SECCIÓN II

EXCEPCIONES DE LOS PROCEDIMIENTOS ORDINARIOS

Artículo 3. Excepciones de los procedimientos ordinarios. Se exceptúa de la aplicación de los procedimientos ordinarios, únicamente la actividad contractual establecida en el artículo 3 de la Ley General de Contratación Pública. Para la ejecución de los procesos de excepción, en el expediente electrónico que se conforme, deberán quedar acreditados todos los documentos que justifican y sustentan el trámite de excepción, conforme cada uno de los casos en que se aplique y que se enuncian en los siguientes artículos.

Por reglamento no podrán crearse nuevas excepciones ni ampliarse las reguladas en la Ley General de Contratación Pública. En virtud del principio constitucional de licitación, la aplicación de las excepciones a los procedimientos de concurso será restrictiva. En caso de duda, siempre se favorecerá el concurso, no la excepción.

Artículo 4. Requerimientos generales para el uso de las excepciones. Para el uso de excepciones las Administraciones deberán tramitarlas a través del sistema digital unificado y cumplir con los siguientes requerimientos:

a) Decisión administrativa que da inicio al procedimiento de contratación emitida por el jerarca de la Institución solicitante, por quien éste delegue, o por el titular subordinado competente, de conformidad con las disposiciones internas de cada institución.

b) Acreditar, cuando corresponda, mediante informes legales, técnicos y financieros, el uso de la excepción respectiva, con indicación expresa de la necesidad a satisfacer, dejando constancia de la justificación que hacen de esta vía la mejor opción para la satisfacción del interés público.

c) Realizar, cuando corresponda, un sondeo o estudio de mercado, que incluya la investigación exploratoria del mercado (oferta y demanda), para lo cual se considerará la información histórica disponible, gestionando información de fuentes primarias y secundarias, nacionales e internacionales, mediante diversos mecanismos de consulta y en general, utilizando todo aquel material y otros medios complementarios que permitan una mejor comprensión del producto o servicio por adquirir, suscrito por el funcionario responsable de conformidad con la disposiciones internas de cada institución. Para los efectos del presente Reglamento debe entenderse que el estudio de mercado es el instrumento para que las instituciones identifiquen las posibilidades ofrecidas por el mercado a través de un estudio riguroso, especializado y a partir de muestras concretas en un mayor espacio de tiempo. El sondeo de mercado, tiene el mismo objetivo, pero se realiza a través de una pequeña muestra aleatoria y, en consecuencia, se genera en un menor plazo.

d) Monto total por contratar, con desglose de impuestos o tasas aplicables, si corresponde. En caso de que el bien, servicio u obra esté exento o la entidad contratante se encuentre exenta del pago de impuestos, deberá indicar la norma que expresamente concede tal exención.

Conforme lo establece el artículo 4 de la Ley General de Contratación Pública, el registro del uso de las excepciones deberá constar en el sistema digital unificado, en un módulo de fácil acceso y bajo el formato de datos abiertos, de tal forma que permita obtener la información respecto de la cantidad de excepciones utilizadas por tipo de institución, excepción, indicación del objeto, el monto y el contratista para cada caso.

Artículo 5. Acuerdos internacionales aprobados por la Asamblea Legislativa. Se exceptúa de la aplicación de los procedimientos ordinarios, la actividad contractual sometida a un procedimiento especial de contratación, en virtud de acuerdos internacionales aprobados por la Asamblea Legislativa, que así lo dispongan, no referidos a empréstitos públicos. Si en el acuerdo internacional no se establece un procedimiento especial de contratación, se deberán aplicar los procedimientos ordinarios establecidos en la Ley General de Contratación Pública. En ese caso, para el régimen recursivo aplicará lo dispuesto en el artículo 92 de la citada Ley.

Artículo 7. Proveedor único. Se exceptúa la aplicación de los procedimientos ordinarios cuando se determine que existe un proveedor único. La aplicación de esta excepción deberá estar precedida de las siguientes actuaciones:

a) La verificación en el sistema digital unificado que únicamente existe un proveedor idóneo para atender la necesidad. Esta verificación deberá constar en un acto suscrito por el personal idóneo y calificado que la llevó a cabo y deberá ser agregado al estudio de mercado señalado en el inciso b) del presente artículo.

b) Un estudio de mercado a fin de determinar los potenciales proveedores. De establecerse preliminarmente que existe un proveedor único, deberá realizarse una invitación en el sistema digital unificado por el plazo mínimo de tres días hábiles, a fin de comprobar que ningún otro agente del mercado pueda ofrecer el bien o servicio. Dicho estudio de mercado debe efectuarse de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 44 inciso d) del presente Reglamento. En el supuesto de que se reciba una propuesta de un segundo proveedor interesado en participar, no se continuará con la aplicación del procedimiento de excepción y se deberá realizar el procedimiento ordinario correspondiente.

c) La verificación que para el uso de esta excepción no se estén invocando razones de conveniencia, ya que solo es posible utilizarla una vez comprobada la unicidad del proveedor. No se considerará proveedor único, entre otros, el desarrollo de sistemas de información ni la adquisición de partes de tecnología que se agreguen a una existente, ni cualquier otra contratación en la que un proveedor haya previamente realizado una parte de la prestación y luego se pretenda adjudicar una nueva contratación alegando unicidad.

Dentro de esta excepción se encuentra comprendida la adquisición de artículos exclusivos, entendidos como aquellos que en razón de una patente de invención sólo son producidos por determinada empresa, siempre que no existan en el mercado artículos similares o sucedáneos y la compra de repuestos genuinos, producidos por la propia fábrica de los equipos principales y respecto de los que exista en el país sólo un distribuidor autorizado. Si hubiese varios distribuidores de partes o repuestos se hará el procedimiento ordinario correspondiente.

d) En caso de contrataciones de oferente único sujetas a prórrogas, de previo a convenir una de ellas, la Administración deberá verificar si han surgido nuevas opciones idóneas mediante un estudio de mercado, según los términos indicados, en cuyo caso, de haberlas no podrá aplicarse la excepción y deberá realizarse el procedimiento correspondiente salvo que la Administración acredite mediante resolución debidamente motivada las razones de interés público que ameriten prorrogar el contrato por una única vez, lo cual deberá constar en el expediente electrónico.

e) Acreditar financieramente la razonabilidad del precio, conforme a las disposiciones de este Reglamento.

Artículo 9. Medios de comunicación social. Se exceptúa de los procedimientos ordinarios la contratación de medios de comunicación social. Esta excepción aplicará únicamente para la difusión de mensajes relacionados con la gestión institucional, directamente vinculados con avisos al público en relación con el servicio que presta la entidad. En esos casos, se deberá realizar un plan en el cual se definan las pautas generales a seguir para la selección de los medios, atendiendo al público meta, necesidades institucionales y costos. La contratación de agencias de publicidad deberá realizarse mediante los procedimientos ordinarios previstos en la Ley General de Contratación Pública y observando los parámetros de racionalidad y equidad.

Artículo 11. Contratación de numerario. Se exceptúa de los procedimientos ordinarios la contratación de numerario que realiza el Banco Central de Costa Rica, actividad regida por la normativa que esa entidad emite al efecto.

Artículo 12. Compra con Fondos de Caja Chica. Se exceptúan de los procedimientos ordinarios las compras realizadas que sean para gastos menores, indispensables e impostergables, siempre que no excedan el diez por ciento (10%) del monto previsto para la licitación reducida correspondiente al régimen ordinario, para la adquisición de bienes y servicios, regulado en el artículo 36 de la Ley General de Contratación Pública.

Esta excepción resulta aplicable únicamente para la contratación de bienes, obras o servicios, siempre que:

a) La solución sea indispensable e impostergable.

b) La adquisición no resulte más onerosa que el procedimiento ordinario de contratación a realizar.

c) Se acredite el costo beneficio para la Administración.

d) No haya fragmentación.

De no cumplir con los supuestos indicados en los incisos anteriores, se deberán aplicar los procedimientos ordinarios previstos en la Ley General de Contratación Pública.

Las compras a través de Caja Chica, deberán quedar debidamente registradas en el sistema digital unificado, dejando constancia de la totalidad de la documentación generada en relación con la compra realizada, facilitando que dicha actuación pueda ser conocida por cualquier interesado; asimismo, éstas se realizarán respetando toda regulación institucional y general vigente al momento de efectuarse la compra.

Las instituciones públicas que realicen compras por Caja Chica deberán establecer las disposiciones institucionales que atiendan la proyección de flujo de caja de los gastos menores a sufragar y determinen los responsables del manejo del Fondo de Caja Chica; así como establecer un procedimiento institucional de operación y los correspondientes mecanismos de control, atendiendo las disposiciones de la Ley General de Contratación Pública. Cuando corresponda, dichas disposiciones deberán emitirse de conformidad con las directrices referidas a la modalidad de pago que emita la Tesorería Nacional en su condición de Órgano Rector del Subsistema de Tesorería y sus competencias constitucionales en materia de pago a nombre del Estado.

Los Fondos de Caja Chica no deberán utilizarse para realizar operaciones distintas a las que se destinan esos recursos.

Artículo 13. Alianzas estratégicas. Se exceptúan de los procedimientos ordinarios las alianzas estratégicas autorizadas por ley.

La alianza estratégica consiste en un tipo de asociación autorizada por ley para ciertas entidades, que de acuerdo a sus facultades legales operan dentro de mercados en competencia en la que la Administración se une a una o a varias empresas públicas o privadas con las que comparte mercados afines a sus competencias legales, sin que se genere una nueva persona jurídica. La alianza se constituye para la realización de un proyecto común, con el propósito de lograr ventajas competitivas o posicionamiento comercial que no se alcanzarían individualmente a corto plazo, debiendo imperar entre los participantes una relación de confianza y una distribución de riesgos y resultados previamente establecidas, todo lo cual deberá constar en acto motivado sustentado en estudios técnicos. En todo caso, el beneficio esperado debe ser mayor que el riesgo asumido.

En la alianza se realizan aportes según el giro de negocio de todas las partes, en proporción a las obligaciones asumidas y los beneficios esperados, a la vez que se realizan actividades conjuntas durante la ejecución del contrato.

Es deber de la Administración verificar que la alianza resulte ser la mejor forma de atender las necesidades y que sus actuaciones se enmarquen dentro de las competencias que le han sido asignadas. Para realizar un contrato de alianza estratégica se debe contar con la autorización del máximo jerarca institucional o en quien éste delegue.

Para la selección del aliado estratégico, la Administración deberá:

a) Realizar un estudio de posibles aliados idóneos que puedan desarrollar el proyecto que se pretende ejecutar.

b) Tomar en cuenta el conocimiento y experiencia técnica del aliado en el objeto del proyecto, su capacidad financiera y que no le alcance el régimen de prohibiciones, entre otros aspectos que acrediten su conveniencia.

Corresponde a la Administración designar un fiscalizador de la ejecución del proyecto, quien deberá rendir al jerarca informes periódicos sobre el avance y la calidad de la ejecución de la alianza estratégica.

Una vez concluida la alianza, la Administración deberá evaluar los resultados obtenidos, considerando entre otros aspectos, el cumplimiento de plazos, la calidad obtenida, el nivel de ejecución alcanzado y los beneficios obtenidos.

Las alianzas estratégicas no podrán utilizarse como un mecanismo para la contratación de terceros sin atender los procedimientos establecidos en la Ley General de Contratación Pública, todo lo cual la tornará irregular, en caso de que así se proceda.

Artículo 14. Bienes o servicios artísticos, culturales e intelectuales. Se exceptúa de los procedimientos ordinarios la contratación de bienes o servicios artísticos, culturales e intelectuales que por su naturaleza intuitu personae y/o especialidad, sean incompatibles con los procedimientos ordinarios establecidos en la Ley General de Contratación Pública o su contratación no sea posible llevarla a cabo mediante un registro precalificado de oferentes. Esta excepción podrá utilizarse siempre y cuando medie un acto motivado y suscrito por el jerarca institucional o quien éste delegue.

En todos los casos, deberá acreditarse que el precio resulta razonable.

Cuando la obra no haya sido creada, se podrá utilizar la modalidad de certamen, en el cual el procedimiento de selección será el juicio crítico de expertos reconocidos en una comisión de no menos de tres integrantes y no más de cinco. En estos casos, las credenciales de los jueces deberán constar en el expediente administrativo.

Se deberá acreditar en el expediente que se trata de una contratación de carácter personalísimo y que el objeto no puede ser solventado por medio de una contratación a través de un registro precalificado.

SECCIÓN III

APLICACIÓN DE INSTRUMENTOS INTERNACIONALES EN COMPRAS PÚBLICAS

Artículo 16. Utilización de instrumentos internacionales en las Compras Públicas. Conforme lo dispuesto en el artículo 9 de la Ley General de Contratación Pública, el sistema digital unificado pondrá a disposición la información que de acuerdo con el capítulo de compras públicas de un instrumento internacional vigente en Costa Rica facilite a las Administraciones identificar las contrataciones cubiertas; para ello, la Dirección de Aplicación de Acuerdos Comerciales Internacionales del Ministerio de Comercio Exterior deberá proporcionar a la Dirección de Contratación Pública la información de los tratados internacionales de libre comercio vigentes, y los aspectos específicos de aplicación en materia de compras públicas contenida en cada uno de ellos; igualmente deberá comunicar a la Dirección de Contratación Pública, de forma oportuna, cualquier actualización de dicha información.

La Dirección de Contratación Pública junto con el Ministerio de Comercio Exterior coordinarán la capacitación a los funcionarios encargados de los procedimientos de contratación, para la debida aplicación de los capítulos de compras públicas previstos en los instrumentos internacionales vigentes o próximos a entrar en vigor, en función de la novedad o complejidad de las regulaciones dispuestas de los cuales deberá informar a la Dirección de Contratación Pública.

CAPÍTULO II

ACTUACIONES DE LA ADMINISTRACIÓN Y OTROS SUJETOS

SECCIÓN I

ACTUACIONES DE LA ADMINISTRACIÓN

Artículo 17. Actuar ético y de probidad en la Contratación Pública. Las actuaciones realizadas por los jerarcas, los titulares subordinados y demás funcionarios públicos de la Administración, con ocasión de la actividad de contratación pública, deberán estar orientadas a la satisfacción del interés público.

En su gestión, deberán observar rectitud, buena fe y probidad en el uso de las facultades que les confiere la Ley General de Contratación Pública, este Reglamento y los lineamientos emitidos por la Autoridad de Contratación Pública.

A los funcionarios públicos comprometidos en las distintas gestiones de contratación pública se les exigirá, entre otros, los siguientes comportamientos:

a) Salvaguardar en todas sus actuaciones el interés público, procurando el correcto uso de los fondos públicos y denunciando ante la autoridad competente cualquier actividad o situación contraria al correcto manejo de los recursos públicos.

b) Abstenerse de utilizar las atribuciones de sus cargos, con el fin de obtener un beneficio patrimonial o de cualquier índole, directa o indirectamente, para sí mismos o en favor de un familiar o de un tercero, derivado de personas físicas o jurídicas que mantengan relaciones contractuales con la Administración para la cual laboran.

c) Rechazar todo tipo de pago, regalos, dádivas, comisiones, gratificaciones o liberalidades semejantes, ofrecidas directa o indirectamente por personas físicas o jurídicas, nacionales o extranjeras, independientemente que genere o no conflicto real o potencial con sus derechos y responsabilidades en las funciones que desempeña, o que llegue a verificarse o materializarse compromiso contra la transparencia, objetividad o imparcialidad del proceso de contratación. Todo de conformidad con lo dispuesto en el artículo 20 de la Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública, Ley N°8422 de 06 de octubre de 2004.

d) No infringir el régimen de prohibiciones establecido en la Ley General de Contratación Pública, ni incurrir en cualquier conducta indebida tipificada en la Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública y la Ley General de Control Interno, Ley N°8292 del 31 de julio de 2002, la Ley de Responsabilidad de las Personas Jurídicas sobre Cohechos Domésticos, Soborno Transnacional y otros Delitos y la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, Ley N°8131 del 18 de setiembre del 2001.

e) No deberán establecer intereses privados o relaciones con personas físicas o jurídicas, incompatibles con su puesto y con las atribuciones y funciones que tenga asignadas, que impliquen un riesgo de corrupción o que puedan suscitar dudas acerca de su objetividad e imparcialidad.

f) Actuar en el ejercicio de sus funciones, con estricto apego al bloque de legalidad; con respeto absoluto a la Constitución Política, las leyes y demás disposiciones del sistema normativo costarricense.

g) Ajustar su conducta a los más altos estándares de las normas, éticas y de probidad reconocidas en el ejercicio de las funciones públicas.

h) Elaborar el pliego de condiciones procurando la más amplia participación y la igualdad entre los oferentes. No resulta procedente la introducción, sin sustento técnico alguno, de requisitos y condiciones injustificadas en los pliegos de condiciones, de manera que se generen barreras de ingreso para los oferentes.

i) Abstenerse de conocer y resolver asuntos en los que se configure alguna causal de impedimento y recusación establecidas en el Código Procesal Contencioso Administrativo, Ley N°8508 y el Código Procesal Civil, Ley N°9342 del 03 de febrero de 2016.

j) Mantener la objetividad e imparcialidad en todos aquellos asuntos que lleguen a conocimiento de los funcionarios.

La inobservancia al deber de probidad de los funcionarios serán objeto de responsabilidad de éstos, de conformidad con las regulaciones de la Ley General de Contratación Pública y demás normas del ordenamiento jurídico que resulten aplicables.

Artículo 18. Formas de pago. La Administración podrá utilizar cualquier medio de pago con la condición de que resulte seguro para ambas partes, incluidos los medios electrónicos.

La Administración detallará en el pliego de condiciones los medios de pago que utilizará para cancelar sus obligaciones, a fin de que éstos sean conocidos por los potenciales oferentes.

La Administración podrá recurrir a las siguientes formas de pago:

a) Pago por resultados. La Administración efectuará el pago por resultados una vez que haya recibido a satisfacción la obra, el bien o el servicio, así como la satisfacción de indicadores previamente pactados y sea presentada la factura conforme a Derecho. En ningún caso, los pagos por resultados podrán superar los compromisos establecidos en el pliego de condiciones, oferta y contrato que amparan la contratación.

b) Pago por precio-volumen. En aquellos casos en los que la Administración contrate bienes o servicios mediante la economía de escala, podrá pactar pagar en un plazo menor a los treinta días naturales, lo cual estará establecido en el pliego de condiciones. En tales casos, el pliego de condiciones podrá establecer a favor de la Administración una cláusula de descuento por pronto pago.

c) Pago en función del uso. La Administración realizará únicamente el pago del bien o servicio que se llegue a utilizar, tal es el caso de los bienes dados en consignación.

La Tesorería Nacional podrá autorizar otras formas de pago conforme a los alcances de los objetivos que persigue la contratación pública.

El pago podrá realizarse en la moneda fijada en la contratación, o bien, en colones costarricenses, salvo lo dispuesto en el artículo 49 de la Ley N°7558, Ley Orgánica del Banco Central de Costa Rica, de 3 de noviembre de 1995.

Para efectos del pago en colones, en contrataciones pactadas parcial o totalmente en moneda extranjera, la Administración deberá utilizar el tipo de cambio de referencia para la venta emitido por el Banco Central de Costa Rica, vigente al día en que se efectuará el pago, de conformidad con el artículo 48 de la citada Ley N°7558.

Para todas las formas de pago la Administración deberá aplicar los principios de eficiencia, eficacia y valor por el dinero.

En el caso de una devolución de un pago realizado en moneda extranjera, para su reintegro se deberá utilizar el tipo de cambio de referencia para la venta del Banco Central de Costa Rica del día en que se realizó la transacción de pago.

Artículo 19. Plazo para el pago y reconocimiento de intereses. La Administración indicará en el pliego de condiciones el plazo máximo para pagar, el cual en ningún caso podrá ser superior a treinta días naturales, salvo las excepciones establecidas por el bloque de legalidad o aquellas autorizadas por la Tesorería Nacional, para la Administración Central, previa justificación razonada. Los pagos que realice la Tesorería Nacional, estarán sujetos a la situación fiscal del país y a la disponibilidad de recursos del Tesoro Público, respetando los calendarios de pagos establecidos por la Tesorería Nacional.

El plazo indicado en el párrafo anterior, correrá a partir de la presentación de la factura, previa recepción del bien o servicio a satisfacción por parte de la Administración y el cumplimiento del visado del gasto.

El reconocimiento de intereses se hará, previo reclamo del interesado mediante resolución administrativa, que será emitida dentro de un plazo de dos meses posteriores a la solicitud.

El reclamo de intereses prescribirá en un año, conforme a las regulaciones del Código de Comercio, Ley N°3284 de 30 de abril de 1964.

Para operaciones en dólares de los Estados Unidos de América, los intereses serán cancelados aplicando la tasa de interés internacional referenciado por el Banco Central de Costa Rica.

La Administración Activa es responsable de realizar la previsión presupuestaria para el reconocimiento de estos intereses.

Artículo 20. Pago anticipado. El pago al contratista procede una vez recibido a satisfacción el bien, obra o servicio. No obstante, podrán convenirse pagos por anticipado, cuando así lo establezca el pliego de condiciones, en cuyo caso la Administración Pública de conformidad con su disponibilidad financiera y presupuestaria podrá otorgar pagos anticipados entre un veinte por ciento (20%) y un cuarenta por ciento (40%) del monto total de la contratación, estimado de acuerdo al artículo 35 de la Ley General de Contratación Pública.

En caso de que se conceda el pago anticipado, la Administración contratante deberá asegurar previamente que:

a) Se concede únicamente para cubrir los costos directos de los insumos definidos en la estructura del precio de la oferta; la Administración excepcionalmente podrá considerar otros rubros de la estructura del precio siempre y cuando se encuentren debidamente justificados en la decisión inicial y regulados en el pliego de condiciones;

b) No supere el monto correspondiente a los costos directos de los insumos definidos en la estructura del precio de la oferta, ni tampoco supere el monto determinado con base al porcentaje establecido en el pliego de condiciones multiplicado por el monto total de la contratación, salvo la excepción dispuesta en el inciso anterior;

c) Se cuente con una garantía colateral por parte del contratista, por todo el monto del anticipo otorgado, en los términos del artículo 115 de este Reglamento;

d) Se concede en la misma moneda en que se presentó la oferta.

El monto del anticipo será amortizado en cada una de las estimaciones periódicas de avance de la obra pública o en cada una de las valoraciones de pago por la entrega de los bienes o por la prestación de los servicios, según corresponda, deduciendo el mismo porcentaje del pago anticipado, hasta que la Administración liquide el cien por ciento (100%) del monto del pago anticipado.

La Administración deberá emitir mediante acto motivado la conveniencia de establecer un pago anticipado, todo lo cual deberá quedar debidamente acreditado en el expediente electrónico respectivo.

Cuando se trate de una PYME registrada por el MEIC, que ha demostrado su condición según lo dispuesto en la Ley de Fortalecimiento de las Pequeñas y Medianas Empresas, Ley N°8262, de 2 de mayo de 2002, y sus reglamentos; la garantía colateral podrá ser otorgada a través del Fondo Especial para el Desarrollo de la Micro, Pequeña y Mediana Empresa (Fodemipyme), creado en el artículo 8 de la citada Ley, o por los instrumentos financieros creados al amparo de la Ley Sistema de Banca para el Desarrollo, Ley N°8634 de 23 de abril de 2008, según lo establecido en el artículo 79 de este Reglamento.

En todo caso, la Administración dará seguimiento a la contratación y adoptará todas las medidas de control con el fin de garantizar una correcta ejecución de lo pactado; en caso contrario deberá ejecutar la garantía colateral rendida como garantía del anticipo.

Cuando la terminación del contrato se da por los supuestos descritos en el artículo 110 de la Ley General de Contratación Pública, y existan amortizaciones pendientes del pago anticipado, el contratista deberá saldar el pago de manera inmediata, en caso contrario la Administración deberá ejecutar la garantía colateral rendida como garantía del anticipo.

Artículo 21. Adelantos de Pagos. La Administración podrá convenir, de manera motivada adelantos de pago cuando ello obedezca a una costumbre o uso derivado de la práctica comercial del tipo contractual utilizado, lo cual debe estar debidamente comprobado; o bien, sea una consecuencia del medio de pago utilizado o las condiciones de mercado así lo exijan, como en el caso de suscripciones periódicas o el pago de arrendamiento de bienes inmuebles, o por concepto de materiales depositados en el sitio de la obra, los cuales deberán ser debidamente guardados y custodiados, aplicando para ello todas las medidas de control interno que resulten necesarias, a fin de asegurar esos bienes propiedad de la Administración.

Artículo 22. Bienes como parte del pago. La Administración podrá ofrecer como parte del pago, bienes muebles de su propiedad, siempre que sean de libre disposición, hayan superado su vida útil y sean afines al objeto que se pretende adquirir.

En tal caso, la Administración deberá de enlistarlos en el pliego de condiciones y agregar el avalúo que determine su valor a fin de que éste sea conocido por los potenciales oferentes, el cual no podrá exceder los tres meses anteriores a la respectiva invitación. Los bienes podrán ser inspeccionados por los interesados, antes de la presentación de su propuesta, para lo cual la Administración tomará las medidas que faciliten su acceso.

El avalúo podrá ser realizado por un funcionario al servicio de la entidad de que se trate, siempre que cuente con los conocimientos necesarios para dicha fijación o bien por un perito al servicio de la Dirección General de Tributación.

Adoptada la decisión de incluir bienes como parte del pago, la Administración, deberá mantener las condiciones valoradas en su momento.

La Administración podrá reservar en el pliego de condiciones, la facultad de entregar esos bienes o su equivalente en dinero y adjudicará el bien a quien ofrezca el mejor precio considerando el precio de los bienes que se darán como parte de pago y el monto en dinero que deberá cancelarse por el objeto que se pretende adquirir. El precio ofrecido por el bien que se dará como parte de pago no podrá ser inferior al establecido en el avalúo respectivo.

Una vez recibido a satisfacción el objeto contractual, la Administración deberá entregar los bienes ofrecidos como parte del pago en el mes siguiente y realizar los trámites pertinentes para formalizar su traspaso, en el caso de bienes muebles que requieren inscripción en el Registro Nacional. En caso contrario, incurrirá en responsabilidad el funcionario encargado de la administración de los bienes ofrecidos como parte de pago.

Si los bienes al momento de la entrega presenten una desmejora significativa en relación con las condiciones que fueron consideradas en el avalúo, la Administración podrá hacer los ajustes pertinentes y de no llegar a un acuerdo con el contratista, éste podrá presentar el reclamo correspondiente.

Durante el plazo en que se realicen los ajustes a los bienes que serán entregados como parte de pago se interrumpirá el plazo para la formalización de su traspaso.

Artículo 23. Obligación de atención y cumplimiento. Las gestiones o consultas que formule el contratista, que sean necesarias para la continuidad de la ejecución del contrato, deberán ser resueltas y comunicadas por la Administración dentro de un plazo máximo de diez días hábiles, contado a partir del recibo de la solicitud, salvo plazo distinto debidamente justificado y contemplado en el pliego de condiciones, en el contrato o mediante resolución debidamente fundamentada. Las restantes peticiones que formule el contratista serán resueltas y comunicadas en un plazo máximo de treinta días hábiles, contado a partir del recibo de la solicitud. La inobservancia de los plazos anteriores originará responsabilidad administrativa del funcionario incumpliente, según lo dispuesto en el artículo 125 inciso q) de la Ley General de Contratación Pública.

La Administración está obligada a cumplir con todos los compromisos adquiridos válidamente en la contratación pública y a realizar las gestiones pertinentes de forma oportuna para que el contratista ejecute, en forma idónea, el objeto pactado. Cuando en el pliego de condiciones o en el contrato la Administración se comprometa a entregar insumos al contratista, necesarios para la ejecución de la prestación acordada, deberá ponerlos a disposición del contratista en el plazo pactado y en caso de omisión, dentro del plazo de diez días hábiles dispuesto en el párrafo anterior.

En contrataciones que se prolonguen en el tiempo y la Administración haya adquirido el compromiso de poner a disposición del contratista insumos necesarios para la ejecución, se deberá incluir en el pliego de condiciones o en el contrato, un cronograma con las actividades necesarias para elaborar dichos insumos, así como el detalle de los funcionarios responsables.

El silencio de la Administración se entenderá como aceptación de la petición, cuando se trate de una autorización admisible en derecho y se haya cumplido con todos los requisitos.

SECCIÓN II

ACTUACIONES DE OTROS SUJETOS DISTINTOS A LA ADMINISTRACIÓN

Artículo 24. Actuar ético e íntegro de otros sujetos distintos a la Administración. Las actuaciones que con ocasión de la actividad de contratación pública realicen los sujetos distintos a la Administración las deberán realizar de manera proba, íntegra, transparente, con rectitud y buena fe, bajo el más alto cumplimiento de los principios éticos y jurídico, durante todas las etapas del procedimiento de contratación.

La Autoridad de Contratación Pública emitirá los lineamientos para promover y procurar el actuar ético e íntegro de los sujetos distintos a la Administración comprometidos en las gestiones de contratación pública, los cuales deberán observar lo siguiente:

a) Disponer de mecanismos preventivos mediante los cuales se pueda enlazar y poner a disposición del control ciudadano la información existente en los diferentes registros públicos, para conseguir un efectivo control con respecto a la observancia del régimen de prohibiciones.

b) Disponer de mecanismos preventivos a fin de evitar, mediante la información disponible en registros públicos, que un grupo de interés económico eluda la aplicación de una sanción a través de uno de sus miembros.

c) Establecer el compromiso anticorrupción y de buenas prácticas comerciales al que los oferentes deberán adherirse para participar en los procedimientos de contratación promovidos por el Estado costarricense y sus instituciones, el cual incluirá al menos regulaciones con respecto a: i) El compromiso formal de no suministrar objetos, servicios u obras de inferior calidad a la ofrecida, el ofrecimiento o suministro de cualquier tipo de obsequio o donación, conforme al artículo 20 de la Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública, así como cualquier tipo de dádiva, comisión, gratificación o liberalidad semejante, que puedan comprometer la transparencia e imparcialidad en las distintas fases del procedimiento de contratación; ii) La abstención de ejercer influencia o presiones indebidas sobre los funcionarios públicos de la Administración contratante; iii) La introducción o invocación de hechos falsos en su oferta o en cualquier etapa del procedimiento; iv) La obtención ilegal de información que lo coloque en una situación de ventaja frente a otros oferentes; v) La utilización de forma ilegítima de una PYME que pertenezca a un mismo grupo de interés económico para obtener beneficios dispuestos en la Ley General de Contratación Pública en su favor y; vi) La abstención de incurrir en prácticas colusorias o anticompetitivas que distorsionen el funcionamiento normal del mercado y lesionen la Hacienda Pública.

Este compromiso anticorrupción y de buenas prácticas comerciales deberá ser incluido por la Administración contratante en el pliego de condiciones y aceptado por los oferentes con la presentación de la oferta.

d) Ajustar las prácticas a los más altos estándares de las disposiciones, éticas, de probidad, integridad y buena fe que rigen el comercio, considerando la adopción de programas de cumplimiento normativo anticorrupción, programas de integridad o modelos de organización, prevención de delitos, gestión y control interno dirigidos a prevenir y detectar delitos de corrupción.

Las actuaciones que se configuren como actos de corrupción ejecutadas por sujetos distintos a la Administración, serán objeto de responsabilidad de éstos, de conformidad con las regulaciones de la Ley General de Contratación Pública, este Reglamento y demás normas del ordenamiento jurídico que resulten aplicables.

CAPÍTULO III

CONTRATACIÓN PÚBLICA ELECTRÓNICA

SECCIÓN I

SISTEMA DIGITAL UNIFICADO, BANCO DE PRECIOS, RAZONABILIDAD DEL

PRECIOS Y MODELO TARIFARIO

Artículo 25. Generalidades del uso del sistema digital unificado. Toda la actividad de contratación pública regulada en la Ley General de Contratación Pública y este Reglamento, debe realizarse por medio del sistema digital unificado, empleando para ello el uso de los formularios electrónicos que se dispongan al efecto en la plataforma. El sistema digital unificado de compras públicas al que se refiere el artículo 16 de la Ley General de Contratación Pública, será el que definirá la Dirección de Contratación Pública.

El uso del sistema digital unificado será de acatamiento obligatorio para todos los proveedores registrados y todas las instituciones públicas y sujetos cubiertos por el ámbito de aplicación previsto en el artículo 1 de la Ley General de Contratación Pública, siendo de su exclusiva responsabilidad los datos e información que ingresen o consignen en él.

Los proveedores registrados deberán aceptar las políticas de uso del sistema digital unificado, firmando digitalmente el formulario electrónico.

Lo relativo al uso del sistema digital unificado y las condiciones para la implementación del modelo tarifario se regularán mediante reglamento.

La Dirección de Contratación Pública es la encargada de administrar el sistema digital unificado emitiendo los lineamientos y regulaciones para ello, correspondiéndole a la Dirección de Tecnologías de Información y Comunicación en su calidad de órgano técnico del Ministerio de Hacienda y en coordinación con la Dirección de Contratación Pública, velar por la implementación y operación del sistema digital unificado de tal manera que permita garantizar la eficiencia, disponibilidad y continuidad de los servicios de compra pública, lo anterior por medio de la administración conjunta del contrato sobre el suministro de software integral de acuerdo con el modelo de gestión de uso del sistema o cualquier otro esquema de suministro propio del Ministerio de Hacienda o a través de un tercero.

Artículo 27. Excepción de uso del sistema digital unificado. La promoción de procedimientos de contratación fuera del sistema digital unificado acarreará su nulidad absoluta, la cual deberá ser declarada por la Administración de oficio o a instancia de parte, o bien por la Contraloría General de la República al conocer sobre recursos propios de su competencia. En ese supuesto se procederá con la declaratoria simple de nulidad absoluta del procedimiento de conformidad con el artículo 174 de la Ley General de la Administración Pública, salvo que la Administración activa determine la existencia de un acto final en firme declarativo de derechos, en cuyo caso deberá atenderse el procedimiento dispuesto en el artículo 173 de la Ley General de la Administración Pública.

En ambos supuestos, la Administración que emita la resolución que declara la nulidad absoluta del procedimiento, y en caso de que persista la necesidad institucional que originó la tramitación del procedimiento anulado, deberá instruir en dicho acto la realización del procedimiento de contratación pública requerido, a través del sistema digital unificado y ordenar la apertura del procedimiento sancionatorio correspondiente contra los funcionarios responsables de la tramitación fuera del sistema digital unificado en los términos dispuestos por el inciso c) del artículo 125 de la Ley General de Contratación Pública.

Excepcionalmente, la Administración podrá apartarse del uso del sistema digital unificado únicamente en los supuestos de caso fortuito o fuerza mayor.

En tales casos, la Administración deberá dentro del plazo de diez días hábiles siguientes a la presentación del evento, solicitar a la Dirección de Contratación Pública la aprobación para efectuar parcial o totalmente la contratación fuera del sistema, debiendo presentar para tales efectos solicitud formal emitida por el jerarca o por quien este delegue, en la que conste:

i. La situación que se alega como caso fortuito o fuerza mayor.

ii. Prueba de que el evento acaecido no es imputable a la Administración.

iii. Fundamentación de que la promoción del concurso es la única forma de satisfacer el interés público.

iv. Prueba de que la Administración invitó al proveedor a registrarse en el sistema digital unificado, así como la respuesta emitida por este, cuando corresponda.

v. La definición de si la solicitud de excepción requerida por la Administración, es total o parcial. En caso de ser parcial, debe hacerse referencia al módulo específico del sistema sobre el cual solicita la exclusión.

Una vez recibida la información indicada anteriormente, la Dirección de Contratación Pública deberá emitir mediante acto motivado la autorización respectiva dentro del plazo de un mes calendario. En dicho acto la Dirección de Contratación Pública hará indicación del plazo si correspondiere, así como, la indicación del procedimiento de la contratación sobre el que habilita la exclusión. Transcurrido este plazo de la habilitación de exclusión, la Administración deberá incluir la información correspondiente al procedimiento en el módulo habilitado para el efecto en el sistema digital unificado.

Artículo 28. Expediente electrónico y conservación de la información. En cada procedimiento de contratación pública que se realice en el sistema digital unificado, el expediente será electrónico y contendrá todos los documentos que se generen en el trámite del procedimiento, la ejecución del contrato y su finiquito. El expediente electrónico estará referenciado mediante un índice de asientos consecutivos que genera el mismo sistema.

Cada documento agregado por la Administración al expediente deberá estar numerado y ordenado cronológicamente. No se deberán incorporar documentos duplicados.

Todo interesado tendrá libre acceso al expediente electrónico del procedimiento de contratación, el cual podrá ser consultado en línea.

Posterior a la ejecución total del respectivo contrato y por un plazo de cinco años, deberá conservarse en el sistema digital unificado el expediente electrónico en línea, para que pueda ser consultado por cualquier interesado. Una vez transcurrido este plazo, el expediente pasará a un archivo electrónico donde permanecerá en estado pasivo y bajo custodia del prestador del servicio del sistema digital unificado por un periodo igual. Después de diez años, el expediente se trasladará a la Administración usuaria para que esta disponga de él según lo establecido por la Dirección General del Archivo Nacional, previa coordinación entre la Administración usuaria y el prestador del servicio del sistema digital unificado. La Dirección de Contratación Pública fiscalizará que el resguardo, custodia e integridad de la información sea de conformidad con las políticas de las Tecnologías de la Información (TI).

Artículo 29. Incorporación de documentos. Todos los documentos que se adjunten al expediente electrónico de la contratación, a los formularios y/o documentos electrónicos disponibles en el sistema digital unificado, deben ser digitales e incorporados en el módulo que corresponda.

En los casos en los que el documento no esté disponible en formato electrónico, deberá digitalizarse e incluirse como archivo en formato PDF o según lo disponga el pliego de condiciones de la contratación respectiva, en el módulo que corresponda.

Artículo 30. De la información confidencial en el sistema digital unificado. En el supuesto que un participante considere que la información aportada para un procedimiento de contratación es de carácter confidencial, deberá indicarlo en el sistema digital unificado con sus motivos y sustento jurídico con la finalidad de cumplir lo preceptuado en el artículo 15 de la Ley General de Contratación Pública, salvo solicitud de la Contraloría General de República, la Procuraduría General de la República o cualquier autoridad judicial que por sus competencias, requieran a la Administración contratante la visualización de dicha información.

Artículo 31. Información del Registro Electrónico Oficial de Proveedores y Subcontratistas. Para inscribirse en el Registro electrónico oficial de proveedores y subcontratistas del sistema digital unificado, los interesados deben registrar de manera obligatoria los siguientes datos:

a) Identificación del proveedor. Nombre, razón o denominación social y número de cédula física, jurídica, nacionalidad de persona física, residencia o identificación en el caso de proveedores extranjeros, según corresponda.

En el caso de una persona jurídica se deberá indicar: Información del representante legal o apoderado incluyendo las facultades y limitaciones del mandato que deberá incluir en el Sistema Electrónico de Reconocimiento (SER), indicación de la fecha de inscripción y fecha de expiración, número y tipo de acciones, monto de las acciones o cuotas, ya sea nominal o real, propiedad, distribución del capital (titulares y distribución), país de constitución de la sociedad en caso de ser extranjero. El proveedor registrado será responsable de mantener actualizada dicha información.

b) Domicilio electrónico permanente. Corresponde a la dirección de correo electrónico en la que el oferente recibirá las notificaciones, el cual podrá ser variado en cualquier momento previa comunicación a la Administración; asimismo, se indicará un correo electrónico subsidiario. Además, señalará el número o números telefónicos y la dirección física. Para aplicar la notificación automática, es indispensable agotar el medio subsidiario.

c) Bienes obras o servicios ofrecidos. El oferente deberá señalar: i) Actividad a la que se dedica; ii) Obras, bienes y/o servicios que ofrece según el código de clasificación; iii) Indicar si es proveedor o subcontratista; si está registrado como PYMES debe señalar el número de registro y su categoría, así como el país de origen del bien, obra y/o servicio que ofrece y; iv) La zona geográfica para la cual ofrece sus bienes, obras y/o servicios.

Además de la información antes detallada, el proveedor podrá incluir en el sistema digital unificado, su sitio web, número telefónico del centro de servicio, métodos de producción, normas universales de calidad, distribución de planta, manejo sustentable de bienes, obras y/o servicios, y cualquier otro aspecto o dato que por interés de la Administración se considere importante incorporar a ese registro.

Artículo 33. Obligación de actualización. Los proveedores y subcontratistas registrados, están obligados a mantener actualizada la información que hayan aportado al momento de solicitar su inscripción en el Registro Electrónico Oficial de Proveedores y Subcontratistas para cada proceso de contratación en el que quieran participar.

Además, de generarse cualquier variación en los términos consignados en las declaraciones juradas que constan en ese Registro deberán rendir oportunamente una nueva que deberá constar en el sistema digital unificado.

No obstante, aún y cuando no se presente alguna variación en la información aportada al momento del registro, el proveedor deberá actualizar cada veinticuatro meses la información suministrada en ese registro, incluyendo los nuevos documentos vigentes al momento de realizarla, lo anterior con el fin de mantener al día la información del Registro Electrónico Oficial de Proveedores y Subcontratistas.

Artículo 34. Causales para declarar inactivo a un proveedor o subcontratista registrado. La Dirección de Contratación Pública, declarará inactivo a un proveedor o subcontratista registrado, cuando constate alguna de las siguientes circunstancias:

a) La muerte o la extinción de la persona física o jurídica, salvo que el albacea, liquidador o el curador soliciten ejecutar el contrato en las mismas condiciones pactadas, todo lo cual se tramitará como una solicitud de cesión del contrato, bajo las reglas previstas en el artículo 102 de la Ley General de Contratación Pública. Lo anterior no será aplicable en el caso de obligaciones personalísimas.

b) La manifestación expresa del proveedor o subcontratista inscrito de no permanecer activo en el Registro.

c) Los que hayan sido sancionados con pena de inhabilitación para participar en procedimientos de contratación pública con las instituciones usuarias durante el tiempo que subsista la sanción.

Artículo 35. Registro de poderes. Previo a inscribirse en el Registro Electrónico Oficial de Proveedores y Subcontratistas del sistema digital unificado los proveedores y subcontratistas deberán registrar en el Sistema Electrónico de Reconocimiento (SER) los datos de sus representantes y apoderados; debiendo mantener actualizada dicha información.

Asimismo, deberán incorporar electrónicamente en el Sistema Electrónico de Reconocimiento los poderes no inscribibles en el Registro Nacional, a efecto de que los apoderados especiales puedan realizar los actos dentro de los procedimientos de contratación pública que se tramiten por medio del sistema digital unificado.

Es responsabilidad del proveedor incluir el poder especial en el Sistema Electrónico de Reconocimiento en formato PDF.

La Administración contratante será responsable de verificar en el Sistema Electrónico de Reconocimiento cuando corresponda, la incorporación del poder otorgado y la demás información que acredita al proveedor y que consta en dicho registro.

Artículo 37. Normativa aplicable en materia de notificaciones. En materia de notificaciones, se deberá acatar lo dispuesto en la Ley General de Contratación Pública y este Reglamento. En caso de no existir regulación expresa, aplicará lo dispuesto en la Ley de Notificaciones Judiciales, Ley Nº8687 del 04 de diciembre de 2008, o en su defecto la Ley General de Administración Pública, en lo que resulte aplicable.

Artículo 38. Comprobante de acuse de recibo en el sistema digital unificado. Cada vez que una institución usuaria, un proveedor o subcontratista registrado envíe un documento por medio del sistema digital unificado, el mismo sistema emitirá un acuse de recibo electrónico que permitirá acreditar la fecha y la hora de la recepción, el cual podrá ser visto en el módulo correspondiente.

Artículo 39. Registro de documentos y actos en el sistema digital unificado. Para efectos de brindar mayor seguridad en los actos que así lo requieran por su naturaleza, la recepción de estos documentos que se indican a continuación se hará con la fecha y la hora oficial mediante el certificado de estampado de tiempo. Dichos actos son los siguientes:

a) Ofertas.

b) Garantía de cumplimiento y garantía colateral.

c) Mejoras de precios.

d) Pujas en subasta inversa electrónica.

e) Pujas en remate.

f) Recursos de objeción al pliego de condiciones.

g) Recursos contra el acto final de concurso.

La Dirección de Contratación Pública mediante Lineamientos podrá incluir nuevos documentos con certificado de estampado de tiempo.

Para los actos no mencionados en este artículo, su recepción y comunicación se registrará de acuerdo con la hora y la fecha del sistema digital unificado.

Artículo 40. Mecanismos de identificación. Por medio del uso de la firma digital certificada o del mecanismo electrónico a través del cual se acredite la identidad del firmante y la integridad del mensaje que establezca la Dirección de Contratación Pública, el sistema digital unificado garantizará la vinculación jurídica de la firma del emisor con el documento electrónico e identificará a su receptor, de manera tal que se certifique la no alteración y la conservación del contenido original de cada documento que se reciba y se envíe por medio del sistema.

Artículo 41. Gestión de la aplicación del modelo tarifario. El Ministerio de Hacienda deberá tomar las previsiones necesarias, estableciendo el mecanismo para el pago de una tarifa por parte de las entidades usuarias del sistema, con el fin de garantizar la operatividad del mismo y su sostenibilidad, que le permitan atender en tiempo y forma la totalidad de los costos asociados con la prestación del servicio, incluyendo la administración del sistema.

En caso de tercerización del sistema, el pago por parte de cada una de las instituciones usuarias de éste, se realizará directamente al operador y el porcentaje correspondiente al costo de administración, se depositará en la caja única del estado, todo de conformidad con lo establecido en el Reglamento de cobro de tarifas.

Artículo 42. Elementos para considerar en la definición de la tarifa para el cobro del uso del sistema digital unificado. La tarifa que se aplicará a la Administración por el uso del sistema digital unificado será definida en el Reglamento del Modelo tarifario para el uso del sistema digital unificado con base en la estructura de costos incurridos para la provisión del servicio, entre otros aspectos, sin perjuicio de valorar la inclusión de un porcentaje por administración, para el desarrollo, mejoras del sistema u otros requerimientos. El monto de la tarifa deberá contemplar todas las obligaciones contractuales que pudieran derivarse de la relación contractual por la prestación del servicio.

En caso de que el sistema digital unificado sea operado por un tercero, existirá un único contrato entre el Ministerio de Hacienda y la empresa proveedora del servicio.

Artículo 43. Catálogo de Obras, Bienes y Servicios. El sistema digital unificado deberá contar con un catálogo de obras, bienes y servicios utilizando estándares internacionales, vinculado con los requerimientos técnicos indispensables en la promoción de procedimientos de contratación, de conformidad con lo establecido en el artículo 17 de la Ley General de Contratación Pública.

La Dirección de Contratación Pública elaborará y supervisará las políticas en el uso del catálogo electrónico para la asignación de códigos creados por el operador del sistema, a fin de estandarizar los criterios y atributos que caracterizan los bienes, obras y servicios conforme a los lineamientos emitidos por esa Dirección.

Artículo 45. Operatividad del uso del sistema digital unificado. Los lineamientos para garantizar la operatividad del uso del sistema digital unificado, serán emitidos por la Dirección de Contratación Pública con apego a los principios previstos en los artículos 16 y 19 de la Ley General de Contratación Pública.

Artículo 47. Aplicación del principio de valor por el dinero en la compra pública estratégica De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley General de Contratación Pública toda contratación pública incluidas las compras públicas estratégicas debe estar orientada a maximizar el valor de los recursos públicos que se invierten y a promover la actuación bajo el enfoque de gestión por resultados en las contrataciones, tomando en consideración el principio de sostenibilidad social y ambiental, de tal forma que se realicen en forma oportuna y bajo las mejores condiciones de precio y calidad, durante todo el ciclo de vida.

Artículo 48. Política pública en materia de contratación pública estratégica. El Plan Nacional de Compra Pública, incorporará entre otros aspectos, la orientación de política pública en materia de contratación pública estratégica, de modo que tanto la Autoridad de Contratación Pública como la Dirección de Contratación Pública, deberán atender los objetivos en esta materia según los procedimientos definidos en este capítulo. El plazo previsto para la vigencia del Plan Nacional de Compra Pública, aplicará a los objetivos de contratación pública estratégica, sin perjuicio de los ajustes derivados de la evaluación y monitoreo.

Las metas y estrategias nacionales acordadas en materia de objetivos de desarrollo sostenible desde la contratación pública, deberán alinearse a la definición de objetivos, metas e indicadores que se defina en el Plan Nacional de Compra Pública en materia de Contratación Pública Estratégica.

Con fundamento en lo dispuesto por los artículos 20 y 128 inciso a) de la Ley General de Contratación Pública, estos objetivos, metas y lineamientos, serán vinculantes para todo el sector público, sea central o descentralizado.

Artículo 49. Fase de prediseño de la política pública. Durante la fase de diseño del Plan Nacional de Compra Pública, conforme a lo previsto en el artículo 128, inciso c) de la Ley General de Contratación Pública, se hará una identificación y diagnóstico de la situación actual, problemas y posibles alternativas en los temas de contratación pública estratégica bajo las prioridades definidas en el artículo 20 de la Ley General de Contratación Pública y 46 de este Reglamento. En dicha etapa se invitará a participar a todas las partes interesadas en la materia y de la sociedad civil, tanto del sector público como privado, de forma que se genere una propuesta que atienda las prioridades identificadas por los diferentes sectores.

Artículo 50. Fase de diseño, implementación y gestión de la política pública. En la fase de gestión e implementación en el Plan Nacional de Compra Pública, la Autoridad de Contratación Pública valorará las propuestas, alternativas y enfoques definidos por las partes interesadas durante la fase de prediseño y se articularán métricas, indicadores, metas, presupuestos, plazos y modelos de análisis de datos que permitan estructurar alternativas o propuestas identificadas por las partes interesadas como objetivos de política pública, así como la emisión del Plan de Acción y lineamientos que corresponderá emitir a la Dirección de Contratación Pública.

Se definirán indicadores de medición y plazos para la atención de metas derivadas del análisis conjunto con las partes interesadas para la formulación técnica por parte de la Dirección de Contratación Pública del Plan Nacional de Compra Pública y su posterior aprobación por la Autoridad de Contratación Pública, para lo cual existirá obligada colaboración del Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica (MIDEPLAN) de acuerdo con las competencias del marco jurídico de planificación y evaluación de acciones públicas respectivas y cualquier otra instancia que se determine que ejerce competencias relacionadas con la etapa de construcción técnica de esos criterios.

Artículo 51. Fase de evaluación y monitoreo. La fase de evaluación resulta transversal a todo el proceso de formulación del Plan Nacional de Compra Pública en materia de contratación pública estratégica, de forma que se aplicará tanto a la fase de diseño, como a la de implementación y gestión del Plan Nacional y de su Plan de Acción.

Para los efectos de definir el modelo de evaluación y rendición de cuentas deberá atenderse los criterios de evaluación de pertinencia, coherencia, eficacia, eficiencia, impacto y sostenibilidad.

La medición de cumplimiento de objetivos, indicadores y metas según los plazos previstos, deberá hacerse como mínimo anualmente, sin perjuicio de que la Dirección de Contratación Pública disponga una periodicidad diferente según los recursos disponibles para el mejor cumplimiento del Plan Nacional de Compra Pública en lo concerniente a la contratación pública estratégica.

La verificación de incumplimientos totales o parciales de los plazos e indicadores previstos, o bien de problemas en la ejecución para la implementación de la contratación pública estratégica permitirá realizar revisiones y evaluaciones anuales al respectivo apartado en el Plan Nacional de Compra Pública, pero deberá seguirse los mismos canales utilizados durante la fase de diseño con las partes interesadas.

Los resultados de la evaluación y seguimiento deberán ponerse a disposición de todas las partes interesadas, instancias de control y fiscalización, así como de la sociedad civil, por los medios que disponga el Ministerio de Hacienda.

Artículo 52. Profesionalización para la consecución de los objetivos de compra pública estratégica. La estrategia de profesionalización que se defina oportunamente en cumplimiento de lo dispuesto por el artículo 132 de la Ley General de Contratación Pública, deberá incorporar los objetivos de política pública, indicadores, estrategia y lineamientos en materia de contratación pública estratégica, así como generar el conocimiento de herramientas operativas necesarias para su debida implementación.

Artículo 53. Convenios para la implementación de los objetivos de contratación pública estratégica. Dentro de las estrategias y propuestas que se valoren para el Plan de Acción en la materia, se podrá incluir la generación de convenios entre la Dirección de Contratación Pública y organizaciones públicas, privadas o sujetos de derecho internacional público para articular la implementación de alternativas, propuestas y proyectos que coadyuven a la consecución de lo definido en el artículo 20 de la Ley General de Contratación Pública y 46 de este Reglamento.

Artículo 54. Mecanismos de coordinación y colaboración para la implementación de los objetivos de contratación pública estratégica. El Plan de Acción en materia de contratación pública estratégica podrá definir mecanismos de coordinación y colaboración con el Sistema Bancario Nacional e Internacional, incluidos los organismos multilaterales de financiamiento además de otras instancias públicas o privadas que tengan competencias vinculadas al diseño, gestión y evaluación de objetivos de compra pública estratégica; para la generación de facilidades y la implementación de las propuestas definidas en esta materia dentro del Plan Nacional de Compra Pública.

Artículo 57. Criterios de vinculación al objeto contractual. La aplicación de criterios sociales, económicos, ambientales, culturales, de calidad e innovación de la contratación pública estratégica deberá asociarse con el objeto contractual, salvo que en el Plan de Acción o en los lineamientos respectivos para ejecutar el Plan Nacional de Compra Pública se requieran otras posibilidades para el mejor cumplimiento de los objetivos de contratación pública estratégica.

Artículo 58. Criterios objetivos y bajo normas técnicas. La inclusión de consideraciones de contratación pública estratégica debe hacerse de forma objetiva, verificable y atinente, de manera que frente a una determinada necesidad pública se haya incorporado un criterio de admisibilidad o evaluación debidamente fundamentado, el cual deberá ser susceptible de verificación, mediante una muestra, una prueba específica hecha por un laboratorio, una certificación, un sistema de reconocimiento, un sello, una declaración del fabricante, o cualquier otro tipo de evaluación de la conformidad que permita constatar el criterio. La utilización de normas técnicas internacionales o nacionales emitidas por un tercero imparcial de orden técnico deberá prevalecer como mecanismo de verificación, siempre que sea factible.

Asimismo, deberán considerarse también los mecanismos y estándares de calidad de los procedimientos de contratación establecidos por la Dirección de Contratación Pública, según dispone el artículo 129 inciso i) de la Ley General de Contratación Pública. En todo caso, para la aplicación de estos criterios se deberá respetar las regulaciones de la Ley del Sistema Nacional para la Calidad, Ley Nº8279 de 02 de mayo de 2002.

Artículo 59. Obligación de verificación de la Administración. La Administración deberá disponer de mecanismos de verificación, seguimiento y fiscalización de los criterios de contratación estratégica incorporados al pliego de condiciones, para lo cual deberá contar con los recursos y el personal propio o de otra institución con el conocimiento técnico necesario para verificar el cumplimiento durante las fases de selección, adjudicación, formalización y ejecución contractual.

El incumplimiento durante la fase de ejecución contractual de los parámetros de admisibilidad o evaluación, dará lugar a la aplicación de sanciones pecuniarias que disponga el pliego de condiciones y la eventual resolución contractual, independientemente del estado satisfactorio con que puedan contar los suministros, servicios u obras contratadas, aplicando los límites establecidos en el artículo 46 de la Ley General de Contratación Pública.

Artículo 75. Compra pública consolidada para impulsar la participación de las PYMES. Las modalidades de compra pública consolidada como los convenios marco o los sistemas dinámicos de adquisiciones, podrán utilizarse para favorecer la participación de las PYMES en la contratación pública. De igual forma, se podrá promover compras consolidadas exclusivas para PYMES, en tanto las condiciones del mercado lo permitan y así resulte acreditado por la Dirección de Contratación Pública en coordinación con el Ministerio de Economía, Industria y Comercio.

Para estos efectos, la Autoridad de Contratación Pública también podrá implementar criterios de regionalización atendiendo a los lineamientos que al efecto le proporcione el Ministerio de Economía, Industria y Comercio, los cuales deberán ser considerados por la Dirección de Contratación Pública al diseñar los convenios marco que garanticen la inclusión de PYMES por zonas y objetos específicos, como puede ser el caso de micros, pequeños y medianos productores agrícolas.

Artículo 76. Utilización del sistema digital unificado para fomentar la contratación de las PYMES. El sistema digital unificado deberá tener disponible la conectividad electrónica con el registro de proveedores del Sistema de Información Empresarial Costarricense regulado en la Ley Orgánica del Ministerio de Economía, Industria y Comercio, Ley N°6054 de 14 de junio de 1977, con la finalidad de que se pueda sincronizar información relevante para fomentar la participación de las PYMES en la contratación pública.

El sistema digital unificado, deberá además facilitar la disposición de datos para el monitoreo de la implementación de medidas dispuestas para la promoción de las PYMES en el Plan Nacional de Compra Pública.

Artículo 77. Consorcios de PYMES. Las PYMES podrán participar bajo los consorcios previstos en el artículo 48 de la Ley General de Contratación Pública, así como también podrán utilizar la figura de los consorcios PYME regulados en la Ley para el Fomento de la Competitividad de la PYME mediante el desarrollo de consorcios, Ley N°9576 de 22 de julio de 2018, en cuyo caso, gozará de los mismos beneficios establecidos al amparo de la Ley de Fortalecimiento de las Pequeñas y Medianas Empresas, Ley N°8262 de 2 de mayo de 2002 y este capítulo.

Artículo 79. Garantías rendidas por PYMES. Las garantías de cumplimiento y colaterales presentadas por las PYMES que han demostrado su condición a la Administración según lo dispuesto en la Ley de Fortalecimiento de las Pequeñas y Medianas Empresas, Ley N°8262 y sus reglamentos; podrán ser otorgadas a través del Fondo Especial para el Desarrollo de la Micro, Pequeña y Mediana Empresa (FODEMIPYME) o por los instrumentos financieros creados al amparo de la Ley del Sistema Nacional de Banca para el Desarrollo, Ley N°8634 de 23 de abril de 2008, siempre y cuando las PYMES solicitantes cumplan con todos los requisitos y las condiciones de la normativa vigente.

Las garantías podrán, además, ser rendidas en cualquiera de las formas admitidas en el presente Reglamento.

TÍTULO II

PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACIÓN PÚBLICA

CAPÍTULO I

GENERALIDADES

SECCIÓN I

ASPECTOS GENERALES

Artículo 80. Programa de Adquisiciones. En el primer mes de cada período presupuestario, la Administración dará a conocer el Programa de Adquisiciones proyectado para ese año, lo cual no implicará ningún compromiso de contratar.

La Administración deberá incluir en el Programa de Adquisiciones al menos, la siguiente información:

a) Tipo de bien, servicio u obra por contratar.

b) Proyecto o programa dentro del cual se realizará la contratación.

c) Monto estimado de la compra.

d) Período estimado del inicio de los procedimientos de contratación.

e) Fuente de financiamiento.

f) Cualquier otra información complementaria que contribuya a la identificación del bien o servicio.

El Programa de Adquisiciones podrá ser modificado cuando surja una necesidad administrativa no prevista. Quedan excluidas de la obligación de publicación, las contrataciones efectuadas con prescindencia de los procedimientos ordinarios y las efectuadas con fundamento en los supuestos de urgencia.

Todas las instituciones públicas deberán divulgar el respectivo programa de adquisiciones y sus eventuales modificaciones a través del sistema digital unificado.

Artículo 81. Alertas Tempranas. Se faculta a la Administración para el empleo de alertas tempranas mediante las cuales la Administración comunicará la intención de efectuar un procedimiento de compra, con antelación a la publicación del pliego de condiciones, con el propósito de alertar a los posibles oferentes sobre aspectos relevantes de necesaria consideración para ofertar y permitirles una preparación previa al momento de la promoción del concurso.

Dentro de los avisos, se podrán poner a disposición de los interesados: estudios, diseños u otra información relevante para los potenciales oferentes.

Las alertas tempranas y los documentos asociados se comunicarán en el sistema digital unificado a todos los proveedores registrados para la categoría de bien, obra o servicio que se pretende contratar y, a su vez, el aviso debe quedar disponible para consulta general.

Las alertas tempranas se podrán comunicar en cualquier momento antes de la publicación del pliego de condiciones y no implican una obligación de promover el procedimiento.

Artículo 83. Prohibición de fragmentación y separación por funcionalidad. La Administración no podrá fragmentar sus operaciones respecto a necesidades previsibles con el propósito de evadir el procedimiento de contratación que corresponde. Todas aquellas contrataciones que pudieran reportar economías de escala deberán efectuarse en forma centralizada, para lo cual deberá existir la planificación de las compras respectivas, si así resulta más conveniente para el interés público.

La fragmentación se reputa ilícita cuando, contándose en un mismo momento dentro del presupuesto aprobado con los recursos necesarios y habiéndose planificado las necesidades administrativas concretas, se realiza más de una contratación para el mismo objeto, con la finalidad de evadir un procedimiento más complejo. En tal caso, el funcionario o funcionarios encargados de realizar las agrupaciones o de consolidar los requerimientos de consumo para aprovechar la economía de escala, que incurran en una fragmentación ilícita, se harán acreedores de la sanción prevista en el artículo 125, inciso w) de la Ley General de Contratación Pública.

La Administración deberá planificar anualmente sus compras y fijar fechas límites para que las unidades usuarias realicen los pedidos de los bienes y servicios que requieren con la debida antelación, a fin de poder agrupar los objetos de las compras. Fuera de esas fechas no se podrán atender pedidos que no sean calificados de necesidades urgentes o imprevistas.

Las adquisiciones deberán agruparse por líneas de artículos dependientes entre sí. En caso de duda, siempre deberá favorecerse la integración de la compra y no la promoción de procedimientos separados.

No se considerará fragmentación:

a) La adquisición de bienes y servicios que sean para uso o consumo urgente, siempre que existan razones fundadas para admitir que no hubo imprevisión por parte de la Administración.

b) La adquisición de bienes y servicios distintos entre sí a pesar de que éstos estén incluidos dentro del mismo gasto-objeto.

c) La promoción de procedimientos independientes para el desarrollo de un determinado proyecto, siempre y cuando exista una justificación técnica que acredite la integralidad de éste.

d) Los casos en que a pesar de que se conoce la necesidad integral, se promueven varios concursos para el mismo objeto, originado en la falta de disponibilidad presupuestaria al momento en que se emitió la decisión inicial en cada uno de los procedimientos.

e) La adquisición de bienes y servicios para atender, proyectos o servicios regionalizados, siempre y cuando la adquisición no comprometa la obtención de economías de escala. En caso de que la Administración aplique esta excepción deberá motivar su decisión.

Artículo 84. Promoción de la competencia. Para cumplir con el fin de propiciar la mayor competencia en los pliegos de condiciones solo podrán consignarse requisitos que resulten técnicamente procedentes, de manera que cualquier barrera de ingreso injustificada podrá ser objetada mediante el recurso de objeción al pliego de condiciones, sin perjuicio de que los afectados puedan acudir a las autoridades de la competencia conforme a lo previsto en la Ley de Promoción de la Competencia y Defensa Efectiva del Consumidor, Ley N°7472 de 20 de diciembre de 1994 y en la Ley de Fortalecimiento de las Autoridades de Competencia de Costa Rica, Ley N°9736 de 5 de setiembre de 2019.

Artículo 85. Sondeo, estudio de mercado y precio de referencia. Previo a la estimación de la contratación, la Administración deberá realizar un sondeo o estudio de mercado a fin de determinar los precios de referencia conforme a lo previsto en el artículo 44 del presente Reglamento y podrá considerar las guías que emitirá al efecto la Dirección de Contratación Pública.

Artículo 86. Decisión inicial. La decisión administrativa que da inicio al procedimiento de contratación será emitida por la jefatura de la unidad solicitante o por el titular subordinado competente, de conformidad con las disposiciones internas de cada institución, salvo que el objeto contractual sea de obra pública que deba tramitarse mediante licitación mayor en cuyo caso, la decisión inicial deberá ser suscrita conjuntamente por el jefe de la unidad solicitante y por el jerarca quien podrá delegar tal actuación.

Esta decisión se adoptará una vez que la unidad usuaria, en coordinación con las respectivas unidades técnica, legal y financiera según corresponda, haya acreditado al menos lo siguiente:

a) Una justificación de la procedencia de la contratación, con indicación expresa de la necesidad y cuando corresponda, su vinculación con los planes de largo y mediano plazo, el Plan Nacional de Desarrollo, el Plan Nacional de Inversión Pública, el Plan Anual Operativo, el presupuesto y el Programa de Adquisición Institucional, los Planes Estratégicos Sectoriales, así como con el Plan Nacional de Compra Pública, según lo establecido en la Ley de General de Contratación Pública.

b) La descripción del objeto, las especificaciones técnicas y características de los bienes, obras o servicios que se requieran, en caso de que puedan existir diferentes opciones técnicas para satisfacer la necesidad, acreditar las razones por las cuales se escoge una determinada solución, así como la indicación de la posibilidad de adjudicar parcialmente de acuerdo a la naturaleza del objeto.

c) El cronograma con las tareas y las unidades responsables de su ejecución con las fechas de inicio y finalización.

d) Designación de un funcionario como administrador del contrato.

e) Cuando corresponda por la naturaleza del objeto, los procedimientos de control de calidad que se aplicarán durante la ejecución del contrato y para la recepción de la obra, suministro o servicio, los terceros interesados y/o afectados, así como las medidas de abordaje de estos sujetos cuando el proyecto lo amerite y los riesgos identificados, debiendo asegurarse que el riesgo en ningún caso superará el beneficio que se obtendrá con la contratación. En lo que atañe a los procedimientos de control de calidad se deberán respetar las regulaciones de la Ley del Sistema Nacional de la Calidad.

f) La estimación actualizada del costo del objeto, de acuerdo con lo establecido en este Reglamento.

g) En las licitaciones mayores salvo que por la naturaleza del objeto no resulte pertinente, deberá acreditarse la existencia de estudios que demuestren que los objetivos del proyecto de contratación serán alcanzados con una eficiencia y seguridad razonables. Para determinar la eficiencia, se valorará el costo beneficio de modo que se dé la aplicación más conveniente de los recursos asignados.

La seguridad razonable será determinada una vez considerados los riesgos asociados de la contratación y estos sean analizados y evaluados para adoptar las medidas pertinentes de administración de riesgos, según lo dispone la Ley General de Control Interno.

h) Indicación expresa de los recursos humanos y materiales de que dispone o llegara a disponer para verificar la correcta ejecución del objeto del contrato. En la etapa de definición de especificaciones técnicas, selección y ejecución contractual deberá participar la unidad usuaria de la Administración que formuló el requerimiento.

El funcionario competente valorará el cumplimiento de los anteriores requisitos, dispondrá la confección de un cronograma con tareas, responsables de su ejecución, velará por el debido cumplimiento del contrato que llegue a realizarse; e informará a la brevedad posible al adjudicatario cualquier ajuste en los tiempos del cronograma o incumplimiento trascendente de éste, a fin de que se adopten las medidas pertinentes, de lo cual deberá mantener informado en todo momento a la Proveeduría Institucional.

Para la decisión inicial de obra pública, se deberá contemplar además de lo indicado anteriormente, lo establecido en el artículo 172 de este Reglamento.

Artículo 87. Contenido presupuestario. Previo a promover el concurso, la Administración debe acreditar que cuenta con los recursos presupuestarios suficientes para enfrentar la erogación respectiva. Para las contrataciones que se ejecuten durante el mismo ejercicio económico, bastará con acreditar el contenido presupuestario disponible. En las contrataciones con vigencias plurianuales, se deberá indicar en la decisión inicial, que se garantiza el pago de las obligaciones anuales correspondientes a cada ejercicio económico, para lo cual la Administración deberá adoptar las medidas que correspondan.

La Administración deberá adoptar y poner en práctica los controles internos necesarios a fin de que se cumpla con lo establecido en el artículo 38 de la Ley General de Contratación Pública, lo dispuesto en este artículo, así como la normativa y las directrices presupuestarias emitidas por las autoridades competentes sobre esta materia.

SECCIÓN II

PLIEGO DE CONDICIONES

Artículo 88. Pliego de condiciones. El pliego de condiciones constituye el reglamento específico de la contratación que se promueve y se entienden incorporadas a su clausulado todas las normas jurídicas y principios constitucionales aplicables al respectivo procedimiento.

Deberá constituir un cuerpo de especificaciones técnicas, claras, suficientes, concretas, objetivas y amplias en cuanto a la oportunidad de participar. Para su confección, la Administración podrá contratar o solicitar la asistencia de personas físicas o jurídicas, especializadas en la materia de que se trate, siempre que no tengan ningún interés particular directo ni indirecto en el negocio, cuando no tuviere en su organización los recursos técnicos necesarios para ello.

En aquellas contrataciones de excepción a los procedimientos ordinarios de contratación, la Administración, facultativamente podrá elaborar un pliego de condiciones con los elementos esenciales atendiendo al objeto contractual.

Artículo 89. Audiencias previas al pliego de condiciones. De previo a la etapa de determinación del contenido del pliego de condiciones, se podrán realizar audiencias abiertas, presenciales o virtuales a fin de que potenciales oferentes o terceros interesados formulen observaciones o propuestas tendientes a la mejor elaboración del pliego de condiciones.

Con al menos cinco días hábiles de antelación a la realización de la audiencia, deberá hacerse invitación en el sistema digital unificado con indicación del objetivo de su realización, hora, fecha y lugar o medio electrónico en que se llevará a cabo. La Administración deberá tener definida la necesidad que se pretende satisfacer con el objeto a licitar, siendo permitido que los alcances, características y la propia determinación última del objeto deriven de las audiencias previas. La convocatoria a la audiencia deberá incluir una breve referencia de la necesidad que la Administración pretende satisfacer a través de la contratación.

De la audiencia y de las sugerencias recibidas, la Administración deberá elaborar un acta o acreditar lo actuado según corresponda, lo cual formará parte del expediente de la contratación en el sistema digital unificado. Tanto la Administración como los participantes deberán realizar las denuncias que corresponda ante las autoridades competentes en caso de que detecten prácticas colusorias o que atenten contra la libre concurrencia.

Todas las actuaciones que se efectúen con ocasión de las audiencias previas al pliego de condiciones deberán ajustarse al principio de transparencia. Para la validez de la audiencia, no será necesaria la presencia de todos los invitados.

Artículo 91. Condiciones invariables. En el pliego de condiciones, se deberá identificar con claridad aquellos requisitos cuyas condiciones son invariables, cuando corresponda. Dentro de estas condiciones invariables y según el objeto de que se trate, se podrán establecer aspectos tales como, capacidad financiera, especificaciones técnicas y experiencia que deba reunir el personal técnico en la fase de ejecución.

Las condiciones invariables deben orientarse a la selección de la oferta más conveniente a los intereses de la Administración. El incumplimiento de esas condiciones hará inelegible a la oferta.

El oferente, estará obligado a describir de forma completa a partir del pliego de condiciones, las características del objeto, bien o servicio que cotiza, sin necesidad de reiterar la aceptación de las cláusulas invariables o condiciones obligatorias, cuyo cumplimiento se presume.

Artículo 92. Publicación y contenido de la invitación al concurso. La invitación a participar, se publicará en el sistema digital unificado, sin perjuicio de que adicionalmente se empleen otros medios para dar una mayor divulgación al concurso.

En todo caso la publicación deberá contener, la identificación de la Administración contratante; la indicación del tipo y número del concurso y una breve descripción del objeto contractual; la hora y fecha límite para la recepción de ofertas.

Artículo 93. Modificaciones, prórrogas y aclaraciones. Una vez publicado el aviso para concursar y hasta antes de la apertura de las ofertas, la Administración dispondrá únicamente de dos oportunidades para modificar de oficio el pliego de condiciones o para prorrogar el plazo de recepción de ofertas, todo conforme al artículo 40 de la Ley General de Contratación Pública.

Con cada modificación podrán variarse todas aquellas cláusulas que así lo ameriten. En caso de que la Administración decida una modificación o prórroga adicional a las dos ocasiones indicadas en el párrafo anterior, no se invalidará el concurso, pero se deberá iniciar por parte del máximo jerarca o a quien éste delegue, la realización de una investigación preliminar o el procedimiento disciplinario correspondiente a efectos de determinar la existencia de una eventual responsabilidad por parte de los funcionarios a cargo de la tramitación del procedimiento; lo anterior de conformidad con el régimen disciplinario interno de cada institución.

Las modificaciones podrán ser esenciales o no esenciales. Por modificaciones no esenciales, se entienden aquellas que no cambian el objeto del negocio ni constituyen una variación fundamental en la concepción original de éste y deberán comunicarse a través del sistema digital unificado, previo al vencimiento del plazo para recibir ofertas. Cuando se trate de licitaciones mayores y menores la comunicación deberá realizarse con al menos dos días hábiles del vencimiento del plazo para recibir ofertas y para la licitación reducida con una antelación de un día hábil.

Cuando se introduzca una modificación esencial, es decir, una alteración importante en la concepción original del objeto o de la contratación, los plazos para recibir ofertas serán ampliados, en el plazo mínimo para recibir ofertas, según el tipo de licitación de que se trate.

Las aclaraciones a solicitud de parte deberán ser presentadas ante la Administración, dentro del plazo de los ocho días hábiles siguientes a la publicación del pliego de condiciones en el caso de licitaciones mayores y serán resueltas dentro de los cinco días hábiles siguientes a su presentación.

Para las aclaraciones en las licitaciones menores el plazo será de tres días hábiles siguientes a la publicación y serán resueltas dentro de los cinco días hábiles siguientes a su presentación. En el caso de la licitación reducida la solicitud de aclaración será en un plazo de un día hábil, mismo plazo que tendrá la Administración para resolver.

Las que sean presentadas fuera de ese plazo podrán ser atendidas, pero no impedirán la apertura de ofertas en el día y hora señalados.

Cuando se trate de aclaraciones acordadas de oficio que no impliquen modificación, es deber de la Administración incorporarlas de inmediato al expediente electrónico y darles una adecuada difusión en el sistema digital unificado dentro de las veinticuatro horas siguientes.

Artículo 94. Experiencia. Cuando la Administración solicite acreditar la experiencia, se aceptará en el tanto haya sido positiva, entendida ésta, como los bienes, obras o servicios recibidos a entera satisfacción, debiendo indicarse en el pliego de condiciones la forma idónea de acreditarla. Igual regla se seguirá cuando se trate de experiencia obtenida en el extranjero.

Artículo 95. Muestras. La solicitud de muestras deberá ajustarse a criterios de razonabilidad y proporcionalidad y se solicitarán, en la medida que se estimen indispensables, para verificar la calidad de los bienes y el cumplimiento de las especificaciones del pliego de condiciones y asegurar el cumplimiento de la finalidad propuesta.

El pliego de condiciones deberá indicar el destino que se dará a las muestras, señalando el tipo de pruebas, verificaciones y valoraciones que se aplicarán, así como la autoridad encargada del estudio. Si el bien ofrecido no cumple con los requisitos de admisibilidad requeridos, la oferta será descalificada con base en el informe emitido por quien o quienes practicaron el examen.

Dentro de los tipos de pruebas a realizar sobre las muestras podrán efectuarse las de carácter organoléptica, de desgaste acelerado o con mecanismos automatizados, entre otras, que se hará en forma aleatoria a las unidades aportadas. Estas pruebas se realizarán por laboratorios acreditados para tal efecto.

Los oferentes tendrán derecho a asistir al procedimiento de análisis de las muestras, bajolas condiciones que establezca la Administración, quien podrá limitar la cantidad de participantes y las intervenciones durante la actuación. De todo lo actuado deberá dejarse constancia en el expediente electrónico tramitado al efecto en el sistema digital unificado. Únicamente, se podrá impedir a los oferentes su participación mediante acto motivado, cuando las condiciones del análisis así lo exijan.

Si la muestra cumple con las condiciones de admisibilidad, la Administración deberá reservar evidencia suficiente del bien inspeccionado con el fin de poder confrontarlo con los bienes finalmente entregados por el contratista, a fin de que no haya desmejora alguna entre lo inspeccionado y lo recibido.

Las muestras que no se hubieren inutilizado o destruido, por las pruebas a que fueren sometidas, se devolverán en el plazo indicado en el pliego de condiciones, o en su defecto dentro de los diez días hábiles siguientes a la firmeza del acto de adjudicación; vencido ese plazo la Administración dispondrá libremente de ellas. Las muestras presentadas por la parte adjudicataria, se devolverán una vez que se hayan recibido a satisfacción los bienes, esto a fin de poder cotejar el objeto entregado con las muestras ofrecidas.

Artículo 98. Precio. El precio deberá ser cierto y definitivo. En caso de divergencia entre el precio cotizado en números y letras, prevalecerá este último, salvo el caso de errores materiales evidentes, en cuyo caso prevalecerá el valor real.

El pliego de condiciones podrá establecer un porcentaje de utilidad mínimo o máximo, previo acto motivado emitido por la unidad técnica solicitante de la obra, bien o servicio o la unidad técnica competente.

El sistema digital unificado deberá asegurar el uso de un estándar para referencia de las divisas y su denominación.

Los oferentes podrán cotizar en cualquier moneda de curso legal en Costa Rica. En caso de recibir propuestas en distintas monedas, la Administración las convertirá a una misma moneda para efectos de comparación, aplicando las reglas previstas en el pliego de condiciones o en su defecto el tipo de cambio de referencia para la venta, calculado por el Banco Central de Costa Rica, vigente al momento de apertura de las ofertas.

El pago podrá realizarse en la moneda fijada en la contratación o bien en colones costarricenses, salvo lo dispuesto en el artículo 49 de la Ley Orgánica del Banco Central de Costa Rica. Para ese efecto se utilizará el tipo de cambio de referencia para la venta, calculado por el Banco Central de Costa Rica, vigente al momento de la confección del cheque o medio de pago seleccionado. La Administración deberá comunicar al contratista dentro de los cinco días hábiles posteriores a su confección, que el medio de pago acordado se encuentra a su disposición.

Si en el pliego de condiciones se pide un desglose de los tributos que afectan la propuesta y ésta no lo indica, se presume que el monto total cotizado los contempla, incluyendo tasas, sobretasas, aranceles de importación y demás impuestos del mercado local todo conforme a lo previsto en el artículo 41 de la Ley General de Contratación Pública.

Artículo 99. Mejora de precios. En todos los procedimientos regidos por la Ley General de Contratación Pública, es posible mejorar los precios que fueron indicados desde la oferta cuando así se establezca en el pliego de condiciones. Dicha facultad la podrán ejercer todos los oferentes que hayan presentado su oferta económica, una vez realizados los estudios de razonabilidad sobre los precios originalmente ofertados.

Los precios una vez mejorados serán considerados para efectos comparativos y también deberán ser sometidos al respectivo análisis de razonabilidad del precio.

Bajo ningún supuesto la mejora implicará disminución de cantidades, desmejora de la calidad y condiciones de lo originalmente ofrecido o el otorgamiento de una ventaja indebida para el proponente ni podrá ser mayor a la utilidad establecida en el precio original.

En todo caso, el oferente que presente una mejora del precio se encuentra obligado a justificar la disminución del precio.

El oferente que ofrezca descuentos y mejoras en los precios, deberá incorporar la estructuradel precio descontado, considerando todos los elementos que los componen, además, de la estructura del precio sin descuento.

Si los descuentos o las mejoras en los precios se presentan en la oferta, podrán ser considerados para efectos de comparación de precios, de lo contrario únicamente serán considerados para efectos de pago.

El sistema digital unificado no permitirá la incorporación de descuentos ni modificaciones al precio con posterioridad a la apertura de las ofertas, salvo que la Dirección de Contratación Pública mediante lineamiento disponga lo contrario.

Siempre que en el pliego de condiciones se haya considerado una fase de mejora de precios, la Administración podrá convocar, a través del sistema digital unificado, a los proveedores para ello.

Artículo 100. Precio para efectos de comparación. El oferente que resulte elegible, en razón de cumplir con las condiciones de admisibilidad, será comparado con el banco de precios del sistema digital unificado o con el precio del mercado para el análisis de la razonabilidad del precio conforme a lo previsto en el artículo 44 de este Reglamento. Quien hubiera ofrecido descuentos con su oferta, les serán aplicados a su precio al momento mismo de efectuar la comparación.

El descuento no podrá ser superior al porcentaje de la utilidad declarado en el precio original, conforme al artículo 41 de la Ley General de Contratación Pública.

Artículo 101. Línea de crédito en caso de duda sobre la razonabilidad del precio. En el supuesto de que la Administración presente dudas acerca de la razonabilidad del precio cotizado en la oferta, en el caso específico que dude sobre su ruinosidad y ese sea el único factor determinante para seleccionar al contratista, podrá adjudicar la contratación siempre y cuando el oferente presente, de previo a la adjudicación, una línea de crédito o garantía que asegure que cuenta con medios para cumplir con el bien, la obra o el servicio, sin que la Administración cancele un mayor precio que el cotizado, conforme a lo previsto en el artículo 41 de la Ley General de Contratación Pública.

Artículo 102. Desglose del precio. Conforme al artículo 42 de la Ley General de Contratación Pública, en los contratos de obra pública y servicios, así como para cualquier otro objeto contractual según se establezca en el pliego de condiciones, el oferente deberá presentar la estructura de precio tanto en valores absolutos como porcentuales, y de presentarse discrepancias entre los valores absolutos y los porcentuales prevalecerán los primeros. Los valores absolutos deberán ser concordantes con la o las monedas con que se presenta el precio de oferta.

En los contratos en los que procede la aplicación del reajuste o revisión de precios, de conformidad con lo regulado en los artículos 107, 108 y 109 del presente Reglamento, el oferente deberá aportar la información de los índices oficiales de precios y costos asociados con los costos directos e indirectos de la estructura de precio. Dichos índices deberán ser elaborados y emitidos por la entidad oficial del país de origen de los costos y corresponder a la misma moneda con que se presenta el precio de oferta y los valores absolutos de la estructura de precio.

En caso de que no exista un índice oficial para determinado costo directo, el oferente deberá advertirlo así en la oferta y aportar la documentación pertinente a efectos de que las partes puedan aplicar el método contemplado en los artículos 107, 108 o 109 del presente Reglamento, según corresponda. Sino existe un índice oficial para determinado costo indirecto, el oferente deberá advertirlo así en la oferta y podrá proponer un índice oficial general de precios para el reajuste o revisión de dicho costo.

La Administración deberá establecer el formato para la presentación de la estructura del precio de la oferta en el pliego de condiciones, tomando en consideración en una obra pública la modalidad de cotización y tipo de contrato. Esta estructura estará compuesta por el desglose del precio de oferta, tanto en valores absolutos como porcentuales, con el detalle de al menos los siguientes componentes: los costos directos, los costos indirectos, la utilidad y los imprevistos.

Artículo 103. Sobre el presupuesto detallado. El presupuesto detallado de la obra, bien o servicio contratado deberá ser presentado únicamente por el adjudicatario dentro del plazo de ocho días hábiles posteriores a la firmeza de la adjudicación y antes de la suscripción del contrato. Lo anterior, aplica para cualquier modalidad de cotización y tipo de contrato.

En caso de no presentarse en ese plazo, la Administración declarará insubsistente la adjudicación y procederá conforme a lo establecido en el artículo 52 de la Ley General de Contratación Pública.

La Administración, posterior a la firmeza de la adjudicación y antes de la suscripción del contrato, procederá a revisar el presupuesto detallado aportado por el adjudicatario, verificando que sea concordante con la estructura de precio de la oferta, tanto en valores absolutos como en la o las monedas en que cotizó su precio. En caso de presentarse discrepancias entre la estructura del precio y el presupuesto detallado, prevalecerán los valores absolutos de la estructura del precio, para ello el adjudicatario deberá ajustar el presupuesto a dichos valores.

Asimismo, en los casos que proceda la aplicación del reajuste o la revisión de precios, la Administración revisará la pertinencia de los índices oficiales de precios y costos propuestos en la oferta, eso con el propósito de establecer los índices que serán utilizados en la ejecución contractual.

El presupuesto detallado corresponde a la memoria de cálculo efectuada y que sustenta el precio cotizado, todo lo cual se refleja en la estructura del precio presentada con la oferta. Para ello, la Administración en el pliego de condiciones deberá indicar el formato y el nivel de detalle o desagregación con que deberá presentar el adjudicatario el presupuesto detallado. Esa desagregación del presupuesto se vinculará con la modalidad de cotización o de pago, de modo que cuando corresponda será útil para verificar que determinadas actividades o unidad de la obra, unidad del bien o unidad de servicio han sido cumplidas para efectos de ordenar su pago.

El presupuesto detallado desglosará los componentes de cada actividad o unidad de la obra, unidad del bien, o unidad de servicio, según corresponda, indicando al menos sus costos directos, que considere como mínimo los recursos de materiales, mano de obra con el detalle de cargas sociales, equipos y maquinaria e identificación de los subcontratos, sus costos indirectos, su utilidad e imprevistos.

Artículo 104. Precios unitarios y totales. La Administración podrá solicitar en el pliego de condiciones a los oferentes que coticen precios unitarios y totales. Si la sumatoria de los precios unitarios excede el precio total, la oferta se comparará con el mayor precio.

Cuando se soliciten precios unitarios, la Administración deberá advertir en el pliego de condiciones que se reserva la posibilidad de adjudicación parcial de una misma línea. En caso que no hubiere sido advertido, la Administración consultará al oferente si acepta la adjudicación de una menor cantidad manteniendo el precio unitario. En caso de no aceptación por el oferente, la Administración deberá declarar infructuosa la línea o líneas correspondientes.

Artículo 105. Descuentos. El oferente podrá ofrecer descuentos globales a sus precios, o bien a los precios unitarios, en razón de un mayor número de líneas que se llegaran a adjudicar, o por pronto pago, pudiendo la Administración, promover estos últimos como parte de su política de pago.

El descuento que dependa de la adjudicación de un mayor número de líneas, será considerado en el tanto las ofertas elegibles cubran todas las líneas necesarias para su comparación y se convenga una adjudicación total a una misma oferta.

El oferente podrá incorporar en su propuesta descuentos en razón de la eventual adjudicación de una cantidad de unidades que supere el tope establecido en una misma línea.

Salvo lo dispuesto en el artículo 99 de este Reglamento, los descuentos que se ofrezcan con posterioridad a la apertura de ofertas, no serán tomados en cuenta al momento de comparar los precios, pero sí para efectos de pago, en la fase de ejecución contractual.

La Administración podrá aprovechar el descuento ofrecido, lo cual deberá estar sujeto a la disponibilidad presupuestaria y a la necesidad institucional.

Artículo 107. Derecho al mantenimiento del equilibrio económico de los costos directos e indirectos del contrato. En los contratos que se realicen al amparo de la Ley General de Contratación Pública, tanto la Administración como el contratista, tendrán derecho al mantenimiento del equilibrio económico de los costos directos e indirectos del contrato.

Bajo ningún supuesto, serán objeto de reajuste ni revisión la utilidad ni el rubro de imprevistos.

El contrato podrá estar sujeto a riesgos y a la aparición de circunstancias no tomadas en cuenta por las partes al momento de su formalización conforme a lo señalado en el artículo 100 de la Ley General de Contratación Pública, que afecten el nivel económico originalmente establecido, dependiendo de la modalidad de remuneración, el grado de incidencia y de su permanencia en el tiempo. Para ello se deberá examinar el origen de las alteraciones que modifiquen el equilibrio económico del contrato a fin de restituir el equilibrio establecido en la fecha de presentación de la oferta.

Para efectos de reajustes y revisiones de precios la Administración utilizará fórmulas matemáticas para calcularlos, conforme a las disposiciones que emita la Autoridad de Contratación Pública según lo establecido en el artículo 128 inciso f) de la Ley General de Contratación Pública, aumentándolos o disminuyéndolos según varíen los costos directos e indirectos, utilizando los índices de precios y costos emitidos por entidades oficiales. Dichos índices deberán ser elaborados y emitidos por la entidad oficial del país de origen de los costos, y corresponder a la misma moneda con que se presenta el precio y los valores absolutos de la estructura de precio. La pertinencia de lo anterior deberá ser verificada por parte de la Administración.

Excepcionalmente, en caso de que no exista un índice oficial del país de origen de determinado costo directo o indirecto, las partes podrán demostrar las variaciones de ese costo, mediante el método analítico-documental. Esto tomando en consideración la diferencia en el precio del insumo o servicio entre el día de la compra y el día de la presentación de la oferta, ello con base en documentación probatoria válida y pertinente.

Los reajustes o revisión de precios, así como las resoluciones de reclamos de las partes por desequilibrios económicos del contrato, deberán formar parte del finiquito del contrato, conforme a lo previsto en el artículo 111, de la Ley General de Contratación Pública y el presente artículo y los artículos108 y 109 de este Reglamento.

Artículo 108. Derecho al mantenimiento del equilibrio económico de los costos directos e indirectos del contrato de obra pública. En los contratos de obra pública la Administración reajustará los precios, aumentándolos o disminuyéndolos según se demuestre la variación de los costos directos e indirectos estrictamente relacionados con la obra, por circunstancias ajenas a la responsabilidad de las partes.

En los contratos que por sus particularidades los riesgos deban ser asumidos, proyectados, cubiertos e incorporados como parte del precio ofertado, independientemente de la moneda en que se pacte el precio estos riesgos deben ser asumidos por el contratista y no serán objeto de reajustes.

En casos excepcionales, cuando por las particularidades del objeto contractual no resulte aplicable lo dispuesto en el presente artículo, por acto motivado con la debida justificación técnica, adoptado por el jerarca administrativo, la Administración podrá incluir en el pliego de condiciones los mecanismos necesarios para mantener el equilibrio económico del contrato, cuando el contratista demuestre eventuales desequilibrios económicos del contrato, producidos por variaciones en los costos directos e indirectos que integran el precio ofertado, originadas por alteraciones imprevisibles y no atribuibles al contratista ni a los riesgos implícitos del negocio. Para ello, es necesario presentar la prueba suficiente y pertinente, acorde con el presupuesto detallado regulado en el artículo 103 del presente Reglamento, el programa de trabajo aprobado y vigente, entre otros documentos contractuales, según corresponda.

En ese sentido, la Administración deberá velar porque el mecanismo incluido en el pliego de condiciones se ajuste a la técnica y a los principios que rigen la materia de contratación pública, particularmente al principio de intangibilidad patrimonial, siguiendo al efecto los lineamientos que emita la Autoridad de Contratación Pública.

Bajo ningún supuesto serán objeto de reajuste la utilidad ni el rubro de imprevistos.

La Autoridad de Contratación Pública, a propuesta de la Dirección de Contratación Pública, establecerá los criterios técnicos a seguir para regular la determinación objetiva del reajuste de los precios.

Para ello aplicarán las fórmulas matemáticas basadas en índices oficiales de precios y costos, elaborados por las entidades oficiales que determinan los índices a utilizar.

El reajuste se calculará sobre las estimaciones mensuales de avance de la obra, con base en los índices de precios del mes de presentación de las ofertas y los correspondientes al mes de ejecución de las actividades conforme a lo establecido en el programa de trabajo vigente y aprobado de previo por la Administración.

Si el contratista se atrasa en la ejecución de una o varias actividades según lo dispuesto en el programa de trabajo vigente y aprobado por la Administración, se utilizarán los valores correspondientes a los índices de precios de los meses que originalmente se consigne en dicho programa. Si las actividades se adelantan en relación con lo dispuesto en el programa de trabajo vigente y aprobado de previo, el precio de dichas actividades se reajustará con base en los índices de precios del mes en que efectivamente se realizaron.

Para aplicar el reajuste, el contratista deberá presentar el presupuesto detallado y completo con todos los elementos que componen su precio, incluyendo un desglose de los precios unitarios, según lo dispuesto en el artículo 42 de la Ley General de Contratación Pública y el artículo 102 del presente Reglamento.

En el caso de que no exista ningún índice oficial de precios del país de origen de determinado costo directo o indirecto, las partes podrán demostrar las variaciones de ese costo, mediante el método analítico y documental, esto tomando en consideración la diferencia en el precio del insumo o servicio entre el día de oferta y el día de compra, ello con base en documentación probatoria válida y pertinente.

Artículo 109. Derecho al mantenimiento del equilibrio económico de los costos directos e indirectos en contratos de suministro de bienes y servicios. En las contrataciones de suministro de bienes y servicios, cuando se demuestren variaciones en los precios de los costos directos e indirectos, estrictamente relacionados con el objeto del contrato, la Administración revisará los precios, aumentándolos o disminuyéndolos según varíen los costos directos e indirectos, a efecto de mantener el equilibrio económico del contrato. En estos casos, no serán objeto de revisión la utilidad ni el rubro de imprevistos.

En contratos de suministro de bienes y servicios, la revisión de precios se determinará con base en los índices oficiales de precios del mes de presentación de las ofertas y los índices oficiales de precios correspondientes al mes de las entregas recibidas de conformidad con las fechas programas y acordadas por las partes siempre y cuando el bien o servicio cumpla en tales fechas con las condiciones contractuales.

Si las entregas de los suministros de bienes y servicios se atrasan por causa del contratista, con respecto a las fechas programadas y acordadas por las partes, se utilizarán los índices oficiales de precios de los meses en que estaba programada su entrega.

En caso que las entregas de bienes o servicios se adelanten en relación con las fechas programadas y acordadas por las partes, el precio se revisará con base en los índices de precios del mes en que efectivamente se efectuaron.

En caso de que no exista un índice oficial del país de origen de determinado costo directo o indirecto, las partes podrán demostrar las variaciones de ese costo, mediante el método analítico-documental. Esto tomando en consideración la diferencia en el precio del insumo o servicio entre el día de la compra y el día de la oferta, ello con base en documentación probatoria válida y pertinente.

Artículo 110. Garantía de cumplimiento. La garantía de cumplimiento respalda la correcta ejecución del contrato, conforme la normativa vigente y será exigible en todos los contratos producto de licitación mayor o licitación menor, la cual se establecerá entre un cinco por ciento (5%) y un diez por ciento (10%) del monto de la adjudicación, conforme lo defina el pliego de condiciones.

Conforme a lo previsto en el artículo 44 de la Ley General de Contratación Pública, en las licitaciones reducidas aplicarán los mismos porcentajes, salvo que la Administración facultativamente determine de forma expresa en el pliego de condiciones, no solicitarla.

En caso de que el pliego de condiciones no defina la exigencia de rendir garantía ni su porcentaje, se entenderá que deberá rendirse por el cinco por ciento (5%) del monto de la adjudicación.

En contratos de cuantía inestimable, en el pliego de condiciones deberá establecerse una suma específica que garantice la debida ejecución contractual.

En el caso del remate, la Administración exigirá una garantía de cumplimiento que se establecerá entre un cinco por ciento (5%) y un diez por ciento (10%) del monto adjudicado, lo cual deberá indicarse en la invitación al remate. De previo a la celebración del remate, los participantes se registrarán en el sistema digital unificado y reportarán una cuenta domiciliada para que la Administración aplique el débito en tiempo real, una vez adjudicado el bien, para garantizar el pago de la garantía de cumplimiento, previa aprobación del adjudicatario.

Cuando se promueva una subasta inversa electrónica, en la invitación se indicará que el adjudicatario deberá rendir una garantía de cumplimiento que se establecerá entre un cinco por ciento (5%) y un diez por ciento (10%) del monto adjudicado. Si el contrato fuera de cuantía inestimable, en la invitación se indicará una suma específica que garantice la debida ejecución contractual.

Cuando la cuantía del contrato resulte muy elevada o el plazo contractual sea muy extenso y ello eleve de forma desproporcionada el monto de la garantía o resulte muy oneroso mantenerla, la Administración, en el pliego de condiciones, podrá solicitar una garantía con una vigencia menor al plazo contractual, bajo la condición de que dos meses antes de su vencimiento el contratista aporte la nueva garantía, a riesgo de ejecución de la anterior, en caso de incumplimiento.

En caso de oferta conjunta, cada interesado podrá garantizar solo su parte del negocio. Tratándose de oferta en consorcio se rendirá una garantía que respalde el cumplimiento de manera solidaria.

Si el objeto contractual aumenta o disminuye, la Administración deberá prevenir al contratista sobre el ajuste de la respectiva garantía de cumplimiento.

Es una obligación del contratista mantener vigente la garantía de cumplimiento mientras no se haya recibido el objeto del contrato o el contrato se encuentre aún en ejecución. Si un día hábil antes del vencimiento de la garantía, el contratista no ha prorrogado su vigencia, la Administración deberá hacerla efectiva en forma preventiva y mantener el dinero en una cuenta bajo su custodia, el cual servirá como medio resarcitorio en caso de incumplimiento. En este caso, el contratista podrá presentar una nueva garantía sustitutiva del dinero.

Artículo 111. Forma de rendir la garantía de cumplimiento. La garantía de cumplimiento, deberá ser rendida electrónicamente a través del sistema digital unificado.

Las garantías de cumplimiento también podrán ser extendidas por bancos internacionales de primer orden, según reconocimiento que haga el Banco Central de Costa Rica, cuando cuenten con un corresponsal autorizado en el país, siempre que sean emitidas conforme la legislación costarricense y sean ejecutables en caso de ser necesario.

Los bonos y certificados se recibirán por su valor de mercado y deberán acompañarse de una estimación efectuada por un operador de alguna de las bolsas legalmente reconocidas. Se exceptúan de presentar estimación, los certificados de depósito a plazo emitidos por bancos estatales, cuyo vencimiento ocurra dentro del mes siguiente a la fecha en que se presenta. En caso de que se emita físicamente, el bono deberá depositarse según lo establecido por la Administración contratante, la cual será responsable de su custodia.

No se reconocerán intereses por las garantías mantenidas en depósito por la Administración; sin embargo, los que devenguen los títulos hasta el momento en que se ejecuten, pertenecen al dueño.

Las garantías de cumplimiento pueden rendirse en cualquier moneda extranjera o bien en su equivalente en moneda nacional, al tipo de cambio de referencia para la venta, calculado por el Banco Central de Costa Rica, vigente al día anterior de la suscripción del contrato. El contratista está obligado a mantener actualizado el monto de la garantía, por las variaciones de tipo de cambio que le puedan afectar.

Artículo 112. Sustitución de garantía de cumplimiento y retenciones. Las garantías de cumplimiento podrán ser sustituidas en cualquier momento, a solicitud del contratista, previa aceptación de la Administración, siempre que con ello no desmejore los términos de la garantía original.

A solicitud del contratista y previa autorización de la Administración, cuando lo estime conveniente, se podrán sustituir las retenciones por una garantía adicional. La Administración podrá solicitar la sustitución de garantías que presenten riesgos financieros de no pago, como cuando su emisor esté intervenido.

La Administración deberá solicitar la sustitución de la garantía en forma inmediata cuando ésta haya sido ejecutada y continúe la ejecución contractual de modo que satisfaga el monto y plazo según las condiciones contractuales.

Artículo 113. Devolución de las garantías de cumplimiento y retenciones. La Administración tiene la facultad de devolver parcialmente la garantía de cumplimiento, a solicitud del contratista, en proporción a la parte ya ejecutada cuando sean factibles entregas parciales del objeto contratado. Esta situación deberá advertirse en el respectivo pliego de condiciones, sin perjuicio de una valoración particular en la fase de ejecución contractual, mediante acto motivado.

La garantía de cumplimiento será devuelta a solicitud del interesado, dentro de los veinte días hábiles siguientes a la fecha en que la Administración haya recibido de forma definitiva y a satisfacción el objeto contractual.

Para el caso de otras garantías o retenciones serán devueltas, dentro del plazo de veinte días hábiles siguientes a la fecha en que la Administración haya recibido de forma definitiva y a satisfacción el objeto contractual o conforme lo establezca la Administración en el pliego respectivo.

Artículo 114. Vigencia de la garantía de cumplimiento. La Administración establecerá en el pliego de condiciones la vigencia mínima de la garantía de cumplimiento. En caso de omisión en el pliego de condiciones, la garantía regirá hasta por dos meses adicionales a la fecha probable de la recepción definitiva del objeto contractual o terminación del plazo de la contratación.

Artículo 115. Otras garantías y retenciones. La Administración podrá incorporar en el pliego de condiciones cláusulas de retención porcentual de las sumas pagadas, cuando ello resulte conveniente para asegurar una correcta ejecución contractual. El monto máximo de esas retenciones será de un cinco por ciento (5%) del total facturado.

Cuando existan adelantos de pago y ello resulte viable, la Administración podrá solicitar una garantía colateral por todo el monto que se vaya a girar, la cual deberá ser rendida electrónicamente mediante el sistema digital unificado, ello independientemente del medio utilizado por el contratista para amparar dicha garantía y aceptado por la entidad garante. Para rendir este tipo de garantías las entidades garantes deberán admitir además de los otros medios señalados en el artículo 111 de este Reglamento, las fianzas, avales, hipotecas, prendas, entre otros.

En lo pertinente, las regulaciones de la garantía de cumplimiento les serán aplicables a estas otras garantías.

Artículo 116. Sanciones económicas y procedimiento de ejecución. Conforme al artículo 46 de la Ley General de Contratación Pública, la Administración podrá establecer en el pliego de condiciones, el pago de multas por defectos en la ejecución del contrato o cláusulas penales, según corresponda, considerando para ello, aspectos tales como, el monto, plazo, riesgo, repercusiones de un eventual incumplimiento para el servicio que se brinde o para el interés público y la posibilidad de incumplimientos parciales o por líneas.

En los supuestos en que se establezcan multas o cláusulas penales, la Administración deberá valorar su costo beneficio, la debida y oportuna satisfacción del interés público, así como criterios de razonabilidad y proporcionalidad.

En caso de que el objeto esté compuesto por líneas distintas, el monto máximo de la sanción económica, se considerará sobre el mayor valor de cada línea y no sobre la totalidad del contrato, siempre que el incumplimiento de una línea no afecte el resto de las obligaciones.

Los incumplimientos que originen el cobro de la multa y la cláusula penal deberán estar detallados en el pliego de condiciones, en forma motivada. Una vez en firme el pliego, se entenderá que el monto de la multa o de la cláusula penal es definitivo por lo que no se admitirán reclamos posteriores.

La cláusula penal procede por ejecución tardía o prematura de las obligaciones contractuales.

Artículo 117. Aplicación de multas y cláusulas penales. Conforme al artículo 47 de la Ley General de Contratación Pública, para ejecutar las multas y cláusula penal la Administración deberá emitir un acto motivado, con indicación de la prueba que lo sustente. En contra de esa decisión, el afectado podrá interponer los recursos de revocatoria y apelación, los cuales deberán presentarse dentro de los tres días hábiles siguientes a la notificación del acto. La resolución de dichos recursos agotan la vía administrativa.

El cobro de las multas podrá hacerse con cargo a las retenciones del precio que se hubieran practicado y los saldos pendientes de pago. En caso de que ninguna de esas dos alternativas resulte viable, se ejecutará la garantía de cumplimiento hasta por el monto respectivo.

Para el cobro de las multas, no será necesario demostrar la existencia del daño o perjuicio.

En caso de incumplimiento total de las obligaciones por parte del contratista, no procede el cobro de multas, posteriores a ese momento, sino la ejecución de la garantía de cumplimiento y la resolución del contrato, sin perjuicio de otras responsabilidades administrativas y civiles que se deriven de dicho incumplimiento.

El cobro por concepto de multas o cláusula penal no podrá superar el veinticinco por ciento (25%) del precio del contrato incluidas sus modificaciones.

La omisión de cobro ocasionará responsabilidad civil y administrativa del funcionario omiso, conforme a lo previsto en el artículo 125, inciso k) de la Ley General de Contratación Pública.

SECCIÓN III

OFERTA

Artículo 118. Generalidades de la oferta. La oferta deberá redactarse en idioma español. La información técnica o complementaria y los manuales de uso expedidos por el fabricante deberán presentarse en idioma español, salvo que en el pliego de condiciones se permitan otros idiomas con la traducción debidamente consularizada o se acepte una traducción libre de su texto.

La literatura técnica y demás documentación que le dé soporte a la propuesta, constituirá parte integral de la oferta. En caso de contradicción entre distintos extremos de la propuesta, prevalecerá la que mejor se ajuste al pliego de condiciones o las necesidades de la Administración que consten en la justificación de la procedencia de la contratación indicada en la decisión inicial a que hace referencia el artículo 86 de este Reglamento.

Si durante el período de formulación de ofertas, el oferente llegara a advertir incompletez del objeto o bien dificultades en el desempeño o funcionalidad del bien o servicio, deberá indicarlo por escrito a la Administración, en el plazo dispuesto para recibir aclaraciones. Caso contrario, no podrá invocar esa circunstancia como eximente de responsabilidad en fase de ejecución contractual o de fiscalización.

Artículo 119. Presentación. La oferta deberá presentarse en el sistema digital unificado, firmada digitalmente por quien tenga poder suficiente para ello, dentro del plazo previsto para tal efecto en el pliego de condiciones. La oferta estará encriptada e inaccesible hasta la hora y la fecha señaladas en el pliego de condiciones para la apertura de ofertas, garantizándose en el sistema digital unificado la confidencialidad.

Con el solo sometimiento de la oferta en tiempo, se entiende aceptado el plazo de vigencia de la oferta establecido en el pliego de condiciones y durante las diferentes etapas del procedimiento. Si hubiera alguna inconsistencia, la Administración hará la prevención durante la fase de subsanación de las ofertas.

La oferta participará únicamente en el concurso para el que fue presentada, asumiendo el oferente las consecuencias que se puedan generar por su falta de cuidado o cualquier error imputable a él en el momento de ingresar su oferta y la documentación complementaria en el sistema digital unificado.

Artículo 120. Apertura de ofertas. La apertura de las ofertas se realizará en la hora y fecha señalada al efecto. Una vez que se realice la apertura, las ofertas serán desencriptadas, estarán disponibles para todos los interesados y el sistema digital unificado registrará y generará un acta electrónica de apertura de las ofertas recibidas, la cual se podrá visualizar en la sección correspondiente del respectivo expediente electrónico.

Los oferentes podrán efectuar observaciones únicamente a través del sistema digital unificado dentro del plazo establecido en el pliego de condiciones y a falta de indicación en el día hábil siguiente al día de apertura de las ofertas. En caso de que se presenten observaciones, éstas se consignarán en el expediente electrónico y serán valoradas por la Administración.

Artículo 121. Jurisdicción. Los contratos a ejecutar en el país, cuyas propuestas provengan de persona física o jurídica extranjera deberán someterse a la jurisdicción y tribunales nacionales para todas las incidencias que de modo directo o indirecto puedan surgir del contrato, con renuncia expresa a su jurisdicción.

Artículo 122. Información y documentos a aportar. El oferente deberá aportar, mediante el sistema digital unificado, toda la documentación requerida por la Administración en el pliego de condiciones.

En el caso de las declaraciones juradas, serán rendidas bajo fe de juramento con las responsabilidades y delitos que ello conlleva en caso de indicar información falsa y estarán parametrizadas en el sistema digital unificado y serán seleccionadas por la Administración contratante, considerando el principio de eficiencia y según lo requerido para cada procedimiento de contratación. No será necesario rendirlas ante notario público ni requieren ser autenticadas por un abogado.

La Administración contratante verificará el estado de las obligaciones del oferente y subcontratista, señaladas en el pliego de condiciones, mediante consulta en línea en el sitio web de cada entidad competente en la materia; asimismo, la Administración podrá constatar en cualquier momento, el cumplimiento por parte del oferente y subcontratista de estas obligaciones.

En caso de que el oferente no se encuentre inscrito ante la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS) y del objeto licitado se derive tal obligación, la Administración le solicitará justificación, la que, en caso de resultar insatisfactoria de acuerdo con los lineamientos establecidos por la CCSS, provocará la exclusión del concurso y la denuncia ante las autoridades correspondientes de cobro de esa institución.

Artículo 123. Integridad de la oferta. El oferente está obligado a cotizar todo el objeto, salvo que se trate de líneas independientes entre sí, en cuyo caso podrá cotizar las de su interés, sin que sea necesario que el pliego de condiciones lo autorice. No se admitirá la cotización parcial de una línea.

La sola presentación de la oferta, se entenderá como una manifestación inequívoca de la voluntad del oferente de contratar con pleno sometimiento al pliego de condiciones, disposiciones legales y reglamentarias vigentes. La sumisión operará de pleno derecho e implicará la incorporación dentro del contenido de la relación contractual de las normas constitucionales, de la Ley de General de Contratación Pública, este Reglamento y del ordenamiento jurídico en general.

La oferta estará compuesta por las partes y documentos que sean necesarios, de acuerdo con lo solicitado en el pliego de condiciones, sin que por ello pierda la característica de unicidad e integridad al margen de las ofertas alternativas. La oferta económica contempla la totalidad de la oferta técnica salvo prueba en contrario.

El contratista estará obligado a cumplir con el objeto íntegro, sin cobrar ninguna suma adicional.

Artículo 124. Entrega inmediata. Cuando un oferente ofrezca plazo de entrega inmediata se entenderá que corresponde al consignado en el pliego de condiciones o en su defecto a un día hábil, posterior a la entrega o notificación del pedido u orden de compra.

Esta regla aplicará para efectos de elegibilidad y comparación de ofertas, así como para cómputo de plazos de entrega en fase de ejecución contractual.

Artículo 125. Tipos de ofertas. Las ofertas presentadas en los procedimientos de contratación podrán ser las siguientes:

a) Ofertas base: Todo oferente deberá presentar una oferta base que responda al llamado de la Administración, pudiendo limitar la entidad contratante en el pliego de condiciones la cantidad de ofertas alternativas que aceptará de un mismo oferente.

b) Ofertas alternativas: Para que sea procedente la presentación de una oferta alternativa que responde a una solución distinta a la propuesta de la Administración, deberá estar contemplada en el pliego de condiciones y la oferta base deberá cumplir todos los extremos de lo requerido por la Administración para que sea procedente su adjudicación. Cualquier alternativa a la oferta base ganadora, podrá ser adjudicada, en el tanto la Administración acredite en el expediente las razones de su decisión, ésta no contravenga el interés público ni institucional y existan fondos suficientes para cubrir la erogación.

c) Ofertas en conjunto: En el pliego de condiciones la Administración podrá habilitar la presentación de ofertas en conjunto cuando esto responda a la adecuada satisfacción del interés público. Este supuesto aplica cuando dos o más oferentes se unen para cotizar, respondiendo cada quien, por su parte, y en caso de que la diferenciación de responsabilidades no pueda realizarse, se entiende que ambos responden solidariamente por la totalidad del contrato. Para efectos de procedimiento, será suficiente que una sola de las empresas que cotizan de manera conjunta haya sido invitada, para que las restantes puedan participar.

d) Ofertas en consorcio: Dos o más oferentes podrán participar presentando una oferta en consorcio, sin que ello implique crear una persona jurídica diferente, con el objetivo de cumplir y fortalecer los requisitos dispuestos por la Administración en el pliego de condiciones. Las obligaciones que asume cada uno de los miembros que conforman el consorcio, deberán quedar plasmados en el respectivo acuerdo consorcial. La responsabilidad derivada de la participación consorcial es solidaria. Para efecto de los procedimientos será suficiente que una sola de las empresas consorciadas haya sido invitada, para que el grupo pueda participar. Además de lo anterior, se podrá exigir en el pliego de condiciones, los requisitos de capacidad y solvencia técnica y financiera para cada uno de los miembros del consorcio, sin perjuicio de que para cumplir ciertos requisitos se admita la sumatoria de elementos. Para esto se deberá indicar con toda precisión cuáles requisitos deben ser cumplidos por todos y cada uno de los integrantes y cuáles por el consorcio.

Artículo 126. Participación única en cada procedimiento de contratación. Una persona física o jurídica únicamente podrá figurar para un mismo concurso en una única oferta ya sea como subcontratista, oferente individual o participar de forma conjunta o consorciada. La condición anterior también resultará aplicable a las personas físicas o jurídicas que conformen un mismo grupo de interés económico en los términos establecidos en el artículo 49 de la Ley General de Contratación Pública.

Lo anterior a excepción de lo establecido en el artículo 133 de este Reglamento.

Artículo 127. Experiencia en consorcios. En proyectos de cierto volumen o en los cuales resulte importante valorar experiencia, la Administración deberá señalar en el pliego de condiciones las reglas conforme las cuales evaluará la experiencia obtenida en proyectos en los que se haya participado bajo la forma consorciada, a fin de evitar que por una escasa participación se pretenda derivar experiencia por todo el proyecto.

En todo caso la Administración podrá fijar el porcentaje mínimo de participación que cada miembro deba tener en el consorcio para considerar esa experiencia.

En el caso de que el pliego de condiciones sea omiso, la oferta consorcial deberá identificar un integrante que cumpla con el mínimo requerido para al menos uno de los aspectos a evaluar, debiendo entre todos los oferentes consorciados cumplir con la totalidad de las condiciones del concurso.

Si en la oferta no se identifican los integrantes del consorcio que cumplen esas condiciones, la oferta no podrá ser elegible.

Artículo 128. Responsabilidad en consorcios. Los integrantes del consorcio responderán frente a la Administración de manera solidaria, como si fuesen una única contraparte. En caso de adjudicación, la formalización contractual será firmada digitalmente por todos los consorciados, salvo que se haya conferido poder suficiente a determinada persona, sin perjuicio de que también comparezca una sociedad constituida al efecto, cuando ello haya sido requerido en el pliego de condiciones o las partes así lo hayan solicitado en su oferta.

En aquellos casos en que se constituya una sociedad anónima esta responderá de manera solidaria, junto con los integrantes del consorcio, frente a la Administración contratante.

Artículo 129. Acuerdo consorcial. El acuerdo consorcial es un documento privado, que no requiere fecha cierta, ni otras formalidades, a menos que la Administración así lo haya previsto en el pliego de condiciones.

El acuerdo cubrirá al menos los siguientes aspectos:

a) Calidades, incluido domicilio, lugar para recibir notificaciones, correo electrónico y capacidad de las partes.

b) Designación de los representantes, con poder suficiente para actuar durante la fase de estudio de ofertas, de formalización, de ejecución contractual y para trámites de pago.

c) Detalle de los aportes de cada uno de los miembros, sea en recursos económicos o bienes intangibles, como experiencia y obligaciones que asumiría en fase de ejecución contractual, el porcentaje de la participación de cada uno de ellos, cuando resulte posible, todo conforme a las regulaciones de la Ley General de Contratación Pública y este Reglamento.

d) Plazo del acuerdo que deberá cubrir la totalidad del plazo contractual.

Deberá aportarse en el sistema digital unificado el documento original en caso de haberse suscrito de manera digital, o copia certificada del acuerdo si éste fue emitido de forma física.

Artículo 130. Constitución de sociedad en consorcios. En los casos en los cuales los consorciados constituyan una sociedad anónima, su objeto social debe estar referido únicamente al bien, obra o servicio establecido por la Administración en el pliego de condiciones. El plazo social será similar al de ejecución contractual y deberá tener un capital social conforme lo solicite la Administración.

Durante la etapa de ejecución contractual, los adjudicatarios deberán mantener el cincuenta y uno por ciento (51%) de las acciones de esa sociedad, pudiendo disponerse libremente del restante cuarenta y nueve por cierto (49%). Esto sin perjuicio de que en el pliego de condiciones se hayan estipulado reglas sobre la composición accionaria, en función de las obligaciones asumidas por cada uno de los consorciados. Para tales efectos, el contratista deberá informar a la Administración sobre los cambios que se realicen en la distribución de acciones de la sociedad.

La formalización contractual será suscrita por el representante legal de la sociedad anónima que se conforme para tales efectos.

Artículo 131. Cambios de participación en el consorcio. La Administración podrá fijar en el pliego de condiciones, reglas para que los encargados de ejecutar ciertas partes del objeto mantengan determinada participación en el acuerdo consorcial o en el capital social de la persona jurídica, en los casos en que se llegue a constituir, cuando así se solicite, por el tiempo que se estime necesario.

Artículo 132. Conformación de los grupos de interés económico. Un grupo de interés económico estará conformado por el conjunto de dos o más personas que mantengan cualquiera de las relaciones financieras, administrativas o patrimoniales significativas entre sí, conforme a los Lineamientos Generales para la aplicación del Reglamento para la calificación de deudores emitidos por la Superintendencia General de Entidades Financieras (SUGEF).

Artículo 136. Estudio de admisibilidad de ofertas. Para facilitar el estudio de admisibilidad de ofertas, el órgano competente confeccionará un cuadro comparativo de análisis de las ofertas según su ajuste a las especificaciones del pliego de condiciones y de sus características más importantes, el cual formará parte del expediente electrónico respectivo.

Si una oferta presenta dos manifestaciones contradictorias entre sí, se considerará la que se ajuste al pliego de condiciones; en el caso de que ambas manifestaciones se ajusten al pliego, se escogerá en la evaluación la que favorezca más a la Administración.

Artículo 137. Ofertas elegibles y su calificación. Al sistema de calificación solamente podrán ser sometidas aquellas ofertas que sean elegibles. De éstas, la que obtenga la mayor calificación será considerada la más conveniente, salvo que la Administración decida incluir un sistema de valoración en dos fases, en cuyo caso, se estará a las reglas específicas de ese concurso.

SECCIÓN V

ACTO FINAL

Artículo 139. Acto final del procedimiento. El acto final del procedimiento debe encontrarse motivado y en él deberán constar las razones de la decisión, ya sea en su propio contenido o mediante la referencia a los criterios previos emitidos que le dan sustento.

El acto final que se adopte deberá consistir en una decisión informada por parte del órgano que dicte el acto final, independientemente de su conformación y deberá estar sustentada en criterios técnicos y jurídicos.

Cuando el pliego de condiciones se confeccione por líneas independientes, la Administración podrá adjudicar parcialmente las líneas a distintos oferentes, conforme a lo previsto en el artículo 104 de este Reglamento.

Si la oferta ganadora del concurso presenta un precio menor al monto presupuestado, la Administración podrá adjudicar una mayor cantidad de bienes o servicios si la necesidad así lo justifica.

Si al concurso no se presentaron ofertas o las que lo hicieron no se ajustaron a los elementos esenciales del concurso, se dictará un acto declarando infructuoso el procedimiento, justificando los incumplimientos sustanciales que presenten las ofertas.

Si fueron presentadas ofertas elegibles, pero por razones de protección al interés público así lo recomiendan, la Administración, mediante un acto motivado, podrá declarar desierto el concurso.

Cuando la Administración, decida declarar desierto un procedimiento de contratación, deberá dejar constancia de los motivos específicos de interés público considerados para adoptar esa decisión, mediante resolución que deberá incorporarse en el respectivo expediente de la contratación.

Cuando se haya invocado motivos de interés público para declarar desierto el concurso, para iniciar un nuevo procedimiento, la Administración deberá acreditar el cambio en las circunstancias que justifican tal medida.

La declaratoria de infructuoso, de desierto o readjudicación deberá ser dictada por el mismo funcionario u órgano que tiene la competencia para adjudicar, según lo establecido en la Ley General de Contratación Pública.

Artículo 141. Plazo para comunicar el acto final. El acto final será comunicado por medio del sistema digital unificado al día hábil siguiente a su dictado.

Cuando por caso fortuito o fuerza mayor debidamente acreditados, no sea posible realizarlo mediante el sistema digital unificado, la Administración deberá notificar el acto final a los participantes por el medio electrónico señalado en ese mismo plazo.

Artículo 142. Revocación del acto no firme. Tomado el acuerdo de adjudicación o el que declara desierto o infructuoso el concurso, este podrá ser revocado por la Administración interesada, por razones de oportunidad o legalidad, mediante resolución debidamente motivada aún y cuando sea recurrido. Dicha revocación solo procederá, de previo al vencimiento del plazo otorgado para la audiencia inicial en los términos establecidos en artículo 51 de la Ley General de Contratación Pública. Contra la resolución de revocación del acto no firme no cabrá recurso alguno y se procederá con el archivo de la gestión.

CAPÍTULO II

PROCEDIMIENTOS ORDINARIOS

SECCIÓN I

LICITACIÓN MAYOR

Artículo 143. Definición. La licitación mayor es el procedimiento ordinario de carácter concursal, que procede, entre otros, en los casos previstos en el artículo 36 de la Ley General de Contratación Pública, en atención al monto del presupuesto ordinario para respaldar las necesidades de bienes, servicios obra pública de la Administración promovente del concurso y a la estimación del negocio. Esta licitación será aplicable en los supuestos establecidos en el artículo 55 de la Ley General de Contratación Pública y deberá cumplirse con los requisitos mínimos establecidos en el artículo 56 de la misma Ley.

Artículo 144. Invitación. La invitación a participar, las modificaciones al pliego de condiciones y el acto de adjudicación, así como los demás actos propios del procedimiento, se publicarán en el sistema digital unificado.

Artículo 145. Recepción de ofertas. Para la recepción de ofertas deberá cumplirse con un plazo mínimo de quince días hábiles, contado desde el día siguiente de la comunicación del aviso a participar en el sistema digital unificado, hasta el día y hora de la apertura de las ofertas, inclusive.

Antes de recibir ofertas, por razones de interés público o institucional, la Administración podrá dejar sin efecto el respectivo concurso dejando constancia de su decisión mediante una resolución motivada.

Artículo 147. Aspectos a considerar para la Licitación mayor con financiamiento. Cuando el financiamiento provenga del oferente o de un tercero, a través suyo, la información contendrá al menos los siguientes aspectos, monto total, plazo, tasa de interés, gastos de formalización y comisiones. En estos casos, la Administración deberá prever en el pliego de condiciones, las reglas para comparar no sólo la tasa de interés y forma de pago del préstamo, sino también los costos asociados de éste, tales como, gastos de formalización y comisiones.

La falta de información de las condiciones del eventual préstamo no será subsanable, a menos que los valores estén consignados en la oferta y la documentación posterior se presente a título probatorio.

La propuesta de financiamiento proveniente de un tercero, deberá estar suscrita por persona autorizada para ello y contar con una vigencia similar a la estipulada para la oferta.

En caso de que la Administración adjudique la propuesta con financiamiento de un tercero, ello se indicará en el acuerdo de adjudicación, sin perjuicio de la formalización posterior del crédito.

Artículo 148. Licitación mayor con precalificación. La Administración con ocasión de una licitación mayor, se encuentra facultada a promover una etapa de precalificación para seleccionar de manera previa a los participantes para uno o varios concursos según convenga el interés público e institucional, para lo cual deberá cursar invitación en el sistema digital unificado e indicar en el pliego de condiciones los factores de admisibilidad y/o evaluación que considerará para dicha selección previa, conforme a las siguientes modalidades:

a) Precalificación para un único concurso. Como parte del trámite de una licitación mayor, la Administración podrá precalificar oferentes cuando lo estime conveniente a sus intereses, por agilidad o debido a que el objeto no se encuentre totalmente definido. La invitación se hará a través del sistema digital unificado. Tratándose de cuantía inestimable o desconocida a ese momento, se tramitará bajo el procedimiento de licitación mayor.

La determinación de los oferentes precalificados, deberá hacerse mediante un acto motivado que es susceptible de ser impugnado mediante recurso de apelación.

En la fase recursiva que pueda corresponder, aplicará el principio de preclusión procesal, por lo que en la segunda fase no podrán alegarse aspectos en contra de las empresas precalificadas que ya eran conocidos por las partes desde la etapa inicial.

b) Precalificación para varios concursos. La Administración podrá utilizar esta modalidad cuando estime que, para cubrir su necesidad, debe promover varios concursos. La invitación se hará a través del sistema digital unificado y deberá hacer referencia a los contratos que tiene previsto o proyectado tramitar.

En el pliego de condiciones, deberán indicarse los requisitos legales, técnicos y financieros que deben satisfacerse, así como el objeto o servicio que se pretenda contratar y sus principales condiciones. En esta primera etapa no se contemplará un sistema de calificación ordinario, sino que se enlistarán los requisitos y atestados que los interesados deben cumplir, así como el valor asignado a cada factor, a efecto de que se determine si avanzan a la siguiente etapa.

Firme el acto de selección de ofertas precalificadas, la Administración podrá promover los concursos necesarios, cursando invitación a todos los interesados precalificados, de entre los cuales se seleccionará a quien cotice el precio menor. El plazo para la recepción de ofertas y dictado final de los concursos que se realicen entre los precalificados, se podrá reducir hasta la tercera parte del plazo previsto para cada tipo de licitación de los regulados en la Ley General de Contratación Pública que corresponda utilizar. Para esos efectos, se tendrá que dictar un acto debidamente motivado.

En la fase recursiva que pueda corresponder aplicará el principio de preclusión procesal, por lo que en la segunda fase no podrán alegarse aspectos en contra de las empresas precalificadas que ya eran conocidos por las partes desde la etapa inicial.

Artículo 149. Precalificación abierta. Como parte de una licitación mayor, la Administración podrá emplear modalidades de precalificación abierta, en el tanto todos los precalificados puedan prestar el bien o servicio de manera simultánea, cuando ello resulte más conveniente al interés público, por las particularidades que presenta el objeto contractual. La posibilidad de precalificarse en estos casos deberá permanecer abierta incluso durante toda la vigencia de la precalificación. Para ello, la Administración deberá regular en el pliego de condiciones la forma en que operará la precalificación, indicando:

a) Si el número máximo de oferentes precalificados es ilimitado o bien, si existe un número máximo de oferentes precalificados a ser completado. En este último supuesto, al alcanzarse la cantidad determinada se cierran las posibilidades de precalificar oferentes adicionales. Para conformar la precalificación la Administración deberá cursar invitación a todos los proveedores inscritos en el Registro electrónico oficial de Proveedores que ofrecen el objeto contractual requerido, procurando que las listas de precalificados sean integradas por al menos tres oferentes, salvo que se acredite que no existe en el mercado la posibilidad de alcanzar el mínimo aquí establecido.

b) La forma en la que operará la prestación simultánea del bien o servicio y la forma en que se turnarán los requerimientos entre los oferentes precalificados.

c) La posibilidad de introducir requisitos adicionales durante la vigencia de la precalificación, a ser cumplidos por todos los oferentes que pretendan permanecer precalificados. En este supuesto, se deberá de comunicar con suficiente antelación el requerimiento, respetando los plazos que exige el tipo de procedimiento. La introducción de requisitos adicionales será susceptible de ser impugnada por los oferentes mediante el recurso de objeción.

Esta modalidad se podrá emplear para la contratación de profesionales, en tanto exista regulación de tarifas establecidas en aranceles para el pago de los honorarios.

Artículo 150. Licitación mayor por etapas. En los casos de seguridades calificadas, cuando mediante acto motivado se acredite que no resulta conveniente revelar las especificaciones técnicas del objeto contractual, se podrá realizar una licitación mayor en dos fases.

En la primera fase o de preselección, se deberán observar las formalidades propias de la licitación mayor, la cual tendrá como propósito la preselección de potenciales oferentes para la prestación del objeto. En esta fase se considerarán aspectos técnicos, legales, financieros y de experiencia que permitan la selección de un potencial oferente idóneo. Esta etapa contará con los recursos propios de la licitación mayor.

Una vez firme la preselección de potenciales oferentes, la convocatoria a la segunda etapa deberá realizarse dentro de los seis meses siguientes.

En la segunda fase de selección definitiva, se convocará a los potenciales oferentes preseleccionados en la primera fase para que presenten ofertas. Para ello, la Administración les dará a conocer todas las particularidades del objeto del concurso si las condiciones de seguridad así lo aconsejan y de no ser posible, indicará los aspectos básicos que permitan comprender la necesidad que se pretende satisfacer, así como comparar las propuestas en plano de igualdad. En este último supuesto, únicamente al ganador de la segunda fase se le darán a conocer los demás detalles y aspectos más sensibles requeridos para la ejecución contractual. Entre el día de la invitación y el día de la apertura de ofertas deberá mediar al menos un plazo de cinco días hábiles.

La Administración adjudicará la licitación en favor de quien cotice el menor precio. El contratista, por el precio adjudicado, asumirá la realización del contrato bajo su cuenta y riesgo, conforme a las especificaciones que indicó la Administración en el pliego de condiciones de la segunda fase.

El acto final de esta segunda fase tendrá recurso de apelación según lo estipulado en el artículo 97 y siguientes de la Ley General de Contratación Pública.

Artículo 152. Invitación. La invitación a participar, las modificaciones al pliego de condiciones y el acto de adjudicación, así como los demás actos propios del procedimiento, se publicarán en el sistema digital unificado.

La Administración invitará mediante el sistema digital unificado a todos los proveedores del bien o servicio inscritos en el Registro Electrónico Oficial de Proveedores de ese sistema.

En los casos en los que se utilice un registro precalificado, podrán participar solamente las empresas que cumplan esa precalificación, antes de la apertura de las ofertas, independientemente de si han sido invitadas o no.

Artículo 153. Recepción de ofertas. Para la recepción de ofertas el plazo será entre cinco y quince días hábiles según la complejidad del objeto contractual, contabilizados a partir del día siguiente a la comunicación de la invitación a participar y hasta el día fijado para la apertura de ofertas, inclusive.

Antes de recibir ofertas, por razones de interés público o institucional, la Administración podrá dejar sin efecto el respectivo concurso dejando constancia de su decisión mediante una resolución motivada.

Si la contratación está cubierta por el monto del umbral de un instrumento comercial internacional vigente, deberá respetarse lo dispuesto en cuanto al plazo mínimo, según lo previsto en el artículo 9 de la Ley General de Contratación Pública.

SECCIÓN III

LICITACIÓN REDUCIDA

Artículo 154. Definición. La licitación reducida es el procedimiento ordinario de carácter concursal, que procede en los supuestos previstos en el artículo 62 de la Ley General de Contratación Pública. En su tramitación se deberán cumplir con los requisitos previstos en el artículo 63 de la misma Ley.

Artículo 155. Invitación. La invitación a participar, las modificaciones al pliego de condiciones y el acto de adjudicación, así como los demás actos propios del procedimiento, se comunicarán en el sistema digital unificado.

La Administración invitará mediante el sistema digital unificado a un mínimo de tres oferentes idóneos del bien o servicio inscritos en el Registro de Proveedores de ese sistema.

En los casos en los que se utilice un registro precalificado, podrán participar solamente las empresas que cumplan esa precalificación, antes de la apertura de las ofertas, independientemente de si han sido invitadas o no.

Artículo 156. Recepción de ofertas. Para la recepción de ofertas el plazo será entre tres y cinco días hábiles según la complejidad del objeto contractual, contabilizados a partir del día siguiente a la comunicación de la invitación a participar y hasta el día fijado para la apertura de ofertas, inclusive.

Antes de recibir ofertas, por razones de interés público o institucional, la Administración, podrá dejar sin efecto el respectivo concurso dejando constancia de su decisión mediante una resolución motivada.

Si la contratación está cubierta por el monto del umbral de un instrumento comercial internacional vigente, deberá respetarse lo dispuesto en cuanto al plazo mínimo según lo previsto en el artículo 9 de la Ley General de Contratación Pública.

CAPÍTULO III

PROCEDIMIENTOS EXTRAORDINARIOS

SECCIÓN I

REMATE

Artículo 157. Definición. El remate es el procedimiento extraordinario de carácter concursal, al que puede recurrir la Administración para vender o arrendar bienes muebles o inmuebles, cuando ello se constituya en el medio más apropiado para satisfacer el interés público, conforme a lo previsto en el artículo 64 de la Ley General de Contratación Pública.

Artículo 158. Aspectos a considerar en el remate. El remate se deberá tramitar de la siguiente manera:

a) El encargado de la contratación presidirá el remate y monitoreará el trámite durante todo el tiempo en que esté abierto el concurso.

b) Las propuestas que se formulen comprometen al oferente. Se publicarán en el sistema las mejoras o pujas conforme se vayan presentando dentro del plazo que haya previsto la Administración para tales efectos, o bien, hasta que no haya quién mejore la última oferta según las condiciones establecidas por la Administración.

Una vez que se cierre el acto de remate se declarará adjudicatario a quien formuló el mejor precio. Se dejará constancia de los datos del segundo mejor postor y lugar para notificaciones para el caso que el adjudicatario incumpla sus obligaciones.

c) Previo a la celebración del remate, los oferentes se registrarán en el sistema digital unificado y reportarán una cuenta domiciliada para que la Administración aplique el débito en tiempo real, una vez adjudicado el bien, para garantizar el pago de la garantía de cumplimiento.

d) El adjudicatario o rematante deberá depositar en la cuenta que la Administración disponga al efecto, por concepto de garantía de cumplimiento, entre un cinco por ciento (5%) y un diez por ciento (10%) del monto de la adjudicación, conforme lo defina el pliego de condiciones. Asimismo, el adjudicatario dispondrá de tres días hábiles siguientes a la fecha de adjudicación, para depositar el resto del precio, caso contrario, perderá la garantía que será a favor de la Administración.

e) En el pliego de condiciones, la Administración podrá conferir un plazo no superior a dos meses, contado a partir de la realización del remate, para que el adjudicatario obtenga financiamiento para cancelar el valor del bien.

f) Una vez cancelada la totalidad del precio, el adjudicatario podrá retirar o utilizar el bien, salvo que, por disposición legal deba formalizarse en escritura pública, en cuyo caso deberá estarse a la realización de ese requisito para poder disponer de los bienes.

g) Si el adjudicatario no efectuara la cancelación total del precio, la Administración declarará de inmediato insubsistente la adjudicación y establecerá en caso que así proceda los daños y perjuicios irrogados y demás responsabilidades en que hubiere incurrido el incumpliente, sin perjuicio de la pérdida a favor de la Administración de la garantía de cumplimiento indicada. En el momento de constatarse la falta de cancelación, se adjudicará el bien al segundo mejor postor, si este manifiesta su anuencia y cumple con los requisitos para contratar con la Administración y se le conferirá un plazo de tres días hábiles para que cancele la totalidad del precio. De igual manera el segundo mejor postor podrá beneficiarse de la posibilidad de financiamiento si así se estableció en el pliego de condiciones; caso contrario, la Administración deberá convocar a un nuevo remate, acudiendo al procedimiento dispuesto.

h) De todo lo actuado, deberá dejarse constancia en el expediente electrónico de la contratación.

i) Cuando se trate de bienes sujetos a inscripción en el Registro Nacional y cancelado el precio respectivo por el rematante, la Administración gestionará, dentro de los siguientes diez días hábiles el otorgamiento de la escritura pública, si por su naturaleza corresponda y en los demás casos se realizará la entrega de los bienes al interesado en un plazo de dos días hábiles.

Contra este tipo de procedimiento no cabe recurso alguno.

Artículo 159. Enajenación de bienes inmuebles. Los bienes inmuebles afectos a un fin público, no podrán ser enajenados por la Administración; pero podrán ser desafectados por el mismo procedimiento utilizado para establecer su destino actual. Si no consta el procedimiento utilizado para la afectación, se requerirá la autorización expresa de la Asamblea Legislativa para su desafectación.

SECCIÓN II

SUBASTA INVERSA ELECTRÓNICA

Artículo 160. Subasta Inversa electrónica. Es un procedimiento extraordinario de selección a través del cual las entidades públicas contratan bienes y servicios comunes y estandarizados o compra de tecnología, entendiéndose como tales, aquellos productos genéricos como suministros, equipos o bienes de uso común, cuya fabricación obedezca a reglas estandarizadas, siendo el postor ganador aquel que oferte el menor precio por los productos objeto de la subasta. El acceso a la subasta inversa electrónica y su procedimiento se realiza directamente a través del sistema digital unificado.

Conforme al artículo 65 de la Ley General de Contratación Pública, este procedimiento podrá utilizarse formulando los requerimientos según la demanda que la Administración requiera.

Artículo 161. Registro precalificado de la subasta inversa electrónica. Para utilizar el procedimiento extraordinario de subasta inversa electrónica, la Administración deberá conformar un registro precalificado de proveedores de servicios, bienes y tecnologías cuya fabricación responda a reglas estandarizadas y sean de uso común.

La Dirección de Contratación Pública o la institución con la que se coordine por conveniencia en razón del objeto, podrá conformar un registro precalificado de la subasta inversa electrónica a efectos de aprovechar economías de escala cuando esto sea conveniente para el interés público.

El registro estará conformado por aquellos potenciales oferentes que reúnan los requisitos técnicos, legales, financieros y de experiencia que fije la Administración. La incorporación al registro se mantendrá abierta a fin de que en cualquier momento puedan ingresar potenciales oferentes siempre que cumplan con los requisitos de preselección.

Artículo 163. Acta electrónica de la subasta. En el acta de la subasta inversa electrónica deberá constar al menos los siguientes aspectos:

a) Fecha, hora de inicio y hora de finalización de la subasta.

b) Nombre, calidades y condición del funcionario público encargado de la contratación.

c) Nombre, calidades, dirección y medio para atender notificaciones de los oferentes elegibles.

d) Cantidad y características de los bienes, servicios comunes y estandarizados o compras de tecnología a adquirir.

e) Objeciones y observaciones de los participantes.

f) Precio adjudicado y los tres mejores precios siguientes en orden creciente.

g) Monto y plazo de la garantía de cumplimiento según lo establecido en el pliego de condiciones.

h) Plazo de entrega.

i) Firma del funcionario público responsable de la contratación, del adjudicatario, de los participantes.

j) Cualquier otra información que se estime pertinente por parte de la Administración contratante.

El acta deberá de constar en el expediente electrónico de la contratación, en el sistema digital unificado.

Artículo 164. Cierre de la subasta. La Administración deberá establecer en la invitación a participar y habilitará en el sistema digital unificado, la fecha y hora concreta del cierre de la subasta.

Artículo 165. Emisión del acto final, rendición de garantía de cumplimiento y recepción de bienes y servicios. La Administración, a través del funcionario competente según la estructura interna de cada institución, deberá emitir el acto final en un plazo máximo de diez días hábiles siguientes al cierre de la subasta en el sistema digital unificado. Una vez firme dicho acto, se requerirá al adjudicatario la rendición de la garantía de cumplimiento, para lo cual tendrá un plazo máximo de tres días hábiles. Si la garantía de cumplimiento se encuentra conforme, la Administración dictará la respectiva orden de inicio, debiendo el adjudicatario hacer la entrega del bien o el servicio subastado en el plazo establecido en el pliego de condiciones; de no cumplir con dicho plazo perderá la garantía de cumplimiento que será a favor de la Administración, pudiendo la Administración adjudicar a la segunda mejor opción en precio.

SECCIÓN II

BIENES INMUEBLES

Artículo 167. Compra y arrendamiento de bienes inmuebles. La Administración podrá comprar y tomar en arrendamiento bienes inmuebles, sin emplear procedimientos ordinarios, para lo cual se requerirá en todos los casos lo siguiente:

a) Estudio que demuestre que la opción seleccionada es la más rentable y viable. El estudio técnico que realice la Administración deberá contar con la aprobación del máximo jerarca o por quien este delegue. Para ello, se pueden utilizar los instrumentos del Sistema Nacional de Inversión Pública (SNIP).

b) Avalúo elaborado por el órgano especializado de la Administración respectiva, o en su defecto por la Dirección General de Tributación u otra entidad pública competente que defina el valor del inmueble o el precio del arrendamiento. En todo caso, el avalúo deberá estar suscrito por personal profesional especializado, el cual deberá manifestar que ese bien es apto para la finalidad propuesta, conforme a las regulaciones vigentes.

c) Estudio de mercado que lleve a determinar la idoneidad del bien que se pretende adquirir o arrendar. El estudio de mercado deberá consistir en una consulta de bienes inmuebles disponibles en una determinada área que definirá previamente la Administración.

d) Acto motivado emitido por el máximo jerarca o por quien éste delegue, en el que se adopte la decisión de adquirir o arrendar un determinado bien. Tal acto deberá tener como fundamento todo lo indicado en los incisos anteriores.

Tratándose del arrendamiento de bienes inmuebles resultará aplicable en lo que corresponda la Ley General de Arrendamientos Urbanos y Suburbanos, Ley N°7527 de 10 de julio de 1995. Para el reajuste de la renta se aplicará lo dispuesto en el artículo 67 de esa ley, lo cual regirá para el caso particular de arrendamientos celebrados con la Administración, conforme a lo previsto en el artículo 67 de la Ley General de Contratación Pública.

Para efectos de las mejoras que introduzca la Administración en el bien arrendado durante el plazo de vigencia del contrato regirá lo dispuesto en el artículo 37 de la Ley General de Arrendamientos Urbanos y Suburbanos.

De no cumplir con lo indicado en los incisos anteriores, deberá promoverse el procedimiento ordinario que corresponda según su monto.

La Administración podrá pactar la adquisición o el arrendamiento de inmuebles por construir o en proceso de construcción, cuando ello convenga a sus intereses institucionales o comerciales, cumpliendo en tal caso lo establecido en los requisitos anteriores.

Artículo 169. Contratación abierta de servicios para instituciones y empresas en competencia. La contratación regulada en el artículo 69 de la Ley General de Contratación Pública, regirá únicamente para la contratación de servicios para atender necesidades esenciales para cumplir con la prestación última del servicio en competencia.

Cada entidad en competencia deberá contar con un registro abierto de proveedores estableciéndose los requisitos que deben cumplir los interesados en formar parte de él y que aseguren la adecuada prestación del servicio y sin que se imponga ningún tipo de barrera de ingreso injustificada. Las bases para ingresar al registro deberán definir en forma clara la asignación de servicios, ya sea por rol, zona u otro parámetro, así como el pago, ya sea por comisión o según los aranceles establecidos por el Colegio respectivo, entre otros.

Los requisitos generales deberán constar en el sistema digital unificado.

Los oferentes deberán, en todo caso, estar inscritos en el Registro Electrónico Oficial de Proveedores del sistema digital unificado, conforme lo establece el artículo 32 de esteReglamento.

TÍTULO III

TIPOS Y MODALIDADES DE CONTRATO

CAPÍTULO I

CONTRATO DE OBRA PÚBLICA

Artículo 171. Generalidades. La contratación de obras públicas se hará mediante los procedimientos de licitación mayor, menor y reducida según corresponda a los umbrales establecidos en el artículo 36 de la Ley General de Contratación Pública.

Artículo 173. Calificación del personal técnico del contratista. En el pliego de condiciones la Administración deberá indicar los requisitos de experiencia y calificación profesional mínimos y obligatorios que deberá reunir el personal profesional que el contratista destaque durante la ejecución del contrato.

Tales requisitos deberán ser cumplidos por quien haya resultado adjudicatario, de modo que en la oferta únicamente se deberá indicar, a modo de referencia, un listado de posibles profesionales que reúnan los requisitos dichos y a quienes se contrataría si la oferta resultara adjudicada. Para ello, previo a emitirse la orden de inicio, el contratista deberá acreditar cuáles de los profesionales incluidos de la lista presentada en la oferta, se destacarán durante la ejecución del contrato. En ningún momento, el contratista podrá desmejorar los requisitos de los profesionales establecidos en el pliego de condiciones y en el contrato, bajo pena de incurrir en un incumplimiento grave. En caso de que el administrador del contrato, detecte personal profesional menos calificado, documentará la falta y ordenará su inmediata sustitución y aplicará la multa prevista para tal efecto. La sustitución se deberá hacer en el plazo máximo de los tres días hábiles siguientes al recibo de la orden.

Artículo 174.Elección de la modalidad de cotización o de pago y tipo de contrato. La elección de la modalidad de cotización o de pago y el tipo de contrato que la Administración decida llevar a cabo estará en función de un acto motivado, que formará parte de la decisión inicial, el cual hará referencia a los estudios jurídicos, técnicos, financieros y de gestión, que sustentan dicha elección en función de la distribución de riesgos entre la Administración y el contratista, según la parte que mejor pueda administrarlos, controlarlos y mitigarlos, así como de la complejidad de la obra, de la satisfacción efectiva del interés público, de las consideraciones de valor por el dinero y de las disposiciones que se establecen en los artículos 71, 72 y 73 de la Ley General de Contratación Pública y en este capítulo.

La Administración deberá entregar la información suficiente y pertinente que el oferente requiera para preparar su propuesta, información que estará asociada a la modalidad de pago y tipo de contrato elegido por la Administración.

La Administración contratante podrá promover el uso de modelos estándar de contratos, con las mejores prácticas reconocidas internacionalmente en gestión de contratos, con el fin de incrementar la calidad y productividad de las obras, que sean acordes a la modalidad de cotización o de pago y tipos de contratos de obra pública que se encuentran regulados en este Reglamento.

Artículo 176. Tipos de contrato de obra pública. Para cualquier tipo de contratación se requiere determinar la viabilidad del proyecto en atención a la necesidad pública que le dio origen, de acuerdo con los estudios formulación y evaluación de la fase de Pre-inversión que le permitan definir el alcance de la obra a ser contratada y los resultados esperados al recibir el proyecto, entre otros.

De igual manera, quien lleve a cabo los proyectos bajo los siguientes tipos de contratación, requiere una fiscalización y control acorde con el nivel de complejidad, riesgos y magnitud de la obra, para la verificación de sus resultados.

Los tipos de contrato serán:

a) Construcción con diseño detallado. En este tipo de contrato el contratista debe construir la obra licitada según los estudios técnicos, diseños detallados, planos actualizados y especificaciones técnicas aportadas por la Administración, así como por lo dispuesto en el pliego de condiciones y el contrato. En este caso, el cumplimiento de la fase de Pre-inversión y los riesgos por modificaciones, así como la funcionalidad de la obra para el fin público es asumida por la Administración. Los planos detallados y especificaciones técnicas se entenderán actualizados siempre que no haya transcurrido más de un año entre la fecha de su conclusión y la fecha de la decisión inicial.

b) Contrato de diseño y construcción. Este contrato es aquél en el cual el contratista debe diseñar, construir y opcionalmente incorporar el equipamiento requerido, a partir de un anteproyecto referencial aportado por la Administración, con el fin de entregar la obra solicitada lista para su uso a cambio del pago del precio pactado.

La cotización de este tipo de contrato es de suma alzada y excepcionalmente podrá incorporar precios unitarios para trabajos en los cuales el contratista no pueda administrar el riesgo. El contratista podrá proponer una optimización al proyecto, para acelerar la terminación de las obras, reducir el costo de construcción, operación y/o mantenimiento para la administración, o mejorar la eficiencia, el valor público o cualquier otro beneficio para la Administración contratante. Lo anterior, siempre y cuando la Administración contratante, revise y brinde su no objeción a tal optimización y además ésta no disminuya los estándares técnicos, la calidad, la vida útil de la obra, no altere la naturaleza del objeto contractual, la necesidad pública que se persigue con ella, ni aumenten el plazo y precio pactados. En caso de que dicha optimización produzca una reducción del precio pactado, tal diferencia se distribuirá de forma equitativa cincuenta por ciento (50%) entre las partes.

c) Contrato llave en mano. Este contrato es aquél en el cual el contratista debe diseñar, construir, equipar, instalar y poner en marcha determinada obra, a partir de un anteproyecto referencial aportado por la Administración, asumiendo el contratista una obligación global de entregar la obra en perfecto estado de funcionamiento y de ser el caso, podrá quedar a cargo de su operación, de conformidad con el plazo establecido a nivel contractual. En todo caso, el contratista se obliga no sólo al resultado concreto y físico, sino también, a que la obra funcione como un conjunto o sistema integral. El contratista asumirá también obligaciones posteriores a la ejecución de la obra, tales como, la capacitación del personal en la operación de los equipos y la asistencia técnica. Asimismo, en este tipo de contratación el precio (suma alzada) y el plazo son fijos. El contratista podrá proponer una optimización al proyecto, para acelerar la terminación de las obras, reducir el costo de construcción, operación y/o mantenimiento para la administración, o mejorar la eficiencia, el valor público o cualquier otro beneficio para la Administración contratante. Lo anterior siempre y cuando la Administración contratante revise y brinde su no objeción a tal optimización y además ésta no disminuya los estándares técnicos, la calidad, vida útil de la obra, no altere la naturaleza del objeto contractual, la necesidad pública que se persigue con ella ni aumenten el plazo ni precio pactado. En caso de que dicha optimización produzca una reducción del precio pactado, tal diferencia se distribuirá de forma equitativa cincuenta por ciento (50%) entre las partes.

d) Contrato de conservación o mantenimiento. Este contrato es aquél en el cual el contratista deberá realizar durante un periodo establecido contractualmente, los trabajos y labores necesarias para preservar las condiciones y características físicas, estructurales, funcionales, operativas y de seguridad de una obra, para evitar su deterioro, abandono o desgaste.

e) Contrato por Niveles de Servicio. En este tipo de contrato la Administración pacta la consecución de determinados resultados y establece estándares e indicadores que el contratista debe cumplir y mantener en un tiempo establecido contractualmente, mediante la ejecución periódica de determinadas labores de manera que garanticen un nivel mínimo para el servicio pactado. El contratista tiene la responsabilidad de definir y ejecutar el tipo de intervención requerida para cumplir con los niveles de servicio pactados en el contrato. La calidad del servicio se deberá garantizar permanentemente por todo el plazo contractual. La verificación de dicha calidad se realizará a partir de la evaluación de los indicadores o estándares definidos contractualmente. En este tipo de contrato la Administración acepta, rechaza o sanciona el pago por "suma alzada", puesto que se estipula una asignación monetaria periódica en función del grado de cumplimiento de los niveles de servicio o estándares pactados en el contrato. Según lo justifiquen los estudios técnicos y financieros elaborados por la Administración, en este tipo de contrato se puede promover llevar la obra existente al nivel de servicio requerido o puesta a punto, sin que ello implique la realización de una obra nueva, para así posteriormente ejecutar las labores necesarias para mantener dicho nivel de servicio definido a nivel contractual. En esos casos, la puesta a punto, así como el mantener los niveles de servicio pactados será adjudicado a un mismo contratista. Generalmente la modalidad de pago para llevar la obra al nivel de servicio requerido o puesta a punto es por precios unitarios y para cumplir con los niveles de servicio pactados en el contrato, siempre será de suma alzada.

f) De igual manera se podrán ejecutar contratos de la combinación de los tipos anteriores, siempre y cuando queden debidamente definidos en la decisión inicial los criterios jurídicos, técnicos, financieros, económicos y de gestión, así como la modalidad de cotización o de pago que corresponda según el riesgo asumido por las partes.

Conforme a lo previsto en el artículo 71 de la Ley General de Contratación Pública, los tipos de contratos y modalidades de cotización o de pago de obra pública son los regulados en el presente artículo.

Artículo 177. Separación por unidades funcionales. Cuando resulte más conveniente y sea técnicamente procedente, la Administración podrá licitar segmentos de obra pública de punto a punto que se constituyan como unidades funcionales o soluciones que puedan funcionar por sí mismas.

A fin de propiciar la mayor participación de empresas, la Administración determinará en sus proyectos de obra pública la posibilidad de adjudicar por unidades funcionales.

Artículo 179. Aprobación de etapas de la fase de Pre-inversión. En la fase de Preinversión se determinará la viabilidad del proyecto. Para ello, la Administración deberá designar el responsable de la formulación y evaluación del proyecto, a fin de garantizar que cumpla con las etapas y estudios de la fase de Pre-inversión.

Únicamente se podrán asignar fondos públicos e iniciar la fase de inversión, de aquellos proyectos de obra pública que hayan concluido su fase de Pre- inversión, demuestren su viabilidad y cuenten con la decisión del jerarca o quien éste delegue para iniciar dicha fase. No podrá acordarse la decisión inicial, sino se cuenta en el expediente del proyecto con las aprobaciones del responsable designado del cumplimiento de las etapas y estudios de la fase de Pre-inversión y planificación del proyecto, que acredite que dicha fase y planificación fue realizada de forma completa y satisfactoria.

En el caso de que la inscripción en el Banco de Proyectos de Inversión Pública (BPIP) o la declaratoria de viabilidad dada por MIDEPLAN no resulte aplicable a alguna Administración por disposición de ley, deberán sujetarse a lo dispuesto en la ley especial, así como en la normativa interna y observar las buenas prácticas en formulación y evaluación de proyectos.

Artículo 180. Aplicación de buenas prácticas en gestión de proyectos. El contratista a cargo de la ejecución del proyecto de obra pública, así como quienes ejecuten su fiscalización y control, deberán usar y aplicar las buenas prácticas en gestión de proyectos reconocidas internacionalmente, la cual se tendrá como una cláusula incorporada en el pliego de condiciones y en los respectivos contratos, donde deberá indicarse expresamente cuáles buenas prácticas serán exigibles. Lo anterior, con el fin de garantizar la eficacia y la eficiencia en la gestión de la obra pública.

La aplicación de buenas prácticas en gestión de proyectos en contratos de obra pública, tendrá como fin gestionar y controlar el alcance, el cronograma, el costo, la calidad, los recursos, los cambios, las comunicaciones, los riesgos, las adquisiciones, los reclamos, las partes interesadas, la seguridad y la salud ocupacional, el ambiente, los resultados, entre otras, las cuales deberán ser definidas en un plan para la dirección de proyecto, considerando para ello las condiciones particulares de cada proyecto, la inversión, los riesgos y el valor público comprometido.

Artículo 181. Expropiaciones y Unidades Funcionales de proyectos de obra pública. De requerirse expropiaciones para la realización de un proyecto de obra pública, la Administración deberá contar con la disponibilidad física de los terrenos de previo a emitir la orden de inicio de la ejecución del proyecto. En caso de contrataciones de tipo diseño y construcción y llave en mano, se deberá incluir en el pliego de condiciones el tiempo de gestión de expropiaciones.

Cuando se trate de proyectos de obra pública se deberá coordinar el tiempo de gestión de expropiaciones con los departamentos competentes para sustentar dicho plazo.

En casos excepcionales, cuando el proyecto pueda realizarse por unidades funcionales, según lo previsto en la decisión inicial, se podrá dar la orden de inicio de la ejecución del proyecto sin contar con la totalidad de las expropiaciones y para ello la Administración deberá contar con un plan de adquisición que considere y no afecte la ruta crítica del proyecto que, en ningún caso, deberá impactar negativamente el avance de la obra, ni el programa de trabajo del contratista y así deberá advertirlo en el pliego de condiciones.

Artículo 182. Reubicación de servicios y trámites. La Administración deberá determinar, de forma razonada, cómo atender la reubicación de los servicios, de conformidad con las coordinaciones que oportunamente deberá realizar la Administración licitante con los prestadores de los servicios. En caso de que se decida que la reubicación del servicio esté a cargo del contratista y supervisada por la institución prestadora del servicio, así se establecerá en la decisión inicial y en el pliego de condiciones.

La Administración deberá contar con un plan integrado y coordinado con las distintas entidades públicas prestadoras de los servicios, el cual deberá ser incorporado en el programa de trabajo del contratista.

Cuando la reubicación de servicios deba ser realizada por el contratista, la Administración deberá suministrar la información pertinente, la cual deberá estar a su disposición, según se establezca en el pliego de condiciones. En tal caso, el contratista deberá realizar diligentemente todas las coordinaciones con la institución prestadora de los servicios.

Las instituciones prestadoras de servicios públicos darán prioridad a las reubicaciones y las inspeccionarán para ello, la Administración les comunicará oportunamente la fecha prevista para la orden de inicio de la ejecución contractual.

Cuando la entidad prestadora del servicio no atienda la solicitud en un plazo de diez días hábiles a partir de su presentación, la Administración o, en su caso, el contratista, elevará la gestión de queja al jerarca administrativo, de conformidad con lo que se establece en la Ley General de la Administración Pública, a fin de que se ordene cumplir con lo establecido en el artículo 73 de la Ley General de Contratación Pública.

Artículo 183. Obtención de permisos. La Administración establecerá en el pliego de condiciones, los permisos que deberán ser gestionados con la debida diligencia por aquella parte que mejor pueda administrarlos, controlarlos y mitigarlos. Para tal fin, se deberá realizar de forma oportuna y coordinada, antes de dar la orden de inicio de la construcción de la obra, todos los trámites necesarios, con el propósito de mitigar los riesgos e impactosnegativos durante la ejecución del contrato.

La Administración podrá solicitar al contratista la gestión del trámite de obtención de permisos que impacten la ejecución del contrato. En este caso, la Administración deberá suministrarle al contratista la información pertinente, según se establezca en el pliego de condiciones.

Las municipalidades y demás instituciones competentes darán trámite preferencial y prioritario a la tramitación de esos permisos. En caso de que no se atienda la solicitud por parte de las instituciones competentes en un plazo de diez días hábiles a partir de su presentación, la Administración o el contratista, según el caso, elevará la gestión de queja al jerarca administrativo a fin de que éste ordene cumplir con lo establecido en el artículo 73 de la Ley General de Contratación Pública.

Artículo 184. Modificación unilateral ordinaria del contrato de obra pública. La Administración podrá modificar unilateralmente sus contratos de obra pública para adaptar la prestación objeto del contrato, siempre que con ello se logre conseguir una mejor satisfacción del interés público, ya sea aumentando o disminuyendo sin superar el veinte por ciento (20%) del monto y del plazo del contrato original. Dicho porcentaje no podrá ser superado en condiciones normales bajo ningún concepto.

Para que la modificación sea procedente deben reunirse los siguientes requisitos:

a) La modificación no podrá cambiar sustancialmente el objeto ni la naturaleza del contrato, entendiendo el término sustancialmente como esencial e indispensable.

b) El contrato deberá estar en curso de ejecución, con el plazo contractual vigente.

c) Deberá emitirse un criterio técnico, suscrito por el fiscalizador de la obra y aprobado por el administrador del contrato, en el que se establezca la necesidad de la modificación en relación con el logro de una mejor satisfacción del interés público.

d) La modificación no podrá estar referida a cuestiones sustanciales que pudieron ser previstas en la fase de Pre-inversión, la etapa de diseño, y demás previsiones contempladas en el artículo 37 de la Ley General de Contratación Pública, según corresponda, sino a adaptaciones de la obra para que ésta sea de mayor provecho para el servicio público.

e) El plazo del contrato podrá modificarse hasta en un veinte por ciento (20%) del establecido en el contrato original, cuando se impacte la ruta crítica del programa de trabajo aprobado en el proyecto. Para tales efectos, en dicho porcentaje no se incluirán las ampliaciones al plazo otorgadas conforme al artículo 105 de la Ley General de Contratación Pública referidas a demoras ocasionadas por la propia Administración o por causas ajenas al contratista y originadas por caso fortuito o fuerza mayor, debidamente acreditadas.

f) El monto reconocido por el aumento del contrato deberá ser evaluado técnicamente con base en precios de mercado por trabajos similares, el presupuesto detallado presentado por el contratista, los precios contenidos en la oferta del contratista u otro elemento relevante, según corresponda, todo lo cual deberá constar en acto motivado. La modificación deberá contar con una autorización previa del jerarca o de quien éste delegue. En caso de disminución del monto del contrato, el contratista podrá plantear un reclamo por la parte no ejecutada, en los términos establecidos en el artículo 115 de la Ley General de Contratación Pública. Para tal efecto tendrá derecho a que se le reconozcan los gastos en que haya incurrido para atender la ejecución total del contrato, siempre y cuando aporte la prueba suficiente y pertinente.

g) No podrán ser incrementados aspectos que cambien sustancialmente el objeto ni la naturaleza del contrato, los cuales deberán ser susceptibles de una contratación independiente.

h) En caso de modificación contractual la Administración deberá revisar el monto de la garantía de cumplimiento a efecto de disponer al contratista el ajuste correspondiente.

Artículo 185. Modificación excepcional de contratos de obra pública. Los contratos de obra pública podrán ser modificados excepcionalmente, hasta en un cincuenta por ciento (50%) en cuanto monto y plazo del contrato original, sujeto a las siguientes condiciones:

a) La modificación excepcional de hasta un máximo del cincuenta por ciento (50%), en cuanto monto y plazo del contrato original constituye el tope máximo de modificación contractual prevista en el artículo 101 de la Ley General de Contratación Pública, de modo que dicho porcentaje incluye el veinte por ciento (20%) de modificación unilateral ordinario previsto en el artículo anterior.

b) La excepcionalidad deberá estar calificada mediante un criterio técnico suscrito por el fiscalizador de la obra y aprobado por el administrador del contrato.

c) La excepcionalidad de la modificación no podrá estar referida a cuestiones que pudieron ser previstas en la fase de Pre-inversión, la etapa de diseño y demás previsiones contempladas en el artículo 37 de la Ley General de Contratación Pública, según corresponda. En tal caso, la excepcionalidad responderá a causas originadas por caso fortuito o fuerza mayor, debidamente documentadas y valoradas técnicamente, acaecidas durante la ejecución del contrato.

d) En el caso de que se califiquen de excepcionales circunstancias que técnicamente no lo sean, se podrá imponer al funcionario que emitió tal calificación, la sanción administrativa prevista en el artículo 125, inciso v) de la Ley General de Contratación Pública.

e) La modificación excepcional en el caso del contrato de obra pública deberá ser autorizada, previamente, por el máximo jerarca. Dicha autorización no podrá ser delegada conforme con lo dispuesto en el artículo 101 de la Ley General de Contratación Pública.

f) En lo pertinente, serán aplicadas las disposiciones del artículo anterior.

Artículo 186. Fiscalización y control de la obra pública. La Administración fiscalizará todo el proceso de ejecución de la obra, según corresponda al tipo de contratación. Para ello deberá disponer del recurso humano calificado, propio o contratado ad hoc, que asegure la calidad del diseño y la obra, la correcta ejecución del objeto contractual y la observancia de buenas prácticas en gestión de proyectos.

Para atender el adecuado cumplimiento del requisito de obligatoriedad de acreditación en los casos que así los disponga la Ley del Sistema Nacional para la Calidad la administración contratante en cualquiera de las fases del procedimiento deberá valorar la consulta al Ente Costarricense de Acreditación (ECA) en caso de que no se cuente con el personal técnico con conocimientos en evaluación de la conformidad.

La Administración deberá establecer los controles necesarios que le permitan exigir el cumplimiento de los términos contractuales, así como realizar la verificación y seguimiento durante todo el proceso de ejecución del proyecto, que aseguren que la obra se realice según las mejores prácticas constructivas y en cumplimiento con los planos, las especificaciones técnicas y las condiciones contenidas en el pliego y pactadas en el contrato.

Como parte de las labores de fiscalización se deberá supervisar el cabal cumplimiento de las funciones del control de calidad a cargo del contratista. Para ello, dentro de los controles establecidos se deberá verificar la calidad de las obras, mediante la realización de ensayos, controles aleatorios y receptivos, entre otros. En la fiscalización y verificación de la calidad se deberán establecer los controles necesarios, con el fin de requerir al contratista la corrección oportuna de cualquier desajuste con respecto al cumplimiento de las obligaciones pactadas.

En el pliego de condiciones y en el contrato se deberán además establecer los controles receptivos que consistirán en evaluaciones durante la última fase del proceso de ejecución del proyecto, con respecto a parámetros de calidad, funcionalidad, capacidad estructural, entre otros, sin perjuicio de considerar los ensayos efectuados durante la ejecución de las obras, todo con el fin de aceptarlas, penalizarlas o rechazarlas.

La fiscalización de la obra estará a cargo de una unidad compuesta de un profesional o profesionales idóneos y especializados. El número y calidad de los profesionales dependerá de la complejidad, la magnitud y del valor público de la obra en cuestión.

Conforme a lo previsto en el artículo 72 de la Ley General de Contratación Pública, en aquellas obras en las cuales se contrate personal para efectuar la fiscalización o supervisión, se deberá rendir un informe semanal al administrador del contrato con respecto a la ejecución del proyecto, haciendo ver las medidas correctivas y preventivas que deberán adoptarse oportunamente para el cumplimiento de los objetivos propuestos.

Lo anterior, no releva a la Administración de su responsabilidad por controlar que el tercero contratado para fiscalizar o supervisar cumpla su contrato conforme a lo pactado.

La Administración nombrará en todos los casos a un administrador del contrato, el cual deberá ser un funcionario público, que fungirá como tal desde la decisión inicial hasta el finiquito del contrato. Al administrador le corresponderá gestionar la correcta ejecución de todos los contratos adscritos al proyecto.

Las empresas y profesionales tanto públicos y privados que asuman una responsabilidad en el proyecto de obra pública, deberán estar inscritos y registrar su respectiva responsabilidad en cada una de las etapas del proyecto ante el Colegio Federado de Ingenieros y de Arquitectos o el colegio profesional respectivo.

En licitaciones mayores de obra pública, de conformidad con lo previsto en el artículo 117 de la Ley General de Contratación Pública y el artículo 297 de este Reglamento, se deberá contar con un comité de expertos permanente o ad hoc para resolver las controversias que surjan entre las partes, así como emitir recomendaciones a fin de prevenir conflictos, el cual deberá estar previsto, obligatoriamente en las condiciones reguladas en el pliego y adoptado en el respectivo contrato. Conforme a lo previsto por el artículo 6 de la Ley de Simplificación y Eficiencia Tributarias, Ley N°8114 de 04 de julio de 2001 y sus reformas, las instituciones autorizadas podrán celebrar convenios con la Universidad de Costa Rica, a fin de que el Laboratorio Nacional de Materiales y Modelos Estructurales (LANAMME) efectúe pruebas aleatorias y controles receptivos en la obra u otros controles, los cuales deberán ser definidos en el pliego de condiciones y adoptados en el respectivo contrato.

Cuando se contraten servicios de consultoría en proyectos de obra que hayan sido declarados de interés público y se encuentren inscritos en el Banco de Proyectos de Inversión Pública (BPIP) del Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica (MIDEPLAN), la Administración podrá contratar los servicios de fiscalización contractual, de acuerdo con el logro de resultados ciertos que serán definidos previamente en el pliego de condiciones, pudiendo realizarse dicha contratación con base en lo previsto en el artículo 62, inciso b) de la Ley General de Contratación Pública. En todo caso, de requerirse la contratación de unidades ejecutoras, éstas siempre estarán sujetas a la consecución de objetivos del proyecto en un plazo determinado y los respectivos honorarios se fijarán conforme al cumplimiento de esos objetivos.

Artículo 187. Responsabilidad del contratista. El contratista es responsable del correcto análisis de la interpretación de las condiciones dispuestas en el pliego de condiciones y adoptadas en el respectivo contrato, para su correcta ejecución y la del proyecto, así como para la observancia de buenas prácticas de construcción, administración y gestión de proyectos, responderá por los defectos que puedan producirse durante la ejecución hasta la recepción final. En virtud de lo anterior y en atención al principio de buena fe, cualquier defecto o error en el proyecto o en los planos que no hayan sido advertido durante el proceso de la contratación, el contratista deberá comunicarlo al fiscalizador de la obra destacado por parte de la Administración, antes de iniciar la actividad específica que vaya a desarrollar. Si el contratista omite tal comunicación deberá asumir las medidas correctivas ante defectos comprobados por la Administración.

La recepción definitiva de la obra pública no exime de responsabilidad al contratista por incumplimientos o vicios ocultos de la obra, de conformidad con el artículo 107 de la Ley General de Contratación Pública.

El contratista deberá garantizar durante la ejecución del proyecto la calidad de la totalidad del objeto contractual. Para tales efectos deberá realizar las verificaciones, ensayos y controles necesarios para el debido control de calidad (autocontrol) de los diseños, materiales y equipos, procesos constructivos u otros, según corresponda, que le permitan enmendar oportunamente y durante la ejecución, cualquier deficiencia que se detecte para dar cumplimiento a los planos, las especificaciones técnicas, las condiciones contenidas en el pliego y pactadas en el contrato.

Artículo 188. Recepción provisional de obras públicas. Una vez concluida la obra, el contratista dará aviso formal por escrito al fiscalizador de la obra por parte de la Administración para que establezca la fecha y hora para la recepción provisional, el cual dispondrá de quince días hábiles para ello, salvo disposición en contrario en el pliego de condiciones.

La recepción provisional de la obra se hará conforme a lo siguiente:

a) En la recepción se levantará un acta que suscribirán el fiscalizador de la obra por parte de la Administración y el contratista, en la que se consignarán todas las circunstancias pertinentes en orden al estado de la obra, si el recibo es a plena satisfacción de la Administración, si se hace bajo protesta o, si dada la gravedad y trascendencia del incumplimiento la obra no se acepta en ese momento. El acta deberá emitirse dentro del plazo de quince días hábiles siguientes a la fecha fijada para la recepción provisional y deberá incorporarse al expediente electrónico respectivo.