Artículo 2º-El Defensor de los Habitantes tendrá a su cargo la adjudicación de las becas u otras facilidades de capacitación que otorguen las entidades aludidas en el artículo anterior, y deberá mantener informado al Departamento de Recursos Humanos y a la Comisión de Becas de las ofertas que reciba y de cualesquiera gestiones que realicen ante dichas entidades para obtenerlas. La designación de beneficiarios deberá efectuarse tomando en consideración las necesidades de la institución y previo concurso de oposición en el que se evaluarán los méritos de los participantes, evidenciados por su formación académica, experiencia de trabajo, calificación de servicios y demás factores que el jerarca estime pertinentes para cada concurso, tomando en consideración las recomendaciones que en ese sentido emita la Comisión de Becas.

Artículo 3º-De los objetivos. Mediante la aplicación del presente Reglamento se pretende alcanzar los siguientes objetivos:

a. Aprovechar las becas u otras facilidades de capacitación que otorguen gobiernos, instituciones u organismos nacionales e internacionales de reconocida solvencia moral y económica para la capacitación y desarrollo de los servidores de la Defensoría de los Habitantes.

b. Garantizar la objetividad y transparencia en la selección y designación de los beneficiarios que eventualmente disfruten de las distintas becas o facilidades de capacitación a que tenga acceso la institución.

c. Incentivar el mejoramiento de las condiciones laborales del personal y su identificación con los objetivos de la Defensoría de los Habitantes de la República.

d. Ofrecer a los servidores oportunidades de capacitación con el fin de que la Defensoría de los Habitantes cuente con personal altamente calificado de forma tal que repercuta positivamente en las actividades encomendadas a la institución.

Artículo 4º-De las definiciones. Para efectos del presente Reglamento, se entiende por:

a. Capacitación: las acciones tendientes al estudio contínuo y sistemático de aquellos conocimientos, destrezas y aptitudes que contribuyan de forma directa e inmediata al mejoramiento en el desempeño laboral del recurso humano, en beneficio propio y el de la Institución.

b. Facilidades: los beneficios que otorguen: la Defensoría de los Habitantes, los gobiernos, instituciones u organismos nacionales e internacionales, y que contribuyan al desarrollo del recurso humano de la institución; los cuales pueden consistir en ayudas económicas, ayudas materiales, tiempo laboral, apoyo oficial, y cualquier otro de naturaleza similar.

c. Desarrollo: adquisición de conocimientos, destrezas y aptitudes que faculten al personal para que eventualmente puedan ocupar cargos de mayor complejidad y responsabilidad dentro de la institución.

d. Beneficiario: el servidor de la institución que haya sido designado o seleccionado para que disfrute de una beca o facilidad de capacitación.

e. Comisión de Becas: la Comisión de Becas y otras Facilidades de Capacitación.

f. Servidor regular: toda persona física que preste a la Defensoría de los Habitantes de la República sus servicios materiales, intelectuales o de ambos géneros, en forma subordinada y a cambio de una retribución o salario a nombre y por cuenta del Estado, en virtud del nombramiento efectuado mediante los trámites exigidos por el Estatuto Autónomo de Servicio y por la Ley de la Defensoría de los Habitantes.

g. Tipos de beneficios: la Defensoría de los Habitantes podrá otorgar los siguientes beneficios para que sus servidores realicen estudios que complementen y mejoren su capacitación y especialización:

1. Licencia sin goce de sueldo durante el período de estudios.

2. Licencia con goce total o parcial de sueldo.

3. Gastos de viaje y/o de transporte.

4. Pago de matrícula o inscripción.

5. Apoyo para la obtención de Pasaporte de Servicio; o en su defecto, el pago de los impuestos y tasas de salida.

6. Ayuda adicional para otros gastos.

7. Una suma de dinero para compra de material bibliográfico.

8. Apoyo Oficial ante el Ministerio de Relaciones Exteriores para concursar en becas al exterior.

Artículo 5º-Las becas u otras facilidades de capacitación que de conformidad con el artículo primero de este Reglamento sean ofrecidas, deberán enviarse al Departamento de Recursos Humanos para que éste, previo estudio, las remita a la Comisión de Becas cuando proceda.

Artículo 6º-Corresponderá al Departamento de Recursos Humanos, mediante estudio técnico, determinar si una ayuda reúne las características necesarias para que se le considere una beca o facilidad de capacitación.

Artículo 7º-La adjudicación de cada beca o facilidad de capacitación se hará mediante contrato que suscribirán el jerarca de la institución y el beneficiario; para lo cual, el Departamento de Recursos Humanos llevará un registro de los contratos y súper vigilará el fiel cumplimiento de los mismos.

Artículo 8º-La actividad de capacitación no podrá ser por más de un año. Sin embargo, el jerarca de la institución podrá autorizar estudios de Posgrado que excedan de ese plazo o conceder prórrogas en igual sentido cuando el plan correspondiente de la Universidad o Centro de Estudios lo requiera. Esta excepción deberá quedar así establecida en el respectivo contrato que se suscriba.

Artículo 9º-La institución le garantiza al beneficiario la continuidad de su contrato de trabajo y eventualmente le concederá licencia cuando corresponda, por el tiempo que dure la beca o facilidad, con goce de sueldo total o parcial o sin goce de sueldo, a juicio del jerarca.

Artículo 10.-El beneficiario deberá obligarse a seguir prestando sus servicios a la Defensoría de los Habitantes una vez terminada su capacitación, de la siguiente manera:

a. Si su licencia para capacitación fue sin goce de sueldo, los prestará durante un tiempo igual al de la licencia otorgada para el disfrute de la beca.

b. Si su licencia fue con goce de sueldo completo, los prestará durante un tiempo tres veces mayor al de la licencia otorgada; y

c. Si su licencia fue con goce parcial de sueldo, los prestará durante un tiempo proporcional a la porción de sueldo recibido, en relación con el tiempo que hubiese tenido que prestar si la licencia hubiese sido con goce completo.

Artículo 11.-El beneficiario deberá prestar los servicios aludidos en el artículo anterior, en la Defensoría de los Habitantes; salvo convenio de las partes para que los preste en otra dependencia del Estado, la cual asumirá por entero las obligaciones y responsabilidades contraídas con la Defensoría, sin que por el traslado del servidor cesen las obligaciones contractuales asumidas por éste.

Artículo 12.-El funcionario beneficiado con una beca o facilidad de capacitación, será incorporado por el Departamento de Recursos Humanos en un registro de instructores y estará obligado a impartir los conocimientos por él adquiridos, mediante el trabajo práctico y la enseñanza teórica a otros funcionarios públicos, según lo requiera la Defensoría de los Habitantes.

Artículo 13.-Los servidores que hayan disfrutado de becas u otras facilidades de capacitación, de acuerdo con la Ley Nº 3009 del 18 de julio de 1962, durante nueve o más meses, por períodos consecutivos o intermitentes, no podrán obtener nuevas licencias con goce de sueldo para estudios, por un término de cinco años, salvo casos muy calificados que, a juicio del jerarca de la institución y de la Comisión de Becas, justifiquen la concesión de nuevas facilidades antes de que halla transcurrido dicho período.

Para otorgar una beca o facilidad en la situación anteriormente descrita, se requerirá de un estudio técnico y una recomendación favorable por parte del Departamento de Recursos Humanos.

Artículo 14.-Las gestiones personales que realice un funcionario para asistir a cursos tendientes a la obtención de grados o pregrados en instituciones educativas dentro o fuera del país, no serán consideradas como actividades de capacitación. Cuando se trate del aprovechamiento de becas o facilidades para la obtención de especialidades, maestrías o doctorados, las licencias, así como sus prórrogas, podrán otorgarse a través del respectivo contrato, sin goce de sueldo o con goce total o parcial del mismo, a juicio del jerarca y con el respectivo criterio del Departamento de Recursos Humanos y la Comisión de Becas.

CAPÍTULO II

De la Comisión de Becas y otras facilidades de capacitación

Artículo 15.-La Defensoría de los Habitantes aplicará el presente Reglamento en estrecha coordinación con el Departamento de Recursos Humanos y la Comisión de Becas, a la cual le corresponderá realizar las gestiones de apoyo pertinentes que faciliten la selección o designación de los funcionarios de la institución en actividades de capacitación que se efectúen en el país o en el extranjero.

A esta Comisión le corresponderá recomendar, previo concurso de antecedentes, la selección o designación del personal para participar en cursos de capacitación en el ámbito nacional e internacional, así como recomendar la concesión de becas, licencias y otros beneficios para estudio que señale este Reglamento.

Articulo 16.-La Comisión de Becas deberá de actuar con base en las disposiciones que se dictan en el presente Reglamento y de conformidad con los procedimientos que para ese efecto se establezcan. Además, velará por la correcta aplicación de las disposiciones técnicas y jurídicas contenidas en el presente cuerpo de normas.

Artículo 17.-Para la mejor atención de sus responsabilidades y asegurar el óptimo desempeño de sus funciones, la Comisión de Becas se organizará internamente y distribuirá funciones de la forma más conveniente en concordancia con las demandas de trabajo. Dicha Comisión estará conformada de la siguiente manera:

a. Un representante del Departamento de Recursos Humanos.

b. Un representante del Despacho.

c. Un representante de los funcionarios de la institución.

La permanencia de los distintos funcionarios en estas representaciones será por un plazo máximo de un año, quedando a juicio de quienes designaron esa función, la extensión o prórroga de los mismos por otro plazo igual al inicial.

Artículo 18.-Para garantizar el quórum, cada miembro de la Comisión de Becas tendrá un suplente quien le reemplazará en sus ausencias. El quórum para que pueda sesionar válidamente será el de la totalidad de sus miembros.

Artículo 19.-El representante de los funcionarios ejercerá su cargo por un período de un año con posibilidad de reelección, elegibles durante la primera sesión de enero del año correspondiente a la elección.

Artículo 20.-Esta Comisión deberá de contar con al menos un cargo de Presidente(a) y otro de Secretario(a). A este último le corresponde preparar y realizar la convocatoria, tramitar los acuerdos tomados por la Comisión y llevar el Libro de Actas. La organización interna de la Comisión deberá quedar definida en la primera sesión de trabajo y los nombramientos a dichos cargos serán designados con votación de mayoría simple.

Artículo 21.-Las sesiones serán privadas, no obstante la Comisión de Becas podrá solicitar la comparecencia de algún funcionario cuando lo estime conveniente. Igualmente, podrá conceder audiencia al funcionario que así lo solicite.

Artículo 22.-Los acuerdos de la Comisión de Becas serán tomados por mayoría simple de los miembros asistentes.

Artículo 23.-La Comisión de Becas deberá de sesionar ordinariamente una vez al mes, y de manera extraordinaria cada vez que las circunstancias así lo demanden. Deberá de levantar un acta en cada sesión, la cual deberá contener la nómina de personas asistentes, las circunstancias de lugar y tiempo en que se celebró la sesión, los puntos de deliberación así como el contenido de los acuerdos.

Las actas deberán ser firmadas por los tres miembros de la Comisión, aunque los acuerdos no hayan sido aprobados por unanimidad. Los miembros de la Comisión de Becas deberán hacer constar en el acta cuando su voto fuere contrario al acuerdo adoptado y los motivos que lo justifiquen, quedando en tal caso exento de la responsabilidad que pudiere derivarse de los acuerdos adoptados.

CAPÍTULO III

De la selección de los beneficiarios de becas u otras facilidades de capacitación

Artículo 24.-Dentro de los requisitos para participar en los concursos de oposición se encuentran:

a. Ser servidor regular de la Defensoría de los Habitantes.

b. Cumplir con los requisitos estipulados en la beca o facilidad.

c. Ejercer o tener bajo su responsabilidad funciones relacionadas directamente con la beca o actividad de capacitación.

d. Haber obtenido una evaluación de servicios igual o superior a muy bueno, durante el periodo vigente a la solicitud de la beca.

e. Haber cumplido con todas las obligaciones derivadas de cualquier facilidad o actividad de capacitación anterior.

f. No estar dentro de la limitación establecida en el artículo 13°- del presente Reglamento.

g. Contar con la aprobación del jefe inmediato, el cual en caso de oposición a la participación del servidor, deberá motivar por escrito su negativa en un plazo de tres días hábiles, contados a partir de la entrega de la solicitud escrita por parte del interesado. Pasado el plazo y conforme con la justificación, corresponderá al jerarca tomar la decisión final.

h. Cualquier otro que el Despacho, la Comisión de Becas o el Departamento de Recursos Humanos, estimen necesarios para cada caso en particular.

Artículo 25.-En la designación de candidatos a recibir una beca u otra facilidad tendrán prioridad los funcionarios que ocupen puestos en propiedad; no obstante, el jerarca podrá designar a un funcionario interino o con nombramiento a plazo fijo, siempre y cuando se justifique y se demuestre que la institución se verá igualmente beneficiada con la participación de ese funcionario en la actividad de capacitación.

Artículo 26.-Del procedimiento de adjudicación de becas, u otras facilidades. Las becas, licencias y otras facilidades para la capacitación, se concederán previo concurso de antecedentes según el siguiente procedimiento:

a. Toda beca o facilidad de capacitación dirigida a la Defensoría de los Habitantes, o a cualquier funcionario de ésta, deberá contar con la aprobación del jerarca y ser comunicada al Departamento de Recursos Humanos para que éste, en un plazo no mayor de tres días hábiles, emita su criterio con respecto al procedimiento que debe aplicarse en la designación del beneficiario, si así corresponde.

b. Una vez establecido el procedimiento, el Departamento de Recursos Humanos informará el criterio a la Comisión de Becas para lo que corresponda.

c. Cuando corresponda convocar a concurso la asignación de una beca o facilidad de capacitación, la Comisión de Becas sesionará en un plazo no mayor de 24 horas, después de recibida la comunicación, para definir los términos y plazos del concurso.

d. Dependiendo de las características de la beca o facilidad de capacitación, se realizará una convocatoria general o directa, según la atinencia de la actividad con las diferentes áreas de la institución o funcionarios potencialmente interesados.

e. Después de transcurrido el plazo de recepción de ofertas fijado por la Comisión de Becas, ésta sesionará a fin de seleccionar aquellas candidaturas que cumplan con los requisitos generales establecidos por el organismo patrocinador y los requisitos particulares indicados en el presente Reglamento y en el cartel de participación.

f. De las candidaturas seleccionadas, la Comisión de Becas levantará una lista en estricto orden de prioridad, atendiendo inicialmente a las necesidades de la institución, la efectividad de la capacitación en beneficio de la Defensoría y las características particulares analizadas para cada candidato; de acuerdo con los factores de evaluación descritos en el artículo siguiente.

g. En caso de que el número de candidaturas seleccionadas fuese superior al cupo disponible de becas o facilidad de capacitación, la Comisión podrá valorar otros factores para la recomendación al jerarca.

h. Concluida la etapa anterior, la Comisión proporcionará al jerarca la lista de las candidaturas elegibles, a fin de que resuelva lo pertinente.

i. Tomada la decisión por parte del Defensor(a), la Comisión de Becas procederá a informar el resultado del concurso a los interesados, al Departamento de Recursos Humanos, Departamento Financiero-Contable y al Departamento de Proveeduría y Servicios Generales cuando proceda, mediante la transcripción del acuerdo tomado a fin de que estos efectúen los trámites correspondientes.

Artículo 27.—Para la selección de los candidatos o la adjudicación de una beca o facilidad de estudio se tomarán en cuenta los factores que adelante se indican, con base en los cuales se establecerá la calificación final obtenida por cada concursante:

Artículo 28.-La Comisión de Becas podrá prorrogar el plazo de recepción de solicitudes cuando lo estime conveniente y esté dentro de sus posibilidades, a fin de procurar una adecuada participación de candidaturas.

Artículo 29.-Si el funcionario designado no puede disfrutar de la beca o facilidad, sea por caso fortuito o fuerza mayor, deberá comunicarlo al jerarca con la mayor brevedad posible, a fin de determinar la oportunidad de participación de otro candidato en igualdad de condición, en cuyo caso tendrán prioridad los elegibles.

Artículo 30.-Las becas y licencias que con motivo de estudio otorgue la Defensoría de los Habitantes tendrán un período de duración hasta de doce meses, en casos muy calificados se podrá conceder por periodos mayores para cursar maestrías o doctorados, dentro o fuera del país.

En casos de estudios dentro del país, se le concederá al servidor los períodos indispensables para asistir a las lecciones por un tiempo igual al indicado en el programa de estudios. Si por razones de interés para la Defensoría se requiere prorrogar dicho tiempo, deberán presentarse los atestados necesarios a la Comisión de Becas, la cual estudiará el caso y comunicará la recomendación correspondiente al Defensor(a) quien decidirá lo que mejor corresponda, dentro del plazo de ocho días mediante resolución motivada.

Las solicitudes de prórroga deberán presentarse dentro del plazo que señale el jerarca junto con los atestados necesarios. La Comisión de Becas se pronunciará y lo remitirá al Jerarca para que apruebe o desapruebe la concesión de la solicitud de prórroga.

Artículo 31.-El financiamiento total o parcial de actividades de capacitación y la concesión de otras facilidades por parte de la Defensoría de los Habitantes, quedará sujeta a la existencia y disponibilidad de recursos presupuestarios.

CAPÍTULO V

De las responsabilidades del funcionario

Artículo 32.-Todo funcionario que participe en actividades de capacitación u obtenga alguna beca, beneficio o facilidad de capacitación por parte o a través de la Defensoría de los Habitantes, tendrá las siguientes obligaciones:

a. Suscribir un contrato con base en lo establecido en el artículo 4º de Ley de Licencias para Adiestramiento de Servidores Públicos (Ley Nº 3009), y su Reglamento.

b. Los términos del contrato serán establecidos por común acuerdo entre el Defensor(a) y el beneficiario. Asimismo, las condiciones estipuladas en la publicación de los concursos de beca o facilidad de capacitación, se entenderán por aceptadas por los interesados e incorporados al contrato.

c. Cumplir con todos los compromisos derivados de la actividad de capacitación o facilidad concedida.

d. Rendir dentro del mes calendario siguiente a la finalización de sus estudios, un informe por escrito ante el Departamento de Recursos Humanos sobre su participación en el programa o curso a que asistió, acompañando al mismo el certificado -original y copia- que muestren su desempeño durante los estudios.

e. Participar en sesiones de instrucción afines con la capacitación recibida, ya sea mediante la enseñanza teórica o práctica.

f. Avisar con la debida anticipación a la Comisión de Becas o al Jerarca de la institución si por alguna razón distinta a la de fuerza mayor, no pudiese continuar con los estudios, a fin de que se tomen oportunamente las medidas administrativas correspondientes.

g. Para efecto de estudios en el país, el beneficiario se compromete a no interrumpir sus estudios e informar periódicamente al Departamento de Recursos Humanos, en la forma que éste determine, acerca de horarios, asistencia a los cursos, calificaciones obtenidas y avances logrados. De incumplirse los requerimientos señalados, el jerarca de la institución podrá dar por cancelada la beca concedida.

h. En el caso de que existiere, el beneficiario se compromete a entregar en la Biblioteca de la Defensoría una copia de su trabajo de graduación.

i. Colaborar en los programas de capacitación y adiestramiento que se pongan en práctica en la Defensoría, relacionados con la capacitación recibida.

CAPÍTULO VI

De las sanciones

Artículo 33.-Los funcionarios que incumplan los compromisos derivados de las becas o facilidades otorgadas, o hagan abandono sin causa justificada, se harán acreedores de las siguientes sanciones:

a. Abandono de sus estudios en el ámbito local, un año de suspensión para participar en actividades de capacitación, más el reintegro de los costos en que haya incurrido la Defensoría de los Habitantes.

b. Abandono de estudios en el exterior, dos años de suspensión de toda beca o facilidad de capacitación, más el reintegro de los costos en que haya incurrido la Defensoría de los Habitantes.

c. Incumplimiento en el aprovechamiento de estudios financiados por la Defensoría, un año de suspensión para participar en actividades de capacitación y devolución al Estado de las sumas de dinero pagadas junto con los respectivos intereses de ley.

d. Incumplimiento en el aprovechamiento cuando se le ha otorgado permiso con goce de salario total o parcial, un año de suspensión para participar en actividades de capacitación y devolución al Estado de las sumas de dinero pagadas junto con los respectivos intereses de ley.

e. La negativa a participar como instructor en cursos, charlas u otras actividades de capacitación relacionadas con el conocimiento adquirido, será sancionada con la suspensión del servidor en toda actividad de capacitación hasta tanto no haya cumplido con el compromiso adquirido de beneficios anteriores.

CAPÍTULO VII

Del procedimiento administrativo y disciplinario

Artículo 34.-En caso de que algún funcionario incurra en una conducta acreedora de sanción según lo estipulado en el artículo anterior, se procederá a realizar el procedimiento administrativo y disciplinario conforme con nuestro Estatuto Autónomo de Servicio y la Ley General de la Administración Pública.

Establecida la responsabilidad y fijado el monto a cubrir se expedirá certificación a la Procuraduría General de la República, con carácter de título ejecutivo sobre dicha fijación, conforme lo disponen los artículos 210 y 228 de la Ley General de la Administración Pública, 76 de la Ley Reguladora de la Jurisdicción Contencioso Administrativa y 438 y siguientes del Código Procesal Civil.

CAPÍTULO VIII

Disposiciones finales

Artículo 35.-No se regularán por las disposiciones de este Reglamento, la participación en seminarios o congresos internacionales iguales o menores a un mes, ni cualquier visita de observación o pasantía que lleven a cabo los servidores de la Defensoría de los Habitantes, para los cuales, el jerarca podrá conceder licencia con goce de sueldo, si así lo justifica la conveniencia del servicio público.

Tampoco estará regulado en este Reglamento la participación en actividades fuera del país a las cuales fuese invitado el jerarca, y por justa causa, éste designare a funcionarios para que lo acompañen o representen.

Artículo 36.-Los casos no contemplados en el presente Reglamento serán resueltos conforme a la Ley de Licencias para Adiestramiento de Servidores Públicos y su Reglamento, así como en las leyes y reglamentos conexos.

Artículo 37.-El presente Reglamento no será aplicable a los funcionarios que antes de su publicación se encontraren disfrutando de licencias, becas o facilidades para realizar estudios. En todo caso, los becados actuales conservarán sus derechos.

Artículo 38.—Este Reglamento rige a partir de su publicación. Publíquese.

Dado en San José, a las diecisiete horas del 4 de diciembre del 2003.