DIRECCIÓN GENERAL DEL ARCHIVO NACIONAL

(Esta norma fue derogada mediante resolución N° CNSED-01-2024 del 12 de setiembre del 2024 "Emite norma sobre valoración documental, cuyo cumplimiento resulta obligatorio para todas las instituciones regidas por el artículo 53 de la Ley 7202")

Resolución CNSED-02-2009.-Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos.

Considerando:

1º-Que la transferencia de los documentos producidos y recibidos por los despachos de la Presidencia de la República, Consejo de Gobierno y de los ministros de Estado al Archivo Nacional, se realiza de acuerdo con las regulaciones contempladas en el artículo 53 de la Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos del 24 de octubre de 1990, el cual establece que:

"La Presidencia de la República y los ministros de Estado, al terminar sus funciones, entregarán a la Dirección General del Archivo Nacional los documentos de sus despachos que hayan concluido su trámite de gestión. Igualmente, entregarán las actas del Consejo de Gobierno. Dicha transferencia deberá realizarse a más tardar durante la semana anterior al traspaso de poderes. Estos documentos no permanecerán en los archivos centrales de las dependencias citadas, sino que pasarán directamente al archivo intermedio de la Dirección General del Archivo Nacional".

2º-Que los materiales audiovisuales también forman parte de la documentación producida por estos despachos y están afectados por lo señalado en el citado artículo 53. Inclusive, el artículo 3 de la Ley 7202 antes mencionada expresa que "Todas los documentos con valor científico-cultural son bienes muebles y forman parte del patrimonio científico-cultural de Costa Rica... Se consideran de valor científico-cultural aquellos documentos textuales, manuscritos o impresos, gráficos, audiovisuales y legibles por máquina que reflejen el desarrollo de la realidad costarricense, tales como: actas, acuerdos, cartas, decretos, informes, leyes, resoluciones, mapas, planos, carteles, fotografías, filmes, grabaciones..."

3º-Que asimismo, el artículo 152 del Reglamento de la Ley del Sistema Nacional de Archivos, Decreto N° 24023-C del 30 de enero de 1995 indica que:

"Los documentos que entreguen la Presidencia de la República y los ministros de Estado a la Dirección General del Archivo Nacional, ingresarán a esta con una lista de remisión. Posteriormente podrán sufrir el proceso de selección, de acuerdo con los criterios que establezca la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos"

Por tanto:

La Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, mediante Acuerdo III tomado en sesión N° 12-2009 de 5 de agosto de 2009.

RESUELVE:

Emitir la siguiente norma sobre valoración documental, cuyo cumplimiento resulta obligatorio para todas las instituciones regidas por el artículo 53 de la Ley 7202:

Norma 1-2009

a) Se declaran de valor científico cultural los materiales audiovisuales (fotografías, videos, filmes, presentaciones en multimedia, afiches, material divulgativo en pequeño tamaño (programas, trípticos) grabaciones en audio, etcétera, producidos por los siguientes despachos con la colaboración de sus respectivas oficinas de prensa, sin importar el soporte en que se encuentran ni la fecha de creación, siempre y cuando reflejen aspectos sustantivos del quehacer de cada ramo:

Despacho del Presidente de la República, Consejo de Gobierno, despachos de los ministros de Estado y despachos de los viceministros, cuando los documentos reflejan una función delegada formalmente por el ministro.

b) La Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos autoriza al encargado del Archivo Central de cada entidad, para que, conjuntamente con el responsable de la Oficina de Prensa realice una valoración de los documentos, y seleccione los más relevantes, para su traslado al Archivo Nacional, al terminar cada gestión administrativa.

c) La transferencia de los materiales debe realizarse con apego a las instrucciones giradas por el Archivo Nacional en esta materia.