Artículo 2º-Funcionarios del Ministerio de Gobernación y Policía. Se considerarán funcionarios del Ministerio de Gobernación y Policía, y para los efectos de este reglamento todos aquellos que se encuentren al servicio de la Administración Central de la Institución y sus dependencias Dirección Nacional de Desarrollo a la Comunidad, oficina de Control de Propaganda y oficina de Control de Radio, protegidos o no por el Estatuto de Servicio Civil y los servidores de confianza.

Artículo 3º-Legislación supletoria. Lo que no se encuentre contemplado en el presente reglamento se aplicará supletoriamente y en lo que corresponda, la Ley General de la Administración Pública, el Código de Trabajo, Estatuto de Servicio Civil y su reglamento, el Reglamento Autónomo del Ministerio de Gobernación y Policía, así como toda la normativa jurídica vigente.

Artículo 4º-Definiciones. Para los propósitos del presente reglamento, cada vez que en él aparezcan los siguientes términos, deben de entenderse de la siguiente manera:

a) Auditoría: Unidad de Auditoría General Interna del Ministerio de Gobernación y Policía.

b) Comisión: Comisión de Informática del Ministerio de Gobernación y Policía, en acatamiento de lo dispuesto por la Contraloría General de la República, para el área de Tecnología de Información (TI). Este es un órgano colegiado permanente que orienta a la administración en el uso de los sistemas de información y de los recursos humanos, financieros que se destinen para su mantenimiento y desarrollo de los sistemas de información computarizados y de acuerdo a lo regulado en el capítulo II de éste reglamento.

c) Dirección: Dirección General de Informática del Ministerio de Gobernación y Policía.

d) Grupos de trabajo: Grupos al interno de la Comisión designados por el Presidente de la misma a fin de realizar actividades, análisis y estudios, para lograr los fines de la comisión.

e) Hardware: Es el conjunto de máquinas y elementos mecánicos, eléctricos, magnéticos o electrónicos, que componen el computador.

f) Software: Conjunto de programas, métodos y procedimientos, reglas, documentación anexa, relacionados con la explotación, funcionamiento y manejo de un computador.

g) Información sensible: Información valiosa para el Ministerio, la cual es irrecuperable.

h) Información confidencial: Información de acceso restringido.

i) Información crítica: Información irrecuperable pero de alta disponibilidad para proveer información.

j) Ministerio: Ministerio de Gobernación y Policía.

CAPÍTULO II

De la comisión de informática

Artículo 5º-Creación. Constitución: Créase una comisión de informática para el ámbito descrito en el artículo 2 de este reglamento del Ministerio de Gobernación y Policía, denominada en lo sucesivo "La Comisión", como un grupo técnico-asesor en materia de informática. La creación de la misma no obsta para que existan otras comisiones como grupo técnico -asesor en materia de informática para dependencias del ministerio, que por su estructura funcional no se incluyeron en este reglamento y tendrán su propia regulación.

Artículo 6º-De la competencia. Competencia: Tendrá como función principal asesorar al máximo jerarca de la Cartera en la administración de los Sistemas de Información y de los recursos humanos, materiales y financieros que se destinen para su desarrollo, quien tomará la decisión previo informe de la Comisión en este sentido.

Además de lo indicado en el párrafo anterior, será materia propia de su competencia el conocimiento de asuntos referentes a la adquisición, distribución, mantenimiento, manejo e inversión en materia de tecnología e informática para lo cual podrán solicitar dictamen técnico de los analistas de la Dirección de Informática, el cual no resultaría de acatamiento obligatorio ni vinculante.

Artículo 7º-Funciones y atribuciones de la comisión: La Comisión como órgano colegiado tendrá las siguientes funciones y atribuciones:

1) Establecer las prioridades y recomendar en materia de inversión en equipo de cómputo, software, servicios y sistemas de internet; evaluando las necesidades de acuerdo a la valoración del riesgo y las prioridades institucionales; dictando las especificaciones para los estudios preliminares y de la factibilidad y viabilidad de los proyectos de Tecnología de la Información

2) Tomar decisiones en cuanto a la asignación y reubicación de los recursos informáticos, tomando en cuenta las necesidades institucionales.

3) Definir las políticas en cuanto al desarrollo de Sistemas de Información que tiendan a facilitar el trabajo de las diversas áreas del Ministerio.

4) Aprobar los planes estratégicos anual y operativo que deba desarrollar la Dirección de Informática del Ministerio, y conocer del avance de los mismos.

5) Conocer del avance en el desarrollo de los sistemas que se encuentre elaborando la Dirección de Informática.

6) Realizar recomendaciones y revisar los contratos de mantenimiento del recurso informático - hardware, software, sistemas y servicios de Internet- del Ministerio.

7) Fomentar la formación de los servidores del Ministerio por medio de artículos de revistas, periódicos, charlas o seminarios para mejorar la cultura informática y la seguridad.

8) Recomendar sobre los convenios interinstitucionales sobre la tecnología informática (hardware, software, información y comunicaciones).

9) Aprobar y promover los temas de investigaciones que se realicen en el área de su competencia, como proyectos de graduación, investigaciones académicas y otros similares.

10) Definir el Reglamento de Normas y Políticas de Informática, y mantenerlo actualizado.

11) Crear los órganos y comisiones de apoyo que considere necesarios, así como definir su integración, atribuciones y funcionamiento.

Artículo 8º-Integración: La Comisión estará integrada por las siguientes personas, todas funcionarias del Ministerio:

1) El Ministro o su representante, quien será el presidente.

2) El Director General de Informática

3) El Oficial Mayor, o su representante.

4) El Director del Área de Planificación

5) El Oficial Presupuestal o su representante.

6) Un representante del área Administrativa que ocupe un cargo de Dirección no comprendido en los anteriores.

Artículo 9º-Funcionamiento: La Comisión funcionará por medio de sesiones ordinarias, extraordinarias y grupos de trabajo, las decisiones serán tomadas en forma colegiada, en la forma que se dirá.

Artículo 10.-Sesiones: La Comisión sesionará al menos una vez al mes en el lugar y hora que este cuerpo destine al efecto, sin embargo en un mismo mes podrá convocarse a más de una sesión de ser necesario.  Las sesiones de la Comisión podrán ser ordinarias y extraordinarias y se realizarán a solicitud del Presidente o de los integrantes cuando la índole de los asuntos a tratar así lo obliguen, y se conocerán sólo los puntos para los que fue convocada.

Artículo 11.-Presidencia: La Comisión sesionará bajo la dirección del Presidente, y en ausencia de éste, presidirá la reunión quien designen los integrantes del Consejo a ese efecto.

Artículo 12.-Quórum: El Quórum de formación y el de votación para las sesiones será la mitad más uno del total de los miembros. El número de éstos se verificará en el lugar designado para llevar a cabo la sesión al inicio de la misma. No se sesionará en forma ordinaria o extraordinaria si treinta minutos después de la hora fijada no hay quórum. En todos aquellos casos en que medie empate en la votación de algún asunto entre los miembros de la Comisión, el Presidente tendrá doble voto.

Artículo 13.-Asuntos pendientes: Cuando el Presidente levante la sesión estando en discusión un asunto, éste será tratado en la sesión siguiente, debiendo incluirse dentro de los puntos para los que fue convocada ésta última, respetándose el orden en el uso de la palabra, tal y como se había cedido a los miembros de la Comisión, previo al levantamiento de la sesión, para referirse al tema.

Artículo 14.-Prioridad de un asunto: En la tramitación de los asuntos regulares que conozca la Comisión se dará prioridad a los asuntos en materia de inversión de tecnología informática.

Artículo 15.-Invitados: La Comisión podrá recibir o bien solicitar la presencia de funcionarios del Ministerio que muestren o se consideren de interés para tratar asuntos relacionados con la distribución, mantenimiento, adquisición o manejo del material de naturaleza informática. En el primero de los casos la audiencia se concederá previa solicitud ante el Presidente, quien fijará el día y la hora de la reunión. De la misma forma podrá recibir invitados externos que consideren de interés en asuntos relacionados con el tema informático

Artículo 16.-Ausencias y llegadas tardías: Cuando motivos especiales o de fuerza mayor, impidan a un integrante asistir o bien no llegar a tiempo a una sesión ordinaria, extraordinaria o de trabajo, tendrá obligación de avisar al Presidente por la vía que estime más efectiva, previo a la hora de inicio de la sesión que corresponda. El Presidente transmitirá el aviso a la Comisión, para que conste en acta.

Artículo 17.-de las funciones del presidente: Corresponde al Presidente:

A) Convocar a sesiones ordinarias, extraordinarias o de trabajo.

B) Presidir las sesiones de la Comisión informática y ejercer su representación.

C) Elaborar y proponer el Orden del Día de las sesiones ordinarias, guardando un orden prioritario en procura del interés institucional y someterlo a aprobación de la Comisión inmediatamente después de comprobar el quórum para la sesión.

D) Declarar abiertas las sesiones a la hora señalada y terminarlas después de haber tratado los asuntos que se dispusieron conocer. Cuando lo considere procedente, por motivos de conveniencia y oportunidad podrá disponer la suspensión de la sesión.

E) Dirigir las discusiones, orientando el debate hacia los puntos fundamentales, y exigir que se observe el orden debido y el respeto mutuo entre los participantes.

F) Autorizar con su firma las actas en el libro respectivo.

G) Conceder permiso a los Miembros para ausentarse de las sesiones, si con ello no se rompe el quórum.

H) Representar a la Comisión en reuniones con los jerarcas de la institución convirtiéndose en el vocero de la misma con respecto a los planteamientos y propuestas elaboradas por el órgano, sin perjuicio de que por conveniencia se delegue esa representación para el caso concreto.

I) Designar los grupos de trabajo necesarios para el estudio o realización de trabajos específicos, acorde con el programa de trabajo que se haya dispuesto, en un afán de hacer más efectiva la labor de la Comisión.

J) Proponer a la comisión asuntos que considere pertinentes.

K) Vigilar el cumplimiento de los acuerdos tomados por la comisión.

L) Establecer los ordenamientos aplicables

M) Tendrá además todas aquellas otras funciones que le otorgue la Comisión.

Artículo 18.-de las funciones del secretario: Corresponde al secretario de la Comisión lo siguiente:

A) Comunicar a los demás Miembros el orden del día de las sesiones ordinarias con suficiente anticipación a la fecha de la reunión.

B) Registrar en el libro respectivo las actas aprobadas por la Comisión, firmando al pie de ellas, como constancia de la fidelidad del registro.

C) Notificar oportunamente los acuerdos que dicte la Comisión.

D) Redactar correspondencia y firmar aquellas notas que le delegue el Presidente.

E) Organizar y mantener al día el archivo de la Comisión.

F) Llevar la asistencia a las sesiones, dejando constancia de ello en las actas, así como las justificaciones, si las hubieren, de las ausencias y llegadas tardías.

G) Elaborar la minuta de lo tratado en las sesiones y redactar las actas, cuidando de dejar constancia clara y precisa de las deliberaciones, acuerdos y resoluciones tomadas.

H) Cualquier otra función que le asigne la Comisión.

Artículo 19.-De las funciones de los integrantes: Corresponde a los demás integrantes de la Comisión, lo siguiente:

A) Asistir puntualmente a las sesiones ordinarias, extraordinarias y de trabajo para las cuales sea citado.

B) Proponer a la Presidencia la inclusión de asuntos a tratar en el Orden del Día de las sesiones ordinarias, y aprobar ésta como acto inicial de la reunión.

C) Desempeñar las comisiones que el Presidente designe e informar por escrito de los resultados en el plazo convenido.

D) Pedir al Presidente la palabra, para referirse a asuntos puestos en discusión.

E) Solicitar la revisión de los acuerdos del Consejo y la revocatoria o modificaciones de los mismos.

F) Dar su voto, positivo o negativo, sobre los asuntos que se sometan a su conocimiento.

G) Formular proyectos, proposiciones y mociones que crea oportunas.

H) Procurar y estudiar la información necesaria, consultar actas, libros, correspondencia referente a la materia informática, etc., a efecto de tener mejor criterio sobre los asuntos resueltos o que deben resolverse en las sesiones.

I) Participar en todas aquellas actividades en que tenga interés el Ministerio en materia de informática.

J) Llamar al orden al Presidente, cada vez que en el ejercicio de su cargo se separe de las actividades que la normativa jurídica vigente le otorgue.

K) Solicitar al Secretario que se hagan constar sus palabras en el acta cuando lo considere necesario.

L) Las demás funciones que la Comisión les otorgue mediante acuerdo.

Artículo 20.-Designación de grupos de trabajo: El Presidente designará los Grupos de Trabajo para realizar actividades, análisis y estudios de apoyo a los Jerarcas de la Institución, que coadyuven a la toma de decisiones y a fomentar el desarrollo integral del Ministerio. Cada grupo de trabajo presentará un informe final a la Comisión quien lo conocerá y previo a su aprobación podrá recomendar cambios y ampliaciones del mismo, a efectos de que constituya documentación suficiente para la definición de las políticas a establecer en materia de informática.

Artículo 21.-Coordinación de los grupos de trabajo: Los grupos de trabajo serán coordinados por el servidor que designe el Presidente y serán los responsables ante la Comisión de la rendición de informes.

Artículo 22.-Colaboración de técnicos-especialistas: Para obtener mayores elementos de juicio en sus resoluciones y recomendaciones, los grupos de trabajo podrán solicitar criterio a las distintas Direcciones y/o Departamentos del Ministerio.

Artículo 23.-Informes de los grupos de trabajo: Los grupos de trabajo presentarán sus informes escritos con sus respectivas alternativas.  Para esto finiquitarán los asuntos a su cargo a la brevedad posible. 

El plazo máximo para rendir un informe será de un mes. Si la naturaleza del caso lo amerita, de previo al vencimiento del término para la presentación informe, y el mismo no se encontrare concluido, el Coordinador del grupo de trabajo, deberá manifestar el motivo del atraso y solicitar una ampliación del plazo a la Comisión, que no podrá exceder de otro mes.

CAPÍTULO III

De la Dirección General de Informática

Artículo 24.-Competencia. La Dirección General de Informática será la competente en materia de informática, para proveer la información, los sistemas y la tecnología requerida por el Ministerio. Dará el asesoramiento técnico requerido por la Comisión de Informática. Además de lo anterior y de las contenidas en el presente reglamento, tendrá las siguientes responsabilidades específicas:

a) Coordinar lo relacionado a los contratos de mantenimiento preventivo o correctivo del hardware y software propiedad del Ministerio, lo que implicará si fuera necesario el envío del equipo a la empresa contratada, solicitud de reparación, verificación y reubicación. Para este servicio se contratará empresas de reconocido prestigio en el campo específico.

b) Coordinar los convenios interinstitucionales de interconexión entre el Ministerio y el área usuaria de la institución. Dichos convenios serán para el intercambio, consulta o adquisición de información de la institución, sea gubernamental o privada, de interés para el Ministerio.

c) Comunicar a los funcionarios del Ministerio sobre la normativa jurídica vigente, Directrices o Reglamento que se relacione con el área de informática.

Artículo 25.-Organización. La Dirección contará con un Director como órgano responsable ante los jerarcas del Ministerio de la aplicación de las políticas en materia de informática. Contará con toda la organización técnico-administrativa que requiera, así como el equipo y presupuesto necesario para la ejecución de sus actividades.

Artículo 26.-División en departamentos. La Dirección estará dividida en los siguientes departamentos: Sistemas, Telemática, Soporte Técnico y Administrativo, sin perjuicio de la creación de otras secciones que puedan coadyuvar en una mejor distribución y rendimiento en la labor de la Dirección.

Artículo 27.-Departamento de sistemas. Será el responsable de lo siguiente:

a) Planeará, controlará y ejecutará los diferentes proyectos orientados a la automatización de los procesos técnicos y administrativos, así como el mejoramiento de los ya existentes, de acuerdo a la normativa y manuales vigentes emitidos por la Contraloría General de la República en esta materia.

b) Orientará y supervisará el trabajo de los usuarios del Hardware y Software del Ministerio, brindando apoyo técnico y alternativas de solución a los problemas de automatización que le expongan dichos usuarios.

c) Desarrollar la documentación de los sistemas que se automatizarán.

d) Asesorar al Director o jefe de cómputo (Jefe T.I).

Artículo 28.-Departamento de telemática. Será el responsable de lo siguiente:

a) Realizar los estudios de factibilidad técnica, económica y operativa previa a la compra de cualquier equipo o software que se relacione con esta área.

b) Del buen funcionamiento de la red o redes de información computarizada del Ministerio.

c) De la instalación y mantenimiento de los diferentes equipos que conforman la red institucional tanto hardware como software, e indispensables para su operación.

d) Fijar las políticas de trasiego y restricción de información.

e) Realizar gestiones con otras instituciones, cuando se deba compartir recursos.

f) Establecer los estándares de protocolos de comunicación, cableado estructurado y firewall que serán utilizados, además de los componentes que se requieren para que se realice un adecuado manejo de información, de forma eficiente, eficaz y segura.

g) Mantener la conexión con Internet.

h) Establecer las políticas para el acceso a Internet.

i) Formular y recomendar a la Comisión de Informática las políticas de seguridad a implementar en el área.

Artículo 29.-Departamento de soporte técnico. Será el responsable de lo siguiente:

a) Supervisar la revisión y soluciones de problemas de orden técnico en la operación de los equipos, averías y fallas en general, atribuibles al hardware y/o software base.

b) Elaborar y mantener actualizados manuales técnicos de operación.

c) Coordinar la capacitación del personal según las necesidades.

d) Mantener respaldos diarios, semanales, mensuales y anuales de los servidores principales.

e) Coordinar con la Comisión de Salud Ocupacional para la solución de los problemas que puedan afectar a los usuarios de los diferentes equipos.

f) Analizar técnicamente y emitir criterio sobre los proveedores tanto de hardware y/o de software.

g) Brindar mantenimiento correctivo al hardware y software cuando éstos no cuenten con garantía o que no exista contrato con alguna empresa externa al Ministerio que realice el servicio.

h) Establecer las políticas de este departamento para el control en el mantenimiento de los equipos, como por ejemplo formularios de control de mantenimiento.

i) Administrar un sistema de control de inventario y garantías

j) Formular y recomendar a la Comisión de Informática, políticas del área

Artículo 30.-Departamento administrativo. Será el responsable de lo siguiente:

a) Coordinar, supervisar, controlar y evaluar los procesos administrativos necesarios para optimizar el uso de los recursos infraestructurales de equipo y materiales.

b) Administrar los Recursos Humanos de la Dirección.

c) Brindar apoyo logístico y administrativo para el desarrollo de las actividades propias de la Dirección.

CAPÍTULO IV

Del desarrollo de sistemas

Artículo 31.-Autorización. La Dirección será la única autorizada para desarrollar cualquier tipo de sistema para el Ministerio.

Artículo 32.-Plan estratégico. La Comisión, aprobará un plan estratégico, quincenal, contemplando la planificación a medio y largo plazo el desarrollo de T.I de la Institución, de acuerdo a los estudios de riesgos, prioridades y recursos proyectados; y otro anual donde incluirá las necesidades de sistemas de las diferentes dependencias del Ministerio y establecerá la priorización del desarrollo de los sistemas de información.  Dicho plan será de acatamiento obligatorio para la Dirección. Sin embargo, cuando las circunstancias lo ameriten y solamente como vía de excepción, la Comisión puede autorizar el desarrollo de un sistema de información sin que se encuentre dentro del plan estratégico. La Comisión de Informática, solicitará por escrito a las diferentes dependencias del Ministerio que les expongan las necesidades de sistemas de información, señalando la fecha límite para su presentación, lo anterior con la intención de preparar el plan estratégico anual.

Artículo 33.-Contenido del plan estratégico. El plan estratégico quinquenal y anual contendrá el desarrollo de lo siguiente:

a) Parte Informática: Contendrá todas las necesidades de hardware y software y requerimientos que se han de desarrollar a mediano y largo plazo. Es responsabilidad de la Comisión el desarrollar y mantener actualizado la parte informática.

b) Parte Operativa: Es la planificación del trabajo que desarrollará la Dirección en el plazo de un año, según el respectivo presupuesto asignado por el Ministerio de Hacienda. El mismo deberá ser aprobado por la Comisión y responderá según las directrices de la Parte Informática contemplado en el plan estratégico.

c) Parte de Contingencias (continuidad, respaldo y recuperación de operaciones): Será presentado por la Dirección a la Comisión para su respectiva aprobación, el cual será desarrollado tomando en cuenta eventos naturales y errores humanos que puedan afectar el normal accionar de todos los bienes informáticos y la información contenida en ellos, pertenecientes al Ministerio. El mismo tomará en cuenta:

Procedimientos de respaldo, internos y externos, diarios, semanales, mensuales y anuales, mecanismos para la seguridad de los equipos, así como la capacitación para contingencias tanto a usuarios, técnicos de seguridad y auditores de TI.

En dicho desarrollo habrá una valoración de riesgos.

Artículo 34.-Análisis administrativo. Aprobado por la Comisión, la necesidad de desarrollar un sistema en la dependencia solicitante, de acuerdo al artículo anterior, se hará un análisis administrativo del área usuaria con el fin de depurar el sistema que se encuentra operando, o que el sistema a desarrollar cumpla con las expectativas de solucionar las necesidades del Ministerio.

Artículo 35.-Realización del análisis administrativo. La realización del análisis administrativo, estará a cargo de funcionarios conocedores en dicha área, así como funcionarios de la dependencia solicitante. Sin embargo, en caso necesario, podrá solicitar colaboración a otros funcionarios del Ministerio. Concluido dicho estudio, será presentado a la Comisión con el fin que sea aprobado, como requisito previo al levantamiento de requerimientos. Dicho análisis debe incluir la forma en que se mejorarán los métodos actuales de trabajo, orientados a lograr una mayor eficiencia en las labores que realiza la dependencia solicitante, así también como la forma en que ayudará el nuevo sistema en dichas tareas.  Del resultado anterior, se enviará una copia a la Auditoría del Ministerio, para que haga las observaciones que considere pertinentes.

Artículo 36.-Requerimientos. Aprobado el análisis administrativo por la Comisión de Informática, se deberán levantar los requerimientos de los usuarios por cada sistema que se pretenda desarrollar. El trabajo de levantamiento de los requerimientos del sistema, será responsabilidad de la Dirección y del área usuaria involucrada. El sistema se desarrollará con base en los requerimientos establecidos.

Artículo 37.-Método de desarrollo de sistema. La Dirección debe de establecer y mantener un método de desarrollo de sistemas que abarque: Planificación, Diseño, Programación, prueba y documentación, Implementación, Post-Implantación. La aprobación de éstos, cuando ya se encuentren desarrollados y probados a satisfacción, será manifestada por escrito por la jefatura de la dependencia usuaria, dirigida a la Comisión de Informática con copia a la Dirección de acuerdo a la normativa y manuales vigentes que emita la Contraloría General de la República en Materia de TI.

Artículo 38.-Planificacion de sistemas: Antes de elaborar un sistema o mejorar parte importante de éste, la Dirección tendrá que planificar de la mejor manera el trabajo del mismo para lo cual debe aplicar el manual de normas vigentes, emitido por la Contraloría General de la República para TI. Debe de incluir:

a) Estudio de factibilidad y viabilidad, en el campo técnico, operativo y económico.

b) Análisis comparativo de los costos internos del desarrollo del sistema, con la contratación de terceros para su realización.  

El estudio será aprobado por la Comisión, procediendo de inmediato el Departamento de Sistemas de la Dirección a elaborar el plan maestro en donde se señalen y calendaricen las actividades a desarrollar con el fin de crear o modificar el sistema informático asignado. Dicho plan debe de contemplar el control del gasto para que se garantice el cumplimiento del presupuesto asignado.

Artículo 39.-Diseño del sistema. El diseño del sistema, se hará de acuerdo con los manuales y otra normativa vigente que emita la Contraloría General de la República en esta materia, definiendo todos aquellos aspectos de seguridad y control que deben incorporarse al sistema para asegurar la confidencialidad de la información procesada. Además de lo anterior, el diseño del sistema contendrá lo siguiente:

a) Análisis de Riesgos: Definirá todos aquellos aspectos de seguridad y control que deben incorporarse al sistema para asegurar la confidencialidad de la información procesada, así como las pistas de Auditoría.

b) Aprobación por escrito: Tanto la parte usuaria como la Dirección, aprobarán por escrito el diseño del sistema.

Artículo 40.-Realización de pruebas. Se realizarán todas las pruebas necesarias con el fin de asegurar que el sistema cumpla con los requerimientos especificados, para lo cual, la Dirección elaborará un plan de pruebas que permita garantizar que el funcionamiento del sistema cumple con los requerimientos del usuario. Estas pruebas se harán en ambientes controlados, en bibliotecas separadas de las de producción y con los datos de prueba. Terminadas éstas, el usuario dará razón por escrito de su satisfacción de las mismas. La Auditoría General, podrá participar de estas pruebas y emitirá, si lo tiene a bien, un informe al respecto, con las observaciones que estime necesarias.

Artículo 41.-Manuales de operación. La Dirección preparará los manuales de operación, técnicos y del usuario para cada uno de los sistemas que se desarrollan de acuerdo a los manuales y normativa vigente que emita la Contraloría General de la República en esta materia. La Dirección gestionará las fotocopias necesarias y se les entregarán a los usuarios, conservándose en la Dirección dos originales de cada uno de los manuales.

Artículo 42.-Implementacion. Para la implementación del sistema, la Dirección establecerá y aprobará, los procedimientos para llevar a cabo las conversiones de los sistemas de una manera controlada según los manuales y otra normativa vigente que emita la Contraloría General de la República en esta materia. Las conversiones de los sistemas se harán desde los ambientes de desarrollo a los ambientes de producción. Cuando se haya instalado el sistema, el usuario lo hará constar por escrito, dando su aceptación.

Artículo 43.-Post-implantación. Después de tres meses de instalado el sistema, la Dirección realizará una evaluación, con el fin de determinar que cumple con los objetivos y requerimientos del usuario, así como en los costos y beneficios originalmente proyectados, todo esto de acuerdo a los manuales y otra normativa vigente que emita la Contraloría General de la República.

Artículo 44.-Cambios de requerimientos. El usuario podrá solicitar los cambios en los requerimientos del sistema, así como los ajustes o sustitución del mismo, de acuerdo con los procedimientos que se establezcan al respecto y según lo indicado en los manuales y otra normativa vigente que emita la Contraloría General de la República en TI.

Artículo 45.-Actualizaciones de software. Las actualizaciones de software deberán ser aprobadas por la Dirección, previa solicitud del interesado, y previo estudio de factibilidad técnico y económico según los manuales y otra normativa vigente que emita la Contraloría General de República en TI. El responsable de la actividad debe velar por los cumplimientos de las normativas jurídicas que en materia de propiedad intelectual estén vigentes y supervisar su incumplimiento para las acciones que correspondan. Los costos que pueda generar la actualización, se cargarán al programa presupuestario correspondiente. Todas las actualizaciones se almacenarán igual que los programas.

Artículo 46.-Creación de expedientes. La Dirección, creará y mantendrá, expedientes individuales con toda la documentación de los sistemas desarrollados y en proceso de desarrollo. En dichos expedientes constará la metodología de desarrollo de sistemas, de tal manera que permita a la Auditoría efectuar verificaciones de cumplimiento, control de calidad del Desarrollo u Outsourcing.

CAPÍTULO V

Del hardware y software

Artículo 47.-Compra de hardware y software. Toda solicitud de compra de hardware y software por parte de los diferentes Órganos del Ministerio, tendrá que ser evaluada por la Dirección para su aprobación, previo estudio de factibilidad técnico económico y operativo, según lo dispuesto en los manuales y otra normativa vigente que emita la Contraloría General de la República en Tecnología de Información

Artículo 48.-Procedimiento de compra. Para la compra de hardware y software por parte del Ministerio, se procederá de la siguiente manera:

a) El Director de programa o encargado solicitará por escrito a la Dirección la compra de hardware o software, justificando detalladamente la necesidad de la adquisición y señalando los beneficios que traería en la eficiencia del trabajo desarrollado por la dependencia que usará el recurso.

b) Realizado el respectivo estudio de las necesidades reales en materia de hardware o software de la dependencia solicitante, la Dirección enviará una propuesta a la Comisión para su respectiva aprobación.  Dicha propuesta deberá detallar los requerimientos de preinstalación y los costos totales.

c) Con la aprobación de la Comisión, la Dirección enviará la solicitud de compra, con las diferentes cotizaciones de los posibles proveedores al Departamento de Proveeduría para que éste inicie todo el trámite que corresponda para la adquisición de los equipos.

d) En el momento que ingrese el hardware o el software a la Intendencia del Ministerio, se informará de inmediato a la Dirección, para que ésta haga una revisión del material adquirido, el cual debe de encontrarse en óptimas condiciones de funcionamiento y que cumpla con las estipulaciones exigidas por el Ministerio en el proceso de la compra.  En la boleta de ingreso debe consignarse la firma del funcionario de la Dirección, aceptando la entrega del equipo y/o licencias de los sistemas adquiridos.

e) El Departamento de Control y Fiscalización de Activos procederá a patrimoniar el equipo después que la Dirección haya aceptado como satisfactorio su ingreso al Ministerio y antes de ordenarse la respectiva salida de la Intendencia General. Para impregnar el respectivo patrimonio, se actuará de la siguiente forma:

1) Los equipos que se encuentren en garantía deben de ser patrimoniados por medio de un mecanismo que no sea permanente y que sus características aseguren no dañarlo. Al vencimiento de la garantía, el Departamento de Activos procederá de oficio al patrimonio permanente.

2) Al momento de impregnar el número permanente de patrimonio al equipo, éste debe ser puesto en presencia de un miembro autorizado de la Dirección, el cual debe de señalar el lugar más idóneo para que se coloque el número respectivo. Lo anterior con el fin que el equipo no sufra daños de funcionamiento.

3) Quedando debidamente patrimoniado el equipo, la dependencia que hará uso del equipo lo retirará. La Intendencia del Ministerio, estará obligada a enviar copias de las facturas y garantías a la Dirección.

Artículo 49.-Procedimientos para las donaciones. Para toda donación de hardware o software que se realice para el Ministerio, se seguirá el procedimiento establecido en el Reglamento para Registro y Control de Bienes de la Administración Central mediante Decreto Ejecutivo Nº 30720-H específicamente el artículo Nº 19 y sus reformas así como en la normativa jurídica vigente.

Artículo 50.-Licencias. El trámite de obtención de las licencias lo hará la Dirección, cargándole el costo al programa presupuestario correspondiente, previa solicitud del responsable del mismo.

Artículo 51.-Obligaciones de los usuarios del hardware y software. Los funcionarios usuarios de Hardware y Software propiedad del Ministerio, tendrán las siguientes obligaciones:

a) Usar el equipo de cómputo exclusivamente para labores propias de las dependencias del Ministerio.

b) Usar exclusivamente el software aprobado por la Comisión de Informática para funciones propias del cargo.

c) Velar por el buen uso de los equipos de cómputo asignados a las diferentes dependencias del Ministerio. Estando obligados a reportar de inmediato a la Dirección, cualquier anomalía con su funcionamiento.

d) Apagar los equipos de cómputo cuando se presente tormenta eléctrica.

e) Abstenerse de ingerir alimentos y bebidas en lugares donde se encuentren instalados los equipos de cómputo.

f) Apagar los equipos de cómputo cuando no estén en uso, los cuales deberán de ser cubiertos por los protectores de polvo.

g) Utilizar los disquetes que se utilicen normalmente en el trabajo diario y usual de las respectivas dependencias. Cuando por alguna circunstancia se deban utilizar disquetes distintos tendrá que contar con la anuencia de la Dirección. Sin embargo, no se deben de introducir disquetes sin revisar con el antivirus anteriormente.

h) Se utilizará como estándar para usuario final el Windows 2000, Windows XP o superior y el office 2000,XP o superior, siempre que los recursos de la máquina lo permitan y procurando el más actualizado. Se debe valorar como migrar paulatinamente los equipos y Windows que han sido heredados con plataforma Windows 95, 98 o menos a las plataformas recomendadas para lo cual la administración con base en el inventario de equipos y el plan estratégico quinquenal, formulará un proceso de actualización y cambio a estas plataformas.

i) El equipo de cómputo instalado en el Ministerio, no podrá ser usado en la reproducción de programas informáticos, aunque los mismos sean propiedad de la institución. Sin embargo, la Comisión podrá autorizar el equipo necesario cuando sea conveniente para el Ministerio la reproducción de programas informáticos, siempre y cuando no violente ninguna norma jurídica en la materia, siendo los funcionarios de la Dirección los únicos autorizados para ello.

j) El usuario sólo podrá accesar el software, con la autorización del jefe inmediato. Cuando el funcionario tenga asignado un número de código o clave para poder hacer su ingreso al software, será el único responsable de su mal uso. La autorización dicha debe ser por escrito, conteniendo el nombre y apellidos completos del funcionario, número de cédula y opciones a las que tendrá acceso.

k) Todo software que se instale en las máquinas propiedad del Ministerio, debe de contar con la licencia respectiva. Serán los jefes de Departamentos o Secciones los responsables de permitir la instalación de software sin la respectiva licencia.

l) El manejo del software y de la información, por parte de los usuarios se hará dentro de los parámetros básicos de la informática, con el fin de no causar daños al sistema.

m) Verificar que el equipo de cómputo esté conectado a una red eléctrica polarizada diseñada para dicho fin y debidamente identificada, con el fin de que solamente se pueda utilizar dicho equipo. En el caso que el hardware no esté conectado como se describe, le informará a su jefe inmediato y no lo usará hasta tanto se encuentre debidamente instalado a la red eléctrica descrita.

n) Las impresoras de punto que tienen perilla para el ajuste, deben de encontrarse apagadas cuando se pretenda hacer uso de dicha perilla. 

ñ) Observar las demás obligaciones contempladas en el presente reglamento.

Artículo 52.-Auditoría interna. La Auditoría Interna deberá contar con personal capacitado en manejo de sistemas, bases de datos y telecomunicaciones atinentes a cómputo, los cuales podrán realizar inspecciones de los equipos y programas que estén almacenados en discos duros de los equipos de cómputo del Ministerio. Dichas inspecciones podrán hacerlas según lo estipulado en el artículo 33 de la Ley General de Control Interno. De todo lo actuado presentarán el respectivo informe con las recomendaciones a su superior, el cual tomará las medidas correctivas que pudieran corresponder, las cuales serán vinculantes y de obligado acatamiento. Lo anterior sin perjuicio de la competencia en materia de controles que tiene la Dirección.

Artículo 53.-Manejo de la información. El manejo de la información almacenada en los diferentes equipos de cómputo pertenecientes al Ministerio, se hará siguiendo los siguientes puntos:

a) El usuario es el responsable por la información almacenada en el equipo de que dispone.

b) El usuario es el responsable de hacer y mantener al día los respaldos necesarios, para ello corresponde a la Dirección dictar el procedimiento debido, con el fin de ayudar al usuario en esa tarea.

c) Si por cualquier circunstancia, el usuario tenga que entregar un equipo de cómputo, será responsable por la información sensible, confidencial o crítica que el equipo pueda contener. De ser factible moverá esa información, sea por medio físico o electrónico, a otro medio de almacenamiento. Para realizarlo, solicitará a la Dirección el asesoramiento respectivo.

d) El usuario no podrá facilitar información a funcionarios o personas externas al Ministerio, excepto cuando exista orden del superior inmediato por escrito.

Artículo 54.-Almacenamiento de programas. Salvo programas de alta sensibilidad y que el equipo o la Dirección no provean de la seguridad razonable, todo el software original, disquete, cintas, CD u otro medio de almacenamiento, deberá ser custodiado por la Dirección y ésta debe tener claramente especificado a que programa, Departamento o Sección pertenece y no podrá utilizarlo en otro microcomputador, a no ser que en el momento de la adquisición se autorice su uso en otro.

Artículo 55.-Acceso a servicios de internet. Todo funcionario del Ministerio que sea autorizado por la Dirección para hacer uso de los servicios de Internet, estará sujeto a las siguientes disposiciones:

a) Al funcionario autorizado se le asignará una cuenta (Login y Username), de Internet, la cual es intransferible, siendo el único responsable por el mal uso que se le pueda dar.

b) Las conexiones vía FTP a los equipos de la Dirección, no están permitidas.

c) Todo usuario autorizado tiene derecho a un megabyte de espacio en el disco duro asignado para recibir correo electrónico. Si por alguna razón el tamaño del correo sobrepase el límite asignado, el sistema borrará automáticamente los correos correspondientes, sin responsabilidad para el Ministerio.

d) El uso de paquetes de trabajo tiene prioridad sobre los servicios de Internet.

e) La Comisión tendrá la potestad de dictar directrices en asuntos de uso de Internet y correo electrónico, no regulados por el presente reglamento.

Artículo 56.-Control de inventarios. El control de inventario de los equipos de computación es responsabilidad de la Sección de Control y Fiscalización de Activos. En caso de duda en la especificación de los equipos, se consultará a la Dirección la cual estará obligada a brindar toda la ayuda técnica que se requiera. El inventario del software será responsabilidad de la Dirección, la cual estará obligada a llevarlos en forma ordenada y actualizada.

Artículo 57.-Préstamos de hardware. De requerirse que se presten equipos privados al Ministerio, para que se realicen trabajos propios de las diferentes dependencias para lo cual sea necesario su permanencia dentro de sus instalaciones, el Departamento de Activos procederá a levantar un acta donde se especifique claramente las características del equipo, el nombre y calidades de quien hace el préstamo, las condiciones del mismo y la dependencia u oficina que lo empleará. Cuando el equipo deba de ser retirado de las instalaciones del Ministerio, de previo debe de ser revisado por funcionarios autorizados de la Dirección, Auditoría y el Jefe de la Dependencia respectiva, en presencia preferiblemente del dueño del equipo, todo con el fin de verificar que no contenga información sensible o confidencial. En el caso que el equipo contenga el tipo de información especificada, en el mismo acto deberá ser eliminada del equipo correspondiente. De todo lo anterior se consignará en el acta respectiva, la cual debe de ser firmada por todos los funcionarios presentes.

Artículo 58.-Normas de reparación de hardware. Para la reparación de equipo de cómputo, se tomará en cuenta lo siguiente:

a) La reparación de equipo de cómputo será solicitada a la Dirección, aún encontrándose en garantía.

b) Cuando el equipo se encuentra en garantía, la Dirección procederá a comunicarse con el proveedor del equipo, teniendo la responsabilidad de velar que el equipo sea reparado o cambiado.

c) Cuando el equipo no se encuentre en garantía, será reparado por la Dirección o enviado a un taller especializado, en cuyo caso iniciará el trámite para el envío. Toda solicitud de reparación será firmada por el encargado de la Dirección. El costo de la reparación se cargará al programa presupuestario respectivo.

d) Una vez reparado el equipo de cómputo, la Dirección deberá hacer la revisión respectiva y la reubicación posterior.

e) El usuario será el único responsable de que los equipos enviados a reparar, no lleven información sensible, confidencial o crítica que ponga en peligro sus funciones o las del Ministerio.

f) Debe existir un inventario detallado por partes de los equipos ingresados o en propiedad de Ministerio, que sirva de parámetro y control de los equipos que sean llevados a mantenimiento. Este listado debe actualizarse periódicamente y verificarse con un conteo físico al menos una vez al año.

g) El equipo sustituído en el proceso de mantenimiento debe tenerse inventariado, si es colocado en otro equipo debe quedar debidamente justificado y catalogado en el inventario. Si el mantenimiento es dado a una organización externa al Ministerio, según el contrato respectivo, el contratado debe entregar las partes sustituidas.

Artículo 59.-Desecho de hardware. Se realizarán los procedimientos de acuerdo a lo establecido en el artículo Nº 26 del Reglamento para Registro de Bienes de la Administración Pública Decreto Ejecutivo Nº 30720-H publicado en La Gaceta 188 del 1º de octubre de 2002.

CAPÍTULO VI

De las sanciones

Artículo 60.-Las faltas cometidas por los funcionarios comprendidos en este Reglamento se valorarán y sancionarán de la forma y manera establecida en los artículos 46, 47 y 49 del Reglamento Autónomo de Servicio del Ministerio de Gobernación y Policía Nº 31535-G publicado en La Gaceta Nº 242 del 16 de diciembre de 2003.

Artículo 61.-Rige a partir de su publicación.

Transitorio único: Las funciones y organización de La Dirección de Informática descritas en este reglamento será asumida por la Dirección de Informática del Ministerio de Seguridad Pública hasta tanto no se conforme y se nombre su director.

Dado en la Presidencia de la República.-San José, a los diecinueve días del mes de enero de dos mil seis.