Artículo 2°-Definiciones. Para efectos del presente reglamento se entenderá por:

a) Auditoría Interna: Auditoría Interna del SENARA.

b) Informe de Auditoría: documento en formato digital, mediante el cual la Auditoría Interna comunica formalmente a la Administración sujeta a examen, los resultados de la auditoría efectuada, incluyendo las respectivas conclusiones y recomendaciones.

c) Jerarca: Superior jerárquico de la Institución representado por la Junta Directiva del SENARA.

d) Titular subordinado: Funcionario de la administración activa responsable de un proceso, con autoridad para ordenar y tomar decisiones.

e) Administración Activa: conjunto de órganos y entes de la administración, que deciden, ejecutan, resuelven, dirigen y operan la institución.

f) Hechos presuntamente irregulares: conductas entendidas como acciones u omisiones, atribuibles a los sujetos cubiertos por el ámbito de competencia de la Auditoría Interna, que podrían infringir el ordenamiento jurídico, provocar daños o causar perjuicios al Senara y que puedan generar algún tipo de responsabilidad a cargo del infractor.

g) Investigación de presuntos hechos irregulares: procedimiento sistemático y objetivo orientado a determinar la existencia de elementos de juicio necesarios para la eventual apertura de un procedimiento administrativo o judicial. Como parte de él, se deben considerar las presuntas responsabilidades, sean administrativas, gremiales, civiles o penales. La investigación corresponde a una actividad de la Auditoría Interna, distinta de los servicios de auditoría y de los servicios preventivos.

h) Relación de Hechos: informe que compila una serie de hechos presuntamente irregulares, acciones u omisiones, que se encuentran ligados por un nexo de causalidad a una falta y a un presunto responsable. La Relación de Hechos se pone en conocimiento del jerarca o titular subordinado correspondiente, o de una autoridad competente para que valore la procedencia de la apertura de un procedimiento administrativo o cualquier otra acción que considere pertinente.

Artículo 3°-Ámbito de aplicación. El presente reglamento será de acatamiento obligatorio para todos los funcionarios de la Auditoría Interna y para el resto de los funcionarios de la Administración Activa del SENARA, en la materia que les resulte aplicable.

Artículo 4°-De la actualización del reglamento. A efectos de mantener el marco normativo de la Auditoría Interna actualizado, le corresponderá al Auditor Interno revisar con el equipo de Auditoría este reglamento cada dos años o cuando se conozca de alguna variación en la normativa relacionada y proponer y promover ante la Junta Directiva, las modificaciones del mismo. Toda modificación deberá contar de previo a su emisión oficial, con la aprobación del máximo Jerarca y de la Contraloría General de la República.

CAPÍTULO II

De la naturaleza de la Auditoría Interna

Artículo 5°-Concepto de Auditoría Interna. La Auditoría Interna es la actividad independiente, objetiva y asesora, que da valor agregado y mejora las operaciones de la institución, coadyuva en el cumplimiento de los objetivos y metas de la administración, aportando un enfoque sistemático y profesional para evaluar y mejorar la efectividad de los procesos de gestión de riesgos, de control y de dirección, proporcionando a la ciudadanía una garantía razonable de que la actuación del Jerarca y la del resto de la administración, se ejecutan conforme al marco legal y técnico y a las sanas prácticas.

Artículo 6°-Competencias. Las competencias de la Auditoría Interna se regularán fundamentalmente por lo dispuesto en el artículo 22 de la Ley General de Control Interno, sin perjuicio de cualquier otra normativa que resulte aplicable.

Artículo 7°- Planificación estratégica y guías de conducta ética. El auditor interno y los funcionarios de la Auditoría Interna, según proceda, establecerán una planificación estratégica, en la que se plasme el marco estratégico de la Auditoría Interna, el cual deberá ser congruente con el marco estratégico institucional. Asimismo, se establecerá por parte del equipo de auditoría, un conjunto de guías de conducta ética alineadas al Manual de ética y conducta institucional, que orientarán la conducta del personal de la Auditoría Interna en sus actividades personales y en las de carácter oficial con ocasión del ejercicio de su función pública.

Artículo 8°-Independencia. La actividad de Auditoría Interna deberá ser ejercida con total independencia funcional y de criterio, respecto del Jerarca y de los demás órganos de la Administración Activa.

Artículo 9°-Independencia y objetividad individual. Los funcionarios de la Auditoría Interna deberán tener actitud objetiva, imparcial y neutral, evitando conflictos de intereses, favoritismos o influencias indebidas que puedan comprometer su juicio profesional. Asimismo deberán proteger su independencia de hecho y en apariencia.

Artículo 10°-Impedimentos del personal de la Auditoría Interna. A efecto de no perjudicar su objetividad individual y ética profesional, el personal de la Auditoría Interna deberá:

a) Rechazar regalos o gratificaciones que puedan interpretarse como intentos de influir sobre su independencia e integridad, sin perjuicio del deber de denunciar tales hechos ante las instancias competentes.

b) Evitar el establecimiento de relaciones de índole personal o de cualquier otra naturaleza que puedan influir, comprometer o amenazar la capacidad para actuar, impliquen un riesgo de corrupción, puedan suscitar dudas acerca de su objetividad e independencia, o comprometan la imagen de la Unidad.

c) Abstenerse de utilizar su cargo oficial con propósitos privados, de negocios o personales; o facilitar transacciones indebidas que propicien irregularidades.

d) Informar al Auditor Interno respecto a cualquier impedimento o compromiso de hecho o apariencia a la independencia y objetividad, para que se tomen las medidas correspondientes y abstenerse de tratar asuntos relacionados con esa situación. En caso de impedimentos o compromiso a la independencia u objetividad del Auditor interno, los detalles del impedimento deberán darse a conocer al jerarca y demás partes involucradas. La naturaleza de esta comunicación deberá ser por escrito en ambos casos.

e) Abstenerse de auditar operaciones específicas o de ejecutar labores de asesoría o advertencia, en relación con operaciones de las cuales haya sido previamente responsable como funcionario de la Administración Activa o proveedor en los últimos dos años, o porque prevalezcan relaciones familiares con éstos, hasta el tercer grado de consanguinidad o puedan resultar incompatibles.

Artículo 11°-Confidencialidad de la información.

a) Sobre el análisis de presuntos hechos irregulares: se guardará la confidencialidad respecto a la identidad de las personas que presenten denuncias ante la Auditoría Interna y sobre la información, documentación y otras evidencias de las investigaciones efectuadas por la Auditoría Interna, cuyos resultados puedan originar la apertura de un procedimiento administrativo, durante la formulación del informe respectivo, una vez notificado el informe correspondiente y hasta la resolución final del procedimiento administrativo, excepto para las partes involucradas, las cuales tendrán libre acceso a todos los documentos y pruebas que se incluyan en el expediente administrativo.

b) Sobre los estudios en ejecución: los procedimientos de trabajo o los resultados que se vayan obteniendo durante la ejecución de un estudio de auditoría, serán de carácter confidencial excepto para las partes directamente relacionadas, a las cuales se comentarán resultados preliminares y se brindarán servicios preventivos sobre el tema objeto de evaluación según se estime pertinente. Esta confidencialidad no se aplicará a los requerimientos de la Contraloría General de la República en el ejercicio de su competencia fiscalizadora, ni cuando haya solicitud expresa de la autoridad competente.

Artículo 12°-Participación del Auditor Interno en sesiones de Junta Directiva. Con la finalidad de mantener su objetividad e independencia funcional y de criterio, el Auditor Interno asistirá a sesiones de Junta Directiva cuando sea previamente convocado por el Jerarca, debiendo especificarse en la convocatoria el tema para el cual se requiere asesoría. Asistirá además en los casos que, de acuerdo con la Ley, su asistencia resulta obligatoria o necesaria para el cumplimiento de sus funciones.

Cuando el Auditor Interno asista a las sesiones de Junta Directiva, deberá de ser conforme a sus responsabilidades de asesoría y advertencia, responsabilidades que se limitan a suministrar criterios, observaciones y opiniones que se conviertan en insumos para una toma de decisiones más informadas y ajustadas al ordenamiento jurídico y técnico, siendo responsabilidad del Jerarca valorar dichos insumos -entre otros-, por su propia cuenta y bajo su entera responsabilidad y luego tomar la decisión que corresponda. En ese sentido la asistencia a Junta Directiva será bajo las siguientes condiciones:

a) Asistencia con voz pero sin voto.

b) Brindar asesoría o advertencia en aspectos concretos y de su competencia, sin que menoscabe o comprometa su independencia y objetividad en el desarrollo de sus demás competencias, por cuanto las decisiones adoptadas en dicho seno serán de exclusiva responsabilidad de los miembros del órgano colegiado.

c) Posibilidad de posponer su opinión, cuando a su criterio y por la complejidad del asunto en discusión, requiera recabar mayores elementos de juicio, sin perjuicio de la potestad del jerarca para decidir de inmediato o postergar su decisión el tiempo que considere prudente o conveniente.

d) Disponibilidad de la información con antelación suficiente para brindar el servicio preventivo.

e) Ni la presencia ni el silencio del Auditor Interno en las sesiones de Junta Directiva, releva a dicho órgano colegiado de la responsabilidad de ajustar sus acuerdos al ordenamiento jurídico y técnico aplicable. El hecho de que el Auditor Interno no emita criterio sobre algún asunto en referencia, no implica aceptación tácita de lo resuelto.

f) No existirá impedimento para que el Auditor Interno emita su opinión posteriormente, pese al silencio, sea de forma verbal en otra sesión, o por escrito.

g) La participación del Auditor interno constará en el acta correspondiente.

Artículo 13°-Participación en comisiones o grupos de trabajo. El Auditor interno y los funcionarios de la Auditoría no deberán ser parte de grupos de trabajo o comisiones que ejerzan función propia de la administración activa; excepto en su calidad de asesor en asuntos de su competencia, cuando así se solicite o por disposición legal y su participación no podrá ser permanente, en resguardo de la independencia y objetividad de la Auditoría Interna. Tampoco podrán participar en la implantación de acciones, diseños de formularios u otros procedimientos y actividades que normalmente deban examinar posteriormente en el desempeño de sus funciones.

El personal de auditoría solo podrá realizar las funciones administrativas necesarias para cumplir con las competencias propias de la auditoría; no existiendo impedimento para brindar servicios preventivos en caso de estimarlo necesario.

Artículo 14°-Medidas formales de control y administración de impedimentos. Será obligación del Auditor Interno, establecer medidas formales para controlar y administrar situaciones de impedimento, que pudieran presentarse sobre hechos o actuaciones que pongan en duda o en peligro (de hecho o de apariencia), la objetividad o independencia de la Auditoría Interna.

CAPÍTULO III

Ubicación y estructura organizativa

Artículo 15°-Ubicación. La Auditoría Interna se ubica dentro del más alto nivel en la estructura del SENARA como un órgano evaluador y asesor.

Artículo 16°-Dependencia orgánica y regulaciones administrativas. Orgánicamente la Auditoría Interna dependerá directamente de la Junta Directiva del SENARA. Otras regulaciones administrativas relativas al personal de la Auditoría Interna, se regirán por lo establecido en la Ley General de Control Interno y lo dispuesto por la Contraloría General de la República.

Artículo 17°-Organización y estructura. La Auditoría Interna estará organizada en una sola unidad funcional de acuerdo con la estructura del SENARA, la cual estará a cargo del Auditor Interno, quien organizará la labor de la Auditoría Interna, considerando, entre otros, los objetivos y riesgos institucionales, los recursos disponibles, la normativa y disposiciones técnico-jurídicas y sanas prácticas correspondientes.

Cualquier cambio en la estructura u organización de la Auditoría Interna deberá contar con la autorización del Auditor Interno.

CAPÍTULO IV

Del Auditor Interno

Artículo 18°-Nombramiento del Auditor Interno. La Junta Directiva del SENARA realizará el nombramiento del Auditor Interno en estricto apego a lo dispuesto en la Ley General de Control Interno, Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y el procedimiento establecido por el órgano contralor.

Este sólo podrá ser suspendido o removido del cargo por justa causa y únicamente por parte de la Junta Directiva, con observancia de los procedimientos que garanticen el debido proceso y conforme con dictamen previo y vinculante de la Contraloría General de la República.

Artículo 19°-Jornada laboral y plazo de nombramiento. La jornada laboral del Auditor Interno, será a tiempo completo en la institución o en el lugar señalado para realizar teletrabajo y el plazo de nombramiento será por tiempo indefinido.

Artículo 20°-Requisitos del puesto de Auditor Interno. Los requisitos del puesto de Auditor Interno estarán definidos en el Manual de puestos del SENARA. Entre los requisitos mínimos se considerarán:

1) Ser contador público autorizado.

2) Caracterizarse por su idoneidad para el puesto correspondiente.

3) Ser un profesional altamente capacitado en materia de auditoría, que cuente como mínimo con ocho años de experiencia en la materia atinente al cargo, de los cuales al menos tres años debe haber supervisado personal profesional.

Artículo 21°-Rendición de cuentas del Auditor interno. El cargo de Auditor Interno corresponde al máximo nivel de competencia, responsabilidad y autoridad de la Auditoría Interna y responde por su gestión ante la Junta Directiva y en lo conducente ante la Contraloría General de la República. Realizará sus funciones con independencia funcional y de criterio.

A fin de atender adecuadamente el proceso de rendición de cuentas, informará a la Junta Directiva, al menos anualmente, sobre la gestión ejecutada por la Auditoría Interna, con indicación del grado de cumplimiento del plan de trabajo, logros relevantes, estado de las recomendaciones y disposiciones emitidas y otros asuntos relevantes sobre dirección, exposición al riesgo y control. Asimismo, deberá presentar al finalizar.