial y el resto del ordenamiento jurídico administrativo.

Artículo 23.-Auditoría Financiera. La Auditoría y el Departamento Financiero Contable velaran por el cumplimiento de lo dispuesto en este reglamento y comunicarán a la Corte Plena y en la Inspección Judicial respectivamente cualquier anormalidad que se detectare con relación al manejo de fondos de la Oficina de Defensa Civil de las Víctimas.

Artículo 24.-Aplicación supletoria. Todo lo no expresamente regulado en el presente reglamento, regirá en lo conducente por las disposiciones contenidas en la Ley General de Administración Pública, Ley General de la Administración Financiera, Ley General de la Contratación Administrativa y sus respectivos reglamentos.

Artículo 25.-Vigencia. El Presente Reglamento rige a partir de su fecha de su publicación.

San José, 22 de julio de 2008.