Artículo 4° - Las
auditorías internas contarán con un período máximo de un año, contado a partir
de la entrada en vigencia de los presentes lineamientos, para realizar los
ajustes necesarios en su normativa y prácticas internas, a fin de incorporarlos
en su gestión. Transitorio I - Aquellos hechos irregulares que estén siendo
analizados por la auditoría interna a la entrada en vigencia de los presentes
lineamientos, podrán finalizar su trámite bajo las mismas reglas que regían al
momento del inicio del análisis.
PUBLÍQUESE.
Lineamientos
generales para el análisis de presuntos
Hechos
Irregulares
La Auditoría
Interna, de conformidad con lo dispuesto en la Ley General de Control Interno,
ejecuta servicios preventivos y de auditoría mediante procesos sistemáticos,
independientes y profesionales que proporcionan "seguridad al ente u
órgano, puesto que se crea para validar y mejorar sus operaciones. Contribuye a
que se alcancen los objetivos institucionales, mediante la práctica de un
enfoque sistémico y profesional para evaluar y mejorar la efectividad de la
administración del riesgo, del control y de los procesos de dirección en las
entidades y los órganos sujetos a esta Ley. Dentro de una organización, la
auditoría interna proporciona a la ciudadanía una garantía razonable de que la
actuación del jerarca y la del resto de la administración, se ejecuta conforme
al marco legal y técnico y a las prácticas sanas" (Ley N.° 8292, artículo
21). Adicionalmente a estos servicios, las unidades de Auditoría Interna realizan
procesos internos de planificación y mejoramiento continuo- los cuales tienen
como objetivo aumentar la calidad de los productos brindados-, así como
investigaciones.
El análisis de
presuntos hechos irregulares que conducen las auditorías internas tiene
sustento en normas de rango legal, específicamente la Ley General del Control
Interno (Ley N.° 8292) y la Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento
Ilícito en la Función Pública (Ley N.° 8422). Esta labor de investigación no
corresponde a ninguno de los tipos o procedimientos de auditoría definidos, a
saber: auditorías financieras, auditorías operativas y auditorías de carácter
especial.
En la estructura
del Estado costarricense, la potestad de investigar administrativamente
presuntos hechos irregulares en la función pública, está conferida a los
jerarcas y titulares subordinados, así como a la Contraloría General de la
República y las auditorías internas del sector público; cada uno de ellos con
características y regulaciones propias.
Las investigaciones
a cargo de las auditorías internas pueden realizarse de oficio, producto de una
auditoría, en atención a la denuncia de un tercero, o como respuesta a una
solicitud del jerarca o de titulares subordinados, entre otros. El
procedimiento de investigación es distinto del eventual procedimiento
administrativo.
En ese sentido,
la Sala Constitucional, en su Voto N.° 8841-01 de las 9:03 horas del 31 de
agosto de 2001, reiterado en el Voto N.° 10954-2014 de las 9:05 horas de 04 de
julio de 2014, señaló: ".la indagación previa es correcta y pertinente, en
tanto necesaria para reunir los elementos de juicio apropiados para descartar o
confirmar la necesidad del procedimiento formal, o bien para permitir su
correcta sustanciación, por ejemplo, cuando se deba identificar a quienes
figurarán como accionados en el proceso, o recabar la prueba pertinente para la
formulación de cargos que posteriormente se deberán intimar." Por tanto,
las investigaciones realizadas por las auditorías internas del sector público,
se constituyen en un insumo para que el jerarca, o la instancia respectiva,
valore la procedencia de la apertura de un procedimiento administrativo, sin
perjuicio de cualquier otra acción que en ejercicio de sus competencias estime
pertinente.
En esa línea,
debe considerarse que las auditorías internas no son parte en esos
procedimientos administrativos, ni los informes de las investigaciones
realizadas por las auditorías internas son acusaciones. De este modo, la
eventual participación de los auditores en estos procedimientos se limita al
contenido del informe emitido y a las acciones realizadas para sustentarlo.
Es importante
enfatizar el carácter confidencial de las investigaciones en trámite,
principalmente en cuanto a la protección de la identidad del denunciante. Esta
última se debe mantener en todo momento, aun cuando las unidades o personas con
quienes se relacione la Auditoría Interna tengan conocimiento de la identidad
del denunciante, e incluso cuando el propio denunciante publicite o divulgue su
identidad, y cuando la investigación esté finalizada.
De conformidad
con lo comentado, y en ejercicio de las potestades que ostenta la Contraloría
General de la República para emitir disposiciones, normas, políticas y
directrices relativas al funcionamiento de las auditorías internas, se emiten
los presentes "Lineamientos generales para el análisis de presuntos hechos
irregulares" (R-DC-102- 2019), los cuales constituyen un marco regulador
que proporciona un esquema básico para la ejecución adecuada y transparente de
la labor investigadora de las auditorías del sector público en el ámbito de sus
competencias. Corresponde a cada institución, junto con su auditoría interna,
implementar la utilización de los presentes lineamientos.
Estos
lineamientos comprenden tres capítulos. El primero contempla las regulaciones
generales; el segundo se dedica al análisis inicial que realizan las auditorías
cuando tienen conocimiento de hechos presuntamente irregulares y el último
corresponde al desarrollo de la investigación.
Capítulo
I: Lineamientos Generales
1.1
Ámbito de Aplicación
Los presentes
Lineamientos son aplicables a las Auditorías Internas del Sector Público, en el
ejercicio de las competencias conferidas por ley para el análisis de presuntos
hechos irregulares que puedan ser generadores de responsabilidad, a cargo de
los sujetos incluidos en su ámbito de acción. Estos Lineamientos constituyen un
marco básico para que las Auditorías Internas lleven a cabo sus labores de
investigación.
La competencia
investigadora de las Auditorías Internas no puede ser delegada en terceros, sin
que ello limite la posibilidad de que durante el desarrollo de una
investigación se puedan contratar servicios de asesoría en temas específicos
requeridos para el caso concreto.
Definiciones
básicas sobre términos utilizados en los presentes lineamientos:
1.2
Definiciones
Acción: Actuación efectiva de un funcionario
público, un ex funcionario o un tercero, que produce efectos previstos en el
ordenamiento jurídico.
Delegar: asignar a un tercero la competencia para
atender de manera integral una investigación cuya responsabilidad mantiene la
Auditoría Interna.
Hechos
presuntamente irregulares: Conductas
entendidas como acciones u omisiones, atribuibles a los sujetos cubiertos por
el ámbito de competencia de la Auditoría Interna, que podrían infringir el
ordenamiento jurídico, provocar daños o causar perjuicios a la institución
pública y que puedan generar algún tipo de responsabilidad a cargo del
infractor.
Identidad del
denunciante: Cualquier
dato, información o referencia directa o indirecta que permita saber quién es
el denunciante.
Insumo Penal: Documento generado en el marco de una investigación
sobre posibles irregularidades o como resultado del ejercicio de funciones de
auditoría o control, que contiene información que puede ser útil para una causa
penal abierta, que se pone a disposición del Ministerio Público, para apoyar
una investigación en curso. El envío de un insumo penal no implica prejuzgar
sobre responsabilidades penales, ya que no es un documento concluyente ni
contiene un análisis de responsabilidades ni una teoría del caso. Tampoco
constituye una denuncia penal, aunque, según los hallazgos, podría dar lugar a
una denuncia formal posteriormente.
(Así
adicionada la definición anterior por el artículo 1° de la resolución N° R-DC-00011-2025 del 17
de febrero del 2025)
Investigación:
Procedimiento sistemático y
objetivo orientado a determinar la existencia de elementos de juicio necesarios
para la eventual apertura de un procedimiento administrativo o judicial. Como
parte de él, se deben considerar las presuntas responsabilidades, sean
administrativas, gremiales, civiles o penales. La investigación corresponde a
una actividad de las Auditorías Internas, distinta de otros procedimientos de
auditoría definidos, como las auditorías financieras, las auditorías operativas
y las auditorías de carácter especial.
Nexo de
causalidad: Vínculo
existente entre las acciones u omisiones (hechos) de los presuntos responsables
y las consecuencias o los resultados que podrían ser o no contrarios al
ordenamiento jurídico.
Omisión: Abstención, por parte de un funcionario
público, un ex funcionario o un tercero, de realizar aquellas conductas que
deberían haber hecho, lo que produce efectos previstos en el ordenamiento
jurídico.
Relación de
Hechos: Informe que compila
una serie de hechos presuntamente irregulares, acciones u omisiones, que se
encuentran ligados por un nexo de causalidad a una falta y a un presunto
responsable. La Relación de Hechos se pone en conocimiento del jerarca o
titular subordinado correspondiente, o de una autoridad competente para que
valore la procedencia de la apertura de un procedimiento administrativo o
cualquier otra acción que considere pertinente.
1.3
Conocimiento de los hechos
El conocimiento
de las Auditorías Internas sobre hechos presuntamente irregulares, se origina
por alguno de los siguientes medios:
a) Presentación
de una denuncia, la cual puede ser interpuesta por cualquier funcionario o ciudadano;
quien puede identificarse o presentarla de forma anónima.
b) Identificación
de los hechos durante el desarrollo de estudios u otras actuaciones de la
propia Auditoría Interna.
c) Requerimiento
de una autoridad competente.
d) Cualquier otro
medio que ponga los hechos en conocimiento de la Auditoría Interna.
1.4
Elementos orientadores para la presentación de denuncias
Las denuncias que
se presenten ante la Auditoría Interna deberán procurar cubrir al menos los
siguientes aspectos:
a) que los hechos
sean presentados de manera clara, precisa y circunstanciada;
b) la
identificación de los posibles responsables, o que al menos se aporten
elementos que permitan individualizarlos;
c) señalamiento
de los elementos probatorios en los que se sustenta la denuncia, y
d) lugar o medio
para recibir notificaciones.
Estos requisitos
son deseables, pero no pueden constituirse en una limitación para la
tramitación de denuncias.
Cada Auditoría
Interna del Sector Público deberá definir los medios para la recepción de las
denuncias-sean físicos o electrónicos-teniendo en cuenta lo permitido por el
ordenamiento jurídico aplicable, y promoviendo la participación y el control
ciudadanos.
1.5 Planificación y atención de hechos
presuntamente irregulares
La Auditoría
Interna ejecutará un proceso sistemático para la valoración de hechos
presuntamente irregulares, el cual debe documentarse apropiadamente y tomar en
consideración las disposiciones contenidas en estos lineamientos. La asignación
de las actividades específicas para la atención de estos hechos deberá
incorporarse en el plan de trabajo de la propia Auditoría, considerando la
priorización de actividades que realice anualmente.
1.6 Principios de la investigación de
presuntos hechos irregulares
En concordancia
con el marco jurídico aplicable, para la realización de investigaciones de
presuntos hechos irregulares, las Auditorías Internas deberán cumplir con los
siguientes principios:
a) Principio
de legalidad. En el
desarrollo de las investigaciones, las actuaciones de la Auditoría Interna
estarán sometidas al ordenamiento jurídico.
b) Principio
de celeridad. La Auditoría
Interna deberá ejercer su potestad de investigación dentro de un plazo
razonable.
c) Principio
de independencia. La
Auditoría Interna ejercerá sus funciones con total independencia funcional y de
criterio respecto del jerarca y de los demás órganos de la administración
activa; pudiendo establecer la estrategia, las vías de atención, las
diligencias, las acciones, los mecanismos y los productos de auditoría que
estime necesarios para la atención de las gestiones en su conocimiento.
d) Principio
de objetividad. En el
desarrollo de las investigaciones, las Auditorías Internas actuarán con
imparcialidad y neutralidad, de modo que el análisis de los presuntos hechos
irregulares, así como la determinación de los eventuales responsables, no se
vean comprometidos por intereses particulares. Para el cumplimiento de este
principio, el auditor debe valorar tanto los elementos que sustenten una
eventual responsabilidad, como aquellos que puedan eximir al presunto
responsable.
e) Principio
de oficiosidad. Implica
que, una vez iniciada la investigación, corresponde exclusivamente a la
Auditoría Interna promover las acciones necesarias hasta su conclusión.
1.7 Reglas de confidencialidad
Durante la
investigación de hechos presuntamente irregulares, las Auditorías Internas
guardarán confidencialidad respecto de los expedientes de investigación en
trámite y de la identidad de quienes presenten denuncias ante sus oficinas,
incluso cuando el propio denunciante divulgue su identidad o cuando la
Auditoría Interna sepa que ésta es conocida por otras instancias. La
confidencialidad de la identidad del denunciante debe resguardarse aún
concluida la investigación. Lo anterior, de conformidad con lo dispuesto sobre
esta materia en la Ley General de Control Interno (N.°8292) y sus reformas, así
como en la Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función
Pública (N.° 8422) y sus reformas.
Las Auditorías
Internas deben, además, resguardar la confidencialidad de todos aquellos datos
que por disposición específica del ordenamiento jurídico deben considerarse
como tales, y de aquellos que así hayan sido declarados por un sujeto público
con competencia.
1.8 Acceso
y solicitud de Información
Las Auditorías
Internas podrán solicitar a particulares, a entes y órganos públicos, sujetos
privados incluidos dentro de su ámbito de acción, y a los propios denunciantes,
toda aquella información que les permita recabar elementos, pruebas o datos
necesarios para el análisis y valoración de los hechos presuntamente
irregulares que estén investigando. Los sujetos bajo su ámbito de acción tienen
el deber de brindar toda la información requerida por las Auditorías Internas,
para el ejercicio de sus competencias.
La información
recabada en el desarrollo de las investigaciones, queda sujeta a las mismas
reglas de confidencialidad señaladas en el numeral anterior.
1.9 Sobre
la Prueba
La Auditoría
Interna debe definir las técnicas para obtener el material probatorio que
estime pertinente, de conformidad con el ordenamiento jurídico. Para el
ejercicio de sus competencias, podrá utilizar todos los medios de prueba que
por vía legal le estén permitidos, tales como la prueba de tipo testimonial,
pericial o documental (documento físico o por medios tecnológicos de soporte
digital), así como medios electrónicos, digitales o analógicos. Asimismo, las
pruebas podrán ser consignadas y aportadas a la investigación mediante
cualquier tipo de soporte documental, electrónico, informático, magnético,
óptico, telemático o producido por nuevas tecnologías. La prueba de tipo
documental que sustente una relación de hechos o una denuncia penal, deberá
solicitarse a la instancia correspondiente, mediante copia certificada.
1.10
Colaboración
En el curso de las investigaciones, las Auditorías Internas podrán apoyarse
mutuamente mediante asesoría, insumos, o intercambio de experiencias. También
podrán realizar análisis conjuntos cuando lo consideren necesario y las
circunstancias del caso lo permitan, sin que ello implique compartir o delegar
las competencias específicas de cada auditoría. Asimismo, cualquier otro ente u
órgano de la Administración Pública podrá apoyar a las Auditorías Internas en
el análisis de hechos presuntamente irregulares.
Cuando
una Auditoría Interna no cuente con asesores técnicos en áreas específicas,
como legal, tecnológica, presupuestaria u otras, podrá solicitar el apoyo de
profesionales de cualquier nivel jerárquico dentro de la institución que cuenten
con el conocimiento, experiencia y disponibilidad de tiempo para participar en
la investigación, garantizando la objetividad e imparcialidad de la
investigación.
En
caso de que la institución no disponga de recursos humanos para brindar la
asesoría necesaria o considere que puede comprometer la objetividad de las
investigaciones, la Auditoría Interna podrá contratar servicios externos, en
estricta observancia de las disposiciones normativas aplicables al efecto, como
insumos para sus investigaciones, especialmente si la complejidad,
confidencialidad o urgencia del caso lo requiere. La Auditoría Interna,
considerando su presupuesto anual, será responsable de decidir la pertinencia
de la contratación, definir los requisitos del proceso de contratación, y evaluar
técnicamente las ofertas presentadas; quedando a cargo de la administración la
ejecución oportuna de los procedimientos para formalizar el contrato.
Quienes
colaboren con las Auditorías Internas en la realización de investigaciones de
presuntos hechos irregulares no tendrán acceso a la identidad de la persona (s)
denunciante (s). La información a la que accedan durante su colaboración estará
sujeta a las reglas de confidencialidad establecidas por ley y estos
Lineamientos.
(Así
reformado el punto 1.10) anterior por el artículo 2° de la resolución N° R-DC-00011-2025
del 17 de febrero del 2025)
1.11
Determinación del plazo para el trámite de las gestiones
En atención al
principio de celeridad, la Auditoría Interna debe programar la realización de
las investigaciones por presuntos hechos irregulares dentro de plazos
razonables, tomando en consideración el impacto de institutos como la
prescripción o la caducidad, que pueden operar en cada caso concreto, así como
los criterios de proporcionalidad y razonabilidad.
1.12
Resultado y Comunicación de resultado
El resultado
final obtenido por la Auditoría Interna, con arreglo a la presente normativa,
deberá documentarse mediante acto debidamente motivado, en el cual se acrediten
los elementos valorados para tomar la decisión. En caso de existir una denuncia
como origen de la investigación, lo resuelto debe ser comunicado al
denunciante, si este hubiere señalado lugar para atender notificaciones; si no
se dispone de tal señalamiento, la Auditoría Interna debe elaborar el documento
pertinente, de conformidad con su regulación interna, para hacer constar los
resultados de la investigación y los motivos que imposibilitan su comunicación
al denunciante. Dicho documento deberá integrarse en el expediente respectivo.
1.13
Conformación del expediente
Una vez que la
Auditoría Interna tiene conocimiento de hechos presuntamente irregulares,
deberá documentar en un expediente individual las acciones realizadas para la
atención de cada caso, velando por la integridad e integralidad de la
documentación que lo conforme, el cual deberá estar foliado y ordenado de
manera cronológica.
La denuncia y
cualquier otro documento de carácter confidencial deberán ser protegidos por
los medios definidos por la Auditoría Interna, garantizando la trazabilidad de
la información.
Todos los
expedientes relacionados con la existencia de hechos presuntamente irregulares
deben cumplir con las reglas de confidencialidad señaladas en el apartado 1.7
de los presentes lineamientos; además, los expedientes deben ser debidamente
resguardados por la Auditoría Interna, de forma que su acceso sea controlado.
El expediente se podrá conformar por cualquier tipo de soporte permitido por el
ordenamiento jurídico - documental, electrónico, informático, telemático o
producido por nuevas tecnologías-, siendo que la implementación de dichas
tecnologías no exime a la Auditoría Interna del cumplimiento de lo dispuesto en
este apartado.
1.14
Regulación Interna
Las Auditorías podrán
emitir regulaciones internas que complementen lo dispuesto en los presentes
lineamientos respecto del análisis de presuntos hechos irregulares, así como
incluir disposiciones en materia de investigación en su Reglamento de
Organización y Funcionamiento.
Capítulo
II: Análisis Inicial de Hechos Presuntamente Irregulares
2.1
Análisis inicial
Para determinar
el abordaje y la atención de los hechos presuntamente irregulares de los que
tenga conocimiento, la Auditoría Interna procederá a valorar, con la información
disponible hasta ese momento:
a) su competencia
para asumir el trabajo,
b) la
especialidad de la materia a investigar,
c) la existencia
de otros procesos abiertos por los mismos hechos,
d) la claridad de
los hechos presuntamente irregulares,
e) los eventuales
responsables,
f) la ubicación
temporal del momento en que se cometieron los hechos,
g) la valoración
de la prueba existente,
h) la unidad
responsable de ejercer la potestad disciplinaria,
i) y la
valoración de las aparentes faltas cometidas y los posibles daños patrimoniales
a la Hacienda Pública.
Para los
propósitos del párrafo anterior, y en caso de ser necesario, la Auditoría
Interna podrá solicitar al denunciante, particular, administración activa u
otro sujeto de su ámbito de competencia, las aclaraciones o la información
adicional que estime pertinente.
2.2 Definición de las acciones a realizar
Concluido el
análisis inicial de los hechos, la Auditoría Interna definirá el abordaje que
dará a cada caso particular, considerando alguna de las siguientes acciones
posibles:
a) Iniciar la
investigación de los hechos presuntamente irregulares, considerando lo
dispuesto en el Capítulo III de los presentes lineamientos.
b) Remitir el
asunto a las autoridades internas pertinentes de la institución, cuando se
trate de casos que corresponda atender en primera instancia a la Administración
Activa y ésta no haya sido enterada de la situación, o se encuentre realizando
una investigación por los mismos hechos. De igual manera se remitirá el asunto
cuando existan causales de abstención o conflictos de interés que puedan
afectar al auditor o a algún funcionario de la Auditoría Interna.
c) Remitir el
asunto a las autoridades externas a la institución, según corresponda, sean
administrativas o judiciales, por especialidad de la materia o porque en otra
instancia exista una investigación avanzada sobre los mismos hechos.
d) Incluir los
hechos presuntamente irregulares para ser examinados en una auditoría que se
encuentre en ejecución, o para la programación de un nuevo estudio o proceso de
auditoría.
e) Desestimar y
archivar el caso en atención de los criterios dispuestos en el punto 2.3 de
esta normativa.
En todos los
casos anteriores, la Auditoría Interna deberá dejar constancia en el expediente
de las valoraciones efectuadas para la selección del abordaje del caso.
En los casos de
los incisos b), c) y d) se debe informar al denunciante o solicitante sobre lo
resuelto, sin comprometer las reglas de confidencialidad señaladas en el
apartado 1.7 de los presentes lineamientos.
En lo referente
al apartado e) se le se debe informar al denunciante o solicitante sobre lo
resuelto, mediante acto debidamente motivado, sin comprometer las reglas de
confidencialidad señaladas en el apartado 1.7 de los presentes lineamientos.
En caso de que el
asunto sea remitido a otra instancia, deben trasladarse todos los elementos
atinentes al caso que se encuentren en su poder o que sean de conocimiento de
la Auditoría Interna.
2.3
Causales para la desestimación y archivo de la gestión
Procede la
desestimación y el archivo de la gestión, cuando se presente alguna de las
siguientes causales:
a) Cuando los
hechos presuntamente irregulares resulten por completo ajenos al ámbito de
competencia de la Auditoría Interna.
b) Cuando los
hechos presuntamente irregulares ya hayan sido investigados o estén siendo
conocidos por otra instancia con competencia para realizar el análisis y la
valoración, así como para ejercer el control y las potestades disciplinarias
atinentes.
c) Cuando los
hechos presuntamente irregulares, constituyan una reiteración o reproducción de
asuntos o gestiones que, sin aportar elementos nuevos, refieran a temas
resueltos con anterioridad por la Auditoría Interna u otras instancias
competentes.
d) Cuando los
hechos presuntamente irregulares se refieran a problemas de índole
estrictamente laborales que se presentaron entre funcionarios de la institución
y la Administración Activa, o a desavenencias de tipo personal entre
funcionarios, salvo que de los hechos se desprenda la existencia de aspectos
relevantes que ameriten ser valorados por la Auditoría Interna en razón de sus
competencias.
e) Cuando el
costo aproximado de los recursos a invertir para la investigación de los hechos
presuntamente irregulares sea superior al valor del hecho denunciado, sin
perjuicio de cualquier otra acción alternativa que en el ejercicio de sus
competencias las Auditorías Internas pudieran realizar. Para aducir esta
causal, la Auditoría Interna debe fundamentarse en elementos objetivos, o haber
establecido de previo metodologías para el análisis de costos.
f) Cuando el
asunto denunciado refiera exclusivamente a intereses personales del
denunciante, en relación con conductas ejercidas u omitidas por la
Administración.
g) Cuando del
análisis inicial resulte evidente que no se ha cometido ninguna infracción al
ordenamiento jurídico.
En cualquiera de
los supuestos anteriores, la Auditoría Interna debe emitir acto fundamentado en
el que expresamente se indique la causal utilizada para la desestimación y archivo,
así como el detalle del análisis para arribar a dicha conclusión.
Capítulo
III: Investigación de Hechos Presuntamente Irregulares
3.1
Delimitación de la Investigación
Iniciada la
investigación, la Auditoría Interna definirá los objetivos de la misma, partiendo
de los hechos a investigar. Asimismo, deberá delimitar el alcance de la
investigación, centrando los recursos disponibles en el caso concreto, sin que
esto impida la inclusión de otras acciones que surjan del análisis de fondo,
cuando a criterio del auditor existan otras valoraciones relacionadas con el
caso que deban ser consideradas.
Para una adecuada
delimitación de la investigación, se deben profundizar el análisis de, al
menos, los siguientes aspectos:
a) las acciones u
omisiones aparentemente irregulares,
b) las normas
presuntamente violentadas,
c) las eventuales
sanciones o regímenes aplicables al caso (civil, penal, administrativa,
gremiales), los presuntos responsables; y en caso de ser factible, una
estimación preliminar del daño causado, si fuese procedente para el caso
concreto.
3.2
Planificación de la investigación
Una vez
establecidos los objetivos y el alcance de la investigación, la Auditoría
Interna debe determinar las actividades que le permitirán documentar y alcanzar
los objetivos planteados para ella. El auditor debe identificar y definir las
diligencias o pericias de investigación a ejecutar, los recursos necesarios,
así como los plazos y los responsables de llevarlas a cabo.
3.3
Ejecución de las diligencias de Investigación
Para la ejecución
de la investigación por presuntos hechos irregulares, la Auditoría Interna debe
realizar las siguientes diligencias, de conformidad con el plan de trabajo:
a. Recolección de
pruebas. Se deberá recopilar la prueba para sustentar los presuntos hechos
irregulares que se están investigando, precisando documentalmente tanto los
medios como las técnicas utilizadas para su recolección; las cuales, en todo
momento, deben ser conformes con lo dispuesto en el ordenamiento jurídico.
b. Identificación
de los presuntos responsables. Es necesaria la identificación de las personas
presuntamente
responsables de los hechos investigados, así como establecer el vínculo entre
estos sujetos y las acciones u omisiones que se presumen irregulares.
c. Valoración de
la relación entre los presuntos hechos irregulares, la prueba y las normas
aplicables. Se deben analizar los supuestos previstos en las normas que se
presumen violentadas, en relación con las acciones u omisiones que se vinculan
a los presuntos responsables, a efecto de determinar si se ajustan o no a lo
dispuesto en la norma. Asimismo, en atención al análisis anterior, se deben
valorar las eventuales vías para su atención y
las sanciones
asociadas a las posibles infracciones.
d. Identificación
de los elementos que permitan determinar los montos o rubros que pueden
constituir una eventual responsabilidad civil.
3.4
Elaboración del producto final
Ejecutada la
investigación, la Auditoría Interna debe establecer si los elementos
acreditados son suficientes para sustentar la apertura de algún tipo de
procedimiento de responsabilidad en contra de los presuntos implicados; lo que
dará lugar a la elaboración de alguno de los siguientes productos:
a. Desestimación
y archivo. Cuando los elementos obtenidos descarten la existencia de hechos
presuntamente irregulares, o cuando sean insuficientes para someter a
consideración de la instancia correspondiente la apertura de un procedimiento
administrativo, un proceso judicial o de cualquier otro tipo de acción, procede
la desestimación y archivo de la investigación; lo que debe quedar documentado
mediante acto administrativo motivado, en el cual se expongan los elementos de
hecho y derecho, así como las valoraciones realizadas que fundamentan la
decisión.
b. Relaciones
de Hechos. Cuando las diligencias de investigación acrediten la existencia
de elementos suficientes para considerar -al menos en grado de probabilidad- la
ocurrencia de hechos presuntamente irregulares, la Auditoría Interna deberá
elaborar una relación de hechos, la cual será remitida a la instancia que
ejerce la potestad disciplinaria sobre el funcionario presuntamente
responsable, o a la autoridad competente para su atención, según corresponda.
c. Denuncia
o insumo en materia penal: Cuando las diligencias de investigación evidencien
la existencia de elementos suficientes que sugieran, al menos en grado de
probabilidad, la ocurrencia de un delito, la Auditoría Interna deberá elaborar
una denuncia penal o cualquier otro insumo en materia penal que considere
pertinente; los cuales serán remitidos al Ministerio Público, con quien se
podrá coordinar en cualquier etapa del proceso para asegurar una adecuada
gestión del caso.
(Así
reformado el inciso anterior por el artículo 3° de la resolución N° R-DC-00011-2025
del 17 de febrero del 2025)
3.5
Elaboración del producto final cuando se determine la existencia de hechos
presuntamente irregulares
En las investigaciones en que se determine la necesidad de presentar una
relación de hechos o una denuncia penal, en aquellos casos en donde se
identificaron elementos suficientes para considerar -al menos en grado de
probabilidad - la existencia de hechos presuntamente irregulares, el producto
final corresponderá a una compilación detallada de hechos, actos, acciones u
omisiones, que se encuentran ligados por un nexo de causalidad a una eventual
falta generadora de responsabilidad.
Este producto debe contar con un sustento probatorio suficiente que
permita valorar la pertinencia de iniciar un procedimiento administrativo o
gestionar un proceso judicial. El producto final debe contener al menos los
siguientes elementos:
a. Señalamiento de los eventuales responsables.
Indicación del nombre, cédula de identidad, jurídica o cualquier otro medio de
identificación oficial, lugar de trabajo, puesto que ocupa, lugar donde puede
ser ubicado y demás calidades que permitan identificar a los posibles
responsables de los hechos presuntamente irregulares. La falta de alguna de las
calidades no impedirá la elaboración del informe, siempre que las restantes
calidades permitan la individualización de los posibles implicados.
b. Hechos. Descripción objetiva, precisa, congruente y en orden
cronológico de las acciones u omisiones que se presumen generadoras de
responsabilidad y de aquellos directamente relacionados con éstos, cuya
demostración resulte útil o necesaria para la valoración de las presuntas
faltas. La descripción debe ser de hechos puros y simples, evitando la
utilización de juicios de valor o la atribución directa de responsabilidades;
además, cada hecho debe dar respuesta a las siguientes interrogantes: quién lo
hizo, cómo, dónde y cuándo. En la medida de lo posible, cada hecho debe hacer
referencia a la prueba en la cual se sustenta, así como la indicación del folio
del legajo de prueba donde se ubica.
c. Análisis del caso. Análisis en el que se detalla en forma razonada
por qué se estima que los hechos u omisiones determinados infringen el
ordenamiento jurídico aplicable, con indicación expresa de los motivos por los
cuales la acción o la omisión del presunto responsable, en relación con la
prueba existente, se considera contraria a la norma específica con la cual se
está vinculando. En caso de estimarse procedente, se deben determinar
preliminarmente los posibles daños y perjuicios ocasionados por los eventuales
responsables, indicando el método utilizado para su estimación, e
individualizándolos, de ser posible, o aportando los elementos que permitan
realizar esa estimación.
d. Prueba ofrecida. Indicación precisa de la prueba
que sustenta los hechos y el análisis efectuado, pudiendo utilizarse toda
aquella permitida por el ordenamiento jurídico. Cuando la prueba provenga de
bases de datos electrónicas, sistemas informáticos o plataformas digitales,
tales como el Sistema Digital Unificado, el Sistema Integral de Compras
Públicas u otras, la dirección electrónica exacta de la cual fue extraída la
información deberá consignarse junto al hecho al que se refiere, especificando
además la fecha y hora de la consulta. Esta exigencia busca garantizar la
trazabilidad y verificación de los datos aportados, previniendo discrepancias
entre la prueba ofrecida y la información realmente disponible en dichos
sistemas. Dentro de este apartado deben consignarse los elementos que permitan,
en un eventual procedimiento sancionatorio, trasladar esa prueba al proceso
para su valoración.
e. Consideraciones finales. Solicitud que se realiza a la instancia
administrativa o judicial receptora de la relación de hechos o de la denuncia
penal, para que determine la pertinencia de instaurar o instruir algún tipo de
procedimiento o proceso judicial, que permita conocer la verdad real de los
hechos y acreditar las eventuales responsabilidades que posibiliten -en caso de
proceder- la aplicación de las sanciones previstas por el ordenamiento
jurídico. Dentro de este apartado, se deben reiterar las reglas de
confidencialidad señaladas en el punto 1.7 de los presentes lineamientos, así
como prevenir al destinatario del producto sobre la consideración de los plazos
de prescripción que correspondan.
f. Firma. El producto final debe ser firmado por los funcionarios
responsables de su emisión, con indicación del nombre y el cargo que ocupan.
g. Legajo de prueba. Es la compilación de la prueba documental que
respalda la relación de hechos o la denuncia penal.
En el caso de un insumo en materia penal, este contendrá la información
que el auditor considere necesaria según el caso particular o la que haya sido
previamente coordinada o requerida por el Ministerio Público.
(Así reformado el punto
3.5) anterior por el artículo 4° de la resolución N° R-DC-00011-2025 del
17 de febrero del 2025)
3.6 Remisión del Producto cuando se
determine la existencia de una posible responsabilidad
Dependiendo de la
instancia a la cual se vaya a remitir el producto final, se utilizará la
siguiente nomenclatura:
a.
Relación de hechos: Dirigida a la Administración Activa, la Contraloría General
de la República, los Colegios Profesionales, otras administraciones o
instancias públicas.
Cuando
el producto final esté destinado a la Contraloría General de la República, se
solicitará una reunión previa con el Área de Investigación para la Denuncia
Ciudadana antes de su envío. Esta reunión deberá realizarse dentro de un plazo
razonable, con el objetivo de que el Órgano Contralor pueda orientar a la
auditoría interna en los aspectos que considere pertinentes.
(Así
reformado el inciso a) anterior por el artículo 5° de la resolución N° R-DC-00011-2025
del 17 de febrero del 2025)
b.
Denuncia o insumo en materia penal: Dirigida al Ministerio Público. Una vez
presentada la denuncia o insumo ante el Ministerio Público, la Auditoría
Interna podrá emitir productos adicionales, dentro del marco de sus servicios,
funciones y responsabilidades para informar a la Administración Activa sobre
situaciones que puedan requerir su atención. Esto se hará con el fin de que la
Administración Activa adopte las acciones correspondientes, siempre y cuando
dicha comunicación no comprometa el desarrollo de un eventual proceso penal y
se mantenga la confidencialidad inherente a las investigaciones en curso.
(Así
reformado el inciso b) anterior por el artículo 5° de la resolución N° R-DC-00011-2025 del 17 de
febrero del 2025)
3.7 Responsabilidad de la Auditoría Interna
sobre la remisión de los productos generados
En caso de
realizar alguna de las remisiones indicadas en los incisos b) y c) del apartado
2.2, o cuando la Auditoría Interna elabore una relación de hechos o una
denuncia penal, y sean remitidos a la autoridad competente; el deber
del auditor se
limita a verificar que el destinatario haya recibido efectivamente el documento
de remisión, sin que esto impida el ejercicio de sus potestades para monitorear
el estado y resultado de las acciones adoptadas por la instancia
correspondiente.
3.8 Participación de las Auditorías Internas
en los procesos
Cuando la
Auditoría Interna elabore una relación de hechos o una denuncia penal, tiene el
deber de colaborar en todas las etapas posteriores en que sea requerida, pero
siempre circunscribiéndose al producto elaborado, a las acciones realizadas y a
los criterios utilizados.
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