Artículo 2º-Contenido Presupuestario. Las ayudas para subvencionar a Centros de Educación Pública, de beneficencia y servicio social establecidos en el cantón de Escazú, se incorporarán las partidas respectivas en los documentos presupuestarios, siguiendo los lineamientos establecidos por la Contraloría General de la República.

Artículo 3º-La subvención que sea aprobada para Centros Educativos, de beneficencia o de servicio social, consistirá en la entrega de cualquier bien, obras o servicio de contenido patrimonial y susceptible de ser estimado, o en su defecto, de dinero en efectivo con las excepciones que expresamente establece el artículo 62 del Código Municipal, relativo a la donación de bienes inmuebles. La administración adecuada de estos bienes, obras, servicios o dinero en efectivo, según corresponda, será responsabilidad de los directores del centro beneficiado, solidariamente con la Junta de Educación o Administrativa, el representante legal, o la Junta Directiva, según corresponda.

Artículo 4º-De los requisitos para tener acceso a las subvenciones:

a) Las solicitudes de subvenciones deberán ser presentadas al Concejo Municipal por las Instituciones u organizaciones interesadas en recibirlas. Solicitudes que deberán presentarse en papel carta, mediante nota en la cual explicarán en forma clara y precisa el objeto y los fines para los que requieren la ayuda.

b) Las solicitantes deberán acreditar su personería jurídica mediante documento idóneo, sea proveniente del Ministerio de Educación, del Registro Público o de un Notario Público, y aportarán copia de la cédula jurídica, debidamente certificada, la cual deberá estar vigente.

c) Adjuntarán al documento de solicitud, lo siguiente:

i. Justificación del proyecto.

ii. Descripción del bien, obra o servicio solicitado o en su defecto descripción de la obra que planean realizar con la ayuda económica que requieren.

iii. Los objetivos y fines que se desean lograr con la misma.

iv. En el caso de las ayudas de dinero en efectivo deberán adjuntar un desglose de los bienes y servicios que se adquirirán y su valor.

Además un cronograma tentativo en el que se indique el tiempo estimado en que se ejecutará el bien, servicio u obra.

v. Se adjuntarán al documento dos facturas proforma o cotizaciones por materiales y/o servicios que se requieran para ejecutar la obra.

vi. El cronograma se solicitará solamente cuando la ayuda sea dinero en efectivo para la realización obras de mutuo propio.

Si se trata de centros de educación, este proyecto deberá venir avalado por la Junta de Educación o Administrativa de la Institución solicitante.

Artículo 5º-Las solicitudes serán dirigidas al Concejo Municipal. Las mismas podrán llegar al Órgano Colegido a través de los Concejos de Distrito, Comisión de Obras, las comunidades y la administración.

El Concejo Municipal trasladará a la Administración, la solicitud para su estudio y valoración del bien, servicio u obra según el área que corresponda. El estudio que se genera será remitido al Concejo Municipal y al Concejo de Distrito. El Concejo Municipal será el órgano que en definitiva apruebe o desapruebe la subvención solicitado, con fundamento en los dictámenes e informes que le sean remitidos por la Administración.

Artículo 6º-En caso de ayudas en dinero en efectivo, en un plazo no mayor de quince días hábiles, contados a partir del momento de conclusión de la obra, la institución beneficiada deberá presentar a la Dirección Administrativa de la Municipalidad la liquidación de la ayuda obtenida, a la cual se adjuntarán los comprobantes de las compras o pagos por servicios realizados, todos amparados a documentos fehacientes, de conformidad con lo establecido por la Dirección General de Tributación Directa del Ministerio de Hacienda.

En el caso de los centros de educación, este documento deberá venir avalado por el Presidente y el Tesorero de la Junta de Educación o Administrativa respectiva.

En caso de ayudas mediante la entrega de bienes, obras o servicios, la Administración Municipal se reservará el ejercicio de las labores de vigilancia de que se dispongan a través de la suscripción del correspondiente convenio de cooperación.

En todo caso, la Dirección Financiera Administrativa de la Municipalidad en coordinación con la Auditoría Municipal deben diseñar y establecer mecanismos necesarios para darle seguimiento a la utilización de las subvenciones de forma que pueda comprobarse que los recursos, obras, bienes o servicios que se asignan se utilicen para los fines solicitados.

Artículo 7º-Una vez satisfecho el procedimiento dispuesto en los artículos 4 y 5 del presente reglamento, se remitirán el borrador del convenio con el expediente respectivo para que sea de conocimiento, análisis y aprobación del Concejo Municipal para que se tome en firme el acuerdo respectivo por parte del Órgano Colegiado, la Administración Municipal, en la persona del señor Alcalde en asocio con el representante legal del centro educativo, de beneficencia o servicio social, suscribirán el correspondiente convenio de cooperación, el cual detallará las obligaciones y derechos de cada una de las partes suscribientes. Para tales fines, deberán las dependencias administrativas municipales relacionadas con el proyecto, integrar el expediente administrativo respectivo, el cual contendrá al menos los requisitos enunciados en el artículo 4 del presente cuerpo normativo, además de original del acuerdo del Concejo Municipal que apruebe la subvención respectiva, así como el que autorice, en caso de requerirse, al señor Alcalde para firmar el documento relacionado.

Siempre que a la luz del Reglamento sobre el refrendo de las contrataciones de la administración pública se requiere el visto bueno interno o el refrendo de la Contraloría General de la República, una vez suscrito el documento respectivo, deberá trasladarse el expediente administrativo debidamente integrado al Departamento de Asuntos Jurídicos a fin de que se le confiera el refrendo interno correspondiente, el cual se otorgará, de corresponder, en el plazo común de diez días hábiles. Además, de ser necesario el otorgamiento del refrendo de la Contraloría General de la República, la Administración, en la persona del señor Alcalde, remitirá el expediente administrativo al Ente Contralor.

Artículo 8º-En caso de subvenciones en dinero en efectivo, si durante la ejecución del convenio se advirtiera que las mismas no han sido utilizadas para los fines requeridos, o no lo fueron en los rubros definidos en el proyecto aprobado por el Concejo Municipal, la Municipalidad podrá en el primer caso suspender o retirar la ayuda y en el segundo exigirle al beneficiario la devolución del monto en efectivo que se le otorgó. Si fuese del caso, la Municipalidad podrá acceder a las vías judiciales correspondientes para recuperar lo otorgado, cobrando adicionalmente los daños y perjuicios causados. Ello sin perjuicio de las demás potestades estipuladas en el convenio respectivo. Lo mismo será aplicable, en lo que corresponda a las subvenciones relativas a bienes, obras o servicios.

Artículo 9º-Para acreditar en sede administrativa el incumplimiento de las condiciones dispuestas en el convenio correspondiente por parte del centro educativo, de beneficencia o servicio social, se instaurará el procedimiento a que se refiere el artículo 308 y siguientes de la Ley General de la Administración Pública, competencia que será propia de la Administración.

Artículo 10.-Derogaciones. Este Reglamento deroga todas las disposiciones municipales anteriores sobre la materia aquí Reglamentada y específicamente el reglamento publicado en el Diario Oficial La Gaceta número treinta y uno del lunes quince de febrero de mil novecientos noventa y nueve.

Artículo 11.-Vigencia. Este Reglamento rige a partir de su publicación.

Escazú, 29 de noviembre del 2005.