DIRECCIÓN REGISTRO DE PERSONAS JURÍDICAS

DIRECTRIZ

DPJ-002-2024

De: Dirección Registro de Personas Jurídicas.

Para: Funcionarios Registro de Personas Jurídicas, Notarios, y Público en General.

Asunto: Constitución de Sociedades Presentadas por la Plataforma "TramiteYa" de RACSA.

Fecha: 12 de julio de 2024.

La Dirección de Personas Jurídicas con la finalidad de unificar los criterios de calificación e inscripción según las atribuciones del artículo 16 de la Ley sobre Inscripción de Documentos en el Registro Público N° 3883 y sus reformas, en concordancia con el artículo 44 del Reglamento del Registro Público Decreto Ejecutivo 26771-J y sus reformas, respecto de las solicitudes de constitución de sociedades anónimas y de responsabilidad en los términos del Reglamento para el Funcionamiento y la Utilización del Portal "CrearEmpresa" Decreto Ejecutivo N° 37593-JP-MINAE-MAG-MEIC-S, y sus reformas, y en observancia de la seguridad jurídica y publicidad registral; y a su vez con el objetivo de uniformar en una misma Directriz aspectos vinculados con el tema central, establece lo siguiente:

A. Regulación.

El artículo 14 del Decreto Ejecutivo N° 37593 establece:

"Artículo 14.-Tramitación electrónica obligatoria de inscripción de sociedades. El servicio público de inscripción de toda nueva sociedad anónima o de responsabilidad limitada cuyo capital sea pagado en dinero efectivo o títulos valores los brindara el Registro Nacional únicamente mediante la plataforma CrearEmpresa, siempre y cuando su capital sea pagado en dinero efectivo o títulos valores.

El Registro Nacional cancelará el asiento de presentación a todo documento presentado ante la Sección del Diario del Departamento de Recepción y Entrega, relacionado a los supuestos indicados en el párrafo anterior."

La tramitación de toda nueva sociedad anónima y de responsabilidad limitada, cuando su capital sea pagado en efectivo o títulos valores, debe realizarse por medio de la plataforma "CrearEmpresa" actualmente "TramiteYa". La plataforma continuará en administración de Radiográfica Costarricense S. A., como medio de rogación ante el Registro Nacional.

B. Rogación y calificación registral.

La rogación para solicitar la inscripción de la constitución de la sociedad anónima y de responsabilidad limitada cuando su capital sea pagado en efectivo o títulos valores es el formulario electrónico como reproducción del instrumento público bajo la modalidad del artículo 122 del Código Notarial Ley N° 7786 y el artículo 32 de la Ley N°3883, lo que constituye el marco de calificación del Registrador, esto de conformidad con los artículos 17 y 18 del Decreto Ejecutivo N° 37593.

En virtud de la eliminación del documento adjunto, dado la derogatoria de Reglamento operativo para la tramitación de formularios electrónicos y documentos adjuntos, según Acuerdo Firme J-205-2024 tomado por la Junta Administrativa del Registro Nacional en Sesión N° 19-2024 del 24 de junio de 2024, al formulario electrónico se le han incorporado nuevos elementos complementarios, y son:

1. Información de los socios constituyentes, y lo respectivo del aporte al capital de la sociedad, de conformidad con los artículos 75 y 104 del Código de Comercio, Ley N° 3284.

2. Lo respectivo a la firma de las acciones, según el artículo 134 del Código de Comercio.

Ello, tiene como finalidad fortalecer el formulario de elementos calificables no inscribibles, siendo el respaldo de literalidad tanto en la presentación e inscripción, generando certeza y seguridad en la función calificadora del Registrador, y teniéndose como publicidad formal las certificaciones del formulario electrónico como respaldo de literalidad de su presentación o inscripción, y no del documento adjunto, las cuales pueden adquirirse por los medios dispuestos por el Registro Nacional, sea para los efectos correspondientes, tales administrativos, judiciales, comerciales, entre otros.

            C. Disposiciones:

1. La rogación de toda nueva sociedad anónima y de responsabilidad limitada, cuyo capital sea pagado en efectivo -colones o dólares en S. A. y colones en SRL- o títulos valores, debe realizarse por medio de la plataforma "TramiteYa", y se realiza únicamente por medio del formulario electrónico que debe llenar el Notario, siendo el formulario el marco de calificación del Registrador, para lo cual cuenta con un plazo de 2 días hábiles siguientes al recibido del formulario electrónico, para su calificación e inscripción, de conformidad con los numerales 17 y 18 del Decreto Ejecutivo N° 37593.

En caso de presentarse la constitución bajo los supuestos señalados ante el Registro Nacional por medio de la Oficina de Diario o Ventanilla Digital, debe cancelarse el asiento de presentación de conformidad con el artículo 14 del Decreto en cuestión.

El Registrador debe verificar que las acciones o cuotas de los socios constituyentes cierre con el capital, y en su caso que se ajuste a los artículos 75, 79, 104 y 107 del Código de Comercio, caso contrario debe consignar el defecto respectivo. Asimismo, debe verificar las versiones del formulario ingresadas, de modo tal que la calificación sea sobre la última versión.

En caso de que las socios constituyentes sean personas jurídicas como sujetos obligados con la Ley Constitutiva de la Caja Costarricense del Seguro Social N° 17, Ley de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares N° 5662, Ley Impuesto a las Personas Jurídicas N° 9428, y Ley para Mejorar la Lucha contra el Fraude Fiscal N° 9416 respecto del Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales, debe realizarse la validación respectiva, y según sea el caso consignarse el defecto o cancelación correspondiente. La consulta debe realizarla el Registrador de manera manual en la Consulta de Estados (CES).

2. Las sociedades reguladas por Leyes especiales tienen un objeto específico y distinto de las sociedades comunes, y cuentan con un capital mínimo para su constitución.

Dentro de estas sociedades están las fiscalizadas por las superintendencias que integran el Consejo Nacional de Supervisión del Sistema Financiero Nacional. Por ello la tramitación debe realizarse ante el Registro Nacional por medio de la Oficina de Diario o Ventanilla Digital, presentando el testimonio de escritura pública conforme a los artículos 112 a 119 del Código Notarial. En caso de presentarse las solicitudes de estas constituciones por la plataforma de "TramiteYa" debe cancelarse el asiento de presentación, en virtud de la especialidad de constitución de dichas sociedades, y con fundamento en el citado artículo 14 del Decreto.

3. La constitución de toda nueva sociedad anónima y de responsabilidad limitada, cuyo su capital sea pagado por medio de bienes inscribibles, su tramitación es por medio del testimonio de escritura pública, presentándose ante el Registro Nacional por medio de la Oficina de Diario o Ventanilla Digital. En caso de presentarse por la plataforma de "TramiteYa" debe cancelarse el asiento de presentación, con fundamento en el citado artículo 14 del Decreto. Si en la constitución el pago de capital es por bienes no inscribibles es voluntario el uso de la plataforma de "TramiteYa".

4. En la solicitud de calificación formal regulada en el artículo 38 del Reglamento del Registro Público, debe el Notario enviar un correo electrónico a la dirección: consultacrearempresa@rnp.go.cr; designando como asunto del correo solicitud de calificación formal. El correo debe contar con la respectiva firma digital del Notario, y adjuntar la solicitud de calificación también firmada digitalmente. Una vez recibido el correo y verificada la solicitud por el coordinador registral correspondiente, se dará acuse de recibo y solicitará al interesado presentar la versión final del formulario calificada por el Registrador, ante la plataforma de "TramiteYa" para dar entrada al documento.

La resolución de la calificación será notificada al correo electrónico del Notario o interesado solicitante. Tanto el correo de notificación como la resolución adjunta deben encontrarse debidamente firmadas digitalmente. Dicho correo debe copiarse tanto al coordinador como al Registrador.

Si se presenta el ocurso, debe realizarlo por el mismo procedimiento de la calificación, debiendo adjuntar la calificación que le fue notificada. El coordinador que recibe el correo informará al Registrador para que al momento de ingreso del formulario y el documento adjunto -ocurso-, sean remitidos a la Dirección y a su vez, el Registrador le informe para realizar el respectivo pase en el Sistema.

La respectiva resolución será notificada conforme el mismo procedimiento de calificación. Ante una eventual apelación a dicha resolución, se debe confeccionar el respectivo expediente, para lo cual deben ser impresos todos aquellos documentos pertinentes y que deban ser incluidos, realizando el posterior envío del expediente al Tribunal Registral Administrativo.

5. La solicitud de rectificación de datos de sociedades tramitadas por la plataforma "TramiteYa", debe presentarse ante el Registro Nacional a través del testimonio de escritura pública con la comparecencia directa de los socios o representantes de la sociedad, manifestando la rectificación correspondiente, para lo cual el Notario debe dar fe con vista en la escritura matriz que se trató de un error del formulario. Lo anterior de conformidad con el artículo 89 del Reglamento del Registro Público.

Cuando se trate de un error en el nombre de la entidad, el Notario debe dar fe de la publicación en La Gaceta, manifestando que la publicación fue realizada con el nombre correcto en su oportunidad, o bien, que fue realizada una nueva publicación con el nombre correcto, tal y como consta en la matriz, dado que conforme al portal "TramiteYa" cada vez que se modifica el nombre se realiza una publicación automática. El Registrador a cargo debe realizar el estudio de similitud del nuevo nombre social a rectificar.

En caso de que el plazo social consignado produzca la disolución de la entidad y luego de operada ésta es improcedente la rectificación, dado los efectos constitutivos de este Registro determinados en los artículos 19 y 22 del Código de Comercio Ley N° 3284, y siendo que la disolución es de pleno derecho según los artículos 201 inciso a) y 206 del citado Código, en relación con el artículo 34 del Código Civil, así como en virtud de que una vez disuelta la sociedad sólo procede inscribir actos tendientes a su liquidación, ello de conformidad con el artículo 209 del Código de Comercio, salvo las solicitudes de reinscripción de la Ley N° 10255, o documentos emitidos por sede judicial.

6. En caso de retiro sin inscribir, el Registro no puede oponerse a que los documentos sean retirados por sus constituyentes, por ello podrá realizarse el retiro sin inscribir del formulario, lo cual se efectuará en escritura pública, con la comparecencia de los constituyentes, relacionando las citas de presentación generadas por el formulario que se retira, de conformidad con el artículo 15 de la Ley N° 3883. Esta solicitud se presentará a la Oficina de Diario o Ventanilla Digital con las citas de presentación para estos efectos.

7. Los documentos presentados vía "TramiteYa", de previo a la entrada en vigencia de la presente Directriz continuarán su tramitación de conformidad con las disposiciones que las regulaban.

Se deja sin efecto las siguientes circulares y directrices:

1. Circular DPJ-001-2014 del 7 de enero de 2014.

2. Directriz DPJ-002-2015 del 09 de setiembre de 2015.

3. Directriz DPJ-001-2017 del 22 de noviembre de 2017.

4. Circular DPJ-003-2021 del 26 de marzo de 2021.

5. Circular DPJ-017-2023 del 30 de mayo de 2023.

6. Circular DPJ-001-2024 del 13 de febrero de 2024.