Artículo 2º-Para los efectos del presente Reglamento, los Fondos de Trabajo y las Cajas Chicas Auxiliares, constituyen un anticipo de recursos financieros que concede la administración para solventar las necesidades indispensables y urgentes que afecten las partidas de Servicios y Materiales y Suministros que ejecutan las Direcciones Regionales.

De estos fondos se derivaran las Cajas Chicas Auxiliares para uso de las Oficinas Locales y Albergues y para los mismos efectos anteriormente mencionados.

Artículo 3º-Los Fondos de Trabajo y Cajas Chicas Auxiliares deberán ser utilizados en el pago de bienes y servicios que no superen el límite del monto aprobado por la Gerencia de Administración para este Fondo, que correspondan a rubros cuya ejecución esté descentralizada tales como: viáticos, pasajes, servicios públicos, fotocopias, productos de limpieza y cuidado personal, suministros para oficina, alimentación, alquileres, suministros para impresoras, fax y fotocopiadoras, transportes, reparación de vehículos, mobiliario y equipo, servicios personales a las niñas, niños y adolescentes ingresados en los albergues institucionales, reparaciones a los inmuebles utilizados para el funcionamiento de los albergues, así como a los de las Oficinas Locales, Direcciones Regionales y Oficinas Administrativas que responda al buen funcionamiento diario y normal de los mismos. Como excepción se podría utilizar esta vía en los casos en que se hubiese planteado la respectiva solicitud al Departamento de Suministros de Bienes y Servicios y el artículo no haya sido proporcionado por la Proveeduría y que justifiquen su trámite fuera del proceso ordinario estableciendo que los bienes o servicios son vitales para la gestión del diario quehacer institucional en beneficio de la población menor de edad bajo la responsabilidad del Patronato Nacional de la Infancia .

Artículo 4º-La Gerencia de Administración en coordinación con el Departamento Financiero Contable y la Dirección Regional correspondiente, asignarán el monto del Fondo de Trabajo, de conformidad al número de Oficinas Locales a cargo de esta última, la jurisdicción y población que deban cubrir y la cantidad de albergues que tengan a su cargo, esto de acuerdo a la estimación del gasto a atender mediante esta modalidad y en aras de un ágil y eficiente gestión institucional y de conformidad con el presupuesto institucional y regional.

Artículo 5º-El responsable del Fondo de Trabajo será el Director Regional o el funcionario que haga las veces de este por delegación escrita.

En caso de utilizar Cajas Chicas Auxiliares el responsable será el Coordinador de la Oficina Local o el funcionario a quien él delegue, también por escrito.

Al funcionario a quien se le hará entrega de los recursos económicos para una adecuada administración y custodia, deberá advertírsele de las obligaciones correspondiente a sus funciones de ejecutor del presupuesto y las implicaciones administrativas y legales por el mal funcionamiento del mismo, sin exclusión de la responsabilidad que le corresponde al delegante.

Artículo 6º-El Director Regional como ejecutor comunicará al Departamento Financiero Contable, por escrito, el nombre, número de cédula y registro de firmas del funcionario que lo sustituirá en casos de ausencia.

Asimismo el Coordinador de la Oficina Local, deberá comunicar de la misma forma y a esa misma instancia, las calidades del encargado de la administración de los Cajas Chicas Auxiliares de la Oficina a su cargo.

Artículo 7º-La operación de los Fondos de Trabajo y Cajas Chicas Auxiliares, deberán sujetarse a las disposiciones del presente Reglamento y a la Ley de la Administración Financiera y Presupuestos Públicos, a la Ley General de la Administración Pública, al Reglamento de Gastos de Viaje y Transporte para funcionarios del Estado, Ley de Control Interno y a las disposiciones normativas de la Contraloría General de la República, y cualquier otra relacionada con la materia.

Artículo 8º-Para la ejecución de los gastos por medio del Fondo de Trabajo, se deberá respetar los límites económicos de gastos establecidos, pudiendo cancelar en dinero efectivo hasta el monto autorizado por la Gerencia de Administración, y mediante cheque hasta un monto igualmente establecido por la Gerencia de Administración.

Para modificaciones a los topes indicados le corresponderá al Departamento Financiero Contable realizar las estimaciones económicas pertinentes en concordancia con la asignación presupuestaria anual de las partidas de servicios y la de materiales y suministros.

Las Cajas Chicas Auxiliares, podrán realizar gastos en efectivo hasta por un veinte por ciento del total de recursos económicos asignados en este concepto.

Los Albergues contarán con una Caja Chica Auxiliar cuyo monto será autorizado por la Gerencia de Administración previa solicitud a la Dirección Regional o Gerencia Técnica.

CAPÍTULO II

Artículo 9º-Para solicitar apertura o aumento del Fondo, el Director Regional deberá presentar nota a la Gerencia de Administración con el visto bueno de la Gerencia Técnica, indicando las razones y los motivos suficientemente fundamentados que justifiquen dicha apertura o incremento.

Lo mismo se hará ante el Director Regional por parte del Coordinador de la Oficina Local, como ejecutor del Fondo Auxiliar correspondiente.

En ambos casos se deberá cumplir con lo siguiente:

a) Objetivo que cumple o cumplirá el Fondo o la Caja Chica Auxiliar.

b) Volumen estimado de transacciones que se realizarán.

c) Ubicación del nuevo Fondo Regional de Trabajo o de la Caja Chica.

Artículo 10.-De los recursos asignados al Fondo de Trabajo, el Ejecutor Presupuestario podrá asignar a cada una de sus dependencias Cajas Chicas Auxiliares, el monto de estas, en total, no podrá sobrepasar el setenta por ciento de la totalidad del Fondo Regional, de conformidad con lo establecido en el artículo 4º de este Reglamento.

CAPÍTULO III

Artículo 11.-Los ejecutores presupuestarios como responsables del manejo de los Fondos de Trabajo y Cajas Chicas Auxiliares, dispondrán de un manual de operación en el cual se establecen en forma detallada, clara y precisa los procesos que deben ponerse en práctica al momento de ejecutar y liquidar el respectivo Fondo de Trabajo y las Cajas Chicas Auxiliares.

Artículo 12.-Los pagos por medio de los Fondos de Trabajo, deben contar con su correspondiente contenido presupuestario y disponibilidad económica.

Será responsabilidad del Ejecutor Presupuestario o del funcionario que haga las veces de este, velar por el cumplimiento de esta disposición en apego a las normas administrativas y legales correspondientes.

Artículo 13.-Los Ejecutores Presupuestarios serán responsables de tramitar los reembolsos necesarios con el propósito de darle una rotación óptima a los recursos y mantener la fluidez del Fondo.

Asimismo deberán velar porque al cierre del período presupuestario no quede ninguna factura ni pago pendiente de contenido presupuestario.

Artículo 14.-El Fondo de Trabajo y la Caja Chica Auxiliar correspondiente, deberán responder de conformidad al monto asignado únicamente con efectivo en moneda nacional, cheques, los comprobantes que respalden los trámites de compra de bienes y servicios, adelantos y gastos por viáticos efectuados por este Fondo o la Caja Chica.

CAPÍTULO IV

Artículo 15.-Es responsabilidad del ejecutor presupuestario acatar y ejecutar el sistema de controles que garanticen la custodia, el buen uso de los recursos, y la centralización de los documentos y afectivo que constituyen el Fondo de Trabajo y las Cajas Chicas Auxiliares, tomando en cuenta lo establecido en la Ley General de Control Interno sobre los procedimientos.

El responsable del Fondo o de la Caja Chica, responderá en forma administrativa y legal por el incumplimiento de alguna de las normas.

Artículo 16.-El Fondo de Trabajo operará por medio de monto fijo, lo que implicará que el ejecutor presupuestario deberá garantizar que el total asignado será igual a la sumatoria del efectivo en caja y saldo bancario y los documentos que respalden las operaciones realizadas, de conformidad con lo indicado en el artículo 14 de este Reglamento.

Artículo 17.-El Departamento Financiero Contable realizará revisiones, conciliaciones y arqueos de los Fondos de Trabajo y de las Cajas Chicas Auxiliares.

Artículo 18.-El control interno que los Ejecutores de Presupuesto realicen sobre la administración del Fondo Regional de Trabajo o las Cajas Chicas Auxiliares debe garantizar la custodia y el buen uso de estos recursos de conformidad con lo indicado en este Reglamento y el Manual correspondiente, así como la respectiva documentación para disponer de información confiable y oportuna al momento de requerirse.

Artículo 19.-Los documentos originales de respaldo sobre las operaciones, de estos fondos, así como los arqueos periódicos que se hayan practicado, deberán mantenerse en el Departamento Financiero Contable por al menos un año para posibles revisiones, sin detrimento de las regulaciones establecidas en la Ley, el Reglamento General de Archivo y las directrices que sobre esta materia hayan girado otros órganos de fiscalización y control.

Artículo 20.-Los sobrantes que resulten de las operaciones ordinarias del Fondo de Trabajo, que sean debidamente comprobados al efectuar un arqueo, deben ser depositados en la Caja Central de la Oficina de Tesorería o en la cuenta corriente que le indique esa instancia, a más tardar al día siguiente hábil de realizado el arqueo.

Artículo 21.-En caso de eventuales actos irregulares en perjuicio de los Fondos de Trabajo y Cajas Chicas Auxiliares y sobre los que no exista una explicación satisfactoria, se procederá a realizar una investigación administrativa, y aplicar lo estipulado en el artículo 23 de este Reglamento, así como la legislación correspondiente para estos efectos.

Lo anterior, con el propósito de determinar los responsables y realizar las gestiones de recuperación de los montos faltantes y tomar las medidas correctivas del caso.

El Departamento Financiero Contable no compensará el faltante en los montos sustraídos, hasta tanto se cumpla los trámites correspondientes.

Entre tanto, la información relacionada con estos actos debe ser reflejada en los arqueos.

Artículo 22.-Todo Fondo de Trabajo y las Cajas Chicas Auxiliares, que se encuentren inactivos por un período mayor de tres meses o que no se considere necesaria su utilización, debe cerrarse, para lo cual es necesario que el Ejecutor Presupuestario o el que haga las veces de este, comunique a la Gerencia de Administración y al Departamento Financiero Contable, y conjuntamente se realice el proceso de cierre de la cuenta; conforme a lo estipulado en el Manual de Procedimientos.

Artículo 23.-En caso de que el Departamento Financiero Contable detecte incumplimiento de las disposiciones contenidas en el artículo 7 de este Reglamento, y que se observe un inadecuado manejo de los Fondos y Cajas Chicas Autorizados, será motivo suficiente para proceder, a la suspensión temporal o definitiva del Fondo o la Caja Chica.

Lo anterior, sin perjuicio de las sanciones disciplinarias administrativas, civiles o penales correspondientes a los servidores responsables del mismo.

CAPÍTULO V

Artículo 24.-Es responsabilidad de la Gerencia de Administración a través del Departamento Financiero Contable, establecer equipos de trabajo para estudiar y actualizar de acuerdo a las necesidades, este Reglamento y el Manual de procedimientos, en aras de un buen funcionamiento de los Fondos de Trabajo y las Cajas Chicas Auxiliares, además de proporcionar acompañamiento a las dependencias en donde funcione uno de ellos.

Artículo 25.-Este Reglamento deroga cualquier disposición normativa de anterior promulgación, de igual o inferior rango que se le oponga