Artículo 2º-Del trámite de traspaso de cuotas y devolución de montos cotizados a los regimenes de Hacienda y del Magisterio Nacional cuando no se encuentren afectos a la Ley Nº 7531. El presente trámite concierne a aquellos casos en los que el gestionante cotizó para cualquiera de los regímenes anteriormente citados y en forma posterior solicita que las cotizaciones le sean trasladadas al régimen que legalmente le corresponda.

Para el caso de las personas que cotizaron para el régimen del Magisterio Nacional les aplica siempre y cuando no se encuentren afectos a la Ley Nº 7531, por no ser funcionarios activos del Magisterio Nacional o por ser cotizaciones anteriores a la entrada en vigencia de dicha ley.

Artículo 3º-Requisitos a presentar en la solicitud de devolución de cuotas. El interesado deberá presentar a la Dirección Jurídica del Ministerio de Hacienda, lo siguiente:

a) Solicitud por escrito dirigida a la Directora Jurídica, con identificación del período, régimen para el cual cotizó e indicación del régimen al que solicita ser trasladado. Asimismo, debe señalar lugar para atender notificaciones.

b) Copia certificada o confrontada con su original de la cédula de identidad por ambos lados.

c) Constancia de cuenta cliente emitida por la entidad bancaria.

d) En los casos de instituciones autónomas y otras que no correspondan al Gobierno Central o en los casos de algunos Ministerios que pagan salarios por medio de programas especiales, y los mismos no consten en la Contabilidad Nacional; deberá el interesado, presentar certificación expedida por la Unidad o Departamento de Recursos Humanos correspondiente, o certificación expedida por el Archivo Nacional, en la que se consigne lo siguiente:

1. Nombre, apellidos y número de cédula.

2. Indicación del Régimen al cual cotizó.

3. Períodos en que se aplicaron las deducciones.

4. Salarios devengados en el período citado.

5. Montos aplicados por concepto de deducción al régimen.

6. Debe incluir tanto el último mes cotizado para el Régimen de Hacienda, así como el mes en el que ya se encuentra cotizando para Invalidez, Vejez y Muerte.

7. Deberán indicar mediante qué mecanismo (planillas, cheques, entero, transferencia electrónica, etc.) se realizaron los depósitos de las deducciones en el Fondo General del Gobierno.

8. En aquellos casos, en que se haya presentado una cotización simultánea, deberá consignarse con indicación de los períodos en que ésta se produjo.

9. Las certificaciones deberán firmarse por quien tenga la legitimación y competencia para hacerlo.

En el caso del Régimen de Hacienda, debe indicarse tanto en el oficio de solicitud como en la certificación que las cotizaciones del funcionario fueron aplicadas para el régimen de pensión de Hacienda y no para la Ley Marco de Pensiones. 

Asimismo, las certificaciones que integren el expediente administrativo, deberán ser originales.

e) En el caso de las personas que cotizan o cotizaron para el Magisterio Nacional, por haber laborado en una universidad estatal o una institución educativa privada, deberán cumplir junto con los requisitos ya mencionados en los incisos a), b) y c) de este artículo, con la presentación de una certificación emitida por la Junta de Pensiones y Jubilaciones del Magisterio Nacional, en adelante JUPEMA, con la siguiente información:

1) Nombre, apellidos y número de cédula.

2) Indicación del Régimen al cual cotizó.

3) Períodos en que se aplicaron las deducciones.

4) Salarios devengados en el período citado.

5) Montos aplicados por concepto de deducción al régimen.

6) Porcentajes de cotización al régimen.

7) Institución educativa donde prestó servicios.

8) Mecanismo (cheque, entero, transferencia electrónica, planilla, etc.) mediante el cual se realizaron los depósitos de las deducciones en el fondo General de Gobierno.

9) Indicar que los montos certificados no están incluyendo el porcentaje del 5 por mil de gastos administrativos de la JUPEMA.

f) En los casos de las cotizaciones de períodos anteriores al año 1966, deberá aportarse la certificación extendida por el Archivo Nacional. 

Tal y como se estableció en el artículo 1º del presente Reglamento, este procedimiento se aplicará también en aquellos casos, en los que la gestión se interponga por el Departamento de Recursos Humanos del respectivo Ministerio o Institución, de ahí que deba señalarse que en ese supuesto, deberán aportarse los requisitos que se consignan en los incisos d), e) y f) de este artículo, así como los que de seguido se detallan:

i. Solicitud formal del traspaso y la devolución de las cuotas aportadas por error, del régimen de pensión de Hacienda, al régimen de I.V.M., en la que se indique el nombre completo del funcionario afectado, número de cédula, número de cuenta cliente y los períodos a trasladar.

ii. Copia del oficio debidamente notificado al interesado, en el que se le comunique el inicio de las gestiones ante este Ministerio.

iii. Por tratarse de una inclusión por error, en aplicación de lo ordenado por el Reglamento sobre el Visado de Gastos con cargo al Presupuesto Nacional, así como en el "Instructivo sobre aspectos mínimos a considerar en el análisis de los documentos de ejecución presupuestaria en el proceso de visado", deberá precisarse si se ha iniciado el procedimiento para establecer las eventuales responsabilidades.

Artículo 4º-Sobre la cotización simultánea. En los casos de las personas que en su escrito de solicitud indican que cotizaron simultáneamente para régimen de I.V.M. de la Caja y para el régimen especial; deberán aportar como requisito indispensable para la tramitación de su gestión, Certificación Original expedida por el Departamento de Cuenta Individual de la Caja, en la que se contemplen los períodos indicados.

Artículo 5º-Sobre los pensionados por I.V.M. En los casos de pensionados por el régimen de I.V.M. que solicitan traspaso y devolución de cuotas, deberán aportar oficio emitido por la Gerencia de Pensiones de la Caja Costarricense de Seguro Social donde se indique que el período cotizado por el interesado para el régimen especial no le fue tomado en cuenta para ningún efecto propio de dicho régimen.

Artículo 6º-Sobre las certificaciones del Archivo Nacional. En aquellos casos en que se requieran las certificaciones emitidas por el Archivo Nacional, en donde no consta ni el porcentaje, ni el Régimen para el cual se realizó la cotización, la Dirección Jurídica a través de la Coordinación de Reclamos y Pagos, le indicará a la Contabilidad Nacional, el porcentaje y el régimen que servirá de base para la realización del estudio, toda vez que la acreditación al régimen se generó por disposición legal vigente en su oportunidad (Ley Nº 2248 del 5 de setiembre de 1958, en el caso del Magisterio Nacional y Ley 148 para el Régimen de Pensión de Hacienda adicionada por la Ley Nº 7013). Asimismo le solicitará realizar el cálculo con fundamento en los salarios y/o el monto cotizado. 

Quedan excluidas del presente trámite aquellas cotizaciones que se refieran al 1% de la Ley Nº 115 del 25 de agosto de 1925 ya derogada.

CAPÍTULO II

Sobre el procedimiento

Artículo 7º-Dependencias del Ministerio de Hacienda que realizan el procedimiento interno para el traspaso y devolución de cuotas de los regímenes de Hacienda o del Magisterio Nacional. Las dependencias del Ministerio de Hacienda, a saber la Dirección Jurídica, la Contabilidad Nacional, la Tesorería Nacional, y la Unidad Técnica de Recursos Financieros, serán responsables del control, y verificación de la etapa del procedimiento que le corresponde, dentro del ámbito de su competencia.

Artículo 8º-Procedimiento interno en el Ministerio de Hacienda. El procedimiento interno para el trámite de traspaso y devolución de cuotas de los Regímenes de Hacienda o del Magisterio Nacional al Régimen de I. V. M. que administra la Caja Costarricense del Seguro Social, es el siguiente:

1) La solicitud de devolución de cuotas deberá presentarla el interesado con la documentación correspondiente a los requisitos establecidos en los artículos 3º, 4º, 5º y 6º del presente decreto en la Dirección Jurídica del Ministerio de Hacienda, según la naturaleza de su gestión.  Dependencia que en los siguientes quince días naturales posteriores al recibo de dicha documentación, a través de la Coordinación de Reclamos y Pagos, verificará que el expediente se encuentre completo según los requisitos establecidos supra. Dentro de este mismo plazo, le solicitará a la Tesorería Nacional y a la Contabilidad Nacional se consulte en el Sistema Integrado de Pagos, a efecto de verificar que no haya sido tramitado anteriormente traslado de cuotas, a nombre del interesado y así consignarlo en el expediente administrativo levantado al efecto.

2) En caso de solicitudes incompletas, la Coordinación de Reclamos y Pagos de la Dirección Jurídica, procederá a prevenir a la institución remitente o al gestionante, para que se complete en su totalidad los requisitos que faltan.

3) En los supuestos en los que se confirme que el expediente está completo y que no se hayan tramitado anteriormente traslado de cuotas a nombre del gestionante, la Coordinación de Reclamos y Pagos de la Dirección Jurídica del Ministerio de Hacienda deberá remitir mediante oficio, el expediente respectivo a la Contabilidad Nacional, a efecto de que esta dependencia certifique los salarios devengados, el período y porcentaje cotizado, régimen al cual cotizó, el monto a traspasar a la Caja y el monto a reintegrar al gestionante. 

Asimismo dicha certificación deberá contener tanto el último mes cotizado en el caso del Régimen de Hacienda, como el mes en que ya se encuentra cotizando para I.V.M.

4) En los casos en que la Contabilidad Nacional no cuente con toda la información para poder emitir la certificación que corresponda, ésta deberá remitir el expediente correspondiente a la Tesorería Nacional, a efectos de que ésta última, emita la certificación conteniendo la información detallada en el inciso anterior, de conformidad con su base de datos.

5) En aquellos casos, en que se haya presentado una cotización simultánea, la Coordinación de Reclamos y Pagos de la Dirección Jurídica, solicitará una certificación a la Caja, en donde conste los períodos de cotización en que ésta se produjo al régimen de I.V.M.

6) En los asuntos de las Instituciones Autónomas, o de los programas especiales de los Ministerios, la citada Coordinación deberá, especificar en el oficio dirigido a la Contabilidad Nacional, con cual de las certificaciones que constan en el expediente, deben realizar dichos cálculos. Para las personas que han cotizado a favor del Régimen del Magisterio Nacional, los cálculos deben realizarse con base en la certificación expedida por la Junta de Pensiones y Jubilaciones del Magisterio Nacional o en su defecto en aquélla refrendada por ésta.

7) La Contabilidad Nacional y/o la Tesorería Nacional tendrán el plazo de quince días naturales, para la realización de los cálculos correspondientes con base en el oficio señalado por la Coordinación de Reclamos y Pagos, así como para su posterior remisión a la Dirección Jurídica.

8) En los casos en los que la Contabilidad Nacional verifique que la persona cotizó simultáneamente para los regímenes de pensiones de Hacienda y del I.V.M. deberá indicar el monto que corresponde en su totalidad al interesado. Asimismo, si la devolución y traspaso incluyen períodos anteriores y vigentes, deberá indicar en el mismo, el monto a pagar y traspasar con cargo al Fondo General y aquellos que se originan en períodos presupuestarios anteriores.

9) En los casos de traspasos y devolución de cuotas del Régimen del Magisterio Nacional, una vez realizados los cálculos por la Contabilidad Nacional, ésta deberá remitir el expediente original a la Junta de Pensiones y Jubilaciones del Magisterio Nacional, a efecto de que la misma le otorgue un refrendo a los mismos.  Recibido el expediente, con los respectivos cálculos, la Coordinación de Reclamos y Pagos de la Dirección Jurídica, procederá a elaborar el proyecto de resolución para la firma del Poder Ejecutivo, labor que conlleva el respectivo análisis jurídico y que deberá realizarse dentro de un plazo de un mes calendario.

10) Firmada la resolución, la Dirección Jurídica del Ministerio de Hacienda procederá a realizar la notificación y las comunicaciones correspondientes mediante copias certificadas de la misma:

a. Al interesado, quien tendrá el plazo de ley para interponer los respectivos recursos.

b. A la Tesorería Nacional, en aquellos casos en que la resolución contemple período presupuestario vigente y ordene el pago por el Fondo General.

c. A la Caja Costarricense de Seguro Social, mediante oficio dirigido al Departamento de Cuenta Individual de la citada Institución.

d. A la Dirección General de Presupuesto Nacional, en los asuntos del Magisterio Nacional.

e. A la Contabilidad Nacional, a los efectos de que la misma pueda registrar y archivar ese movimiento.

f. En aquellos procedimientos excepcionales, en los que el trámite se inició mediante gestión del Departamento de Recursos Humanos respectivo, firmada la resolución, se notificará al citado Departamento, correspondiendo a éste, informar al servidor sobre el resultado de la gestión.

12) En caso de que exista disconformidad por parte del interesado en cuanto a lo resuelto, éste podrá presentar los recursos de ley correspondientes ante la Dirección Jurídica del Ministerio de Hacienda.

Artículo 9º-Procedimiento y devolución de cuotas del régimen de reparto al fondo de capitalización del Magisterio Nacional de funcionarios incluidos por error. Es el trámite aplicable en aquellos casos de funcionarios que al amparo de lo estipulado en la Ley Nº 7531 y sus respectivas reformas, quedaron cubiertos por el Régimen de Capitalización; sin embargo por un error administrativo de la Dirección de Personal del Ministerio de Educación Pública, fueron ubicados en el Régimen de Reparto y no en el Fondo de Capitalización.

En estos casos el procedimiento a seguir será el siguiente:

a) El servidor cuyas cuotas por error se hubieren ubicado en el Régimen de Reparto, deberá solicitar a la Dirección de Personal del Ministerio de Educación Pública, el traspaso y devolución correspondiente al Fondo de Capitalización; y la exclusión del Régimen de Reparto y el traslado inmediato al Régimen de Capitalización. A su solicitud debe adjuntar, copia de la cédula de identidad por ambos lados, lugar para oír notificaciones y constancia de cuenta cliente de alguna entidad bancaria, donde se le deposite las sumas que le correspondan.

b) La Dirección de Personal del Ministerio de Educación Pública, deberá excluir al funcionario del Régimen de Reparto y trasladarlo al Fondo de Capitalización del Magisterio Nacional. Seguidamente, deberá emitir una certificación donde se indiquen los períodos, salarios devengados, montos cotizados, porcentaje de cotización realizado al régimen de reparto y el porcentaje al régimen de capitalización que hubiera tenido que cotizar de no haberse dado el error y el monto total de esas cotizaciones, en la que se determinará el monto a trasladar a la JUPEMA por concepto de cuota obrera y la diferencia a favor del servidor. Dicha certificación deberá adjuntarse al expediente que se ha levantado para el trámite en cuestión.

c) La Dirección de Personal del Ministerio de Educación Pública, remitirá el expediente original a la Tesorería Nacional a efecto de que ésta confeccione el cuadro de rendimientos que corresponda, para el Fondo de Pensiones y Jubilaciones del Magisterio Nacional.

d) Posteriormente, la Tesorería Nacional trasladará el expediente, mediante oficio a la Dirección Jurídica del Ministerio de Hacienda, para que se confeccione el proyecto de resolución administrativa que ha de firmar el Poder Ejecutivo.

e) A partir de esta etapa del procedimiento, el trámite a seguir es el mismo que se estableció en el artículo anterior, con la salvedad de los pasos que se describen en los dos siguientes apartes:

a. La coordinación de reclamos y pagos confeccionará proyecto de oficio para la firma del señor Ministro de Hacienda, dirigido a su homólogo del Ministerio de Educación, a los efectos de que se determinen las eventuales responsabilidades en las inclusiones por error, lo anterior en acatamiento del Reglamento sobre el Visado de Gastos con cargo al Presupuesto Nacional y el Instructivo sobre aspectos a considerar en el análisis de los documentos de ejecución presupuestaria en el proceso de Visado. Circunstancia que se hará constar en la resolución respectiva.

b. Firmada la resolución, la Dirección Jurídica del Ministerio de Hacienda procederá a realizar la notificación y las comunicaciones correspondientes mediante copias certificadas de la misma:

i. Al interesado, quien tendrá el plazo de ley para interponer los respectivos recursos.

ii. A la Tesorería Nacional, en aquellos casos en que la resolución contemple período presupuestario vigente y ordene el pago por el Fondo General.

iii. A la Dirección General de Presupuesto Nacional.

iv. A la Contabilidad Nacional, a los efectos de que la misma pueda registrar y archivar ese movimiento.

v. Asimismo, la resolución de traspaso y devolución de cuotas deberá ser comunicada a:

1. La Dirección de Personal del MEP, dependencia que deberá comunicarle a la División de Concesión de Derechos del MEP.

2. A la JUPEMA, a efecto de que la misma pueda registrar, cobrar y archivar ese movimiento.

c. En caso de que exista disconformidad en cuanto a lo resuelto por parte de la Dirección de Personal del Ministerio de Educación Pública, ésta podrá presentar los recursos de ley correspondientes ante la Dirección Jurídica del Ministerio de Hacienda.

CAPÍTULO III

Traspaso y devolución de cuotas del Poder Judicial

Artículo 10.-Régimen del Poder Judicial. Requisitos. El jerarca del Fondo de Pensión y Jubilación del Poder Judicial, tramitará las solicitudes de traslado de cuotas obreras de los funcionarios del Poder Judicial que hubiesen cotizado para el régimen de pensiones de Hacienda y del Magisterio Nacional ante la Dirección Jurídica del Ministerio de Hacienda.

En el supuesto de que se trate de un traslado de cuotas del Régimen de Comunicaciones, el jerarca del Fondo de Pensión y Jubilación del Poder Judicial, también lo tramitará ante la Dirección Jurídica del Ministerio de Hacienda, si dichas cotizaciones se realizaron en forma posterior a la vigencia de la Ley Nº 7768 del 24 de abril de 1998, publicada en el Alcance Nº 20 del Diario La Gaceta Nº 103 del 29 de mayo 1998. En el caso de que las cotizaciones se hubieren realizado con anterioridad a la vigencia de dicha ley, el Fondo deberá gestionarlo ante el Departamento Legal del Ministerio de Seguridad Pública.

Artículo 11.-Procedimiento. El procedimiento que se llevará a cabo en el Ministerio de Hacienda para el trámite de traspaso de cuotas al Fondo de Pensión y Jubilación del Poder Judicial, será el siguiente:

a) El responsable por parte del Fondo de Pensión y Jubilación del Poder Judicial, deberá presentar solicitud por escrito a la Dirección Jurídica del Ministerio de Hacienda, con identificación del nombre, número de cédula del cotizante, si éste cotizó o no con cargo al Presupuesto Nacional y el Acuerdo del Consejo Superior. A esta solicitud deberá ser adjuntado en los casos en que el servidor no hubiese cotizado con cargo al Presupuesto Nacional, una certificación emitida por el Fondo de Pensión y Jubilación del Poder Judicial, que indique la totalidad de la cotización obrera a trasladar.

b) En los supuestos en los que la cotización se realizó con cargo al régimen del Magisterio Nacional, el responsable por parte del Fondo de Pensión y Jubilación del Poder Judicial, deberá aportar junto con la solicitud a la Dirección Jurídica del Ministerio de Hacienda, la certificación que deberá ser emitida por la Junta de Pensiones y Jubilaciones del Magisterio Nacional.

c) En los casos en los que la cotización se realizó con cargo al Presupuesto Nacional, deberá la Coordinación de Reclamos y Pagos de la Dirección Jurídica, remitir dentro de los quince días siguientes mediante oficio, el expediente respectivo a la Contabilidad Nacional, a efectos de que en el plazo de quince días, esta dependencia certifique la totalidad de las cuotas obreras realizadas por el cotizante.

d) Una vez emitida la certificación, la Contabilidad Nacional deberá remitir el expediente a la Coordinación de Reclamos y Pagos de la Dirección Jurídica, donde se elaborará el proyecto de resolución para la firma del Poder Ejecutivo, labor que conlleva el respectivo análisis jurídico y que deberá realizarse dentro de un plazo de un mes calendario.

e) Firmada la resolución, la Dirección Jurídica del Ministerio de Hacienda procederá a realizar la notificación y las comunicaciones correspondientes mediante copias certificadas de la misma:

i. Al Fondo de de Pensión y Jubilación del Poder Judicial.

ii. A la Tesorería Nacional, en aquellos casos en que la resolución contemple período presupuestario vigente y ordene el pago por el Fondo General.

iii. A la Dirección General de Presupuesto Nacional, y a la Junta de Pensiones y Jubilaciones del Magisterio Nacional en los asuntos del Magisterio Nacional.

iv. A la Contabilidad Nacional, a los efectos de que la misma pueda registrar y archivar ese movimiento.

f) Notificada la resolución la copia certificada de la misma deberá ser presentada por el Fondo al Fondo de Pensión y Jubilación del Poder Judicial, ante la Unidad Técnica de Recursos Financieros de este Ministerio para que se continúe con los trámites de pago correspondientes.

g) En caso de que exista disconformidad por parte del Fondo de Pensión y Jubilación del Poder Judicial, en cuanto a lo resuelto, éste podrá presentar los recursos de ley correspondientes ante la Dirección Jurídica del Ministerio de Hacienda.

Artículo 12.-Rige. Rige a partir de su publicación. 

Transitorio I.-Para los casos de Traspaso de cuotas del Poder Judicial, que se hayan presentado en la Tesorería Nacional con anterioridad a la entrada en vigencia del presente decreto, que carezcan de documentos idóneos, la Tesorería Nacional remitirá el listado de ellos al Fondo del Poder Judicial para que presenten los documentos requeridos para acceder al trámite.

Transitorio II.-Para los casos de traspaso de de cuotas de los regímenes de Hacienda, y Magisterio Nacional que se hayan presentado en la Tesorería Nacional con anterioridad a la entrada en vigencia del presente decreto, la Dirección Jurídica del Ministerio de Hacienda, valorará y tramitará los documentos idóneos para la resolución del asunto. 

Dado en la Presidencia de la República.-San José, a los ocho días del mes de noviembre del dos mil cinco.